AI受付とは？仕組みや料金、不得意なことを解説

髪を切っている途中、シンクの下で作業しているとき、目の前のお客様に請求内容を説明しているときに電話が鳴ります。留守番電話に任せることになります。留守番電話につながった人の半分はメッセージを残しません。メッセージを残す人も、多くの場合は「土曜日は営業していますか」「いくらですか」「木曜日に予約できますか」といった簡単な質問をしたいだけです。

では、AI受付とは何でしょうか。対応できないときに店舗や会社の電話に出て、自然な会話で応答し、登録された情報をもとに質問へ答え、予約を取ったり連絡先を預かったりするソフトウェアです。いつでも対応でき、作業を終えるために相手を保留にすることもありません。

これが簡単な説明です。このガイドでは、電話で何が起きるのかを順番に説明し、この技術の得意・不得意、人や電話代行サービスとの違い、料金、顧客に迷惑をかけず役立つ形で導入する方法を紹介します。私たちはKlugonというAI受付を開発しており、できないことも含めて、全体を通じて具体例として取り上げます。

AI受付とは？わかりやすく説明

AI受付は、電話回線につながる音声アシスタントです。誰かが電話をかけると応答し、事業者名で挨拶をして会話します。発信者がボタンを押したり、メニューから選んだりする必要はありません。自分の言葉で用件を伝えると、アシスタントが意図を理解します。

典型的な電話は、次のような流れです。お客様がサロンに電話し、土曜の午前中にカットとカラーの空きがあるか尋ねます。アシスタントはサロンのサービス内容と所要時間を把握しています。予約状況を確認し、空いている時間を2つ提示して、お客様が選んだ時間で予約します。その後、お客様が犬を連れて行ってよいか尋ねた場合は、サロンのメモにある情報から答えます。わからなければ、わからないと伝えてメッセージを預かります。

従来の電話技術との違いは、主に次の3つです。

• 自然な言葉を理解します。「土曜日、お昼前くらいに空いていますか？」も、「土曜日の午前10時に予約したいです」と同じように理解できます。
• **話すだけでなく、行動できます。**空き状況の確認、予約、キャンセル、折り返し用のお客様情報の保存ができます。
• **登録された情報をもとに答えます。**一般的な台本ではなく、料金、営業時間、方針、サービスなど、あなたの事業の情報を使います。

多くのAI受付は、テキストメッセージにも対応します。電話に出るアシスタントが、ウェブサイトのチャット、WhatsApp、Instagram、Facebook Messengerにも返信できることがあります。お客様はどの方法で尋ねても、同じ回答を受け取れます。

AI受付ではないもの

この言葉は広い意味で使われるため、何が該当しないのかを明確にしておくとよいでしょう。

電話メニューではありません。「営業時間なら1、予約なら2を押してください」という仕組みは、IVR（自動音声応答）システムです。決められた経路に発信者を誘導するため、質問がどの選択肢にも当てはまらない人を困らせます。AI受付にはメニューがありません。

**文字起こし付きの留守番電話ではありません。**最近の電話システムには、留守番電話をテキストに変換してメールで送るものがあります。便利ですが、発信者は回答も予約もないまま電話を切ることになります。

**人による電話代行サービスではありません。**電話代行サービスやバーチャル受付は、通常コールセンターにいる実在の担当者が、あなたに代わって電話に出るサービスです。AIをツールに追加しているサービスもありますが、人の対応時間に対して料金を支払います。2つの違いは後ほど比較します。

**汎用チャットボットではありません。**AI受付は、1つの事業向けに設定されます。教えられた内容だけを答え、わからないときは、方針や料金を勝手に作らず、わからないと伝えるべきです。

**受付担当者の仕事すべてを置き換えるものではありません。**受付担当者は、来店した人への挨拶、配送物への対応、対面でのクレーム対応、異変への気づきなども行います。AI受付が担当するのは、その一部である電話と受信メッセージです。

AI受付は電話でどのように機能するか

利用するために技術的な詳細を知る必要はありません。ただ、内部の仕組みを知っておくと、できることとできないことを判断しやすくなります。詳しい技術については、関連ガイドのAIは電話に応答できるかもご覧ください。

電話をAIにつなぐ

電話回線がAIにつながっていなければ、アシスタントは応答できません。通常は次の3つの方法があります。

1. **新しい番号を使う。**プロバイダーから電話番号を取得して公開します。簡単ですが、ウェブサイト、Googleの掲載情報、印刷物などの番号を変更する必要があります。
2. **既存の番号から転送する。**お客様に知られている番号をそのまま使い、通信会社の設定でAIの番号へ転送します。通信会社が対応していれば、すべての電話、応答できなかった電話だけ、営業時間外だけなど、転送条件を選べます。電話転送で番号を維持する方法で詳しく説明しています。
3. **SIPトランクを使う。**すでにインターネット電話システムを利用している場合、そのシステムからSIP経由でAIへ直接電話を送れます。既存の電話システムを維持したい事業者向けの方法です。

Klugonでは、番号を購入する、既存の番号をKlugonの番号へ転送する、または音声Businessプラン以上で自社のSIPトランクを接続することができます。番号は1つにつき月額$9です。Klugonは番号の移行に対応していないため、「番号を維持する」とは常に転送またはSIPを意味します。

聞く、理解する、対応する、返答する

電話がつながると、アシスタントは会話の各ターンで次の処理を繰り返します。

1. **聞き取ります。**音声認識が発信者の言葉を、言語モデルが扱える形に変換します。
2. **理解します。**言語モデルが、サービス、料金、営業時間、方針、よくある質問などの事業情報を文脈として使い、発信者の希望を判断します。
3. **対応します。**予約を希望されたら、空き状況を確認して予約を入れます。できないことを希望された場合は、チーム向けのメモとともに連絡先を保存できます。
4. **返答します。**合成音声で回答を話します。

会話として自然に感じられるほど速く処理されますが、人との会話とまったく同じではありません。返答の前には少し間があり、その長さはプロバイダー、通話品質、アシスタントが検索する情報量によって変わります。デモを試して、自分にとって自然なテンポか確認してください。

優れたシステムは、割り込みにも対応します。アシスタントが話している途中で発信者が話し始めると、アシスタントは話すのを止めて聞きます。Klugonもこの機能に対応しており、発信者が話すとAIの音声はすぐに止まります。

回答はどこから来るのか

AI受付は、教えられるまであなたの事業について何も知りません。知識は通常、次のような情報から構成されます。

• **サービスと料金。**所要時間とともに一覧で登録すると、適切な長さの枠で予約できます。
• 営業時間と休業日。
• 料金表、メニュー、方針、FAQなどの文書。
• **ウェブサイト。**一度読み込むか、重要なページをスキャンします。
• **自由記述。**よく聞かれる質問への回答を入力します。

Klugonでは、1ファイル20MBまでのPDF、Word、テキスト、Markdown、CSVファイルをアップロードできます。テキストの貼り付け、ウェブページ1ページのインポート、ウェブサイトのスキャン（ホームページと、問い合わせ・会社概要など最大7つの重要ページ）も可能です。画像としてスキャンされたPDFは読み取れないため、写真で撮ったメニューは入力し直す必要があります。

発信者が質問すると、アシスタントは知識の中から関連する情報を検索し、それをもとに答えます。関連する情報が見つからなければ、適切に設定されたアシスタントは、わからないと伝えてメッセージを預かります。この動作は与える指示に大きく左右されるため、技術よりも設定が重要です。

電話が終わった後に起きること

発信者が電話を切った後は、電話の記録をもとに対応します。得られる情報はプロバイダーによって大きく異なります。要約、双方の文字起こし、録音、単なる履歴のどれが保存されるのかを、各社に具体的に確認してください。

Klugonでは、すべての電話がチャットやメッセージとともに受信トレイに表示され、通話時間と会話のメッセージも確認できます。作成された予約は予約一覧に表示され、連絡先を預かった発信者はリードとして登録されます。Klugonは通話を録音しません。また、保存された会話に発信者の発言がすべて含まれるとは限らないため、完全な双方の文字起こしが得られる前提で運用しないでください。

AI受付が得意なこと

AI受付が役立つのは、次のような仕事です。

いつでもすべての電話に出る

最も基本的なメリットは、電話に出られることです。夜間、週末、祝日、昼休み、全員が一斉に忙しくなる10分間にも対応できます。営業時間外に電話をかける人は、たいてい定型的な用件を持っています。翌日まで折り返しを待つより、その場で回答が得られる方が、別の店で予約されてしまう可能性を減らせます。

Klugonは、音声プランが有効で、番号が接続されている間はいつでも応答します。営業時間外の応答を止める設定はないため、営業時間外だけ対応させたい場合は、通信会社の転送ルールで設定してください。

予約、キャンセル、空き状況の確認

予約対応は、予約制の事業者にとって最も大きな価値が生まれやすい部分です。最初の電話で予約した人は顧客になります。メッセージを残した人は、まだ顧客になるかもしれない段階です。

Klugonは、営業時間、サービス時間、スタッフ、バッファ時間、最短予約受付時間、予約可能な期間を使って、内蔵カレンダーに予約を入れます。音声およびソーシャルのBusinessプラン以上では、接続後にGoogle、Outlook、Appleのカレンダーから予定の入っている時間を確認することもできます。電話では予約とキャンセルができますが、変更には対応していません。日時を変更したい発信者は、キャンセルして再予約するか、管理画面で変更する必要があります。チャットでは予約変更が可能です。詳しくはAI予約受付のページをご覧ください。

同じ質問に、いつも同じように答える

どの事業にも、週に何度も答える質問があります。「場所はどこですか」「カードは使えますか」「駐車場はありますか」「カラーにはどのくらいかかりますか」「グルテンフリーに対応していますか」などです。AI受付なら、何度同じ質問をされても、ため息をつかずに、いつでも一貫して回答できます。

対応できないときに情報を預かる

アシスタントだけでは対応できない用件でも、名前、電話番号、要望を聞き取り、誰も取りこぼさないよう保存できます。Klugonでは、メモ付きのリードとして保存されます。Businessプラン以上では、新しいリードをSlackに投稿したり、Zapier経由で送信したりできるため、チームがすぐに確認できます。

同時に複数の会話へ対応する

人は通常、一度に1件の電話にしか出られません。AI受付なら複数の電話に対応できることが多く、土曜の朝に電話が集中しても話中音の列ができにくくなります。同時対応数はプロバイダーによって異なり、明確な上限を公開しているサービスは多くありません。電話が急増する時間帯があるなら、確認してください。

AI受付にできないこと、させるべきでないこと

AI受付を正直に説明するなら、このセクションは欠かせません。限界には、技術によるものと、選んだ製品によるものがあります。

技術上の限界

**珍しい状況での判断。**アシスタントは、指示と登録情報に従います。どちらにも当てはまらない電話では、人の方が状況をよく判断できます。取り乱した発信者、過去の経緯を含むクレーム、技術的には許可できても明らかに望ましくない依頼などです。

**緊急事態と安全。**医療上の問題のトリアージ、ガス臭の判断、法律上の期限に関する助言をさせるべきではありません。指示には、該当する発信者を適切な緊急窓口または担当者へ案内するよう記載し、実際に機能するかテストしてください。

**聞き取りにくい音声。**音声認識は、多くのアクセントや通常の周囲の雑音には対応できます。しかし、携帯電話の回線不良、騒がしい道路、外国の姓をつづる発信者などでは、誤認識が起きることがあります。名前、メールアドレス、郵便番号は特に間違いが集中しやすい部分です。適切な設定では、聞き取った内容をアシスタントが読み上げて確認します。

**事実と異なることを言う。**言語モデルは、知識に含まれていない内容を尋ねられたときなどに、間違った回答を自信ありげに生成することがあります。適切な指示と知識によって大幅に減らせますが、決して起きないとは誰も保証できません。最初の数週間は会話を確認し、不足している情報を補ってください。

製品ごとの限界

機能は製品によって大きく異なり、マーケティングページの説明が実際の機能を上回っていることもあります。現在のKlugonの対応範囲を示します。他のプロバイダーにも同じ点を確認してください。

• **リアルタイムの電話転送はありません。**Klugonは発信者を担当者につなぐことができません。人の対応が必要な場合は、メモ付きで発信者の情報を保存し、Businessプラン以上ではSlackまたはZapierに通知します。チームから折り返します。担当者への取り次ぎが必要なら、別のサービスを探すか、その電話には人が出る体制を維持してください。
• **発信には対応していません。**電話には応答しますが、顧客への折り返しやリマインダー電話は行いません。
• **テキストメッセージには対応していません。**SMSでの確認、リマインダー、不在着信への返信はありません。
• **確認やリマインダーを自動送信しません。**発信者は電話中に予約番号を聞きます。後からメールやメッセージが送られることはありません。
• 電話中の支払いには対応していません。
• 通話録音はありません。
• **電話での予約変更には対応していません。**上記のとおりです。

これらは、Klugonが役に立たないという意味ではありません。対応範囲が明確なツールだということです。質問に答え、情報を伝え、予約を取り、連絡先を預かり、それ以外は担当者が対応するアシスタントです。

通話例

通話例です。事業者と発信者は架空で、録音ではなく会話の流れを示すためのものです。

いくつか注目すべき点があります。挨拶でAIであることを伝えています。アシスタントは名前と電話番号を読み上げて確認しています。駐車場については、施術所が登録した情報をもとに答えています。最後の注意事項はAI自身の判断ではありません。背中の痛みに関する電話では必ず伝えるよう、施術所が指示に書いた内容です。臨床に近い内容を扱う正しい方法です。AI受付に教えるべきことでは、このようなルールの書き方を説明しています。

電話以外にも：チャット、WhatsApp、ソーシャルメッセージ

特に若い人や仕事中の人など、電話より文字入力を好むお客様も多くいます。現在では、電話と同じ知識や予約ルールを使って、テキストのチャネルにも対応するAI受付製品が増えています。

Klugonでは、音声エージェント、ソーシャルエージェント（WhatsApp、Instagram、Messenger）、ウェブサイトのチャットボットは別々の製品で、それぞれにプランがあります。共通のナレッジベースを使います。すべての会話は1つの受信トレイに届き、Metaの24時間対応期間内であれば、WhatsApp、Instagram、Messengerから自分で返信できます。ウェブサイトウィジェットは、どのサイトにも貼り付けられるscriptタグです。WhatsApp、Instagram、Messengerを使うには、まずMetaのツールで設定が必要です。InstagramではMetaによるアプリ審査も必要です。

メッセージ対応について、実用上知っておきたい制限が1つあります。お客様がWhatsAppで写真や音声メッセージを送っても、アシスタントに見えるのは画像または音声メッセージが届いたことだけです。写真を見たり音声メッセージを聞いたりできないため、壊れたボイラーの写真を見て見積もりを出すことはできません。詳しくはWhatsApp AIチャットボットのページをご覧ください。

AI受付と人の受付、電話代行サービスの比較

電話に確実に出る方法は、主に3つあります。どれが適しているかは事業者によって異なります。

社内の受付担当者は、判断力、温かみ、予想外の事態への対応に優れており、電話の合間に他の仕事もできます。一度に1件の電話に対応し、夜には退勤し、給与がかかります。多くの小規模事業者では、受付担当者が帳簿、在庫発注、開店作業も担っています。そのため、電話に出られないことがあります。

電話代行サービスなら、採用せずに訓練を受けた担当者を利用できます。法律相談の受付や慎重な問い合わせなど、人の判断が必要な電話に向いています。通常は分単位または1件単位で支払うため、件数に応じて料金が増えます。予約対応は追加料金の場合があります。

AI受付はいつでも対応でき、複数の発信者に同時対応し、一定の利用枠までは固定の月額料金で利用できます。質問への回答、予約、情報の収集といった定型業務に強い一方、背後には人の対応が必要です。

多くの事業者は両方を組み合わせています。AIが定型的な電話や営業時間外の電話を受け、引き継ぎが必要な電話をスタッフが対応します。詳しい比較はAI受付と人の受付担当者の違いをご覧ください。

AI受付の料金

料金体系にはいくつかの形があり、見出しに表示された金額よりも、料金の仕組みの方が重要です。

主な料金体系

• **月額プランと利用分数。**一定の音声通話分数を含む固定料金を支払い、超過分は追加で請求されます。
• **1通話ごと。**応答した電話1件ごとに固定料金がかかります。わずかな通話が多い場合は高くなります。
• **1分ごと。**人による電話代行サービスでよく使われます。長い電話ほど高くなります。
• **発信者ごと。**同じ月に同じ人から複数回電話があっても、1人として数えます。

表示料金に含まれないものを確認してください。電話番号、予約、メッセージチャネル、追加言語、連携機能、超過する1分または1件あたりの料金などです。AI受付の料金ガイドでは、実際のベンダーの料金体系を比較しています。

Klugonの音声料金

Klugonの料金は米ドルで表示されます。

電話番号は1つにつき月額$9です。追加の音声分数は、100分を開始するごとに$15かかります。7日間の無料トライアルがあり、カードが必要です。キャンセルしない限り、トライアル終了時に料金が請求されます。トライアル中はブラウザでアシスタントを試せます。終了後に電話番号を追加できます。Google Calendar、Slack、Zapierなどの連携にはBusinessプラン以上が必要です。詳しくは料金ページをご覧ください。

計算例

前提を明記した、おおまかな比較です。自分の事業に合わせて数字を変更してください。

前提：

• 1日20件、月22営業日：月440件。
• 1件あたり平均3分：月1,320分。
• KlugonのStarterプランを月払いで利用し、転送する番号は1つ。

AI受付：プラン$99に電話番号$9を加えると$108です。含まれる1,000分を超えて320分利用することになります。100分を開始するブロック4つに対して、$15×4で$60です。合計は月約$168です。定期的に大幅超過する場合は、3,600分使えるBusinessプランの方が、ある時点からお得になります。両方を確認してください。

人の場合：米国労働統計局によると、2025年5月時点で受付担当者の年収中央値は$38,010、時給では$18.27でした。雇用主が負担する税金、福利厚生、休日、病欠時の代替要員を除くと、月約$3,170です。受付担当者にかかる費用のガイドで、さらに詳しく説明しています。

これは完全に同じ条件の比較ではなく、そのように受け取るべきでもありません。人は電話に出る以上の仕事をします。多くの小規模事業者にとって本当に比較すべきなのは、「AIか受付担当者か」ではなく、「今は誰も出られない電話をどうするか」です。そのような電話については、AIは人の費用のごく一部で、誰も対応できない時間帯もカバーします。

AI受付を利用する事業者

電話を取り損ねる、または同じ質問への対応に何時間も費やしている事業者なら、どこでも利用できます。電話が多く、内容が定型的で、予約につながる業種ほど適しています。

レストランとカフェ

電話が集中するのは、チームが最も忙しい時間帯であるディナータイムです。アシスタントはテーブル予約、営業時間・メニュー・アレルゲンに関する質問、テイクアウトに関する問い合わせに対応できます。アレルギーに関する質問には注意が必要です。アシスタントは書面で登録したアレルゲン情報だけをもとに答え、不確かな内容は人に引き継ぐべきです。レストラン向けページで詳しく説明しています。

サロン、理容室、スパ

電話に出られる人は、手にハサミやブラシを持っています。アシスタントは各スタイリストの実際の空き状況に合わせ、適切な施術時間で予約を入れ、料金や商品の質問にも答えます。サロン向けAI受付をご覧ください。

クリニックと診療所

アシスタントは、予約依頼、営業時間、駐車場や持ち物などの定型的な質問に対応できます。症状のトリアージや医療上の助言は決して行うべきではありません。医療的または緊急性のある内容は、人または緊急サービスへつなぎます。クリニック向けページでは、AIに任せてはいけない内容を説明しています。

職人・訪問サービス

現場で作業中の配管工は、濡れた手で電話に出られません。アシスタントが電話に出て、依頼内容と住所を聞き取り、訪問または見積もりの予約枠を確保します。そのため、発信者が次の業者へ電話するのを防げます。緊急案件を携帯電話へ転送することはできないため、緊急の依頼には別の対応計画が必要です。職人・訪問サービス向けページをご覧ください。

専門サービス、ジム、スタジオ

法律事務所、会計事務所、代理店では、新規問い合わせの情報を預かり、初回相談を予約するためにアシスタントを利用できます。その際、法律や金融に関する助言はしないという明確なルールを設定します。ジムやスタジオでは、会員に関する質問、クラスの時間、体験セッションの予約などに利用できます。

開示、プライバシー、法律

電話でのAI利用に関するルールは、急速に変化しています。ここでは法律上の助言は行いませんが、小規模事業者が考慮すべき点を説明します。

AIと話していることを発信者に伝える

発信者には早い段階で、わかりやすく伝えるべきだと私たちは考えています。多くの発信者も、その方がよいと感じます。EUでは、AI法第50条により、人と直接やり取りするAIシステムは、文脈から明らかな場合を除き、AIと対応していることを人に知らせるよう設計することが求められます。同法の条文によれば、これは2026年8月2日から適用されます。EUのスケジュールには変更案が出されているため、自国の最新状況を確認してください。

Klugonでは、アシスタントに事業者のAI電話アシスタントであると指示していますが、デフォルトの挨拶（「こんにちは。お電話ありがとうございます……今日はどのようなご用件でしょうか？」）では、そのことを伝えていません。挨拶は自分で作成できます。上の通話例のように、「こちらは当院のAIアシスタントです」といった文言を入れることをおすすめします。

発信電話は別の問題です

米国では、FCCが2024年2月、AI生成音声によるロボコールはTelephone Consumer Protection Act（電話消費者保護法）上の「人工音声」に該当すると判断しました。つまり、その音声を使った発信電話には同意に関するルールが適用されます。この判断は、事業者がかける電話に関するもので、事業者が受ける電話には適用されません。Klugonは電話に応答するだけですが、顧客に電話をかける製品を検討しているなら、まず専門家に相談してください。

個人データ

すべての電話には個人データが含まれます。名前、電話番号、ときには健康情報や金融情報も含まれます。GDPRおよびUK GDPRの下では、利用するプロバイダーを含め、その情報の取り扱いについてあなたが責任を負います。英国ICOのAIとデータ保護に関するガイダンスは、適切な出発点です。

データがどこで処理されるのか、どのサブプロセッサーを利用しているのか、会話をどのくらい保存するのか、削除方法を各プロバイダーに確認してください。KlugonはGDPRに基づきドイツ企業が運営しており、米国のサブプロセッサーへの移転は、プライバシーポリシーに記載された標準契約条項で保護されています。会話、リード、顧客情報はCSVでエクスポートでき、記録を自分で削除できます。アカウントの完全消去は、メールで依頼します。Klugonは通話を録音しません。HIPAA、SOC 2、ISO 27001の認証は取得していないため、業種で認証が必要な場合は注意してください。

AI受付の選び方

Klugonを含め、何かに申し込む前に次の質問をしてください。

1. **自分にとって自然な音声ですか？**デモに電話するか、自分で試してください。各回答前の間、割り込みへの対応、考えが変わったときの対応を確認します。
2. **予約情報がある場所で予約できますか？**すでに予約システムを使っているなら、アシスタントがそこに予約を入れるのか、独自のカレンダーを使うのか、二重予約が起きた場合にどうなるのかを確認します。
3. **人が必要になったらどうなりますか？**リアルタイム転送、チームへのメッセージ、または両方に対応していますか？誰がどのツールで、どのくらい早くメッセージを確認できますか？
4. **電話の後に何を送りますか？**確認、リマインダー、要約の内容はサービスによって大きく異なります。思い込みで判断しないでください。
5. **どの言語に、どの程度対応していますか？**必要な各言語で、実際の名前や住所を使って電話をテストしてください。
6. **忙しい月にはいくらかかりますか？**実際の電話量で、超過料金と電話番号の料金も含めて請求額を計算します。
7. **何をどこに保存しますか？**録音、文字起こし、保存期間、削除方法を確認します。
8. **先に試せますか？**トライアルなら自分の事業情報で試せます。意味のあるテストはこれだけです。

KlugonのAI電話受付ページでは、私たちの製品についてこれらの質問に答えています。

セットアップチェックリスト

使える状態にするために必要なのは、技術よりも文章の準備です。次のリストに沿って進めてください。

1. **最もよく聞かれる質問を20個挙げ、**実際に答える内容を正確に書きます。
2. サービス、料金、所要時間、営業時間を1か所にまとめます。休業日も追加します。
3. **ルールを書きます。**単独で行ってよいこと（回答、予約、キャンセル）、決してしてはいけないこと（健康、法律、金銭に関する助言、返金の約束、個別作業の見積もり）、人に情報を預けるべきタイミングを決めます。
4. **挨拶を書きます。**誰が応答しているのか、AIアシスタントであることを伝えます。
5. **予約を設定します。**サービス、スタッフ、バッファ時間、最短受付時間、予約可能な期間を設定します。
6. **引き継ぎを誰がどのように確認するか決めます。**Klugonでは受信トレイに加え、Businessプラン以上ならSlackまたはZapierを使えます。実際に誰かが確認する体制にしてください。
7. **徹底的にテストします。**自分で電話をかけ、口ごもり、割り込み、答えにくい質問を試します。知っているはずのないことを尋ね、わからないと答えるか確認します。
8. **電話の接続を段階的に広げます。**最初は応答できなかった電話や営業時間外の電話だけを転送します。信頼できるようになってから範囲を広げます。
9. **最初の1週間はすべての会話を読み、**知識の不足を補います。

効果を確認する方法

1か月使い、印象ではなく数字を確認してください。

• **本来なら取り損ねていた電話に出られた数。**導入前の電話料金明細や不在着信履歴と比較します。
• **アシスタントが取った予約数。**そのうち何人が実際に来店したかも確認します。
• **引き継ぎ。**何件の電話で人が必要になったのか、理由は何かを確認します。件数が多い場合、通常は知識またはルールに不足があります。
• **答えられなかった質問。**Klugonのインサイトページには「良い回答がなかった質問」と、過去30日間で最も多かった質問が表示されます。すぐに取り組める課題一覧として使えます。
• **苦情。**アシスタントが間違えたと発信者が言った場合は、会話全体を読む価値があります。

1か月後、失っていたはずの予約を取り、連絡先を預かり、引き継ぎも妥当なら、うまく機能しています。発信者が何度も人を求めるなら、何を希望していたのかを確認し、アシスタントに教えるか、その電話を別の方法へ振り分けてください。

よくある質問

発信者はAIと話していると気づきますか？

気づけるようにすべきです。音声が十分に自然になったため、発信者が確信を持てないことがあります。だからこそ、挨拶で伝える理由があります。EUでは、明らかな場合を除き、AI法の透明性ルールによって、AIと話していることを伝えることが求められています。Klugonでは挨拶を自分で作成できます。デフォルトではAIに触れていないため、追加してください。

AI受付は電話を人に転送できますか？

対応できる製品もあります。Klugonは対応していません。人の対応が必要な場合、メモ付きで発信者の情報を保存し、Businessプラン以上ではSlackまたはZapierに通知を送るため、チームから折り返せます。リアルタイム転送が重要なら、申し込む前に必ずその機能を確認してください。

新しい電話番号は必要ですか？

いいえ。多くの事業者は、既存の番号をAIへ転送しています。すべての電話を転送することも、出られなかった電話だけを転送することもできます。Klugonでは、Klugonの番号へ転送するか、SIPトランクを接続できます。Klugonは番号の移行には対応していません。

AIが答えを知らない場合はどうなりますか？

適切に設定されたアシスタントなら、わからないと伝え、発信者の情報を預かって質問を引き継ぎます。その後、回答を知識に追加します。推測で答える場合は、指示を厳しくしてください。

AI受付は何語を話せますか？

プロバイダーによって異なります。Klugonは、英語、ドイツ語、フランス語、スペイン語、イタリア語、ポルトガル語、オランダ語、日本語、アラビア語で電話に応答します。各アシスタントの言語を選び、挨拶もその言語で書いてください。

通話は録音されますか？

録音する製品もあります。Klugonは録音しません。電話は通話時間と会話とともに受信トレイに表示されますが、音声録音はありません。録音する製品を利用する場合は、データ保護法上の義務を確認してください。

小規模事業者にAI受付は必要ですか？

電話を定期的に取り損ねる、電話で予約を受けている、同じ質問への対応に何時間も費やしているなら、通常は導入する価値があります。週に数件しか電話がなく、いつも応答できているなら、まだ必要ないでしょう。

支払い前に試せますか？

多くのプロバイダーがトライアルを提供しています。Klugonは7日間で、カードが必要ですが、終了前にキャンセルすれば料金はかかりません。トライアル中はブラウザでアシスタントを試せます。終了時に電話番号を追加できます。

AI受付があなたに代わってフロント業務全体を行うわけではありません。誰も対応できない電話に出て、発信者に明確な回答を伝え、予約を取るか連絡先を預かります。それがあなたの事業の不足している部分なら、KlugonのAI受付がその穴を埋める方法の1つです。試してみれば、1週間以内に自分の事業に合うかどうかわかります。