AI予約スケジューラー：電話、チャット、WhatsAppで予約受付

火曜日の夜、7時10分です。店を閉めたばかりでしょう。どこかでお客様があなたのウェブサイトを見ながら、木曜日に45分の予約を取りたいと思っています。しかし、使えるのは問い合わせフォームか、誰も出ない電話だけです。フォームに入力してくれる人もいます。別のタブを開いてしまう人もいます。

AI予約スケジューラーなら、留守番電話の代わりにそのお客様に対応できます。単にメッセージを受けるだけでなく、予約まで行うAI受付スタッフだと考えてください。必要な内容を聞き、設定したルールに基づいて空き枠を確認し、いくつか時間を提案し、名前と電話番号を聞いて、予約を予定表に記録します。あなたが確認するのは翌朝です。

このページでは、Klugonがどのように対応するかを説明します。空き枠の判断に使う情報、連携できるカレンダーと接続方法、管理できる予約ルール、そして同じくらい重要な、対応しないことも明確に紹介します。自動リマインダー、デポジット、通話のライブ転送はありません。これらが事業に不可欠なら、申し込み後ではなく、申し込み前に判断できます。

スケジューラーが解決すべき予約の課題

予約制の小規模事業者には、困った共通点があります。予約したい人が連絡してくるのは、あなたが別のお客様に対応している時間や、営業時間外であることが多いのです。

理学療法士は、一度に45分間患者に対応します。理容師は手にバリカンを持っています。犬のトリマーは、浴槽の中の犬にかかりきりです。電話が鳴っても出られず、発信者は伝言を残すか（そうする人もいます）、後でもう一度かけるか（その人は少なくなります）、最初に応答した事業者に予約を入れます。

夜間や週末の問題もあります。日曜日の夜に翌週の予定を立てるお客様もいます。オンライン予約ページは役立ちますが、お客様はまず質問があって、メッセージや電話をしてくることもあります。「スポーツマッサージもできますか、それとも理学療法だけですか？」「30分のカットでフェードはできますか？」「息子も一緒に連れて行けますか？」フォームでは答えられません。人なら答えられますし、サービスを教えたアシスタントも答えられます。

つまり、役立つスケジューラーには、次の3つを同時に行う必要があります。

• 自社の情報をもとに、予約前の質問に答える
• 自分にとって実際に対応できる枠だけを、適切な所要時間と担当者で予約する
• 合意した内容を、自分とチームが確認できる明確な記録として残す

Klugonのアシスタントは、この3つの業務を中心に設計されています。このページの残りは、それぞれがどのように機能するかの詳細です。

AI予約スケジューラーの仕組み

Klugonは、ダッシュボード内に独自の予約カレンダーを保持します。お客様が予約を希望すると、アシスタントはそのカレンダーに対して、複数の予約ツールを使います。簡単に説明すると、流れは次のとおりです。

1. お客様が問い合わせます。 電話、ウェブサイトのチャット、WhatsApp、Instagram、Messengerで、希望する内容とおおよその時期を伝えます。
2. アシスタントがサービスを判断します。 登録されているサービスとそれぞれの所要時間を確認し、内容に合うものを選びます。明確でない場合は質問します。
3. 空き状況を確認します。 お客様が指定した日に空いている枠をKlugonに問い合わせます。営業時間、タイムゾーン、枠の間隔、予約後のバッファ、最低受付時間、予約可能な先の日数、休業日、サービスの所要時間、そのサービスを担当できるスタッフを確認します。
4. 時間を提案します。 「木曜日は10:30または2:15が空いています」のように、わかりやすくいくつかの候補を提示します。
5. 詳細を聞きます。 名前と電話番号またはメールアドレスを聞き、設定している場合は追加の質問も行います。
6. 予約を確定します。 予約をKlugonの予約リストに記録し、予約番号を含む短い確認メッセージを同じ会話でお客様に送ります。
7. 必要に応じて通知します。 新しい予約は必ずダッシュボードに表示されます。Business以上の音声またはソーシャルプランでは、Slackチャンネルに投稿したり、Zapier経由で送信したりすることもできます。

重要なのは3番目です。アシスタントは、時間が空いているように見えるかどうかを推測していません。ダッシュボードと同じ空き状況チェックを使い、そのチェックが設定ルールに反する時間を除外します。「2時間未満の余裕で予約を受け付けない」と設定している場合、「1時間後」を希望するお客様には、それ以降の時間を提案します。

枠を提案する前にアシスタントが確認する情報

空き状況チェックでは、次の設定を確認します。すべてダッシュボードで編集できます。

キャンセルされた予約は、空き枠をふさぎません。お客様がアシスタントを通じてキャンセルした場合も、あなたがダッシュボードでキャンセルした場合も、その枠は再び予約可能になります。

チャネル別の予約、変更、キャンセル

すべてのチャネルで、すべての操作ができるわけではありません。現在の対応状況は次のとおりです。

電話では、アシスタントは予約とキャンセルはできますが、既存の予約を変更することはできません。時間を変えたい発信者には、元の予約をキャンセルして新しく予約してもらうか、担当者に対応してもらう必要があります。その場合に何を伝えてほしいか、ナレッジベースに一文追加しておくとよいでしょう。

電話についてはAI電話受付のページ、メッセージについてはWhatsApp AIチャットボットのページで詳しく説明しています。予約の仕組みは、どのチャネルでも基本的に同じです。

予約の保存先

アシスタントが作成した予約はすべて、ダッシュボードの「予約」ページに表示されます。そこから、あなたやチームが時間の変更、キャンセル、削除を行えます。ダッシュボードでの変更にも同じ重複チェックが適用されるため、別の予約と重なる時間に移動しようとすると警告が表示されます。

お客様の記録も蓄積されます。Klugonの顧客リストには、予約と注文の合計が追加されます。顧客とリードは、いつでもCSVとしてエクスポートできます。

予約カレンダーの設定と外部カレンダーの接続

多くの事業者は、まずKlugon内蔵の予約カレンダーだけで始めるのがおすすめです。外部アカウントは不要で、主要な予約ツールが読み書きする対象であり、上の表にあるすべてのルールが適用されます。まずはここを正しく設定しましょう。

基本設定チェックリスト

次の項目を順番に進めてください。それぞれ入力には数分かかります。入力内容の質が、予約の質を左右します。

1. 営業時間とタイムゾーン。 設定で、実際に予約を受け付ける時間を設定します。ドアを開けている時間より短い場合もあります。タイムゾーンも確認してください。間違ったタイムゾーンは、午前3時に予約が入る最短の原因です。
2. サービス。 サービスページで、各サービスを実際の所要時間とともに追加します。時間は正確に設定してください。「30分」のカウンセリングがいつも40分かかるなら、45分として登録します。
3. スタッフ。 各サービスを担当できるスタッフに割り当てます。カラーを担当できる人が1人だけなら、そのように設定します。すでに予約が入っているとき、その人のカラーの枠は提案されません。
4. 枠の間隔。 開始時間をどの頻度で提案するかを選びます。多くの施術所では30分が適しています。短時間のカットを行う理容師なら15分がよいかもしれません。半日の作業を見積もる事業者なら120分を使うこともできます。
5. バッファ。 各予約後に時間が必要なら、間隔を追加します。施術室の片付けには10分が一般的です。
6. 最低受付時間。 多くの場合、初期設定の60分で問題ありません。準備に時間が必要な場合や、昼休み中に始まる予約を避けたい場合は、長く設定します。
7. 予約可能な先の期間。 初期設定は60日です。勤務表を数週間先までしか公開していない場合は短くします。
8. 休業日。 祝日や予定している休業日は、前日ではなく今のうちに追加します。
9. ナレッジ。 キャンセル規定、持ち物、駐車場、予約前によく聞かれることなど、予約ポリシーをナレッジベースに追加します。AI受付に教える内容の記事に、詳しいリストがあります。
10. テスト。 ウェブサイトチャットで自分でいくつか予約し、音声プランの場合はブラウザ音声でも試します。明日の午前6時、日曜日、1人しか担当できないサービスなど、難しい依頼も試してください。

Google Calendar、Outlook、Apple Calendar、Calendlyの接続

外部カレンダーも接続できます。あなたやスタッフが個人の予定、子どもの送迎、訪問予定などを別のカレンダーで管理していて、その予定もアシスタントに確認させたい場合に便利です。

ここは注意して読んでください。予約に関する説明が曖昧になりやすい部分です。

主要な予約ツールが使うのは、Klugon独自のカレンダーだけです。Google、Outlook、Appleを自動的に確認したり、そこへ書き込んだりすることはありません。外部カレンダーには、別のカレンダーツール群を通じてアクセスします。接続したカレンダーの空き状況を確認するツールと、そこに予定を作成、更新、削除するツールがあります。アシスタントが会話の一部として実行を選んだ場合にのみ、予定が外部カレンダーへ送られます。したがって、これは双方向同期を保証するものではありません。すべての予約を確実にGoogle Calendarへ表示したい場合は、アシスタントが登録してくれることだけに頼らず、Klugonの「予約」ページを正しい記録として扱ってください。

もう1つ重要な点があります。アシスタントが外部カレンダーを確認するときに接続できない場合（期限切れのパスワードなど）、その時間は空いているものとして扱われ、すべての予約がブロックされることはありません。接続情報は最新に保ってください。

外部カレンダー接続には、Business以上の音声またはソーシャルプランが必要です。チャットボットプランには含まれません。各プランについては料金ページで説明しています。

Google Calendarの設定手順

Googleの方法では、あなた自身のログインではなく、Google Cloudプロジェクトが所有する人間ではないGoogleアカウントであるサービスアカウントを使います。一度設定すれば済みますが、Google Cloudを使ったことがあると簡単です。未経験の場合は、Google Workspaceを管理している人に一緒に設定してもらうとよいでしょう。

1. Google Cloudプロジェクトでサービスアカウントを作成し、キーをJSON形式でダウンロードします。Googleのサービスアカウントの概要で仕組みを確認できます。
2. Google Calendarで、アシスタントに確認させたいカレンダーの設定を開き、カレンダーIDをコピーします。
3. Googleのカレンダーを共有するヘルプ記事の手順に従い、サービスアカウントのメールアドレスとカレンダーを共有します。アシスタントに予定を作成させる場合は変更権限を付与し、忙しい時間だけ確認させる場合は空き時間情報の表示のみを許可します。
4. Klugonの連携ページで、JSONキーとカレンダーIDを貼り付けます。

この設定の詳細については、Google Calendar AI予約の専用ページもご覧ください。

Outlook、Apple Calendar、Calendly

Outlookは最も簡単です。Microsoftアカウントでログインし、アクセスを承認します。

Apple Calendarは、iCloudで使われる標準のカレンダープロトコルを介して接続します。Appleのアプリ専用パスワードでアプリにサインインする方法で説明されている、アプリ専用パスワードが必要です。そのためにはAppleアカウントで2要素認証を有効にする必要があります。

Calendlyは他とは仕組みが異なります。すでにCalendlyで予約を受け付けていて、その方法を続けたい場合、アシスタントは空き状況を確認し、枠を自分で予約する代わりに、1回限りのCalendlyリンクをお客様へ送って、そこで予約を完了してもらえます。トークンはCalendlyの連携エリアで作成します。Calendlyの開発者向けドキュメントに個人アクセストークンの説明があります。この方法については、Calendly AI受付のページにも詳しく記載しています。

稼働前に設定しておきたい予約ルール

上の設定表では仕組みを説明しました。ここでは、実際の予約業務の進め方に基づく判断について説明します。

実際の業務に合わせて枠の長さを設定する

スケジューラーの性能は、設定された所要時間次第です。よくある間違いは2つあります。

• 予約時間ではなく施術時間だけを登録する。 60分のマッサージでも、部屋の利用には70分必要なことがあります。所要時間を60分、バッファを10分にするか、サービス全体を75分として登録します。
• 大きく異なる業務を1つのサービスにまとめる。 「カウンセリング」が、リピーターには15分、新規のお客様には45分かかることがあります。2つのサービスに分け、どちらに該当するかをアシスタントが質問できるようにします。

最低受付時間で直近の時間を守る

当日予約を歓迎する業種もあれば、負担になる業種もあります。在庫の確認、部屋の準備、お客様先への移動が必要なら、数時間の最低受付時間を設定することで、対応できない枠が提案されるのを防げます。

正確に管理できる長さに予約可能期間を設定する

予約可能期間を長くすると親切に見えます。しかし、勤務表が毎月変わる場合、お客様が実際には休暇中のスタッフを指名して予約することになります。勤務表を設定している先の期間に合わせてください。スタッフの勤務時間を4週間先まで固定しているなら、8週間先まで予約できるようにしないでください。Klugonの初期設定は60日です。

アシスタントが強制できないルールをナレッジベースに入れる

ポリシーの中には、カレンダー計算ではなく、伝え方に関するものがあります。24時間前までのキャンセル規定、カラーの48時間前に必要なパッチテスト、「16歳未満は保護者同伴」、「10マイルを超える訪問予約は受け付けない」などです。空き状況チェックでこれらを強制することはできませんが、ナレッジベースに書いておけば、アシスタントが説明し、必要な質問をできます。短く、具体的に書きましょう。

どの予約を担当者に引き継ぐか決める

アシスタントが受けるべきでない予約もあります。たとえば次のようなものです。

• 適性について臨床的または専門的な判断が必要な初回予約
• 料金を個別に設定するグループ予約やイベント予約
• 予約を装った苦情（「もう一度行って直してほしい」など）
• 勤務していない日に、特定のスタッフを指名する人

こうした場合は、会話をチームに引き継ぐよう、アシスタントの指示に書いてください。引き継がれると、受信トレイで会話に「担当者が必要」と表示され、接続していればSlackまたはZapierに通知が送られます。会話をスタッフに引き継ぐガイドで、指示の書き方を説明しています。

このようなAI予約スケジューラーがまだできないこと

このセクションは、他の内容と同じくらい重要です。予約ソフトウェアで一般的な機能で、AI受付のサイトによく掲載されているものもあります。Klugonは現在、次のことには対応していません。

• 自動確認メッセージはありません。 お客様への確認は、予約番号を含む会話内の返信です。その後、別の確認メール、WhatsAppメッセージ、テキストメッセージをKlugonが送ることはありません。
• リマインダーはありません。 前日にリマインダーを送る機能はありません。時間指定メッセージのスケジューラー自体がありません。リマインダーが無断キャンセル対策の中心なら、現在使っているツールを残すか、自分で送信してください。
• SMSには一切対応していません。 テキストによる確認、リマインダー、不在着信へのテキスト返信はありません。
• デポジット、カードの仮押さえ、無断キャンセル料はありません。 予約には料金を記録できますが、支払いの手順はありません。
• 通話のライブ転送はありません。 電話中、アシスタントがお客様をあなたにつなぐことはできません。チームに会話を引き継ぐことはできます。その場合、受信トレイで「担当者が必要」と表示され、接続していればSlackまたはZapierに通知が送られます。その後、誰かが折り返します。その間もアシスタントはお客様との会話を続けます。フラグが付いても会話は一時停止しません。
• 電話での予約変更はできません。 予約の変更はチャットとメッセージで行えますが、電話ではできません。
• 外部カレンダーとの同期は保証されません。 詳細は前述のとおりです。Klugon独自のカレンダーが正しい記録です。
• あなたへのメール通知はありません。 新しい予約は、メールやプッシュ通知ではなく、ダッシュボード、Slack、Zapierで確認します。
• 発信はできません。 アシスタントがお客様に電話して、確認、リマインド、再予約を行うことはありません。
• 複数拠点の予定表には対応していません。 1アカウントにつき事業所住所は1つです。

インサイトページには「確認待ちの予約」などを含む短いToDoリストがあります。そのため、新しい予約を1か所で確認できます。ただし、これは自分で確認するものです。通知が届くわけではありません。

会話よりもデポジットや自動リマインダーが重要なら、専用の予約プラットフォームのほうが適しているかもしれません。それで問題ありません。リマインダーには予約プラットフォームを使い、質問への回答や、取りこぼしていた予約にはアシスタントを使うという併用もできます。自動予約受付ガイドで、方法を比較しています。

予約会話のサンプル

この会話の設定は次のとおりです。Larkfieldには理学療法士が2人います。「初回評価」は45分で、担当者はPriyaだけです。枠の間隔は15分、バッファは15分、最低受付時間は2時間です。ナレッジベースには、新しい患者はショートパンツを着用すること、キャンセルには24時間前までの連絡が必要であることが記載されています。

この会話は、日曜日の夜にウェブサイトチャットで行われます。

お客様: こんにちは。ランニングによるけがも診てもらえますか？ハーフマラソンの後から膝が痛いんです。

アシスタント: はい。Larkfieldでは、長距離レース後の膝の痛みなど、ランニングによるけがをたくさん診ています。新しい症状の場合、最初は理学療法士の1人が行う45分の初回評価になります。空いている時間をお探ししましょうか？

お客様: はい、お願いします。できれば木曜日で。仕事の後が理想です。

アシスタント: 木曜日は、Priya担当で午後5時または5時45分をご案内できます。どちらかご都合はいかがですか？

お客様: 5時45分でお願いします。

アシスタント: ありがとうございます。クリニックから連絡する場合に備えて、お名前と携帯電話番号またはメールアドレスを教えていただけますか？

お客様: Tom Reilly、07700 900123です。

アシスタント: ありがとうございます、Tomさん。予約が完了しました。Priya担当の初回評価、木曜日の午後5時45分、45分です。予約番号はLSP-4821です。クリニックからのお願いが2つあります。理学療法士が膝を適切に確認できるよう、ショートパンツを着用するかお持ちください。キャンセルする場合は、少なくとも24時間前までにご連絡ください。変更またはキャンセルをご希望の場合は、予約番号を添えてこちらにメッセージしてください。

お客様: リマインダーは届きますか？

アシスタント: クリニックから自動リマインダーは送っていませんので、今のうちにカレンダーへ登録しておくことをおすすめします。他にお手伝いできることはありますか？

注目すべき点は3つあります。アシスタントは、Priyaの予定表で45分の予約とバッファに合う枠だけを提案しました。ナレッジベースに記載された2つのポリシーも伝えました。そして、オーナーがクリニックではリマインダーを送らないと追加していたため、リマインダーについて正直に回答しました。この一文がなければ、AIは事業者が守れない約束を簡単にしてしまう可能性があります。伝えるべきことは、あらかじめ書いておきましょう。

同じ予約を電話で行う場合

電話では流れは同じですが、お客様は前の内容をスクロールして確認できないため、表現は短くなります。音声プランで、電話番号をKlugonに転送している場合を想定します。

アシスタント: こんにちは。Larkfield Sports Physioにお電話いただきありがとうございます。本日はどのようなご用件でしょうか？

発信者: こんにちは。土曜日の午前中にスポーツマッサージを予約したいです。

アシスタント: もちろんです。スポーツマッサージは60分です。土曜日の午前中は、9時15分または10時30分が空いています。どちらがよろしいですか？

発信者: 10時30分で。

アシスタント: お名前をお願いします。

発信者: Hannah Coleです。

アシスタント: ありがとうございます、Hannahさん。ご連絡先として最適な電話番号を教えていただけますか？

発信者: 今かけている番号で大丈夫です。

アシスタント: 正確に記録するため、番号を読み上げていただけますか？

発信者: 07700 900456です。

アシスタント: 予約が完了しました。土曜日10時30分のスポーツマッサージ、予約番号はLSP-4830です。他にご用件はありますか？

Hannahさんが既存の予約の変更を希望して電話していた場合、音声アシスタントは古い予約をキャンセルして新しく予約することはできますが、1回の操作で変更することはできません。「既存予約の変更は、詳細を聞いてチームに会話を引き継ぐ」という指示にするほうが簡単です。

AI予約受付の料金

予約受付は独立した商品として販売していません。Klugonの各商品に、アシスタントの機能として含まれています。料金は米ドルです。

予約に特に関係する詳細は次のとおりです。

• 年払いでは、月額料金が20%割引になります。
• 電話番号は1番号あたり月額$9で、7日間のトライアル終了後にのみ追加できます。トライアル中はブラウザで音声アシスタントをテストできます。
• 追加の音声分数は、開始した100分ごとに$15です。
• 外部カレンダー（Google、Outlook、Apple、Calendly）には、BusinessまたはScaleの音声またはソーシャルプランが必要です。
• 新しい予約や引き継ぎのSlack・Zapier通知にも、BusinessまたはScaleの音声またはソーシャルプランが必要です。
• 無料トライアルは7日間です。カードが必要で、期間終了前にキャンセルしない限り、終了時に請求されます。

すべてのプランに、アシスタントを無制限で含みます。会話のカウント方法など、詳しい内訳は料金ページをご覧ください。

計算例：取りこぼした予約にかかる可能性のあるコスト

これは予測ではなく、例としての計算です。自社の数字に置き換えてください。

前提条件として、架空のスタッフ2人制の美容サロンを想定します。

• スタッフが顧客対応中、またはサロンが閉まっているため、週25件の電話に応答できない。
• その発信者の40%が予約を希望し、残りは質問、営業、既存顧客だった。
• 予約希望者の半分は、誰かが応答していれば予約していた。残りの半分は後でかけ直すか、まだ予約する準備ができていなかった。
• 予約1件の平均価値は$55。
• アシスタントとの通話は平均3分。

計算：

• 不在着信25件 × 予約希望40% = 週10件の予約候補。
• 10件 × 実際に予約したはずの50% = 現在失われている予約は週5件。
• 5件 × $55 = 週$275、または月約$1,190（4.33週で計算）。

コスト側：

• AI音声エージェントStarterが月$99、電話番号1つが月$9、合計月$108。
• 25件の電話 × 3分 × 4.33週 ≈ 月325分で、含まれる1,000分に十分収まります。アシスタントが不在着信だけでなくすべての電話に応答し、週100件を1件3分で処理すると、月約1,300分になります。その場合はBusinessへ移行するか、追加300分に対して100分ごとに$15を支払うことになります。

この前提では、アシスタントが月に約2件の予約を取り戻せば元が取れます。実際に重要なのは、自社の不在着信数と予約への転換率がこの例に近いかどうかです。判断する前に、2週間分の電話システムの不在着信履歴を確認してください。多くの業務用電話サービスや携帯電話には履歴が表示されます。不在着信と売上損失のガイドで、その測定方法を詳しく説明しています。

この例に含まれていないものにも注意してください。Klugonはリマインダーを送らないため、無断キャンセルの減少は想定していません。また、WhatsAppやウェブサイトで回答したメッセージも数えていません。事業者によっては、夜間の予約希望の多くがそこから届きます。

日々、予定表を正確に保つ

自動予約システムが把握できるのは、カレンダーに登録されている内容だけです。アシスタントは、今座ったばかりの飛び込みのお客様や、レジで次回の予約を入れた常連客を見ることはできません。こうした抜けが重複予約の原因になりますが、簡単に防げます。

自分で受けた予約を追加する

対面や自分の携帯電話で予約を受けたら、すぐに「予約」ページへ追加してください。ダッシュボードではアシスタントと同じ重複チェックが実行されるため、その間に枠が埋まっていれば警告が表示されます。本当に同じ時間に2つの予定を入れたい場合、長時間のカラー中に短い前髪カットを行うケースなどでは、「重複を許可」オプションを使って予約できます。

外部カレンダーを接続してアシスタントが確認するようにしている場合、そのカレンダーに登録した予定も、アシスタントが確認するときには埋まっている時間として扱われます。ただし、主要な予約ツールが読み取るのはKlugon独自のカレンダーだけです。Klugonにも予約を追加する習慣が、より安全です。

スタッフの休暇や病欠をブロックする

休業日を設定すると、事業全体が休みになります。1人だけの休みには、そのスタッフが不在の時間をカバーする予約を追加するのが実用的です。スタッフごとに重複を確認するため、アシスタントはその人の枠だけを提案しなくなり、他のスタッフは予約可能なままです。「休暇」など、顧客予約と間違えないラベルを付けてください。

1人で運営している事業者

1人で働いていてスタッフを登録していない場合、すべての予約が同じ1つの予定表をブロックします。確認すべき人が1人しかいないため、アシスタントがあなたを二重予約することはありません。

朝の短いルーティン

多くの事業者では、始業時の5分で十分です。

1. 「予約」ページを開き、昨日から入った予約を確認します。
2. 受信トレイで「担当者が必要」と表示された会話を確認し、お客様に折り返します。
3. インサイトのToDoリストで、確認待ちの予約と、まだ連絡していないリードを確認します。
4. アシスタントが間違えた場合は、原因を修正します。サービスの所要時間、足りないルール、ナレッジベースの不足などです。

効果を測定する

1か月使ったら、次の項目を確認してください。

• チャネル別の予約。 分析ページには、キャンセルを除く予約数、チャネル別の内訳、前の期間との比較を含む日別グラフが表示されます。
• 予約が多い時間帯と曜日。 予約の多くが午後6時以降に入っているなら、それは以前は得られなかった、または翌日の折り返しでしか得られなかった売上です。
• 担当者への引き継ぎ。 「アシスタントが対応」では、引き継がれた会話数と、引き継ぎなしで対応できた割合を確認できます。引き継ぎ率が高い場合、アシスタントの故障ではなく、ナレッジ不足であることが多いです。
• 適切な回答がなかった質問。 インサイトページに一覧表示されます。それぞれ、ナレッジベースに追加すべき内容です。
• キャンセル。 キャンセルが増えた場合は、間違ったサービスを予約していないか確認してください。通常はサービス名や説明の改善が必要です。

以前の状況と比較してください。通常の1か月に電話やメッセージで受けた予約数、電話履歴に残る不在着信数などです。

AIスケジューリングアシスタントを特に活用できる事業者

アシスタントによる予約受付は、次のような事業者で特に効果を発揮します。

• 一覧にできる、時間が決まったサービスを提供している
• 異なるサービスを複数の人が担当し、「誰がいつ対応できるか」の確認で実際のやり取りを減らせる
• 営業時間外や顧客対応中に、多くの問い合わせが届く
• 予約を決める前に、お客様から1つか2つ質問されることが多い

これは、サロンとクリニックのページで紹介している多くの事業者に当てはまります。理学療法士、家庭教師、自動車教習指導員、犬のトリマー、訪問見積もりを予約する施工業者なども該当します。

一方、予約のたびに交渉が必要な事業者には適していません。オーダーメイドのイベント見積もり、利益相反チェックが必要な法律案件、まず臨床的なトリアージが必要な医療予約などです。その場合は、一般的な質問への回答と詳細の収集にアシスタントを使い、実際の予約は担当者に引き継ぐよう指示してください。

特にクリニックでは、症状が緊急かどうかをアシスタントに判断させないでください。そのルールを指示に入れ、緊急時に連絡する診療所の窓口を伝えてください。通話を転送できないため、連絡先をお客様に案内する必要があります。

予約時に収集するデータ

予約を受けるたびに、名前、電話番号またはメールアドレス、場合によっては来店理由に関するメモなど、個人データを収集することになります。英国にいる場合、ICOの通知を受ける権利に関するガイダンスでは、何を収集するのか、なぜ収集するのか、どのくらい保管するのかを伝えるべきだとしています。アシスタントが受け付ける予約も対象になるよう、ウェブサイトのプライバシー通知を最新に保ってください。

KlugonはGDPRに基づいてドイツ企業が運営しており、EU域外のサービスプロバイダーへの移転は、プライバシーポリシーに記載されている標準契約条項の対象です。顧客とリードのリストはCSVとしてエクスポートでき、個別の記録はダッシュボードで削除できます。アカウントのデータを完全に消去する場合は、メールで依頼してください。

必要以上の情報を聞かないようにしましょう。予約に必要なのは、名前とお客様への連絡手段です。明確な理由があり、プライバシー通知にも記載している場合を除き、生年月日や病歴を収集するようアシスタントに指示しないでください。

始める

最も簡単なテスト方法は、無料トライアルを開始し、営業時間と2〜3個のサービスを設定して、ウェブサイトチャットで自分でいくつか予約することです。このページを含む機能一覧を読むより、10件のテスト予約から多くを学べます。まず製品全体を理解したい場合は、ホームページのAI受付概要から始めてください。

よくある質問

AI予約スケジューラーはGoogle Calendarに予約を入れますか？

Klugon独自のカレンダーに予約を入れます。Google Calendarを接続すると（Business以上の音声またはソーシャルプランが必要です）、アシスタントはGoogle Calendarの忙しい時間を確認し、別のカレンダーツールを使って予定を作成することもできます。ただし、双方向同期は保証されません。Klugonの「予約」ページを正式な記録として扱ってください。

お客様は自分で予約を変更・キャンセルできますか？

はい。ウェブサイトチャット、WhatsApp、Instagram、Messengerでは、どちらも行えます。電話では、アシスタントは予約をキャンセルできますが、変更はできません。

予約確認やリマインダーは送信されますか？

いいえ。お客様には、会話内で予約番号を含む確認が表示されます。その後、Klugonが確認メール、リマインダー、テキストメッセージを送ることはありません。

予約時にデポジットを受け取れますか？

いいえ。予約にはサービス料金を記録できますが、支払い、デポジット、無断キャンセル料の手順はありません。

2人が同じ枠を予約しようとしたらどうなりますか？

空き状況チェックでは、枠を提案または作成するたびに、スタッフごとの既存予約を確認します。すでに予約された枠は、先の予約がキャンセルされない限り、再び提案されません。

担当者と話したい発信者を私につなげられますか？

直接つなぐことはできません。通話のライブ転送には対応していません。アシスタントが会話をチームに引き継ぎ、受信トレイに「担当者が必要」と表示されます。接続していればSlackまたはZapierに通知が送られ、その後、誰かがお客様に折り返します。

設定にはどのくらい時間がかかりますか？

営業時間、サービス、予約ルールは入力するだけで設定できます。Google Calendarの接続には、サービスアカウントの設定があるため、より時間がかかります。電話番号はトライアル終了後にのみ追加できるため、実際の番号での音声予約はその後に始まります。

どの言語で予約を受け付けられますか？

電話では、英語、ドイツ語、フランス語、スペイン語、イタリア語、ポルトガル語、オランダ語、日本語、アラビア語で応答するようアシスタントを設定できます。初期設定の挨拶は英語なので、別の言語を選ぶ場合は自分で挨拶文を作成してください。

予約受付はすべてのプランに含まれていますか？

すべての音声プランとソーシャルプランに含まれています。ウェブサイトチャットボットでは、Business以上のプランから掲載されています。最新の内訳は料金ページをご覧ください。