KI-Rezeption für Restaurants: Anrufe beantworten, ohne den Service zu verlassen

Es ist Freitag, 19:40 Uhr. Jeder Tisch ist besetzt oder wird gerade neu eingedeckt, vier Laufkundinnen und -kunden warten an der Tür, in der Küche werden dringend Servicekräfte gebraucht und das Telefon neben dem Empfang hat in fünf Minuten dreimal geklingelt. Bei einem Anruf geht es um einen Tisch für zwei morgen. Jemand anderes fragt, ob Sie glutenfreien Pizzaboden anbieten. Der dritte Anruf kommt von einem Lieferanten. Sie wissen erst, worum es geht, wenn Sie abnehmen – und wenn Sie abnehmen, müssen die Gäste an der Tür warten.

Eine KI-Rezeption für Restaurants beantwortet das Telefon, damit die Person an der Tür es nicht tun muss. Sie nimmt die Reservierung entgegen, beantwortet Fragen zur Speisekarte anhand der Informationen, die Sie hinterlegt haben, und legt alles, was einen Menschen braucht, in einem Posteingang ab, den Ihr Team nach dem Ansturm prüft. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie das mit Klugon funktioniert, wo die Grenzen liegen und wie Sie es so einrichten, dass es Sie während eines geschäftigen Service unterstützt, statt eine weitere Aufgabe zu werden.

Wir halten es praktisch. Sie finden zwei Beispielgespräche, eine Checkliste für die Einrichtung, die wichtigsten Regeln zu Allergenen und eine Kostenrechnung mit offengelegten Annahmen, damit Sie Ihre eigenen Zahlen einsetzen können.

Was eine KI-Rezeption für Restaurants tatsächlich leistet

Wenn man das Marketing beiseitelässt, ist die Aufgabe einfach: Die KI antwortet, wenn Sie es nicht können, sagt jedes Mal dasselbe Richtige, bucht, was sie buchen darf, und notiert, was sie nicht erledigen kann.

Mit Klugon umfasst das vier Wege, über die Gäste Sie erreichen:

• Das Telefon. Ihre Nummer wird an eine Klugon-Nummer weitergeleitet – entweder bei jedem Anruf oder nur, wenn Sie nicht abnehmen. Die KI spricht mit der anrufenden Person mit einer natürlich klingenden, KI-generierten Stimme, und jeder Anruf erscheint anschließend in Ihrem Posteingang. Die Seite zur KI-Telefonrezeption erklärt die Anrufbearbeitung ausführlicher.
• WhatsApp. Viele Gäste schreiben lieber, als anzurufen, besonders bei nicht dringenden Anliegen. Der WhatsApp-KI-Chatbot antwortet über Ihre eigene WhatsApp Business-Nummer.
• Instagram und Facebook Messenger. Restaurants erhalten überraschend viele Buchungsanfragen als Antworten auf Stories. Derselbe Assistent kann diese beantworten, sobald Sie die weiter unten beschriebene Meta-Einrichtung abgeschlossen haben.
• Ihre Website. Ein Chatfenster, das Sie mit einer Zeile Code hinzufügen, sowie eine öffentliche Seite mit Ihrer Speisekarte und einem QR-Code, den Sie am Fenster oder in der Rechnungsmappe auslegen können.

Alle vier Kanäle laufen in einem Posteingang zusammen. Die Person, die am Samstagmorgen öffnet, sieht also alles, was über Nacht eingegangen ist, in einer Liste statt in vier Apps.

Die KI ersetzt weder Ihren Empfang, Ihre Restaurantleitung noch Ihr Reservierungsbuch. Sie beseitigt den Moment, in dem jemand zwischen dem Gast vor sich und dem klingelnden Telefon wählen muss.

Welche Anrufe und Nachrichten ein Restaurant erhält

Bevor Sie etwas einrichten, sollten Sie ehrlich betrachten, was tatsächlich hereinkommt. In den meisten Restaurants machen dieselben wenigen Anrufarten fast das gesamte Volumen aus, und nur einige davon benötigen eine Person.

Tischreservierungen, Änderungen und Stornierungen

Der größte Anteil. „Haben Sie am Samstag einen Tisch für vier?“ „Können wir unsere Reservierung von 19:30 auf 20 Uhr verschieben?“ „Wir verspäten uns – halten Sie den Tisch frei?“ „Wir müssen leider stornieren.“ Reservierungsanrufe sind kurz, wiederholen sich und sind zeitkritisch. Wer freitagabends um 19:45 Uhr keine Antwort bekommt, hinterlässt keine Nachricht, sondern reserviert woanders.

Die KI kann die Verfügbarkeit prüfen und einen Termin buchen. Sie kann eine Reservierung telefonisch stornieren. Das Verschieben einer Reservierung funktioniert im Chat und über WhatsApp, am Telefon kann die KI jedoch nur stornieren. Wer einen Tisch verschieben möchte, muss also entweder neu buchen oder wird für Ihr Team markiert. Das sollten Sie wissen, bevor Sie entscheiden, wie viel Sie über das Telefon abwickeln möchten.

„Wir verspäten uns“ ist eine andere Art von Anruf. Dafür braucht es jemanden, der den Gastraum sehen und entscheiden kann, ob der Tisch freigehalten wird. Die KI sollte den Namen und die neue Ankunftszeit als Notiz für Ihr Team aufnehmen, aber kein Versprechen geben.

Fragen zu Speisekarte, Allergenen und Ernährung

„Haben Sie vegane Optionen?“ „Ist das Risotto glutenfrei?“ „Mein Sohn hat eine Sesamallergie – kann er bei Ihnen essen?“ „Haben Sie eine Kinderkarte?“ „Ist das Steak halal?“

Diese Fragen kommen den ganzen Tag über, und die ehrliche Antwort hängt davon ab, was diese Woche in Ihrer Küche verwendet wird. Die KI antwortet anhand der von Ihnen hochgeladenen Speisekarten- und Allergeninformationen. Wenn eine Information fehlt, sagt sie das und markiert das Gespräch. Der Abschnitt zu Allergenen weiter unten erklärt, warum die KI hier besonders vorsichtig sein muss und wie Sie sie so einrichten, dass sie niemals rät.

Öffnungszeiten, Standort, Parken und Barrierefreiheit

„Haben Sie montags geöffnet?“ „Wo kann ich parken?“ „Gibt es einen stufenlosen Zugang?“ „Akzeptieren Sie nur Kartenzahlung?“ „Darf ich meinen Hund mitbringen?“ Diese Anrufe unterbrechen den Service am häufigsten und erfordern am wenigsten Überlegung. Sie sind der einfachste erste Erfolg – vorausgesetzt, die Informationen, die Sie der KI geben, sind aktuell. Feiertagsschließungen sind hier wichtig: Hinterlegen Sie geschlossene Tage im Voraus, damit die KI nicht behauptet, Sie hätten am zweiten Weihnachtsfeiertag geöffnet, obwohl das nicht stimmt.

Bestellungen zur Abholung und zum Mitnehmen

Wenn Sie telefonische Bestellungen für Speisen zum Mitnehmen anbieten, kennen Sie das Muster: Zwischen etwa 17:30 und 20:00 Uhr häufen sich die Bestellungen – genau dann, wenn die Küche am stärksten unter Druck steht. Bei dieser Anrufart müssen Restaurants am meisten überlegen, was sie eigentlich möchten. Eine KI, die Ihre Speisekarte vorliest, ist das eine. Eine KI, die eine bezahlte Bestellung in Ihre Küche bringen soll, ist etwas ganz anderes. Der Abschnitt zu telefonischen Bestellungen weiter unten erklärt, was Klugon hier leistet und was nicht, denn dieser Bereich unterscheidet sich von Tischreservierungen.

Große Gruppen, exklusive Anmietungen und Veranstaltungen

„Wir suchen im März einen Ort für 25 Personen für einen Geburtstag.“ „Bieten Sie sonntags exklusive Anmietungen an?“ „Wie sieht Ihre Weihnachtsfeierkarte aus?“ Diese Anfragen sind mehr wert als ein einzelner Tisch und erfordern fast immer ein Gespräch mit Ihrer Restaurantleitung über Mindestumsatz, Menüs und Termine. Die Aufgabe der KI besteht darin, die Details vollständig aufzunehmen und der richtigen Person vorzulegen – nicht darin, einen Preis zu nennen, den sie nicht kennt.

Alles andere

Verlorene Gegenstände („Ich habe am Donnerstag meinen Schal liegen lassen“), Beschwerden über den vergangenen Abend, Bewerberinnen und Bewerber mit Fragen zu offenen Stellen, Lieferanten, die einer Bestellung nachgehen, der Getränkehändler, jemand, der Kartenlesegeräte verkaufen möchte, die Lokalzeitung. Nichts davon sollte eine KI bearbeiten, außer eine Nachricht aufzunehmen – und genau das können Sie ihr vorgeben.

Wann die Anrufe eingehen

Das Muster ist in Worten vorhersehbar, auch wenn die Zahlen von Standort zu Standort unterschiedlich sind. Reservierungsanrufe beginnen am späten Vormittag und nehmen im Laufe des Nachmittags zu. Wenn Sie mittags geöffnet haben, gibt es eine Welle zur Mittagszeit. Die stärkste Phase dauert dann etwa von 18:00 Uhr bis zur Besetzung der zweiten Tischzeit – genau dann, wenn niemand frei ist, um abzunehmen. Späte Nachrichten gehen nach Geschäftsschluss ein, oft von Menschen, die vom Sofa aus das Wochenende planen.

Auch das Jahr hat sein eigenes Muster:

• September bis Anfang Dezember: Anfragen zu Weihnachtsfeiern, viele davon für große Gruppen, die eine Restaurantleitung benötigen.
• Mitte Februar: Valentinstag – ein einzelner Abend kann Wochen im Voraus ausgebucht sein, und jeder Anruf kommt von jemandem, der auf eine Stornierung hofft.
• März: Sonntagsmittagessen zum Muttertag, oft das geschäftigste Mittagessen des Jahres.
• Frühlings- und Sommerfeiertage sowie die ersten warmen Wochenenden: Anrufe zu Außentischen, Hunden und der Frage, ob Sie Laufkundschaft annehmen.
• Januar: ruhiger, mit vielen Fragen wie „Haben Sie geöffnet?“ und der Suche nach Angeboten.

Dieses Wissen zeigt Ihnen, wann Sie die Informationen der KI aktualisieren müssen. Wenn Ihre Weihnachtskarte Ende September noch nicht hinterlegt ist, wird die KI den Organisatorinnen und Organisatoren von Feiern sagen, dass sie es nicht weiß.

Was die KI gut erledigt

Mit guten Informationen eignen sich diese Aufgaben besonders:

• Einen Tisch in einem freien Zeitfenster buchen, innerhalb der von Ihnen festgelegten Regeln: wie weit im Voraus, wie viel Vorlauf, welche Zeiten und welche Schließtage.
• Eine Reservierung stornieren, wenn ein Gast anruft, um abzusagen, sodass der Termin wieder frei wird.
• Eine Reservierung im Chat und über WhatsApp verschieben.
• Fragen zu Speisekarte, Öffnungszeiten, Standort und Richtlinien beantworten, anhand Ihrer eigenen Dokumente und jedes Mal mit denselben Informationen.
• Details zu großen Gruppen und Veranstaltungen aufnehmen, damit Ihre Restaurantleitung eine vollständige Anfrage statt einer halbfertigen Notiz erhält.
• Nachrichten aufnehmen für alles außerhalb ihres Zuständigkeitsbereichs, inklusive Name und Telefonnummer.
• In anderen Sprachen antworten. Telefonanrufe können auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch beantwortet werden. Das ist in Tourismusgebieten wichtig, in denen Gäste, die aus einem Hotel anrufen, lieber in ihrer eigenen Sprache reservieren.
• Um 2 Uhr morgens antworten, wenn jemand beschließt, das vergessene Abendessen zum Jahrestag zu buchen.

Außerdem erhalten Sie etwas, das die meisten Restaurants nicht haben: eine Dokumentation. Jeder Anruf und jede Nachricht landet im Posteingang, und die Analysen zeigen, zu welchen Zeiten am meisten los ist und welche Fragen die KI nicht gut beantworten konnte. Wenn immer wieder nach Parkmöglichkeiten gefragt wird und die KI keine Antwort kennt, können Sie diese Lücke in zwei Minuten schließen.

Was sie an Ihr Team übergeben muss

Einige Anrufe sollte eine KI niemals bearbeiten, egal wie gut sie ist. Entscheiden Sie das vor dem Start und schreiben Sie es in die Anweisungen des Assistenten.

• Fragen zu Allergien, die sie anhand Ihrer schriftlichen Allergeninformationen nicht beantworten kann. Sie sollte sagen, dass ihr diese Information fehlt, und das Gespräch markieren. Sie sollte einen Gast niemals beruhigen, indem sie behauptet, ein Gericht sei sicher.
• Beschwerden. Ein Gast, der mit dem vergangenen Abend unzufrieden ist, möchte mit einer Person sprechen. Die KI sollte sich entschuldigen, Details aufnehmen und die Anfrage markieren.
• Große Gruppen und exklusive Anmietungen oberhalb der von Ihnen festgelegten Größe. Die KI nimmt Datum, Personenzahl, Budget und Kontaktdaten auf und leitet die Anfrage weiter.
• Alles, was Geld betrifft: Rückerstattungen, strittige Rechnungen und nicht funktionierende Gutscheine.
• Verspätungen und Bitten, einen Tisch freizuhalten, da nur jemand im Gastraum weiß, ob das möglich ist.
• Presse, Lieferanten, Bewerbungen und Verkaufsanrufe: Nachricht aufnehmen.
• Alles, was nach einem Notfall klingt. Wenn jemand meldet, dass er sich nach dem Essen bei Ihnen unwohl fühlt, braucht es noch am selben Tag eine Restaurantleitung.

Was „an das Team übergeben“ in der Praxis bedeutet

Dieser Punkt ist wichtig, denn hier liegen die Erwartungen oft falsch. Klugon verbindet einen laufenden Anruf nicht mit einer Person. Es gibt kein „Ich stelle Sie zur Restaurantleitung durch“. Wie die Übergabe Sie erreicht, hängt vom Kanal ab:

• Bei WhatsApp, Instagram, Messenger und Website-Chat markiert die KI das Gespräch als Anfrage, die eine Person benötigt. Im Posteingang erscheint ein Banner „Benötigt eine Person“. Wenn Sie diese Kanäle verbunden haben, wird die Anfrage außerdem in einem Slack-Kanal veröffentlicht oder als Zapier-Ereignis gesendet, das Sie beliebig weiterleiten können.
• Bei einem Telefonanruf ist eine Nachricht für Ihr Team der zuverlässige Weg: Die KI speichert Name und Telefonnummer der anrufenden Person sowie eine Notiz zu ihrem Anliegen als Lead. Neue Leads erscheinen in Ihrer Lead-Liste und werden auf dieselbe Weise an Slack oder Zapier gesendet; der Anruf selbst befindet sich in Ihrem Posteingang.

Die KI sendet Ihnen keine E-Mails und keine Push-Benachrichtigungen. Deshalb sagt sie der anrufenden Person etwa: „Ich habe Ihr Anliegen an das Team weitergeleitet. Jemand wird Sie zurückrufen.“ Ihre Restaurantleitung sieht die Anfrage in Slack, im Posteingang oder in der Lead-Liste und ruft zurück. Bei WhatsApp, Instagram und Messenger kann Ihr Team aus dem Klugon-Posteingang antworten, solange dies innerhalb des 24-Stunden-Fensters von Meta geschieht. Bei Telefonanrufen und im Website-Chat antwortet es per Rückruf oder E-Mail.

Zwei weitere Details: Erstens antwortet die KI weiter, nachdem sie ein Gespräch markiert hat; nichts wird pausiert. Wenn ein Gast eine weitere WhatsApp-Nachricht sendet, antwortet die KI darauf. Formulieren Sie Ihre Anweisungen so, dass sie nichts verspricht, dem Ihr Team nicht zugestimmt hat. Zweitens muss jemand für den Posteingang verantwortlich sein. Wenn niemand die markierten Gespräche nach dem Service prüft, läuft die Übergabe ins Leere. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel zur Übergabe von Gesprächen an Mitarbeitende.

So funktionieren Tischreservierungen in Klugon

Hier möchten wir offen mit Ihnen sein: Restaurantreservierungen unterscheiden sich von der Buchung eines Haarschnitts, und Klugons Buchungssystem wurde für Termine entwickelt.

Klugon bucht in seinen eigenen integrierten Kalender. Das System verwendet Ihre Öffnungszeiten und Zeitzone, ein Zeitfenster-Intervall (zum Beispiel alle 15, 30 oder 60 Minuten), den erforderlichen Vorlauf, den Zeitraum, in dem Gäste im Voraus buchen können, einen Puffer nach jeder Buchung und Ihre geschlossenen Tage. Jeder buchbare „Service“ hat eine Dauer und kann bestimmten Mitarbeitenden zugewiesen werden; Überschneidungen werden pro Mitarbeiter geprüft. Nach einer Buchung erhält der Gast eine Buchungsreferenz im selben Gespräch.

Was Klugon nicht hat, ist ein Raumplan oder eine Zählung der Sitzplätze. Es weiß nicht, dass Tisch 6 vier Personen Platz bietet oder dass Sie die Tische 3 und 4 zu einem Tisch für sechs Personen verbinden können. Das System arbeitet mit Zeitfenstern.

Einrichtung für Tische

Restaurants passen das System an, indem sie jeden Tisch oder jede Gruppe identischer Tische so behandeln, wie ein Salon eine Stylistin oder einen Stylisten behandelt:

1. Erstellen Sie für jede Gruppengröße, für die Sie Reservierungen annehmen, einen buchbaren Service, zum Beispiel „Tisch für 2, 90 Minuten“ und „Tisch für 4, 2 Stunden“, jeweils mit der Zeit, die Sie für das Neueindecken benötigen.
2. Hinterlegen Sie in jedem Service die Tische, die dafür verwendet werden können (T1, T2, T3 …), so wie ein Salon die verfügbaren Stylistinnen und Stylisten hinterlegen würde.
3. Stellen Sie das Zeitfenster-Intervall passend zu Ihren Tischzeiten ein und fügen Sie bei Bedarf einen Puffer für das Neueindecken hinzu.
4. Fügen Sie Ihre geschlossenen Tage hinzu und legen Sie einen Mindestvorlauf fest, damit die KI keinen Tisch in 20 Minuten bucht, wenn die Küche bereits unter größtem Druck steht.

Klugon bietet dann eine Zeit nur an, wenn einer der hinterlegten Tische für die gesamte Dauer frei ist, und weist den ersten freien Tisch zu. Das System ist keine vollständige Reservierungssoftware, und es gibt Sonderfälle. Für ein kleines Restaurant, das telefonische Reservierungen annimmt, erfüllt es jedoch seinen Zweck. Halten Sie große oder ungewöhnliche Gruppen vollständig außerhalb des Systems: Weisen Sie die KI an, die Details aufzunehmen und weiterzuleiten.

Die Seite zur KI-Terminbuchung erklärt die Buchungsregeln ausführlicher.

Was nach der Buchung geschieht

Der Gast erhält Bestätigung und Referenz direkt im Gespräch – am Telefon oder im Chat. Klugon versendet danach keine separate Bestätigungs-E-Mail, SMS oder WhatsApp-Nachricht und verschickt keine Erinnerungen. Es gibt keine Anzahlungen oder Kartenreservierungen und keine Gebühren für Nichterscheinen. Wenn Sie Anzahlungen benötigen, um den Samstagabend abzusichern, nehmen Sie diese weiterhin über Ihr bestehendes System entgegen.

Bei einer telefonischen Buchung kann die KI keine Notiz direkt an der Buchung hinterlegen. Wenn eine anrufende Person eine Geburtstagstorte oder eine schwere Allergie erwähnt, lassen Sie die KI dies als Notiz für das Team speichern. Diese wird an Slack gesendet, damit Ihr Team die Information vor dem Service sieht. Im Chat und über WhatsApp kann eine Notiz zur Buchung hinzugefügt werden.

Neue Buchungen können an Slack oder Zapier gesendet werden, sodass die zuständige Person sie direkt sieht.

Wenn Sie OpenTable, ResDiary oder ein anderes Reservierungssystem verwenden

Viele Restaurants verwalten ihre Reservierungen bereits über OpenTable, ResDiary, SevenRooms, Collins oder ein ähnliches System. Klugon verbindet sich mit keinem dieser Systeme. Es kann deren Verfügbarkeit weder auslesen noch Buchungen darin anlegen.

Damit bleiben drei ehrliche Möglichkeiten:

• Klugon nur für Anfragen verwenden. Die KI beantwortet Fragen, nimmt Buchungswünsche als Nachrichten auf und markiert sie. Ihr Team trägt die Reservierung anschließend in das Reservierungssystem ein. Das eignet sich, wenn Telefonbuchungen nur einen kleinen Anteil ausmachen und Sie hauptsächlich möchten, dass das Telefon beantwortet wird.
• Gäste zu Ihrem Buchungslink schicken. Im Chat und über WhatsApp kann die KI einen Link aus Ihrer Linksammlung teilen, zum Beispiel zu Ihrer Online-Reservierungsseite. Am Telefon kann sie erklären, wo online gebucht werden kann. So bleibt eine einzige Informationsquelle bestehen.
• Einen Teil Ihrer Tische in Klugon reservieren. Manche Restaurants halten ohnehin einige Tische für telefonische Reservierungen und Laufkundschaft frei. Sie könnten diese Tische in Klugon hinterlegen und den Rest in Ihrem Online-System lassen. Das funktioniert, erfordert aber Disziplin, damit derselbe Tisch nicht doppelt vergeben wird.

Klugon kann nach der Einrichtung und ab dem Business-Tarif außerdem einen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender auf belegte Zeiten prüfen und einen Calendly-Link senden. Das ist jedoch nicht dasselbe wie eine Synchronisierung in beide Richtungen mit einer Reservierungsplattform. Wenn die Auswahl zwischen verschiedenen Tools Ihre eigentliche Frage ist, zeigt unser Vergleich zur OpenTable-Alternative, welches System sich jeweils besser eignet.

Telefonische Bestellungen und Speisen zum Mitnehmen

Klugon ist kein Bestellsystem. Es verfügt über einen Produktkatalog und kann daher einer anrufenden Person sagen, was auf der Speisekarte steht, welche Zutaten ein Gericht enthält und was es kostet. Auch eine Beilage oder ein Dessert kann vorgeschlagen werden. Bei einem Telefonanruf kann Klugon jedoch keine Zahlung annehmen und Bestellungen weder an Ihren Küchendrucker noch an Ihre Kasse oder Ihr EPOS senden.

Wenn Sie heute telefonische Bestellungen annehmen, haben Sie zwei realistische Möglichkeiten:

• Anrufende Personen zu Ihrer Online-Bestellung weiterleiten. Die KI beantwortet Fragen zur Speisekarte und verweist anschließend auf die von Ihnen bereits verwendete Bestellseite. Im Chat kann sie den Link direkt teilen.
• Die Bestellung als Nachricht aufnehmen. Die KI notiert Bestellung, Name, Telefonnummer und Abholzeit und speichert alles als Lead. Dieser wird an Slack gesendet. Ihr Team prüft die Angaben und gibt die Bestellung in die Kasse ein. Während des Abholansturms muss jemand Slack oder den Posteingang im Blick behalten. Manche Restaurants empfinden das als fairen Tausch, andere finden es schlechter als das Telefon selbst zu beantworten.

Wenn Speisen zum Mitnehmen den größten Teil Ihres Geschäfts ausmachen, erklärt die Seite zu Speisen zum Mitnehmen diesen Bereich ausführlicher.

Beispielgespräche

Diese beiden Beispiele zeigen, wie Gespräche nach der Einrichtung des Assistenten ablaufen können. Beide Beispiele wurden für diese Seite geschrieben. Die Restaurants und Gäste sind frei erfunden, und die Stimme der KI in einem echten Gespräch wird von einer KI generiert.

Beispiel 1: Reservierungsanruf während des Freitagsservice

KI: Guten Abend, Osteria Lume. Wie kann ich Ihnen helfen?

Anrufende Person: Hallo, haben Sie morgen Abend gegen acht noch einen Tisch für zwei?

KI: Ich prüfe das kurz. Für zwei Personen kann ich morgen, Samstag, 19:30 Uhr oder 20:45 Uhr anbieten. Um 20 Uhr selbst ist bereits alles belegt.

Anrufende Person: 19:30 Uhr passt. Eine kurze Frage: Meine Partnerin hat eine Nussallergie. Ist das ein Problem?

KI: Unsere Allergeninformationen zeigen, dass das Pesto, das Pralinen-Semifreddo und die Mandeltarte Schalenfrüchte enthalten. Auf der aktuellen Speisekarte ist kein Erdnuss enthalten. Ich kann Ihnen jedoch nicht sagen, dass ein Gericht für eine Allergie sicher ist. Bitte informieren Sie Ihre Bedienung bei Ihrer Ankunft; sie bespricht die Speisekarte mit der Küche. Ich leite außerdem eine Notiz an das Team weiter, damit es vor dem Service Bescheid weiß.

Anrufende Person: Das ist großartig, danke.

KI: Darf ich für die Buchung Ihren Namen und Ihre Handynummer aufnehmen?

Anrufende Person: Priya, 07700 900456.

KI: Danke, Priya. Sie haben morgen, Samstag, um 19:30 Uhr einen Tisch für zwei Personen. Ihre Referenz lautet OL-4821. Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?

Anrufende Person: Gibt es in der Nähe Parkmöglichkeiten?

KI: In der Mill Lane gibt es einen gebührenpflichtigen Parkplatz, etwa zwei Gehminuten entfernt. Samstags ist er nach 18:00 Uhr kostenlos.

Anrufende Person: Perfekt. Danke.

KI: Bis morgen. Auf Wiederhören.

Was im Hintergrund geschah: Ein Tisch für zwei Personen wurde in einem freien Zeitfenster von 90 Minuten gebucht, die Reservierung im Dashboard aufgeführt und an Slack gesendet. Außerdem wurde die Notiz „Priya, Nussallergie, Buchung OL-4821“ für das Team gespeichert und an Slack gesendet, damit die Restaurantleitung die Küche informieren kann. Die Liste der Nüsse stammt aus der vom Restaurant hochgeladenen Allergenmatrix. Der KI wurde vorgegeben, ein Gericht niemals als sicher zu bezeichnen – und das hat sie auch nicht getan.

Beispiel 2: Anfrage zu einer Weihnachtsfeier über WhatsApp

Gast: Hallo, bieten Sie Weihnachtsfeiern an? Wir wären Anfang Dezember etwa 18 Personen.

KI: Hallo, ja, das tun wir. Für Gruppen mit mehr als 12 Personen verwenden wir unser festliches Menü mit drei Gängen. Ich habe den Link zur diesjährigen Karte unter dieser Nachricht eingefügt. Haben Sie schon ein Datum im Sinn?

Gast: Idealerweise Freitag, der 4., oder Samstag, der 5. Gibt es einen Mindestumsatz?

KI: Den Mindestumsatz und die Details zum separaten Raum für diese Termine kenne ich nicht. Ich leite Ihre Anfrage daher an Hannah, unsere Veranstaltungsmanagerin, weiter. Sie meldet sich mit den Möglichkeiten bei Ihnen. Darf ich einige Angaben für sie aufnehmen? Ihren Namen, die beste Telefonnummer, die ungefähre Personenzahl und ob jemand besondere Ernährungsanforderungen hat?

Gast: Tom Reid, 07700 900812, vielleicht 18 bis 20, zwei Vegetarier und eine Person mit Zöliakie.

KI: Danke, Tom. Ich habe folgende Angaben an Hannah weitergegeben: Freitag, der 4., oder Samstag, der 5. Dezember, 18 bis 20 Gäste, zwei vegetarische Personen und eine Person mit Zöliakie. Sie ist normalerweise ab 10:00 Uhr da. Das festliche Menü enthält für jeden Gang eine vegetarische Option, und das Allergenblatt finden Sie über denselben Link.

Gast: Großartig, danke.

Was im Hintergrund geschah: Mit Toms Kontaktdaten und Notizen wurde ein Lead erstellt, das Gespräch für das Team markiert und eine Nachricht im Veranstaltungs-Kanal von Slack veröffentlicht. Am nächsten Morgen um 10:15 Uhr antwortet Hannah Tom innerhalb des 24-Stunden-Fensters von Meta aus dem Klugon-Posteingang über WhatsApp. Die KI nannte keinen Mindestumsatz und versprach keinen Termin, da ihr beides nicht mitgeteilt worden war.

Allergenregeln für Restaurants (FSA)

Dies ist der wichtigste Abschnitt der Seite. Wenn Ihre KI-Rezeption einen falschen Preis für ein Gericht nennt, führt das zu einem unangenehmen Gespräch. Wenn sie ein Allergen falsch angibt, kann jemand im Krankenhaus landen. Die Regeln gelten unabhängig davon, ob Sie eine KI einsetzen. Die Frage ist, wie Sie sicherstellen, dass die KI sie einhält.

Was gesetzlich vorgeschrieben ist

In England, Wales und Nordirland legt die Allergenleitlinie der Food Standards Agency für Lebensmittelunternehmen die Pflichten fest. Kurz zusammengefasst:

• Sie müssen 14 Allergene deklarieren, wenn sie als Zutaten verwendet werden: Sellerie, glutenhaltiges Getreide, Krebstiere, Eier, Fisch, Lupinen, Milch, Weichtiere, Senf, Erdnüsse, Sesam, Sojabohnen, Schwefeldioxid und Sulfite (über 10 Teile pro Million) sowie Schalenfrüchte.
• Bei nicht vorverpackten Lebensmitteln, etwa einer Restaurantmahlzeit, können Sie die Informationen schriftlich, auf der Speisekarte oder in einer Übersicht bereitstellen oder mündlich mitteilen, sofern ein schriftlicher Hinweis den Gästen erklärt, wie sie die Informationen erhalten.
• Beim Fernabsatz, zu dem telefonisch oder online bestellte Lebensmittel gehören, müssen Allergeninformationen an zwei Stellen verfügbar sein: bevor die Bestellung abgeschlossen wird sowie bei Lieferung oder Abholung. Vor der Bestellung können sie schriftlich (Website, Speisekarte) oder telefonisch mündlich bereitgestellt werden.
• Mitarbeitende müssen zu Allergenen geschult sein.

Im Februar 2025 veröffentlichte die FSA Empfehlungen zur guten Praxis bei Allergeninformationen für nicht vorverpackte Lebensmittel. Sie empfiehlt, schriftliche Allergeninformationen immer bereitzustellen und durch ein Gespräch zwischen Kundschaft und Mitarbeitenden zu ergänzen. Es handelt sich nicht um ein neues Gesetz, sondern um Empfehlungen. Sie zeigen jedoch, was die Aufsichtsbehörde als gute Praxis betrachtet, und passen gut zu einer KI, die anhand einer schriftlichen Allergenmatrix antwortet.

In Schottland ist Food Standards Scotland die zuständige Behörde und veröffentlicht eigene Leitlinien. Die 14 Allergene sind dieselben.

So richten Sie die KI ein, damit sie niemals rät

Die KI beantwortet Fragen, indem sie die von Ihnen bereitgestellten Dokumente durchsucht. Das ist hier hilfreich, weil Sie die Quelle kontrollieren. Gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Laden Sie Ihre Allergenmatrix hoch, also die Übersicht der Gerichte und der 14 Allergene, als PDF, Word-Dokument oder CSV. Eingescannte Bilder eines ausgedruckten Blatts werden nicht gelesen. Verwenden Sie deshalb die Originaldatei.
2. Schreiben Sie die Regel in einfachen Worten in die Anweisungen des Assistenten. Zum Beispiel: „Beantworte Fragen zu Allergenen ausschließlich anhand der Allergenmatrix. Liste auf, welche Gerichte das Allergen enthalten. Sage niemals, ein Gericht sei sicher, allergenfrei oder für eine Person mit einer Allergie geeignet. Weise den Gast immer darauf hin, mit der Bedienung zu sprechen, und markiere das Gespräch.“
3. Geben Sie Informationen zur Kreuzkontamination ehrlich an. Wenn Sie in der Küche Nüsse verwenden, fügen Sie Ihren Informationen einen entsprechenden Hinweis hinzu. Die KI wird ihn wiedergeben.
4. Aktualisieren Sie die Matrix jedes Mal, wenn sich die Speisekarte oder ein Lieferant ändert. Eine hochgeladene Datei aktualisiert sich nicht selbst. Wenn Sie das Pesto-Rezept ändern, laden Sie die Datei erneut hoch. Machen Sie dies zu einem festen Bestandteil des Ablaufs bei Änderungen der Speisekarte – genauso, wie Sie die Speisekarte neu drucken.
5. Prüfen Sie wöchentlich die Liste „Fragen ohne gute Antwort“ auf der Insights-Seite. Allergiefragen, die die KI nicht beantworten konnte, erscheinen dort.
6. Testen Sie den Assistenten vor dem Start selbst über den Browser-Test mit schwierigen Fragen: „Kann meine Tochter mit Zöliakie Fish and Chips essen?“ „Enthält das Brot Sesam?“ „Ist das für eine schwere Erdnussallergie sicher?“

Eine praktische Einschränkung: Wenn ein Gast bei einer telefonischen Reservierung eine Allergie erwähnt, kann die KI sie nicht als Notiz direkt an der Buchung hinterlegen. Formulieren Sie die Anweisung: „Wenn ein Gast während eines Anrufs eine Allergie erwähnt, speichere seinen Namen, seine Telefonnummer und die Allergie als Notiz für das Team.“ Die Notiz wird an Slack gesendet und erreicht Ihr Team, bevor der Gast eintrifft.

Die KI ersetzt weder Ihre schriftlichen Allergeninformationen vor Ort noch das Gespräch, das Ihre Mitarbeitenden am Tisch mit den Gästen führen. Sie ist lediglich ein weiterer Ort, an dem dieselben schriftlichen Informationen korrekt wiedergegeben werden.

Kundendaten und KI-Anrufe

Jede Reservierung umfasst einen Namen und eine Telefonnummer, manchmal auch Gesundheitsinformationen wie eine Allergie. Im Vereinigten Königreich erklärt die Leitlinie des Information Commissioner's Office für Organisationen, was Sie Kundinnen und Kunden über die Verwendung ihrer Daten mitteilen müssen.

Klugon wird von einem deutschen Unternehmen unter der DSGVO betrieben. Die Unterauftragsverarbeiter sind in der Datenschutzerklärung aufgeführt; Datenübermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln abgedeckt. Anrufe werden nicht aufgezeichnet. Jeder Anruf erscheint als Gespräch in Ihrem Posteingang. Sie können Ihre Daten als CSV exportieren und per E-Mail die vollständige Löschung beantragen. Erwähnen Sie Klugon in Ihrer eigenen Datenschutzerklärung als Dienst, den Sie zur Beantwortung von Anrufen und Nachrichten einsetzen.

Die Standardbegrüßung sagt nicht, dass die anrufende Person mit einer KI spricht. Viele Restaurants formulieren lieber eine eigene Begrüßung, die dies offenlegt, etwa: „Hallo, Sie sind mit Lumes KI-Assistenten verbunden. Wie kann ich Ihnen helfen?“ Diese Entscheidung sollten Sie bewusst treffen.

Checkliste für die Einrichtung eines Restaurants

Wir würden in dieser Reihenfolge vorgehen. Der größte Aufwand entfällt auf die Informationen, nicht auf die Software.

Bevor Sie beginnen

• Ihre aktuelle Speisekarte als PDF oder Textdatei mit Preisen.
• Ihre Allergenmatrix als PDF, Word-Datei oder CSV (kein Foto).
• Öffnungszeiten für jeden Tag und die Schließtage der nächsten Monate.
• Ihre Buchungsregeln: angenommene Gruppengrößen, Dauer einer Tischbelegung, späteste Buchungszeit, Mindestvorlauf und Buchungszeitraum im Voraus.
• Ihre Richtlinien in einfachen Worten: Hunde, Kinder, Korkgeld, Gebühren für mitgebrachte Torten, Kartenzahlung, Servicegebühr und Kleiderordnung.
• Eine Liste mit allem, was die KI immer an Ihr Team übergeben muss: Beschwerden, Gruppen ab einer bestimmten Größe, exklusive Anmietungen, nicht beantwortbare Fragen zu Allergien und alles, was Geld betrifft.
• Eine Person, die während und nach dem Service für den Posteingang verantwortlich ist.

In Klugon

1. Registrieren Sie sich und starten Sie den 7-tägigen kostenlosen Test des Sprachprodukts (eine Karte wird benötigt und belastet, wenn der Test endet, sofern Sie nicht kündigen).
2. Füllen Sie Ihr Unternehmensprofil und Ihre Öffnungszeiten aus. Legen Sie Ihre Zeitzone fest.
3. Laden Sie Speisekarte und Allergenmatrix in die Wissensdatenbank hoch. Fügen Sie Ihre Richtlinien ein. Alternativ können Sie den Website-Scan ausführen, der Ihre Startseite und bis zu sieben wichtige Seiten liest.
4. Fügen Sie Ihre Links hinzu: Online-Reservierungsseite, Bestellseite für Speisen zum Mitnehmen, festliche Speisekarte und Karte.
5. Erstellen Sie Ihre Tisch-Services und hinterlegen Sie die Tische in jedem Service, wie oben beschrieben. Stellen Sie Zeitfenster-Intervall, Puffer, Mindestvorlauf, Buchungszeitraum und geschlossene Tage ein.
6. Verfassen Sie die Anweisungen für den Assistenten: Tonalität, Begrüßung, Allergenregel und Übergaberegeln.
7. Wählen Sie eine Stimme und eine Sprache.
8. Testen Sie den Assistenten im Browser. Rufen Sie mit den Fragen an, die Gäste tatsächlich stellen. Versuchen Sie, ihn aus dem Konzept zu bringen.
9. Verbinden Sie Slack oder Zapier, damit markierte Gespräche und neue Buchungen die zuständigen Personen erreichen.

Mit den einzelnen Kanälen live gehen

• Telefon. Telefonnummern können erst nach Ende des Tests hinzugefügt werden; während des Tests prüfen Sie den Assistenten im Browser. Kaufen Sie anschließend entweder eine neue Nummer oder behalten Sie Ihre bestehende: Klugon gibt Ihnen eine eigene Nummer, und Sie richten bei Ihrem Telefonanbieter eine Anrufweiterleitung von Ihrer aktuellen Leitung ein. Viele Restaurants leiten nur bei Nichtannahme oder Besetzt weiter, sodass Mitarbeitende weiterhin abheben, wenn sie können. Wir erklären, wie Sie Ihre Nummer mit einer Anrufweiterleitung behalten.
• WhatsApp. Verbinden Sie eine WhatsApp Business-Nummer über die Meta WhatsApp Cloud API. Sie benötigen eine Meta-App, die ID der Telefonnummer und ein Zugriffstoken. Die Website von Meta zu WhatsApp Business erklärt die Einrichtung des Kontos.
• Instagram und Messenger. Verbinden Sie Ihre Facebook-Seite und Ihr professionelles Instagram-Konto. Für Instagram-Nachrichten ist eine Prüfung der Meta-App erforderlich, bevor Mitglieder der Öffentlichkeit dem Assistenten Nachrichten senden können. Unsere Seite zur Instagram-DM-Automatisierung erklärt die Schritte.
• Website. Fügen Sie das Skript des Chat-Widgets vor dem schließenden Body-Tag Ihrer Website ein. Es funktioniert mit jedem Website-Baukasten. Einzelheiten finden Sie auf der Seite zum KI-Chatbot für Ihre Website.
• QR-Code. Drucken Sie den QR-Code für Ihre öffentliche Klugon-Seite aus und bringen Sie ihn am Fenster oder in der Rechnungsmappe an.

Tools, die Sie wahrscheinlich bereits verwenden, und wie sie zusammenpassen

Was eine KI-Rezeption für Restaurants kostet

Klugon wird in US-Dollar berechnet und besteht aus drei separaten Produkten. Restaurants beginnen meist mit der Sprachfunktion und ergänzen Messaging, wenn Gäste bereits Nachrichten senden.

Jede Telefonnummer kostet $9 pro Monat. Eine verbundene WhatsApp-Nummer kostet $19 pro Monat. Zusätzliche Sprachminuten kosten $15 je angefangene 100 Minuten. Bei jährlicher Zahlung erhalten Sie 20 % Rabatt. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

Die folgenden Beispiele verwenden Annahmen zur Veranschaulichung. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen.

Beispiel 1: Nur Überlauf und Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten

Annahmen:

• Ein Restaurant in einem Wohnviertel leitet Anrufe nur dann an Klugon weiter, wenn niemand abnimmt, sowie alle Anrufe nach Geschäftsschluss.
• Etwa 10 Anrufe pro Tag erreichen die KI.
• Ein durchschnittlicher Anruf dauert 2 Minuten.
• 30 Tage pro Monat.

Das ergibt 10 × 2 × 30 = 600 Minuten pro Monat und liegt innerhalb des Starter-Kontingents von 1.000 Minuten.

Kosten: $99 für Voice Starter plus $9 für die Nummer, also $108 pro Monat oder $88 pro Monat bei jährlicher Abrechnung ($79 + $9).

Beispiel 2: Jeder Anruf plus WhatsApp

Annahmen:

• Ein stark frequentiertes Restaurant leitet jeden Anruf an die KI weiter.
• Etwa 35 Anrufe pro Tag mit einer durchschnittlichen Dauer von 2,5 Minuten.
• Gäste schreiben außerdem über WhatsApp, etwa 200 Gespräche pro Monat.

Die Anrufe ergeben 35 × 2,5 × 30 = 2.625 Minuten pro Monat. Im Starter-Tarif liegen damit 1.625 Minuten über dem Kontingent. Das entspricht 17 angefangenen Blöcken von 100 Minuten zu je $15, also $255 zusätzlich zu $99. Bei diesem Volumen ist Business günstiger: $299 für 3.600 Minuten.

Kosten: $299 Voice Business + $9 Nummer + $79 Social Starter + $19 WhatsApp-Nummer = $406 pro Monat.

Im Vergleich zu einer Person am Telefon

Ab April 2026 beträgt der britische National Living Wage für Arbeitnehmende ab 21 Jahren £12,71 pro Stunde.

Nehmen wir an, Sie beschäftigen jemanden für 25 Stunden pro Woche am Telefon und an der Tür – von Donnerstag bis Samstag abends sowie während des Mittagsgeschäfts. Das ergibt 25 × £12,71 = £317,75 pro Woche oder ungefähr £1.377 pro Monat, jeweils vor Arbeitgeberbeiträgen zur National Insurance, Urlaubsentgelt und Rentenbeiträgen.

Das ist kein direkter Vergleich, und wir würden auch nicht behaupten, dass es einer ist. Eine gute Empfangskraft begrüßt Gäste, organisiert den Gastraum, kümmert sich um Beschwerden am Tisch und erkennt Stammgäste, die einen besseren Tisch verdienen. Eine KI kann nichts davon. Der realistische Vergleich ist, ob die KI die bereits vorhandene Empfangskraft während der wichtigsten Stoßzeiten vom Telefon entlastet. Außerdem antwortet sie um 7 Uhr morgens und um Mitternacht, wenn niemand dafür bezahlt wird, vor Ort zu sein.

Was eine verpasste Reservierung wert ist

Auch hier sollten Sie Ihre eigenen Zahlen einsetzen. Nehmen wir an:

• Während des Freitag- und Samstagservices bleiben 6 Anrufe pro Woche unbeantwortet.
• 1 von 3 Personen hätte reserviert.
• Die durchschnittliche Gruppe besteht aus 3 Personen.
• Der durchschnittliche Umsatz beträgt £30 pro Person.

Das ergibt 2 Buchungen × 3 Personen × £30 = £180 pro Woche oder ungefähr £780 pro Monat, die zu einem Wettbewerber gehen. Wenn diese Zahlen Ihren ähnlich sind, amortisiert sich die Überlaufeinrichtung aus Beispiel 1. Wenn Sie nur selten einen Anruf verpassen, ist das möglicherweise nicht der Fall – dann investieren Sie das Geld besser anderweitig.

Unser Leitfaden zu Restaurantreservierungen rund um die Uhr geht ausführlicher auf die Möglichkeiten ein, einschließlich solcher, die Klugon nicht verwenden.

So erkennen Sie, ob es funktioniert

Prüfen Sie nach einem Monat vier Dinge im Dashboard:

1. Telefonanrufe und Minuten. Wie viele Anrufe die KI angenommen hat und wann. Das Diagramm zu den geschäftigsten Zeiten zeigt, ob sie den Freitagsansturm auffängt oder hauptsächlich nach Geschäftsschluss antwortet.
2. Buchungen. Wie viele Tische über die KI und über welchen Kanal gebucht wurden. Vergleichen Sie, wenn möglich, mit denselben Wochen des Vorjahres.
3. Ohne Übergabe erledigt. Der Anteil der Gespräche, die die KI abgeschlossen hat, ohne sie zu markieren. Wenn dieser Anteil niedrig ist, fehlen Informationen oder Ihre Übergaberegeln sind zu weit gefasst.
4. Fragen ohne gute Antwort. Die nützlichste Liste überhaupt. Jeder Eintrag zeigt etwas, wonach Gäste fragen und was die KI nicht weiß. Schließen Sie diese Lücken im ersten Monat jede Woche.

Fragen Sie außerdem Ihr Team im Service. Wenn das Telefon am Empfang während des Service nicht mehr klingelt und sich morgens niemand über verpasste Nachrichten beschwert, haben Sie das gewünschte Ergebnis erreicht.

Cafés, Imbisse und Bäckereien

Restaurants sind nicht die einzigen Gastronomiebetriebe mit einem Telefonproblem, und die Anrufe unterscheiden sich je nach Betriebsart erheblich. Wir haben eigene Leitfäden für jede dieser Gruppen geschrieben:

• Cafés erhalten weniger Reservierungen und mehr Fragen wie „Haben Sie geöffnet?“, „Haben Sie Hafermilch?“ und „Kann ich den Kinderwagen mitbringen?“ Viele möchten einen KI-Assistenten für Cafés hauptsächlich für Nachrichten und die Website einsetzen, mit dem Telefon als Unterstützung. Der Leitfaden behandelt Gruppenbuchungen zum Brunch und Catering-Anfragen.
• Imbisse leben vom abendlichen Bestellansturm. Der Leitfaden befasst sich mit KI-Bestellungen für Imbisse: was die KI bei Fragen zur Speisekarte und bei Bestellungen leisten kann, die Allergenregeln für den Fernabsatz im Detail und ihr Zusammenspiel mit den Liefer-Apps.
• Bäckereien nehmen Wochen im Voraus individuelle Tortenbestellungen entgegen und erhalten zusätzlich Fragen dazu, was heute noch verfügbar ist. Der Leitfaden für Bäckereien erklärt, wie Bestelldetails für Torten (Größen, Geschmacksrichtungen, Beschriftung und Termine) aufgenommen und an die zuständige Person für die Preisangabe weitergeleitet werden.

Wenn Ihr Betrieb dazwischenliegt, zum Beispiel ein Bistro mit Feinkosttheke, lesen Sie den Leitfaden, der am besten zu den häufigsten Anrufen Ihres Betriebs passt.

Häufig gestellte Fragen

Kann eine KI Restaurantreservierungen telefonisch entgegennehmen?

Ja. Klugon beantwortet den Anruf, prüft anhand Ihrer Öffnungszeiten und Buchungsregeln freie Zeitfenster im integrierten Kalender, bucht den Tisch und nennt dem Gast während des Anrufs eine Referenz. Buchungen in OpenTable, ResDiary oder andere Reservierungssysteme sind nicht möglich.

Versendet die KI Buchungsbestätigungen oder Erinnerungen?

Nein. Der Gast erhält Bestätigung und Referenz direkt im Gespräch. Klugon versendet keine separate Bestätigung per E-Mail, SMS oder WhatsApp und verschickt keine Erinnerungen vor der Buchung.

Kann die KI Anzahlungen annehmen oder Gebühren für Nichterscheinen berechnen?

Nein. Buchungen über Klugon enthalten keinen Zahlungsschritt. Daher gibt es keine Anzahlungen, Kartenreservierungen oder Gebühren für Nichterscheinen. Wenn Sie Anzahlungen benötigen, führen Sie diese Buchungen weiterhin über Ihr bestehendes Reservierungssystem durch.

Kann die KI einen Anruf an die Restaurantleitung weiterleiten?

Nein. Sie kann einen Anruf nicht an eine Person durchstellen. Bei einem Anruf nimmt sie die Kontaktdaten und eine Notiz für Ihr Team auf. Diese erscheinen in Ihrer Lead-Liste sowie bei verbundener Integration in Slack oder Zapier. Der anrufenden Person teilt sie mit, dass jemand zurückrufen wird.

Wie beantwortet die KI Fragen zu Allergenen?

Ausschließlich anhand der von Ihnen hochgeladenen Allergeninformationen. Weisen Sie sie an, die Gerichte mit dem jeweiligen Allergen aufzulisten, ein Gericht niemals als sicher zu bezeichnen, den Gast auf das Gespräch mit der Bedienung hinzuweisen und die Frage an Ihr Team weiterzugeben. Aktualisieren Sie die Matrix jedes Mal, wenn sich die Speisekarte ändert.

Kann die KI Bestellungen für Speisen zum Mitnehmen annehmen?

Sie kann Fragen zur Speisekarte beantworten und Anrufende auf Ihre Online-Bestellseite verweisen. Außerdem kann sie eine Bestellung als Nachricht für Ihr Team aufnehmen. Sie sendet Bestellungen jedoch nicht an Ihre Kasse oder Ihren Küchendrucker und kann bei einem Anruf keine Zahlung annehmen.

Kann ich die KI nur verwenden, wenn viel los ist oder wir geschlossen haben?

Ja. Richten Sie auf Ihrer bestehenden Leitung eine Weiterleitung nur bei Nichtannahme oder Besetzt oder außerhalb der Öffnungszeiten ein. Mitarbeitende nehmen weiterhin ab, wenn sie können, und die KI übernimmt den Rest.

Kann ich die Telefonnummer meines Restaurants behalten?

Ja, indem Sie sie weiterleiten. Klugon stellt Ihnen für $9 pro Monat eine eigene Nummer bereit, an die Sie Ihre bestehende Leitung bei Ihrem Telefonanbieter weiterleiten. Eine Portierung der Nummer wird nicht unterstützt.

Welche Sprachen kann die KI am Telefon sprechen?

Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch. Sie wählen die Sprache für jeden Assistenten einzeln aus.

Kann ich die KI testen, bevor sie echte Anrufe annimmt?

Ja. Mit dem 7-tägigen kostenlosen Test können Sie den Assistenten im Browser mit Ihrer eigenen Speisekarte und Ihren Regeln prüfen. Zum Start des Tests wird eine Karte benötigt. Telefonnummern können nach Ende des Tests hinzugefügt werden.

Die KI-Rezeption von Klugon wird Ihr Restaurant nicht führen – und das sollte sie auch nicht versuchen. Richten Sie sie so ein, dass sie Buchungen und Fragen übernimmt, die Ihr Team vom Service abhalten, alles andere an Ihre Mitarbeitenden weitergibt und den Posteingang nach dem Service prüft.