Eine KI-Telefonrezeption für Anrufe, die Sie verpassen

Das Telefon klingelt, während Sie gerade bei einem Kunden sind. Oder auf halber Höhe einer Leiter, mitten beim Färben oder während Sie abends abschließen. Sie lassen den Anruf durchgehen und versprechen sich, zurückzurufen. Wenn Sie es dann tun, hat der Anrufer bereits bei jemand anderem gebucht. Die meisten kleinen Unternehmen verlieren Aufträge nicht, weil sie ihre Arbeit schlecht machen. Sie verlieren sie, weil niemand frei war, um abzunehmen.

Eine KI-Telefonrezeption sorgt dafür, dass immer jemand erreichbar ist. Klugon nimmt Ihre Geschäftsnummer mit einer natürlich klingenden KI-Stimme entgegen, spricht mit Anrufern in klarer Sprache, beantwortet Fragen anhand Ihrer Informationen, bucht Termine in Ihren Kalender und notiert die Angaben, die Ihr Team für die weitere Bearbeitung braucht. Die KI arbeitet nachts und am Wochenende, ohne Mittagspause.

Auf dieser Seite erfahren Sie genau, wie das mit Klugon funktioniert: Was während eines Anrufs passiert, wie Sie den Dienst einrichten und Ihre bestehende Nummer weiterleiten, was die KI selbst erledigt und was sie einem Menschen überlässt, was es kostet und wo ihre Grenzen liegen. Wir waren bewusst konkret – auch bei den Dingen, die sie noch nicht kann –, denn genau diese Details entscheiden, ob der Dienst zu Ihrem Unternehmen passt.

Was eine KI-Telefonrezeption während eines Anrufs tatsächlich erledigt

Wenn man das Marketing beiseitelässt, erledigt eine Telefonrezeption vier Aufgaben. Sie nimmt Anrufe in Ihrem Namen entgegen. Sie gibt Anrufern die gewünschten Informationen. Sie bucht Termine, wenn jemand kommen möchte. Und wenn ein Mensch gebraucht wird, nimmt sie eine vollständige Nachricht auf. Klugons KI erledigt all das – mit einigen Grenzen, die Sie im Voraus kennen sollten.

Sie meldet sich im Namen Ihres Unternehmens

Wenn ein Anruf Ihre Klugon-Nummer erreicht, meldet sich die KI mit Ihrer Begrüßung. Wenn Sie keine eigene verfasst haben, lautet die Standardbegrüßung „Hallo! Vielen Dank für Ihren Anruf“, gefolgt von Ihrem Unternehmensnamen und „Wie kann ich Ihnen heute helfen?“. Wir empfehlen, eine eigene Begrüßung zu schreiben (mehr dazu im Abschnitt zur Einrichtung), nicht zuletzt, weil die Standardbegrüßung nicht sagt, dass der Anrufer mit einer KI spricht.

Danach spricht der Anrufer einfach los. Es gibt kein „Drücken Sie 1 für die Öffnungszeiten“. Fragen können so gestellt werden wie an einen Menschen. Anrufer können ihre Meinung ändern oder dazwischenreden, während die KI noch spricht. Sobald der Anrufer zu sprechen beginnt, hört die KI auf und hört zu – das ist wichtiger, als es klingt. Nichts lässt eine automatisierte Leitung roboterhafter wirken als eine Stimme, die einfach über Sie hinweg weiterspricht.

Sie antwortet anhand Ihrer Informationen

Die KI rät nicht bei Preisen und erfindet keine Parkregelung. Sie antwortet anhand Ihrer eigenen Informationen: den von Ihnen eingetragenen Leistungen und Preisen, Ihrem Unternehmensprofil (Adresse, Öffnungszeiten, Kontaktdaten) und Ihrer Wissensdatenbank. Diese kann hochgeladene Dokumente, eingefügten Text und von Ihrer Website importierte Seiten enthalten. Während eines Anrufs kann die KI die Wissensdatenbank durchsuchen und Ihre Leistungen und Produkte nachschlagen.

Die Qualität ihrer Antworten ist daher ein direktes Abbild der Qualität Ihrer Informationen. Wenn Ihre Stornierungsbedingungen nirgendwo schriftlich festgehalten sind, worauf die KI zugreifen kann, kann sie sie auch nicht nennen. Wenn sie keine Antwort hat, sollte sie das sagen und die Kontaktdaten des Anrufers aufnehmen – genau so sollten Sie sie einrichten.

Sie bucht in Ihren Kalender

Für Unternehmen mit Terminbetrieb ist die Buchungsfunktion meist der wichtigste Grund für eine KI-Telefonrezeption. Klugons KI kann Ihre Leistungen auflisten, freie Zeiten prüfen, einen Termin erstellen und einen Termin stornieren – alles während des Anrufs. Die Verfügbarkeit stammt aus Klugons integriertem Buchungskalender. Dabei werden Ihre Öffnungszeiten, Zeitzone, Leistungsdauer, zuständigen Mitarbeiter, gewünschten Puffer zwischen Terminen und erforderliche Vorlaufzeit berücksichtigt. Der Anrufer erhält vor dem Auflegen eine Buchungsreferenz.

Wenn Sie Ihre Termine lieber in einem anderen Kalender verwalten, kann Klugon auch Google-, Outlook- oder Apple-Kalender prüfen und Calendly-Links versenden, sobald Sie diese im Business-Plan oder höher verbunden haben. Die Seite KI-Terminbuchung erklärt die Buchungsfunktion ausführlich, einschließlich der Funktionsweise externer Kalender und ihrer Grenzen.

Sie nimmt die Angaben für Ihr Team auf

Bei manchen Anrufen brauchen Sie Unterstützung durch einen Menschen: bei einer Beschwerde, einem Angebot für einen ungewöhnlichen Auftrag, einem Lieferanten oder einer Frage, auf die die KI keine Antwort hat. In solchen Fällen nimmt die KI den Namen, die Telefonnummer und das Anliegen des Anrufers auf, speichert alles als Lead und sagt ehrlich, dass sich jemand zurückmelden wird. Sie kann den Anrufer nicht zu Ihnen durchstellen (darauf kommen wir noch zurück, denn das ist die wichtigste Einschränkung auf dieser Seite). Sie sorgt aber dafür, dass die Nachricht vollständig und an einem Ort vorliegt – statt auf einem Haftzettel oder einer Voicemail, die Sie erst am Donnerstag abhören.

Wie Klugons KI-Anrufannahme hinter der Nummer funktioniert

Sie müssen die Technik nicht verstehen, um sie zu nutzen. Wenn Sie den Ablauf kennen, können Sie den Dienst aber besser einrichten und Probleme leichter erkennen.

1. Ein Anruf geht bei Ihrer Klugon-Nummer ein. Das ist entweder eine Nummer, die Sie von Klugon erhalten haben, oder Ihre bestehende Nummer, die Ihr Telefonanbieter an eine Klugon-Nummer weiterleitet. Unternehmen im Business-Plan oder höher können auch ihren eigenen SIP-Trunk auf Klugon verweisen.
2. Die KI antwortet mit Ihrer Begrüßung in der Sprache und Stimme, die Sie für diesen Assistenten ausgewählt haben.
3. Sie hört zu und antwortet in einem normalen Gespräch. Der Anrufer kann jederzeit dazwischenreden.
4. Sie verwendet Tools, wenn das Gespräch sie braucht. Bei einem Anruf stehen folgende Aktionen zur Verfügung: Leistungen auflisten, freie Zeiten prüfen, einen Termin erstellen, einen Termin stornieren, Ihre Produkte durchsuchen, Ihre Wissensdatenbank durchsuchen, Ihr Unternehmensprofil lesen und einen Lead erfassen.
5. Der Anruf wird in Ihrem Posteingang gespeichert – als Telefongespräch mit Dauer und Gesprächsprotokoll.
6. Buchungen und Leads erscheinen in Ihrem Dashboard. Wenn Sie Slack oder Zapier verbunden haben (Business-Plan und höher), werden neue Leads und Buchungen dort ebenfalls veröffentlicht.

Der Dienst ist ausschließlich eingehend. Klugon nimmt Anrufe an, tätigt aber keine. Es gibt keine ausgehenden Anrufe, keine von der KI veranlassten Rückrufe und keine Textnachrichten.

Die KI antwortet außerdem immer dann, wenn Ihr Tarif aktiv ist und Anrufe an sie weitergeleitet werden. Es gibt keinen integrierten Zeitplan, der sie um 18 Uhr einschaltet und um 9 Uhr ausschaltet. Wenn sie nur bestimmte Anrufe annehmen soll, steuern Sie das über die Weiterleitungseinstellungen Ihres Telefonanbieters. Darauf gehen wir im Abschnitt zur Einrichtung und ausführlicher auf der Seite zur Anrufannahme außerhalb der Geschäftszeiten ein.

Sprachen und Stimmen

Sie legen die Sprache für jeden Assistenten fest. Bei Anrufen antwortet Klugon auf Englisch (US oder UK), Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch. Wenn viele Ihrer Anrufer eine dieser Sprachen sprechen, können Sie einen zweiten Assistenten in dieser Sprache einrichten. Jeder Tarif umfasst unbegrenzt viele Assistenten. Im Starter-Tarif ist jedoch eine Telefonnummer enthalten. Eine zweite Nummer für eine weitere Sprache erfordert daher Business (drei Nummern) oder Scale.

Sie können aus zehn Stimmen wählen. Sie werden von einer KI erzeugt und klingen natürlich, sind aber keine Aufnahme einer Person. Wir behaupten auch nicht, dass Anrufer nicht erkennen können, dass es sich um eine KI handelt. Wählen Sie eine Stimme, die zu Ihrem Unternehmen am Telefon passt, und rufen Sie sich selbst einige Male an, bevor Sie sich festlegen.

Das hören Anrufer zuerst

Ihre Begrüßung ist wichtiger als jeder andere Satz. Sie wird bei jedem Anruf gehört, setzt den Ton und ist der beste Ort, offen zu sagen, dass der Anrufer mit einem KI-Assistenten spricht. Klugon lässt Sie Ihre Begrüßung selbst formulieren. Eine gute Begrüßung ist kurz, sagt, wer antwortet, und lädt den Anrufer ein, sein Anliegen zu nennen:

Lesen Sie die Begrüßung laut vor, bevor Sie sie speichern. Wenn Sie mehr als einmal Luft holen müssen, ist sie zu lang.

Ein Beispielanruf

Juniper Lane Hair ist ein erfundener Salon mit drei Plätzen. Der Salon hat Leistungen mit Preisen und Dauer eingetragen, Öffnungszeiten von Dienstag bis Samstag, 9 bis 18 Uhr, festgelegt und seine Richtlinien in die Wissensdatenbank eingefügt, darunter: „Alle Neukunden für Colorationen benötigen mindestens 48 Stunden vor dem Termin einen Hautverträglichkeitstest.“ Der Salon nutzt den Business-Plan und hat Slack verbunden. Der Anruf geht an einem Montagabend ein, wenn der Salon geschlossen ist.

KI: Vielen Dank für Ihren Anruf bei Juniper Lane Hair. Sie sprechen mit unserem KI-Assistenten. Ich kann Termine buchen und Fragen zu unseren Leistungen beantworten. Wie kann ich Ihnen helfen?

Anrufer: Hallo, ich würde gern einen Schnitt und eine Coloration buchen, möglichst am Samstag, falls Sie noch etwas frei haben.

KI: Dabei helfe ich Ihnen gern. Hatten Sie bei uns schon einmal eine Coloration?

Anrufer: Nein, ich bin zum ersten Mal da.

KI: Dann benötigen Sie mindestens 48 Stunden vor dem Colorationstermin einen Hautverträglichkeitstest. Das dauert nur kurz. Soll ich den Test gleich mitbuchen?

Anrufer: Ach so, richtig. Ja, gern. Was kostet der Schnitt mit Coloration?

KI: Ein Schnitt mit vollständiger Coloration kostet 95 Pfund und dauert etwa zweieinhalb Stunden. Für Samstag habe ich um 9:30 Uhr einen Termin bei Priya oder um 11:00 Uhr bei Tom.

Anrufer: Bitte 9:30 Uhr. Und wann wäre der Hautverträglichkeitstest möglich?

KI: Hautverträglichkeitstests können ab morgen gebucht werden. Ich habe Mittwoch um 10:15 Uhr oder Donnerstag um 16:40 Uhr frei.

Anrufer: Mittwoch passt.

KI: Darf ich Ihren Namen und Ihre Telefonnummer aufnehmen?

Anrufer: Maya Collins, 07700 900123.

KI: Danke, Maya. Sie haben am Mittwoch um 10:15 Uhr einen Termin für den Hautverträglichkeitstest und am Samstag um 9:30 Uhr bei Priya für Schnitt und vollständige Coloration. Ihre Buchungsreferenzen lauten J-4821 und J-4822.

Anrufer: Super. Können Sie mir die per SMS schicken?

KI: Leider kann ich keine SMS versenden. Wenn Sie die Referenzen jetzt notieren, kann der Salon Ihre Buchungen damit oder mit Ihrem Namen finden.

Anrufer: Kein Problem. Gibt es in der Nähe Parkmöglichkeiten?

KI: In der Mill Street gibt es einen kostenpflichtigen Parkplatz. Von dort sind es etwa zwei Minuten zu Fuß bis zum Salon.

Anrufer: Sehr gut. Noch etwas: Ich hatte anderswo eine schlechte Erfahrung mit einer Coloration und würde vor Samstag gern mit jemandem über meine Haare sprechen.

KI: Das verstehe ich. Ich kann Sie von hier aus nicht zu einem Stylisten durchstellen, aber ich kann Ihre Nachricht an den Salon weitergeben, damit man Sie zurückruft. Ist 07700 900123 die beste Nummer?

Anrufer: Ja.

KI: Ich habe das weitergegeben. Jemand aus dem Salon ruft Sie zurück, sobald der Salon wieder geöffnet ist. Kann ich Ihnen noch bei etwas helfen?

Anrufer: Nein, das ist alles, danke.

Was nach dem Anruf passiert ist

Am Dienstagmorgen findet die Saloninhaberin Folgendes im Dashboard, ohne sich den Anruf angehört zu haben:

• Den Anruf im Posteingang, als Telefongespräch gekennzeichnet, mit seiner Dauer.
• Zwei neue Einträge unter Buchungen, mit Mayas Namen und Nummer: einer bei Priya am Samstag und einer für den Hautverträglichkeitstest am Mittwoch.
• Einen neuen Lead mit dem Hinweis, dass Maya vor Samstag wegen eines früheren Problems mit einer Coloration mit einem Stylisten sprechen möchte.
• Slack-Nachrichten zu den beiden Buchungen und dem neuen Lead, weil der Salon Slack verbunden hat.

Dann ruft jemand aus dem Salon Maya zurück. Das ist der Schritt, den die KI nicht für Sie erledigen kann – und genau dieser Schritt schafft Vertrauen beim Kunden.

Beachten Sie, was die KI in diesem Beispiel nicht getan hat. Sie hat keine SMS, Erinnerung oder E-Mail versprochen, weil Klugon nichts davon versendet. Sie hat nicht so getan, als könne sie den Anruf weiterleiten. Und sie hat keine Antwort zu Mayas früherer Coloration erfunden, denn das ist die Einschätzung eines Stylisten und nicht die Aufgabe einer Rezeption.

Was sie erledigt und was sie an Ihr Team übergibt

Eine KI-Telefonrezeption lohnt sich vor allem bei Routineanrufen – den Anrufen, die Sie im Schlaf beantworten könnten –, damit Ihr Team nur Zeit für die Gespräche aufwenden muss, bei denen es wirklich gebraucht wird. Am sinnvollsten ist es, Ihre Anrufe im Voraus zu sortieren.

Anrufe, die der KI-Telefonassistent selbst bearbeitet

Eine wichtige Einschränkung: Bei Anrufen kann die KI buchen und stornieren, aber eine bestehende Buchung nicht in einem Schritt verschieben. Im Chat und in Nachrichten kann sie das. Wenn Terminverschiebungen einen großen Teil Ihrer Anrufe ausmachen, testen Sie vor dem Start, wie Ihr Assistent damit umgeht. Rechnen Sie damit, dass einige dieser Anrufe als Nachricht bei Ihrem Team landen.

Was „Übergeben“ in der Praxis bedeutet

Hier weichen die Erwartungen an eine KI-Anrufannahme am häufigsten davon ab, was Klugon tatsächlich leistet. Deshalb lohnt sich eine genaue Beschreibung.

Klugon kann einen laufenden Anruf nicht an eine Person weiterleiten. Es gibt kein „Bitte bleiben Sie dran, ich stelle Sie durch“. Die KI kann weder Ihr Mobiltelefon anrufen noch den Anrufer mit einem Kollegen verbinden oder jemanden in das Gespräch holen. Wenn ein Anruf einen Menschen erfordert, übergibt die KI das Gespräch an Ihr Team, indem sie die Kontaktdaten und den Grund des Anrufs aufnimmt, alles als Lead speichert und dem Anrufer sagt, dass sich jemand zurückmelden wird.

Ihr Team bearbeitet den Vorgang anschließend über:

• Die Lead-Liste, in der Name, Nummer und Notizen des Anrufers erscheinen. Leads haben Statusangaben (neu, kontaktiert, konvertiert, verloren), damit Sie verfolgen können, wer zurückgerufen wurde.
• Den Posteingang, in dem jeder Anruf als Telefongespräch erscheint.
• Slack oder Zapier, wenn Sie diese im Business-Plan oder höher verbunden haben. Neue Leads und Buchungen werden automatisch veröffentlicht, sodass die zuständige Person sie sieht, ohne sich anzumelden. Mit Zapier können Sie sie an den Ort weiterleiten, an dem Ihr Team bereits arbeitet.
• Die Insights-Seite, die unter anderem eine Aufgabenliste mit Leads führt, die nach zwei Tagen noch nicht kontaktiert wurden.

Klugon sendet Ihnen keine E-Mail und keine Push-Benachrichtigung, wenn ein Anruf eingeht. Im Starter-Tarif, der Slack und Zapier nicht umfasst, bedeutet das: Sie müssen das Dashboard selbst prüfen. Bauen Sie das in Ihren Arbeitsablauf ein – morgens als Erstes und nach der Mittagspause ist ein sinnvoller Anfang.

Der Rückruf selbst liegt bei Ihnen. In unserem ausführlicheren Beitrag zum Weiterleiten von Anrufen an Mitarbeiter finden Sie Gesprächsleitfäden für beide Seiten dieser Übergabe.

Anrufe, die Sie von der KI fernhalten sollten

Eine KI-Rezeption ist eine Rezeption. Sie sollte nicht die Arbeit Ihrer qualifizierten Mitarbeiter übernehmen. Bei manchen Anrufen lautet die richtige Antwort jedes Mal: „Eine Person ruft Sie zurück.“ Schreiben Sie diese Fälle auf und fügen Sie sie als klare Anweisung in Ihre Wissensdatenbank ein, damit die KI weiß, dass sie Angaben aufnehmen und nicht selbst antworten soll:

• Alles Klinische oder Sicherheitsrelevante. Symptome, Medikamente, „Ist das ein Notfall?“. Die KI darf keine medizinische Einschätzung vornehmen. Wenn Sie eine Klinik, Praxis oder Apotheke betreiben, sagen Sie in Ihrer Begrüßung und Ihren Anweisungen, dass Personen mit einem dringenden medizinischen Problem auflegen und den Notdienst rufen sollen.
• Rechts- oder Finanzberatung. Die KI kann eine Beratung buchen und eine kurze Beschreibung des Anliegens aufnehmen. Sie darf niemandem sagen, was er in dieser Angelegenheit tun soll.
• Beschwerden und Streitfälle. Angaben aufnehmen, Verständnis zeigen, weitergeben. Die Antwort sollte von einer Person verantwortet werden.
• Alles, was Zahlungen betrifft. Klugon nimmt bei Anrufen keine Zahlungen entgegen. Lassen Sie Anrufer keine Kartennummern vorlesen.
• Notfälle bei Handwerksbetrieben. Ein Rohrbruch um Mitternacht erfordert eine Entscheidung durch einen Menschen. Klugon kann die Adresse und die Angaben aufnehmen, aber Ihr Telefon nicht anrufen. Wenn Sie einen Notdienst anbieten, brauchen Sie dafür einen separaten Weg. Unsere Seite für Klempner, Elektriker und andere Handwerksbetriebe erläutert die Möglichkeiten.

KI-Anrufannahme einrichten

Bei der Einrichtung geht es vor allem um Ihre Unternehmensinformationen, nicht um Technik. Die technische Verbindung der Anrufe mit der KI ist in wenigen Minuten erledigt, sobald Ihr Tarif dies erlaubt. Die KI richtig zu schulen dauert länger und entscheidet maßgeblich darüber, wie gut sie klingt.

Bevor Sie beginnen: Testphase und Telefonnummern

Klugons Sprachprodukt bietet eine 7-tägige kostenlose Testphase. Zum Start ist eine Karte erforderlich. Wenn Sie nicht vorher kündigen, werden Ihnen nach Ablauf der Testphase Kosten berechnet. Eine Kündigung während der Testphase ist kostenlos.

Während der Testphase können Sie keine Telefonnummer erhalten. Sie erstellen und testen Ihren Assistenten im Browser und sprechen über das Mikrofon Ihres Computers mit ihm. Ihre Nummer wird aktiviert, sobald die Testphase beendet und Ihr Tarif bezahlt ist. Das ist bewusst so vorgesehen: Sie haben eine Woche Zeit, die KI zu schulen und zu testen, bevor ein echter Anrufer sie hört.

Schritt 1: Bringen Sie der KI Ihr Unternehmen bei

Beginnen Sie mit den Fragen, die Anrufer tatsächlich stellen. Gehen Sie Ihre Anrufe, E-Mails und Nachrichten der letzten Wochen durch und notieren Sie die zwanzig häufigsten Fragen mit der Antwort, die Sie geben würden. Fügen Sie sie anschließend der Wissensdatenbank hinzu. Sie können:

• Text einfügen, das beste Format für FAQs und Richtlinien.
• Dateien im Format PDF, DOCX, TXT, MD oder CSV hochladen, jeweils bis zu 20 MB. Gescannte PDFs, die nur aus Bildern bestehen, können nicht gelesen werden. Verwenden Sie daher das Originaldokument.
• Eine einzelne Webseite importieren, etwa Ihre Preisseite. Sie wird einmal gelesen. Wenn sich die Seite ändert, müssen Sie sie erneut hinzufügen.
• Ihre Website scannen, wobei die Startseite und bis zu sieben wichtige Seiten wie Kontakt und Über uns gelesen werden. Es handelt sich nicht um einen vollständigen Website-Crawl. Verlassen Sie sich daher nicht auf tief verschachtelte Seiten.

Wenn Sie mehrere Assistenten haben, nutzen sie dieselbe Wissensdatenbank. Sie müssen die Informationen also nur einmal hinzufügen. Unser Beitrag darüber, was Sie Ihrer KI-Rezeption beibringen sollten, enthält eine ausführlichere Liste.

Schritt 2: Leistungen und Öffnungszeiten einrichten

Tragen Sie jede Leistung mit Preis und Dauer ein und weisen Sie Mitarbeiter zu, wenn unterschiedliche Personen verschiedene Leistungen erbringen. Legen Sie Öffnungszeiten und Zeitzone fest und anschließend die Buchungsregeln: das Zeitintervall (von 10 Minuten bis zu 2 Stunden, standardmäßig 30 Minuten), einen eventuellen Puffer nach Terminen, die Mindestvorlaufzeit (standardmäßig eine Stunde), wie weit im Voraus gebucht werden kann (standardmäßig 60 Tage) und Ihre Schließtage. Die KI bucht innerhalb dieser Regeln. Zehn Minuten für die Einrichtung bewahren Sie also vor einer Buchung um 7:45 Uhr an einem Feiertag.

Schritt 3: Stimme auswählen und Begrüßung schreiben

Wählen Sie die Sprache und eine der zehn Stimmen aus und schreiben Sie Ihre Begrüßung. Beschränken Sie sie auf höchstens drei Sätze. Nennen Sie den Unternehmensnamen, sagen Sie, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt, und erklären Sie, wobei er helfen kann.

Schritt 4: Im Browser testen

Rufen Sie den Assistenten selbst an und lassen Sie auch jemand anderen testen. Stellen Sie nicht nur einfache Fragen. Probieren Sie:

• Eine Frage, deren Antwort er nicht kennen sollte, um zu prüfen, ob er das sagt, statt zu raten.
• Eine Buchung außerhalb Ihrer Öffnungszeiten.
• Ihre Meinung während einer Buchung zu ändern.
• Den Assistenten mitten im Satz zu unterbrechen.
• Nach einer Person zu fragen.
• Nach etwas auf Ihrer Liste „Von der KI fernhalten“ zu fragen.

Jede Lücke, die Sie jetzt finden, sorgt später für einen besser verlaufenden Anruf.

Schritt 5: Nummer erhalten oder bestehende Nummer weiterleiten

Sobald die Testphase beendet ist, haben Sie drei Möglichkeiten, eine echte Telefonleitung zu verbinden:

• Eine neue Nummer von Klugon erhalten. Sie kostet $9 pro Monat. Die standardmäßige Nummernsuche verwendet US-Nummern.
• Ihre bestehende Nummer behalten und weiterleiten. Klugon stellt Ihnen eine eigene Nummer bereit (ebenfalls $9 pro Monat). Sie richten bei Ihrem Telefonanbieter eine Weiterleitung ein, sodass Anrufe an Ihre öffentliche Nummer dort ankommen. So behalten die meisten Unternehmen die Nummer, die auf ihrem Fahrzeug, ihrer Website und ihrem Google-Eintrag steht.
• Ihre eigene Nummer über einen SIP-Trunk einbinden. Wenn Sie bereits ein Geschäftstelefonsystem mit SIP haben, können Sie es auf Klugon verweisen. Dafür benötigen Sie den Business-Plan oder höher.

Klugon portiert keine Nummern. Ihre Nummer bleibt bei Ihrem bisherigen Anbieter. Die Weiterleitung oder der SIP-Trunk leitet die Anrufe an Klugon weiter.

Weiterleitungscodes für gängige Anbieter

Die Weiterleitung wird auf Ihrer Telefonleitung und nicht in Klugon eingerichtet. Sie haben zwei grundlegende Möglichkeiten:

• Alle Anrufe weiterleiten, sodass die KI jeden Anruf annimmt. Das ist sinnvoll, wenn sie als Ihre Telefonzentrale fungieren soll.
• Nur nicht angenommene Anrufe weiterleiten (häufig „keine Antwort“ oder bedingte Weiterleitung genannt), sodass Ihr Telefon zuerst klingelt und die KI verpasste Anrufe übernimmt. Das ist sinnvoll, wenn Sie selbst abnehmen möchten, sobald Sie können.

Die Codes hängen vom Anbieter und von der Art der Leitung ab. Dies sind die Codes, die die Anbieter selbst veröffentlichen. Prüfen Sie die verlinkte Seite, bevor Sie einen Code wählen, da Anbieter ihre Codes ändern können.

Zwei praktische Hinweise: Ihr Anbieter kann Gebühren für weitergeleitete Anrufe berechnen, da Ihre Leitung technisch einen Anruf an die Klugon-Nummer tätigt. BT weist beispielsweise darauf hin, dass umgeleitete Anrufe zu den Standardtarifen berechnet werden, sofern Ihr Tarif sie nicht einschließt. Rufen Sie Ihre Geschäftsnummer nach der Einrichtung von einem anderen Telefon aus an, um zu prüfen, ob der Anruf wie erwartet ankommt. Unser Beitrag zum Behalten Ihrer Nummer mit Anrufweiterleitung erklärt die häufigsten Stolperfallen.

Schritt 6: Benachrichtigungen verbinden

Verbinden Sie im Business-Plan oder höher Slack oder Zapier, damit neue Leads und Buchungen Ihr Team erreichen, ohne dass sich jemand anmelden muss. Die Slack-Integration verwendet eine eingehende Webhook-URL aus Ihrem Slack-Arbeitsbereich. Legen Sie im Starter-Tarif fest, wer das Dashboard wann prüft.

Checkliste für die Einrichtung

• Starten Sie die Sprachtestphase und erstellen Sie Ihren Assistenten.
• Notieren Sie Ihre zwanzig häufigsten Fragen mit Antworten und fügen Sie sie der Wissensdatenbank hinzu.
• Fügen Sie Ihre Richtlinien (Stornierungen, Verspätungen, Parken, Zahlungsmethoden) als eingefügten Text hinzu.
• Schreiben Sie Ihre Liste „Von der KI fernhalten“ und die Anweisung, stattdessen Angaben aufzunehmen.
• Tragen Sie Leistungen mit Preisen, Dauer und Mitarbeitern ein.
• Legen Sie Öffnungszeiten, Zeitzone, Puffer, Mindestvorlaufzeit und Schließtage fest.
• Wählen Sie Sprache und Stimme und schreiben Sie eine Begrüßung, die erwähnt, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt.
• Testen Sie den Assistenten im Browser, einschließlich schwieriger Fragen.
• Erhalten Sie nach Ende der Testphase eine Nummer oder richten Sie eine Weiterleitung ein.
• Rufen Sie Ihre eigene Nummer von einem anderen Telefon aus an, um die Weiterleitung zu prüfen.
• Verbinden Sie Slack oder Zapier oder legen Sie einen Zeitpunkt für die Dashboard-Prüfung fest.
• Lesen Sie in der ersten Woche jeden Anruf und schließen Sie Lücken in der Wissensdatenbank.

Preise für die KI-Telefonrezeption

Telefonanrufe gehören zu Klugons Produkt für KI-Sprachagenten. Die Preise sind in US-Dollar angegeben. Alle Details, einschließlich der Chat- und Social-Produkte, finden Sie auf der Preisseite.

Zusätzlich zum Tarif:

• Jede Telefonnummer kostet $9 pro Monat, unabhängig davon, ob es sich um eine neue Nummer oder die weitergeleitete Nummer handelt.
• Zusätzliche Sprachminuten kosten $15 je begonnenem Block von 100 Minuten über dem enthaltenen Kontingent.
• Jährliche Abrechnung ist 20 % günstiger als monatliche Abrechnung und wird einmal pro Jahr berechnet.

Was sich zwischen den Tarifen über Minuten und Nummern hinaus ändert:

• Business ergänzt Verbindungen zu Google Calendar, Outlook, Apple Calendar und Calendly, HubSpot, Zoho und Pipedrive, Benachrichtigungen über Slack und Zapier, die Einbindung Ihrer eigenen Nummer über SIP sowie die Entfernung des Klugon-Brandings.
• Scale ergänzt Salesforce, benutzerdefinierte schreibgeschützte Abfragen in Ihrer eigenen Datenbank und unbegrenzt viele Telefonnummern.

Jeder Tarif umfasst unbegrenzt viele Assistenten, Buchungen, Lead-Erfassung, die Wissensdatenbank und den Posteingang. In der Tarifübersicht können Sie alle drei Tarife direkt vergleichen.

Ein konkretes Kostenbeispiel

Mit Zahlen lässt sich das besser einschätzen. Hier ist ein Beispiel mit allen Annahmen, damit Sie Ihre eigenen Werte einsetzen können.

Welcher Tarif zu Ihrem Minutenvolumen passt

Angenommen, Sie betreiben einen kleinen Salon und leiten alle Anrufe an die KI weiter.

• Annahme: 12 Anrufe pro Tag, sechs Tage pro Woche, also etwa 310 Anrufe pro Monat.
• Annahme: Ein Anruf dauert durchschnittlich 3 Minuten – plausibel für Fragen wie „Haben Sie am Samstag noch etwas frei?“ und eine Buchung.
• Das sind etwa 930 Minuten im Monat und damit innerhalb der 1.000 Minuten des Starter-Tarifs.
• Kosten: $99 für Starter plus $9 für die Nummer, also $108 pro Monat oder $88 pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

Nehmen wir nun an, dass Sie in einem Monat 1.250 Minuten erreichen. Sie lägen 250 Minuten über dem Kontingent. Das entspricht drei begonnenen Blöcken zu je 100 Minuten, also $45 zusätzlich und insgesamt $153 für den Monat. Das liegt weiterhin deutlich unter Business.

Der Wechselpunkt liegt bei etwa 2.300 Minuten pro Monat. Darunter kostet Starter plus zusätzliche Minuten weniger als Business. Darüber ist Business für $299 (mit 3.600 enthaltenen Minuten) günstiger – noch bevor Sie die ebenfalls enthaltenen Slack-, Zapier- und Kalenderverbindungen berücksichtigen. Wenn Sie diese benötigen, ist Business unabhängig von der Minutenanzahl der passende Tarif.

Was verpasste Anrufe für Sie wert sind

Die Kosten der KI sind nur die eine Hälfte der Rechnung. Die andere Hälfte ist das, was Sie heute verlieren.

• Annahme: Sie verpassen 8 Anrufe pro Woche und schaffen es nicht, rechtzeitig zurückzurufen.
• Annahme: 1 von 4 dieser Anrufer hätte gebucht.
• Annahme: Eine durchschnittliche Buchung ist $70 wert.
• Das sind 2 Buchungen pro Woche, etwa $140 pro Woche oder ungefähr $600 pro Monat an Aufträgen, die anderswo landen.

Wenn diese Annahmen Ihrer Realität auch nur annähernd entsprechen, muss die KI nur zwei verpasste Buchungen pro Monat retten, um den Starter-Tarif zu finanzieren. Wenn Sie selten Anrufe verpassen und niemand telefonisch bucht, geht die Rechnung nicht auf – dann brauchen Sie den Dienst wahrscheinlich noch nicht. In unserem Leitfaden zu den Kosten verpasster Anrufe gehen wir ausführlicher auf diese Berechnung ein.

Vergleich mit einer Person an der Rezeption

Eine KI-Telefonrezeption ersetzt nicht alles, was eine gute Rezeptionistin oder ein guter Rezeptionist leistet. Sehen Sie diesen Vergleich daher mit der nötigen Vorsicht. Es hilft aber, die Größenordnung zu kennen.

Laut dem US Bureau of Labor Statistics lag der mittlere Verdienst von Rezeptionisten im Mai 2025 bei $18,27 pro Stunde oder $38.010 pro Jahr – vor Steuern, Zusatzleistungen und Urlaubsvertretung. Im Vereinigten Königreich beträgt der National Living Wage für Arbeitnehmer ab 21 Jahren seit April 2026 £12,71 pro Stunde. Selbst 20 Stunden pro Woche an der Rezeption zum gesetzlichen Mindestlohn kosten dort also mehr als £1.000 pro Monat.

Ein Mensch bringt Urteilsvermögen, Wärme und die Möglichkeit mit, zwischen Anrufen andere Aufgaben zu erledigen. Die KI bietet Abdeckung zu Zeiten, in denen niemand vor Ort ist, zu einem monatlichen Preis mit enthaltenen Minuten. Viele Unternehmen nutzen beides: Mitarbeiter nehmen Anrufe an, wenn sie können, und die KI übernimmt die verpassten. Die Vor- und Nachteile betrachten wir ausführlicher unter KI-Rezeption im Vergleich zur menschlichen Rezeption.

Messen, ob der Dienst funktioniert

Geben Sie dem Dienst einen Monat und betrachten Sie die Zahlen – nicht nur Ihr Gefühl. Die Analyse-Seite zeigt:

• Telefonanrufe und Gesprächsminuten, verglichen mit dem vorherigen Zeitraum, sowie die durchschnittliche Anrufdauer.
• Gebuchte Termine, ausgenommen stornierte Termine.
• Erfasste Leads und wie viele davon Sie konvertiert haben.
• Stoßzeiten und Wochentage, die zeigen, wann tatsächlich Anrufe eingehen. Wenn ein großer Anteil abends kommt, erfahren Sie etwas über Ihre Kunden.
• Wie viel der Assistent ohne eine Person erledigt hat, als Prozentwert.

Die Insights-Seite enthält außerdem zwei Listen, die Sie wöchentlich prüfen sollten: Fragen ohne gute Antwort, die auf Lücken in Ihrer Wissensdatenbank hinweisen, und die am häufigsten gestellten Fragen der letzten 30 Tage, die Ihnen zeigen, was auf Ihre Website gehört.

Lesen Sie anschließend die Anrufe selbst. In den ersten zwei Wochen sollten Sie jeden lesen. Danach genügt eine Stichprobe sowie jeder Anruf, der mit einer Nachricht für Ihr Team endete. Jede schlechte Antwort weist meist auf eine fehlende Information hin.

Anzeichen dafür, dass es funktioniert: Es erscheinen Buchungen, die eingingen, während Sie geschlossen oder beschäftigt waren, die Lead-Liste füllt sich mit vollständigen Angaben und Sie hören nicht mehr „Ich habe versucht anzurufen, aber niemand hat abgenommen“. Anzeichen dafür, dass es nicht funktioniert: viele kurze Anrufe ohne Buchung oder Lead, dieselbe unbeantwortete Frage immer wieder oder Anrufer, die bereits in den ersten Sekunden nach einer Person fragen. Letzteres bedeutet meist, dass die Begrüßung verbessert werden muss.

Grenzen, ehrlich dargestellt

Jede KI-Anrufannahme hat Grenzen. Hier sind die Grenzen von Klugon an einer Stelle zusammengefasst, damit Sie nach der Weiterleitung Ihrer Nummer keine Überraschungen erleben.

• Keine Live-Anrufweiterleitung. Die KI kann Anrufer nicht zu Ihnen oder einer anderen Person durchstellen. Sie nimmt die Angaben auf und Ihr Team ruft zurück.
• Keine ausgehenden Anrufe. Sie ruft keine Kunden an, tätigt keine Rückrufe und führt keine Anrufkampagnen durch.
• Keine SMS oder E-Mails an Anrufer. Keine SMS, keine Buchungsbestätigungen per E-Mail oder WhatsApp, keine Erinnerungen. Die Buchungsreferenz wird im Anruf genannt.
• Keine E-Mail- oder Push-Benachrichtigungen an Sie. Benachrichtigungen gehen im Business-Plan und höher an Slack oder Zapier. Im Starter-Tarif prüfen Sie das Dashboard.
• Keine Gesprächsaufzeichnungen. Anrufe werden nicht aufgezeichnet.
• Unvollständige Gesprächsprotokolle. Jeder Anruf erscheint mit seiner Dauer im Posteingang. Das Gesprächsprotokoll enthält jedoch möglicherweise nicht alles, was der Anrufer wortwörtlich gesagt hat. Verlassen Sie sich daher nicht auf ein vollständiges Protokoll beider Gesprächsseiten.
• Keine Terminverschiebung bei Anrufen. Die KI kann telefonisch buchen und stornieren, aber keine bestehende Buchung verschieben. Im Chat und in Nachrichten kann sie das.
• Keine Zahlungen bei Anrufen. Anrufer können über die KI nicht telefonisch bezahlen.
• Keine Antworten aus dem Posteingang auf Telefonanrufe. Sie können aus dem Posteingang auf WhatsApp-, Instagram-, Messenger- und Telegram-Unterhaltungen antworten. Telefonanrufe werden jedoch durch einen Rückruf nachbearbeitet.
• Keine Rufnummernmitnahme. Behalten Sie Ihre Nummer bei Ihrem Anbieter und leiten Sie sie weiter oder verwenden Sie einen SIP-Trunk.
• Keine Telefonnummer während der Testphase. Sie testen in den ersten 7 Tagen im Browser.
• Kein Schalter für Geschäftszeiten. Die KI beantwortet jeden Anruf, der an sie weitergeleitet wird. Über die Weiterleitung Ihres Anbieters entscheiden Sie, welche Anrufe das sind.
• Die KI sagt nicht immer, dass sie eine KI ist, es sei denn, Ihre Begrüßung erwähnt dies. Schreiben Sie eine Begrüßung, die das klarstellt.
• Ihre Qualität hängt von Ihrer Wissensdatenbank ab. Die KI antwortet anhand Ihrer Informationen und sollte bei fehlendem Wissen eine Nachricht aufnehmen. Keine KI ist jedoch perfekt. Lesen Sie die Anrufe und schließen Sie Lücken.

Nichts davon ist im Kleingedruckten versteckt. Wenn sich etwas davon ändert, aktualisieren wir diese Seite.

Wann eine KI-Telefonrezeption gut zu Ihnen passt

Sie passt meist gut, wenn:

• Sie regelmäßig Anrufe verpassen, weil Sie bei Kunden oder auf einem Auftrag sind.
• Viele Anrufe aus denselben wenigen Fragen bestehen.
• Menschen telefonisch Termine buchen.
• Anrufe eingehen, wenn Sie geschlossen haben und niemand sie annehmen kann.

Sie passt weniger gut, wenn:

• Die meisten Anrufe sofort eine professionelle Einschätzung erfordern.
• Sie Anrufe live an Mitarbeiter weiterleiten müssen, was Klugon derzeit nicht kann.
• Sie sehr wenige Anrufe erhalten und immer abnehmen.

Wenn Sie auch Nachrichten über Ihre Website, WhatsApp oder Instagram erhalten, kann derselbe Assistent diese mit demselben Wissen über Klugons Website-Chat-Widget und WhatsApp beantworten. Das sind separate Produkte mit eigenen Tarifen. Wenn Sie noch abwägen, ob das Konzept grundsätzlich zu Ihnen passt, erklärt unser Leitfaden zu KI-Rezeptionen die Grundlagen. Die zugrunde liegende Sprachtechnologie wird auf der Seite zum KI-Sprachagenten beschrieben.

KI-Telefonrezeption im Vergleich zu einem virtuellen Telefonrezeptionsdienst

„Virtuelle Rezeption“ bedeutet normalerweise ein Team von Menschen in einem Callcenter, das in Ihrem Namen Anrufe entgegennimmt. Das ist eine echte Alternative und für manche Unternehmen die bessere Wahl. Ein menschlicher Dienst kann bei schwierigen Anrufen auf sein Urteilsvermögen zurückgreifen, und manche Anbieter bieten eine Live-Weiterleitung an Ihr Telefon. Meist bezahlen Sie pro Minute oder pro Anruf. Die Rechnung steigt also mit Ihrem Anrufvolumen, und die Buchung in Ihren Kalender kann zusätzlich kosten.

Eine KI-Telefonrezeption antwortet zu jeder Uhrzeit in einem monatlichen Tarif mit einer festen Anzahl enthaltener Minuten, bucht direkt in Ihren Kalender und hält alle Anrufe in einem Posteingang fest. Ihre Stärke liegt bei Routineanrufen, ihre Schwäche bei Anrufen, die einen Menschen erfordern. Genau deshalb ist die Übergabe so wichtig. Wir vergleichen beide Modelle ausführlicher unter KI-Anrufannahme im Vergleich zu einem Callcenter.

Häufig gestellte Fragen

Kann die KI einen Anruf an mich weiterleiten?

Nein. Klugon kann einen laufenden Anruf nicht an eine Person weiterleiten. Wenn ein Anrufer jemanden braucht, nimmt die KI Name, Nummer und Grund des Anrufs auf, speichert alles als Lead und sagt, dass Ihr Team zurückrufen wird. Im Business-Plan und höher werden neue Leads an Slack oder Zapier gesendet, damit Sie sie schnell sehen.

Muss ich meine Telefonnummer ändern?

Nein. Sie können Ihre bestehende Nummer behalten und Anrufe über die Weiterleitung Ihres Telefonanbieters an eine Klugon-Nummer weiterleiten. Sie können alle Anrufe oder nur die Anrufe weiterleiten, die Sie nicht annehmen. Klugon portiert keine Nummern. Ihre Nummer bleibt daher bei Ihrem bisherigen Anbieter.

Kann ich den Dienst testen, bevor ich ihm eine echte Nummer gebe?

Ja. In der 7-tägigen Testphase können Sie Ihren Assistenten im Browser erstellen und testen. Zum Start der Testphase ist eine Karte erforderlich. Wenn Sie nicht kündigen, werden Ihnen nach ihrem Ende Kosten berechnet. Telefonnummern können erst nach Ende der Testphase hinzugefügt werden.

Wissen Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?

Nur, wenn Sie es ihnen sagen – was wir empfehlen. In der Standardbegrüßung wird es nicht erwähnt. Schreiben Sie daher eine eigene Begrüßung, die sagt, dass der Anrufer mit Ihrem KI-Assistenten spricht. Die Stimmen werden von einer KI erzeugt und klingen natürlich. Offenheit vermeidet jedoch unangenehme Momente und schafft Vertrauen.

In welchen Sprachen kann die KI Anrufe beantworten?

Englisch (US oder UK), Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch. Sie legen die Sprache für jeden Assistenten fest und können beliebig viele Assistenten verwenden.

Versendet die KI Buchungsbestätigungen oder Erinnerungen?

Nein. Die KI nennt dem Anrufer während des Gesprächs eine Buchungsreferenz. Klugon versendet keine Bestätigungs-SMS, E-Mails oder Erinnerungen. Wenn Sie Erinnerungen verschicken möchten, müssen Sie dafür einen anderen Weg nutzen.

Kann ich mir Aufzeichnungen der Anrufe anhören?

Nein. Anrufe werden nicht aufgezeichnet. Jeder Anruf erscheint mit seiner Dauer und einem Gesprächsprotokoll in Ihrem Posteingang. Das Protokoll enthält jedoch möglicherweise nicht alles, was der Anrufer wortwörtlich gesagt hat.

Was passiert, wenn ich mein Minutenkontingent überschreite?

Zusätzliche Minuten werden mit $15 je begonnenem Block von 100 Minuten über dem Kontingent Ihres Tarifs berechnet. Wenn Sie den Starter-Tarif regelmäßig um mehr als etwa 1.300 Minuten überschreiten, ist der Business-Tarif günstiger.

Was tut die KI, wenn sie die Antwort nicht kennt?

Sie sollte sagen, dass sie es nicht weiß, und die Kontaktdaten des Anrufers für Ihr Team aufnehmen. Sie antwortet anhand Ihrer eigenen Leistungen, Ihres Unternehmensprofils und Ihrer Wissensdatenbank. Die Lösung für eine Wissenslücke besteht daher darin, die Antwort dort hinzuzufügen. Die Insights-Seite listet Fragen auf, die sie nicht gut beantworten konnte.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Der Telefonbereich ist nach Ende der Testphase schnell eingerichtet: Sie erhalten eine Nummer oder richten eine Weiterleitung ein. Die meiste Zeit fließt in die Schulung der KI zu Ihrem Unternehmen und in die Tests. Planen Sie für eine erste Version einen Nachmittag ein. Lesen Sie anschließend eine Woche lang Anrufe und schließen Sie Lücken.

Wenn Sie hören möchten, wie die KI für Ihr Unternehmen antwortet, können Sie auf der Registrierungsseite eine Testphase starten und Ihren eigenen Assistenten im Browser testen, bevor ein Kunde ihn anruft. Das übrige Produkt einschließlich Chat und Nachrichten finden Sie auf der Startseite KI-Rezeption für kleine Unternehmen.