KI-Rezeption für Handwerker: Anrufe annehmen, während Sie arbeiten

Es ist Dienstag, 23 Uhr, mitten im Januar. Sie beenden gerade einen Heizkesseltausch, der länger gedauert hat als geplant. Ihre Hände sind voller Lötflussmittel, und Ihr Telefon vibriert auf dem Beifahrersitz im Transporter. Als Sie nachsehen, hat es bereits aufgehört zu klingeln. Keine Nachricht. Irgendwo am anderen Ende der Stadt läuft Wasser durch die Küchendecke, und der Hausbesitzer ruft jetzt die nächste Nummer in den Suchergebnissen an.

Genau dieses Problem soll eine KI-Rezeption für Handwerker lösen. Nicht das elegante Empfangsproblem eines Büros, sondern das ganz konkrete Problem im Handwerk: Die Person, die die Arbeit erledigt, ist auch für das Telefon zuständig – und beides gleichzeitig geht nicht. Auf dieser Seite sehen Sie, welche Anrufe ein Handwerksbetrieb erhält, welche davon eine KI sinnvoll bearbeiten kann, welche nicht, was die Einrichtung neben Ihrer bestehenden Branchensoftware umfasst und wie die Zahlen aussehen, wenn die Annahmen offenliegen.

Was eine KI-Rezeption für Handwerker tatsächlich tut

Wenn man das Marketing beiseitelässt, ist es einfach: Anrufe, die Sie nicht annehmen können, werden an eine Telefonnummer weitergeleitet, die eine Sprach-KI beantwortet. Sie spricht mit der anrufenden Person in natürlicher Sprache, arbeitet mit den Informationen, die Sie hinterlegt haben (Ihre Leistungen, Preise, Ihr Einsatzgebiet, Öffnungszeiten und was als dringend gilt) und kann während des Gesprächs einige konkrete Dinge erledigen: eine Antwort nachschlagen, die Kontaktdaten als Lead speichern, freie Termine im Kalender prüfen und einen Vor-Ort-Termin buchen oder einen Termin stornieren.

Klugons KI-Rezeption erledigt das am Telefon. Derselbe Assistent kann außerdem auf WhatsApp und in einem Chatfenster auf Ihrer Website arbeiten. Jeder Anruf erscheint anschließend mit den Kontaktdaten sowie den Aussagen und Aktionen der KI in Ihrem Klugon-Posteingang. Wenn Sie wieder am Transporter sind, sehen Sie sofort, was ansteht.

Ebenso wichtig ist, was die KI nicht tut. Deshalb gleich von Anfang an ganz offen:

• Sie kann Anrufende nicht zu Ihnen durchstellen. Es gibt keine Live-Weiterleitung. Wenn etwas eine Person erfordert, markiert die KI den Vorgang für Ihr Team. Wenn Sie Slack oder Zapier verbunden haben, wird dort eine Benachrichtigung ausgelöst. Wie sich das bei Notfällen auswirkt, erfahren Sie weiter unten.
• Sie ruft niemanden zurück und versendet keine Textnachrichten. Keine ausgehenden Anrufe und keine SMS.
• Sie versendet keine Buchungsbestätigungen oder Erinnerungen. Die Kundin oder der Kunde erhält die Buchungsreferenz direkt im Anruf oder Chat – mehr nicht.
• Sie zeichnet keine Anrufe auf. Sie sehen das Gespräch im Posteingang, nicht als Audiodatei.

Wenn etwas davon für Ihre Arbeitsweise ein Ausschlusskriterium ist, sollten Sie das besser jetzt wissen. Für die meisten Handwerksbetriebe ist der eigentliche Nutzen einfacher: Eine Person, die sonst auf Ihrer Mailbox gelandet wäre, erhält stattdessen ein vernünftiges Gespräch, hinterlässt ihre Kontaktdaten und Informationen zum Auftrag und bucht oft direkt einen Termin, an dem Sie sich das Problem ansehen können.

Mehr zum Telefonbereich erfahren Sie auf der Seite zur KI-Telefonrezeption.

Welche Anrufe ein Handwerksbetrieb erhält

Bevor Sie entscheiden, was die KI übernehmen soll, lohnt sich eine ehrliche Einteilung Ihrer Anrufe. Die meisten Handwerksbetriebe würden bei einer zweiwöchigen Auswertung feststellen, dass die Anrufe in einige klare Gruppen fallen.

Neue Auftragsanfragen

Diese Anrufe bezahlen die Rechnungen – und genau hier kostet Sie ein verpasster Anruf einen Auftrag. Eine neue Kundin oder ein neuer Kunde möchte einen Preis wissen, fragen, ob Sie das Gebiet abdecken, und erfahren, wann Sie kommen könnten. Typische Beispiele:

• „Können Sie ein Angebot für ein neues Bad machen?“
• „Mein Heizkessel macht laute Schlaggeräusche. Kann sich das diese Woche jemand ansehen?“
• „Führen Sie E-Checks für Vermieter durch?“
• „Was kostet der Einbau eines Außenwasserhahns?“
• „Können Sie mir einen Preis für eine Gartenpflege alle zwei Wochen nennen?“
• „Mein Auto braucht nächsten Monat eine Hauptuntersuchung. Haben Sie samstags noch etwas frei?“

Die meisten dieser Personen rufen drei oder vier Betriebe an. Der Betrieb, der antwortet, organisiert wirkt und einen Termin nennen kann, gewinnt häufig – noch bevor der Preis überhaupt eine Rolle spielt.

Notfälle und dringende Einsätze

Geplatzte Rohre, keine Heizung mit einem Baby im Haus, ein auslösender Sicherungskasten, Gasgeruch, ein Auto, das auf der Einfahrt nicht anspringt, oder ein überfluteter Hauswirtschaftsraum kurz vor dem Einzug der Mieter: Diese Anrufenden brauchen sofort Hilfe. Gleichzeitig gehören solche Anrufe zu den Fällen, die eine KI am wenigsten allein lösen kann. Denn die Antwort lautet: „Eine Person muss entscheiden, ob sie kommen kann“, und diese Person sind Sie. Dafür gibt es weiter unten einen eigenen Abschnitt.

Rückfragen bestehender Kunden

„Kommen Sie noch um zwei?“ „Ist das Ersatzteil angekommen?“ „Wann kommt die Rechnung?“ „Der von Ihnen eingebaute Wasserhahn tropft schon wieder.“ In den meisten Betrieben machen solche Anrufe einen großen Teil des Telefonaufkommens aus. Sie sind besonders anstrengend, weil sie die Arbeit unterbrechen, die Sie gerade für jemand anderen erledigen. Einige Fragen kann die KI anhand Ihrer Angaben beantworten – etwa Ihre Öffnungszeiten, typische Lieferzeiten für Ersatzteile oder Garantiebedingungen. Viele erfordern jedoch Sie, weil nur Sie wissen, ob das Teil tatsächlich angekommen ist.

Wann in einer Handwerkswoche das Telefon klingelt

Das Muster ist in den meisten Gewerken ähnlich – und genau entgegengesetzt zu den Zeiten, in denen Sie frei sprechen können:

• Früh am Morgen, vor acht Uhr, wenn Menschen Probleme aus der Nacht entdecken oder Sie vor Arbeitsbeginn erreichen möchten.
• Vom späten Vormittag bis zum frühen Nachmittag, dem geschäftigsten Zeitraum für Anfragen, während Sie mitten in der Tagesarbeit stecken.
• Am frühen Abend, wenn die Menschen von der Arbeit nach Hause kommen und endlich das Leck beheben lassen möchten, das sie beim Frühstück bemerkt haben.
• Sonntagabend, wenn Hausbesitzer ihre Woche planen und feststellen, dass die Heizungswartung überfällig ist.
• Nach einer kalten Nacht oder einem Sturm, wenn alles gleichzeitig anfällt.

Die Zeiten, zu denen Kundinnen und Kunden am liebsten sprechen möchten, sind die Zeiten, in denen Sie arbeiten. Genau darin liegt der Grund, das Telefon von jemandem beantworten zu lassen – unabhängig davon, für welche Lösung Sie sich entscheiden.

Saisonale Unterschiede im Handwerk

Handwerkliche Arbeit kommt in Wellen, und die Wellen unterscheiden sich je nach Gewerk. Die Planung dafür ist wichtiger als ein einzelnes Feature, denn in der Woche, in der Sie das Telefon am dringendsten brauchen, haben Sie am wenigsten Zeit für die Einrichtung.

Aus der Tabelle folgen zwei Dinge. Erstens muss das Wissen Ihrer KI saisonal aktualisiert werden: Was ist vorrätig? Wie weit im Voraus vergeben Sie Termine? Nehmen Sie neue Kunden für Wartungen an? Zweitens ist der Höhepunkt genau die Zeit, in der sich eine KI bezahlt macht, denn die Anrufe hören nicht auf, nur weil Sie ausgebucht sind. Ein ehrliches „Für nicht dringende Arbeiten vergeben wir derzeit Termine in drei Wochen“ und das Aufnehmen der Kontaktdaten ist immer noch besser, als wenn die Person vergeblich anruft.

Was die KI für einen Handwerksbetrieb übernimmt

Hier zeigt sich, ob eine KI-Rezeption für Handwerker funktioniert. Sie funktioniert, wenn es beim Anruf darum geht, Informationen zu sammeln und einen Termin zu finden. Schwieriger wird es, wenn eine Einschätzung gefragt ist, die nur Sie treffen können.

Angebotsanfragen

Eine Angebotsanfrage am Telefon besteht meist aus einer Reihe von Fragen. Sie kennen sie: Worum geht es? Wo befindet sich der Auftrag? Wie alt ist die Heizung und von welcher Marke? Ist es eine Kombitherme? Wird die Immobilie vermietet? Hat sich bereits jemand anderes das Problem angesehen? Wann haben Sie Zeit?

Sie hinterlegen diese Fragen je nach Auftragsart in den individuellen Anweisungen des Assistenten. Die KI geht sie dann gemeinsam mit der anrufenden Person durch. Am Ende speichert sie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, falls angegeben, sowie Notizen zum Auftrag und zu den Antworten. Daraus wird ein Lead in Klugon. Wenn Sie Slack oder Zapier verbunden haben (beides erfordert einen Business-Tarif oder höher), wird jeder neue Lead auch dort veröffentlicht. So sehen Sie ihn zwischen zwei Aufträgen auf Ihrem Telefon.

Was die KI nicht kann: einen Auftrag kalkulieren, ohne zu wissen, wie er kalkuliert werden soll. Wenn Sie feste Preise für häufige Arbeiten haben – etwa den Einbau eines Außenwasserhahns, eine Heizungswartung, einen E-Check für eine Zweizimmerwohnung oder eine Hauptuntersuchung –, hinterlegen Sie diese in der Wissensbasis. Dann kann die KI diese Preise nennen. Bei allen anderen Arbeiten sammelt sie die Details, bucht entweder einen Besichtigungstermin oder teilt der anrufenden Person mit, wann sie von Ihnen hört – mit den Formulierungen, die Sie freigegeben haben.

Vor-Ort-Termine trotz Anfahrtszeiten buchen

Klugon verfügt über einen eigenen Buchungskalender. Die KI kann darin freie Termine prüfen und während eines Anrufs oder Chats buchen. Für einen Handwerksbetrieb sind besonders diese Einstellungen nützlich:

• Leistungen mit eigener Dauer. „Besichtigung für ein Angebot, 45 Minuten.“ „Heizungswartung, 1 Stunde.“ „Endreinigung einer Zweizimmerwohnung, 4 Stunden.“ Die KI bietet nur passende Zeitfenster an.
• Puffer nach jeder Buchung. Das ist Ihre Anfahrtszeit. Wenn Sie einen Puffer von 30 Minuten festlegen, bucht die KI nicht direkt im Anschluss an einen Termin in Wakefield eine Besichtigung in Headingley.
• Mindestvorlauf. Wenn niemand 40 Minuten im Voraus einen Termin buchen soll, legen Sie einen Tag Vorlauf fest.
• Wie weit im Voraus. Verhindern Sie Buchungen sechs Monate im Voraus für einen Auftrag, den Sie noch nicht zusagen können.
• Gesperrte Tage. Urlaub, Fachmessen oder die Woche, in der Sie eine größere Renovierung durchführen.
• Mitarbeiter. Wenn mehr als ein Monteur oder eine Reinigungskraft für Termine zur Verfügung steht, kann jede Person mit eigenen Buchungen eingerichtet werden. Die KI prüft die Kalender getrennt.

Die KI bucht anhand Ihrer Öffnungszeiten, Leistungsdauern und Mitarbeiter in den Kalender von Klugon. Nach der Einrichtung kann sie auch einen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender auf belegte Zeiten prüfen (Business-Tarif und höher). Betrachten Sie das jedoch nicht als vollständig automatische Zwei-Wege-Synchronisierung. Details finden Sie auf der Seite zur KI-Terminbuchung.

Am Telefon kann die KI Termine buchen und stornieren, aber nicht verschieben. Wer einen Termin verlegen möchte, sollte aufgefordert werden, ihn zu stornieren und neu zu buchen, oder erfahren, dass Sie sich darum kümmern. Auf WhatsApp und im Webchat kann die KI Termine auch verschieben.

Fotos auf WhatsApp und die ehrliche Einschränkung

Kundinnen und Kunden aus dem Handwerk schicken gern Fotos. Ein Bild vom Typenschild der Heizung, vom Fehlercode im Display, vom Feuchtigkeitsfleck, vom morschen Zaunbrett oder vom gesprungenen Display erspart eine unnötige Anfahrt. WhatsApp ist der Weg, über den die meisten solche Bilder am liebsten senden würden.

Klugon kann Ihren Assistenten auf WhatsApp betreiben und dafür Ihre eigene WhatsApp-Business-Nummer über Metas Cloud API verwenden. Das erfordert einige Einstellungen auf Seiten von Meta (eine Meta-App, die ID Ihrer Nummer und ein Zugriffstoken). Jede verbundene WhatsApp-Nummer kostet zusätzlich zum Tarif $19 pro Monat. Social Starter verbindet eine Nummer, Business bis zu 3 und Scale bis zu 10. Jede Nummer wird vom selben Assistenten-Setup beantwortet.

Die wichtige Einschränkung lautet: Die KI kann Fotos nicht ansehen. Wenn eine Kundin oder ein Kunde ein Bild sendet, wird im Gespräch festgehalten, dass ein Bild eingegangen ist. Der Assistent kann es jedoch nicht lesen, und das Bild wird nicht im Klugon-Posteingang angezeigt. Die Aufgabe der KI besteht bei Fotos also darin, nach den richtigen Bildern zu fragen und sie an einen Ort zu schicken, an dem Sie sie tatsächlich sehen. In der Praxis bedeutet das beispielsweise eine Anweisung wie: „Bei Heizungsstörungen bitten Sie die Kundin oder den Kunden, ein Foto des Typenschilds und des Fehlercodes an unsere Büro-WhatsApp unter 07700 900218 zu senden.“ Die KI fragt dann genau nach den benötigten Bildern, und diese landen auf einem Telefon, das Sie überprüfen. Das ist umständlicher, als es sein könnte. Wir möchten, dass Sie das vor der Einrichtung wissen und nicht erst danach. Die Seite zum WhatsApp-KI-Chatbot beschreibt die WhatsApp-Einrichtung ausführlicher.

Innerhalb des 24-Stunden-Fensters nach der letzten Nachricht einer Kundin oder eines Kunden können Sie außerdem selbst aus dem Klugon-Posteingang auf WhatsApp antworten.

Preise, Anfahrtspauschalen und Einsatzgebiet

Die Fragen, die jeder Handwerksbetrieb zwanzigmal pro Woche beantwortet, lassen sich am einfachsten abgeben:

• Wie hoch ist Ihre Anfahrtspauschale? Gilt nachts oder am Wochenende ein anderer Preis?
• Wie hoch ist Ihr Stundensatz, und kommt die Mehrwertsteuer hinzu?
• Decken Sie meine Postleitzahl ab?
• Berechnen Sie Angebote?
• Stellen Sie Vermieterbescheinigungen aus?
• An welchen Heizungsmarken arbeiten Sie?
• Sind Sie Gas Safe registriert? NICEIC? Wie lautet Ihre Registrierungsnummer?
• Akzeptieren Sie Karten? Verlangen Sie eine Anzahlung für Material?
• Wie lange gilt Ihre Garantie auf die ausgeführten Arbeiten?

Hinterlegen Sie diese Informationen in Ihren eigenen Worten in der Wissensbasis. Sie können eine PDF- oder Word-Datei mit Ihrer Preisliste und Ihren Bedingungen hochladen, Text direkt einfügen oder Klugon eine Seite Ihrer Website lesen lassen. Die KI durchsucht dieses Material, bevor sie antwortet. Wenn sie keine Antwort findet, sollte sie das sagen und eine Nachricht aufnehmen, statt zu raten. In den ersten Wochen sollten Sie den Posteingang auf Fragen prüfen, die sie nicht gut beantworten konnte. Die Insights-Seite listet „Fragen ohne gute Antwort“ auf, damit Sie die Lücken schließen können.

Rückfragen bestehender Kunden zu einem Auftrag

Die KI kann die allgemeine Variante solcher Anrufe beantworten und eine über sie gebuchte Reservierung stornieren. Sie kann jedoch nicht sagen, ob ein bestimmtes Ersatzteil angekommen ist oder ob Sie Verspätung haben. Die ehrliche Formulierung lautet: „Ich gebe das an das Team weiter.“ Die Details werden als Lead gespeichert.

Notfälle: Was die KI kann und was nicht

Lesen Sie diesen Abschnitt zweimal. Hier ist der Unterschied zwischen dem, was man sich wünschen würde, und dem, was ein KI-Telefondienst leisten sollte, am größten.

Für einen Klempner wäre der Idealfall klar: Die KI nimmt um 23 Uhr den Anruf wegen eines geplatzten Rohrs an, erkennt, dass es wirklich dringend ist, und stellt die Person direkt zu jemandem im Bereitschaftsdienst durch. Das kann Klugon nicht. Es gibt keine Live-Anrufweiterleitung. Die KI kann Sie nicht anrufen, das Gespräch nicht mit Ihrem Mobiltelefon verbinden und Ihnen keine SMS senden. Falls Sie anderswo gelesen haben, dass Klugon dies kann, war das falsch. Wir haben diese Aussage entfernt.

Richtig eingerichtet kann die KI trotzdem nützlich sein.

Was bei einem Notruf passiert

1. Sie erkennt den Notfall anhand der von Ihnen festgelegten Regeln: „Als Notfälle gelten: Wasser tritt aus und lässt sich nicht abstellen, keine Heizung oder kein Warmwasser, wenn eine ältere, sehr junge oder kranke Person im Haus ist, jeder Gasgeruch sowie Funken oder Brandgeruch an elektrischen Anlagen.“
2. Sie gibt die von Ihnen freigegebenen Sicherheitshinweise wortwörtlich weiter. Bei einem Leck nennt sie die übliche Position des Absperrventils und weist darauf hin, elektrische Anlagen in der Nähe des Wassers nicht zu berühren. Bei Gasgeruch soll die Person das Gebäude verlassen und sofort den National Gas Emergency Service unter 0800 111 999 anrufen. Das entspricht beispielsweise den Empfehlungen der Gasnetzbetreiber auf der SGN-Seite zu Gasgeruch.
3. Sie nimmt die Daten auf: Name, Telefonnummer, Adresse und Postleitzahl, was passiert ist und was bisher unternommen wurde.
4. Sie speichert die Angaben als Lead, mit einer deutlichen Markierung wie „NOTFALL“ am Anfang der Notizen. Bei einem Anruf ist dieser gespeicherte Lead das verlässliche Signal. Machen Sie ihn daher zu einer festen Regel in den Anweisungen. Wenn Sie einen Business-Tarif oder höher haben und Slack oder Zapier verbunden ist, wird der neue Lead innerhalb kurzer Zeit dorthin übertragen. Die eigene Telefon-App von Slack kann Sie benachrichtigen.
5. Sie erklärt ehrlich, was als Nächstes passiert. Das entscheiden Sie im Voraus. Wenn Sie ein Bereitschaftstelefon betreiben, kann die KI die Nummer vorlesen und vorschlagen, dass die anrufende Person dort jetzt anruft. Diesen Anruf tätigt die Person selbst, nicht die KI. Wenn Sie nachts keine Einsätze anbieten, sollte die KI das klar sagen, die Daten für den Morgen aufnehmen und bei gefährlichen Situationen auf den Notdienst verweisen, der noch in derselben Nacht helfen kann.

Gerade dieser letzte Schritt wird bei der ersten Einrichtung oft falsch gemacht. Eine KI, die sagt „Jemand ruft Sie innerhalb von 15 Minuten zurück“, obwohl um Mitternacht niemand Slack überwacht, ist schlechter als eine Mailbox, weil die anrufende Person nicht mehr nach einer anderen Hilfe sucht. Versprechen Sie nur, was eine Person aus Ihrem Team tatsächlich tun wird.

Benachrichtigungen dorthin leiten, wo Sie sie sehen

Slack veröffentlicht neue Leads, Buchungen und Übergaben in einem von Ihnen ausgewählten Kanal. Zapier empfängt dieselben Ereignisse und kann sie an andere Apps weitergeben. Alles nach der Übergabe an Zapier läuft in Zapier, nicht in Klugon. Testen Sie daher die gesamte Kette, bevor Sie sich um zwei Uhr morgens darauf verlassen. Klugon sendet selbst keine E-Mail- oder Push-Benachrichtigungen an Sie.

Die Einrichtung wird auf den Seiten zur Slack-Integration und zur Zapier-Integration beschrieben.

Was die KI bei einem Notfall niemals tun darf

• Einen Gas-, Kohlenmonoxid- oder elektrischen Fehler diagnostizieren oder sagen, dass ein Gerät gefahrlos weiterverwendet werden kann.
• Jemanden durch Arbeiten an einem Gasgerät, einem Sicherungskasten oder anderen Anlagen führen, die eine qualifizierte Person erfordern.
• Eine Ankunftszeit versprechen, die Sie nicht zugesagt haben.
• Mit einer Person diskutieren, die einen Notfall meldet, obwohl Ihre Regeln ihn nicht als solchen einstufen. Nehmen Sie die Daten auf, markieren Sie den Vorgang und lassen Sie eine Person entscheiden.

Formulieren Sie diese Punkte als ausdrückliche Anweisungen. „Geben Sie niemals Ratschläge zur Reparatur von Gasgeräten, Gaszählern oder Rohrleitungen. Sagen Sie der anrufenden Person, dass dafür ein Gas-Safe-registrierter Fachbetrieb erforderlich ist“ ist eine Formulierung, die in jedes Setup eines Heizungsbetriebs gehört.

Anrufe, die die KI übergeben oder gar nicht annehmen sollte

Neben Notfällen gibt es in jedem Gewerk Anrufe, die eine KI nicht abschließend bearbeiten sollte:

• Beschwerden über ausgeführte Arbeiten. Wer feststellt, dass die neue Dusche in die darunterliegende Decke leckt, möchte eine Person und eine Entschuldigung – nicht das Mitgefühl eines Chatbots. Die KI sollte die Details aufnehmen, den Vorgang markieren und sagen, wer sich meldet.
• Streitigkeiten über Rechnungen und Geld. Auch hier gilt: Die KI kann Ihre Zahlungsmethoden bestätigen, sollte aber nicht verhandeln.
• Arbeiten über Versicherungen. Schadennummern, Gutachter und der Umfang des Versicherungsschutzes sind Sache von Ihnen und der Versicherung.
• Alles, was von den Bedingungen vor Ort abhängt. „Können Sie meine Heizung auf den Dachboden verlegen?“ erfordert eine Besichtigung und keine telefonische Antwort.
• Technische Beratung über Ihre freigegebenen FAQs hinaus. Die KI kann sagen, ob Sie an Wärmepumpen arbeiten. Sie sollte nicht bestimmen, welche Größe jemand benötigt.
• Anrufende, die eine Person verlangen. Manche Menschen möchten nicht mit einer KI sprechen. Lassen Sie sie ihre Daten hinterlassen und sagen Sie, dass Sie sich melden. Zwingen Sie niemanden, gegen das System anzukämpfen.

Auf WhatsApp und im Webchat kann die KI ein Gespräch an Ihr Team übergeben: Sie markiert es als „Person erforderlich“, im Posteingang erscheint ein entsprechender Hinweis, und Slack oder Zapier werden benachrichtigt. Die KI wird dabei nicht pausiert. Wenn die Kundin oder der Kunde erneut schreibt, antwortet sie weiter. Sie antworten aus dem Posteingang, sobald Sie Zeit haben. Bei Telefonanrufen verlassen Sie sich wie oben beschrieben auf den Lead mit einer eindeutigen Notiz.

Zwei Beispielgespräche

Beide Beispiele wurden für diese Seite geschrieben. Die Betriebe und Personen sind erfunden, die Telefonnummern stammen aus dem von Ofcom für fiktionale Inhalte reservierten Bereich, und keines der Gespräche ist eine Aufnahme. Die von Klugon verwendeten Stimmen werden per KI erzeugt.

Beispiel 1: Geplatztes Rohr um 23 Uhr (Telefonanruf)

Ein Beispielanruf. Der Betrieb Hartwell Plumbing & Heating ist frei erfunden.

Was in Klugon passiert ist: Der Anruf erscheint im Posteingang. Ein Lead mit Priyas Namen, Nummer und der Notiz „NOTFALL: Leck aus Badezimmer über der Decke, Absperrventil geschlossen, LS6 4QT, möchte heute Abend Hilfe“ wurde gespeichert. Da Hartwell den Business-Tarif mit verbundener Slack-Integration nutzt, wurde der Lead im Kanal #jobs veröffentlicht. Niemand wurde durchgestellt, es wurde keine Nachricht versendet, und die KI versprach nur, was die Inhaberin oder der Inhaber von Hartwell hinterlegt hatte: eine Nummer, die die anrufende Person selbst anrufen kann, sowie einen Rückruf am Morgen durch eine Person.

Beispiel 2: Angebotsanfrage auf WhatsApp

Ein Beispielchat auf WhatsApp. Der Betrieb Brightline Electrical ist frei erfunden.

Was in Klugon passiert ist: Die Buchung steht im Kalender von Brightline für die 45-minütige Leistung „Besichtigung Sicherungskasten“, einschließlich des vom Inhaber festgelegten Puffers für die Anfahrt. Toms Daten wurden gespeichert, und im Posteingang ist zu sehen, dass ein Bild gesendet wurde. Tom hat die Nachricht in diesem Chat als Bestätigung. Klugon sendet keine separate Bestätigung und keine Erinnerung am Vortag. Wenn Sie eine Erinnerung versenden möchten, müssen Sie oder Ihre Branchensoftware das übernehmen.

Checkliste für die Einrichtung in einem Handwerksbetrieb

Nichts davon ist schwierig. Wenn Sie die Schritte jedoch in der richtigen Reihenfolge durchführen, ersparen Sie sich eine Woche, in der die KI jeder anrufenden Person sagt: „Da bin ich mir nicht sicher.“

Vor dem Einschalten

1. Erstellen Sie eine Leistungsliste mit Dauer. Besichtigung für ein Angebot, Prüfung, Wartung und Reparatur – jeweils mit der Dauer, die Sie dafür buchen würden.
2. Legen Sie Ihre Arbeitszeiten, Zeitfenster, Puffer, Vorlauf und Buchungshorizont fest. Der Puffer ist Ihre Anfahrtszeit. Planen Sie großzügig.
3. Fügen Sie Mitarbeiter hinzu, wenn mehr als eine Person Besichtigungen durchführt.
4. Schreiben Sie Preise und Gebühren in ein einziges Dokument: Anfahrtspauschalen nach Tageszeit, Stundensatz, Festpreise für häufige Arbeiten, Mehrwertsteuer, Zahlungsmethoden, Anzahlungen für Material und Garantiebedingungen.
5. Definieren Sie Ihr Einsatzgebiet. Postleitzahlbereiche sind eindeutiger als „etwa 20 Meilen“.
6. Formulieren Sie Ihre Notfallregeln und die genauen Sicherheitshinweise, die vorgelesen werden sollen. Entscheiden Sie, ob Sie nachts eine Bereitschaftsnummer herausgeben.
7. Formulieren Sie Ihre Fragen für Angebote je Auftragsart in den individuellen Anweisungen.
8. Formulieren Sie die Übergaben: Was sagt die KI bei Beschwerden, Rechnungen, Versicherungsarbeiten und wenn jemand eine Person sprechen möchte?
9. Schreiben Sie eine Begrüßung, die den Betrieb nennt und sagt, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt. Die Standardbegrüßung erwähnt nicht, dass es eine KI ist. Gerade im Handwerk verhindert Offenheit unangenehme Situationen.
10. Wählen Sie eine Stimme. Es stehen zehn zur Auswahl.
11. Testen Sie die KI im Browser. Während der 7-tägigen Testphase können Sie keine Telefonnummer verbinden. Hier können Sie Ihre Gesprächsskripte ausprobieren. Rufen Sie mit den fünf häufigsten Anliegen an und sehen Sie, wie die KI reagiert.

Zusammenarbeit mit Jobber, ServiceM8 und Tradify

Viele Handwerksbetriebe verwalten ihre Aufträge mit Software wie Jobber, ServiceM8 oder Tradify: Angebote, Arbeitsaufträge, Planung und Rechnungen. Klugon bucht nicht in diese Systeme und soll sie nicht ersetzen. Betrachten Sie Klugon als Eingangstür: Die KI nimmt Anrufe an, sammelt Daten und bucht einen ersten Termin im eigenen Kalender. Sobald ein Auftrag entsteht, übernimmt Ihre Branchensoftware.

Wie Sie die Systeme verbinden, hängt vom jeweiligen Tool ab:

• Jobber und ServiceM8 verfügen beide über Zapier-Apps, die einen Kunden oder Auftrag erstellen können (Jobber kann auch eine Anfrage erstellen) – Stand Oktober 2026. Mit einem Klugon-Business-Tarif können Sie jeden neuen Klugon-Lead oder jede Buchung an Zapier senden und dort den passenden Datensatz erstellen lassen. Testen Sie die Feldzuordnung mit einem Beispiel-Lead, bevor Sie sich darauf verlassen.
• Tradify: Im Oktober 2026 konnten wir dafür keine Zapier-App finden. Planen Sie daher, neue Leads manuell aus dem Klugon-Posteingang oder aus Slack zu übertragen, oder prüfen Sie die eigenen Integrationsmöglichkeiten von Tradify.
• Ein Kalender oder zwei? Die einfachste und ehrlichste Einrichtung besteht darin, Klugons Kalender nur für erste Termine (Angebote und Besichtigungen) zu verwenden und die eigentlichen Aufträge in Ihrer Branchensoftware zu verwalten. Blockieren Sie Tage mit längeren Aufträgen als geschlossene Tage in Klugon, damit keine Besichtigungen angeboten werden, die Sie nicht wahrnehmen können.

Anrufe an die KI weiterleiten

Sie brauchen keine neue öffentliche Nummer. Klugon stellt Ihnen eine eigene Nummer bereit ($9 pro Monat nach Ende der Testphase). Ihre bestehende Nummer leiten Sie über die Anrufweiterleitung Ihres Netzbetreibers dorthin weiter. Viele Betriebe leiten tagsüber nur bei „keine Antwort“ oder „besetzt“ weiter, damit zunächst das eigene Telefon klingelt, und leiten außerhalb der Arbeitszeiten alle Anrufe weiter. Die Anleitung zur Beibehaltung Ihrer Nummer mit Anrufweiterleitung erklärt die einzelnen Schritte. Eine Rufnummernmitnahme wird nicht unterstützt. Wenn Sie eine eigene Telefonanlage mit SIP-Trunk betreiben, können Sie diese im Business-Tarif oder höher auf Klugon verweisen.

Was es kostet – mit Beispielrechnung

Die Klugon-Preise sind in US-Dollar angegeben und werden per Karte abgerechnet. Die Testphase dauert 7 Tage und erfordert eine Karte. Wenn Sie nicht kündigen, wird am Ende der Testphase abgerechnet. Telefonnummern können erst danach hinzugefügt werden. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

Tarife, die für einen Handwerksbetrieb interessant sind

Bei jährlicher Zahlung reduziert sich jeder Tarif um 20 %. Zusätzliche Sprachminuten über das Kontingent hinaus kosten $15 je begonnenen 100 Minuten.

Für die meisten Handwerksbetriebe ist die eigentliche Entscheidung Starter oder Business. Starter nimmt Anrufe an und bucht Termine. Sie müssten jedoch den Posteingang öffnen, um zu sehen, was eingegangen ist. Business ergänzt Slack- und Zapier-Benachrichtigungen. Dadurch funktionieren die Markierung von Notfällen und die Verbindung mit Jobber oder ServiceM8.

Ein Beispiel mit offengelegten Annahmen

Die folgenden Zahlen sind Annahmen für einen erfundenen Heizungs- und Sanitärbetrieb mit zwei Personen, keine Daten. Ersetzen Sie sie durch Ihre eigenen Werte.

• Anrufe pro Woche: 45.
• Verpasste Anrufe (bei einem Auftrag, unterwegs, außerhalb der Arbeitszeit): 12.
• Davon neue Auftragsanfragen: 5. Die übrigen Anrufe stammen von bestehenden Kunden, Lieferanten und Vertriebsmitarbeitern.
• Von diesen 5 Anfragen wären zu Aufträgen geworden, wenn jemand geantwortet hätte: 2.
• Wie viele dieser 2 Sie verlieren, weil niemand antwortet: sagen wir die Hälfte; die andere Person ruft zurück oder hinterlässt eine Nachricht. Das ergibt 1 Auftrag pro Woche.
• Durchschnittlicher Wert eines neuen Auftrags: £280 (eine Mischung aus Reparaturen, Wartungen und gelegentlich größeren Installationen).

Das sind ungefähr £280 pro Woche oder rund £14.500 in einem Jahr mit 52 Wochen, die an einen anderen Anbieter gehen. Ihr Wert kann halb so hoch oder doppelt so hoch sein. Invocas Benchmarks für Dienstleistungen rund ums Haus 2026, die auf Anrufen bei US-Kunden aus diesem Bereich basieren, ergaben, dass 52 % der Anrufenden mit einer Person sprachen. Das ist der Kundenstamm eines einzelnen Unternehmens und keine Umfrage unter britischen Handwerksbetrieben. Es zeigt jedoch, wie normal es ist, viele Anrufe zu verpassen. Der Leitfaden zu verpassten Anrufen und entgangenem Umsatz rechnet dies mit weiteren Quellen ausführlicher durch.

Auf der Kostenseite gilt für denselben Betrieb:

• Minuten: Nehmen wir 25 beantwortete Anrufe pro Woche mit jeweils etwa 3 Minuten an, also ungefähr 325 Minuten pro Monat. Das liegt deutlich innerhalb des Starter-Kontingents von 1.000 Minuten.
• Tarif: Voice Business für die Slack-Benachrichtigungen, $299, plus $9 für die Nummer: $308 pro Monat.
• Break-even: Wenn die KI nur einen Auftrag mit durchschnittlichem Wert pro Monat rettet, hat sie sich zu den heutigen Wechselkursen ungefähr selbst bezahlt. Wenn sie keinen Auftrag rettet, sehen Sie das anhand des Posteingangs innerhalb weniger Monate und können kündigen.

Im Vergleich zu einer Person oder einem Telefonservice

Eine Teilzeitkraft im Büro kostet Lohn, Arbeitgeberbeiträge zur Sozialversicherung und Altersvorsorge, Urlaubsvertretung – und geht trotzdem um fünf nach Hause. Ein Telefonservice mit Mitarbeitenden berechnet normalerweise pro Anruf oder Minute und nimmt eine Nachricht auf, die Sie anschließend selbst zurückrufen müssen. Beides sind für bestimmte Betriebe gute Optionen. Eine Person am Telefon kann einen Notfall besser einschätzen und eine verärgerte Kundin oder einen verärgerten Kunden besser beruhigen als jede KI. Wenn Ihr Anrufvolumen eine solche Stelle rechtfertigt, zeigt der Vergleich KI-Rezeption vs. menschliche Rezeption, wo die jeweiligen Lösungen passen.

Compliance für Handwerksbetriebe

Eine KI, die Ihr Telefon beantwortet, spricht für Ihr Unternehmen. Daher gelten für ihre Aussagen dieselben Regeln wie für Ihre eigenen. Dies ist keine Rechtsberatung. Wenn Sie unsicher sind, fragen Sie Ihren Berufsverband oder eine Rechtsanwältin bzw. einen Rechtsanwalt.

Gas Safe

Wer in Großbritannien Arbeiten an Gasgeräten und Gasinstallationen ausführt, muss gesetzlich im Gas Safe Register eingetragen sein. Kundinnen und Kunden fragen danach, manche möchten Ihre Registrierungsnummer. Hinterlegen Sie sie in der Wissensbasis, damit die KI sie nennen kann. Geben Sie gegebenenfalls auch an, welche Ihrer Monteure für welche Kategorien zugelassen sind – etwa Haushaltsheizungen, Herde, gewerbliche Küchen oder Flüssiggas.

Ebenso wichtig ist, was die KI niemals tun darf: Personen durch Gasarbeiten führen, einen Fehler als ungefährlich darstellen oder einen Gasauftrag einer Person zuweisen, die dafür nicht registriert ist. Die jährlichen Gas-Sicherheitsprüfungen für Vermieter sind eine regelmäßige Quelle für Anrufe. Die KI kann den Termin buchen, aber die Prüfung und das Protokoll sind Aufgabe Ihres Monteurs.

NICEIC und Elektroarbeiten

Viele Elektriker sind über ein Programm wie NICEIC zertifiziert. Dadurch können sie meldepflichtige Arbeiten gemäß Bauvorschriften selbst bescheinigen, statt zusätzlich die Bauaufsicht einzuschalten. Wenn Sie registriert sind, hinterlegen Sie dies mit Informationen dazu, wie Kunden die Registrierung prüfen können. Die KI kann erklären, dass der Austausch eines Sicherungskastens oder ein neuer Stromkreis mit dem richtigen Zertifikat abgeschlossen wird. Sie sollte nicht entscheiden, ob eine Arbeit meldepflichtig ist. Das müssen Sie beurteilen.

Verbraucherrechte: Angebote, Kostenvoranschläge und Stornierungen

Zwei rechtliche Themen tauchen bei telefonischen Anfragen im Handwerk häufiger auf, als viele erwarten.

• Der Consumer Rights Act 2015 schreibt vor, dass eine Leistung mit angemessener Sorgfalt und Sachkunde erbracht werden muss, und gibt Kunden Rechte, wenn dies nicht geschieht. Wichtig ist außerdem, was Sie sagen: Wenn die KI einen Preis als Festpreis nennt, kann die Kundin oder der Kunde Sie vernünftigerweise daran halten. Bringen Sie ihr den Unterschied zwischen einem festen Angebot und einer Schätzung bei und lassen Sie sie „Schätzung“ sagen, sofern Sie für die jeweilige Arbeit keinen Festpreis hinterlegt haben.
• Die Consumer Contracts Regulations 2013 geben Kunden bei Verträgen, die außerhalb Ihrer Geschäftsräume abgeschlossen werden, normalerweise ein 14-tägiges Widerrufsrecht. Dazu zählen Verträge im Zuhause des Kunden sowie telefonisch oder online. Die Vorschriften legen auch fest, welche Informationen vor Vertragsschluss bereitgestellt werden müssen. In der Praxis sollte die KI einen Termin buchen und Daten sammeln, statt am Telefon einen Vertrag abzuschließen. Der Vertrag einschließlich der Widerrufsinformationen kommt von Ihnen mit dem schriftlichen Angebot. Wenn eine Kundin oder ein Kunde möchte, dass die Arbeit innerhalb der Widerrufsfrist beginnt, muss dieser Wunsch von Ihnen ordnungsgemäß dokumentiert werden.

Datenschutz und der Hinweis, dass es eine KI ist

Die KI erfasst Namen, Telefonnummern und Adressen – also personenbezogene Daten. Klugon wird von einem deutschen Unternehmen unter der DSGVO betrieben. Übermittlungen an Auftragsverarbeiter sind durch Standardvertragsklauseln abgedeckt, wie in der Datenschutzerklärung aufgeführt. Ihre Pflichten als Unternehmen bleiben bei Ihnen. Die Leitlinien des ICO für Organisationen sind die richtige Anlaufstelle, um sie zu prüfen. Klugon zeichnet keine Audiodaten von Anrufen auf, wodurch eine Frage bereits einfacher wird.

Sagen Sie den anrufenden Personen, dass sie mit einer KI sprechen. Die Standardbegrüßung von Klugon erwähnt das nicht. Schreiben Sie deshalb eine eigene Begrüßung, die dies tut. Das kostet nichts und verhindert den unangenehmen Moment: „Spreche ich gerade mit einem Roboter?“

So erkennen Sie, ob es funktioniert

Geben Sie dem System sechs bis acht Wochen und prüfen Sie anschließend:

• Von der KI beantwortete Anrufe auf der Analytics-Seite, einschließlich Gesprächsminuten und durchschnittlicher Gesprächsdauer.
• Leads und Buchungen aus Anrufen, die Sie zuvor verpasst hätten.
• Wie viele davon zu Aufträgen wurden. Klugon verfolgt das nicht für Sie. Ihre Branchensoftware oder eine einfache Strichliste kann dies übernehmen.
• Übergaben und markierte Notfälle sowie die Frage, ob jemand auf jeden einzelnen reagiert hat.
• Fragen ohne gute Antwort, die Woche für Woche weniger werden sollten, während Sie die Wissensbasis ergänzen.
• Beschwerden über die KI. Dass einige Personen lieber mit einem Menschen sprechen, ist normal. Ein Muster deutet darauf hin, dass Ihre Skripte überarbeitet werden müssen.

Wenn die von der KI gewonnenen Aufträge nach zwei Monaten nicht die Kosten decken, kündigen Sie. Das ist besser, als für etwas zu bezahlen, das Sie nicht überprüfen.

KI-Rezeptionsleitfäden für einzelne Gewerke

Die Unterschiede zwischen den Gewerken sind größer, als die gemeinsame Bezeichnung vermuten lässt. Jede dieser Seiten behandelt die Anrufe, Regeln und saisonalen Besonderheiten eines Gewerks im Detail:

• Klempner, Elektriker und Heizungsbauer: Notfalleinsätze, Heizungsstörungen im Winter, Vermieterbescheinigungen und Besichtigungstermine für Angebote.
• Autowerkstätten und Autoreparatur: Buchungen für Hauptuntersuchungen und Wartungen, Spitzen in den Monaten des Kennzeichenwechsels, Ersatzfahrzeuge und die Frage „Ist mein Auto fertig?“
• Telefon- und Elektronikwerkstätten: Angebote für Displays und Akkus, spontane Reparaturen im Vergleich zu gebuchten Terminen sowie Fragen zu Reparatur oder Ersatz.
• Gärtner und Landschaftsbauer: Pflegerunden, der Ansturm im Frühjahr, Angebote für Planung und Ausführung sowie wetterbedingte Absagen.
• Reinigungsbetriebe und Wäschereien: Endreinigungen bei Mietverhältnissen, regelmäßige Haushaltstermine, Schlüssel und Zugang sowie Abholzeiten.

Häufig gestellte Fragen

Kann die KI eine Person mit einem Notfall direkt zu mir durchstellen?

Nein. Klugon kann keine Anrufe weiterleiten. Die KI gibt die von Ihnen freigegebenen Sicherheitshinweise, nimmt die Daten auf, speichert sie als Notfall-Lead und benachrichtigt bei einem Business-Tarif mit verbundener Slack- oder Zapier-Integration die entsprechenden Systeme. Wenn Sie eine Bereitschaftsnummer betreiben, kann die KI sie vorlesen, damit die anrufende Person dort anruft.

Bucht die KI in Jobber, ServiceM8 oder Tradify?

Nein. Sie bucht in den eigenen Kalender von Klugon. Mit einem Business-Tarif können Sie neue Leads und Buchungen an Zapier senden. Dafür gibt es Apps für Jobber und ServiceM8, die Kunden und Aufträge anlegen können. Bei Tradify übertragen Sie die Daten manuell.

Können Kunden Fotos vom Problem senden?

Sie können Fotos über WhatsApp senden. Die KI kann sie jedoch nicht ansehen, und der Klugon-Posteingang zeigt sie nicht an. Richten Sie die KI so ein, dass sie nach den benötigten Fotos fragt und angibt, wohin diese gesendet werden sollen – beispielsweise an Ihre Büro-WhatsApp-Nummer.

Gibt die KI Preise aus?

Sie nennt die Preise, die Sie in der Wissensbasis hinterlegt haben: Anfahrtspauschalen, Stundensätze und Festpreise für häufige Arbeiten. Bei allen anderen Anliegen sammelt sie die Details, bucht einen Termin oder nimmt eine Nachricht auf. Bringen Sie ihr bei, „Schätzung“ zu sagen, sofern der Preis nicht feststeht.

Muss ich meine Telefonnummer ändern?

Nein. Sie leiten Ihre bestehende Nummer an eine Klugon-Nummer weiter. Diese kostet $9 pro Monat und kann hinzugefügt werden, sobald Ihre Testphase beendet ist. Eine Rufnummernmitnahme zu Klugon wird nicht unterstützt.

Kann ich das System testen, bevor echte Anrufe eingehen?

Ja. Während der 7-tägigen Testphase können Sie im Browser mit Ihrem Assistenten sprechen und Ihre Skripte testen. Für den Start der Testphase ist eine Karte erforderlich. Telefonnummern können erst nach ihrem Ende verbunden werden.

Sagt die KI den Anrufenden, dass sie eine KI ist?

Nur wenn Ihre Begrüßung das sagt. Die Standardbegrüßung erwähnt es nicht. Schreiben Sie daher eine Begrüßung, die Ihr Unternehmen nennt und sagt, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt.

Was passiert, wenn die KI die Antwort nicht kennt?

Sie sollte das sagen und eine Nachricht aufnehmen, statt zu raten. Sie antwortet anhand Ihrer eigenen Wissensbasis. Auf der Insights-Seite werden Fragen aufgelistet, die sie nicht gut beantworten konnte, damit Sie die Lücken schließen können.

Ist die Lösung für einen Einzelunternehmer sinnvoll?

Oft ist sie dort besonders nützlich, weil niemand anderes während Ihrer Arbeit das Telefon beantwortet. Starten Sie mit Voice Starter und prüfen Sie den Posteingang in der Mittagspause und am Abend. Wechseln Sie zu Business, wenn Sie Slack-Benachrichtigungen wünschen.

Der Nutzen lässt sich einfach zusammenfassen: Wenn Sie nicht abnehmen können, erhält die anrufende Person trotzdem eine klare Antwort, einen gebuchten Termin oder ein ehrliches „So geht es weiter“. Sie erhalten ihre Daten statt einer Benachrichtigung über einen verpassten Anruf ohne Nachricht. Richten Sie die KI für die Anrufe ein, die Sie tatsächlich bekommen, versprechen Sie bei Notfällen nur, was Sie wirklich tun werden, und prüfen Sie den Posteingang.