歯科医院向けAI受付

月曜日の朝8時30分の歯科医院の受付は、独特の混乱に包まれます。週末に歯が痛くなった患者から、緊急枠を求める電話が一斉にかかってきます。受付では患者がクラウンの支払いをし、別の患者が歯科衛生士の予約で来院し、保護者が2人の子どもの定期検診を変更するため保留中です。その間にも、治療コーディネーターは先週のInvisalignの問い合わせに折り返し電話をかけようとしています。歯科向けAI受付が緊急予約のリストを解決することはできませんし、そうすべきでもありません。できるのは、スタッフが取れない電話に対応することです。定期予約、料金に関する質問、「新患を受け付けていますか」という問い合わせ、そして現在は留守番電話に入ってしまう、夜間のインプラントに関する問い合わせに対応します。

このページでは、歯科医院でどのように機能するのか、決して対応させてはいけない内容、適さないケースを説明します。

歯科向けAI受付にできること

電話、ウェブチャット、WhatsAppで対応する、もう一人の受付スタッフだと考えてください。料金表と予約ルールを学習させておけば、スタッフが忙しいときや医院が閉まっているときにも応答し、専用の予約カレンダーに定期予約を入れ、登録された情報をもとに質問に答え、臨床に関する内容はスタッフに知らせます。

歯科衛生士でもトリアージサービスでもありません。診断を行わず、歯の痛みの緊急度を判断せず、鎮痛剤や抗生物質について助言しません。患者が歯の症状を説明すると、あらかじめ設定した安全メッセージを読み上げ、緊急の歯科治療にはNHS 111、緊急事態には999を案内し、会話をスタッフへ引き継ぎます。

自費診療・混合型の医院に適しています

完全自費の医院や、自費患者が多い混合型の医院で特に効果を発揮します。自費患者は自分で医院を選び、比較検討することが多く、ホワイトニング、コンポジットボンディング、インプラント、透明アライナーなどの審美・修復治療について夜間に問い合わせることも少なくありません。そこで電話を取り逃すと、相談の機会を失います。NHSの患者リストが満員で、電話の大半が「NHSの患者を受け付けていますか」という問い合わせの医院でも時間は節約できますが、主に一つの質問に丁寧に答える使い方になります。

NHSの歯科契約を結んでいる場合は、導入前にコンプライアンスのセクションを確認してください。NHSの業務にはデータセキュリティ上の義務があり、AIが患者と緊急のNHS医療の間に立つことは決してあってはなりません。

歯科医院にかかってくる電話

定期予約の電話

定期検診（診察）：歯科医の推奨内容により、6か月、9か月、12か月後、またはそれ以上の間隔で行います。「検診の時期だという手紙が来ました」という電話が多くあります。
歯科衛生士の予約：スケーリングとポリッシング、歯周メンテナンス、医院が提供している場合は直接予約できる歯科衛生士の診療です。
すでに歯科医が計画した治療のフォローアップ：充填、クラウン装着の2回目の来院、根管治療の各段階、抜歯などです。適切な担当者と時間が必要なため、AIが予約するのは治療計画がすでに決まっている場合だけにします。
子どもの定期検診：保護者は、学校の休暇中や放課後にまとめて予約したいと考えます。
義歯の修理・調整：医院が提供している場合です。
予約変更・キャンセル：すべての電話の大きな割合を占めます。

治療につながる問い合わせ

ホワイトニング、コンポジットボンディング、ベニア、透明アライナー治療（Invisalignなど）、インプラント、全顎治療。
ファイナンスプラン、支払い方法、Denplanなどの医院のメンバーシッププランに関する質問。
「緊張しやすい患者向けに鎮静を行っていますか」「女性の歯科医に診てもらえますか」「インプラント担当医との相談を予約できますか」といった質問。

こうした問い合わせへの対応が、医院の収益を左右します。患者は2、3軒の医院を比較していることが多く、たいてい夜間に問い合わせます。明確に答え、相談枠を案内できた医院が予約を獲得しやすくなります。

リコールから生じる電話

歯科医院の電話の多くは、医院自身の案内によって生まれます。医院のシステムからリコールの手紙、メール、テキストを送ると、数日以内に「検診の時期だという手紙が来ました」という電話が一気に増えます。ほとんどは定期的な内容で、患者は検診を希望し、同じ日に歯科衛生士の予約も、できれば続けて取りたいと考えています。2つの予約を続けて、適切な担当者で取ることを理解していれば、AIが得意とする電話です。

リコールを送る時期がわかっていれば、追加の電話がいつ増えるかも予測できます。受付に余裕を持たせるため、週の初めにリコールをまとめて送る医院もあります。AIが定期予約を受けるなら、送信時期の重要性は下がります。Klugon自体がリコールを送るわけではありません。これまでどおり医院のシステムがリコールを送り、AIがその結果生じる電話に対応します。

情報・事務に関する電話

新患登録：新患を受け付けているか、NHSか自費か、新患検診の料金、持参するもの。検診からクラウンまでの料金。診療時間と夜間診療。駐車場と段差のないアクセス。特定の歯科保険を受け付けているか。X線撮影に追加料金がかかるか。クラウンの準備から装着までの期間。

痛み、腫れ、臨床に関する電話

歯痛、歯の破折、詰め物が取れた、クラウンが外れた、腫れ、抜歯後の出血、歯をぶつけて抜けた子ども、膿瘍、治らない口内炎、治療前の薬に関する質問。これらはすべて人に引き継ぎます。具体的な方法は、引き継ぎのセクションで説明します。

忙しい時間帯と歯科医院の年間サイクル

多くの医院では、週末に歯が痛くなった患者から一斉に電話がかかってくるため、月曜日の朝がピークになります。診療開始後の最初の30分は、緊急枠が埋まる時間帯です。昼休みと17時以降の30分間には、仕事をしている患者が検診を予約しようとします。夜間や週末には、電話だけでなくウェブサイトやWhatsAppからも、審美治療や治療全般に関する問い合わせが届きます。

年間の時期も関係します。学校の休暇中は、子どもの検診や矯正の診察が増えます。1月はホワイトニングやアライナーの問い合わせが多く、結婚式シーズン前には再び問い合わせが増えます。クリスマス前の数週間は、治療を終えたり、その年の歯科保険の利用枠を使ったりする患者で予約が早く埋まります。クリスマスと新年の間は、多くの医院が休診または人手不足になるため、痛みに関する電話が増えます。祝日の連休も、規模は小さいものの同じ傾向があります。

歯科予約AI：予約できる内容

AIはKlugon内蔵の予約カレンダーに予約を入れます。ルールは医院が設定します。AI予約では、診療時間、各サービスの所要時間、担当する歯科医やスタッフを使い、担当者ごとに重複を確認します。歯科医院では通常、次のように設定します。

診療時間：予約表に合わせます。新患検診30分、定期検診15分、歯科衛生士の診療30分または45分、審美相談30分、インプラント相談45分などです。
担当者の割り当て：歯科衛生士の予約は歯科衛生士やセラピストのみ、インプラント相談はインプラント担当医のみ、子どもの予約は小児を診療する歯科医のみに割り当てます。
予約枠の間隔：10分または15分で、多くの歯科医院の予約表に適しています。
空き時間：長い診療の後に診療室を整える時間を確保します。
最短予約時間：次の30分以内に予約が入らないようにします。
予約可能な先の日付と、祝日や研修日の休診日を設定します。

患者は同じ会話の中で予約番号を受け取ります。スタッフはダッシュボードで予約を確認し、担当者との重複を確認しながら編集、変更、キャンセルできます。電話ではAIが予約をキャンセルでき、チャットとWhatsAppでは変更もできます。

設定ではなく、指示として書いておく必要があるルールもあります。AIは指示に従います。

「歯科医がすでに計画したフォローアップ治療だけを予約する。何を計画されているかわからない場合は引き継ぐ」
「新患は、歯科衛生士の予約ではなく、まず新患検診を予約する」
「5歳未満の子どもはDr RahmanまたはDr Ellisのみで予約する」
「抜歯の予約をその日の最後の枠に入れない」

正直な限界：医院の診療管理システム

英国の多くの医院では、DentallyやSoftware of Excellenceなどの歯科診療管理システムで予約表を管理しています。Klugonはこれらに接続しません。Klugonのカレンダーは別になるため、設定方法は次の3つのいずれかです。

専用枠を設定する。 AIが予約できる枠（新患検診や審美相談など）を確保し、メインシステムにも同じ枠を反映し、スタッフが毎朝予約を移します。
予約ではなくリクエストとして受ける。 AIが患者情報と希望時間をリードとして記録して知らせ、受付スタッフがシステムに予約を入れます。患者にとっては遅くなりますが、予約表の二重登録を防げます。
外部カレンダーを確認する。 Business以上では、設定後にGoogle、Outlook、Appleカレンダーの空き時間も確認できます。これは、歯科システムと併用してそのようなカレンダーを管理している医院にのみ役立ちます。

いずれかを選び、チーム向けに書面化して徹底してください。誰も確認しない予約表に予約を入れる歯科向けAI受付は、適切にメッセージを残すAI受付よりも多くの問題を引き起こします。

回答できる質問

料金表、ポリシー、ウェブサイトの情報をもとに、AIは受付スタッフの時間を取る質問に答えます。情報は、書類をアップロードする、テキストを貼り付ける、ウェブサイトを読み込むなどして登録できます。例：

「新患検診はいくらですか」「X線撮影は含まれますか」
「クラウンの料金はいくらですか」登録された「〜から」の料金を伝え、「診察後に歯科医が確定します」と案内します。これは医院がそのように設定した場合です。
「Invisalignの分割払いはありますか」提供している内容を説明します。信用審査や支払いの受付はできません。
「NHSの患者を受け付けていますか」医院が登録しておく現在の回答を伝えます。情報は常に最新にしてください。
「キャンセルポリシーはどうなっていますか」ポリシーを伝えます。デポジットの受け取りや料金の請求はできません。
「夜間の予約はありますか」「駐車場はありますか」「1階の診療室へエレベーターで行けますか」

電話では英語、ドイツ語、フランス語、スペイン語、イタリア語、ポルトガル語、オランダ語、日本語、アラビア語に対応し、海外の患者がいる医院にも役立ちます。臨床に関する内容は、どの言語でもスタッフへ引き継ぎます。

緊張する患者とアクセスに関するニーズ

歯科への不安は、多くの電話に影響します。患者は、歯科医が「優しく」対応するか、鎮静を行っているか、初回の予約を長めに取れるか、あるいは予約する勇気を出すためだけに電話をかけます。AIは、登録された情報をもとに事実に関する質問に答えられます。鎮静を行う歯科医、長めの新患予約が可能か、同伴者を連れて行けるか、静かな待合室があるかなどです。サービスとして設定していれば、初回の診療を長めに予約することもできます。

ただし、人に代わって不安を和らげようとしてはいけません。患者が不安を感じていて、まず誰かと話したいと言った場合は、名前を指定したスタッフから折り返すよう指示してください。他の引き継ぎと同じように、チームへ通知されます。

アクセスに関する質問も同様です。段差のないアクセス、1階の診療室、補聴ループ、車いす対応トイレ、介助者が診療室に入れるかどうかは、記載された情報をもとにAIが答えられます。訪問診療や在宅ケアを提供している場合の依頼は、人に引き継ぎます。

治療に関する問い合わせをリードにする

営業時間外にインプラントやアライナーについて問い合わせがあった場合、AIは登録情報をもとに基本的な質問に答え、相談枠を案内し、氏名、電話番号、関心のある治療をリードとして記録できます。リードはリードページに表示され、治療コーディネーターが対応するにつれてステータスを更新できます。SlackまたはZapierを接続すると、新しいリードが投稿され、コーディネーターが朝一番に確認できます。Businessでは、HubSpot、Zoho、Pipedriveのいずれかを利用している場合、AIからリードを送信することもできます。

歯科チームへ引き継ぐ電話

痛み、腫れ、けが：トリアージはしない

歯科のトリアージには臨床的なスキルが必要です。腫れが「明日受診」でよいのか「今すぐ救急外来へ行くべき」なのかを判断するのは、歯科医、または医院の手順に従う訓練を受けた歯科衛生士が行うことであり、AI受付が行うことではありません。そのためAIは、程度を確認する質問をせず、緊急度を判断せず、鎮痛剤を提案しません。

患者が痛み、腫れ、出血、けが、その他の歯科症状を説明した場合は、必ず設定した安全メッセージを読み上げます。医院で使える例：

「私は医院の自動アシスタントで、臨床上のアドバイスを提供することはできません。止まらない大量の出血、顔や顎の重いけが、呼吸や飲み込みに影響する腫れがある場合は、今すぐ999に電話してください。緊急の歯科治療が必要で、医院が閉まっている場合は、NHS 111に電話してください。緊急歯科サービスを案内してもらえます。メッセージをチームに引き継ぎます。」

この文面は、緊急または至急の歯科治療を受ける方法に関するNHSの案内に沿ったものです。NHSは、緊急歯科サービスにはNHS 111、重い顔や顎のけが、止まらない大量出血には999を案内しています。医院独自の文面は、臨床責任者に承認してもらってください。米国またはカナダの医院では、緊急番号は911、時間外の緊急対応は医院独自の案内になります。

診療時間内の緊急枠

多くの医院では、登録患者向けに毎朝緊急枠を確保しています。AIにどう扱わせるかは医院が選べます。

最も安全な方法： AIは緊急枠を予約しません。安全メッセージを読み上げ、電話を通知し、歯科衛生士が患者に折り返して確認・予約します。
慎重に運用する方法： AIはまず安全メッセージを読み上げ、その後、患者が希望し、登録患者である場合に限って「歯の痛みの予約」を案内します。こうした予約にはすべてフラグを付け、歯科衛生士が確認し、枠が適切でなければ患者に電話します。

いずれの場合も、AIが緊急度を判断するわけではありません。2つ目の方法では、患者が希望した枠を案内し、人が確認します。痛みに関する予約をすぐに確認できるスタッフを確保できない場合は、1つ目の方法を使ってください。

常に人へ引き継ぐその他の電話

治療計画、処置のリスク、歯科医が見つけた内容に関する質問。
薬に関する質問：抗生物質、抜歯前の血液を固まりにくくする薬、アレルギー、鎮痛剤。
治療後の問題。抜歯後の出血や根管治療後の痛みなど。
苦情、過去の治療結果に関する内容。
子どもに関するものを含む、保護が必要な状況への懸念。
若い子どもの保護者による予約を除き、他人の記録や予約に関する依頼。詳細は医院の指示で定めます。
鎮静の予約前に誰かと話したい不安の強い患者。

引き継ぎの仕組み

AIは、担当者の対応が必要な会話としてマークします。Klugonの受信トレイに「担当者の対応が必要」というバナー付きで表示され、インサイトページでは待機中として一覧に載り、SlackまたはZapierを接続していれば通知が届きます。

リアルタイム転送はありません。AIが発信者を診療室や歯科衛生士の電話へつなぐことはできません。チームから連絡すると患者に伝え、スタッフが折り返します。WhatsApp、Instagram、Messengerでは、Metaの24時間ルールが適用される間、受信トレイからチームが返信できます。電話とウェブサイトのチャットには受信トレイから返信できないため、スタッフが患者に電話します。

引き継ぎ後も患者が話し続けると、AIは返信を続けます。停止するわけではありません。指示には、予約を停止して安全メッセージを繰り返すよう記載してください。また、Klugonはメールやテキストの通知を送らないため、朝の業務に、夜間の引き継ぎを緊急枠の開始前に確認する作業を組み込む必要があります。

会話例

このページのために作成した例です。医院は架空で、Klugonのサイト上のAI音声はAIが生成したものです。実際の録音ではありません。

電話例：NHSの受け入れを尋ねる新患

電話例です。リーズのMillgate Dental Careという医院は架空です。

AI： こんにちは、Millgate Dental Careです。医院の自動アシスタントです。どのようなご用件でしょうか？

発信者： こんにちは。NHSの患者を受け付けていますか？最近この地域に引っ越してきました。

AI： 現在、新しい成人のNHS患者は受け付けていませんが、子どもはNHSで受け付けています。また、新しい自費患者の予約枠もあります。自費の新患検診は£65で、歯科医が必要と判断したX線撮影が含まれます。NHSのウェブサイトでは、お近くのNHS歯科医も探せます。

発信者： わかりました。息子は8歳ですが、NHSで受診できますか？

AI： はい。Dr Ellisの新患検診を予約できます。放課後の次の空き枠は、火曜日の午後3時45分、または木曜日の午後4時です。

発信者： 木曜日で。それから、私自身の自費診療も直後に予約できますか？

AI： Dr Ellisには、木曜日の午後4時15分に新患検診の空きがあります。息子さんの直後です。2つとも予約しますか？

発信者： お願いします。

AI： お名前、お子さまの生年月日、携帯電話番号を教えていただけますか？

発信者： 私はPriya Nair、息子はArjun Nairです。2018年3月12日生まれです。07700 900744です。

AI： ありがとうございます、Priyaさん。Arjunさんは木曜日の午後4時、Priyaさんは午後4時15分に、どちらもDr Ellisで予約されました。予約番号はMDC-2290です。服用中の薬のリストをお持ちになり、問診票の記入のため10分早くお越しください。

電話例：土曜日の夜の腫れ

電話例です。医院は架空です。AIは固定の安全メッセージを読み上げ、症状を判断しません。

AI： こんにちは、Millgate Dental Careです。医院は閉まっています。自動アシスタントです。どのようなご用件でしょうか？

発信者： 悪い歯のせいで顔の片側が腫れました。ひどくなっています。月曜日に診てもらえますか？

AI： 臨床上のアドバイスを提供することはできません。腫れが呼吸や飲み込みに影響している場合、重いけががある場合、または大量の出血がある場合は、今すぐ999に電話してください。医院が閉まっている間に緊急の歯科治療が必要な場合は、NHS 111に電話してください。緊急歯科サービスを案内してもらえます。月曜日の朝にチームへメッセージを引き継ぎます。

発信者： では、月曜日の予約は取れないのですか？

AI： 医院が月曜日に開いたら、チームから電話します。それより早く助けが必要な場合は、その電話を待たず、今夜NHS 111に電話してください。

電話にはフラグが付き、歯科衛生士は月曜日の緊急枠が始まる前に、引き継ぎリストで確認できます。AIは枠を予約せず、「月曜日まで待てます」とも言わず、薬も提案していません。

WhatsAppチャット例：アライナーの問い合わせ

WhatsAppの会話例です。医院は架空です。

患者： こんにちは、インビザラインはやってますか？だいたいいくらですか

AI： こんにちは、はい、行っています。Millgateの透明アライナー治療は、歯科医の診察内容により£2,950からです。まずDr Okaforによる30分の相談を受けていただきます。料金は£50で、3Dスキャンが含まれます。12か月の0%ファイナンスも利用できますが、審査があります。相談を予約しますか？

患者： はい、でも土曜日しか無理です

AI： Dr Okaforは毎月第1・第3土曜日に診療しています。次の空きは、8日土曜日の午前10時30分、または22日土曜日の午前9時です。

患者： 8日で

AI： 8日土曜日の午前10時30分、Dr Okaforで予約しました。予約番号はMDC-2317です。フルネームとメールアドレスを教えていただけますか？

患者： Hannah Webb、hannah.webb@example.comです。痛みはありますか？前歯にクラウンがあります

AI： 相談時にDr Okaforが、クラウンが治療にどう影響するか説明します。チーム向けに、ご質問を予約メモに追加しました。

この例では、リードと予約が医院のSlackに投稿され、治療コーディネーターが相談前にHannahさんへ電話します。チームは、Metaの24時間ルールが適用される間、Klugonの受信トレイから同じWhatsAppスレッドに返信できます。WhatsApp AIチャットボットのページで、必要なMetaの設定を説明しています。

歯科医院向けAI受付の設定

歯科医院向けのチェックリストです。トライアル中に、文章の作成に数時間、テストに1週間ほど見込んでください。

予約表の運用方法を選ぶ：専用枠、リクエストのみ、カレンダー確認のいずれかです。誰がいつ医院の診療管理システムに予約を移すか決めます。
サービスを一覧にする：新患検診、定期検診、歯科衛生士の診療、子どもの検診、審美相談、インプラント相談、義歯修理について、所要時間、料金、担当者を登録します。
時間とルールを設定する：診療時間、夜間診療、土曜日の診療、予約枠の間隔、空き時間、最短予約時間、どこまで先まで予約できるか、休診日を設定します。
999とNHS 111を含む安全メッセージを作成する：臨床責任者に承認してもらいます。AIが緊急枠を予約できるかどうかも決めます。
常に引き継ぐ項目をまとめる：痛み、腫れ、出血、けが、治療後の問題、薬、治療計画に関する質問、苦情、保護が必要な状況です。
知識を登録する：「〜から」の料金を含む料金表、NHS・自費の登録状況、メンバーシッププランの詳細、ファイナンスの選択肢、キャンセルポリシー、持ち物、アクセス、駐車場を登録します。NHSの患者受付を開始・停止したときは更新してください。
挨拶文を作成する：自動アシスタントであることを伝えます。デフォルトの挨拶は伝えません。
SlackまたはZapierを接続する：予約、リード、引き継ぎが受付と治療コーディネーターに届くようにします。
ブラウザでテストする：週末の腫れ、抜歯後の出血、年長のティーンエージャーの予約について尋ねる保護者、抗生物質を求める患者など、対応が心配な電話を試します。
患者が利用する前に、プライバシー通知とDPIAを更新する。
トライアル後に公開する：新しい番号を使うか、医院の電話番号をKlugonの番号へ転送します。まずは時間外のみ転送する医院も多くあります。
毎週見直す：インサイトページに、AIがうまく答えられなかった質問が表示されます。AI受付に教えるべき内容の記事で、抜けている情報を補う方法を詳しく説明しています。

歯科医院の費用

Klugonの料金は米ドルで、料金ページに掲載されています。商品は3種類あり、歯科医院では通常1つまたは2つが必要です。

AI音声エージェント（電話対応）：Starterは月額$99で1,000分、Businessは月額$299で3,600分です。電話番号1つにつき月額$9が別途かかります。追加分数は、開始した100分ごとに$15です。
AIソーシャルエージェント（WhatsApp、Instagram、Messenger対応）：Starterは月額$79で、300件の会話が含まれます。接続するWhatsApp番号1つにつき月額$19が加算されます。
AIチャットボット（ウェブサイト対応）：Starterは月額$49で、100件の会話が含まれます。ウェブサイトチャットでの予約機能はBusiness（月額$149）から利用できます。

年払いの場合、月額換算で20%安くなります。すべての商品にカード登録が必要な7日間のトライアルがあります。

計算例

以下は説明のための想定です。実際の数字に置き換えてください。

4診療室の自費医院で、平日に1日40件の電話があるとします。日中に受付が取れない電話（1日10件とします）と、営業時間外のすべての電話（夜間と週末を合わせて1日12件とします）にAIが対応するとします。1日約22件、月約660件です。
1件平均2分なら、月約1,320分です。
音声Starterでは追加320分が、100分単位で開始した4ブロックにあたり、4×$15で$60です。合計は$99 + $9 + $60 = 月額$168です。音声Businessでは$299 + $9 = 月額$308で、Slack、Zapier、カレンダー接続が含まれます。
ソーシャルStarterにWhatsAppを追加すると、$79 + $19 = 月額$98です。

比較対象になる費用：

取り逃している治療問い合わせ。 審美・インプラント治療について、夜間と週末に週8件の問い合わせを取り逃し、その5件に1件が£50の相談を予約し、その一部が治療につながるとします。アライナーやインプラントの成約1件が医院にとっていくらの価値になるかを計算できます。通常、AIの月額費用を大きく上回ります。
ピークの8時30分に受付スタッフを1時間追加する費用。 不安や痛みのある患者への対応など、AIにはできない業務を担当するため、単純な置き換えではなく人員配置の判断になります。
時間外の電話代行サービス。 通常は1件または1分単位の料金です。利用中のサービスに確認してください。多くはメッセージを受けるだけで、予約はできません。

AI受付の料金ガイドでは、計算方法をさらに詳しく説明しています。

歯科医院のコンプライアンス

これは概要であり、法的助言ではありません。

UK GDPRにおける患者データ

患者の歯科医療に関する情報は健康データであり、ICOは特別カテゴリーデータとして扱っています。ICOの案内では、個人の健康状態がわかる予約情報も該当し、「抜歯後のフォローアップ」や「歯周治療」も該当します。そのため、次の対応が必要です。

DPIAを完了し、Klugonをデータ処理者として記録する。
電話やメッセージが自動アシスタントによって応答される場合があることを、プライバシー通知に記載する。
予約に必要な情報だけを収集するようAIに指示する。氏名、連絡先、患者確認に使う場合の生年月日、予約内容などです。病歴は収集させない。
歯科記録に必要な情報を医院のシステムへ移し、保管する必要のない会話は削除する。

Klugonは、GDPRに基づきドイツ企業が運営しています。米国のプロバイダーを含むサブプロセッサーはプライバシーポリシーに記載され、移転には標準契約条項が適用されています。EU域内だけで保存されるとは主張していません。Klugonは通話を録音せず、保存される通話ログには主にAI側の会話が表示される場合があります。ISO 27001やSOC 2の認証は取得しておらず、HIPAAにも準拠しておらず、BAAにも署名しません。そのため、米国の歯科医院は保護対象の医療情報にKlugonを使用しないでください。

GDC基準

GDCの歯科チーム向け基準には、登録されたすべての歯科医療専門職に求められる行動が定められています。患者との効果的なコミュニケーションや、機密情報の保護も含まれます。AI受付を導入しても、責任の所在は変わりません。患者への対応方法については、登録専門職と医院が引き続き責任を負います。実務上は、登録専門職が安全メッセージと引き継ぎルールを承認し、責任者が引き継ぎ内容と会話例を定期的に確認する必要があります。

CQC登録

規制対象の業務を行うイングランドの歯科医院は、NHS、自費、混合型を問わずCQCに登録します。CQCが患者の緊急ケアへのアクセス方法やリスク管理を確認するとき、AIの設定もその一部になります。安全メッセージが機能しない場合、予約が誤っている場合、引き継ぎが漏れた場合に何が起こり、それぞれにどう対応するかを、短いリスク評価として文書化してください。

NHS契約を結んでいる医院

NHSの歯科契約を結んでいる場合は、患者データやシステムにアクセスする組織に適用されるData Security and Protection Toolkitに基づく義務を、患者の会話を扱う業者を追加する前に確認してください。また、緊急ケアを求める患者について、NHS契約に定められた対応も確認し、AIのメッセージがそれに合っていることを確認します。AIが原因でNHS患者が緊急ケアにたどり着けなくなることは、決してあってはなりません。

AIであることを患者に伝える

自動アシスタントであることを伝える挨拶文を作成します。患者が人への対応を求められることを知る必要があり、その依頼はAIがすぐにスタッフへ通知するようにします。

歯科予約ツールとの比較

多くの医院では、診療管理システムや独立した予約ページを通じたオンライン予約をすでに利用しています。これらは、予約したい内容が決まっている患者が歯科衛生士の枠を選ぶなど、得意なことに適しています。歯科向けAI受付は、オンライン予約が対応しない部分を補います。

電話。 歯科の予約の多くと、痛みに関する電話のほぼすべては今も電話で行われます。オンライン予約は電話を取れません。
予約前の質問。 「X線は含まれますか」「この保険は使えますか」「女性の歯科医に診てもらえますか」「インプラントの分割払いはありますか」などです。
営業時間外の問い合わせ：美容治療を検討する患者が調べるWhatsAppやウェブサイトチャットからの問い合わせです。
安全メッセージ：毎回同じように伝え、チームへ引き継げます。

オンライン予約ツールの方が優れている点は、医院の予約表に直接書き込めること、多くの場合、確認やリマインダーを送れることです。Klugonは確認やリマインダーを一切送らないため、既存のリマインダーシステムは継続して使用してください。

人間の受付スタッフと比べると、AIは対応時間の長さと、一度に5件の電話に対応できる点で優れています。一方で、判断力、不安を抱える患者への温かい対応、常連患者を把握することでは劣ります。この違いについて詳しくは、AI受付と人間の受付スタッフの比較をご覧ください。多くの医院にとっての答えは両方です。ピーク時や人の対応が必要な患者にはスタッフを、あふれた電話や休診時間には時間外電話代行サービスとしてAIを使います。

効果を測定する方法

1か月後に、次の項目を確認します。

営業時間外に対応した電話数：分析ページの繁忙時間帯と曜日別のグラフで確認します。
アシスタントが入れた予約：予約内容ごとに分けます。新患検診や相談の予約は入っていますか？
治療問い合わせからのリードと、コーディネーターが成約につなげた件数。リードのステータスを更新し、リードページから状況がわかるようにします。
引き継ぎ件数と、対応されるまでの時間。朝を過ぎても待機している痛みの電話が、特に確認すべき数字です。
適切に答えられなかった質問：インサイトページで確認します。料金の不足や、更新されていないNHSの受付状況が原因であることが多いです。
患者の反応：受付で患者に聞いてみます。何人かに電話の印象を尋ねてください。

よくある質問

AIは患者の歯痛が緊急かどうか判断できますか？

いいえ。痛み、腫れ、けがを判断しません。999とNHS 111を含む安全メッセージを読み上げ、会話をチームに通知します。

緊急の歯科予約を取れますか？

患者が希望する痛みの予約枠を案内する設定にした場合のみ可能です。その場合も、すべての予約にフラグを付け、歯科衛生士が確認します。最も安全なのは、AIが緊急枠を予約せず、チームが折り返す設定です。

DentallyやSoftware of Excellenceに接続できますか？

いいえ。Klugonは独自のカレンダーに予約を入れます。医院は専用枠を用意するか、予約リクエストとして受けるか、予約を医院のシステムに移します。

予約のリマインダーや確認を送れますか？

いいえ。患者は会話の中で予約番号を受け取りますが、Klugonはメール、テキスト、WhatsAppのリマインダーを送りません。既存のリマインダーシステムを使い続けてください。

電話を診療室へ転送できますか？

いいえ。リアルタイムの電話転送はありません。会話にフラグを付け、SlackまたはZapierに通知し、受信トレイに表示します。チームのスタッフが患者に折り返します。

審美相談のデポジットを受け取れますか？

いいえ。デポジットやキャンセルポリシーを伝えることはできますが、予約時の支払いや料金の請求はできません。

対応できる言語は何ですか？

電話では英語、ドイツ語、フランス語、スペイン語、イタリア語、ポルトガル語、オランダ語、日本語、アラビア語に対応します。臨床上の質問は、どの言語でもスタッフへ引き継ぎます。

患者データについてGDPRに準拠していますか？

KlugonはGDPRに基づきドイツ企業が運営しており、米国のサブプロセッサーへの移転には標準契約条項が適用されます。医院は引き続きデータ管理者として、自院のDPIAとプライバシー通知を用意する必要があります。HIPAAには準拠しておらず、ISO 27001の認証も取得していません。

今の医院の電話番号を使えますか？

はい。電話会社を通じてKlugonの番号へ転送するか、BusinessでSIPトランクを利用できます。番号の移行はできません。また、番号を追加できるのは7日間のトライアル後のみです。

スタッフが対応できない時間に電話が集中しているなら、料金表と安全メッセージを登録して、ブラウザでAI受付を試してみてください。クリニック向け概要では、医療分野についてさらに説明しています。眼鏡店、セラピスト、動物病院向けのページもあります。