Montag, 8:00 Uhr. Die Praxis öffnet, und alle Leitungen sind belegt. Eine Medizinische Fachangestellte nimmt Blut ab, die zweite steht am Tresen, wo sich vier Patienten mit Versichertenkarte anstellen, und das Telefon klingelt im Minutentakt: Terminanfragen, Absagen, die Frage nach den Sprechzeiten am Mittwochnachmittag, ob die Grippeimpfung schon da ist. Wer durchkommt, hatte Glück. Wer nicht durchkommt, ruft um 8:20 Uhr wieder an, oder bei der Praxis nebenan. Wer nach „KI Rezeptionist Arztpraxis“ sucht, will meist genau das wissen: Kann eine KI einen Teil dieser Anrufe übernehmen? Ja, aber nur einen bestimmten Teil, und darum geht es auf dieser Seite.
Wir beschreiben, was Klugon in einer Praxis am Telefon (und auf Wunsch im Website-Chat) leisten kann, was es bewusst nicht tut, wo die rechtlichen Fragen zu Schweigepflicht und DSGVO liegen und was das Ganze kostet. Eines vorweg, weil es das Wichtigste ist: Die KI gibt keine medizinischen Auskünfte, nimmt keine Ersteinschätzung vor und entscheidet nicht über Dringlichkeit. Sie ist eine Telefonannahme für organisatorische Anliegen.
Welche Anrufe in der Praxis die KI übernehmen kann
Wenn Ihr Team eine Woche lang auf einer Strichliste festhält, worum es bei Anrufen geht, zeigt sich meist: Ein großer Teil ist organisatorisch und wiederholt sich. Genau diese Anrufe kann ein KI-Telefonassistent annehmen.
Organisatorische Fragen beantworten
- Sprechzeiten, auch an Brückentagen und zwischen den Jahren
- Urlaubszeiten und Praxisvertretung
- Anfahrt, Parkplätze, Aufzug und Barrierefreiheit
- welche Unterlagen zum Termin mitzubringen sind (Versichertenkarte, Überweisung, Vorbefunde, Impfpass)
- ob die Praxis Neupatienten aufnimmt
- Ablauf einer offenen Sprechstunde, falls Sie eine haben
- Hinweise zu Selbstzahlerleistungen mit festen Preisen, sofern Sie diese hinterlegen
All das beantwortet der Assistent aus den Informationen, die Sie in Klugon hinterlegen: eingefügte Texte, hochgeladene Dokumente wie ein Praxisflyer als PDF, oder ein Scan Ihrer Praxis-Website mit bis zu acht Seiten. Fragen, für die nichts hinterlegt ist, beantwortet er nicht aus dem Stegreif. Er hält das Anliegen für Ihr Team fest.
Termine buchen und absagen
Klugon hat einen eingebauten Kalender. Sie legen Terminarten mit Dauer an (zum Beispiel Check-up 30 Minuten, Impfung 10 Minuten, Erstgespräch Neupatient 20 Minuten), Ihre Sprechzeiten, Schließtage und auf Wunsch die Ärztin oder den Arzt, bei dem ein Termin stattfindet. Am Telefon kann die KI freie Zeiten nennen, einen Termin buchen und einen Termin absagen. Die Absage gibt den Platz sofort wieder frei.
Termine verschieben kann die KI am Telefon nicht in einem Schritt. Sie kann den alten Termin absagen und einen neuen buchen, oder Sie lassen Verschiebungen über den Website-Chat laufen, wo das direkt geht. Mehr zur Buchungslogik steht auf der Seite zur KI-Terminbuchung.
Anliegen für Ihr Team festhalten
Für alles, was ein Mensch erledigen muss, nimmt die KI Name, Rückrufnummer und eine kurze Notiz zum Anliegen auf. Das Gespräch erscheint im Postfach, die Notiz als Eintrag im CRM. Wenn Sie den Business-Tarif nutzen und Slack oder Zapier verbunden haben, kommt zusätzlich eine Nachricht dort an. Ihr Team ruft dann zurück, wenn es Zeit hat, und nicht dann, wenn das Telefon gerade klingelt.
Rund um die Uhr
Die KI nimmt ab, solange Ihr Tarif aktiv ist und die Nummer geschaltet ist, also auch abends, am Wochenende und in der Mittagspause. Viele Patienten sagen Termine abends ab, wenn sie ihre Woche planen. Wenn die Absage um 21 Uhr angenommen wird statt am nächsten Morgen um 8 Uhr auf die besetzte Leitung zu treffen, ist der Platz für jemand anderen frei.
Grenzen: was ein KI Rezeptionist Arztpraxis-Teams nicht abnehmen darf
Diese Liste ist für eine Praxis wichtiger als die vorherige. Bitte lesen Sie sie vollständig, bevor Sie entscheiden.
Keine medizinische Beratung und keine Triage
Die KI gibt keine medizinischen Ratschläge, schätzt keine Symptome ein, entscheidet nicht, ob jemand heute noch kommen muss, und empfiehlt keine Medikamente. Sie ist dafür weder gebaut noch geprüft, und Sie sollten sie auch nicht dafür einrichten.
In die Anweisungen des Assistenten gehört deshalb ein fester Text, zum Beispiel: "Ich kann keine medizinischen Fragen beantworten und nicht einschätzen, wie dringend Ihr Anliegen ist. Bei einem Notfall rufen Sie bitte sofort die 112. Außerhalb unserer Sprechzeiten erreichen Sie den ärztlichen Bereitschaftsdienst unter 116117." Hinweise zum Bereitschaftsdienst finden Sie und Ihre Patienten unter 116117.de.
Ein Sprachmodell folgt solchen Anweisungen in aller Regel, aber nicht mit absoluter Sicherheit. Testen Sie deshalb gezielt mit Anrufen, in denen jemand Symptome schildert, und prüfen Sie, ob der Assistent beim festen Text bleibt.
Keine Weiterleitung an das Praxisteam
Die KI kann einen Anruf nicht zu Ihnen durchstellen. Wenn jemand "sofort mit der Ärztin sprechen" möchte, kann sie das Anliegen nur aufnehmen und für Ihr Team markieren. Das ist bei Praxen ein echter Unterschied zu einem menschlichen Telefondienst. Die Konsequenz: Ihre normale Praxisnummer muss für dringende Fälle erreichbar bleiben, oder die Ansage muss klar auf 112 und 116117 verweisen.
Keine Anbindung an PVS oder Doctolib
Klugon hat keine Anbindung an Ihr Praxisverwaltungssystem (PVS) und keine Anbindung an Doctolib oder andere Terminplattformen. Die KI sieht weder Patientenakten noch Ihren PVS-Terminkalender. Termine, die sie bucht, stehen im Klugon-Kalender. Wenn Ihr Team Termine im PVS führt, müssen Sie diese Termine übertragen oder die Zeitfenster zwischen beiden Systemen aufteilen, zum Beispiel indem bestimmte Terminarten nur über Klugon vergeben werden. Ohne eine solche Regel drohen Doppelbuchungen.
Google-, Outlook- und Apple-Kalender lassen sich ab dem Business-Tarif des Sprach- oder Social-Agenten verbinden, damit die KI im Chat dort eingetragene Zeiten als belegt behandelt. Am Telefon bucht die KI nur in den Klugon-Kalender. Das ist keine vollständige Zwei-Wege-Synchronisierung, und es ersetzt keine PVS-Anbindung.
Keine Erinnerungen, keine SMS, keine Rückrufe durch die KI
Klugon verschickt keine Terminerinnerungen, keine SMS, keine Bestätigungs-E-Mails und keine Recall-Nachrichten für Vorsorgeuntersuchungen. Die KI ruft auch niemanden an. Die Bestätigung eines Termins ist das, was die KI im Telefonat sagt, einschließlich einer Buchungsreferenz.
Keine Gesprächsaufzeichnung, keine Zertifizierung
Klugon zeichnet Telefonate nicht auf. Gespräche erscheinen als Verlauf im Postfach. Dieser Verlauf kann unvollständig sein und unter Umständen nur die Seite der KI enthalten. Verlassen Sie sich für die Dokumentation also nicht darauf. Klugon hat keine Zertifizierung für den Gesundheitsbereich, und wir behaupten auch keine.
Schweigepflicht und DSGVO Art. 9: was Sie vor dem Start klären müssen
Eine Praxis, die Telefonate von einem Dienstleister annehmen lässt, gibt diesem Dienstleister Informationen preis, die der Schweigepflicht unterliegen. Schon die Tatsache, dass jemand bei Ihnen Patient ist oder einen Termin möchte, gehört dazu. Das ist lösbar, aber es ist nichts, was Sie nebenbei entscheiden sollten.
Die ärztliche Schweigepflicht
Die Schweigepflicht ergibt sich aus der Berufsordnung Ihrer Landesärztekammer, die auf der (Muster-)Berufsordnung der Bundesärztekammer beruht, und strafrechtlich aus § 203 StGB. § 203 Abs. 3 StGB erlaubt es seit 2017, Geheimnisse gegenüber sonstigen Personen zu offenbaren, die an Ihrer beruflichen Tätigkeit mitwirken, etwa IT-Dienstleistern, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist. Nach § 203 Abs. 4 StGB müssen Sie aber dafür sorgen, dass diese Personen zur Geheimhaltung verpflichtet sind.
Für Sie heißt das praktisch: Klären Sie vor dem Einsatz schriftlich, wie die Verpflichtung zur Verschwiegenheit geregelt ist, und zwar für Klugon und, soweit möglich, für die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter. Wenn Sie unsicher sind, sprechen Sie mit Ihrer Landesärztekammer oder einer auf Medizinrecht spezialisierten Kanzlei.
Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO
Gesundheitsdaten sind nach Art. 9 DSGVO besondere Kategorien personenbezogener Daten. Ihre Verarbeitung ist grundsätzlich untersagt, es sei denn, eine der Ausnahmen in Absatz 2 greift. Für die Versorgung von Patienten ist das typischerweise Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO in Verbindung mit § 22 BDSG. Ob das auch für die Telefonannahme durch einen KI-Dienst trägt, oder ob Sie eine Einwilligung brauchen, sollten Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten klären.
Weil bei einer KI-Telefonannahme Gesundheitsdaten in größerem Umfang durch neue Technik verarbeitet werden können, kann eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO erforderlich sein. Die Orientierungshilfe der Datenschutzkonferenz zu KI und Datenschutz (2024) gibt Ihrem Datenschutzbeauftragten dafür einen guten Rahmen.
Wo Klugon Daten verarbeitet
Klugon wird von der Softaar Technologies UG (haftungsbeschränkt) in Dresden betrieben, siehe Impressum. Wir versprechen keine Speicherung ausschließlich in Deutschland oder der EU. Die Datenschutzerklärung nennt Unterauftragsverarbeiter in den USA, darunter OpenAI für die KI-Sprachmodelle, Telnyx für die Telefonie und Google Firebase, mit Übermittlung auf Basis von Standardvertragsklauseln. Für eine Praxis ist das ein Punkt, den Ihr Datenschutzbeauftragter bewerten muss. Wir sagen Ihnen das lieber hier als nach der Vertragsunterschrift.
Datensparsam einrichten
Unabhängig von der rechtlichen Bewertung gilt: Je weniger Gesundheitsdaten die KI erfragt, desto kleiner das Risiko. Eine datensparsame Einrichtung sieht so aus:
- Die KI fragt nach Name, Geburtsdatum (falls Sie es zur Zuordnung brauchen), Rückrufnummer und Terminart, nicht nach Beschwerden.
- Terminarten tragen neutrale Namen ("Termin Allgemeinmedizin", "Vorsorge", "Impfung"), keine Diagnosen.
- Die KI wird angewiesen, Schilderungen von Symptomen nicht aufzugreifen und nicht nachzufragen, sondern auf das Praxisteam, 112 oder 116117 zu verweisen.
- Rezeptwünsche und Überweisungen nimmt die KI nur als "Rückruf erbeten: Rezept" auf, ohne Medikamentennamen abzufragen, wenn Ihr Datenschutzbeauftragter das so empfiehlt.
- Gespräche im Postfach werden regelmäßig geprüft und gelöscht, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Einzelne Datensätze löschen Sie selbst, eine vollständige Löschung beantragen Sie per E-Mail.
Patienten erzählen trotzdem manchmal ungefragt von ihren Beschwerden. Das lässt sich nicht verhindern. Deshalb gehört die rechtliche Klärung vor den Start, nicht danach.
Hinweis auf die KI
Die Standardbegrüßung von Klugon sagt nicht von selbst, dass eine KI spricht, und sie ist auf Englisch. Schreiben Sie Ihre eigene Begrüßung auf Deutsch, die das klar sagt, etwa: "Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen KI-Assistenten der Hausarztpraxis Dr. Beispiel." Das entspricht auch den Transparenzpflichten der KI-Verordnung, die seit August 2026 gelten.
Wann das Praxistelefon am stärksten belastet ist
Die Belastung am Telefon ist in den meisten Praxen nicht gleichmäßig verteilt. Wer die Spitzen kennt, kann die KI gezielt dort einsetzen, wo sie am meisten entlastet, und die übrigen Zeiten beim Team lassen.
Der Morgen nach der Öffnung
In vielen Hausarztpraxen kommt ein großer Teil der Anrufe in der ersten Stunde nach Öffnung. Patienten haben am Abend vorher beschlossen, anzurufen, und tun es um Punkt acht. Gleichzeitig ist das Team mit Blutabnahmen und dem Empfang beschäftigt. Hier hilft die Rufumleitung bei Besetzt: Wer sonst das Besetztzeichen hört, landet bei der KI, kann einen Termin buchen oder einen Rückrufwunsch hinterlassen.
Montage und Tage nach Feiertagen
Nach einem Wochenende oder einem langen Feiertag stauen sich Anliegen. Absagen, die am Samstag niemand angenommen hat, und Terminwünsche für die laufende Woche kommen gleichzeitig. Eine KI, die am Wochenende Absagen annimmt, gibt Plätze frei, bevor der Montag beginnt.
Quartalsbeginn
Zu Beginn eines Quartals fragen viele Patienten nach Überweisungen, und chronisch Kranke melden sich für ihre Quartalstermine. Für diese Anrufe ist eine klare Regel wichtig: Die KI nimmt den Wunsch als Rückruf auf, ohne Details zur Erkrankung abzufragen, und Ihr Team bearbeitet ihn in Ruhe.
Impfsaison im Herbst
Wenn Grippe- und andere Auffrischungsimpfungen anstehen, häufen sich die Fragen "Ist der Impfstoff schon da?" und "Kann ich einen Impftermin machen?". Wenn Sie in Klugon eine Terminart "Impfung" mit kurzer Dauer anlegen und den aktuellen Stand als Text hinterlegen, kann die KI diese Anrufe vollständig übernehmen. Aktualisieren Sie den Text, sobald sich etwas ändert, zum Beispiel wenn eine Lieferung verspätet ist.
Urlaub und Praxisvertretung
In Urlaubswochen will fast jeder Anrufer wissen, wer vertritt, wie die Vertretung erreichbar ist und ab wann Sie wieder da sind. Das ist eine typische Frage, die die KI zuverlässig beantwortet, sobald die Angaben hinterlegt sind. Tragen Sie die Urlaubstage zusätzlich als Schließtage im Kalender ein, damit die KI in dieser Zeit keine Termine anbietet.
Ein Beispielanruf in der Praxis
Ein Beispielgespräch. Die Praxis und die Anruferin sind erfunden.
Die KI bucht den organisatorischen Teil, geht auf die Beschwerden inhaltlich nicht ein und verweist auf die richtigen Stellen. Ob sie sich in Ihrer Einrichtung so verhält, prüfen Sie im Test.
So richten Sie den KI-Telefonassistenten für Ihre Praxis ein
Telefonnummer und Rufumleitung
Sie haben drei Möglichkeiten:
- Neue Nummer: Klugon stellt eine eigene Nummer bereit, 9 US-Dollar im Monat.
- Rufumleitung: Sie behalten Ihre Praxisnummer und leiten Anrufe über Ihren Telefonanbieter an eine Klugon-Nummer um. Viele Anlagen erlauben eine Umleitung nur bei Besetzt, nach einer bestimmten Klingeldauer oder außerhalb der Sprechzeiten. So nimmt die KI nur die Anrufe an, die Ihr Team gerade nicht annehmen kann.
- SIP-Trunk: Wenn Ihre Telefonanlage das unterstützt, verbinden Sie Ihren eigenen SIP-Trunk, ab dem Business-Tarif.
Eine Rufnummernportierung zu Klugon gibt es nicht. Während der siebentägigen Testphase können Sie keine Nummer schalten und testen die KI im Browser. Ausführliches dazu auf der Seite zur KI-Telefonannahme.
Sprache und Stimme
Die KI kann Anrufe auf Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch führen. Sie legen pro Assistent eine Sprache fest. Für die Stimme stehen zehn Varianten zur Auswahl. Wenn ein Anrufer dazwischenspricht, hört die KI auf zu reden und hört zu.
Wissen und Anweisungen
- Sprechzeiten, Urlaubszeiten und Vertretung eintragen
- Terminarten mit Dauer und gegebenenfalls Ärztin oder Arzt anlegen
- Praxisinformationen als Text hinterlegen: Anfahrt, Unterlagen, Neupatienten, Selbstzahlerleistungen
- Den festen Notfalltext mit 112 und 116117 in die Anweisungen schreiben
- Festlegen, welche Daten die KI erfragt und welche nicht
- Eine deutsche Begrüßung mit KI-Hinweis schreiben
- Regeln für die Abstimmung mit dem PVS-Kalender festlegen
Test mit dem Praxisteam
Lassen Sie jede Kollegin am Empfang fünf Testanrufe machen: zwei normale Terminwünsche, eine Absage, eine Frage nach einem Rezept und einen Anruf mit Symptomen. Gehen Sie die Verläufe gemeinsam durch. Die Menschen am Empfang wissen am besten, wie Patienten wirklich anrufen.
Kosten für den KI-Telefonassistenten in der Praxis
Alle Preise in US-Dollar:
| Tarif | Monatlich | Bei jährlicher Zahlung (pro Monat) | Gesprächsminuten pro Monat | Rufnummern |
|---|---|---|---|---|
| Starter | 99 US-Dollar | 79 US-Dollar | 1.000 | 1 |
| Business | 299 US-Dollar | 239 US-Dollar | 3.600 | 3 |
| Scale | 499 US-Dollar | 399 US-Dollar | 6.000 | unbegrenzt |
Jede Rufnummer kostet 9 US-Dollar im Monat. Zusätzliche Minuten kosten 15 US-Dollar je angefangene 100 Minuten. Die Testphase dauert sieben Tage. Sie hinterlegen dafür eine Zahlungsmethode, und belastet wird erst nach Ablauf. Mehr in der Preisübersicht (englischsprachig).
Rechenbeispiel mit offenen Annahmen
Angenommen, Ihre Praxis leitet Anrufe nur bei Besetzt und außerhalb der Sprechzeiten an die KI um. Die KI nimmt dadurch 25 Anrufe pro Werktag an, jeder dauert im Schnitt zweieinhalb Minuten. Bei 21 Werktagen sind das rund 1.310 Minuten im Monat.
- Starter-Tarif mit 1.000 Minuten: 99 US-Dollar
- 310 zusätzliche Minuten, also vier angefangene Hunderterblöcke: 60 US-Dollar
- eine Rufnummer: 9 US-Dollar
Zusammen sind das 168 US-Dollar im Monat. Liegt Ihr Volumen dauerhaft höher, ist der Business-Tarif mit 3.600 Minuten günstiger. Ob sich das lohnt, hängt davon ab, wie viele dieser Anrufe vorher auf einer besetzten Leitung gelandet sind und wie viel Zeit Ihr Team am Telefon zurückbekommt. Zählen Sie das vorher eine Woche lang.
Woran Sie erkennen, ob es funktioniert
In den Auswertungen sehen Sie die Zahl der Anrufe, die Gesprächsminuten, die durchschnittliche Gesprächsdauer, gebuchte Termine und die Verteilung nach Uhrzeit und Wochentag. Die Seite Insights zeigt offene Rückrufwünsche und Fragen, auf die die KI keine gute Antwort hatte.
Für eine Praxis sind drei Fragen entscheidend:
- Ist das Telefon morgens entlastet? Fragen Sie Ihr Team nach zwei Wochen, nicht nach zwei Tagen.
- Stimmen die Termine? Prüfen Sie stichprobenartig, ob gebuchte Termine zur Terminart und zur Ärztin passen und ob es Doppelbuchungen mit dem PVS gab.
- Hält sich die KI an die Grenzen? Lesen Sie jede Woche einige Verläufe, in denen Beschwerden erwähnt wurden.
Wenn die dritte Frage nicht eindeutig mit Ja zu beantworten ist, ändern Sie die Anweisungen, bevor Sie die KI weiter einsetzen.
Arztpraxis, Zahnarztpraxis und andere Gesundheitsberufe
Für Zahnarztpraxen gelten dieselben Grundsätze, die Anrufe sind aber anders: Kontrolle, Prophylaxe, Schmerzpatienten. Die Seite für die Zahnarztpraxis geht darauf ein. Eine Übersicht über alle Funktionen gibt die Seite zur KI-Rezeption. Eine englischsprachige Version für Praxen finden Sie unter AI receptionist for medical practices (englischsprachig).
Den WhatsApp-Chatbot sollten Praxen nur nach sorgfältiger Prüfung öffnen, weil Patienten dort besonders häufig Beschwerden, Fotos oder Befunde schicken. Der Website-Chat ist für Sprechzeiten und Terminbuchung meist die einfachere Ergänzung zum Telefon.
Häufige Fragen
Gibt die KI medizinische Auskünfte oder schätzt sie ein, wie dringend etwas ist?
Nein. Die KI gibt keine medizinische Beratung und nimmt keine Triage vor. Sie wird so eingerichtet, dass sie bei Beschwerden auf das Praxisteam, die 112 und den Bereitschaftsdienst 116117 verweist. Prüfen Sie das im Test.
Kann die KI Anrufe an das Praxisteam durchstellen?
Nein. Eine Weiterleitung des Gesprächs gibt es nicht. Die KI nimmt das Anliegen mit Rückrufnummer auf und markiert es für Ihr Team im Postfach, ab dem Business-Tarif auch per Slack oder Zapier.
Gibt es eine Anbindung an unser PVS oder an Doctolib?
Nein, keine Anbindung. Termine bucht die KI im Klugon-Kalender. Sie müssen festlegen, wie diese Termine in Ihr PVS übertragen werden oder welche Zeitfenster nur über Klugon vergeben werden.
Ist Klugon für Arztpraxen zertifiziert?
Nein. Klugon hat keine Zertifizierung für den Gesundheitsbereich und keine allgemeine Sicherheitszertifizierung. Wir behaupten auch keine.
Wie ist die Schweigepflicht geregelt?
Nach § 203 StGB dürfen Sie Dienstleister einbeziehen, müssen aber dafür sorgen, dass diese zur Verschwiegenheit verpflichtet sind. Klären Sie das vor dem Start schriftlich und lassen Sie es von Ihrem Datenschutzbeauftragten oder Ihrer Kammer prüfen.
Werden Telefonate aufgezeichnet?
Nein. Klugon zeichnet keine Gespräche auf. Im Postfach erscheint ein Gesprächsverlauf, der unvollständig sein kann.
Schickt die KI Terminerinnerungen per SMS?
Nein. Klugon verschickt keine SMS, keine Erinnerungen und keine Bestätigungs-E-Mails. Die Terminbestätigung erfolgt mündlich im Gespräch mit einer Buchungsreferenz.
Kann ich die KI vor dem Kauf einer Nummer testen?
Ja. In der siebentägigen Testphase testen Sie die KI im Browser. Eine Telefonnummer lässt sich erst nach der Testphase schalten. Für die Testphase hinterlegen Sie eine Zahlungsmethode.
Wenn Sie sehen möchten, wie Klugon insgesamt arbeitet, finden Sie auf der deutschen Startseite einen Überblick. Für eine Praxis empfehlen wir einen ruhigen Start: erst Rufumleitung außerhalb der Sprechzeiten, dann bei Besetzt. Sie können sich registrieren, die KI sieben Tage im Browser testen und danach eine Nummer schalten.