KI-Vertriebsassistent für kleine Unternehmen

Die meisten kleinen Unternehmen verlieren Verkäufe nicht, weil das Produkt falsch ist. Sie verlieren sie in der Lücke zwischen einer Anfrage und einer Antwort. Eine Nachricht zu einem Gartenhaus geht um 22 Uhr auf Instagram ein. Ein Anrufer möchte wissen, ob Sie ein Ersatzteil führen, landet auf der Mailbox und ruft im nächsten Geschäft an. Ein Besucher Ihrer Website hat drei Fragen zu Ihren Paketen, findet keine Antworten und schließt den Tab.

Ein KI-Vertriebsassistent schließt diese Lücke. Er beantwortet Kaufanfragen anhand Ihrer eigenen Produkt- und Serviceinformationen, stellt die Fragen, die Sie zur Einschätzung einer Anfrage stellen würden, und speichert die Kontaktdaten, damit Sie richtig übernehmen können. Klugon erledigt das im Website-Chat, am Telefon und in Messenger-Apps und erfasst jede Anfrage als Lead in einem integrierten CRM.

Auf dieser Seite erfahren Sie, wie die Lead-Qualifizierung in der Praxis funktioniert, was erfasst wird und wohin es geht, wie die KI Fragen zu Produkten und Dienstleistungen beantwortet und was sie ausdrücklich nicht tut. Der letzte Punkt ist wichtig. Ein Vertriebsassistent, der zu viel verspricht oder bei dem Sie davon ausgehen, dass er nachfasst, obwohl er das nicht tut, kostet Sie mehr, als er einbringt.

Was ein KI-Vertriebsassistent in Klugon tut

Klugon ist kein separates Vertriebsprodukt. Es ist derselbe KI-Rezeptionist, der Ihre Anrufe und Chats beantwortet – mit aktivierten Funktionen, die ihn für den Verkauf nützlich machen.

Die Funktion arbeitet über diese Kanäle:

• Website-Chat über den KI-Chatbot für Ihre Website, den Sie mit einem Script-Tag auf jeder Website einfügen können.
• Telefon über den KI-Sprachagenten, der Produkte suchen, Fragen anhand Ihrer Wissensdatenbank beantworten und Leads während eines Anrufs erfassen kann.
• WhatsApp über den WhatsApp-KI-Chatbot, sobald Sie Ihr WhatsApp Business-Konto über Meta verbunden haben.
• Instagram und Facebook Messenger über die Instagram-DM-Automatisierung nach der Einrichtung bei Meta.

Alle Kanäle nutzen dieselbe Wissensdatenbank und laufen in einem gemeinsamen Posteingang zusammen. Wenn ein Kunde auf Instagram schreibt und anschließend anruft, erhält er also dieselben Antworten und Sie sehen beide Gespräche am selben Ort.

KI-Lead-Qualifizierung: die richtigen Fragen stellen

Bei der Qualifizierung geht es darum, früh herauszufinden, ob aus einer Anfrage wahrscheinlich ein Auftrag wird, den Sie annehmen möchten. Ein guter Rezeptionist erledigt das, ohne dass der Kunde es bemerkt: mit einigen freundlichen Fragen in der richtigen Reihenfolge, die Ihnen etwas über den Umfang, den Zeitplan und die Eignung des Auftrags verraten.

Ein KI-Vertriebsassistent kann dasselbe tun – aber nur, wenn Sie ihm sagen, was er fragen soll. Er weiß nicht, dass ein Hochzeitsfotograf zuerst das Datum braucht oder dass ein Küchenmonteur die Postleitzahl benötigt, um zu wissen, ob sich ein Angebot lohnt.

So richten Sie es ein

In den Einstellungen des Assistenten stehen Ihnen dafür drei Werkzeuge zur Verfügung.

• Individuelle Anweisungen. Klar formulierte Anweisungen, die die KI auf jedem Kanal befolgt. Hier hinterlegen Sie Ihre Qualifizierungsfragen, die Reihenfolge und alles, was das Gespräch höflich beenden soll, etwa eine Postleitzahl außerhalb Ihres Gebiets oder einen Auftrag, den Sie nicht übernehmen.
• Daten zur Lead-Erfassung. Die Daten, die bei erkennbarem Interesse erfasst werden sollen, etwa Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Die KI fragt auf natürliche Weise danach, jeweils nach ein oder zwei Angaben, und besteht nicht darauf. Sie können auch festlegen, dass die KI erst nach einer bestimmten Anzahl von Nachrichten nach Kontaktdaten fragt, damit sie nicht mit „Wie lautet Ihre E-Mail-Adresse?“ beginnt.
• Kaufinteresse notieren. Wenn diese Funktion aktiviert ist, fügt die KI jedem Lead eine Notiz hinzu, ob die Person vermutlich starkes, mittleres oder geringes Kaufinteresse hat – und warum.

Die Notiz zum Kaufinteresse ist die Einschätzung der KI aus dem Gespräch, kein aus Daten berechneter Wert. Nutzen Sie sie als schnelle Orientierung dafür, welche Leads Sie zuerst anrufen sollten, nicht als endgültige Beurteilung.

Qualifizierungsfragen, die funktionieren

Beschränken Sie sich auf drei bis fünf Fragen. Bei mehr Fragen brechen Interessenten eher ab. Stellen Sie zuerst die Frage, mit der Sie ungeeignete Anfragen ausschließen, damit keiner von Ihnen Zeit verliert.

Ein Handwerksbetrieb (Küchen, Bäder, Anbauten):

1. Um welche Art Auftrag geht es und wie groß ist er ungefähr?
2. Wie lautet die Postleitzahl? (Damit Aufträge außerhalb Ihres Gebiets ausgeschlossen werden.)
3. Wann soll der Auftrag ungefähr fertig sein?
4. Gehört das Objekt Ihnen oder muss der Vermieter zustimmen?
5. Ihr Name und die beste Telefonnummer für einen Besichtigungstermin.

Ein Hochzeits- oder Eventfotograf:

1. An welchem Datum findet die Veranstaltung statt? (Damit bereits belegte Termine ausgeschlossen werden.)
2. Wo befindet sich der Veranstaltungsort?
3. Wie viele Gäste werden ungefähr erwartet und wie lange sollen wir fotografieren?
4. Haben Sie die Pakete auf unserer Website gesehen? Gibt es eines, das Sie bevorzugen?
5. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, damit wir Ihnen die Verfügbarkeit schicken können.

Ein Fitnessstudio oder Sportstudio:

1. Woran möchten Sie arbeiten?
2. Haben Sie schon einmal mit einem Coach oder in einem Kurs trainiert?
3. Welche Tage und Uhrzeiten passen Ihnen?
4. Möchten Sie eine kostenlose Probestunde buchen?

Ein Unternehmen für professionelle Dienstleistungen (Steuerberater, Rechtsanwälte, Berater):

1. Wobei benötigen Sie Unterstützung? (Kurz halten; noch keine Einzelheiten zum Fall erfragen.)
2. Geht es um Sie persönlich oder um ein Unternehmen?
3. Gibt es eine Frist?
4. Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, damit sich die richtige Person bei Ihnen melden kann.

Bei reglementierten Dienstleistungen sollte die KI Beratung unbedingt vermeiden. Sie erfasst die wichtigsten Angaben und übergibt die Anfrage an einen Mitarbeiter. Rechtsanwälte sollten der KI insbesondere mitteilen, dass sie erst nach einer Interessenkollisionprüfung Einzelheiten zum Fall erfragen darf. Die Seite zu professionellen Dienstleistungen geht näher darauf ein.

Anweisungen formulieren

Formulieren Sie die Anweisungen so, wie Sie am ersten Arbeitstag ein neues Teammitglied einweisen würden. Zum Beispiel:

Konkrete Anweisungen funktionieren besser als allgemeine. „Leads qualifizieren“ bedeutet für die KI nichts. „Fragen Sie zuerst nach der Postleitzahl“ schon. Weitere Informationen finden Sie unter Was Sie Ihrer KI-Rezeptionistin beibringen sollten.

Qualifizierung am Telefon im Vergleich zum Chat

Die gleichen Anweisungen gelten für jeden Kanal. Menschen verhalten sich jedoch je nach Kanal anders, daher lohnt sich eine Anpassung.

Im Website-Chat oder bei WhatsApp beantworten Menschen gerne eine kurze Reihe von Fragen. Eine E-Mail-Adresse können sie eintippen, ohne dass sie jemand falsch versteht. Gleichzeitig brechen sie Gespräche eher mittendrin ab. Stellen Sie daher zuerst die nützlichste Frage und erfassen Sie Kontaktdaten, bevor das Gespräch ausläuft.

Am Telefon erwarten Anrufer, dass ihnen Fragen gestellt werden. Lange Listen wirken jedoch schnell wie ein Verhör. Zwei oder drei Fragen sind meist die Grenze, bevor der Anrufer selbst eine Antwort möchte. Gesprochene Angaben sind außerdem schwieriger korrekt zu erfassen. Bei Postleitzahlen, E-Mail-Adressen und Nachnamen kommt es bei der Spracherkennung am häufigsten zu Fehlern. Bitten Sie die KI daher, diese Angaben zu wiederholen, und bevorzugen Sie am Telefon eine Telefonnummer gegenüber einer E-Mail-Adresse.

Auf Instagram und im Messenger beginnen viele Anfragen mit einer einzigen Zeile, oft nur mit „Preis?“. Diese Menschen informieren sich häufig noch, statt bereits kaufen zu wollen. Eine kurze, hilfreiche Antwort mit einer Anschlussfrage funktioniert meist besser, als sofort mit der Qualifizierung zu beginnen.

Wenn ein Kanal für Ihren Verkauf deutlich wichtiger ist als die anderen, formulieren Sie die Anweisungen zuerst für diesen Kanal und testen Sie sie dort.

Häufige Fehler bei der Einrichtung der Qualifizierung

• Zu früh nach Kontaktdaten fragen. Wer gerade erst nach dem Preis gefragt hat und sofort nach seiner E-Mail-Adresse gefragt wird, verlässt das Gespräch oft. Beantworten Sie zuerst die Frage und fragen Sie danach.
• Den Preis zurückhalten. Wenn Sie Preise veröffentlichen, lassen Sie die KI diese nennen. Eine grobe Preisangabe erst nach Herausgabe der Telefonnummer zu nennen, schreckt mehr Menschen ab, als es an Interessenten gewinnt.
• Kein Ausweg. Teilen Sie der KI mit, was sie sagen soll, wenn jemand nicht zu Ihnen passt: bei einem Auftrag, den Sie nicht übernehmen, einem Gebiet außerhalb Ihres Einzugsbereichs oder einem Budget deutlich unter Ihrem Mindestpreis. Ein höfliches „Das bieten wir leider nicht an“ spart beiden Seiten Zeit.
• Zu viele Fragen. Fünf Fragen sind bereits viel. Wenn Sie nur drei Antworten nutzen können, stellen Sie drei Fragen.
• Fehlende Notizen. Wenn die Antworten nicht in den Notizen des Leads stehen, stellt Ihr Team beim Rückruf dieselben Fragen erneut. Schreiben Sie in den Anweisungen genau vor, was in die Notizen gehört.

Fragen zu Produkten und Dienstleistungen beantworten

Käufer stellen immer wieder dieselben Fragen. Was ist enthalten? Ist es auf Lager? Wie lange dauert es? Gibt es das in Blau? Was ist der Unterschied zwischen den beiden Paketen? Jede dieser Fragen, die um 22 Uhr beantwortet wird, ist ein Grund weniger, woanders hinzugehen.

Woher die Antworten stammen

Die KI bezieht ihre Antworten aus drei Quellen.

• Ihr Produktkatalog. Produkte werden im Dashboard manuell mit Namen, Beschreibungen, Preisen und Bildern angelegt. Die KI durchsucht sie im Chat und bei Telefonanrufen. Es gibt keinen Import aus einer Tabelle und keine Synchronisierung mit einem Online-Shop. Sie halten den Katalog also selbst aktuell. Sie können ihn als CSV exportieren.
• Ihre Dienstleistungen. Die Dienstleistungen, die Sie zur Buchung einrichten, einschließlich Dauer und Preis.
• Ihre Wissensdatenbank. Hochgeladene Dokumente (PDF, Word, einfacher Text, Markdown oder CSV, jeweils bis zu 20 MB), eingefügter Text, einzelne Webseiten sowie ein Scan der Startseite Ihrer Website und bis zu sieben wichtiger Unterseiten. Gescannte PDFs, die nur aus Bildern bestehen, können nicht gelesen werden.

Alle Assistenten eines Unternehmens greifen auf dieselbe Wissensdatenbank zu. Wenn Sie einen Vertriebsassistenten auf Ihrer Website und einen Rezeptionisten für Ihre Telefonleitung einsetzen, geben beide dieselben Antworten.

Eine importierte Webseite wird einmalig gelesen. Wenn Sie Ihre Preise auf der Website ändern, fügen Sie die Seite erneut hinzu, damit die KI die neue Version übernimmt.

Was gute Antworten benötigen

Die Genauigkeit der KI kann nur so gut sein wie die Informationen, die Sie ihr geben. Die häufigsten Lücken in einer Vertriebseinrichtung sind erfahrungsgemäß:

• Was enthalten ist und was nicht. Auf die Frage „Ist die Montage im Preis enthalten?“ muss es eine schriftliche Antwort geben.
• Lieferzeiten. Auf die Frage „Wie lange dauert es, bis Sie beginnen können?“ Wenn sich die Lieferzeit von Woche zu Woche ändert, weisen Sie die KI an, das zu sagen und die Kontaktdaten zu erfassen.
• Liefer- und Abholgebiete sowie die entsprechenden Kosten.
• Vergleiche zwischen Ihren eigenen Optionen. Ein kurzer Absatz darüber, für wen jedes Paket gedacht ist, hilft der KI, das richtige Paket zu empfehlen.
• Garantie-, Rückgabe- und Stornierungsbedingungen.

Wenn die KI keine Antwort findet, sollte sie das sagen und anbieten, die Kontaktdaten des Kunden zu erfassen, statt zu raten. Klugon kann nicht garantieren, dass nie ein Fehler passiert. Halten Sie die Wissensdatenbank daher klar und prüfen Sie die Insights-Seite. Dort finden Sie „Fragen ohne gute Antwort“ und die meistgestellten Fragen der letzten 30 Tage – eine fertige Aufgabenliste für Inhalte, die Sie ergänzen sollten.

Passende Produkte empfehlen

Sie können Empfehlungen aktivieren, damit die KI passende Produkte oder Dienstleistungen aus Ihrem Katalog vorschlägt. Sie bestimmen, wann Empfehlungen gemacht werden (zum Beispiel nach der Beantwortung einer Frage), welche Art von Empfehlung im Vordergrund stehen soll und wie viele Empfehlungen höchstens erscheinen. Die KI erstellt keine Produktpakete und ändert keine Preise. Sie erwähnt lediglich passende Angebote.

Gut umgesetzt ist das wie ein Verkäufer, der sagt: „Dafür benötigen Sie noch die Wandhalterung.“ Schlecht umgesetzt wirkt es aufdringlich. Beginnen Sie mit höchstens einer Empfehlung und lesen Sie einige Gespräche, bevor Sie mehr zulassen.

Auf ein aktuelles Angebot hinweisen

Wenn Sie eine Aktion anbieten, können Sie dem Assistenten einen Aktionscode und die Bedingungen nennen, die er Kunden mitteilen darf. In seinen Anweisungen legen Sie fest, dass er keine anderen Codes oder Rabatte erfinden darf. Klugon wendet den Code nirgendwo automatisch an. Stellen Sie daher sicher, dass er dort funktioniert, wo Kunden tatsächlich bei Ihnen bezahlen.

Leads im integrierten CRM von Klugon erfassen

Jeder Lead, den die KI erfasst, wird ohne Einrichtung in Klugons eigenem CRM gespeichert. Das ist der Teil des KI-Vertriebsassistenten, der aus einem Gespräch etwas macht, mit dem Ihr Team arbeiten kann.

Was erfasst wird

Wenn die KI einen Lead speichert, erfasst sie:

• den Namen der Person
• ihre E-Mail-Adresse und Telefonnummer, sofern angegeben
• woran sie interessiert ist, etwa an einer Buchung, einem Produkt oder einer allgemeinen Anfrage
• den Kanal, über den die Anfrage eingegangen ist
• Notizen, einschließlich Ihrer Qualifizierungsantworten und der Notiz zum Kaufinteresse, sofern aktiviert
• ob die Person Marketing zugestimmt hat – dies wird nur erfasst, wenn sie ausdrücklich zustimmt

Das vollständige Gespräch bleibt daneben in Ihrem Posteingang erhalten.

Die Leads-Seite

Leads erscheinen auf der Leads-Seite. Jeder Lead hat dort einen Status: neu, kontaktiert, konvertiert oder verloren. Von dort aus können Sie:

• einen Lead während der Bearbeitung durch diese Status bewegen
• einen Lead in einen Kunden umwandeln
• Leads als CSV exportieren
• einen Lead löschen

Die Kundenliste zeigt Ihre Kunden und berechnet die Summen anhand ihrer Buchungen und Bestellungen. Auch sie kann als CSV exportiert werden.

Das CRM enthält außerdem Notizen und Folgeaufgaben. Eine Folgeaufgabe ist eine interne Erinnerung für Ihr Team, also ein To-do. Sie sendet nichts an den Kunden.

Leads schnell der richtigen Person zukommen lassen

Ein Lead, der bis Montag ungelesen liegen bleibt, ist kaum besser als gar kein Lead. Schnelligkeit zählt: In einem Artikel der Harvard Business Review aus dem Jahr 2011 über die kurze Lebensdauer von Online-Vertriebsleads schrieben James Oldroyd, Kristina McElheran und David Elkington, dass „die meisten Unternehmen bei Weitem nicht schnell genug antworten“. Die KI antwortet sofort. Ihre Aufgabe ist sicherzustellen, dass kurz danach ein Mitarbeiter nachfasst.

Klugon kann Ihr Team auf verschiedene Weise über neue Leads informieren. Sobald die Verbindung hergestellt ist, geschieht dies automatisch:

• Slack. Neue Leads, Buchungen und Übergaben werden in einem Kanal veröffentlicht. Siehe die Slack-Integration.
• Zapier. Dieselben Ereignisse werden an einen Zap gesendet, sodass Sie sie an fast alles weiterleiten können, womit Zapier verbunden ist. Siehe die Zapier-Integration.
• Notion. Für jeden Lead wird eine Zeile in einer Notion-Datenbank angelegt.
• Mailchimp. Der Lead wird unter Berücksichtigung seiner Marketingzustimmung zu einer Zielgruppe hinzugefügt.

Klugon sendet keine E-Mails oder Push-Benachrichtigungen über neue Leads. Wenn niemand in Ihrem Team Slack nutzt, ist Zapier der richtige Weg, Benachrichtigungen an einen sichtbaren Ort weiterzuleiten.

Die Insights-Seite führt außerdem eine Aufgabenliste mit Leads, die nach zwei Tagen noch nicht kontaktiert wurden. Es handelt sich um eine Liste, nicht um eine Benachrichtigung. Machen Sie sie daher zu einem festen Bestandteil der morgendlichen Routine.

Zustimmung zu Marketing

Die KI erfasst eine Marketingzustimmung nur, wenn ein Kunde sie ausdrücklich erteilt. Das ist wichtig, wenn Sie Leads später per E-Mail kontaktieren möchten. Die Hinweise des britischen ICO zu Direktmarketing und elektronischer Kommunikation erklären, wann Sie für Marketingnachrichten eine Zustimmung benötigen. Wer ein Angebot angefordert hat, hat nicht automatisch Ihrem Newsletter zugestimmt.

KI-CRM für kleine Unternehmen: HubSpot, Zoho, Salesforce und Pipedrive

Wenn Sie Ihren Vertrieb bereits über ein externes CRM verwalten, kann Klugon Leads dorthin senden. Machen Sie sich klar, wie das funktioniert, denn es unterscheidet sich von dem, was viele Integrationsseiten vermuten lassen.

So funktionieren die CRM-Tools

Klugon verbindet sich mit vier CRMs: HubSpot, Zoho CRM, Salesforce und Pipedrive. Nach der Verbindung erhält die KI Tools, die sie während eines Gesprächs verwenden kann:

• einen erfassten Lead an Ihr CRM senden
• im CRM per E-Mail-Adresse oder Telefonnummer nach einem bestehenden Kontakt suchen
• einem Kontakt oder Deal eine Notiz hinzufügen

Das wichtige Wort lautet Tools. Die KI verwendet sie, wenn sie sich dafür entscheidet, geleitet von Ihren Anweisungen. Einen Lead in Klugon zu speichern, sendet ihn nicht automatisch an HubSpot oder ein anderes CRM. Es gibt keine automatische Synchronisierung im Hintergrund.

In der Praxis bedeutet das:

• Nehmen Sie es in die Anweisungen auf. Eine Formulierung wie „Senden Sie den Lead nach dem Speichern zusätzlich an das CRM“ sorgt dafür, dass die KI dies deutlich eher tut.
• Prüfen Sie, ob es funktioniert. Vergleichen Sie in den ersten Wochen neue Leads in Klugon mit neuen Kontakten in Ihrem CRM.
• Betrachten Sie Klugons Leads-Seite als vollständige Liste. Jeder erfasste Lead befindet sich dort, unabhängig davon, ob er das externe CRM erreicht hat.

Wenn ausnahmslos jeder Lead in Ihrem CRM landen muss, ist Zapier der zuverlässigere Weg: Das Ereignis für einen neuen Lead wird bei jedem Lead automatisch ausgelöst, und Sie können einen Zap erstellen, der daraus den Kontakt in Ihrem CRM anlegt.

Einrichtung der einzelnen CRMs

Jedes CRM wird verbunden, indem Sie Zugangsdaten auf der Integrationsseite von Klugon einfügen. Eine Anmeldung mit einem Klick gibt es dafür nicht.

• HubSpot. Auf der Seite zur HubSpot-Integration erfahren Sie, was Sie einfügen müssen und wo Sie es finden.
• Zoho CRM. Sie müssen selbst ein Aktualisierungstoken in Zoho erstellen. Die Seite zur Zoho-CRM-Integration führt Sie durch den Vorgang.
• Salesforce. Auch hierfür benötigen Sie ein Aktualisierungstoken von Salesforce. Siehe die Seite zur Salesforce-Integration.
• Pipedrive. Siehe die Seite zur Pipedrive-Integration.

Welche Tarife CRM-Verbindungen enthalten

CRM-Verbindungen sind in Klugons Sprach- oder Social-Produkten enthalten, nicht im reinen Chat-Produkt.

Wenn Sie mehr als ein Klugon-Produkt bezahlen, steht Ihnen eine Funktion zur Verfügung, sobald eines dieser Produkte sie enthält.

Ein Beispielgespräch

Die Situation: Fernhill Garden Rooms ist ein kleiner Betrieb, der gedämmte Gartenbüros im Umkreis von 30 Meilen um seinen Firmensitz baut. Der Inhaber hat die Broschüre und Preisliste hochgeladen, eine kostenlose einstündige Vor-Ort-Beratung als Dienstleistung eingerichtet, Qualifizierungsanweisungen wie im obigen Beispiel formuliert und „Kaufinteresse notieren“ aktiviert. Das Gespräch findet an einem Sonntagabend um 21:40 Uhr im Website-Chat statt.

Kunde: Hallo, wie viel kostet ein Gartenbüro?

KI: Hallo! Unsere Gartenbüros beginnen bei 14.500 £ für einen Raum mit 3 mal 2,5 Metern, vollständig gedämmt, inklusive Strom, Beleuchtung und Fundament. Größere Größen und Extras wie eine Toilette oder eine Terrasse kosten mehr. Welche Größe stellen Sie sich vor und wofür möchten Sie den Raum nutzen?

Kunde: Etwas in der Größe 4 mal 3. Zum Arbeiten von zu Hause, vielleicht abends auch ein bisschen zum Musizieren.

KI: Das ist eine beliebte Größe. Laut Preisliste kostet ein Raum mit 4 mal 3 Metern 19.800 £, einschließlich Standarddämmung. Für das Musizieren könnte die Akustikoption mit zusätzlicher Dämmung und abgedichteten Türen interessant sein. Sie kostet ab 1.450 £. Darf ich nach Ihrer Postleitzahl fragen, um zu prüfen, ob Sie in unserem Gebiet liegen?

Kunde: BS8 irgendwas.

KI: Das liegt problemlos in unserem Gebiet. Wann soll das Büro ungefähr gebaut werden?

Kunde: Am liebsten vor Weihnachten, aber es steht noch nicht fest.

KI: Verstanden. Der nächste Schritt ist normalerweise eine kostenlose Vor-Ort-Beratung. Dabei nehmen wir Maß, prüfen Zugang und Untergrund und erstellen ein verbindliches Angebot. Das dauert etwa eine Stunde. Ich sehe Mittwoch um 10:00 Uhr oder Donnerstag um 14:00 Uhr. Würde einer dieser Termine passen?

Kunde: Donnerstag um 14 Uhr passt.

KI: Prima. Darf ich Ihren Namen und die beste Telefonnummer für den Mitarbeiter vor Ort aufnehmen?

Kunde: Sam Reyes, 07700 900456.

KI: Danke, Sam. Das ist eine kostenlose Vor-Ort-Beratung am Donnerstag um 14:00 Uhr für Sam Reyes, 07700 900456. Soll ich sie buchen?

Kunde: Ja. Brauchen Sie vorher noch etwas von mir?

KI: Es wäre hilfreich, wenn Sie den Weg zu dem geplanten Standort freimachen und ungefähr überlegen, wo Tür und Fenster sein sollen. Ich habe den Termin gebucht. Ihre Referenz lautet FG-2207. Möchten Sie per E-Mail gelegentlich über Angebote informiert werden? Sie können auch Nein sagen.

Kunde: Nein, danke.

KI: Kein Problem. Der Mitarbeiter sieht Sie am Donnerstag um 14 Uhr. Kann ich Ihnen sonst noch helfen?

Kunde: Das ist alles, danke.

Was das Unternehmen am Montag sieht

• Eine neue Buchung für Donnerstag um 14:00 Uhr, erstellt anhand der tatsächlichen Verfügbarkeit in Klugon.
• Ein neuer Lead für Sam Reyes mit den Notizen: Gartenbüro 4 mal 3 Meter, Arbeiten von zu Hause plus Musizieren, interessiert an der Akustikoption, Postleitzahl BS8, Fertigstellung vor Weihnachten gewünscht, hohes Kaufinteresse, da eine Besichtigung gebucht und ein Zeitrahmen genannt wurde. Marketingzustimmung: nein.
• Eine Slack-Nachricht über den neuen Lead und die neue Buchung, sofern Slack verbunden ist.
• Das vollständige Gespräch im Posteingang im Kanal Website-Chat.

Wenn HubSpot verbunden wäre und die Anweisungen der KI das Senden von Leads dorthin vorgäben, wäre der Lead auch in HubSpot. Prüfen Sie, ob das tatsächlich geschehen ist.

Eine Anfrage an Ihr Team übergeben

Bei manchen Verkaufsgesprächen wird ein Mitarbeiter benötigt. Ein Kunde möchte einen Preis für etwas Ungewöhnliches. Ein gewerblicher Käufer möchte über Konditionen sprechen. Jemand ist mit einem Angebot unzufrieden.

Im Chat und in Messengern kann die KI das Gespräch für Ihr Team markieren. Dadurch wird es als eskaliert gekennzeichnet, im Posteingang erscheint das Banner „Mitarbeiter benötigt“, die Eskalation wird protokolliert und bei bestehender Verbindung an Slack oder Zapier gesendet.

Zwei Dinge sollten Sie wissen:

• Die KI antwortet weiterhin. Das Markieren eines Gesprächs pausiert die KI nicht. Wenn Sie übernehmen möchten, antworten Sie schnell und teilen Sie dem Kunden mit, dass Sie sich darum kümmern.
• Von wo aus Sie in Klugon antworten können. Sie können Kunden im Posteingang direkt über WhatsApp, Instagram, Messenger und Telegram antworten – bei den Meta-Kanälen innerhalb des 24-Stunden-Fensters für Nachrichten von Meta. Auf Website-Chats und Telefongespräche kann nicht aus dem Posteingang geantwortet werden. Kontaktieren Sie den Kunden in diesen Fällen über die hinterlassenen Kontaktdaten.

Bei Telefonanrufen kann die KI den Anrufer nicht an einen Mitarbeiter weiterleiten. Sie erfasst die Kontaktdaten als Lead, damit jemand zurückrufen kann.

Was der KI-Vertriebsassistent nicht tut

Hier ist die ehrliche Liste. Einige dieser Funktionen behaupten andere Tools zu bieten. Klugon bietet sie derzeit nicht.

Er führt kein Follow-up durch

Es gibt keine automatischen Folgenachrichten, E-Mail-Sequenzen oder Erinnerungen an abgebrochene Warenkörbe. Wenn ein Lead nicht mehr reagiert, wird die KI nicht nachhaken. Das Nachfassen ist Aufgabe Ihres Teams. Dabei helfen die Leads-Seite und die Liste der Leads, die nach zwei Tagen noch nicht kontaktiert wurden.

Er ruft niemanden an und schreibt keine SMS

Keine ausgehenden Anrufe, keine SMS. Die KI antwortet nur Personen, die Sie kontaktiert haben.

Er synchronisiert Ihr CRM nicht automatisch

Wie oben beschrieben, erhalten HubSpot, Zoho, Salesforce und Pipedrive einen Lead nur, wenn die KI das Tool aufruft, um ihn zu senden. Klugons eigene Leads-Seite ist der vollständige Datensatz.

Er nimmt keine Zahlungen entgegen

Planen Sie Ihren Vertriebsprozess nicht darauf, Zahlungen innerhalb des Gesprächs anzunehmen. Nutzen Sie die KI, um Fragen zu beantworten, die Anfrage zu qualifizieren und den nächsten Schritt zu buchen. Die Zahlung nehmen Sie wie bisher entgegen. Bei Telefonanrufen gibt es überhaupt keine Zahlungsoption. Bestellungen in Klugon werden durch die Zahlung bestätigt, nicht dadurch, dass die KI dies sagt.

Er verhandelt nicht und erfindet keine Rabatte

Die KI nennt Ihre Preise und – sofern hinterlegt – Ihren aktuellen Aktionscode. Sie sollte weder feilschen noch Angebote erfinden. Schreiben Sie dies in ihre Anweisungen.

Er verbindet sich nicht mit Ihrem Online-Shop

Es gibt keine Produkt- oder Auftragssynchronisierung mit Shopify, WordPress, WooCommerce oder einer anderen Shop-Plattform. Sie fügen das Chat-Widget per Script-Tag in diese Websites ein und halten den Produktkatalog in Klugon manuell aktuell.

Er weist keine Leads zu und verfolgt keine Zuordnung

Sie können einen Lead in Klugon keinem Teammitglied zuweisen, und die Analysen ordnen Verkäufe keinen bestimmten Gesprächen zu. Sie sehen die Anzahl der Leads, wie viele davon konvertiert wurden, den Umsatz aus bezahlten Bestellungen und eine Aufschlüsselung nach Lead-Status.

Er sendet Ihnen keine E-Mails

Es gibt keine E-Mail- oder Push-Benachrichtigungen an den Inhaber. Slack und Zapier übertragen Benachrichtigungen. Alles andere finden Sie im Dashboard.

Er ist kein Berater

Bei reglementierten Dienstleistungen (rechtlich, finanziell, medizinisch) erfasst die KI die wichtigsten Angaben und übergibt die Anfrage. Sie sollte keine Beratung geben. Legen Sie dies in Ihren Anweisungen fest.

Einrichtung des KI-Vertriebsassistenten: Checkliste

Arbeiten Sie diese Punkte in der angegebenen Reihenfolge durch. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf. Testen Sie alles, bevor es Kunden sehen.

1. Listen Sie Ihre Kauffragen auf. Sehen Sie die E-Mails, Nachrichten und Anrufe des letzten Monats durch und notieren Sie die Fragen, die Menschen vor dem Kauf stellen: Preise, enthaltene Leistungen, Lieferzeiten, Gebiete und Unterschiede zwischen Ihren Optionen.
2. Fügen Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen hinzu. Legen Sie Produkte mit klaren Namen, Beschreibungen und Preisen an. Richten Sie Dienstleistungen mit Dauer und Preisen ein, einschließlich kostenloser Beratungen, Besichtigungen oder Probetermine, die Sie als ersten Schritt anbieten.
3. Füllen Sie die Wissensdatenbank. Laden Sie Ihre Broschüre, Preisliste und Bedingungen hoch. Fügen Sie schriftliche Antworten auf die Kauffragen aus Schritt 1 ein. Führen Sie den Website-Scan durch, um Ihre wichtigsten Seiten zu erfassen.
4. Formulieren Sie die Qualifizierungsanweisungen. Legen Sie drei bis fünf Fragen fest, einschließlich der Frage, mit der Sie ungeeignete Anfragen zuerst ausschließen, der Antwort für unpassende Interessenten und der genauen Angaben, die in die Lead-Notizen gehören.
5. Richten Sie die Lead-Erfassung ein. Wählen Sie die zu erfassenden Daten, legen Sie fest, wie viele Nachrichten vor der Abfrage vergehen sollen, und aktivieren Sie die Notiz zum Kaufinteresse, wenn Sie sie nutzen möchten.
6. Entscheiden Sie über Empfehlungen. Aktivieren Sie sie zunächst mit höchstens einer Empfehlung oder lassen Sie sie deaktiviert.
7. Verbinden Sie Ihre Benachrichtigungen. Nutzen Sie Slack, Zapier oder beides, damit jemand neue Leads noch am selben Tag sieht.
8. Verbinden Sie Ihr CRM, falls Sie eines nutzen. Ergänzen Sie die Anweisung, Leads dorthin zu senden, und planen Sie eine wöchentliche Kontrolle, ob sie ankommen.
9. Testen Sie selbst. Spielen Sie drei Kunden: einen passenden, einen unpassenden und jemanden, der nur einen Preis wissen möchte. Prüfen Sie, was auf der Leads-Seite und in den Notizen gelandet ist.
10. Starten Sie zunächst mit einem Kanal. Der Website-Chat ist normalerweise der einfachste Einstieg. Fügen Sie Telefon und Messenger hinzu, sobald Sie mit den Antworten zufrieden sind.
11. Prüfen Sie im ersten Monat wöchentlich. Lesen Sie Gespräche, schließen Sie Lücken auf der Insights-Seite und passen Sie die Fragen an.

Was es kostet

Für Vertriebsfunktionen gibt es keine separate Gebühr. Sie bezahlen die Kanäle, in denen der Assistent eingesetzt werden soll, in US-Dollar. Jeder Tarif umfasst unbegrenzt viele Assistenten.

Bei jährlicher Zahlung sparen Sie 20 %. Ein Gespräch entspricht einem Kunden-Thread. Telefonnummern kosten jeweils $9 pro Monat, WhatsApp-Nummern jeweils $19 pro Monat. Beachten Sie auch die CRM-Stufen oben: Für HubSpot, Zoho und Pipedrive benötigen Sie Voice oder Social im Tarif Business; Salesforce erfordert Scale.

Für jedes Produkt gibt es eine 7-tägige kostenlose Testphase. Eine Karte ist erforderlich. Sie wird nach Ende der Testphase belastet, sofern Sie nicht vorher kündigen. Alle Einzelheiten finden Sie auf der Preisseite.

Ein Rechenbeispiel

Nehmen wir an, Sie führen einen kleinen Betrieb für Gartenhäuser. Die Annahmen:

• 40 Website-Anfragen pro Monat, von denen 15 abends oder am Wochenende eingehen, wenn bis zum nächsten Werktag niemand antwortet
• 1 von 10 Anfragen führt zu einem Verkauf
• ein durchschnittlicher Verkauf bringt $18.000 Umsatz, mit $3.000 Gewinn nach Material und Arbeitskosten
• die sofortige Beantwortung von Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten und die Buchung einer Besichtigung führen alle zwei Monate bei einer weiteren Anfrage zu einem Verkauf

Das sind sechs zusätzliche Verkäufe im Jahr oder $18.000 Gewinn. Der Business-Tarif des Chatbots kostet bei $149 pro Monat $1.788 im Jahr. Selbst wenn Ihre Zahlen nur einen Bruchteil davon betragen, lohnt sich eine Berechnung mit Ihren eigenen Zahlen. Wenn keine Ihrer Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten eingeht und Sie bereits innerhalb weniger Minuten antworten, fällt die Rechnung schwächer aus. Das sollten Sie sich ehrlich eingestehen.

So messen Sie, ob es funktioniert

Warten Sie einen Monat und sehen Sie sich anschließend diese Werte in Ihrem Klugon-Dashboard an.

• Leads und wie viele davon konvertiert wurden. Auf der Analytics-Seite im Vergleich zum vorherigen Zeitraum.
• Aufschlüsselung nach Lead-Status. Wie viele sind noch „neu“? Ein wachsender Stapel nicht kontaktierter Leads bedeutet, dass das Nachfassen und nicht die KI der Engpass ist.
• Vom Assistenten erstellte Buchungen, sofern Beratungen oder Besichtigungen zu Ihrem Vertriebsprozess gehören.
• Aufteilung nach Kanal. Woher die Anfragen kommen: Website, Telefon, WhatsApp, Instagram.
• Stoßzeiten. Wie viele Anfragen außerhalb der Geschäftszeiten eingehen.
• Fragen ohne gute Antwort. Schließen Sie diese Lücken jede Woche.
• Leads, die nach zwei Tagen nicht kontaktiert wurden, auf der Insights-Seite. Diese Zahl sollte nahe null bleiben.

Lesen Sie außerdem zehn Gespräche. Hat die KI Ihre Fragen in der richtigen Reihenfolge gestellt? Hat sie zum richtigen Zeitpunkt nach Kontaktdaten gefragt? Wären Sie zufrieden gewesen, wenn ein neues Teammitglied das Gespräch auf dieselbe Weise geführt hätte?

Häufig gestellte Fragen

Ist der KI-Vertriebsassistent ein separates Produkt?

Nein. Es ist derselbe Klugon-Assistent, der Chats, Anrufe und Nachrichten beantwortet – mit aktivierter Lead-Erfassung, Produktsuche und Empfehlungen. Sie bezahlen für die Kanäle, die Sie nutzen.

Synchronisiert er Leads automatisch mit HubSpot?

Nein. HubSpot, Zoho, Salesforce und Pipedrive erhalten einen Lead, wenn die KI ihr Tool nutzt, um ihn zu senden, geleitet von Ihren Anweisungen. Jeder Lead wird immer auf Klugons eigener Leads-Seite gespeichert. Für eine automatische Lösung nutzen Sie einen Zap, der durch Klugons Ereignis für neue Leads ausgelöst wird.

Kann er Leads selbstständig qualifizieren?

Er stellt die Fragen, die Sie ihm vorgeben, in der von Ihnen festgelegten Reihenfolge. Außerdem kann er eine Notiz dazu hinzufügen, wie kaufbereit die Person zu sein scheint. Ihre Qualifizierungskriterien kennt er erst, wenn Sie sie in den Anweisungen festhalten.

Fasst er bei Leads nach, die nicht mehr reagieren?

Nein. Klugon sendet keine Folgenachrichten, Sequenzen oder Erinnerungen. Ihr Team fasst über die Leads-Seite und die Liste der Leads nach, die nach zwei Tagen noch nicht kontaktiert wurden.

Kann er Fragen zu meinen Produkten beantworten?

Ja. Er nutzt dafür die Produkte, die Sie zu Klugon hinzufügen, und Ihre Wissensdatenbank. Produkte werden manuell eingetragen. Es gibt keinen Import und keine Synchronisierung mit einem Online-Shop.

Können Kunden über den Assistenten bezahlen?

Wir empfehlen derzeit nicht, sich darauf zu verlassen. Nutzen Sie den Assistenten, um Fragen zu beantworten, Anfragen zu qualifizieren und den nächsten Schritt zu buchen. Nehmen Sie Zahlungen weiterhin auf die bisherige Weise entgegen. Bei Telefonanrufen gibt es keine Zahlungsoption.

Mit welchen CRMs funktioniert er?

Mit HubSpot, Zoho CRM und Pipedrive ab dem Voice- oder Social-Tarif Business sowie mit Salesforce ab Scale. Die Verbindung erfolgt jeweils durch Einfügen von Zugangsdaten. Für Zoho und Salesforce benötigen Sie zusätzlich ein Aktualisierungstoken, das Sie selbst erstellen.

Funktioniert er auch am Telefon und nicht nur im Chat?

Ja. Bei Anrufen kann die KI Produkte suchen, Fragen anhand Ihrer Wissensdatenbank beantworten, Termine buchen und Leads erfassen. Sie kann einen Anruf nicht an einen Mitarbeiter weiterleiten, sondern nimmt die Kontaktdaten für einen Rückruf auf.

Ein KI-Vertriebsassistent schließt den Verkauf nicht für Sie ab. Seine Aufgabe ist es, sicherzustellen, dass jede Anfrage schnell und korrekt beantwortet wird, die richtigen Fragen gestellt werden und ein Lead mit verwertbaren Notizen für Ihr Team entsteht. Der Verkauf und das Nachfassen bleiben Ihre Aufgabe.