KI Telefonannahme: wenn bei Ihnen gerade niemand abnehmen kann

Sie stehen auf dem Gerüst, der Kunde vor Ihnen erklärt gerade sein Problem mit der Heizung, und in der Hosentasche vibriert das Handy zum vierten Mal in einer Stunde. Abends hören Sie die Mailbox ab: zwei Leute ohne Rückrufnummer, einer, der nur "Rufen Sie zurück" sagt, und einer, der inzwischen einen anderen Betrieb gefunden hat. Eine KI Telefonannahme setzt genau da an. Sie nimmt den Anruf an, wenn Sie es nicht können, klärt das Anliegen und schreibt es so auf, dass Sie damit arbeiten können.

Klugon ist ein solcher Telefonbot für Unternehmen. Die KI spricht Deutsch und acht weitere Sprachen, antwortet aus Ihrem eigenen Wissen, bucht Termine und legt jedes Telefonat in einem gemeinsamen Postfach ab. Diese Seite geht nur um das Telefon: wie die Anrufe zur KI kommen, wie ein Gespräch abläuft, was Sie vorbereiten sollten, was es kostet und wo die Grenzen liegen. Die Übersicht über alle Kanäle steht auf der Seite zur KI-Rezeption.

Wie die KI Telefonannahme technisch abläuft

Sie müssen nichts über Telefontechnik wissen, um einen KI-Sprachassistenten für Ihr Unternehmen zu betreiben. Den Ablauf zu kennen hilft aber, ihn richtig einzurichten.

1. Der Anruf kommt auf einer Klugon-Nummer an. Das ist entweder eine Nummer, die Sie bei Klugon hinzugefügt haben, oder die Zielnummer, auf die Sie Ihre bestehende Geschäftsnummer umleiten. Ab dem Business-Tarif können Sie stattdessen einen eigenen SIP-Trunk anbinden.
2. Die KI meldet sich mit Ihrer Begrüßung, in der Sprache und Stimme, die Sie für diesen Assistenten eingestellt haben.
3. Das Gespräch läuft frei. Kein Tastenmenü, keine festen Antwortbäume. Wer dazwischenredet, wird gehört, die KI hört dann auf zu sprechen.
4. Die KI nutzt Werkzeuge, wenn das Gespräch sie braucht: Leistungen auflisten, freie Termine prüfen, einen Termin buchen oder stornieren, Produkte suchen, in Ihrer Wissensdatenbank nachsehen, Ihr Unternehmensprofil abrufen und eine Anfrage (Lead) anlegen.
5. Das Telefonat landet im Postfach als Gespräch auf dem Kanal Telefon, mit Dauer und Verlauf.
6. Termine und Anfragen stehen im Dashboard. Ab dem Business-Tarif gehen neue Anfragen, Buchungen und Übergaben zusätzlich an Slack oder Zapier.

Die KI nimmt nur Anrufe an. Sie ruft niemanden zurück, startet keine Anrufaktionen und verschickt keine SMS. Sie ist außerdem immer im Dienst, solange Ihr Tarif aktiv ist und Anrufe bei ihr ankommen. Eine Zeitsteuerung "ab 18 Uhr übernimmt die KI" gibt es in Klugon nicht. Das regeln Sie über die Rufumleitung Ihres Telefonanbieters.

Ihre bestehende Nummer behalten: Rufumleitung richtig einrichten

Die meisten Betriebe wollen ihre bekannte Nummer behalten, sie steht auf Fahrzeugen, Visitenkarten und im Google-Profil. Eine Rufnummernportierung zu Klugon gibt es nicht. Stattdessen leiten Sie Anrufe bei Ihrem Anbieter auf eine Klugon-Nummer um. Die kostet 9 US-Dollar im Monat und lässt sich erst nach dem 7-tägigen Testzeitraum hinzufügen.

Welche Umleitung zu Ihnen passt

Eine gute Kombination für viele kleine Betriebe: tagsüber "bei Nichtmelden" und "bei Besetzt", abends und am Wochenende "immer".

Codes für Mobilfunknummern

Für Handynummern gelten in deutschen Mobilfunknetzen in der Regel die standardisierten GSM-Codes. Sie tippen sie wie eine Rufnummer ein und drücken die Anruftaste:

• Bei Nichtmelden: **61*Zielnummer**20# (die Zahl am Ende ist die Wartezeit in Sekunden, üblich sind 5 bis 30)
• Bei Besetzt: **67*Zielnummer#
• Bei Nichterreichbarkeit: **62*Zielnummer#
• Immer: **21*Zielnummer#
• Alle Umleitungen löschen: ##002#

Die genaue Schreibweise und die Kosten der Umleitung können je nach Anbieter abweichen. Prüfen Sie das in der Hilfe Ihres Mobilfunkanbieters, bevor Sie live gehen.

Festnetz und Telefonanlage

Im Festnetz richten Sie Umleitungen meist im Kundencenter Ihres Anbieters, über den Router (etwa in der Telefonie-Einstellung einer Fritzbox) oder in der Oberfläche Ihrer Telefonanlage ein. Arbeiten Sie mit einer Cloud-Telefonanlage oder einem SIP-Anbieter, gibt es zwei Wege: eine normale Umleitung auf die Klugon-Nummer oder, ab dem Business-Tarif, die Anbindung Ihres eigenen SIP-Trunks an Klugon.

Kosten der Umleitung nicht vergessen

Umgeleitete Anrufe rechnet Ihr Telefonanbieter nach Ihrem Tarif ab, nicht Klugon. Klären Sie vorab, in welches Netz und Land die Zielnummer führt und was Ihr Anbieter dafür berechnet. Allgemeine Informationen zu Rufnummern und Telekommunikationsrecht finden Sie bei der Bundesnetzagentur.

Die Begrüßung: der wichtigste Satz am Telefon

Die Standardbegrüßung von Klugon lautet auf Englisch "Hello! Thank you for calling", gefolgt von Ihrem Firmennamen. Für einen deutschen Betrieb ist das der erste Punkt, den Sie ändern. Eine gute Begrüßung ist kurz, nennt den Betrieb, sagt, dass hier eine KI spricht, und lädt zum Reden ein.

Beispiele, die Sie anpassen können:

• Handwerk: "Elektro Wagner, guten Tag. Sie sprechen mit unserer KI-Assistentin, die Kollegen sind gerade auf Baustellen. Worum geht es?"
• Praxis: "Praxis Dr. Kaya, guten Tag. Hier spricht die digitale Telefonassistentin. Ich kann Termine vereinbaren und Ihr Anliegen aufnehmen. Bei einem Notfall wählen Sie bitte die 112."
• Salon: "Hallo bei Haarwerk, hier ist die KI-Assistentin des Salons. Möchten Sie einen Termin buchen?"

Den Hinweis auf die KI empfehlen wir aus zwei Gründen. Erstens erwarten Anrufende Ehrlichkeit, und ein Gespräch, das sich später als KI entpuppt, kostet Vertrauen. Zweitens sieht die europäische KI-Verordnung in Art. 50 vor, dass Menschen informiert werden, wenn sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist.

Was die KI am Telefon kann und was nicht

Das erledigt die KI selbst

• Fragen zu Öffnungszeiten, Anfahrt, Leistungen und Preisen beantworten
• freie Termine nennen, Termine buchen und stornieren
• in Ihrer Wissensdatenbank nachsehen, etwa zu Ablauf, Vorbereitung oder Gewährleistung
• Produkte aus Ihrem Katalog suchen und beschreiben
• Name, Rückrufnummer und Anliegen aufnehmen und als Anfrage speichern

Das kann sie am Telefon nicht

• Durchstellen. Die KI kann einen Anruf nicht an Sie oder eine Kollegin weiterverbinden. Sie nimmt das Anliegen auf, Ihr Team ruft zurück.
• Termine verschieben. Am Telefon bucht und storniert die KI. Verschieben geht im Chat und auf WhatsApp. Am Telefon wird daraus "alten Termin stornieren, neuen buchen", wenn die Anrufenden das möchten.
• Bezahlen. Am Telefon werden keine Zahlungen angenommen.
• Aufzeichnen. Klugon zeichnet keine Anrufe auf. Im Postfach steht der Gesprächsverlauf, wobei bei Telefonaten unter Umständen vor allem die Antworten der KI protokolliert sind.
• Zusammenfassung per E-Mail. Es gibt keine automatische Gesprächszusammenfassung an Sie. Sie sehen die Anrufe im Postfach und, wenn verbunden, Hinweise in Slack oder über Zapier.

Diese Anrufe sollte die KI gar nicht erst inhaltlich führen

• Notfälle: Rohrbruch, Gasgeruch, Stromausfall, akute Beschwerden. Die KI soll auf die Notrufnummern verweisen (112, bei Gas den Störungsdienst des Versorgers) und für Ihr Team markieren. Sie kann keine Notfälle an Ihr Handy durchleiten.
• Medizinische Fragen: Keine Diagnose, keine Dringlichkeitseinschätzung, keine Medikamentenauskunft. In Praxen gilt außerdem die Schweigepflicht, mehr dazu auf der Seite zur Arztpraxis.
• Rechts-, Steuer- und Finanzberatung: Die KI nimmt die Anfrage auf, beraten tut ein Mensch.
• Beschwerden: Lieber vollständig aufnehmen und zügig selbst zurückrufen.

Schreiben Sie diese Regeln als kurzen Text in Ihre Wissensdatenbank, etwa: "Bei Notfällen nennst du die 112 und nimmst Name und Nummer auf. Du gibst keine medizinischen Auskünfte."

Ein Beispielanruf aus dem Handwerk

Ein Beispielanruf. Der Betrieb ist erfunden.

Am Ende steht der Termin im Klugon-Kalender, Frau Krüger ist als Kontakt gespeichert, und das Gespräch liegt im Postfach. Die Anfahrtspauschale konnte die KI nennen, weil sie in der hinterlegten Preisliste steht. Ohne diese Information hätte sie sagen sollen, dass das Team den Preis nennt.

Warum gerade Handwerk und kleine Praxen profitieren

Der Zentralverband des Deutschen Handwerks zählt rund eine Million Handwerksbetriebe mit rund sechs Millionen Menschen. Ein großer Teil davon arbeitet ohne Büro, das den ganzen Tag besetzt ist. Wer auf der Baustelle steht, kann nicht telefonieren, und wer abends Angebote schreibt, will nicht noch Mailboxen abhören. Für Handwerksbetriebe haben wir eine eigene Seite zum Telefonservice für Handwerker, die auf Notdienst, Einsatzgebiete und Anfragen für Angebote eingeht.

In Arzt- und Zahnarztpraxen ist das Muster ein anderes: Das Team ist da, aber am Tresen, und die Telefonspitzen liegen morgens zwischen 8 und 10 Uhr. Die KI kann hier die Anrufe abfangen, die das Team nicht schafft, und Terminwünsche aufnehmen. Details stehen auf den Seiten zur Arztpraxis und zur Zahnarztpraxis. Für Gastronomie mit Reservierungen am Abend gibt es die Seite zur KI-Tischreservierung.

Sprachen, Stimmen und Akzente

Die KI führt Telefonate auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch. Die Sprache stellen Sie pro Assistent ein. Wer eine zweite Sprache anbieten möchte, legt einen zweiten Assistenten mit eigener Nummer an; Assistenten sind in allen Tarifen unbegrenzt. Polnisch, Türkisch und Russisch sind am Telefon nicht verfügbar.

Für die Stimme stehen zehn KI-Stimmen zur Auswahl. Hören Sie sich mehrere an und wählen Sie eine, die zu Ihrem Betrieb passt. Die Stimmen klingen natürlich, aber sie sind KI-generiert, und Ihre Anrufenden sollen das wissen.

Vorbereitung: was die KI vor dem ersten Anruf wissen muss

Eine KI Telefonannahme ist so gut wie die Informationen, die Sie ihr geben. Bevor Sie die Umleitung einschalten, sollte Folgendes hinterlegt sein:

• Unternehmensprofil: Name, Adresse, Öffnungszeiten, Kontaktdaten.
• Leistungen: mit Preis oder Preisspanne und Dauer, damit die KI Termine richtig plant.
• Einsatzgebiet oder Einzugsgebiet: Postleitzahlen oder Stadtteile, in die Sie fahren.
• Häufige Fragen: zehn bis zwanzig Fragen mit den Antworten, die Sie selbst geben würden.
• Regeln: was die KI nicht beantworten soll, wann sie aufnimmt statt antwortet, wie sie mit Notfällen umgeht.
• Kalender: Taktung, Pufferzeiten, Vorlaufzeit, Schließtage, Mitarbeitende. Mehr dazu auf der Seite zur KI-Terminbuchung.

Wissen laden Sie als Datei hoch (PDF, DOCX, TXT, MD, CSV bis 20 MB), fügen Text ein oder lassen Ihre Website scannen. Der Scan liest die Startseite und bis zu sieben weitere wichtige Seiten. Eine einmal importierte Seite wird nicht automatisch aktualisiert. Wenn sich Preise ändern, importieren Sie die Seite neu oder ändern Sie den Text.

Testen, bevor echte Kunden anrufen

Während des Testzeitraums gibt es noch keine Rufnummer. Sie sprechen mit Ihrem Assistenten im Browser. Nutzen Sie das gründlich:

1. Rufen Sie mit den fünf häufigsten Anliegen an, so wie Kunden sie formulieren, nicht wie Sie sie formulieren würden.
2. Testen Sie schwierige Fälle: Dialekt, Hintergrundlärm, jemand, der mitten im Satz das Thema wechselt.
3. Fragen Sie nach etwas, das nicht in Ihrem Wissen steht. Die KI soll das zugeben und Daten aufnehmen.
4. Spielen Sie einen Notfall durch und prüfen Sie, ob die KI die richtige Nummer nennt.
5. Buchen Sie einen Termin und kontrollieren Sie, ob er mit richtiger Dauer und richtiger Person im Kalender steht.

Kosten der KI Telefonannahme

Für die Telefonannahme buchen Sie den KI-Sprachagenten. Alle Preise in US-Dollar.

Jede Rufnummer kostet 9 US-Dollar im Monat. Zusätzliche Minuten kosten 15 US-Dollar je angefangene 100 Minuten. Die Sprachminuten umfassen Telefonate und Sprachgespräche im Browser. Der Business-Tarif bringt außerdem SIP-Trunking, Kalender-Anbindungen und Slack- sowie Zapier-Benachrichtigungen mit. Die vollständige Übersicht finden Sie auf der englischsprachigen Preisseite.

So schätzen Sie Ihren Minutenbedarf

Eine einfache Rechnung mit Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen:

• Ein Elektrobetrieb bekommt 25 Anrufe pro Werktag.
• Etwa 10 davon nimmt heute niemand an, weil alle auf Baustellen sind.
• Ein Gespräch mit der KI dauert im Schnitt drei Minuten, weil Adresse und Anliegen aufgenommen werden.
• Das ergibt 30 Minuten am Tag, bei 21 Werktagen 630 Minuten im Monat.

Der Starter-Tarif mit 1.000 Minuten reicht. Zusammen mit der Rufnummer liegen Sie bei 108 US-Dollar im Monat, bei jährlicher Zahlung bei 88 US-Dollar. Leiten Sie zusätzlich abends und am Wochenende alles auf die KI um, rechnen Sie diese Anrufe dazu. Bei rund 1.000 Minuten im Monat lohnt der Blick auf den Business-Tarif, bevor Zusatzminuten anfallen.

Ob sich das rechnet, entscheidet ein Gedanke: Wenn von zehn verpassten Anrufen pro Tag auch nur einer pro Woche ein Auftrag geworden wäre, was ist dieser Auftrag wert?

Testzeitraum

Sie können den Sprachagenten 7 Tage lang testen. Beim Abschluss hinterlegen Sie eine Zahlungsmethode, belastet wird sie erst nach Ablauf des Testzeitraums. Kündigen Sie vorher, zahlen Sie nichts. Telefonnummern werden erst nach dem Testzeitraum freigeschaltet, bis dahin testen Sie im Browser.

Telefonbot, Anrufbeantworter oder Telefonservice?

Wer über eine KI-Telefonannahme nachdenkt, vergleicht meist mit drei Alternativen. Jede hat ihren Platz.

Der Anrufbeantworter. Kostet fast nichts, aber viele Anrufende legen auf, ohne etwas zu sagen, und wer spricht, hinterlässt oft nur einen Namen. Sie erfahren erst beim Abhören, worum es ging, und rufen dann in die nächste Mailbox zurück. Ein KI-Sprachassistent fragt nach, bis das Anliegen klar ist, und bucht im besten Fall gleich den Termin.

Das klassische Sprachmenü. "Für Termine drücken Sie die 1." Das sortiert Anrufe, beantwortet aber keine Fragen. Ein Telefonbot für Unternehmen wie Klugon versteht freie Sprache und antwortet auf die konkrete Frage, ohne dass sich Anrufende durch Menüs tasten müssen.

Der externe Telefonservice. Ein Sekretariatsdienst mit echten Menschen kann Anrufe durchstellen, Empathie zeigen und mit ungewöhnlichen Situationen umgehen. Das kann die KI nicht. Dafür kostet ein solcher Dienst meist pro Minute oder pro Anruf, kennt Ihre Preise und Ihren Kalender oft nur aus einem Skript und notiert häufig nur eine Rückrufbitte. Wenn Durchstellen für Sie unverzichtbar ist, ist ein menschlicher Telefonservice die bessere Wahl.

Die eigene Empfangskraft. Unschlagbar bei Stammkundschaft, schwierigen Gesprächen und allem, was Fingerspitzengefühl braucht. Aber sie arbeitet zu festen Zeiten und kann nur ein Gespräch gleichzeitig führen. Viele Betriebe kombinieren deshalb: Die Empfangskraft nimmt ab, die KI übernimmt per Umleitung bei Besetzt, in der Mittagspause und nach Feierabend.

Woran Sie einen guten KI-Sprachassistenten erkennen

Unabhängig vom Anbieter lohnt es sich, im Test auf ein paar Punkte zu achten:

• Lässt er sich unterbrechen, ohne aus dem Konzept zu kommen?
• Gibt er zu, wenn er etwas nicht weiß, statt eine Antwort zu erfinden?
• Bucht er Termine, die zu Ihren echten Öffnungszeiten und Leistungsdauern passen?
• Sehen Sie nach dem Anruf sofort, was besprochen wurde?
• Sind die Preise und Grenzen klar dokumentiert, auch das, was er nicht kann?

Datenschutz am Telefon

Bei jedem Anruf verarbeitet die KI personenbezogene Daten, mindestens die Rufnummer, oft Name, Adresse und Anliegen. Grundlage ist die DSGVO.

Klugon wird von der Softaar Technologies UG (haftungsbeschränkt) aus Dresden betrieben. Die zuständige Aufsichtsbehörde für Klugon ist daher die Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte. Dienstleister wie OpenAI und Telnyx sitzen in den USA, die Übermittlung ist über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert. Wir sagen nicht, dass alle Daten in der EU gespeichert sind. Details stehen in der Datenschutzerklärung.

Für Ihren Betrieb heißt das:

• Ergänzen Sie Ihre Datenschutzhinweise um die KI-Telefonannahme.
• Klären Sie die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO mit uns, bevor Sie live gehen.
• Lassen Sie die KI nur das aufnehmen, was Sie wirklich brauchen.
• Nutzen Sie die Orientierungshilfen der Datenschutzkonferenz, unter anderem zu Künstlicher Intelligenz und Datenschutz, als Prüfliste.

Ein Vorteil gegenüber vielen Anrufbeantwortern: Klugon zeichnet keine Gespräche auf. Wer also in einer Begrüßung Aufzeichnungen ankündigt, sollte das bei Klugon nicht tun.

So prüfen Sie, ob die Telefonannahme funktioniert

In der Auswertung sehen Sie die Zahl der Telefonate, die gesprochenen Minuten, die durchschnittliche Gesprächsdauer, die stärksten Uhrzeiten und Wochentage sowie die Buchungen und Anfragen im Vergleich zum Vorzeitraum. Wichtige Fragen für die ersten Wochen:

• Wann rufen die Leute an? Die Auswertung nach Uhrzeit zeigt, ob Ihre Umleitung zu den richtigen Zeiten greift.
• Wie lang sind die Gespräche? Sehr kurze Gespräche deuten auf Aufleger hin, oft wegen einer unpassenden Begrüßung.
• Wie viele Anrufe enden mit Termin oder Anfrage? Wenn viele Anrufe ohne Ergebnis enden, fehlt der KI Wissen.
• Welche Fragen beantwortet sie schlecht? Die Insights-Seite listet sie, ergänzen Sie dafür Ihr Wissen.
• Rufen Sie die Anfragen zügig zurück? Die KI nimmt auf, zurückrufen müssen Sie. Offene Anfragen nach zwei Tagen zeigt die Insights-Seite an.

Häufige Fragen

Was ist eine KI Telefonannahme?

Eine KI-Telefonannahme ist ein Sprachassistent, der eingehende Anrufe für Ihr Unternehmen annimmt, Fragen beantwortet, Termine bucht und Anliegen aufnimmt. Bei Klugon spricht sie frei, ohne Tastenmenü, und antwortet aus Ihrem hinterlegten Wissen.

Kann die KI mich bei wichtigen Anrufen durchstellen?

Nein. Klugon kann Anrufe nicht weiterverbinden. Die KI nimmt das Anliegen auf und markiert es, ab dem Business-Tarif auch mit Hinweis in Slack oder über Zapier. Den Rückruf übernehmen Sie.

Muss ich meine Telefonnummer wechseln?

Nein. Sie richten bei Ihrem Anbieter eine Rufumleitung auf eine Klugon-Nummer ein, zum Beispiel nur bei Nichtmelden oder Besetzt. Ab dem Business-Tarif ist auch ein eigener SIP-Trunk möglich. Eine Portierung zu Klugon gibt es nicht.

Kann ich die Telefonannahme kostenlos testen?

Ja, 7 Tage lang im Browser. Sie hinterlegen beim Start eine Zahlungsmethode, die erst nach dem Test belastet wird, wenn Sie nicht vorher kündigen. Eine Rufnummer können Sie erst nach dem Testzeitraum hinzufügen.

Ruft die KI Kunden auch zurück?

Nein. Klugon nimmt nur eingehende Anrufe an. Es gibt keine ausgehenden Anrufe, keine Rückrufe durch die KI und keine SMS.

Werden die Telefonate aufgezeichnet?

Nein. Es gibt keine Aufzeichnungen. Jedes Telefonat erscheint im Postfach mit Dauer und Gesprächsverlauf, der aber nicht unbedingt jedes Wort der Anrufenden enthält.

Was passiert, wenn meine Minuten aufgebraucht sind?

Zusätzliche Minuten werden mit 15 US-Dollar je angefangene 100 Minuten abgerechnet. Behalten Sie die Minuten in der Auswertung im Blick und wechseln Sie bei dauerhaft höherem Bedarf in den nächsten Tarif.

Erkennt die KI Dialekte?

Sie versteht gesprochenes Deutsch in normaler Umgangssprache. Wie gut sie mit starkem Dialekt oder viel Hintergrundlärm zurechtkommt, sollten Sie im Browser-Test mit typischen Anrufen aus Ihrer Region ausprobieren.

Sagt die KI, dass sie eine KI ist?

Nur, wenn Sie es in die Begrüßung schreiben. Die Standardbegrüßung sagt es nicht. Wir empfehlen den Hinweis ausdrücklich.

Einen Überblick über alle Kanäle und Funktionen finden Sie auf der deutschen Startseite. Wenn Sie es direkt ausprobieren möchten: Konto anlegen, Wissen hinterlegen, Begrüßung schreiben und die ersten Testanrufe im Browser führen.