Eine Anrufbeantwortung, die rangeht, wenn Sie schon zu Hause sind

Es ist Dienstagabend, 19:40 Uhr. Sie haben geschlossen, kochen gerade und das Geschäftstelefon vibriert auf der Arbeitsplatte. Jemand möchte für Samstag einen Termin buchen. Sie können rangehen und den Abend vergessen – oder den Anruf ignorieren und hoffen, dass die Person morgen wieder anruft. Meistens passiert das nicht. Sie ruft beim nächsten Unternehmen auf der Liste an: bei dem, das rangegangen ist.

Genau dieses Problem soll eine Anrufbeantwortung außerhalb der Geschäftszeiten lösen: Kunden richten sich nicht nach Ihren Bürozeiten. Sie rufen in der Mittagspause an, nachdem die Kinder im Bett sind oder am Sonntagmorgen, wenn sie endlich dazu kommen. Klugon deckt diese Zeiten mit einer KI-Stimme ab, die sich im Namen Ihres Unternehmens meldet, Termine in Ihren Kalender einträgt, Routinefragen beantwortet und alles notiert, was Ihr Team für einen Rückruf braucht. Dafür sind keine Nachtschicht, kein Bereitschaftsplan und kein Feiertagszuschlag nötig.

Auf dieser Seite geht es speziell um die Zeiten, in denen Sie geschlossen haben: wie Sie nur die gewünschten Anrufe weiterleiten, was Klugon über Nacht erledigt, was morgens auf Sie wartet und was es im Vergleich zu Personal für Abend- und Wochenendabdeckung kostet. Außerdem geht es ehrlich um Dinge, die eine KI um 2 Uhr morgens nicht erledigen kann – und die außerhalb der Geschäftszeiten wichtiger sind als zu jeder anderen Zeit.

Was eine gute Anrufbeantwortung außerhalb der Geschäftszeiten leisten muss

Bevor wir uns das Produkt ansehen, sollten wir klären, was „abgedeckt“ bedeutet. Außerhalb der Geschäftszeiten haben Anrufer normalerweise eines von vier Anliegen:

1. Eine schnelle Antwort. Haben Sie samstags geöffnet? Nehmen Sie Kunden ohne Termin an? Gibt es Parkplätze? Diese Anrufer brauchen nur eine korrekte Antwort – und sind dann fertig.
2. Eine Buchung. Sie möchten zu Ihnen kommen und den Termin jetzt festmachen, solange sie daran denken. Wenn sie tagsüber noch einmal anrufen müssen, tun das viele nicht.
3. Ein Gespräch mit Ihnen. Ein Angebot, eine Beschwerde oder eine Frage, die nur Sie beantworten können. Die Person muss wissen, dass jemand zurückruft, und Sie brauchen alle Kontaktdaten.
4. Sofortige Hilfe. Etwas ist schiefgelaufen und kann nicht warten. Das ist die schwierigste Gruppe – und diejenige, bei der eine Anrufbeantwortung besonders ehrlich darüber sein muss, was sie leisten kann.

Eine Abdeckung außerhalb der Geschäftszeiten – durch Menschen oder KI – sollte die ersten drei Anliegen unkompliziert erledigen und für das vierte eine klare, sichere Antwort haben. Eine Mailbox wird keinem dieser Anliegen wirklich gerecht: Menschen hinterlassen nicht gern Nachrichten, und wenn sie es tun, lautet die Nachricht oft: „Hier ist Dave, rufen Sie mich zurück“, mit einer Nummer, die nach der Hälfte abbricht.

So funktioniert Klugon als Anrufbeantwortung außerhalb der Geschäftszeiten

Klugon ist eine KI-Telefonrezeption. Tagsüber kann es jeden Anruf annehmen oder nur die Anrufe, die Sie verpassen; außerhalb der Geschäftszeiten erledigt es dieselbe Aufgabe, ohne dass bis zum Morgen jemand dahinter sitzt. Die Seite zur KI-Telefonrezeption stellt das gesamte Produkt vor. Hier geht es um das, was abends, nachts und am Wochenende wichtig ist.

Eine KI-Rezeption rund um die Uhr – solange Anrufe sie erreichen

Die KI nimmt jeden Anruf an, der Ihre Klugon-Nummer erreicht – zu jeder Uhrzeit, solange Ihr Sprachtarif aktiv ist. In Klugon gibt es keine Einstellung „geschlossen“ und keine Mailbox als Fallback. Feiertage, Weihnachten und mitten in der Nacht sind für Klugon gleich.

Das ist praktisch, bedeutet aber auch: Welche Anrufe angenommen werden, entscheiden Sie über Ihre Telefonleitung, nicht über Klugon. Wenn Ihre bestehende Nummer jeden Anruf an Klugon weiterleitet, nimmt Klugon jeden Anruf an – tagsüber und nachts. Wenn Ihre Nummer nur Anrufe weiterleitet, die Sie nicht annehmen, nimmt Klugon auch nur diese an. Sie richten das über die Rufweiterleitung Ihres Telefonanbieters ein. Im nächsten Abschnitt sehen Sie die drei gängigen Varianten.

Was die KI über Nacht erledigen kann

Bei einem Anruf kann die KI:

• Fragen aus Ihrem Unternehmensprofil (Adresse, Öffnungszeiten, Kontaktdaten), zu Ihren Leistungen und Preisen sowie aus Ihrer Wissensdatenbank beantworten.
• Ihre Leistungen auflisten, freie Zeiten prüfen, einen Termin buchen und dem Anrufer eine Referenz geben.
• Eine bestehende Buchung stornieren.
• Ihren Produktkatalog durchsuchen.
• Name, Telefonnummer und Anliegen des Anrufers aufnehmen und als Lead für Ihr Team speichern.

Buchungen folgen den Regeln, die Sie in Klugons integriertem Kalender festgelegt haben: Ihre Öffnungszeiten, die Dauer der einzelnen Leistungen, die zuständigen Mitarbeiter, Puffer zwischen Terminen, die erforderliche Vorlaufzeit und die Tage, an denen Sie geschlossen haben. Ein Anrufer kann also um 23 Uhr einen Termin für morgen Nachmittag buchen, aber keinen, der in 40 Minuten beginnt – außer Sie haben das ausdrücklich erlaubt. Die Seite zur KI-Terminbuchung erklärt die Buchungsregeln ausführlicher.

Was die KI über Nacht nicht erledigen kann

• Sie kann den Anrufer nicht weiterverbinden. Es gibt keine Live-Weiterleitung und keine Möglichkeit für die KI, Ihr Mobiltelefon oder ein Bereitschaftstelefon anzurufen.
• Sie kann nichts versenden. Keine SMS, keine Bestätigungs-E-Mails und keine Erinnerungen. Der Anrufer erhält seine Buchungsreferenz während des Gesprächs.
• Sie benachrichtigt Sie nicht per E-Mail oder Push-Nachricht. Im Business-Tarif und darüber werden neue Leads und Buchungen an Slack oder Zapier übermittelt; im Starter-Tarif warten sie in Ihrem Dashboard.
• Sie kann einen Termin während eines Anrufs nicht verschieben. Sie kann ihn stornieren und einen neuen Termin buchen.

Diese Punkte beeinflussen die Einrichtung – besonders, wenn einige Ihrer Anrufer echte Notfälle haben.

Drei Möglichkeiten, Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten weiterzuleiten

Es gibt drei sinnvolle Möglichkeiten zu bestimmen, welche Anrufe die KI annimmt. Alle drei nutzen die Weiterleitung Ihres Telefonanbieters, und Sie können später zwischen ihnen wechseln.

Variante 1: Nur unbeantwortete Anrufe weiterleiten

Richten Sie Ihre Leitung so ein, dass Anrufe weitergeleitet werden, wenn Sie nicht rangehen (Anbieter nennen das „bei Nichtannahme“, „keine Antwort“ oder „bedingte“ Weiterleitung). Ihr Telefon klingelt wie gewohnt. Wenn Sie rangehen, bekommt die KI davon nichts mit. Wenn Sie nicht rangehen, wird der Anruf nach einigen Klingelzeichen an Klugon weitergeleitet.

Der Vorteil dieser Variante: Sie deckt die Zeiten außerhalb der Geschäftszeiten ab, ohne dass Sie beim Schließen etwas umstellen müssen. Nachts nimmt niemand ab, also geht jeder Anruf an die KI. Tagsüber nimmt sie nur die Anrufe an, für die Sie gerade keine Zeit haben. Mit dieser Variante sollten die meisten kleinen Unternehmen beginnen.

Ein wichtiger Punkt: Die Weiterleitung bei Nichtannahme funktioniert meist nur, wenn Ihr Telefon eingeschaltet ist und Empfang hat. Wenn Sie Ihr Mobiltelefon nachts ausschalten oder außerhalb des Empfangs sind, richten Sie zusätzlich die Weiterleitung bei „nicht erreichbar“ oder „ausgeschaltet“ ein (bei BT Business-Mobiltelefonen *62), sonst landen Anrufe möglicherweise auf der Mailbox.

Der Nachteil: Jeder Anrufer hört Ihr Telefon einige Male klingeln, bevor die KI rangeht. Die Wartezeit ist also etwas länger, als wenn die KI sofort antworten würde. Bei manchen Anbietern können Sie festlegen, wie lange die Leitung vor der Weiterleitung klingelt.

Variante 2: Weiterleitung beim Schließen einschalten

Nutzen Sie die bedingungslose Weiterleitung („alle Anrufe weiterleiten“) und schalten Sie sie beim Abschließen ein und beim Öffnen wieder aus. Bei den meisten Mobilfunk- und Festnetzdiensten gibt es dafür jeweils einen kurzen Code. Außerhalb der Geschäftszeiten erreichen Anrufer die KI sofort. Tagsüber funktioniert Ihr Telefon wie gewohnt, und die KI wird nicht eingebunden.

Das passt zu Unternehmen, die die KI strikt auf die geschlossenen Zeiten beschränken möchten – etwa zu einer Praxis, deren Empfangsteam tagsüber jeden Anruf selbst annehmen will. Das Risiko ist menschlich: Jemand vergisst, die Weiterleitung einzuschalten, und die Anrufe des Abends landen auf der Mailbox. Wenn Ihre Telefonanlage eine zeitgesteuerte Funktion hat, lassen Sie die Weiterleitung automatisch schalten. Dann entfällt dieses Risiko.

Variante 3: Alles rund um die Uhr von der KI annehmen lassen

Leiten Sie alle Anrufe dauerhaft an Klugon weiter, und die KI wird rund um die Uhr zu Ihrer Telefonzentrale. Ihr Team bearbeitet Leads und Nachrichten im Dashboard.

Das ist am einfachsten einzurichten und für Anrufer am einheitlichsten. Es verbraucht allerdings auch die meisten Sprachminuten, weil die Anrufe tagsüber ebenfalls zählen. Vergleichen Sie daher vor der Entscheidung Ihre Anrufmengen mit dem folgenden Beispiel.

Weiterleitungscodes auf den Seiten der Anbieter

Die Weiterleitung wird auf Ihrer Telefonleitung eingerichtet, daher kommen die Codes von Ihrem Anbieter. Die folgenden Angaben werden von den Anbietern selbst veröffentlicht. Prüfen Sie die verlinkte Seite, bevor Sie etwas einrichten, da sich die Codes je nach Tarif und Leitungstyp unterscheiden.

Verizon (US-Mobilfunk). Laut Verizons Anleitung zur Anrufweiterleitung wählen Sie *71 und die Nummer, um Anrufe nur bei Besetzt oder Nichtannahme weiterzuleiten (nach drei oder vier Klingelzeichen), *72 und die Nummer, um alle Anrufe weiterzuleiten, und *73, um beides zu deaktivieren. Damit gehört Verizon zu den einfacheren Anbietern für Variante 1 und Variante 2.

AT&T-Festnetz (USA). Die Seite zur Anrufweiterleitung bei AT&T-Festnetzanschlüssen nennt *72 oder 72#, um alle Anrufe weiterzuleiten, und *73 oder 73#, um die Weiterleitung zu beenden. Für die Weiterleitung bei Nichtannahme oder Besetzt gibt es keinen Code; AT&T bittet Sie, dafür den Support anzurufen.

BT-Festnetz (UK). Der Leitfaden zur Anrufumleitung von BT nennt 21 plus Nummer und #, um alle Anrufe umzuleiten, 61 für Anrufe, die innerhalb von 15 Sekunden nicht angenommen werden, und 67 für Anrufe bei besetzter Leitung. Deaktiviert werden die einzelnen Umleitungen mit #21#, #61# oder #67#. BT weist darauf hin, dass umgeleitete Anrufe kostenpflichtig sind, sofern Ihr Tarif keine Anrufe an die Zielnummer einschließt.

BT Business-Mobilfunk (UK). Der Leitfaden zur Anrufumleitung von BT Business nutzt *21 für alle Anrufe, *61 für unbeantwortete Anrufe und *67, wenn Sie gerade telefonieren. Danach folgt jeweils die Nummer mit +44 anstelle der ersten 0 und anschließend #. Mit ##002# werden alle Umleitungen aufgehoben.

Bei Variante 2 lohnt es sich, die Codes zum Ein- und Ausschalten als zwei Kontakte unter „Nachtmodus ein“ und „Nachtmodus aus“ zu speichern. Dann genügt beim Schließen ein Fingertipp. Egal, was Sie einrichten: Rufen Sie anschließend von einem anderen Telefon aus Ihre Geschäftsnummer an und prüfen Sie, ob der Anruf die KI erreicht. Unser Beitrag zur Beibehaltung Ihrer Nummer bei der Anrufweiterleitung erklärt die häufigsten Probleme – einschließlich Weiterleitungen, die stillschweigend nicht greifen.

Was Anrufer um 23 Uhr brauchen – und was die KI tut

Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten sind kein zufälliger Querschnitt der Tagesanrufe. Sie kommen meist von Menschen, die während der Arbeitszeit nicht anrufen konnten. Daher geht es häufiger um Buchungen und Anfragen – und bei manchen Gewerken gelegentlich um einen Notfall. So sehen die häufigsten Fälle aus.

Die letzte Zeile braucht einen eigenen Abschnitt.

Was bis zum Morgen wartet: die Übergabe

Wenn ein Anruf eine Person erfordert, übergibt Klugon das Gespräch an Ihr Team. Außerhalb der Geschäftszeiten hat das eine ganz konkrete Bedeutung. Sie sollten sich darüber im Klaren sein, bevor Sie sich darauf verlassen.

Die KI nimmt Name, Telefonnummer und Grund des Anrufs auf, speichert alles als Lead und sagt dem Anrufer, dass sich jemand meldet. Das ist die vollständige Übergabe. Sie weckt niemanden auf. Sie kann den Anruf nicht an ein Bereitschaftstelefon weiterleiten, keine SMS senden und keine E-Mail schicken. Wenn Sie den Business-Tarif oder höher nutzen und Slack oder Zapier verbunden haben, wird der neue Lead sofort dorthin übermittelt, sobald er erstellt wurde. Jeder, der diesen Kanal verfolgt, sieht ihn dann. Andernfalls wartet der Lead in Ihrem Dashboard, bis jemand ihn öffnet.

Für die meisten Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten ist das genau richtig. Eine Angebotsanfrage um 22 Uhr braucht keine Antwort vor 8 Uhr, sondern eine vollständige Nachricht und einen zeitnahen Rückruf. Nicht ausreichend ist es bei allem, was wirklich nicht warten kann.

Wenn Sie einen Notdienst anbieten

Klempner, Schlüsseldienste, Heizungsbauer, Tierärzte und Hausverwaltungen erhalten nachts Anrufe, die nicht bis zum Morgen warten können. Klugon kann nicht selbst entscheiden, dass ein Anruf dringend ist, und Sie aus dem Bett holen. Wenn Sie einen Notdienst betreiben, brauchen Sie daher einen separaten Weg. Die Aufgabe der KI ist, klar darauf hinzuweisen.

Am einfachsten ist es, eine Notfallanweisung mit der anzurufenden Nummer in Ihre Wissensdatenbank aufzunehmen. Zum Beispiel: „Wenn der Anrufer einen Notfall hat, etwa eine Überschwemmung, einen Heizungsausfall bei einer schutzbedürftigen Person oder eine Aussperrung, nennen Sie ihm unsere Notfallnummer 07700 900456 und bitten Sie ihn, jetzt dort anzurufen. Nehmen Sie anschließend seine Kontaktdaten auf.“ Die KI kann die Nummer während des Gesprächs vorlesen. Der Anrufer wählt sie, und die Bereitschaftsperson nimmt ab. Erwähnen Sie die Notfallnummer auch in Ihrer Begrüßung, damit dringende Anrufer sie vor allem anderen hören.

So bleibt die KI bei den Aufgaben, die sie gut erledigt – Buchungen, Fragen und Nachrichten –, während dringende Anrufe eine Person unter einer von Ihnen kontrollierten Nummer erreichen. Unsere Seiten für Handwerksbetriebe und Kliniken gehen auf die jeweils wichtigen Details ein.

Wenn Leben oder Sicherheit gefährdet sind

Keine Anrufbeantwortung – weder durch Menschen noch durch KI – ersetzt den Notruf. Wenn Anrufer in Ihrem Unternehmen von einem medizinischen Notfall, einem Gasleck oder einem Brand berichten könnten, sollte Ihre Begrüßung und Ihre Wissensdatenbank klar sagen, dass sie auflegen und in Großbritannien 999 oder in den USA 911 anrufen müssen. Lassen Sie die KI keine Symptome beurteilen oder jemandem sagen, ob etwas sicher ist. Sie sollte solche Einschätzungen zu keiner Tageszeit treffen – und nachts ist niemand da, um ihre Arbeit zu überprüfen.

Die Routine am Morgen

Der Wert einer Abdeckung über Nacht hängt davon ab, was um 8 Uhr passiert. An einem normalen Tag dauert die folgende Routine zehn bis fünfzehn Minuten:

1. Öffnen Sie die Lead-Liste und sortieren Sie nach den neuesten Einträgen. Jede Nachricht „Bitte rufen Sie mich zurück“ von über Nacht steht dort mit Name, Nummer und Notizen.
2. Prüfen Sie die Aufgabenliste unter „Insights“. Dort sehen Sie Gespräche, die auf eine Person warten, seit zwei Tagen nicht kontaktierte Leads und Buchungen, die auf eine Bestätigung warten.
3. Sehen Sie sich neue Buchungen für heute und morgen an, damit niemand überrascht ist, wenn ein Kunde erscheint.
4. Überfliegen Sie die Anrufe über Nacht im Posteingang. Filtern Sie nach dem Telefonkanal. Achten Sie auf Anrufe, die ohne Buchung oder Lead endeten – das kann bedeuten, dass die KI keine Antwort hatte.
5. Rufen Sie die Personen nach Dringlichkeit zurück und markieren Sie jeden Lead als kontaktiert, damit die Liste aktuell bleibt.
6. Schließen Sie eine Lücke. Wenn ein Anrufer etwas gefragt hat, das die KI nicht beantworten konnte, ergänzen Sie die Antwort jetzt in der Wissensdatenbank.

Wenn Sie den Business-Tarif nutzen, sorgt ein Slack-Kanal für Leads über Nacht dafür, dass die erste Person sie auf dem Telefon sieht, bevor sie den Mantel ausgezogen hat. Mit Zapier können Sie jeden neuen Lead an das Tool weiterleiten, das Ihr Team bereits für Rückrufe nutzt.

Ein Beispielanruf außerhalb der Geschäftszeiten

Northgate Motors ist eine erfundene unabhängige Werkstatt mit zwei Stellplätzen, die werktags von 8 bis 18 Uhr geöffnet hat. Sie nutzt den Starter-Tarif und leitet ihre eigene Nummer bei Nichtannahme an Klugon weiter. Ihre Wissensdatenbank enthält Preise, die Regelung für Ersatzfahrzeuge und folgende Anweisung: „Wenn eine Warnleuchte rot ist oder sich das Auto unsicher anfühlt, sagen Sie dem Anrufer, dass wir empfehlen, nicht damit zu fahren und den Pannendienst zu kontaktieren. Sagen Sie niemals, ob ein Auto sicher gefahren werden kann.“ Der Anruf geht an einem Donnerstag um 21:40 Uhr ein.

KI: Vielen Dank für Ihren Anruf bei Northgate Motors. Sie sprechen mit unserem KI-Assistenten. Das Team kann gerade nicht ans Telefon gehen, aber ich kann einen Termin buchen, Fragen beantworten oder eine Nachricht aufnehmen. Wie kann ich Ihnen helfen?

Anrufer: Hallo, auf dem Heimweg ist meine Motorkontrollleuchte angegangen. Ich glaube, sie ist orange. Ist es sicher, morgen damit zu fahren?

KI: Ich kann Ihnen leider nicht sagen, ob das Auto sicher gefahren werden kann. Dafür muss ein Mechaniker es überprüfen. Wenn die Leuchte rot wird oder sich das Auto nicht richtig anfühlt, empfiehlt die Werkstatt, nicht damit zu fahren und den Pannendienst zu kontaktieren. Ich kann einen Termin für eine Diagnose buchen. Wäre das hilfreich?

Anrufer: Ja, bitte. So früh wie möglich.

KI: Eine Diagnose kostet 65 Pfund und dauert etwa eine Stunde. Der früheste Termin ist morgen um 8:30 Uhr.

Anrufer: Den nehme ich. Kann ich für die Zeit ein Ersatzfahrzeug bekommen?

KI: Die Werkstatt hat ein Ersatzfahrzeug. Das Team organisiert es direkt. Ich kann die Mitarbeiter bitten, Sie gleich morgens dazu anzurufen. Wie ist Ihr Name und unter welcher Nummer erreichen wir Sie am besten?

Anrufer: Sam Okoro, 07700 900987.

KI: Und das Kennzeichen des Autos?

Anrufer: Es ist ein blauer Golf, AB12 CDE.

KI: Danke, Sam. Sie haben morgen um 8:30 Uhr einen Termin für eine Diagnose. Ihre Referenz lautet N-1173. Ich habe außerdem eine Notiz hinterlassen, dass das Team Sie wegen des Ersatzfahrzeugs anrufen soll.

Anrufer: Schreiben Sie mir eine SMS, wenn es etwas Ernstes ist?

KI: Ich kann keine SMS senden, aber das Team ruft Sie an, sobald es das Auto untersucht hat.

Anrufer: Okay. Danke.

KI: Gern. Bis morgen um 8:30 Uhr.

Am nächsten Morgen bei Northgate

Der Inhaber öffnet um 7:45 Uhr das Dashboard. Der Termin um 8:30 Uhr steht mit Sams Namen und Nummer im Kalender. Es gibt einen neuen Lead: Anfrage zum Ersatzfahrzeug, blauer Golf, AB12 CDE. Der Anruf befindet sich mit seiner Dauer im Posteingang und ist als Telefonanruf gekennzeichnet.

Es gibt keine Slack-Nachricht, weil Northgate den Starter-Tarif nutzt, und keine E-Mail, weil Klugon keine E-Mails versendet. Deshalb prüft der Inhaber an jedem Werktag um 7:45 Uhr das Dashboard. Das Ersatzfahrzeug wird mit einem Telefonat geregelt, bevor Sam eintrifft.

Achten Sie darauf, was die KI nicht getan hat. Sie hat Sam nicht gesagt, dass mit dem Auto alles in Ordnung sei, weil es niemand untersucht hatte. Sie hat keine SMS versprochen. Sie hat nicht so getan, als hätte sie das Ersatzfahrzeug gebucht, weil laut Werkstattregelung eine Person dies organisiert. Jede dieser Vorgaben steht in der Wissensdatenbank und erfüllt dort ihren Zweck.

Einrichtung der Abdeckung außerhalb der Geschäftszeiten

Die Reihenfolge ist wichtig, denn eine echte Telefonleitung können Sie erst verbinden, wenn die 7-tägige Testphase beendet ist. Für den Start der Testphase ist eine Karte erforderlich; die Abrechnung beginnt nach ihrem Ende, sofern Sie nicht kündigen. Eine Kündigung während der Testphase kostet nichts. Die Testphase ist die Woche, in der Sie die KI im Browser richtig einrichten.

1. Starten Sie die Sprachtestphase und erstellen Sie Ihren Assistenten.
2. Schreiben Sie Ihre Informationen für außerhalb der Geschäftszeiten. Beginnen Sie mit Fragen, die außerhalb der Geschäftszeiten oft anders ausfallen als tagsüber: Haben Sie morgen geöffnet? Kann ich buchen? Was passiert, wenn ich zu spät komme? Wie komme ich zu Ihnen?
3. Schreiben Sie die Notfallanweisung, falls Ihr Unternehmen Notfälle bearbeitet, einschließlich der anzurufenden Nummer. Ergänzen Sie auch den Hinweis zu Lebensgefahr und Sicherheit.
4. Erstellen Sie Ihre Liste für „Eine Nachricht aufnehmen“: Beschwerden, Angebote für ungewöhnliche Arbeiten und alles, was professionelles Ermessen erfordert. Weisen Sie die KI an, dafür Details aufzunehmen, statt die Fragen zu beantworten.
5. Legen Sie Ihre Buchungsregeln fest: Öffnungszeiten, Zeitzone, Leistungsdauer, Mitarbeiter, Puffer, erforderliche Vorlaufzeit und geschlossene Tage. Die Vorlaufzeit ist nachts besonders wichtig; standardmäßig beträgt sie eine Stunde.
6. Verfassen Sie eine Begrüßung für außerhalb der Geschäftszeiten. Sagen Sie, wer antwortet, dass das Unternehmen geschlossen ist und was die KI erledigen kann. Wenn Sie nicht Variante 2 nutzen, vermeiden Sie „Wir haben geschlossen“, da dieselbe Begrüßung auch tagsüber abgespielt wird. „Das Team kann gerade nicht ans Telefon gehen“ funktioniert zu jeder Uhrzeit.
7. Testen Sie die KI mindestens zehnmal im Browser. Stellen Sie schwierige Fragen, bitten Sie um eine Person und sagen Sie „Es ist ein Notfall“.
8. Holen Sie sich nach der Testphase eine Klugon-Nummer oder richten Sie eine Weiterleitung auf eine solche Nummer ein ($9 pro Monat).
9. Wählen Sie eine der drei Routing-Varianten und richten Sie sie mit den Codes Ihres Anbieters ein.
10. Rufen Sie Ihre Nummer von einem anderen Telefon aus an, sowohl tagsüber als auch nach dem Schließen, um zu prüfen, wohin der Anruf geht.
11. Verbinden Sie Slack oder Zapier, wenn Sie den Business-Tarif oder höher nutzen, oder legen Sie fest, wer morgens als Erstes das Dashboard prüft.
12. Lesen Sie in den ersten zwei Wochen jeden Anruf über Nacht und ergänzen Sie Lücken, sobald Sie sie entdecken.

Wenn Sie noch nicht festgehalten haben, wie Ihr Unternehmen mit Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten umgeht, bietet unser Beitrag zu einer Richtlinie für die Anrufbearbeitung außerhalb der Geschäftszeiten eine Vorlage für den Einstieg.

Was eine Abdeckung außerhalb der Geschäftszeiten mit Klugon kostet

Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten laufen über dieselben KI-Sprachagenten-Tarife wie Anrufe am Tag. Die Preise sind in US-Dollar angegeben; die Preisseite enthält alle Details.

Für jede Telefonnummer fallen zusätzlich $9 pro Monat an. Minuten über Ihrem Kontingent kosten $15 je angefangene 100 Minuten. Der Business-Tarif bietet Slack- und Zapier-Benachrichtigungen – die beste Möglichkeit bei Klugon, nahezu in Echtzeit über Leads über Nacht informiert zu werden – sowie Kalenderverbindungen wie Google Calendar und Outlook. Der Tarifvergleich listet alle enthaltenen Funktionen der einzelnen Stufen auf.

Beispielrechnung: Abdeckung von Abenden und Wochenenden

Jede Annahme ist unten aufgeführt, damit Sie die Rechnung mit Ihren eigenen Zahlen wiederholen können.

Die Zeiten, in denen Sie wirklich geschlossen haben

Nehmen wir ein Unternehmen, das montags bis freitags von 8 bis 18 Uhr geöffnet hat.

• Wochentagsabende und -nächte, 18 bis 8 Uhr: 14 Stunden × 5 = 70 Stunden.
• Wochenenden: 48 Stunden.
• Außerhalb der Geschäftszeiten insgesamt: 118 Stunden pro Woche, von 168 Stunden. Sie haben etwa 70 % der Woche geschlossen.

Das ist die Lücke. Viele Unternehmen akzeptieren sie als normal, weil eine personelle Abdeckung so teuer ist.

Diese Zeiten mit Personal abdecken

Auf Grundlage des Medianlohns für Empfangskräfte des US Bureau of Labor Statistics von $18,27 pro Stunde im Mai 2025 kosten 118 Stunden pro Woche etwa $2.156 pro Woche beziehungsweise ungefähr $9.340 pro Monat – allein an Lohnkosten. Eine einzelne Person kann nicht 118 Stunden arbeiten, daher bräuchten Sie mehrere Personen im Schichtplan. Nach den US-Bundesregeln für Überstunden muss jeder, der mehr als 40 Stunden pro Woche arbeitet, für die zusätzlichen Stunden mindestens das Eineinhalbfache erhalten.

Im Vereinigten Königreich beträgt der gesetzliche Mindestlohn für Arbeitnehmer ab 21 Jahren ab April 2026 £12,71 pro Stunde. 118 Stunden pro Woche zu diesem Satz kosten etwa £1.500 pro Woche beziehungsweise ungefähr £6.500 pro Monat – noch vor Arbeitgeberkosten und möglichen Zuschlägen für Nächte und Wochenenden.

Menschen nachts neben einem Telefon sitzen zu lassen, ergibt für ein kleines Unternehmen selten Sinn – deshalb tun es die meisten nicht. Die echten Alternativen sind eine Mailbox, ein nach Anruf oder Minute bezahlter Telefonservice oder eine KI.

Diese Zeiten mit Klugon abdecken

• Annahme: Sie erhalten an jedem Wochentag abends und nachts 6 Anrufe und an jedem Wochenendtag 10 Anrufe. Das sind 30 + 20 = 50 Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten pro Woche, etwa 215 pro Monat.
• Annahme: Ein Anruf dauert durchschnittlich 3½ Minuten.
• Das ergibt etwa 750 Minuten pro Monat und liegt damit innerhalb des Starter-Kontingents von 1.000 Minuten.
• Kosten: $99 plus $9 für die Nummer, also $108 pro Monat beziehungsweise $88 pro Monat bei jährlicher Abrechnung.

Nehmen wir nun an, Sie wählen Variante 3 und leiten jeden Anruf weiter – tagsüber und nachts. Bei 15 Tagesanrufen an jedem Wochentag mit einer Dauer von 3 Minuten kommen etwa 975 Minuten pro Monat hinzu. Damit landen Sie bei ungefähr 1.725 Minuten. Im Starter-Tarif liegen Sie also 725 Minuten darüber – das sind acht angefangene 100-Minuten-Blöcke zu je $15, also $120 zusätzlich. Zusammen mit der Nummer kostet das $228 pro Monat. Das ist immer noch günstiger als Business, der bei etwa 2.300 Minuten pro Monat zum günstigeren Tarif wird. Wenn Sie allerdings Slack- oder Zapier-Benachrichtigungen für Leads über Nacht möchten, brauchen Sie unabhängig von der Minutenanzahl Business.

Was die Anrufe außerhalb der Geschäftszeiten wert sind

• Annahme: Von den 215 Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten pro Monat möchte jeder fünfte einen Termin buchen, also 43.
• Annahme: Heute, ohne Abdeckung, versucht die Hälfte dieser Personen, tagsüber noch einmal anzurufen, während die andere Hälfte zu einem anderen Anbieter geht. Das sind etwa 21 verlorene Buchungen pro Monat.
• Annahme: Eine durchschnittliche Buchung ist $60 wert.
• Damit gehen etwa $1.260 pro Monat an andere Anbieter.

Wenn die KI auch nur ein Viertel dieser verlorenen Anrufer bucht – etwa fünf Buchungen –, hat sie den Starter-Tarif bereits mehr als doppelt bezahlt. Wenn es bei Ihren Anrufen außerhalb der Geschäftszeiten hauptsächlich darum geht, ob Sie geöffnet haben, ist der Wert geringer und besteht vor allem darin, dass Sie Ihre Abende zurückbekommen – nicht in zusätzlichen Buchungen. Beides ist realistisch. Seien Sie aber ehrlich, wofür Sie bezahlen. Unser Leitfaden zu den Kosten verpasster Anrufe zeigt ausführlicher, wie Sie das berechnen können.

Messen, ob sich die Abdeckung außerhalb der Geschäftszeiten lohnt

Warten Sie vier Wochen, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Die Analyseseite zeigt die Zahlen, die diese Frage beantworten:

• Stoßzeiten und Wochentage. Das ist die nützlichste Grafik für die Abdeckung außerhalb der Geschäftszeiten. Sie zeigt, wie viele Gespräche zu jeder Tageszeit eingehen. Wenn ein großer Anteil nach dem Schließen eintrifft, leistet Ihre Abdeckung echte Arbeit.
• Telefonanrufe und Gesprächsminuten im Vergleich zum vorherigen Zeitraum. So sehen Sie, ob Sie den passenden Tarif nutzen.
• Buchungen und Leads im Vergleich zum Zeitraum vor der Aktivierung.
• Der Anteil, der ohne eine Person bearbeitet wurde. So sehen Sie, wie viele Anrufe Ihr Team übernehmen musste.

Die Insights-Seite ergänzt Fragen ohne gute Antwort. Nachts betreffen sie oft Dinge, die auch Ihre Website nicht erklärt: Regeln für verspätete Ankunft, Parken nach 18 Uhr oder ob Sie an Feiertagen geöffnet haben.

Ein einfacher Test: Zählen Sie vor der Aktivierung, wie viele Mailbox-Nachrichten und verpasste Anrufe Sie in einer typischen Woche zurückrufen. Vergleichen Sie das einen Monat später mit den Buchungen und Leads über Nacht im Dashboard. Das ist Ihr Vorher-Nachher-Vergleich.

Grenzen eines KI-Services außerhalb der Geschäftszeiten

Außerhalb der Geschäftszeiten ist niemand da, der einen Fehler bis zum Morgen auffängt. Deshalb sind die Grenzen wichtiger als tagsüber. Bei Klugon gelten folgende Einschränkungen:

• Keine Live-Weiterleitung und keine Bereitschaftsbenachrichtigungen. Die KI kann Anrufer nicht mit jemandem verbinden und niemanden aufwecken. Geben Sie dringenden Anrufern eine separate Nummer.
• Keine SMS, E-Mails oder Erinnerungen an Anrufer. Buchungsreferenzen werden während des Gesprächs genannt.
• Keine E-Mail- oder Push-Benachrichtigungen an Sie. Slack und Zapier gibt es ab Business; ansonsten nutzen Sie das Dashboard.
• Kein Zeitplan innerhalb von Klugon. Klugon beantwortet alles, was an das System weitergeleitet wird. Die Zeiten steuern Sie über die Weiterleitung Ihres Telefons.
• Keine Gesprächsaufzeichnungen, und Anrufprotokolle können unvollständig sein. Jeder Anruf steht in Ihrem Posteingang. Erwarten Sie jedoch kein vollständiges Wort-für-Wort-Protokoll beider Seiten.
• Keine Terminverschiebung während eines Anrufs. Die KI kann Termine buchen und stornieren.
• Keine Zahlungen während eines Anrufs.
• Keine Telefonnummer während der 7-tägigen Testphase. Testen Sie zunächst im Browser.
• Keine Rufnummernmitnahme. Leiten Sie Ihre bestehende Nummer weiter oder verbinden Sie ab Business einen SIP-Trunk.
• Die KI sagt nur dann, dass sie eine KI ist, wenn Ihre Begrüßung das tut. Schreiben Sie eine Begrüßung, die das klarstellt.
• Die KI antwortet anhand der Informationen, die Sie bereitstellen. Wenn Ihre Richtlinien für außerhalb der Geschäftszeiten nicht in der Wissensdatenbank stehen, kann die KI sie nicht befolgen.

KI oder ein personell besetzter 24-Stunden-Telefonservice für kleine Unternehmen

Personell besetzte Telefonservices decken kleine Unternehmen seit Jahrzehnten außerhalb der Geschäftszeiten ab und sind für manche weiterhin die richtige Wahl. Eine geschulte Person kann einen dringenden Anruf einschätzen, jemanden beruhigen und – je nach Service – das Gespräch an eine Bereitschaftsnummer durchstellen. Wenn es nachts bei Ihnen hauptsächlich um echte Notfälle geht, passt ein menschlicher Service besser. Genau darauf weisen auch die ehrlichen Grenzen der KI oben hin.

Wenn es nachts hauptsächlich um Buchungen, Fragen und „Bitte rufen Sie mich zurück“ geht, passt eine KI meistens besser. Sie bucht direkt in Ihren Kalender, statt nur eine Nachricht zu einer Buchung aufzunehmen, kostet einen monatlichen Tarif statt einer Gebühr pro Anruf und führt alle Gespräche in einem Posteingang zusammen. Manche Unternehmen nutzen beides: Die KI bearbeitet routinemäßige Anrufe über Nacht und gibt dringenden Anrufern die Nummer ihres personell besetzten Notdienstes. Die Unterschiede erklären wir in KI-Anrufbeantwortung oder Callcenter. In So verpassen Sie nie einen Kundenanruf betrachten wir außerdem alle Möglichkeiten – auch solche, die nicht von Klugon stammen.

Häufig gestellte Fragen

Beantwortet Klugon Anrufe rund um die Uhr?

Ja. Klugon nimmt jeden Anruf an, der Ihre Klugon-Nummer erreicht – zu jeder Uhrzeit, auch an Wochenenden und Feiertagen, solange Ihr Sprachtarif aktiv ist. Welche Anrufe Klugon erreichen, wird durch die Weiterleitung Ihrer Telefonleitung bestimmt.

Kann ich einstellen, dass Klugon nur bei geschlossenem Unternehmen antwortet?

Nicht innerhalb von Klugon. Es gibt keinen Schalter für Geschäftszeiten. Nutzen Sie stattdessen die Weiterleitung Ihres Telefonanbieters: Leiten Sie nur unbeantwortete Anrufe weiter, wodurch geschlossene Zeiten automatisch abgedeckt werden, oder schalten Sie beim Schließen die Weiterleitung aller Anrufe ein und beim Öffnen wieder aus.

Kann Klugon einen dringenden Anrufer zu mir durchstellen?

Nein. Klugon kann Anrufe weder weiterleiten noch ein Bereitschaftstelefon anrufen. Für Notfälle hinterlegen Sie Ihre Notfallnummer in der Wissensdatenbank und in der Begrüßung. Dann kann die KI sie den Anrufern nennen, die selbst dort anrufen.

Wie erfahre ich von Anrufen, die über Nacht eingegangen sind?

Jeder Anruf erscheint in Ihrem Posteingang. Buchungen und Leads erscheinen in Ihrem Dashboard. Im Business-Tarif und darüber werden neue Leads und Buchungen zusätzlich an Slack oder Zapier übermittelt. Klugon sendet keine E-Mail- oder Push-Benachrichtigungen. Im Starter-Tarif prüfen Sie daher das Dashboard.

Erhalten Anrufer eine SMS zur Bestätigung ihrer Buchung?

Nein. Klugon versendet keine SMS, E-Mails oder Erinnerungen. Die KI nennt dem Anrufer während des Gesprächs eine Buchungsreferenz. Ihr Team kann ihn bei Bedarf kontaktieren.

Kann ich meine bestehende Geschäftsnummer behalten?

Ja. Klugon stellt Ihnen für $9 pro Monat eine eigene Nummer bereit. Ihre bestehende Nummer leiten Sie mit den Weiterleitungscodes Ihres Anbieters dorthin weiter. Klugon übernimmt keine Rufnummern, daher bleibt Ihre Nummer bei Ihrem bisherigen Anbieter.

Kann ich Klugon testen, bevor ich echte Anrufe weiterleite?

Ja. Mit der 7-tägigen Testphase können Sie Ihren Assistenten im Browser erstellen und testen. Für den Start ist eine Karte erforderlich; die Abrechnung beginnt nach Ende der Testphase, sofern Sie nicht kündigen. Telefonnummern werden verfügbar, sobald die Testphase beendet ist.

Bedeutet eine KI-Anrufbeantwortung, dass ich nie wieder einen Anruf verpasse?

Es bedeutet, dass Anrufe, die Klugon erreichen, zu jeder Uhrzeit angenommen werden. Es ändert nichts daran, was mit Anrufen passiert, die Ihre Weiterleitung nicht an Klugon sendet, und ersetzt Sie nicht bei Anrufen, die eine Person benötigen. Aus diesen Anrufen werden Nachrichten für Ihr Team.

Wenn Ihre Abende derzeit dem Geschäftstelefon gehören, können Sie am schnellsten beurteilen, ob das für Sie funktioniert: Erstellen Sie einen Assistenten für Ihr eigenes Unternehmen und rufen Sie ihn an. Sie können über die Anmeldeseite eine Testphase starten oder sich zuerst den Rest von Klugons KI-Rezeption ansehen – einschließlich Chat und Messaging für dieselben Fragen außerhalb der Geschäftszeiten.