KI-Rezeption für Kliniken und Praxen

Montagmorgens um 08:00 Uhr klingeln in den meisten Praxen alle Telefone gleichzeitig. Zwei Personen am Empfang, eine Schlange am Tresen, jemand fragt nach dem Parkplatz – und eine Reihe von Anrufern möchte meistens eines von drei Dingen: einen Termin, eine Terminänderung oder eine Antwort auf eine Frage, die bereits auf Ihrer Website steht. Eine KI-Rezeption übernimmt die rein organisatorischen Anrufe aus dieser Warteschlange, damit sich Ihr Team um die Anliegen kümmern kann, bei denen eine Person gebraucht wird.

Diese Seite richtet sich an Inhaber und Praxismanager privater Hausarztpraxen, Zahnarztpraxen, Physiotherapie- und Therapiepraxen, Optiker und Tierarztpraxen. Sie erklärt, wie Telefon- und Nachrichtenaufkommen in einer Praxis tatsächlich aussieht, welche Aufgaben eine KI sicher übernehmen kann und welche sie niemals übernehmen darf. Außerdem geht es um die Fragen zum Datenschutz, die Sie beantworten müssen, bevor Patientendaten in ein KI-Tool gelangen – auch bei Klugon. Wir möchten lieber, dass Sie diesen Abschnitt lesen und entscheiden, dass der Zeitpunkt noch nicht gekommen ist, als dass Sie etwas aktivieren, das Ihr Datenschutzbeauftragter ablehnen würde.

Eine Regel zieht sich durch den gesamten Artikel: Der Assistent ist eine Rezeption, kein medizinischer Fachmann. Er triagiert nicht, interpretiert keine Symptome und gibt keine medizinische Beratung. In Notfällen wird den Anrufern gesagt, dass sie in Großbritannien die 999 oder 111 und in den USA die 911 anrufen sollen. Medizinische Fragen werden an Ihr Team weitergeleitet.

Was eine KI-Rezeption in einer Praxis erledigt

Wenn man den medizinischen Teil ausblendet, ist der Empfang einer Praxis im Grunde ein Buchungsbüro mit einer langen Liste wiederkehrender Antworten. Genau dafür ist eine KI-Rezeption gemacht.

Klugons KI-Rezeption beantwortet Ihre Telefonanrufe und den Chat auf Ihrer Website sowie – wenn Sie die Kanäle verbinden – WhatsApp, Instagram und Facebook Messenger. Auf jedem Kanal greift sie auf dieselben Informationen zurück: Ihre Öffnungszeiten, Ihre Leistungen und deren Dauer, Ihre Preisliste, Ihre Richtlinien sowie die Dokumente und Webseiten, die Sie bereitstellen. Konkret kann sie:

• Termine in Klugons integriertem Kalender buchen, anhand Ihrer Öffnungszeiten, der Dauer jedes Termintyps und der behandelnden Fachkraft. Sie prüft für jedes Teammitglied auf Überschneidungen, berücksichtigt eine von Ihnen festgelegte Mindestvorlaufzeit und einen Buchungszeitraum und überspringt Schließtage.
• Termine stornieren. Am Telefon kann sie eine Buchung stornieren und einen neuen Termin anbieten. Im Chat und in Nachrichten kann sie einen Termin auch in einem Schritt verschieben.
• Anfragen neuer Patienten aufnehmen: Name, Kontaktdaten, den Grund für den Besuch in den eigenen Worten des Patienten und wie er auf Sie aufmerksam geworden ist. Jede Anfrage wird als Lead gespeichert, den Ihr Team bearbeiten kann.
• Wiederkehrende Fragen anhand Ihrer eigenen Informationen beantworten: Preise, was mitzubringen ist, Parkmöglichkeiten, Dauer einer Untersuchung, ob Sie Kinder behandeln, ob Sie eine bestimmte Versicherung akzeptieren und Ihre Stornierungsbedingungen.
• Das Gespräch an Ihr Team übergeben, wenn eine Frage einen Bereich erreicht, den sie nicht beantworten sollte. Das bedeutet: Sie markiert das Gespräch als bearbeitungsbedürftig, zeigt es mit dem Hinweis „Benötigt eine Person“ in Ihrem Posteingang an und sendet bei Tarifen mit Slack oder Zapier eine Benachrichtigung dorthin. Der Anrufer wird nicht direkt zu jemandem durchgestellt. Weiter unten erklären wir, warum das für eine Praxis wichtig ist.
• Rund um die Uhr antworten. Bei Anrufen gibt es keinen Schalter für Geschäftszeiten: Wenn Ihre Nummer an Klugon weitergeleitet wird und Ihr Tarif aktiv ist, nimmt die Rezeption sonntags um 03:00 Uhr genauso ab wie dienstags um 10:00 Uhr.

Bei Anrufen spricht sie Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch. Das hilft Praxen mit Patienten, die sich in einer anderen Sprache wohler fühlen – solange Sie daran denken, dass sie auch in dieser Sprache nur organisatorische Aufgaben übernimmt.

Was sie nicht erledigt, ist für eine Praxis genauso wichtig. Sie versendet keine Terminerinnerungen, Rückrufschreiben oder SMS-Nachrichten. Sie versendet keine Bestätigungs-E-Mails; der Patient erhält die Buchungsreferenz direkt im Gespräch. Sie zeichnet keine Anrufe auf. Sie tätigt keine ausgehenden Anrufe. Und sie verbindet sich nicht mit medizinischen Systemen wie EMIS, SystmOne, Dentally, Cliniko oder Ihrer Praxissoftware für Tiermedizin. Wenn diese Einschränkungen für Sie ein Ausschlusskriterium sind, sollten Sie es jetzt wissen.

Welche Anrufe eine Praxis tatsächlich erhält

Bevor Sie entscheiden, welche Aufgaben Sie einer KI überlassen, lohnt es sich, die eingehenden Anrufe aufzulisten. Die meisten Praxen, die eine Woche lang mitzählen, erkennen dasselbe Muster: ein großer Block routinemäßiger Verwaltungsaufgaben, ein kleinerer Block von Anrufen, die medizinisches Urteilsvermögen erfordern, und einige wenige, die wirklich dringend sind.

Routinemäßige Terminbuchungen

Das macht den größten Teil aus. „Kann ich eine Kontrolluntersuchung buchen?“ „Haben Sie am Donnerstag nach der Arbeit noch etwas frei?“ „Ich muss morgen absagen, mein Sohn ist krank.“ „Kann ich meinen Folgetermin auf nächste Woche verschieben?“ In einer Physiotherapiepraxis sind es Erstuntersuchungen und Folgetermine, beim Optiker Sehtests und Kontaktlinsenkontrollen, beim Tierarzt Impfungen, Krallenschneiden und Nachkontrollen nach Operationen, in der Zahnarztpraxis Untersuchungen und Prophylaxetermine.

Diese Anrufe folgen Regeln, die Sie längst auswendig kennen. Erstuntersuchungen dauern länger als Folgetermine. Neue Patienten können nicht bei der Fachkraft gebucht werden, die im März ausscheidet. Die Dentalhygienikerin arbeitet freitags nicht. Sobald diese Regeln festgehalten sind, kann eine KI sie zu jeder Uhrzeit konsequent anwenden.

Anfragen neuer Patienten und Kunden

„Nehmen Sie neue Patienten auf?“ „Bieten Sie Sportmassagen an?“ „Wie viel kostet ein Termin beim Privatarzt?“ „Mein Hund wurde gerade umplatziert – können wir ihn anmelden?“ Diese Anrufer vergleichen verschiedene Anbieter. Wenn niemand abnimmt, rufen viele bei der nächsten Praxis auf ihrer Liste an – und Sie erfahren nie, dass sie angerufen haben. Deshalb lohnt es sich besonders, diese Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten aufzufangen.

Verwaltungsfragen mit festen Antworten

Preise. Parkmöglichkeiten. Ob der Zugang stufenlos ist. Ob Sie eine bestimmte Versicherung oder Direktabrechnung akzeptieren. Was zu einem ersten Termin mitzubringen ist. Wie lange eine Beratung zu einem Zahnimplantat dauert. Wie man eine Rechnungskopie erhält. Diese Fragen haben jedes Mal dieselbe Antwort und kosten Ihr Empfangsteam Zeit.

Anrufe, die medizinisches Fachpersonal benötigen

„Ich habe gestern einen Zahn gezogen bekommen und es blutet immer noch.“ „Mein Rücken ist seit der Behandlung am Dienstag schlimmer – soll ich die Übungen weiter machen?“ „Meine Katze hat seit zwei Tagen nichts gefressen.“ „Kann ich Ibuprofen zusammen mit dem Medikament nehmen, das mir der Arzt gegeben hat?“ „Sind meine Ergebnisse schon da?“ Für jede dieser Fragen wird eine medizinisch geschulte Person benötigt – oder zumindest jemand, der die Patientenakte einsehen kann. Eine KI darf diese Fragen nicht beantworten. Der nächste Abschnitt zeigt, wie Sie das sicherstellen.

Dringende und Notfallanrufe

Brustschmerzen. Atemnot. Starke Blutungen. Eine sich ausbreitende Schwellung im Gesicht. Ein Hund, der Schokolade oder Rattengift gefressen hat. Eine plötzliche Veränderung des Sehvermögens. Diesen Anrufern muss sofort und unmissverständlich gesagt werden, wohin sie sich wenden sollen: in Großbritannien an 999 oder 111, in den USA an 911 oder an Ihren ärztlichen Bereitschaftsdienst beziehungsweise tierärztlichen Notdienst.

Stoßzeiten und saisonale Schwankungen

Das Muster unterscheidet sich je nach Praxisart, ist aber in den meisten Praxen erkennbar. Wenn die Leitungen öffnen, gibt es einen Ansturm, besonders montags und nach einem Feiertag. Danach folgen die Mittagszeit und die Stunde nach Feierabend. Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten häufen sich abends, wenn die Menschen nach Hause kommen und sich daran erinnern, dass sie noch einen Termin buchen wollten.

Auch die Jahreszeiten verändern die Mischung. Im Winter gibt es in allgemeinmedizinischen Praxen mehr Erkrankungen und mehr Anfragen nach Terminen am selben Tag. Im Januar beginnen viele Menschen mit neuen Gesundheitsplänen für das Jahr: Physiotherapie wegen einer Laufverletzung oder die längst aufgeschobene Zahnkontrolle. Im Spätsommer gibt es bei Optikern den vorhersehbaren Ansturm auf Sehtests vor dem neuen Schuljahr. Für Tierärzte bringen die Zeit des Feuerwerks und die Wochen vor Weihnachten ihre eigenen wiederkehrenden Anrufe – von verängstigten Tieren bis zu Dingen, die sie nicht hätten fressen dürfen.

Die nationale Statistik zeigt, warum der telefonische Zugang für Patienten wichtig ist. In der 2025 GP Patient Survey, veröffentlicht von Ipsos, gaben 52,9 % der Patienten an, dass es einfach sei, ihre Hausarztpraxis telefonisch zu erreichen – gegenüber 49,7 % im Jahr 2024. Das betrifft den britischen NHS und nicht private Kliniken, zeigt aber recht gut, wie Patienten das Erreichen einer Praxis empfinden.

Keine Triage, keine medizinische Beratung: die wichtigste Regel

Wenn Sie nur eine Sache aus dieser Seite mitnehmen, dann diese: Eine KI-Rezeption in einer Praxis darf niemals triagieren, Symptome interpretieren oder medizinische Beratung geben. Dabei spielt es keine Rolle, wie leistungsfähig das zugrunde liegende Modell ist oder wie überzeugend es klingt. Eine Rezeption, die einem Anrufer mit Brustschmerzen sagt, er solle sich „ausruhen und abwarten“, wäre ein Desaster. Ebenso eine Rezeption, die einem Elternteil sagt, der Ausschlag des Kindes „klinge nicht ernst“. Das ist weder von einer Person an Ihrem Empfang noch von einer Software akzeptabel.

Der Assistent von Klugon folgt den Anweisungen und Informationen, die Sie ihm geben. Damit sind Ihre Anweisungen der Sicherheitsmechanismus – und es liegt an Ihnen, sie vor dem Start zu testen. Wir empfehlen folgende Einrichtung.

Notfälle werden an 999, 111 oder 911 verwiesen

Schreiben Sie eine ausdrückliche Anweisung in das Verhalten des Assistenten: Wenn ein Anrufer etwas beschreibt, das nach einem Notfall klingt, oder sagt, dass es dringend ist, soll der Assistent ihn auffordern aufzulegen und sofort 999 beziehungsweise in den USA 911 anzurufen – und nichts weiter tun. Er soll keine Rückfragen stellen und nicht versuchen, einen Termin zu buchen. Er soll nicht beurteilen, ob der Notfall tatsächlich besteht.

Für alles, was dringend, aber kein Notfall ist, hinterlegen Sie die richtige Nummer für Ihre Patienten. In England ist das der NHS 111, online unter 111.nhs.uk oder telefonisch. Für eine Tierarztpraxis ist es die Nummer des tierärztlichen Notdienstes. Für eine Zahnarztpraxis ist es Ihre zahnärztliche Notfallregelung oder 111. Der NHS hat einen verständlichen Leitfaden dazu, wann man 999 anrufen sollte, den Sie beim Verfassen dieser Anweisungen lesen sollten.

Die entscheidende Designentscheidung lautet: Im Zweifel den Notfallweg wählen. Sie möchten einen Assistenten, der einem Anrufer mit leichter Verdauungsstörung empfiehlt, 111 anzurufen – nicht einen, der entscheidet, dass Brustbeschwerden wahrscheinlich harmlos sind. Schreiben Sie ausdrücklich, dass er Symptome nicht einschätzen kann und es nicht versuchen darf.

Medizinische Fragen gehen an Ihr Team

Alles, was Symptome, Medikamente, Testergebnisse, den Behandlungsverlauf, die Frage nach einem Praxisbesuch oder die Frage betrifft, ob etwas nach einem Eingriff normal ist, ist eine medizinische Frage. Die Aufgabe des Assistenten besteht darin, sie zu erkennen und weiterzugeben – nicht darin, sie zu beantworten.

In der Praxis sollte der Assistent bei einer medizinischen Frage drei Dinge tun:

1. Dem Anrufer sagen, dass er dazu keine Beratung geben kann und ein Mitglied des medizinischen Teams helfen muss.
2. Namen, Telefonnummer und eine kurze Notiz dazu aufnehmen, worum es geht – in den eigenen Worten des Anrufers.
3. Das Gespräch an Ihr Team übergeben, sodass es in Ihrem Posteingang als bearbeitungsbedürftig markiert erscheint.

Außerdem sollte er gleichzeitig noch einmal auf den Notfallweg hinweisen: „Wenn es schlimmer wird oder Sie sich Sorgen machen, rufen Sie 111 an – bei einem Notfall 999.“ Dieser eine Satz hilft, falls der Anrufer seine Symptome zuvor heruntergespielt hat.

Was „das Gespräch an Ihr Team übergeben“ bedeutet

Das muss ausdrücklich erklärt werden, weil viele Menschen annehmen, eine KI-Rezeption könne einen Anrufer zur Pflegekraft durchstellen. Das kann Klugon nicht. Es gibt keine Live-Anrufweiterleitung.

Bei einer Übergabe markiert der Assistent das Gespräch als eskaliert, protokolliert es und zeigt es in Ihrem Posteingang mit dem Hinweis „Benötigt eine Person“ an. Wenn Sie Slack oder Zapier verbunden haben (beides erfordert einen Business-Tarif oder höher), wird zusätzlich eine Benachrichtigung dorthin gesendet. Danach ruft jemand aus Ihrem Team den Patienten von Ihrem eigenen Telefon aus zurück.

Für eine Praxis hat das zwei Folgen. Erstens erfolgt die Übergabe nicht sofort. Ihre Anweisungen dürfen daher niemals den Eindruck erwecken, dies sei der Fall. Der Assistent sollte sagen: „Ein Mitglied unseres Teams ruft Sie zurück“, nicht: „Ich stelle Sie durch.“ Zweitens ist eine Übergabe nur so gut wie die Person, die sie überwacht. Legen Sie fest, wer den Posteingang wie oft prüft und was außerhalb der Öffnungszeiten geschieht. Beachten Sie außerdem, dass der Assistent nach einer Übergabe nicht pausiert: Wenn der Patient weiterredet, antwortet er weiter. Ihre Anweisungen sollten ihm sagen, dass er auch dann bei organisatorischen Themen bleiben muss.

Fragen, die der Assistent ablehnen muss

Eine kurze Liste hilft beim Verfassen der Anweisungen. Der Assistent sollte ablehnen und das Gespräch übergeben, wenn ein Anrufer ihn bittet:

• zu sagen, ob ein Symptom ernst ist oder ob er untersucht werden muss;
• zu Medikamenten, Dosierungen oder Wechselwirkungen zu beraten;
• Testergebnisse mitzuteilen, zu erklären oder nachzuverfolgen;
• Ratschläge zur Nachsorge zu geben, die über das wortgetreue Vorlesen eines von Ihnen bereitgestellten Merkblatts hinausgehen;
• zu entscheiden, ob ein Haustier heute in die Praxis kommen muss;
• ein Folgerezept auszustellen oder dies zu versprechen;
• einen Behandlungsplan zu ändern oder zu sagen, ob Übungen fortgesetzt werden sollen;
• den Termin oder die Unterlagen einer anderen Person zu bestätigen oder zu besprechen.

Der letzte Punkt betrifft den Datenschutz genauso wie die Medizin. Der Assistent sollte einem Anrufer nicht sagen, ob sein Partner einen Termin hat – ganz gleich, wie plausibel die Anfrage klingt.

Testen Sie ihn wie eine neue Empfangskraft

Bevor Patienten den Assistenten erreichen, sollten Sie eine Stunde lang versuchen, ihn aus dem Konzept zu bringen. Nutzen Sie während der Testphase den Browser-Test. Beschreiben Sie beiläufig Brustschmerzen. Fragen Sie, ob ein Bluterguss nach einer Blutabnahme normal sei. Sagen Sie: „Es ist wahrscheinlich nichts, aber …“ und beobachten Sie, was passiert. Fragen Sie nach Medikamenten. Geben Sie sich als besorgter Tierhalter aus, dessen Hund Weintrauben gefressen hat. Jeder dieser Fälle sollte mit dem Notfallweg oder einer Übergabe enden – niemals mit einer Beruhigung. Wenn das nicht passiert, verschärfen Sie die Formulierung und testen Sie erneut. Wiederholen Sie die Übung jedes Mal, wenn Sie die Informationen oder Anweisungen des Assistenten ändern.

Wo sich der Assistent für eine Praxis lohnt

Mit dieser Grenze im Hinterkopf wird klar, wo eine KI-Rezeption für eine Praxis nützlich ist.

Terminbuchungen außerhalb der Öffnungszeiten. Abends setzen sich viele Menschen hin und organisieren ihre Woche. Ein Patient, der eine Physiotherapie-Erstuntersuchung buchen möchte und von einem Assistenten den Dienstag um 17:30 Uhr angeboten bekommt, bucht. Ein Patient, der nur die Mailbox erreicht, bucht möglicherweise woanders. Für die meisten Praxen ist das der deutlichste Vorteil. Wenn Sie vorsichtig beginnen möchten, können Sie zunächst nur Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten annehmen lassen.

Überlauf zu Stoßzeiten. Über die Anrufweiterleitung Ihres Telefonanbieters können Sie Anrufe nur dann an Klugon senden, wenn Ihre Leitungen besetzt sind oder nach einer festgelegten Anzahl von Klingelzeichen niemand abnimmt. Ihr Team nimmt weiterhin die Anrufe entgegen, die es schafft; der Assistent fängt den Rest auf. Unser Leitfaden zur Beibehaltung Ihrer Nummer mit Anrufweiterleitung erklärt die Optionen.

Stornierungen. Ein Patient, der um 21:00 Uhr absagt, gibt einen Termin frei, den jemand anderes um 21:15 Uhr über denselben Assistenten buchen kann. Ohne diese Möglichkeit bleibt der Termin häufig bis zum nächsten Morgen unbesetzt.

Wiederkehrende Fragen. Preise, Parkmöglichkeiten und Informationen dazu, was mitzubringen ist, eignen sich für den Website-Chat genauso wie für das Telefon. Jede Frage, die der Assistent beantwortet, ist ein Anruf, den Ihr Team nicht annehmen musste.

Patienten, die Nachrichten bevorzugen. Viele Menschen würden lieber mittags eine WhatsApp schreiben, als anzurufen. Für die Verbindung mit WhatsApp ist eine Einrichtung bei Meta erforderlich. Sobald sie abgeschlossen ist, antwortet dort derselbe Assistent.

Wenn Sie speziell das Thema Terminbuchung vertiefen möchten, erklärt unsere Seite zur KI-Terminbuchung, wie Zeitfenster, Puffer und Mitarbeiter funktionieren. Die Seite zum Anrufbeantwortungsservice außerhalb der Öffnungszeiten behandelt die Einrichtung für Abende und Wochenenden ausführlicher.

Zwei Beispielgespräche

Beide Beispiele wurden für diese Seite geschrieben. Die Praxen und Patienten sind frei erfunden. Sie zeigen das Verhalten, das Sie konfigurieren und testen sollten, und sind keine Aufzeichnungen echter Anrufe. Klugons Stimmen werden von einer KI erzeugt.

Beispiel 1: Physiotherapie-Termin nach Feierabend

Ein Beispielanruf. Northgate Physio ist eine erfundene Praxis mit zwei Behandlungsräumen. Telefonat, Dienstag, 19:42 Uhr.

Worauf Sie achten sollten: Der Assistent sagte in der Begrüßung, dass er eine KI ist, weil die Praxis diese Begrüßung selbst formuliert hat. Die Standardbegrüßung von Klugon tut das nicht – Sie sollten daher eine eigene schreiben. Er lehnte die medizinische Frage ohne Zögern ab, verwies trotzdem auf 111 und bot einen Rückruf statt einer Weiterleitung an. Die Buchung berücksichtigte die richtige Termindauer, den richtigen Preis und die tatsächliche Verfügbarkeit der behandelnden Person.

Beispiel 2: Ein Zahnarztanruf, der weitergeleitet werden muss

Ein Beispielanruf. Harbour Lane Dental ist eine erfundene Praxis. Telefonat, Samstag, 22:10 Uhr.

Worauf Sie achten sollten: Der Assistent fragte nicht nach dem Zahn, bot keinen Termin an und ließ sich nicht umstimmen, als der Anrufer die Situation herunterspielte. Genau dieses Verhalten sollten Sie in den Anweisungen festlegen und testen. Die „Notiz für das Team“ ist eine Übergabe. Jemand in der Praxis sieht sie am Montagmorgen – oder früher in Slack, falls es verbunden ist – und kann sich melden.

Patientendaten: DSGVO, ICO und CQC

Lesen Sie diesen Abschnitt gemeinsam mit Ihrem Datenschutzverantwortlichen oder der Person in Ihrer Praxis, die sich um den Datenschutz kümmert. Nichts in diesem Abschnitt stellt eine Rechtsberatung dar. Es geht um die Fragen, die Sie beantworten müssen, bevor Sie Patientenanrufe über ein KI-Tool leiten.

Gesundheitsdaten gehören zu den besonderen Kategorien

Nach der britischen DSGVO sind Informationen über die Gesundheit einer Person Daten besonderer Kategorien. Für ihre Verarbeitung gelten zusätzlich zu den normalen Regeln weitere Bedingungen. Die ICO-Leitlinien dazu, was als Daten besonderer Kategorien gilt, stellen klar, dass dazu Informationen gehören, die den Gesundheitszustand einer Person offenlegen. Das umfasst mehr, als Sie vielleicht denken. Wenn ein Anrufer sagt: „Ich buche, weil mein Rücken wieder Probleme macht“, hat er Ihnen bereits etwas über seinen Gesundheitszustand mitgeteilt. Dasselbe gilt für die Buchung einer „Nachkontrolle nach einer Operation“ oder eines „Abstrichs“.

Sie benötigen daher eine Rechtsgrundlage und eine zusätzliche Bedingung für die Verarbeitung. In Ihrer Datenschutzerklärung müssen Sie Patienten darüber informieren, wie ihre Anrufe und Nachrichten bearbeitet werden. Außerdem müssen Sie sicher sein, dass jeder Auftragsverarbeiter in der Kette geeignet ist. Dieselben ICO-Leitlinien erläutern die geltenden Bedingungen.

Führen Sie zuerst eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch

Wenn ein KI-System vor Patienten eingesetzt wird und dabei Gesundheitsdaten verarbeitet werden, ist eine Datenschutz-Folgenabschätzung zu erwarten. Die ICO erklärt, wann eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist und wie sie durchgeführt wird. Führen Sie sie vor dem Start durch, nicht danach. Dadurch halten Sie fest, welche Daten der Assistent erfasst, wohin sie übertragen werden, wer sie sehen kann und wie lange Sie sie aufbewahren. Die Antworten beeinflussen, wie Sie den Assistenten konfigurieren.

Was Sie speziell über Klugon wissen müssen

Hier sind die Fakten, damit Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung auf konkreten Informationen statt auf Marketing basiert:

• Wer wir sind. Klugon wird von Softaar Technologies UG, einem deutschen Unternehmen, betrieben und unterliegt der DSGVO. Unsere Datenschutzerklärung, die am Fuß jeder Seite verlinkt ist, erläutert Rechtsgrundlagen, Rechte betroffener Personen und Aufbewahrungsfristen.
• Wohin Daten übertragen werden. Gespräche werden von Auftragsverarbeitern verarbeitet, zu denen Google Firebase, OpenAI und Telnyx gehören. Unsere Datenschutzerklärung führt sie als in den USA ansässig auf; die Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln abgesichert. Wir behaupten nicht, dass Daten in der EU oder im Vereinigten Königreich bleiben – und Sie sollten das nicht voraussetzen.
• Keine Zertifizierungen. Klugon ist nicht nach SOC 2, ISO 27001 oder PCI zertifiziert und nicht HIPAA-konform. Wir schließen keine Business Associate Agreements ab.
• Trennung. Die Daten jedes Unternehmens werden getrennt gespeichert. Die Wissenssuche ist ausschließlich auf Ihr Unternehmen beschränkt.
• Export und Löschung. Sie können Leads, Kunden, Gespräche und andere Datensätze als CSV exportieren und einzelne Datensätze löschen. Eine vollständige Löschung erfolgt auf Anfrage per E-Mail. Wenn Sie einen Kunden löschen, werden seine Gespräche oder Buchungen nicht automatisch gelöscht. Das müssen Sie in Ihren Löschfristen berücksichtigen.
• Keine Gesprächsaufzeichnungen. Anrufe werden gestreamt, nicht aufgezeichnet. Jeder Anruf erscheint in Ihrem Posteingang als Gespräch mit Dauer und Nachrichtenprotokoll. Das Protokoll zeigt möglicherweise nur die Seite des Assistenten.

Wenn Ihre Datenschutz-Folgenabschätzung ergibt, dass Sie keine Gesundheitsinformationen von Patienten an diese Auftragsverarbeiter senden können, nehmen Sie das ernst. Eine vorsichtige Einrichtung ist dennoch möglich: Verwenden Sie den Assistenten nur für allgemeine Fragen und die Buchung routinemäßiger Termine, weisen Sie ihn an, nicht nach Symptomen oder Besuchsgründen zu fragen, und verweisen Sie alles andere auf einen Rückruf durch Ihr Team. Manche Praxen werden auch das für einen zu großen Schritt halten. Das ist eine legitime Entscheidung.

Erfassen Sie nur das Notwendige

Wie auch immer Sie sich entscheiden: Konfigurieren Sie den Assistenten so, dass er nur die benötigten Informationen erfasst. Für die meisten Buchungen sind das Name, Telefonnummer und Termintyp. Für einen routinemäßigen Termin braucht er kein Geburtsdatum, keine NHS-Nummer, keine Versicherungsnummer und keine Beschreibung von Symptomen. Wenn der Besuchsgrund Ihrem Team wirklich hilft, fragen Sie allgemein danach („neues Problem oder Folgetermin?“), nicht nach medizinischen Einzelheiten.

Informieren Sie Patienten, dass sie mit einer KI sprechen

Die Standardbegrüßung von Klugon sagt nicht, dass der Anrufer mit einer KI spricht. Schreiben Sie daher eine eigene Begrüßung, die dies klarstellt. Für eine Praxis ist das keine Frage bloßer Höflichkeit. Patienten haben ein Recht darauf zu verstehen, wie ihre Informationen verarbeitet werden. Außerdem bleiben sie eher bei organisatorischen Themen, wenn sie wissen, dass keine medizinische Fachkraft am anderen Ende ist.

CQC und Dokumentation

Wenn Ihre Praxis in England bei der Care Quality Commission registriert ist, muss Ihre Governance abdecken, wie Sie Aufzeichnungen und Informationen verwalten. Die CQC-Leitlinien zu Regulation 17, Good Governance behandeln die Führung vollständiger und korrekter Aufzeichnungen sowie deren sichere Aufbewahrung. Für eine KI-Rezeption bedeutet das in der Praxis zwei Dinge. Alle medizinisch relevanten Informationen, die über sie eingehen – etwa ein Patient, der ein Problem meldet, oder eine Nachricht an den Arzt –, müssen nach Ihrem üblichen Verfahren in die Patientenakte gelangen. Der Klugon-Posteingang ist kein medizinisches Dokumentationssystem. Außerdem sollte Ihre Richtlinie festlegen, wer den Posteingang wie oft prüft und was mit übergebenen Gesprächen geschieht. Ein Prüfer wird wissen wollen, woran Sie erkennen, dass eine Nachricht über einen sich verschlechternden Patienten nicht ein ganzes Wochenende ungelesen geblieben ist.

Zahnarztpraxen unterstehen bei den beruflichen Standards dem GDC, Tierärzte dem RCVS. Für beide gilt dasselbe Prinzip: Die KI ist Teil Ihres Verwaltungsprozesses. Ihre beruflichen Pflichten gehen nicht auf die KI über.

Für Praxen in den USA: HIPAA

Wenn Sie in den USA ein Covered Entity sind, verlangt HIPAA mit jedem Anbieter, der in Ihrem Auftrag geschützte Gesundheitsdaten verarbeitet, ein Business Associate Agreement. Das HHS veröffentlicht Beispielbestimmungen für Business Associate Agreements, die zeigen, was dazugehört. Klugon schließt keine BAAs ab und ist nicht HIPAA-konform. Verwenden Sie Klugon daher nicht für die Verarbeitung von PHI. Die oben beschriebene vorsichtige Einrichtung – nur allgemeine Fragen und keine Patientendaten – ist das Äußerste, was ein US-amerikanisches Covered Entity in Betracht ziehen sollte. Auch das sollten Sie mit Ihrem Compliance-Berater prüfen.

Die Praxisarten in diesem Themenbereich

Kliniken haben vieles gemeinsam, aber Anrufe, Regeln und Risiken unterscheiden sich je nach Praxisart. Auf den folgenden Seiten wird jeweils eine Praxisart ausführlich behandelt.

Medizinische Praxen und private Hausarztpraxen

Private Hausarztpraxen, Gesundheitsuntersuchungen und Angebote mit spontanen Besuchen, bei denen ein großer Teil der Anrufe auf Terminbuchungen und Preise entfällt und die medizinische Grenze besonders wichtig ist. Unsere Seite zur KI-Rezeption für medizinische Praxen behandelt Beratungsarten, Fragen zu privaten Gebühren und die Formulierung des Notfallwegs.

Zahnarztpraxen

Untersuchungen, Prophylaxe, Notfälle und Beratungstermine zu Behandlungen sowie NHS- und Privatpatienten mit sehr unterschiedlichen Fragen. Die Seite zur KI-Rezeption für Zahnärzte behandelt Termindauern, Anrufe wegen Zahnschmerzen und Informationen, die eine Zahnarztpraxis vom Assistenten fernhalten sollte.

Optiker

Sehtests, Kontaktlinsenkontrollen, Abholungen und Reparaturen sowie der vorhersehbare Ansturm vor dem neuen Schuljahr. Die Seite zur KI-Terminbuchung beim Optiker behandelt diese Themen sowie Sehsymptome, die immer an eine Person weitergegeben werden müssen.

Physiotherapeuten und Therapeuten

Physiotherapie, Osteopathie, Sportmassage, Beratung und andere Gesprächstherapien, bei denen Erstuntersuchungen und Folgetermine den größten Teil der Buchungen ausmachen. Die Seite zum Buchungsassistenten für Therapeuten behandelt Sitzungstypen, Pakete und die besondere Vorsicht, die erforderlich ist, wenn ein Anrufer bei einem psychischen Gesundheitsdienst in einer Krisensituation ist.

Tierarztpraxen

Impfungen, Kastrationen, Nachkontrollen nach Operationen und ein stetiger Strom besorgter Tierhalter sowie die Frage nach dem tierärztlichen Notdienst außerhalb der Öffnungszeiten. Die Seite zur KI-Rezeption für Tierärzte behandelt Giftstoffe, die Weiterleitung an Tiernotdienste und die richtigen Antworten, wenn ein Tierhalter Angst hat.

Buchungen: Klugons Kalender und Ihr Praxissystem

Hier ist die ehrliche Antwort, denn diese Frage stellen Praxen zuerst.

Klugon bucht in seinen eigenen integrierten Kalender. Dieser kennt Ihre Öffnungszeiten, Ihre Zeitzone, die Dauer jeder Leistung, die zuständigen Fachkräfte, Puffer zwischen Terminen, die Mindestvorlaufzeit, den Zeitraum, in dem Patienten im Voraus buchen können, und Schließtage. Stornierte Termine geben ihr Zeitfenster wieder frei. Ihr Team kann Buchungen im Dashboard bearbeiten, stornieren oder löschen; dabei wird auf Überschneidungen geprüft.

Was Klugon nicht kann: sich mit medizinischen oder Praxisverwaltungssystemen verbinden. Wenn Ihr Terminbuch in EMIS, SystmOne, Dentally, Cliniko, Jane, Pabau oder einem tiermedizinischen System liegt, kann Klugon es weder lesen noch beschreiben. In Business-Tarifen und höher kann der Assistent Google-, Outlook- oder Apple-Kalender prüfen und nach der Einrichtung Calendly-Links versenden. Das ist jedoch keine zuverlässige Synchronisierung in beide Richtungen.

Damit bleiben drei praktikable Modelle:

1. Klugons Kalender ist das Terminbuch. Das eignet sich für eine kleine Praxis, die kein medizinisches System für Termine verwendet: etwa einen selbstständigen Physiotherapeuten, eine Beratungspraxis oder eine kleine Privatpraxis.
2. Klugon verwaltet einen Block von Zeitfenstern. Sie reservieren einige Termine – zum Beispiel Erstuntersuchungen für neue Patienten oder Anfragen außerhalb der Öffnungszeiten für den nächsten Morgen – und der Assistent bucht sie in Klugons Kalender. Das Empfangsteam überträgt sie jeden Morgen in das Hauptsystem. Es ist eine doppelte Erfassung, aber bei einer bekannten und kleinen Anzahl von Terminen.
3. Der Assistent nimmt Anfragen statt Buchungen entgegen. Er erfasst die Daten des Patienten und bevorzugte Zeiten als Lead und übergibt sie an das Team. Dieses bucht im Hauptsystem und ruft zurück. Sie verzichten auf die sofortige Buchung, verhindern aber Doppelbuchungen und erreichen weiterhin die Anrufer am Abend, die sich sonst an eine andere Praxis gewandt hätten.

Denken Sie daran, dass keine automatische Bestätigungs-E-Mail oder SMS versendet wird. Der Patient erhält eine Referenz im Gespräch. Wenn Ihre Praxis Bestätigungen über ihr eigenes System versendet, bleiben diese mit Modell 2 oder 3 möglich.

Einrichtungs-Checkliste für eine Praxis

Arbeiten Sie diese Punkte der Reihe nach durch. Bei den meisten geht es darum, Informationen aufzuschreiben, die Ihr Team bereits kennt.

Vor dem Start

• Führen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung oder zumindest eine dokumentierte Risikobewertung für den Assistenten durch (siehe den Abschnitt zum Datenschutz weiter oben).
• Entscheiden Sie, welches Buchungsmodell Sie verwenden: Klugons Kalender, einen Block von Zeitfenstern oder nur Anfragen.
• Entscheiden Sie, welche Anrufe der Assistent übernehmen soll: nur außerhalb der Öffnungszeiten, Überlauf oder alle Anrufe.
• Benennen Sie die Person, die den Posteingang auf Übergaben prüft, und legen Sie fest, wie oft dies geschieht – auch am Wochenende.

Legen Sie die Regeln des Assistenten fest

• Die Notfallregel: Alles, was dringend klingt, wird sofort und ohne weitere Fragen an 999 beziehungsweise in den USA an 911 verwiesen.
• Ihr Weg für dringende, aber nicht lebensbedrohliche Fälle: 111, Ihr Dienstleister außerhalb der Öffnungszeiten oder Ihr tierärztlicher Notdienst.
• Die Liste medizinischer Fragen, die der Assistent ablehnen und übergeben muss.
• Welche Informationen er erfassen darf und wonach er niemals fragen darf.
• Eine Begrüßung, die sagt, dass der Anrufer mit dem KI-Assistenten der Praxis spricht.

Fügen Sie Ihre Praxisinformationen hinzu

• Leistungen mit Dauer und den dafür zuständigen Fachkräften.
• Öffnungszeiten, Schließtage und Arbeitszeiten des Teams.
• Preisliste, Zahlungsmethoden sowie akzeptierte Versicherungen oder Tarife.
• Ablauf für neue Patienten, Stornierungsbedingungen, Informationen zu benötigten Unterlagen, Parkmöglichkeiten und Zugang.
• Patientenmerkblätter, die der Assistent wortgetreu vorlesen darf, als PDF- oder Word-Dateien. Gescannte PDFs werden nicht gelesen; verwenden Sie daher textbasierte Dateien.

Verbinden und testen

• Starten Sie die 7-tägige Testphase (eine Karte ist erforderlich; die Zahlung erfolgt nach Ende der Testphase, sofern Sie nicht kündigen). Testen Sie während der Testphase Anrufe im Browser.
• Führen Sie die Belastungstests aus dem Abschnitt zur Triage durch: Brustschmerzen, Fragen zu Medikamenten, Testergebnisse und ein verängstigter Tierhalter.
• Fügen Sie den Website-Chat mit einem Script-Tag hinzu und testen Sie ihn auf dieselbe Weise.
• Holen Sie sich nach der Testphase eine Klugon-Nummer und richten Sie bei Ihrem Telefonanbieter die Anrufweiterleitung dorthin ein. Sie können Ihre bestehende Nummer nicht portieren, aber durch die Weiterleitung bleibt sie die Nummer, die Patienten wählen.
• Wenn Sie Slack verwenden, verbinden Sie es für Benachrichtigungen bei Übergaben (Business-Tarif oder höher).

Im ersten Monat

• Lesen Sie in der ersten Woche jedes übergebene Gespräch.
• Prüfen Sie auf der Insights-Seite, welche Fragen der Assistent nicht gut beantworten konnte, und ergänzen Sie die fehlenden Informationen.
• Wiederholen Sie die Sicherheitstests nach jeder Änderung der Anweisungen.

Kosten: Beispiele mit Berechnung

Die Preise von Klugon werden in US-Dollar angegeben. Das Sprachprodukt kostet im Starter-Tarif $99 pro Monat (1.000 Minuten), im Business-Tarif $299 (3.600 Minuten) und im Scale-Tarif $499 (6.000 Minuten), bei monatlicher Abrechnung oder 20 % weniger bei jährlicher Abrechnung. Jede Telefonnummer kostet $9 pro Monat. Zusätzliche Minuten kosten $15 je begonnenen 100 Minuten. Der Website-Chat ist ein separates Produkt ab $49 pro Monat. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

Die folgenden Beispiele basieren auf den genannten Annahmen. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Zahlen.

Beispiel 1: Kleine Physiotherapiepraxis, außerhalb der Öffnungszeiten und bei Überlauf

Annahmen:

• Der Assistent übernimmt Anrufe nach 18:00 Uhr, am Wochenende und wenn beide Leitungen besetzt sind.
• Das sind etwa 12 Anrufe pro Tag beim Assistenten, durchschnittlich 3 Minuten pro Anruf.
• Die Praxis ist 26 Tage im Monat geöffnet; die Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten verteilen sich über den Monat.

Minuten: 12 × 3 × 26 = 936 Minuten pro Monat, innerhalb der 1.000 Minuten des Starter-Tarifs.

Kosten: $99 + $9 für die Nummer = $108 pro Monat oder $88 pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

Slack- oder Google-Kalender-Verbindungen sind im Starter-Tarif nicht enthalten. Übergaben erscheinen daher nur im Klugon-Posteingang und auf der Insights-Seite. Für eine Praxis dieser Größe kann das ausreichen, sofern jemand jeden Morgen die Meldungen prüft.

Der Vergleich: dieselben Abend- und Mittagszeiten mit einer Person abdecken. Nehmen wir 15 Stunden pro Woche an. Beim britischen National Living Wage von £12,71 pro Stunde ab April 2026 entspricht das etwa £191 pro Woche vor Arbeitgeberbeiträgen zur National Insurance, Rentenbeiträgen und Urlaubsvergütung – oder ungefähr £825 pro Monat. Nur wenige Praxen würden diese Zeiten überhaupt besetzen. Genau das ist der Punkt: Die realistische Alternative ist meist die Mailbox.

Beispiel 2: Zahnarztpraxis mit höherem Anrufaufkommen

Annahmen:

• Der Assistent übernimmt tagsüber den Überlauf und außerhalb der Öffnungszeiten alle Anrufe.
• Etwa 40 Anrufe pro Tag erreichen ihn, durchschnittlich 3,5 Minuten pro Anruf.
• 22 Arbeitstage plus Wochenendanrufe, insgesamt etwa 25 Tagesvolumen.

Minuten: 40 × 3,5 × 25 = 3.500 Minuten, innerhalb der 3.600 Minuten des Business-Tarifs.

Kosten: $299 + $9 = $308 pro Monat oder $248 pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Der Business-Tarif umfasst Slack- und Zapier-Benachrichtigungen sowie Kalenderverbindungen, die eine Praxis dieser Größe für Übergaben nutzen möchte.

Wenn ein besonders arbeitsreicher Monat 4.000 Minuten erreicht, kosten die zusätzlichen 400 Minuten 4 × $15 = $60.

Beispiel 3: Was ein verpasster Anruf wert ist

Annahmen, die Sie durch Ihre eigenen Zahlen ersetzen sollten:

• Derzeit bleiben außerhalb der Öffnungszeiten oder zu Stoßzeiten 8 Anrufe pro Woche unbeantwortet.
• 1 von 4 dieser Anrufer hätte einen Termin gebucht.
• Der durchschnittliche Ersttermin ist £60 wert.

Das sind 2 Buchungen pro Woche oder etwa £520 an Terminen pro Monat, die derzeit an andere Praxen gehen – Folgebehandlungen noch nicht mitgerechnet. Wenn Ihre tatsächlichen Zahlen auch nur annähernd so aussehen, amortisiert sich Beispiel 1 mit zwei Buchungen pro Monat. Wenn Ihre Telefone bereits zuverlässig beantwortet werden, ist das möglicherweise nicht der Fall. Auch diese Erkenntnis ist wertvoll. Unser Vergleich KI-Rezeption vs. menschliche Rezeption erläutert die Vor- und Nachteile ausführlicher.

Woran Sie erkennen, ob es funktioniert

Geben Sie dem System einen Monat und prüfen Sie anschließend vier Punkte.

Vom Assistenten vorgenommene Buchungen. Die Analytics-Seite zeigt Buchungen, Anrufe und Minuten nach Kanal, Tag und Stunde. Sehen Sie sich die Uhrzeiten an: Wenn die meisten Buchungen des Assistenten abends eingehen, ist das Umsatz, den Ihre Telefone vorher nicht erfasst haben.

Übergaben. Die Zahlen unter „Vom Assistenten bearbeitet“ zeigen, wie viele Gespräche an eine Person gingen. Eine hohe Übergaberate in den ersten Wochen bedeutet meist, dass Informationen fehlen. Lesen Sie die übergebenen Gespräche und ergänzen Sie die Antworten in der Wissensbasis. Eine Übergaberate von null ist ebenfalls ein Warnsignal. Sie könnte bedeuten, dass der Assistent Fragen beantwortet, die er nicht beantworten sollte. Lesen Sie daher eine Auswahl der Gespräche.

Fragen ohne gute Antwort. Die Insights-Seite listet Fragen auf, mit denen der Assistent Schwierigkeiten hatte, sowie die am häufigsten gestellten Fragen der letzten 30 Tage. Beides ist eine Aufgabenliste für Ihre Wissensbasis.

Die Sicht Ihres Teams. Fragen Sie den Empfang, ob sich die Warteschlange am Montagmorgen verändert hat und ob die aus dem Posteingang übernommenen Nachrichten klar genug sind, um damit zu arbeiten. Falls nicht, ändern Sie, welche Informationen der Assistent erfasst.

Testen Sie außerdem weiterhin die Sicherheitsregeln. Ein monatlicher fünfminütiger Durchlauf durch die Notfall- und Medizinszenarien ist eine günstige Versicherung.

Häufig gestellte Fragen

Was ist eine KI-Rezeption für medizinische Praxen?

Dabei handelt es sich um eine Software, die Anrufe und Nachrichten einer Praxis beantwortet, Termine bucht und storniert, Verwaltungsfragen anhand Ihrer eigenen Informationen beantwortet und medizinische Anliegen an Ihr Team weitergibt. Der Assistent von Klugon übernimmt ausschließlich den organisatorischen Teil. Er triagiert niemals und gibt keine medizinische Beratung.

Kann eine KI-Rezeption Patienten triagieren?

Nein, und sie sollte auch nicht dafür eingerichtet werden. Sie konfigurieren den Assistenten von Klugon so, dass er alles Dringende sofort an 999, 111 oder 911 verweist und medizinische Fragen an Ihr Team weitergibt, ohne sie zu beantworten. Testen Sie diese Anweisungen vor dem Start und nach jeder Änderung.

Kann sie einen Anrufer zu einer Pflegekraft oder zum Praxismanager durchstellen?

Nein. Klugon bietet keine Live-Anrufweiterleitung. Der Assistent markiert das Gespräch für Ihr Team. Es erscheint in Ihrem Posteingang mit dem Hinweis, dass eine Person benötigt wird. In Business-Tarifen kann zusätzlich eine Benachrichtigung an Slack oder Zapier gesendet werden. Anschließend ruft Ihr Team den Patienten zurück.

Ist Klugon HIPAA-konform oder schließt es ein BAA ab?

Beides ist nicht der Fall. Klugon ist nicht HIPAA-konform und schließt keine Business Associate Agreements ab. US-amerikanische Covered Entities sollten Klugon daher nicht für die Verarbeitung geschützter Gesundheitsdaten verwenden. Klugon ist außerdem nicht nach SOC 2 oder ISO 27001 zertifiziert.

Wo werden Patientendaten verarbeitet?

Klugon wird von einem deutschen Unternehmen betrieben und unterliegt der DSGVO. Zu den Auftragsverarbeitern gehören Google Firebase, OpenAI und Telnyx. In der Datenschutzerklärung werden sie als in den USA ansässig aufgeführt; die Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln abgesichert. Wir behaupten nicht, dass Daten in der EU oder im Vereinigten Königreich gespeichert werden. Lesen Sie die Datenschutzerklärung und führen Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung durch, bevor Sie Patientenanrufe an Klugon weiterleiten.

Funktioniert es mit EMIS, SystmOne, Dentally oder Cliniko?

Nein. Klugon bucht in seinen eigenen Kalender und verbindet sich nicht mit medizinischen oder Praxisverwaltungssystemen. Viele Praxen lassen den Assistenten Buchungsanfragen aufnehmen oder einen Block von Zeitfenstern verwalten und übertragen diese anschließend in ihr Hauptsystem.

Versendet es Terminerinnerungen oder Bestätigungen?

Nein. Klugon versendet keine Erinnerungen, Rückrufnachrichten, SMS oder Bestätigungs-E-Mails. Der Patient erhält die Buchungsreferenz direkt im Gespräch. Wenn Sie Bestätigungen benötigen, versenden Sie diese weiterhin über Ihr eigenes System.

Wissen Patienten, dass sie mit einer KI sprechen?

Nur wenn Ihre Begrüßung dies sagt, denn die Standardbegrüßung tut es nicht. Schreiben Sie für eine Praxis eine Begrüßung, die den Anrufern mitteilt, dass sie mit dem KI-Assistenten der Praxis sprechen.

Kann ich meine Praxisnummer behalten?

Ja, über eine Anrufweiterleitung. Klugon kann Nummern nicht portieren. Nach der Testphase können Sie jedoch eine Klugon-Nummer erhalten und Ihre bestehende Leitung dorthin weiterleiten – für alle Anrufe oder nur für besetzte, unbeantwortete und außerhalb der Öffnungszeiten eingehende Anrufe.

Wie lange dauert die kostenlose Testphase?

Sieben Tage, eine Karte ist erforderlich. Nach Ende der Testphase wird Ihnen der Betrag berechnet, sofern Sie nicht kündigen. Während der Testphase testen Sie den Assistenten im Browser. Eine Telefonnummer kann erst nach Ende der Testphase hinzugefügt werden.

Bevor Sie sich entscheiden

Eine KI-Rezeption für medizinische Praxen lohnt sich, wenn Ihr Problem im Verwaltungsaufwand liegt: Anrufer, die für eine Terminbuchung nicht durchkommen, Fragen, die den Empfang binden, und Anfragen am Abend, die bei der zuerst erreichbaren Praxis landen. Sie lohnt sich nicht, wenn sie medizinische Aufgaben übernehmen soll oder Ihre Datenschutzbewertung ergibt, dass Patientendaten nicht an die beteiligten Auftragsverarbeiter übermittelt werden dürfen. Führen Sie die Datenschutz-Folgenabschätzung durch, formulieren Sie die Sicherheitsregeln, testen Sie sie gründlich und beginnen Sie mit Anrufen außerhalb der Öffnungszeiten, wenn Sie das Verhalten zunächst beobachten möchten, bevor Sie die geschäftigsten Zeiten abdecken.