Eine Kundin will am Donnerstag nach der Arbeit zum Färben kommen, ein Patient sucht einen Kontrolltermin vor seinem Urlaub, ein Hausbesitzer möchte, dass sich jemand die Dachrinne anschaut. Jedes Mal heißt das: Kalender öffnen, Lücke suchen, Dauer überlegen, Namen notieren. Wer gerade die Hände voll hat, verschiebt es auf später. Bei einer KI Terminbuchung übernimmt das ein Assistent, der Ihren Kalender kennt und rund um die Uhr Termine vergibt, am Telefon, im Website-Chat und auf WhatsApp.
Klugon bucht dabei in einen eigenen, integrierten Kalender, der Ihre Öffnungszeiten, die Dauer jeder Leistung und Ihr Team berücksichtigt. Diese Seite erklärt, wie die Online-Terminbuchung mit KI genau funktioniert, welche Einstellungen den Unterschied machen, wie Sie Google-, Outlook- oder Apple-Kalender einbinden, und was die KI ausdrücklich nicht tut: Sie verschickt keine Erinnerungen und keine Bestätigungs-E-Mails.
Wie die KI Terminbuchung im Gespräch funktioniert
Aus Sicht der Kundin ist es ein normales Gespräch. Sie sagt, was sie möchte, die KI fragt nach, schlägt Zeiten vor, nimmt die Daten auf und bestätigt. Im Hintergrund passiert Folgendes:
- Leistung klären. Die KI kennt Ihre Leistungen mit Dauer und Preis und fragt nach, wenn unklar ist, was gemeint ist ("Nur Schnitt oder Schnitt mit Färben?").
- Freie Zeiten prüfen. Sie fragt den Kalender nach freien Zeitfenstern für genau diese Leistung ab, unter Berücksichtigung von Öffnungszeiten, Dauer, Pufferzeit, Mindestvorlauf und bereits gebuchten Terminen.
- Mitarbeitende berücksichtigen. Ist eine Leistung bestimmten Personen zugeordnet, prüft der Kalender Überschneidungen pro Person. Zwei Kolleginnen können also gleichzeitig Kundschaft haben, eine Kollegin aber nicht zwei Termine gleichzeitig.
- Daten aufnehmen. Name und Kontaktmöglichkeit, je nach Kanal Telefonnummer oder die Nummer, von der die WhatsApp-Nachricht kommt.
- Buchen und bestätigen. Der Termin wird im Klugon-Kalender angelegt, die Kundin erhält im Gespräch die Bestätigung mit einer Buchungsnummer.
Auf allen Kanälen kann die KI Termine buchen und stornieren. Verschieben kann sie im Website-Chat und auf den Messaging-Kanälen, also WhatsApp, Instagram und Messenger. Am Telefon gibt es kein Verschieben in einem Schritt. Wer dort umbuchen möchte, storniert den alten Termin und bucht einen neuen.
Stornierte Termine geben ihr Zeitfenster sofort wieder frei, sodass die nächste Anfrage es bekommen kann.
Die Einstellungen, die über gute Termine entscheiden
Eine KI-Terminbuchung ist nur so gut wie die Regeln, nach denen sie bucht. Klugon bietet dafür eine Reihe von Stellschrauben. Nehmen Sie sich für diese Einstellungen eine halbe Stunde, bevor Sie die Buchung freigeben.
| Einstellung | Was sie bewirkt | Standard | Empfehlung |
|---|---|---|---|
| Öffnungszeiten und Zeitzone | Nur innerhalb dieser Zeiten werden Termine angeboten | Ihre Angaben | Pausen und Spätabende realistisch eintragen |
| Taktung | In welchem Raster Startzeiten angeboten werden (10, 15, 20, 30, 45, 60, 90 oder 120 Minuten) | 30 Minuten | Kurz für Praxen, länger für Handwerk |
| Puffer nach Terminen | Zeit zum Aufräumen, Desinfizieren oder Fahren | Ihre Angabe | Lieber großzügig |
| Mindestvorlauf | Wie kurzfristig gebucht werden darf | 60 Minuten | Für Handwerk eher einen Tag |
| Buchungshorizont | Wie weit im Voraus gebucht werden darf | 60 Tage | Für Saisonbetriebe anpassen |
| Schließtage | Tage, an denen nichts gebucht wird | keine | Feiertage, Urlaub, Fortbildungen |
| Dauer pro Leistung | Wie lang ein Termin blockiert wird | Ihre Angabe | Pro Leistung pflegen |
| Mitarbeitende pro Leistung | Wer welche Leistung anbietet | Ihre Angabe | Bei Teams unbedingt pflegen |
Zwei typische Fehler sehen wir häufig: Schließtage werden vergessen (und die KI bucht am Pfingstmontag), oder die Dauer ist zu knapp angesetzt, weil sie die reine Behandlungszeit statt der echten Belegung abbildet. Die echte Belegung ist, was zählt.
Feiertage und Brückentage
Gesetzliche Feiertage unterscheiden sich in Deutschland nach Bundesland, Fronleichnam etwa gilt nicht überall. Tragen Sie die Feiertage Ihres Bundeslandes für das ganze Jahr als Schließtage ein, dazu Betriebsferien und Brückentage, an denen Sie zuhaben.
Ein Beispiel auf WhatsApp, mit Umbuchung
Ein Beispielchat. Der Salon ist erfunden.
Was in diesem Beispiel nicht passiert: Frau Schulte bekommt am Freitag keine Erinnerung, weder per WhatsApp noch per SMS oder E-Mail. Klugon versendet keine Erinnerungen. Die einzige Bestätigung ist die Nachricht im Chat. Für Salons haben wir eine eigene Seite zur Online-Terminbuchung für Friseure.
Die Kanäle der Online-Terminbuchung mit KI
Am Telefon
Die KI nennt freie Zeiten, bucht und storniert. Am Telefon sind zwei oder drei Zeitvorschläge angenehmer als eine lange Liste. Schreiben Sie das als Hinweis in Ihr Wissen, etwa: "Nenne am Telefon höchstens drei freie Zeiten." Wie Anrufe zur KI kommen und wie Sie Ihre Nummer umleiten, steht auf der Seite zur KI-Telefonannahme.
Im Website-Chat
Das Chat-Widget fügen Sie mit einer Zeile Code in Ihre Website ein, unabhängig davon, ob sie mit WordPress, Wix oder einem anderen System gebaut ist. Dort können Kunden buchen, verschieben und stornieren. Das Widget ist reiner Text; sprechen können Kunden auf Ihrer öffentlichen Klugon-Seite oder in deren iframe-Einbettung. Mehr dazu auf der Seite zum KI-Chatbot für die Website. Beachten Sie: Beim Website-Chatbot sind Terminbuchung und Übergabe an Ihr Team als Funktionen ab dem Business-Tarif ausgewiesen.
Auf WhatsApp, Instagram und im Messenger
Viele Kundinnen schreiben lieber, als anzurufen. Auf WhatsApp bucht die KI wie im Website-Chat, mit Ihrer eigenen WhatsApp-Business-Nummer. Die Einrichtung läuft über Meta und braucht etwas Vorbereitung. Die Details stehen auf der Seite zum WhatsApp-Chatbot für Unternehmen.
Externe Kalender: Google, Outlook, Apple und Calendly
Viele Betriebe führen ihren Kalender schon woanders. Klugon kann externe Kalender einbinden, mit einer wichtigen Einschränkung, die Sie kennen sollten, bevor Sie sich darauf verlassen.
Was die Anbindung leistet
| Kalender | Was Klugon damit tut | Wie verbunden wird |
|---|---|---|
| Google Kalender | Belegte Zeiten lesen; Termine anlegen, ändern, löschen über eigene Kalender-Werkzeuge der KI | Dienstkonto-Schlüssel (JSON) und Kalender-ID einfügen, den Kalender für das Dienstkonto freigeben; keine Anmeldung mit Google-Konto |
| Outlook | Lesen und schreiben über die Kalender-Werkzeuge | Anmeldung mit Microsoft-Konto |
| Apple Kalender (iCloud) | Lesen und schreiben über die Kalender-Werkzeuge | Apple-ID, App-spezifisches Passwort und Kalendername |
| Calendly | Belegte Zeiten lesen; die KI schickt einen einmaligen Calendly-Buchungslink | Persönlicher Zugangstoken |
Für Google hilft die offizielle Anleitung zum Freigeben eines Kalenders in der Google Kalender-Hilfe. Für Apple brauchen Sie ein App-spezifisches Passwort für Ihren Apple Account. Alle Kalender-Anbindungen setzen beim Sprach- und Social-Agent den Business-Tarif voraus.
Die Einschränkung, die Sie kennen sollten
Die normale Terminbuchung schreibt in den Klugon-Kalender, nicht automatisch in Ihren Google- oder Outlook-Kalender. Die Kalender-Werkzeuge für externe Kalender sind getrennt davon, und ein Eintrag im externen Kalender entsteht nur, wenn die KI ihn dort ausdrücklich anlegt. Eine verlässliche, automatische Zwei-Wege-Synchronisation ist das nicht. Außerdem gilt: Wenn die Abfrage eines externen Kalenders fehlschlägt, wird das Zeitfenster als frei behandelt. Und die Kalender-Werkzeuge gibt es nur im Chat; am Telefon bucht die KI ausschließlich in den Klugon-Kalender.
In der Praxis empfehlen wir deshalb eine klare Regel:
- Variante A, Klugon führt. Der Klugon-Kalender ist Ihr Terminkalender für alles, was die KI bucht. Sie und Ihr Team sehen und bearbeiten die Termine im Dashboard. Das ist die zuverlässigste Variante.
- Variante B, gemischter Betrieb. Sie führen weiter einen externen Kalender, blocken aber feste Zeitfenster im Klugon-Kalender für die KI und tragen Termine, die Sie selbst vergeben, in beide Kalender ein. Prüfen Sie in den ersten Wochen täglich, ob es Überschneidungen gibt.
Wer schon ein spezialisiertes Buchungssystem hat, etwa eine Praxissoftware mit Online-Terminvergabe, sollte genau abwägen. Eine Schnittstelle zu Praxisverwaltungssystemen oder Salon-Software bietet Klugon nicht.
Termine im Dashboard verwalten
Alle Buchungen sehen Sie in der Buchungsliste. Dort können Sie und Ihr Team Termine bearbeiten, stornieren oder löschen. Auch beim manuellen Ändern prüft Klugon auf Überschneidungen. Telefonische Termine, die Ihr Team selbst vergibt, tragen Sie dort ebenfalls ein, damit die KI nicht in dieselbe Lücke bucht.
Jede Buchung erzeugt auf Wunsch einen Hinweis in Slack oder über Zapier, wenn Sie diese Dienste verbunden haben (ab dem Business-Tarif des Sprach- oder Social-Agenten). Über Zapier können Sie Buchungen auch an andere Werkzeuge weitergeben, die Sie bereits nutzen. Eine E-Mail-Benachrichtigung an Sie bei neuen Terminen gibt es nicht.
Was die KI-Terminbuchung nicht macht
Hier ist Klarheit wichtiger als Verkaufsargumente. Klugon macht nicht:
- Erinnerungen vor dem Termin, weder per SMS noch per E-Mail oder WhatsApp.
- Automatische Bestätigungen außerhalb des Gesprächs.
- Anzahlungen oder Ausfallgebühren für nicht wahrgenommene Termine.
- Verschieben am Telefon in einem Schritt.
- Wartelisten oder automatisches Nachrücken, wenn ein Termin frei wird.
- Rückrufe durch die KI.
Wenn Ausfälle für Sie ein großes Thema sind, brauchen Sie dafür weiterhin andere Wege: einen kurzen Hinweis zur Absageregel, den die KI bei jeder Buchung nennt, Erinnerungen aus Ihrem bisherigen System oder per Hand für teure Termine, und eine klare Ausfallregel auf Ihrer Website. Die KI kann Ihre Absageregel bei der Buchung zuverlässig nennen, wenn sie in Ihrem Wissen steht.
KI-Terminbuchung in der Arzt- und Zahnarztpraxis
In Praxen ist die Terminvergabe ein großer Teil der Telefonlast. Eine KI kann Kontrolltermine, Prophylaxe, Impftermine oder Neupatientenanfragen übernehmen. Sie darf dabei aber nicht entscheiden, wie dringend ein Anliegen ist.
- Keine Triage. Die KI bucht Routinetermine nach Ihren Regeln. Wer akute Beschwerden schildert, bekommt den Hinweis auf den Notruf 112 oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117, und das Anliegen wird für Ihr Team markiert.
- Wenig Gesundheitsdaten. Für einen Termin reichen Name, Rückrufnummer, Terminart. Beschwerden im Detail gehören nicht in den Chat mit der KI. Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt, und die ärztliche Schweigepflicht gilt auch für Ihr Praxisteam.
- Terminservicestellen bleiben, wie sie sind. Die Vermittlung über die Terminservicestellen der Kassenärztlichen Vereinigungen läuft unabhängig davon. Informationen dazu bietet die Kassenärztliche Bundesvereinigung.
Die Seiten zur Arztpraxis und zur Zahnarztpraxis gehen genauer auf Praxisabläufe ein.
KI-Terminbuchung im Handwerk und in der Gastronomie
Im Handwerk ist ein Termin oft ein Besichtigungstermin mit Fahrzeit. Setzen Sie die Taktung auf 60 oder 120 Minuten, legen Sie einen großzügigen Puffer an und einen Mindestvorlauf von einem Tag, damit die KI nicht für in zwei Stunden bucht. Fragen Sie über Ihr Wissen nach Adresse und kurzer Beschreibung des Problems. Mehr dazu auf der Seite zum Telefonservice für Handwerker.
In Restaurants geht es eher um Reservierungen als um Termine mit Leistungsdauer. Wie Klugon dort eingesetzt wird und wo die Grenzen liegen, beschreibt die Seite zur KI-Tischreservierung.
Einrichtung in sieben Schritten
- Konto anlegen und das passende Produkt wählen: Sprachagent für Telefon, Social-Agent für WhatsApp, Instagram und Messenger, Chatbot für die Website.
- Unternehmensprofil mit Adresse, Zeitzone und Öffnungszeiten ausfüllen.
- Leistungen anlegen mit Dauer, Preis und zuständigen Mitarbeitenden.
- Buchungsregeln einstellen: Taktung, Puffer, Mindestvorlauf, Buchungshorizont, Schließtage.
- Wissen ergänzen: Absageregel, Vorbereitung auf den Termin, was mitzubringen ist, was die KI nicht buchen soll.
- Testen: Im Testzeitraum buchen, verschieben und stornieren Sie im Browser, prüfen das Ergebnis in der Buchungsliste und spielen Grenzfälle durch, etwa einen Termin direkt vor Ladenschluss oder an einem Schließtag.
- Kanäle freigeben: Widget einbinden, WhatsApp verbinden, nach dem Testzeitraum eine Rufnummer hinzufügen oder Ihre Nummer umleiten.
Was die Terminbuchung kostet
Die Terminbuchung ist in den Produkten enthalten, sie kostet nichts extra. Sie zahlen für das Produkt, über das Kunden buchen. Alle Preise in US-Dollar, monatlich bzw. bei jährlicher Zahlung pro Monat:
| Produkt | Starter | Business | Scale |
|---|---|---|---|
| KI-Sprachagent (Telefon) | 99 / 79, 1.000 Minuten | 299 / 239, 3.600 Minuten | 499 / 399, 6.000 Minuten |
| KI-Social-Agent (WhatsApp, Instagram, Messenger) | 79 / 63, 300 Gespräche | 249 / 199, 1.500 Gespräche | 449 / 359, 3.500 Gespräche |
| KI-Chatbot (Website) | 49 / 39, 100 Gespräche | 149 / 119, 400 Gespräche | 499 / 399, 2.000 Gespräche |
Dazu kommen gegebenenfalls 9 US-Dollar pro Rufnummer und 19 US-Dollar für die verbundene WhatsApp-Nummer. Die Anbindung externer Kalender setzt beim Sprach- und Social-Agent den Business-Tarif voraus. Die vollständige Übersicht steht auf der englischsprachigen Preisseite.
Ein Rechenbeispiel
Angenommen, ein Kosmetikstudio bekommt über WhatsApp und Instagram rund 200 Anfragen im Monat, davon die Hälfte Terminwünsche. Ein zusammenhängender Kundenverlauf zählt als ein Gespräch. Mit 200 Gesprächen passt der Social-Agent im Starter-Tarif (300 Gespräche) für 79 US-Dollar plus 19 US-Dollar für die WhatsApp-Nummer, zusammen 98 US-Dollar im Monat. Soll die KI zusätzlich den Google Kalender prüfen, ist der Business-Tarif nötig.
Ob sich das lohnt, rechnen Sie am besten so: Wie viel Zeit verbringt Ihr Team heute pro Woche mit Terminabsprachen per Nachricht, und wie viele Anfragen bleiben unbeantwortet, bis die Kundin woanders bucht?
Testzeitraum
Jedes Produkt können Sie 7 Tage testen. Sie hinterlegen beim Abschluss eine Zahlungsmethode, die erst nach dem Test belastet wird. Kündigen Sie vorher, zahlen Sie nichts.
Häufige Fehler beim Start und wie Sie sie vermeiden
Die meisten Probleme mit einer KI-Terminbuchung entstehen in der ersten Woche und haben selten mit der KI selbst zu tun, sondern mit den Daten, auf die sie zugreift.
Leistungen mit unklaren Namen. Wenn Ihre Preisliste "Paket Gold" und "Paket Silber" heißt, fragen Kundinnen trotzdem nach "Schneiden und Föhnen". Legen Sie Leistungen so an, wie Kunden sie nennen, und erklären Sie Paketnamen kurz in der Beschreibung. Die KI kann dann richtig zuordnen.
Ein Termin für alles. Manche Betriebe legen nur eine Leistung "Termin" mit 60 Minuten an. Dann bucht die KI eine kurze Beratung genauso lang wie eine aufwendige Behandlung, und Ihr Tag ist voller Lücken. Pflegen Sie lieber fünf bis zehn Leistungen mit realistischer Dauer.
Vergessene Mitarbeitende. Wenn eine Leistung keiner Person zugeordnet ist, kann der Kalender keine Überschneidungen pro Person prüfen. Ordnen Sie jede Leistung zu, sobald mehr als eine Person bucht.
Parallel geführte Papierkalender. Termine, die am Tresen in ein Buch geschrieben werden, kennt die KI nicht. Entweder tragen Sie diese Termine auch im Dashboard ein, oder Sie reservieren der KI feste Zeitfenster.
Keine Absageregel im Wissen. Kundinnen fragen beim Buchen oft, bis wann sie kostenlos absagen können. Steht das nicht im Wissen, kann die KI es nicht beantworten. Ein Satz reicht: "Absagen bis 24 Stunden vorher sind kostenlos."
Zu weit offener Buchungshorizont. Wer sechs Monate im Voraus buchen lässt, hat mehr vergessene Termine. Für viele Dienstleister sind vier bis acht Wochen ein guter Wert.
Wie Kunden die Buchung erleben
Fragen Sie in den ersten Wochen ein paar Stammkundinnen, wie die Buchung über die KI war. Typische Rückmeldungen sind ein guter Hinweis, was Sie anpassen sollten: zu viele Nachfragen, zu wenige Zeitvorschläge, ein unklarer Leistungsname. Lesen Sie außerdem einige Gespräche im Postfach komplett nach, gerade solche, die ohne Buchung geendet haben. Dort sehen Sie am schnellsten, wo die KI oder Ihre Einstellungen Kunden ausbremsen.
Datenschutz bei der Online-Terminbuchung
Bei jeder Buchung entstehen personenbezogene Daten: Name, Kontaktdaten, Terminart, Zeitpunkt. Für die Verarbeitung gelten die Grundsätze der DSGVO, insbesondere Datenminimierung und Zweckbindung. Fragen Sie nur ab, was Sie für den Termin brauchen.
Klugon wird von einem deutschen Unternehmen, der Softaar Technologies UG (haftungsbeschränkt) in Dresden, betrieben. Dienstleister in den USA sind über EU-Standardvertragsklauseln eingebunden, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben. Buchungen, Kunden und Gespräche können Sie als CSV exportieren und einzeln löschen; eine vollständige Löschung beantragen Sie per E-Mail. Hinweise zu Betroffenenrechten und KI im Allgemeinen gibt der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.
Eines sollten Sie beachten: Wenn Sie einen Kunden in der Kundenliste löschen, werden seine Buchungen und Gespräche nicht automatisch mitgelöscht. Bei einer Löschanfrage prüfen Sie also auch die Buchungsliste und das Postfach.
Wie Sie den Erfolg messen
In der Auswertung sehen Sie die Zahl der Buchungen (ohne Stornierungen) im Vergleich zum Vorzeitraum, die Verteilung nach Kanal, Wochentag und Uhrzeit. Achten Sie besonders auf:
- Buchungen außerhalb der Öffnungszeiten. Das sind Termine, die ohne KI vermutlich erst am nächsten Tag oder gar nicht entstanden wären.
- Den Kanal. Wenn die meisten Buchungen über WhatsApp kommen, lohnt es sich, den Kanal prominenter zu bewerben.
- Stornierungen. Eine hohe Stornoquote kann auf zu weit im Voraus angebotene Termine hindeuten. Kürzen Sie dann den Buchungshorizont.
- Fragen ohne gute Antwort. Die Insights-Seite zeigt, was die KI nicht beantworten konnte, etwa zu Leistungen, die Sie noch nicht angelegt haben.
- Offene Bestätigungen. Die Insights-Seite listet auch Buchungen, die auf Bestätigung warten.
Häufige Fragen
Was ist eine KI Terminbuchung?
Eine KI-Terminbuchung ist ein Assistent, der Termine im Gespräch vergibt, am Telefon, im Website-Chat oder auf WhatsApp. Bei Klugon prüft die KI freie Zeiten im integrierten Kalender, bucht den Termin und bestätigt ihn mit einer Buchungsnummer im Gespräch.
Kann die KI Termine auch verschieben?
Im Website-Chat und auf WhatsApp, Instagram und Messenger ja. Am Telefon kann die KI buchen und stornieren, aber nicht in einem Schritt verschieben.
Bucht die KI direkt in meinen Google Kalender?
Nicht automatisch. Die KI bucht in den Klugon-Kalender. Ab dem Business-Tarif des Sprach- oder Social-Agenten kann sie im Chat nach Einrichtung Google-, Outlook- und Apple-Kalender prüfen und dort Einträge anlegen, eine verlässliche Zwei-Wege-Synchronisation ist das aber nicht.
Verschickt Klugon Terminerinnerungen?
Nein. Klugon verschickt keine Erinnerungen und keine Bestätigungen per SMS, E-Mail oder WhatsApp. Die Bestätigung erfolgt im Gespräch.
Kann ich eine Anzahlung für Termine verlangen?
Nein. Klugon speichert den Preis der Leistung, nimmt aber bei der Terminbuchung keine Zahlung oder Anzahlung entgegen.
Wie verhindert die KI Doppelbuchungen?
Sie prüft Überschneidungen pro Mitarbeitendem im Klugon-Kalender, auch beim manuellen Bearbeiten im Dashboard. Termine, die nur in einem externen Kalender stehen, erkennt sie nur, wenn dieser angebunden ist und die Abfrage gelingt.
Kann ich festlegen, wie kurzfristig gebucht werden darf?
Ja. Über den Mindestvorlauf (Standard 60 Minuten) und den Buchungshorizont (Standard 60 Tage) steuern Sie, wie kurzfristig und wie weit im Voraus Termine vergeben werden.
Eignet sich die KI-Terminbuchung für Arztpraxen?
Für Routinetermine ja. Die KI schätzt aber keine Dringlichkeit ein und gibt keine medizinischen Auskünfte. Bei akuten Beschwerden verweist sie auf 112 oder 116117 und markiert das Anliegen für Ihr Team.
Eine Übersicht über alle Funktionen von Klugon finden Sie auf der deutschen Startseite, und wie die Terminbuchung in die gesamte KI-Rezeption passt, steht auf der Übersichtsseite. Zum Ausprobieren legen Sie ein Konto an, tragen Ihre Leistungen ein und buchen den ersten Testtermin selbst.