KI Telefonassistent Zahnarztpraxis: Anrufe annehmen, ohne zu behandeln

Montag, 8 Uhr. Am Empfang steht eine Patientin mit Bonusheft, eine zweite will die Rechnung für die Krone bezahlen, im Wartezimmer fragt ein Vater, ob die Kinderprophylaxe heute noch stattfindet. Gleichzeitig klingelt das Telefon im Minutentakt: Wochenendschmerzen, Terminverschiebungen, die Frage nach den Kosten einer professionellen Zahnreinigung. Genau hier setzt an, was viele unter dem Stichwort „KI Telefonassistent Zahnarztpraxis“ suchen. Eine solche KI ersetzt an diesem Morgen niemanden aus Ihrem Team. Sie nimmt aber die Anrufe an, die sonst in der Warteschleife landen oder auf dem Anrufbeantworter enden.

Diese Seite erklärt, welche Anrufe eine KI in einer Zahnarztpraxis sinnvoll übernehmen kann, wo die Grenzen liegen und was Sie wegen der Schweigepflicht vor dem Start klären sollten. Sie ist bewusst nüchtern geschrieben. Eine KI am Praxistelefon ist ein Werkzeug für Routine, keine Zahnmedizinische Fachangestellte und schon gar kein Ersatz für die zahnärztliche Einschätzung.

KI Telefonassistent Zahnarztpraxis: wofür er da ist

Stellen Sie sich eine zusätzliche Kraft am Telefon vor, die Ihre Leistungsliste, Ihre Sprechzeiten und Ihre Buchungsregeln kennt. Sie meldet sich, wenn alle Leitungen belegt sind oder die Praxis geschlossen ist, beantwortet Fragen aus dem Wissen, das Sie hinterlegt haben, bucht Routinetermine in einen eigenen Kalender und hält alles fest, was ein Mensch klären muss.

Was sie nicht ist:

• Keine medizinische Triage. Die KI beurteilt nicht, wie dringend Zahnschmerzen sind, ob eine Schwellung gefährlich ist oder ob ein Patient heute noch kommen muss.
• Keine Beratung. Sie empfiehlt keine Schmerzmittel, keine Antibiotika, keine Behandlung und keine Alternative zum Heil- und Kostenplan.
• Keine Telefonvermittlung. Klugon kann ein Gespräch nicht live an eine Mitarbeiterin durchstellen. Wenn ein Mensch übernehmen muss, nimmt die KI die Daten auf, markiert den Fall und benachrichtigt Ihr Team. Wie das genau abläuft, steht weiter unten.

Für die Grundlagen, wie eine KI am Telefon überhaupt arbeitet, lohnt ein Blick auf unsere Seite zur KI-Telefonannahme. Hier geht es um das, was eine Zahnarztpraxis anders macht.

Die Anrufe, die eine Zahnarztpraxis bekommt

Wer einmal eine Woche lang Strichliste am Empfang geführt hat, kennt das Muster. Ein großer Teil der Anrufe ist Routine, ein kleiner Teil ist dringend, und dazwischen liegen die Anfragen, die über Umsatz entscheiden.

Routinetermine

• Kontrolluntersuchungen, für gesetzlich Versicherte typischerweise halbjährlich, weil viele Patientinnen ihr Bonusheft pflegen wollen.
• Professionelle Zahnreinigung (PZR), die gesetzlich Versicherte in der Regel selbst zahlen und die deshalb besonders viele Preisfragen auslöst.
• Kinderprophylaxe und Kontrollen für Kinder, die Eltern möglichst nachmittags oder in den Ferien legen wollen.
• Folgetermine einer bereits geplanten Behandlung, etwa die Eingliederung einer Krone oder der zweite Termin einer Wurzelbehandlung. Diese Termine sollte die KI nur buchen, wenn Sie das ausdrücklich so einrichten, denn sie brauchen die richtige Behandlerin und die richtige Dauer.
• Absagen und Terminwünsche, die in vielen Praxen den größten Anteil aller Anrufe ausmachen.

Anfragen, aus denen Behandlungen werden

Bleaching, Aligner-Therapie, Implantate, hochwertiger Zahnersatz, Angstpatienten-Sprechstunde, Behandlung unter Lachgas oder Narkose: Solche Anfragen kommen oft abends, oft von Menschen, die mehrere Praxen vergleichen. Wer zuerst klar antwortet und einen Beratungstermin anbietet, hat gute Chancen. Die KI kann hier zwei Dinge leisten: Sie beantwortet allgemeine Fragen aus Ihrem hinterlegten Wissen („Ja, wir bieten eine Implantatberatung an, das Erstgespräch dauert etwa 30 Minuten“) und bucht den Beratungstermin. Kosten im Einzelfall nennt sie nicht, denn die hängen vom Befund ab.

Organisatorische Fragen

Nehmen Sie neue Patienten auf? Behandeln Sie Kassenpatienten oder nur privat? Was muss ich zum ersten Termin mitbringen? Gibt es Parkplätze, ist die Praxis barrierefrei, haben Sie eine Abendsprechstunde? Was kostet eine PZR? Solche Fragen sind ideal für eine KI, solange die Antworten in Ihrer Wissensbasis stehen.

Schmerz- und Notfallanrufe

Und dann gibt es die Anrufe, bei denen eine KI vorsichtig sein muss: starke Zahnschmerzen, eine dicke Wange, ein abgebrochener Zahn nach einem Sturz, Nachblutung nach einer Extraktion. Diese Anrufe gehören zu Ihrem Team. Der nächste Abschnitt beschreibt, wie die Übergabe funktioniert und was sie nicht kann.

Schmerzpatienten und Notfälle: Übergabe statt Triage

Hier liegt der wichtigste Unterschied zu einer menschlichen Rezeption, und wir beschreiben ihn genau, damit Sie keine falschen Erwartungen haben.

Was die KI bei einem Schmerzanruf tut:

1. Sie erkennt anhand Ihrer Anweisungen, dass es um Beschwerden geht, und fragt nicht nach Details zur Diagnose.
2. Sie liest einen festen Hinweis vor, den Sie formulieren, zum Beispiel: „Bei lebensbedrohlichen Beschwerden wählen Sie bitte sofort die 112. Außerhalb unserer Sprechzeiten erreichen Sie den zahnärztlichen Notdienst unter der Nummer, die ich Ihnen gleich nenne.“
3. Sie nimmt Name, Rückrufnummer und eine kurze Beschreibung des Anliegens auf und speichert das als Anfrage (Lead) mit Notiz.
4. Diese Anfrage erscheint in Ihrem Dashboard. Ab dem Business-Tarif wird sie zusätzlich über Slack oder Zapier gemeldet, sodass Ihr Team sie dort sieht, wo es ohnehin arbeitet.

Was die KI nicht tut:

• Sie stellt den Anruf nicht live zu einer Mitarbeiterin durch. Klugon hat keine Weiterleitung an ein anderes Telefon.
• Sie ruft nicht zurück und verschickt keine SMS. Den Rückruf übernimmt Ihr Team.
• Sie sendet keine E-Mail- oder Push-Benachrichtigung an Sie. Benachrichtigungen laufen ausschließlich über Slack oder Zapier. Über Zapier können Sie diese Meldung allerdings selbst weiterverarbeiten, etwa in ein Team-Tool, das Sie bereits nutzen.
• Sie entscheidet nicht, ob der Patient heute noch einen Termin bekommt.

Daraus folgt eine praktische Regel: Halten Sie in Ihren Sprechzeiten regelmäßig die markierten Anfragen im Blick, besonders morgens, wenn die Schmerzanrufe vom Wochenende eingehen. Viele Praxen legen fest, dass eine Mitarbeiterin zu festen Zeiten die Liste abarbeitet. Die Insights-Seite im Dashboard zeigt Ihnen offene Übergaben als Aufgabenliste.

Die Notdienstnummer für Ihre Region steht nicht automatisch in der KI. Tragen Sie die Nummer und die Regeln Ihres regionalen zahnärztlichen Notdienstes selbst in die Wissensbasis ein. Wo es den Notdienst gibt und wie er organisiert ist, erfahren Sie bei Ihrer Landeszahnärztekammer oder KZV; die Bundeszahnärztekammer und die Kassenzahnärztliche Bundesvereinigung verweisen auf die Stellen in den Ländern.

Schweigepflicht und Datenschutz in der Zahnarztpraxis

Zahnärztinnen und Zahnärzte gehören zu den Berufsgruppen, die nach § 203 StGB zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Schon die Tatsache, dass jemand Patient Ihrer Praxis ist, kann ein geschütztes Geheimnis sein. Wenn ein externer Dienst Anrufe für Sie annimmt, ist das deshalb keine reine Technikfrage.

Was das Gesetz erlaubt

§ 203 Abs. 3 StGB erlaubt seit der Reform 2017, Geheimnisse gegenüber „sonstigen Personen“ offenzulegen, die an Ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Nach Abs. 4 machen Sie sich aber selbst strafbar, wenn Sie nicht dafür sorgen, dass diese mitwirkende Person zur Geheimhaltung verpflichtet wurde. Für einen KI-Telefonassistenten heißt das: Sie brauchen eine saubere vertragliche Grundlage, bevor Patientendaten fließen.

Was die DSGVO zusätzlich verlangt

Gesundheitsdaten sind besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO. Wer sie im Auftrag verarbeitet, braucht in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Orientierung bieten die Beschlüsse und Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz sowie Ihre zuständige Landesdatenschutzbehörde. Allgemeine Informationen finden Sie auch beim Bundesbeauftragten für den Datenschutz.

Was Sie über Klugon wissen sollten

Wir schreiben hier nur, was wir belegen können:

• Klugon wird von der Softaar Technologies UG (haftungsbeschränkt) in Dresden betrieben, also von einem deutschen Unternehmen, das der DSGVO unterliegt.
• Klugon nutzt Unterauftragsverarbeiter, darunter Anbieter in den USA. Die Übermittlungen stützen sich laut Datenschutzerklärung auf Standardvertragsklauseln. Wir behaupten nicht, dass alle Daten in der EU gespeichert werden.
• Klugon hat keine Zertifizierung wie ISO 27001 und ist kein medizinisches Produkt.
• Anrufe werden nicht aufgezeichnet. Jedes Gespräch erscheint aber als Eintrag in Ihrem Posteingang, mit Dauer und Gesprächsverlauf. Der Verlauf kann unvollständig sein, oft fehlt die Seite des Anrufers.
• Sie können Daten als CSV exportieren und einzelne Einträge löschen. Eine vollständige Löschung beantragen Sie per E-Mail.

Unsere Empfehlung

Sprechen Sie vor dem Start mit Ihrer oder Ihrem Datenschutzbeauftragten. Klären Sie mit Klugon, welche Verträge zur Auftragsverarbeitung und zur Verschwiegenheit vorliegen, bevor echte Patientenanrufe über die KI laufen. Und richten Sie die KI so ein, dass sie möglichst wenig Gesundheitsinformation erfragt: Name, Rückrufnummer, Terminwunsch, bei Beschwerden ein Satz zum Anliegen. Keine Vorerkrankungen, keine Medikamentenliste, keine Versichertennummer.

Sagen Sie Anrufern außerdem, dass sie mit einer KI sprechen. Die Standardbegrüßung von Klugon ist englisch und erwähnt die KI nicht. Sie schreiben deshalb ohnehin eine eigene deutsche Begrüßung, und dort gehört dieser Satz hinein.

Beispielgespräch am Praxistelefon

Ein Beispielgespräch. Die Praxis ist erfunden.

Die Preisangabe im Beispiel stammt aus der Wissensbasis der erfundenen Praxis. Ihre KI nennt nur Preise, die Sie selbst hinterlegen. Beachten Sie auch: Die Bestätigung erfolgt im Gespräch selbst. Klugon verschickt danach keine Bestätigungs-E-Mail, keine SMS und keine Erinnerung.

Ein zweites Beispiel, kürzer:

Danach legt die KI eine markierte Anfrage an. Ob und wann der Patient einen Schmerztermin bekommt, entscheidet Ihr Team.

Terminbuchung: Was die KI bucht und wie

Klugon bucht in einen eigenen, eingebauten Kalender. Das ist wichtig für Zahnarztpraxen, denn Ihre Praxisverwaltungssoftware bleibt davon unberührt. Klugon hat keine Schnittstelle zu Dampsoft, CGM, Evident oder anderen PVS-Systemen.

So funktioniert der Klugon-Kalender:

• Öffnungszeiten und Zeitzone legen fest, wann überhaupt gebucht werden kann.
• Leistungen mit Dauer: Kontrolle 20 Minuten, PZR 60 Minuten, Implantatberatung 30 Minuten. Die KI bucht nur Leistungen, die Sie anlegen.
• Mitarbeitende: Jede Leistung kann bestimmten Behandlerinnen oder der Prophylaxe zugeordnet werden. Überschneidungen werden pro Person geprüft.
• Puffer, Vorlaufzeit, Buchungshorizont: Sie bestimmen, wie viel Zeit nach einem Termin frei bleibt, wie kurzfristig gebucht werden darf und wie weit im Voraus.
• Schließtage wie Praxisurlaub oder Fortbildung.

Am Telefon kann die KI Termine buchen und stornieren. Verschieben geht am Telefon nicht in einem Schritt, sondern nur als Absage plus neue Buchung. Im Website-Chat und auf WhatsApp kann die KI Termine auch direkt verschieben. Mehr zur Logik lesen Sie auf unserer Seite zur KI-Terminbuchung.

Der ehrliche Haken: zwei Kalender

Weil Klugon nicht in Ihr PVS schreibt, haben Sie zwei Terminquellen. Damit das funktioniert, braucht es eine Entscheidung:

• Variante A: Kontingente. Sie reservieren in Ihrem PVS feste Zeitblöcke, etwa zwei Kontrollslots pro Behandlerin und Tag, und geben nur diese in Klugon frei. Ihr Team überträgt die gebuchten Termine einmal täglich.
• Variante B: Nur Anfragen. Die KI bucht nicht selbst, sondern nimmt Terminwünsche als Anfrage auf. Ihr Team bucht im PVS und ruft zurück.
• Variante C: Kalenderprüfung. Ab dem Business-Tarif des Sprach- oder Social-Agenten kann Klugon im Chat belegte Zeiten aus Google-, Outlook- oder Apple-Kalendern prüfen, am Telefon nicht. Das hilft nur, wenn Ihr PVS Termine in einen dieser Kalender spiegelt.

Für die meisten Praxen ist Variante A der beste Start. Sie verlieren keine Kontrolle über Ihren Terminplan und gewinnen trotzdem Buchungen außerhalb der Sprechzeiten.

Was die KI nicht übernehmen sollte

Legen Sie diese Liste in Ihre Anweisungen an die KI, bevor Sie live gehen:

• Befunde, Diagnosen, Dringlichkeit: immer Übergabe.
• Fragen zu Medikamenten, zur Einnahme vor einem Eingriff, zu Blutverdünnern: immer Übergabe.
• Heil- und Kostenpläne, Eigenanteile, Festzuschüsse im Einzelfall: allgemeine Erklärung ja, konkrete Beträge nein.
• Röntgenbilder, Befundberichte, Überweisungen: nicht am Telefon, Übergabe an das Team.
• Beschwerden über eine Behandlung: Übergabe, keine Diskussion.
• Anfragen von Dritten, etwa Angehörige, die Termine eines Erwachsenen wissen wollen: keine Auskunft. Das ist eine Frage der Schweigepflicht.
• Folgetermine bei laufender Behandlung, sofern Sie das nicht ausdrücklich freigeben.

Ein Hinweis zur Wissensbasis: Die KI antwortet aus dem, was Sie hinterlegen, und gibt ab, wenn sie keine Antwort findet. Eine Garantie, dass sie nie etwas Falsches sagt, gibt es nicht. Deshalb gehören medizinische Inhalte dort gar nicht erst hinein.

Einrichtung für eine Zahnarztpraxis: Checkliste

So gehen Sie Schritt für Schritt vor:

1. Konto anlegen und das Produkt „KI-Sprachagent“ wählen. Die Testphase dauert 7 Tage und erfordert eine Kreditkarte. Wenn Sie vor Ablauf kündigen, zahlen Sie nichts.
2. Assistent anlegen, Sprache Deutsch wählen und eine eigene Begrüßung schreiben, die den Praxisnamen nennt und sagt, dass es sich um eine KI handelt.
3. Stimme wählen. Es gibt zehn Stimmen zur Auswahl. Testen Sie zwei oder drei mit Ihrem Team.
4. Wissen hinterlegen: Leistungsliste, PZR-Preise, Sprechzeiten, Anfahrt, Parken, Barrierefreiheit, was Neupatienten mitbringen, Notdienstnummer und Ihr Satz für Notfälle. PDFs, Word-Dateien oder eingefügter Text funktionieren. Gescannte PDFs kann die KI nicht lesen.
5. Leistungen und Mitarbeitende im Kalender anlegen, mit Dauer und Zuordnung.
6. Übergaberegeln formulieren, siehe Liste oben.
7. Im Browser testen. Während der Testphase können Sie noch keine Telefonnummer buchen, aber den Assistenten vollständig im Browser anrufen. Spielen Sie zehn typische Anrufe durch, inklusive Schmerzanruf und Angehörigen-Anfrage.
8. Slack oder Zapier verbinden (ab Business-Tarif), damit Übergaben nicht nur im Dashboard stehen.
9. Nach der Testphase Rufnummer einrichten. Sie leiten Ihre Praxisnummer per Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter auf eine Klugon-Nummer um, zum Beispiel nur bei besetzt oder außerhalb der Sprechzeiten. Alternativ binden Sie ab dem Business-Tarif Ihren eigenen SIP-Trunk an. Eine Rufnummernportierung gibt es nicht.
10. Zwei Wochen eng begleiten. Lesen Sie täglich die Gespräche im Posteingang und schärfen Sie die Wissensbasis nach.

Wenn Sie die KI zuerst ohne Telefon erleben wollen, starten Sie mit dem KI-Chatbot für Ihre Website. Dort ist die Einrichtung ein eingefügtes Script, und Patientinnen können abends Termine anfragen oder buchen.

Kosten: ein Rechenbeispiel

Klugon berechnet Preise in US-Dollar. Der KI-Sprachagent kostet:

Dazu kommt die Rufnummer für 9 US-Dollar im Monat. Zusätzliche Minuten kosten 15 US-Dollar je angefangene 100 Minuten. Alle Details stehen auf der Preisseite (englischsprachig).

Rechenbeispiel mit Annahmen: Eine Praxis mit zwei Behandlerinnen lässt die KI nur bei besetzter Leitung und außerhalb der Sprechzeiten annehmen. Angenommen, das sind 25 Anrufe pro Werktag mit durchschnittlich 2,5 Minuten. Bei 21 Werktagen ergibt das rund 1.300 Minuten im Monat. Das passt nicht mehr in den Starter-Tarif mit 1.000 Minuten; die 300 Minuten darüber kosten 45 US-Dollar. Zusammen mit der Rufnummer liegen Sie bei 153 US-Dollar monatlich. Der Business-Tarif lohnt sich hier vor allem wegen der Slack- und Zapier-Benachrichtigungen für Schmerzanrufe, nicht wegen der Minuten.

Ob sich das rechnet, hängt davon ab, was ein verpasster Anruf bei Ihnen kostet. Wenn von 25 Anrufen am Tag nur einer eine PZR oder eine Implantatberatung wird, die sonst bei einer anderen Praxis gelandet wäre, ist die Rechnung schnell aufgemacht. Prüfen Sie das mit Ihren eigenen Zahlen.

Weitere Kanäle: Website-Chat und WhatsApp

Viele Patientinnen und Patienten schreiben lieber, als anzurufen. Klugon bietet neben dem Telefon zwei weitere Produkte an, die dieselbe Wissensbasis nutzen:

• Website-Chat ab 49 US-Dollar im Monat. Ein Chatfenster auf Ihrer Praxiswebsite, eingebunden über ein Script. Neupatienten fragen dort abends, ob Sie Kassenpatienten aufnehmen, und buchen direkt einen Termin.
• WhatsApp, Instagram und Messenger ab 79 US-Dollar im Monat. Für WhatsApp brauchen Sie ein eigenes WhatsApp-Business-Konto bei Meta; Klugon berechnet dafür 19 US-Dollar im Monat. Details auf der Seite zum WhatsApp-Chatbot für Unternehmen.

Ein Hinweis zu WhatsApp in der Zahnarztpraxis: Patienten schicken dort gern Fotos von einem abgebrochenen Zahn oder einer Schwellung. Die KI kann Fotos nicht sehen; sie erfährt nur, dass ein Bild geschickt wurde. Für eine Praxis ist das sogar gut so. Weisen Sie die KI an, bei Bildern freundlich auf einen Termin oder einen Rückruf zu verweisen und den Fall an Ihr Team zu geben.

Alle Gespräche, egal über welchen Kanal, landen in einem gemeinsamen Posteingang. Auf WhatsApp, Instagram und Messenger kann Ihr Team dort selbst antworten, innerhalb des 24-Stunden-Fensters von Meta. Auf Telefongespräche und Website-Chats kann man aus dem Posteingang nicht antworten.

So messen Sie, ob es funktioniert

Nach vier Wochen sollten Sie diese Fragen beantworten können:

• Wie viele Anrufe hat die KI angenommen, und zu welchen Uhrzeiten? Die Auswertung zeigt Anrufe, Gesprächsminuten und die stärksten Stunden. Oft überrascht, wie viele Anrufe zwischen 7 und 8 Uhr oder nach 18 Uhr eingehen.
• Wie viele Termine hat sie gebucht, und wie viele davon sind tatsächlich erschienen? Das Erscheinen müssen Sie in Ihrem PVS prüfen.
• Wie viele Gespräche wurden übergeben, und wie schnell hat Ihr Team zurückgerufen?
• Welche Fragen konnte die KI nicht beantworten? Die Insights-Seite listet „Fragen ohne gute Antwort“ und die häufigsten Fragen der letzten 30 Tage. Das ist Ihre To-do-Liste für die Wissensbasis.
• Was sagt Ihr Empfang? Weniger Unterbrechungen am Tresen ist ein echtes Ergebnis, auch wenn es in keiner Kennzahl steht.

Für welche Praxen es passt und für welche nicht

Gut geeignet:

• Praxen mit vielen Privat- oder Selbstzahlerleistungen (PZR, Bleaching, Implantate, Aligner), bei denen jeder verpasste Anruf ein verlorener Beratungstermin sein kann.
• Praxen mit Abend- und Wochenendanfragen, die heute auf dem Anrufbeantworter landen.
• Praxen, deren Empfang morgens überlastet ist und die Routineanrufe abfangen wollen.
• Mehrsprachige Patientenschaft: Die KI spricht unter anderem Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch.

Weniger geeignet:

• Praxen, die keine Patienten mehr aufnehmen und kaum Selbstzahlerleistungen anbieten. Die KI würde vor allem höflich absagen.
• Praxen, die erwarten, dass Schmerzpatienten direkt zu einer Mitarbeiterin durchgestellt werden. Das kann Klugon nicht.
• Praxen mit mehreren Standorten unter einem Konto. Klugon kennt eine Adresse pro Konto.
• Praxen, die die Klärung zu Schweigepflicht und Auftragsverarbeitung nicht vorab machen wollen.

Ärztliche Praxen mit ähnlichen Fragen finden eine eigene Seite zur KI-Rezeption in der Arztpraxis. Für einen allgemeinen Überblick über virtuelle Rezeptionen lesen Sie KI-Rezeption. Eine englischsprachige Variante dieser Seite für Praxen im Vereinigten Königreich finden Sie unter dental AI receptionist (englischsprachig).

Telefonassistent mit KI für die Zahnarztpraxis im Alltag

Was sich im Alltag ändert, ist weniger spektakulär, als es Anbieter gern darstellen. Ihr Telefon klingelt genauso oft. Aber ein Teil der Anrufe wird nicht mehr am Tresen beantwortet, sondern von der KI. Termine für Kontrolle und PZR kommen über Nacht in den Kalender. Schmerzanrufe stehen morgens als Liste bereit statt als Nachrichten auf dem Anrufbeantworter, die jemand abhören und abschreiben muss.

Drei Gewohnheiten helfen in den ersten Wochen:

• Morgens die Übergaben zuerst. Bevor die Sprechstunde beginnt, ruft eine Mitarbeiterin die markierten Anfragen zurück.
• Freitags die Wissensbasis. Fünf Minuten für die Fragen, die die KI in der Woche nicht beantworten konnte.
• Einmal im Monat die Auswertung. Wann rufen Patienten an, was fragen sie, wie viele Termine kamen über die KI?

Häufige Fragen

Darf eine KI in der Zahnarztpraxis Anrufe annehmen?

Ja, wenn die Voraussetzungen stimmen. Nach § 203 StGB dürfen Sie mitwirkende Dienstleister einbinden, müssen sie aber zur Geheimhaltung verpflichten. Zusätzlich brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag nach DSGVO. Klären Sie beides vor dem Start mit Ihrem Datenschutzbeauftragten.

Kann die KI einschätzen, ob ein Schmerzpatient heute kommen muss?

Nein. Klugon macht keine medizinische Triage. Bei Beschwerden liest die KI Ihren festen Notfallhinweis vor, nimmt Name und Rückrufnummer auf und gibt den Fall an Ihr Team. Die Entscheidung über einen Schmerztermin trifft immer ein Mensch.

Stellt die KI dringende Anrufe zu meinem Team durch?

Nein, eine Live-Weiterleitung gibt es nicht. Die KI speichert eine markierte Anfrage, die im Dashboard erscheint und ab dem Business-Tarif zusätzlich über Slack oder Zapier gemeldet wird. Den Rückruf übernimmt Ihr Team.

Bucht Klugon direkt in meine Praxissoftware?

Nein. Klugon bucht in einen eigenen Kalender mit Ihren Leistungen, Behandlerinnen und Öffnungszeiten. Die meisten Praxen geben dafür feste Kontingente frei und übertragen die Termine täglich in ihr PVS.

Werden die Telefongespräche aufgezeichnet?

Nein. Klugon zeichnet keine Anrufe auf. Jedes Gespräch erscheint als Eintrag im Posteingang, mit Dauer und Verlauf. Der Verlauf kann unvollständig sein und enthält nicht immer beide Gesprächsseiten.

Verschickt die KI Terminerinnerungen?

Nein. Klugon bestätigt den Termin im Gespräch und nennt eine Buchungsnummer. Es gibt keine automatischen Bestätigungen per E-Mail, keine SMS und keine Erinnerungen. Wenn Sie Recall-Briefe oder Erinnerungen nutzen, laufen diese weiter über Ihre Praxissoftware.

Sagt die KI, dass sie eine KI ist?

Nur wenn Sie es in die Begrüßung schreiben. Die Standardbegrüßung ist englisch und erwähnt die KI nicht. Für eine deutsche Praxis schreiben Sie ohnehin eine eigene Begrüßung, und wir empfehlen, dort offen zu sagen, dass eine KI spricht.

Kann ich meine bisherige Praxisnummer behalten?

Ja, über eine Rufumleitung bei Ihrem Telefonanbieter auf eine Klugon-Nummer oder ab dem Business-Tarif über einen eigenen SIP-Trunk. Eine Portierung der Nummer zu Klugon ist nicht möglich. Telefonnummern lassen sich erst nach der 7-tägigen Testphase einrichten.

Was kostet ein KI Telefonassistent für die Zahnarztpraxis?

Der KI-Sprachagent kostet ab 99 US-Dollar pro Monat mit 1.000 Sprachminuten, plus 9 US-Dollar für die Rufnummer. Slack- und Zapier-Benachrichtigungen für Übergaben gibt es ab dem Business-Tarif für 299 US-Dollar. Die Testphase dauert 7 Tage und erfordert eine Kreditkarte.

Wenn Sie wissen wollen, wie die KI mit Ihren eigenen Leistungen klingt, legen Sie in der Testphase einen Assistenten an und rufen Sie ihn im Browser an. Weitere Informationen zu Klugon als KI-Telefonassistent für Unternehmen finden Sie auf unserer deutschen Startseite.