KI-Rezeption für Friseursalons, Barbershops, Spas und Beauty-Betriebe

Es ist Samstag, 11:40 Uhr. Sie sind mitten in einer Ansatzfärbung, die Junior-Kraft spült gerade einen Toner aus und das Telefon auf dem Tresen hat in zehn Minuten viermal geklingelt. Eine dieser Anruferinnen möchte als Stammkundin ihre Uhrzeit bestätigen. Eine andere ist eine neue Kundin, die vor einer Hochzeit ein Full Head mit Foliensträhnen möchte. Für keine der beiden können Sie Ihre Handschuhe ausziehen – und die neue Kundin wird bei Google den nächsten Salon ausprobieren, bevor Sie mit dem Abteilen fertig sind.

Eine KI-Rezeption für Salons ist eine Software, die dieses Telefon sowie Ihre Instagram- und WhatsApp-Nachrichten beantwortet, wenn Sie es nicht können. Sie kennt Ihre Preisliste, die Dauer Ihrer Leistungen und die Zuständigkeiten im Team. So kann sie einen „Ab“-Preis nennen, Ihre Regel für Patch-Tests erklären und den passenden Termin bei der richtigen Person buchen. Auf dieser Seite erfahren Sie, wie das in der Praxis für Salons und Beauty-Betriebe aussieht: welche Anrufe Sie erhalten, welche die KI übernehmen kann, welche sie an Sie zurückgeben sollte, zwei Beispielgespräche, eine Checkliste zur Einrichtung, die Kosten und die Regeln, die Sie beachten müssen.

Wir sprechen auch offen über die Grenzen. Klugon verschickt keine Erinnerungstexte, nimmt keine Anzahlungen entgegen und kann Anrufer nicht zu Ihnen durchstellen. Falls Sie auf anderen Seiten Versprechen dazu gelesen haben, erfahren Sie hier, was Sie stattdessen tun können.

Die Anrufe und Nachrichten eines Salons

Die meisten Saloninhaber kennen das Muster auch ohne Bericht. Das Telefon ist genau dann am geschäftigsten, wenn Sie nicht rangehen können: Samstagvormittag, werktags zur Mittagszeit und in der Stunde nach Feierabend. Abends sammeln sich Nachrichten an, wenn Kundinnen auf dem Sofa durch Instagram scrollen und beschließen, dass sie ihre Nägel für Freitag machen lassen möchten.

Die Anrufe selbst lassen sich in einige wenige Kategorien einteilen.

Fragen zu Preisen und Leistungen

„Wie viel kostet ein Full Head mit Highlights?“ „Machen Sie Balayage bei kurzem Haar?“ „Was ist der Unterschied zwischen einer Gel-Maniküre und BIAB?“ „Ist ein Barttrim im Skin Fade enthalten?“ Das macht den Großteil der Anrufe neuer Kundinnen und Kunden aus. Die ehrliche Antwort ist meistens ein „Ab“-Preis plus ein Hinweis auf Haarlänge, Haardichte oder Zustand. Die meisten Salons geben diese Antwort jedes Mal auf dieselbe Weise. Das macht sie zu einem guten Einsatzbereich für eine KI, die Ihre Preisliste vorliegen hat.

Buchen, Verschieben und Stornieren

Stammkundinnen und Stammkunden rufen an, um den nächsten Schnitt oder die nächste Farbe zu buchen, einen Termin wegen der Arbeit zu verschieben oder abzusagen, weil ein Kind krank ist. Neue Kundinnen und Kunden fragen, was in dieser Woche noch frei ist. Viele haben eine bestimmte Stylistin oder einen bestimmten Stylisten, der wichtiger ist als die Uhrzeit: „Ich gehe nur zu Jess“ ist ein typischer Satz am Salontelefon. Die Aufgabe der Rezeption ist dann, den nächsten freien Termin bei Jess zu finden – nicht irgendeinen Termin.

Patch-Tests und Farbberatungen

Wenn Sie permanente oder semipermanente Farbe verwenden, haben Sie eine Regel für Patch-Tests. Die meisten Salons folgen den Anweisungen des Farbherstellers, die normalerweise 48 Stunden vor der Färbung einen Hauttest verlangen. Der NHS empfiehlt auf seiner Seite zu Reaktionen auf Haarfärbemittel ebenfalls einen Abstand von 48 Stunden und weist darauf hin, dass Symptome bis zu 72 Stunden später auftreten können. Am Telefon führt das zu Fragen wie: „Ich hatte letztes Jahr schon Farbe bei Ihnen – brauche ich noch einen Test?“ oder „Kann ich einfach eine Stunde früher kommen?“ Farbberatungen werden bei größeren Veränderungen, Korrekturen und Extensions nötig, wenn Sie das Haar vor einem Preisangebot sehen möchten.

Hochzeiten, Abschlussbälle und Events

Die Hochzeitssaison – ungefähr vom späten Frühjahr bis zum frühen Herbst – bringt Probetermine, Gruppenbuchungen für eine Hochzeitsgesellschaft an einem einzigen Vormittag und Fragen zu Fahrten zu einer Location. Zur Abschlussballsaison gibt es in einem kurzen Zeitraum besonders viele Anfragen zu Hochsteckfrisuren und Nägeln. Im Dezember kommen Partyfrisuren, Nägel und Wimpern hinzu. Diese Anrufe brauchen mehr Aufmerksamkeit als ein Haarschnitt, weil mehrere Personen beteiligt sind und ein Termin oft nicht verschoben werden kann.

Alles andere

Öffnungszeiten, Parkmöglichkeiten, Walk-ins, der Verkauf eines bestimmten Shampoos, der Kauf eines Geschenkgutscheins, günstigere Kinderhaarschnitte und die Frage, ob eine Stylistin aus dem Urlaub zurück ist. Dazu kommen die Anrufe, auf die niemand wartet: eine Kundin, die mit ihrer Farbe unzufrieden ist, eine Reaktion nach einer Behandlung oder ein Streit über eine Stornogebühr.

Die Unterschiede zwischen den Bereichen

Ein Barbershop erhält mehr Anrufe wie „Wie lange ist die Wartezeit?“ und weniger Beratungsanfragen. In einem Nagelstudio gehen abends mehr DMs mit Fotos des gewünschten Sets ein. Ein Spa erhält Anfragen von Paaren, Fragen zu Geschenkgutscheinen und viele Fragen wie „Ist der Pool inklusive?“ In einer Ästhetikklinik kommen Fragen mit medizinischem Bezug auf, die die KI nicht beantworten darf. Weiter unten verlinken wir auf Seiten zu den einzelnen Bereichen, die diese Unterschiede genauer behandeln.

Was eine KI-Rezeption für Salons übernimmt

Am besten stellen Sie sich eine KI-Rezeption als gut eingearbeitete Nachwuchskraft am Empfang vor, die jede schriftlich festgehaltene Richtlinie gelesen hat und an einem Samstag nie die Ruhe verliert. Sie antwortet auf Grundlage Ihrer Angaben und bucht innerhalb der von Ihnen gesetzten Regeln in den Kalender. Das übernimmt Klugon.

Antworten am Telefon, auf WhatsApp, Instagram und Ihrer Website

Klugons KI-Telefonrezeption beantwortet eingehende Anrufe auf einer Nummer, auf die Sie Ihre Salonnummer weiterleiten, zu allen Zeiten, in denen Ihr Tarif aktiv ist. Dieselbe Assistenz kann WhatsApp, Instagram-DMs, Facebook Messenger und ein Chatfenster auf Ihrer Website beantworten. So erhält eine Kundin dieselbe Antwort zum Balayage-Preis, egal, auf welchem Weg sie fragt. Alle Anrufe und Nachrichten landen in einem Posteingang in Ihrem Dashboard.

Sie beantwortet Anrufe auf Englisch, Deutsch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch. Wenn es in Ihrer Region viele spanisch- oder arabischsprachige Menschen gibt, kann sich das allein schon lohnen.

Preise aus Ihrer Preisliste nennen

Sie geben der Assistenz Ihre Leistungen und Preise, indem Sie sie eintippen, Text einfügen oder Ihre Preisliste als PDF- oder Word-Dokument hochladen. Sie kann außerdem die Startseite Ihrer Website und einige wichtige Unterseiten lesen. Anschließend nennt sie die Preise aus diesen Angaben, einschließlich „Ab“-Preisen und der Bedingungen, die Sie daran geknüpft haben. Wenn in Ihrer Preisliste steht, dass langes oder dichtes Haar mehr kostet, sagt sie das. Wenn für eine verbindliche Preisangabe zunächst eine Beratung nötig ist, erklärt sie auch das und bietet an, die Beratung zu buchen.

Die richtige Leistung, Dauer und Stylistin buchen

Klugon verfügt über einen integrierten Buchungskalender. Sie legen Ihre Öffnungszeiten, die Dauer jeder Leistung, die Zuständigkeiten im Team, einen Puffer nach Terminen, die erforderliche Vorlaufzeit und den Zeitraum fest, in dem Kundinnen und Kunden im Voraus buchen können. Fragt jemand nach einem Schnitt und einer Coloration bei Jess, prüft die Assistenz nur Jess’ freie Zeiten und sucht einen ausreichend langen Termin für die Leistung. Doppelbuchungen werden vermieden. Fragt jemand nach „egal wer“, kann sie eine verfügbare Person anbieten. Die Buchung wird in Ihre Klugon-Buchungsliste eingetragen, und die Kundin oder der Kunde erhält im selben Gespräch eine Referenz. Mehr über die Buchungsfunktionen erfahren Sie auf der Seite KI-Terminbuchung.

Im Chat sowie auf WhatsApp oder Instagram kann sie einen Termin verschieben oder stornieren. Bei einem Telefonanruf kann sie buchen und stornieren, bietet aber keine einstufige Umbuchung an. Wenn Anrufende einen Termin verschieben möchten, hinterlegen Sie daher eine Anweisung, wie die Assistenz damit umgehen soll, und testen Sie es.

Ihre Regeln für Patch-Tests und Beratungen erklären

Hier macht sich eine KI-Rezeption in einem Farbsalon besonders bezahlt. Sie schreiben Ihre Regel einmal auf, zum Beispiel: „Neue Farbkundinnen und -kunden sowie alle, deren letzte Farbe bei uns länger als sechs Monate zurückliegt, benötigen mindestens 48 Stunden vor dem Termin einen Hauttest.“ Die Assistenz wendet diese Regel im Gespräch an. Sie stellt die richtige Frage, erklärt den Grund und kann den Test als eigene kurze Leistung vor dem Farbtermin buchen. An einem geschäftigen Samstag vergisst sie die Frage nicht.

Zwei Hinweise: Die Regel befindet sich in Ihren Anweisungen und Wissensdaten – nicht in einer fest programmierten Buchungsprüfung. Testen Sie sie daher vor dem Start und prüfen Sie in den ersten Wochen die Farbbuchungen. Außerdem sollte die Assistenz niemals entscheiden, ob eine Färbung für jemanden sicher ist. Das entscheiden Sie im Salon.

Alltägliche Fragen beantworten

Parkplätze, Walk-ins, Geschenkgutscheine, vorrätige Produkte, Kinderpreise, Barrierefreiheit und die Öffnung an einem Feiertag ergeben sich aus Ihren Angaben. Wenn eine Frage auftaucht, auf die sie keine Antwort hat, sagt sie das und markiert das Gespräch für Sie, statt zu raten. Die Insights-Seite im Dashboard führt „Fragen ohne gute Antwort“ auf. Das zeigt Ihnen, was Sie als Nächstes ergänzen sollten.

Daten für Aufträge erfassen, die sie nicht buchen sollte

Bei Hochzeitsgesellschaften, Farbkorrekturen und Extensions möchten Sie wahrscheinlich selbst mit der Kundin oder dem Kunden sprechen. Die Assistenz kann die Angaben aufnehmen (Name, Telefonnummer, Datum, Personenzahl und gewünschte Leistung), sie als Lead speichern und für Sie markieren. Sie rufen zurück, wenn Sie zwischen zwei Kundinnen und Kunden Zeit haben.

Was sie an Sie zurückgeben sollte

In jedem Salon gibt es Gespräche, für die ein Mensch nötig ist. Eine gute Einrichtung der KI-Rezeption bedeutet, klar festzulegen, welche das sind, und sicherzustellen, dass sie Sie erreichen.

So funktioniert die Übergabe bei Klugon

Wenn ein Gespräch Sie erfordert, markiert die Assistenz es als „Benötigt eine Person“. In Ihrem Posteingang erscheint ein Banner mit „Benötigt eine Person“. Wenn Sie Slack oder Zapier verbunden haben, wird auch dort eine Benachrichtigung angezeigt. Die Assistenz stellt den Anruf nicht auf Ihr Mobiltelefon durch und kann die anrufende Person nicht in die Warteschleife legen, während sie Sie sucht. Am Telefon sagt sie, dass sich jemand aus dem Salon zurückmelden wird, und nimmt die Kontaktdaten auf. Auf WhatsApp, Instagram und Messenger können Sie der Kundin oder dem Kunden innerhalb des 24-Stunden-Nachrichtenfensters von Meta aus dem Klugon-Posteingang antworten. Bei Telefonanrufen und Website-Chats rufen Sie selbst zurück oder schreiben selbst.

Wichtig: Das Markieren eines Gesprächs verhindert nicht, dass die Assistenz weiter antwortet. Wenn die Kundin oder der Kunde weiter Nachrichten sendet, antwortet sie weiter. Die meisten Salons finden das in Ordnung, aber Sie sollten es wissen, bevor Sie sich darauf verlassen.

Anrufe, die die KI niemals allein bearbeiten sollte

• Reaktionen und Verletzungen. Wer sagt, dass die Kopfhaut brennt oder die Augen nach einer Wimpernbehandlung anschwellen, braucht medizinischen Rat und keine Salonrichtlinie. Hinterlegen Sie eine Anweisung, nach der die Assistenz Ihren Standardhinweis zur Sicherheit gibt (bei Schwellungen der Lippen, des Mundes oder Halses oder bei Atemnot den Notruf 999 wählen, wie der NHS empfiehlt) und das Gespräch sofort markiert. Lassen Sie sie weder beruhigen noch eine Diagnose stellen.
• Beschwerden und Rückerstattungen. Eine unzufriedene Kundin mit einer misslungenen Farbe möchte von der Person gehört werden, die die Farbe gemacht hat, oder von Ihnen. Die Assistenz sollte Verständnis zeigen, die Angaben aufnehmen und das Gespräch markieren. Eine kostenlose Korrektur oder Rückerstattung darf sie nur anbieten, wenn Sie genau festgelegt haben, wann Sie das tun.
• Stornogebühren und Streitfälle. Unabhängig von Ihrer Regel ist deren Durchsetzung ein Gespräch für einen Menschen.
• Farbkorrekturen und große Veränderungen. „Ich habe es mit einer Packungsfarbe schwarz gefärbt und möchte platinblond werden“ erfordert eine Beratung mit einer Coloristin oder einem Coloristen. Die Assistenz bucht die Beratung, nennt aber keinen Preis.
• Medizinische Fragen in Ästhetik- und Spa-Betrieben. Schwangerschaft, Medikamente, Hauterkrankungen und kürzlich erfolgte Operationen. In einer Ästhetikklinik ist diese Liste länger und strenger; siehe dazu den Abschnitt zur Compliance weiter unten.
• Alles, was die Sicherheit eines Kindes oder eine aufgelöste Kundin oder einen aufgelösten Kunden betrifft. Markieren Sie das Gespräch und lassen Sie eine Person entscheiden.

Beispielgespräche

Diese Beispiele wurden für diese Seite geschrieben. Die Unternehmen und Personen sind frei erfunden. Sie zeigen, welche Abläufe Sie einrichten können, und sind keine Aufzeichnungen echter Anrufe.

Beispielanruf: eine Kundin zum ersten Mal für eine Coloration

Ein beispielhafter Telefonanruf. Der Salon „Larch and Lime Hair“ ist frei erfunden. Es ist Samstag, 11:45 Uhr, und alle Stylistinnen und Stylisten behandeln gerade Kundinnen und Kunden.

KI: Guten Tag, danke für Ihren Anruf bei Larch and Lime Hair. Wie kann ich Ihnen heute helfen?

Anruferin: Hallo, ich möchte gern Balayage buchen, idealerweise bei Priya. Ich war noch nie bei Ihnen.

KI: Sehr gern, Priya macht viele unserer Balayage-Behandlungen. Der Preis beginnt bei £120, und die Behandlung dauert einschließlich Toner ungefähr drei Stunden. Der endgültige Preis hängt von Länge und Dichte ab, und Priya bestätigt ihn, wenn sie Ihr Haar sieht. Vor einer Coloration bitten wir neue Kundinnen um einen kurzen Hauttest mindestens 48 Stunden vorher. Er dauert etwa zehn Minuten. Wäre das für Sie in Ordnung?

Anruferin: Oh, okay. Ich kann diese Woche eigentlich nicht zweimal kommen.

KI: Das verstehe ich. Der Test kann an jedem geöffneten Tag von jeder Person aus dem Team durchgeführt werden, er muss also nicht bei Priya stattfinden. Priyas nächste freien Balayage-Termine sind Donnerstag um 10:00 Uhr oder nächsten Samstag um 9:30 Uhr. Wenn Sie nächsten Samstag nehmen, könnten Sie den Test diese Woche jederzeit von Dienstag bis Donnerstag machen.

Anruferin: Nächsten Samstag passt. Kann ich den Test am Mittwoch nach der Arbeit machen?

KI: Am Mittwoch haben wir bis 19:00 Uhr geöffnet, und um 17:45 Uhr ist ein Termin für den Hauttest frei. Soll ich diesen Termin und Balayage bei Priya nächsten Samstag um 9:30 Uhr buchen?

Anruferin: Ja, bitte.

KI: Darf ich Ihren Namen und eine Mobilfunknummer aufnehmen?

Anruferin: Hannah Webb, 07700 900123.

KI: Danke, Hannah. Sie haben am Mittwoch um 17:45 Uhr einen Hauttest und nächsten Samstag um 9:30 Uhr Balayage bei Priya gebucht. Ihre Referenz lautet LL-4821. Wenn Sie einen der beiden Termine ändern müssen, rufen Sie uns einfach an oder schreiben Sie uns. Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?

Anruferin: Gibt es Parkplätze?

KI: Hinter dem Salon in der Mill Lane gibt es einen kostenpflichtigen Parkplatz. Unter der Woche ist er nach 18:00 Uhr kostenlos, daher ist er für Ihren Test am Mittwoch kostenlos.

Was hier passiert ist: zwei Buchungen in der richtigen Reihenfolge, mit der richtigen Person für die Coloration und einer beliebigen Person für den Test, beide im Klugon-Kalender des Salons. Was nicht passiert ist: Es wurde keine Anzahlung entgegengenommen und es wird keine Erinnerung automatisch verschickt. Wenn Ihr Salon bei Colorationen mit Anzahlungen arbeitet, würde die Assistenz stattdessen Ihre Regel erklären und der Kundin Ihren Fresha- oder Booksy-Buchungslink schicken (siehe den Abschnitt zur Einrichtung).

Beispiel-Instagram-DM: eine Frage zur Ästhetik, die eine Person braucht

Ein beispielhafter Instagram-Chat. Die Klinik „Fern Street Skin“ ist frei erfunden. Es ist Dienstag, 22:10 Uhr.

Kundin: hi macht ihr faltenbehandlung? wie viel stirn. und ich stille, ist das ok

KI: Hallo, danke für Ihre Nachricht. Behandlungen gegen Linien und Falten bei Fern Street Skin beginnen immer mit einer Beratung bei unserer verschreibenden Pflegefachkraft Claire. Sie bespricht Ihre Krankengeschichte und ob eine Behandlung für Sie geeignet ist. Zu Stillen oder anderen medizinischen Fragen können wir Ihnen nicht per Nachricht raten. Ich habe Ihre Frage daher an Claire weitergegeben; sie wird Ihnen hier antworten.

Kundin: ok wie viel kostet die beratung

KI: Beratungen kosten £25 und dauern 30 Minuten. Claire hat am Donnerstag um 16:30 Uhr oder Samstag um 10:00 Uhr Zeit. Möchten Sie einen dieser Termine?

Kundin: samstag

KI: Sie haben am Samstag um 10:00 Uhr eine Beratung bei Claire gebucht. Die Referenz lautet FS-2207. Claire wird außerdem vor dem Termin hier auf Ihre Frage antworten. Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?

Was hier passiert ist: Die Assistenz hat keine verschreibungspflichtige Behandlung namentlich beworben, keinen Preis für Injektionen genannt und die medizinische Frage nicht beantwortet. Sie hat die Beratung gebucht und das Gespräch markiert. Claire sieht im Posteingang ein Banner mit „Benötigt eine Person“ und antwortet am nächsten Morgen auf Instagram – innerhalb des 24-Stunden-Fensters von Meta.

Checkliste zur Einrichtung eines Salons

Sie können sich anmelden und eine Assistenz noch am selben Tag im Browser testen. Bis Ihre Telefonnummer und Social-Media-Konten aktiv sind, dauert es länger – vor allem wegen der Einrichtungsschritte bei Meta und weil Telefonnummern erst nach Ende des kostenlosen Testzeitraums hinzugefügt werden können. Wir würden in dieser Reihenfolge vorgehen.

1. Entscheiden Sie, wo die Buchungen gespeichert werden

Das ist die wichtigste Entscheidung, treffen Sie sie daher zuerst. Klugon bucht in den eigenen integrierten Kalender. Es bucht nicht in Fresha, Booksy, Phorest oder einer anderen Salonsoftware und synchronisiert sich nicht mit ihnen. Dadurch bleiben drei praktikable Möglichkeiten.

• Klugon als Buchungskalender. Am einfachsten für einen kleinen Salon, eine mobile Therapeutin oder einen neuen Betrieb ohne Salonsoftware. Alle Buchungen – von der KI und von Ihnen – stehen in der Klugon-Buchungsliste.
• Klugon für einige Leistungen, Ihre Salonsoftware für andere. Zum Beispiel bucht die KI Hauttests und Beratungen in Klugon, während Farbtermine in Ihrem bestehenden System bleiben. Dafür müssen Sie genau festlegen, welcher Kalender für welches Teammitglied maßgeblich ist.
• Klugon beantwortet Fragen, Ihre Salonsoftware übernimmt die Buchung. Die Assistenz beantwortet Fragen zu Preisen, Richtlinien und Verfügbarkeiten. In WhatsApp, Instagram und dem Webchat teilt sie Ihren Fresha- oder Booksy-Buchungslink aus ihrer Link-Bibliothek. Am Telefon kann sie keinen Link senden (es gibt keine Textnachrichten), nimmt daher die Kontaktdaten der Kundin oder des Kunden auf und markiert das Gespräch für einen Rückruf. So bleiben Anzahlungen und Erinnerungen in dem System, das dies bereits übernimmt.

Wenn Sie Ihre Buchungssoftware grundsätzlich prüfen, zeigen unsere Seiten zu Fresha-Alternativen und Booksy-Alternativen, wann welche Lösung die bessere Wahl ist.

2. Verbinden Sie einen Kalender, falls Sie einen verwenden

Ab dem Business-Tarif kann Klugon auch einen Google-, Outlook- oder Apple-Kalender auf belegte Zeiten prüfen, über seine Kalenderfunktionen Termine hinzufügen und einen Calendly-Link senden. Für Google Calendar fügen Sie einen Schlüssel für ein Dienstkonto und die Kalender-ID ein und teilen den Kalender mit diesem Dienstkonto. Dies ist keine automatische Synchronisierung in beide Richtungen: Die eigentliche Buchung wird weiterhin in Klugons Kalender eingetragen. Betrachten Sie einen externen Kalender daher als zusätzliche Prüfung und nicht als Hauptkalender.

3. Leistungen, Dauer und Team hinzufügen

• Jede Leistung mit ihrer tatsächlichen Dauer einschließlich Einwirkzeit. Ein Full Head mit Foliensträhnen dauert nicht genauso lange wie ein Half Head.
• Welche Teammitglieder welche Leistungen anbieten. Wenn nur zwei Personen Extensions machen, tragen Sie das ein.
• Kurze Leistungen für Hauttests und Beratungen, damit diese separat gebucht werden können.
• Einen Puffer nach Terminen, falls Sie Zeit für die Reinigung benötigen.
• Die minimale Vorlaufzeit (standardmäßig 60 Minuten) und wie weit im Voraus Kundinnen und Kunden buchen können.
• Geschlossene Tage für Feiertage und Schulungstage.

4. Schreiben Sie Ihre Richtlinien auf

• Die Regel für Patch-Tests in ein oder zwei Sätzen, die die Assistenz wiederholen kann.
• Regeln zu Stornierungen und Verspätungen.
• Ihre Regel für Anzahlungen, falls vorhanden, und wo die Kundin oder der Kunde sie bezahlt.
• Regeln für Kinder und Walk-ins sowie den Umgang mit Verspätungen.
• Ihre Übergabeliste aus dem Abschnitt weiter oben.

Fügen Sie diese Angaben als Text ein oder laden Sie ein Dokument hoch. Laden Sie auch Ihre Preisliste hoch. Gescannte PDF-Bilder können nicht gelesen werden. Verwenden Sie daher ein PDF mit echtem Text, eine Word-Datei oder fügen Sie den Text direkt ein.

5. Schreiben Sie die Begrüßung

Die Standardbegrüßung lautet „Hallo! Vielen Dank für Ihren Anruf“, gefolgt vom Namen Ihres Unternehmens. Wir empfehlen, eine eigene Begrüßung zu schreiben, in der die anrufende Person erfährt, dass sie mit der KI-Assistenz des Salons spricht. Das ist ehrlich, und Kundinnen und Kunden, die lieber mit einer Person sprechen möchten, wissen, dass sie danach fragen können.

6. Testen Sie die Assistenz im Browser

Während des 7-tägigen kostenlosen Testzeitraums können Sie im Browser mit Ihrer Assistenz sprechen und chatten. Versuchen Sie, sie aus dem Konzept zu bringen: Fragen Sie nach einer Coloration ohne Patch-Test, nach Jess an ihrem freien Tag oder nach einer Reaktion. Passen Sie die Anweisungen an, bis sie sich wie gewünscht verhält.

7. Verbinden Sie Ihre Kanäle

• Website: Fügen Sie vor dem schließenden Body-Tag Ihrer Website ein Script-Tag ein. Das funktioniert mit jedem Website-Baukasten, in dem Sie Code hinzufügen können.
• WhatsApp: Verbinden Sie Ihre WhatsApp-Business-Nummer über die Cloud API von Meta. Sie benötigen eine Meta-App, eine Telefonnummer-ID und ein Zugriffstoken. Auf der Seite zum WhatsApp-KI-Chatbot erfahren Sie, was dafür nötig ist.
• Instagram: Verknüpfen Sie ein professionelles Instagram-Konto mit einer Facebook Page und verbinden Sie es. Meta muss die Berechtigung für Nachrichten genehmigen, bevor die Öffentlichkeit der Assistenz schreiben kann.
• Telefon: Besorgen Sie sich nach Ende des Testzeitraums eine Klugon-Nummer und leiten Sie Ihre Salonnummer dorthin weiter. Ihre bisherige Nummer bleibt erhalten; eine Portierung ist nicht nötig. Unser Leitfaden zum Beibehalten Ihrer Nummer mit Anrufweiterleitung erklärt die Möglichkeiten.

8. Legen Sie fest, wo das Team nachschaut

Legen Sie fest, wer den Posteingang wann prüft. Verbinden Sie Slack oder Zapier, wenn Sie bei neuen Buchungen und Übergaben eine Benachrichtigung erhalten möchten. Klugon verschickt keine E-Mail- oder Telefonbenachrichtigungen an den Salon.

Was es kostet

Klugon hat drei Produkte, die in US-Dollar berechnet werden. Sie zahlen nur für die Produkte, die Sie nutzen. Alle drei bieten einen 7-tägigen kostenlosen Testzeitraum. Eine Karte ist erforderlich und wird nach Ende des Testzeitraums belastet, sofern Sie nicht kündigen. Bei jährlicher Abrechnung sparen Sie 20 %. Alle Details finden Sie auf der Preisseite.

Zusatzoptionen: Eine Telefonnummer kostet $9 pro Monat, eine verbundene WhatsApp-Nummer $19 pro Monat und zusätzliche Sprachminuten $15 je begonnenen 100 Minuten. Für die Verbindung mit Google Calendar, Outlook, Apple Calendar oder Slack ist beim Sprach- oder Social-Produkt mindestens der Business-Tarif erforderlich.

Beispielrechnung für einen Salon mit vier Bedienplätzen

Diese Annahmen dienen nur zur Veranschaulichung und stammen nicht aus echten Salons. Passen Sie die Zahlen an Ihren Betrieb an.

• Der Salon ist fünf Tage pro Woche geöffnet, ungefähr 22 Tage im Monat.
• Das Telefon klingelt 20-mal pro Tag, und ein Anruf dauert durchschnittlich 2 Minuten. Das sind etwa 40 Minuten täglich beziehungsweise ungefähr 880 Minuten monatlich.
• Über WhatsApp und Instagram gehen etwa 150 Kundengespräche pro Monat ein.
• Der Salon möchte Telefon sowie WhatsApp und Instagram nutzen, verwendet Klugons eigenen Kalender und benötigt Slack nicht.

Das passt zum Sprachprodukt Starter ($99) mit einer Nummer ($9) sowie zum Social-Produkt Starter ($79) mit einer WhatsApp-Nummer ($19). Insgesamt sind das $206 pro Monat oder $170 pro Monat bei jährlicher Abrechnung. Wenn Sie für dieses Beispiel mit einem Kurs von $1,30 pro Pfund rechnen (prüfen Sie den aktuellen Kurs), sind das ungefähr £158 pro Monat.

Vergleich mit einer Teilzeitkraft am Empfang

Der britische National Living Wage für Beschäftigte ab 21 Jahren beträgt laut den Mindestlohnsätzen auf GOV.UK ab April 2026 £12,71 pro Stunde. Eine Empfangskraft zu diesem Satz für 25 Stunden pro Woche kostet ungefähr £318 pro Woche beziehungsweise etwa £1.377 pro Monat – noch vor Arbeitgeberbeiträgen zur National Insurance, Rentenbeiträgen und Urlaubsvertretung. Eine gute Empfangskraft leistet viel mehr, als nur das Telefon zu beantworten – vom Begrüßen der Kundschaft bis zum Verkauf von Produkten. Dies ist daher kein Plädoyer, eine solche Person zu ersetzen. Es ist ein Vergleich für Salons ohne Empfangskraft, die deshalb Anrufe verlieren, sowie für Abende und Sonntage, an denen niemand am Empfang sitzt.

Vergleich mit verpassten Anrufen

Nehmen wir an, Sie verpassen 6 Anrufe pro Woche, während alle Kundinnen und Kunden behandeln, 1 von 3 dieser Anrufenden hätte gebucht und der durchschnittliche Erstbesuch ist £60 wert. Das sind 2 Buchungen pro Woche beziehungsweise ungefähr £520 pro Monat an Erstbesuchen – die Kundin nicht eingerechnet, die alle acht Wochen wiederkommt. Wenn die Assistenz auch nur einen Teil davon zurückgewinnt, hat sie ihre Kosten gedeckt. Verfolgen Sie das selbst, statt uns einfach zu glauben: Die Analytics-Seite zeigt die von der Assistenz vorgenommenen Buchungen, beantwortete Anrufe, die geschäftigsten Zeiten und wie viele Gespräche sie ohne eine Person bearbeitet hat.

Regeln und Compliance für Salons

Dies ist keine Rechtsberatung, und die Regeln unterscheiden sich zwischen England, Schottland, Wales und Nordirland. Das sind die wichtigsten Bereiche, wenn eine KI mit Ihrer Kundschaft spricht.

Patch-Tests und Informationen zu Allergien

Ihre Regel für Patch-Tests legen Sie selbst fest – normalerweise nach den Anweisungen des Farbherstellers und den Anforderungen Ihrer Versicherung. Der NHS empfiehlt einen Test mindestens 48 Stunden vor der Anwendung und weist darauf hin, dass Reaktionen bis zu 72 Stunden später auftreten können. Richten Sie die Assistenz so ein, dass sie die Frage stellt und die Regel erklärt. Die Entscheidung, ob eine Kundin oder ein Kunde gefärbt werden kann, sollte jedoch im Salon von einer geschulten Person anhand des Tests getroffen werden.

Kundendaten und Gesundheitsinformationen

Salons erfassen mehr personenbezogene Daten, als ihnen bewusst ist: Allergien, Hauterkrankungen, Schwangerschaft und Medikamente in der Ästhetik. Nach der britischen DSGVO sind Informationen zur Gesundheit besondere Kategorien personenbezogener Daten und unterliegen zusätzlichen Bedingungen. Der Leitfaden der ICO zu besonderen Kategorien personenbezogener Daten erklärt diese. Unser einfacher Rat: Bitten Sie die Assistenz überhaupt nicht, Gesundheitsdaten zu erfassen. Lassen Sie sie die Beratung oder den Test buchen und klären Sie medizinische Fragen in Ihrem Beratungsformular. Weisen Sie sie außerdem an, nicht nach Kartennummern zu fragen. Klugon nimmt keine Zahlungen am Telefon entgegen.

Klugon wird von einem deutschen Unternehmen unter der DSGVO betrieben. Einige der genutzten Dienste befinden sich in den USA; die Übermittlungen sind durch Standardvertragsklauseln abgedeckt, wie in der Datenschutzrichtlinie aufgeführt. Sie können Ihre Buchungen, Kundinnen und Kunden sowie Gespräche als CSV exportieren und einzelne Datensätze löschen. Die vollständige Löschung eines Kontos erfolgt auf Anfrage per E-Mail.

Ästhetik und Injektionen

Hier sind zwei Regelwerke relevant. Erstens ist Botulinumtoxin ein verschreibungspflichtiges Arzneimittel. Der Durchsetzungshinweis der ASA zur Werbung für Botox besagt, dass es nicht gegenüber der Öffentlichkeit beworben werden darf, auch nicht in sozialen Medien. Eine Assistenz, die auf Instagram antwortet, ist Teil Ihres Marketings. Schreiben Sie ihre Anweisungen daher so, dass sie über Beratungen zu Linien und Falten spricht, nicht über das Produkt unter seinem Namen, und niemals Angebote für Injektionen nennt. Zweitens kündigte die Regierung im August 2025 an, dass Botox und Filler in England einem neuen Lizenzsystem der lokalen Behörden unterliegen werden. Behandlungen mit dem höchsten Risiko sollen auf bei der CQC registrierte Anbieter beschränkt werden. Prüfen Sie den aktuellen Stand bei Ihrer lokalen Behörde und stellen Sie sicher, dass die Assistenz vor einer Beratung niemals den Eindruck erweckt, eine Behandlung sei für eine Person geeignet.

Kundinnen und Kunden sagen, dass sie mit einer KI sprechen

Die Standardbegrüßung von Klugon weist nicht darauf hin, dass es sich um eine KI handelt. Wir empfehlen, sie entsprechend anzupassen. Die Kundschaft findet es ohnehin heraus – und besser, die Information kommt von Ihnen.

Finden Sie die Seite für Ihren Salonbereich

Alles oben gilt für die gesamte Branche, aber die Details unterscheiden sich stark zwischen einem Barbershop und einer Ästhetikklinik. Jede dieser Seiten geht tiefer auf einen bestimmten Betriebstyp ein und enthält eigene Beispielgespräche und Einrichtungshinweise.

Friseursalons

Colorationen stehen im Mittelpunkt: Patch-Tests, Beratungen bei großen Veränderungen, lange Termine, für die der richtige Abstand im Kalender einer Stylistin nötig ist, und Kundinnen und Kunden, die nur von einer bestimmten Person behandelt werden möchten. Die Seite zur KI-Rezeption für Friseursalons behandelt Farbbuchungen, Probetermine für Hochzeiten und den Ansturm am Samstag.

Barbershops

Kürzere Termine, mehr Walk-ins und viele Fragen wie „Wie lange ist die Wartezeit?“ Viele Barbershops kombinieren gebuchte Termine mit frei verfügbaren Plätzen. Die Seite zur KI-Rezeption für Barbershops behandelt Fragen zur Warteschlange, Stammkunden, die alle drei Wochen denselben Barber möchten, und Buchungsanfragen am späten Abend.

Nagelstudios

Abendliche DMs mit Referenzfotos, Fragen zu BIAB, Gel und Acryl, Auffüllungen im Vergleich zu neuen Sets sowie das Entfernen von Modellagen aus anderen Studios. Die Seite zur KI-Rezeption für Nagelstudios erklärt, wie Sie diese Leistungen bepreisen und zeitlich planen, damit die Assistenz die richtige Dauer bucht.

Beauty-Studios

Wimpern, Augenbrauen, Waxing und Gesichtsbehandlungen – oft durchgeführt von ein oder zwei Therapeutinnen, die gerade mitten in einer Behandlung sind. Auch für Wimpern- und Augenbrauenfärbungen ist meist ein Patch-Test nötig. Die Seite zur KI-Rezeption für Beauty-Salons behandelt kleine Studios, in denen Klugon häufig der einzige Kalender ist.

Spas und Massage

Paarbehandlungen, Pakete, Geschenkgutscheine und viele Fragen zu den Einrichtungen und dazu, was Gäste mitbringen sollen. Spas erhalten außerdem mehr Gesundheitsfragen (Schwangerschaftsmassage, Blutdruck, kürzlich erfolgte Operationen). Die Seite zur KI-Rezeption für Spas erklärt, wie Sie Räume für Paare buchen und welche Fragen Sie zurückgeben sollten.

Ästhetikkliniken

Der am stärksten regulierte Bereich: verschreibungspflichtige Behandlungen, Werbevorschriften, Krankengeschichte und Beratungen vor jeder Buchung. Die Seite zur KI-Rezeption für Ästhetikkliniken erklärt, was die Assistenz sagen darf, was nicht und wie Sie Gesundheitsdaten aus dem Chat heraushalten.

Woran Sie erkennen, ob sie funktioniert

Warten Sie einen Monat und sehen Sie sich anschließend vier Dinge im Dashboard an.

• Von der Assistenz vorgenommene Buchungen und die Frage, ob sie die richtige Dauer und die richtige Person haben. Prüfen Sie stichprobenartig zehn davon.
• Ohne eine Person bearbeitete Gespräche. Wenn zu viele markiert werden, fehlen Informationen in Ihrem Wissen. Wenn zu wenige markiert werden, prüfen Sie, ob die Assistenz Fragen beantwortet, die sie weitergeben sollte.
• Die geschäftigsten Zeiten. Sie werden wahrscheinlich eine Häufung abendlicher Nachrichten und samstäglicher Anrufe feststellen, von denen Sie bisher nicht wussten, dass Sie sie verpassen.
• Fragen ohne gute Antwort. Jede davon ist eine Information, die Sie zu Ihrem Wissen hinzufügen können.

Hören Sie dann auf das, was die Kundschaft am Platz sagt. Wenn Stammkundinnen und Stammkunden erwähnen, dass sie „beim Bot“ gebucht haben und alles problemlos war, ist das der beste Maßstab.

Nichterscheinen, Erinnerungen und Anzahlungen

Dieser Punkt verdient einen eigenen Abschnitt, weil viele Salonsoftwares hier besonders stark sind und Klugon bewusst keine Versprechen macht. Klugon verschickt keine Terminerinnerungen, Bestätigungs-E-Mails oder Textnachrichten und nimmt keine Anzahlungen entgegen oder berechnet Gebühren für Nichterscheinen. Die einzige Bestätigung, die eine Kundin oder ein Kunde erhält, ist die Referenz im Gespräch selbst.

Wenn Nichterscheinen für Sie ein Problem ist, lassen Sie Erinnerungen und Anzahlungen dort, wo sie bereits funktionieren – bei vielen Salons ist das Fresha oder Booksy – und nutzen Sie die Assistenz, um Anfragen zu beantworten und in dieses System weiterzuleiten. Wenn Sie ausschließlich Klugons Kalender verwenden, benötigen Sie eine andere Möglichkeit, Kundinnen und Kunden zu erinnern, selbst wenn es nur eine kurze Nachricht am Vortag ist. Unser Leitfaden zur Reduzierung von Nichterscheinen im Salon stellt Optionen vor, die nicht von einer bestimmten Software abhängen. Auf der Startseite erfahren Sie außerdem, wie es sich in die übrige KI-Rezeption von Klugon einfügt.

Wenn Sie einen Salon betreiben, ist das ehrliche Versprechen klein: Telefon und DMs werden beantwortet, während Ihre Hände beschäftigt sind, Buchungen landen in der richtigen Spalte und schwierige Gespräche kommen zu Ihnen zurück.

Häufig gestellte Fragen

Kann eine KI-Rezeption Termine in einem Salon buchen?

Ja. Klugon bucht über Ihre Öffnungszeiten, die Dauer der Leistungen und die Teammitglieder, die die jeweilige Leistung anbieten, in den integrierten Kalender – per Telefon, WhatsApp, Instagram, Messenger und Website-Chat. Jede Kundin und jeder Kunde erhält im Gespräch eine Buchungsreferenz.

Bucht sie direkt in Fresha oder Booksy?

Nein. Klugon verfügt über keine Integration mit Fresha, Booksy oder anderer Salonsoftware. Sie können Klugons eigenen Kalender verwenden, Leistungen auf beide Systeme verteilen oder die Assistenz Fragen beantworten und Ihren Fresha- oder Booksy-Link in Nachrichten teilen lassen.

Fragt sie vor einer Coloration nach Patch-Tests?

Wenn Sie sie entsprechend anweisen, ja. Sie hinterlegen Ihre Patch-Test-Regel in den Anweisungen. Die Assistenz fragt die Kundin oder den Kunden, erklärt die Regel und kann den Test als separate kurze Leistung buchen. Testen Sie dies vor dem Start, da die Regel im Gespräch befolgt und nicht vom Kalender erzwungen wird.

Kann sie eine Kundin oder einen Kunden bei der üblichen Stylistin buchen?

Ja. Wenn Sie Teammitglieder den jeweiligen Leistungen zuweisen, prüft die Assistenz die freien Zeiten dieser Person und vermeidet Doppelbuchungen. Wenn der Kundin oder dem Kunden jede Person recht ist, kann sie eine verfügbare Person anbieten.

Verschickt sie Erinnerungen oder nimmt sie Anzahlungen entgegen?

Nein. Klugon verschickt keine Erinnerungen oder Bestätigungen per SMS oder E-Mail und nimmt keine Anzahlungen entgegen oder berechnet Gebühren für Nichterscheinen. Wenn Sie das benötigen, lassen Sie es in Ihrer Salonsoftware und verweisen Sie die Kundschaft dorthin.

Kann sie einen Anruf an mich weiterleiten?

Nein. Sie kann Anrufende nicht zu einer Person durchstellen. Wenn ein Anruf Sie erfordert, nimmt sie die Kontaktdaten auf, sagt, dass sich jemand zurückmelden wird, und markiert das Gespräch in Ihrem Posteingang sowie in Slack oder Zapier, falls Sie diese Dienste verbunden haben.

Kann sie Instagram- und WhatsApp-Nachrichten beantworten?

Ja, nachdem Sie die Dienste über Meta verbunden haben. Für WhatsApp benötigen Sie eine WhatsApp-Business-Nummer in der Cloud API von Meta. Für Instagram benötigen Sie ein professionelles Konto, das mit einer Facebook Page verknüpft ist. Außerdem muss Meta die Berechtigung für Nachrichten genehmigen, bevor die Öffentlichkeit den Dienst nutzen kann.

Kann ich die Telefonnummer meines Salons behalten?

Ja. Sie leiten Ihre bestehende Nummer an eine Klugon-Nummer weiter. Diese kostet $9 pro Monat. Nummern können nach Ende des kostenlosen Testzeitraums hinzugefügt werden. Während des Testzeitraums testen Sie die Assistenz im Browser.

Ist sie für eine Ästhetikklinik geeignet?

Sie kann Anfragen bearbeiten und Beratungen buchen, darf aber keine medizinischen Fragen beantworten, nicht entscheiden, ob jemand für eine Behandlung geeignet ist, und keine verschreibungspflichtigen Arzneimittel bewerben. Richten Sie sie so ein, dass sie Beratungen bucht und alles Medizinische an Ihre behandelnde Fachkraft weitergibt.

Was passiert, wenn eine Kundin oder ein Kunde eine Reaktion meldet?

Die Assistenz sollte Ihren Standardhinweis zur Sicherheit geben – einschließlich des Hinweises, bei Schwellungen der Lippen, des Mundes oder Halses oder bei Atemnot den Notruf 999 zu wählen – und das Gespräch sofort für Sie markieren. Sie darf weder eine Diagnose stellen noch beruhigen. Hinterlegen Sie diese Anweisung, bevor Sie starten.