Ein KI-Chatbot für Websites kleiner Unternehmen – mit Ihrem Wissen trainiert

Ihre Website beantwortet wahrscheinlich bereits die meisten Fragen, die Menschen stellen. Die Preise stehen auf einer Seite, die Öffnungszeiten in der Fußzeile und der Hinweis zum Parken irgendwo unter „Besuchen Sie uns“. Trotzdem kommen weiterhin E-Mails: „Haben Sie an Feiertagen geöffnet?“, „Bieten Sie glutenfreie Speisen an?“, „Was kostet eine Heizungswartung?“ Menschen lesen Websites nicht. Sie überfliegen sie – und fragen dann.

Ein KI-Chatbot für Websites kleiner Unternehmen gibt diesen Menschen genau dann eine Möglichkeit zu fragen, wenn sie nach einer Antwort suchen. Er antwortet anhand Ihrer eigenen Informationen statt anhand des gesamten Internets. Richtig eingerichtet, kann er außerdem etwas, was ein Kontaktformular nicht kann: einen Termin buchen oder Name und Telefonnummer einer kaufbereiten Person erfassen.

Diese Seite erklärt, wie der Website-Chatbot von Klugon funktioniert, wie Sie ihn auf Ihrer Website einrichten, wie Sie ihn trainieren, was mit den Gesprächen passiert, was er kostet und wo seine Grenzen liegen. Der letzte Punkt bekommt einen eigenen Abschnitt. Manche Chat-Tools versprechen viel – wir möchten lieber, dass Sie die Grenzen kennen, bevor Sie starten.

Was der Website-Chatbot macht

Der Chatbot von Klugon ist ein Chatfenster, das in der Ecke Ihrer Website angezeigt wird. Besucher öffnen es, geben eine Frage ein und ein KI-Assistent antwortet. Dahinter steckt derselbe Assistent, der auch Ihre Anrufe oder WhatsApp-Nachrichten beantworten kann, wenn Sie diese Produkte nutzen. Alles, was Sie ihm beibringen, wird also auf jedem Kanal verwendet.

Auf Ihrer Website kann er:

• Fragen beantworten zu Ihren Leistungen, Preisen, Öffnungszeiten, Ihrem Standort und Ihren Richtlinien – anhand der Informationen, die Sie hinzugefügt haben.
• Termine buchen in den integrierten Kalender von Klugon, anhand Ihrer Öffnungszeiten, Leistungsdauer und Mitarbeitenden, sowie Termine auf Wunsch von Kunden verschieben oder stornieren.
• Leads erfassen: Name, Kontaktdaten und Anliegen der Person werden in Ihrer Lead-Liste gespeichert.
• Produkte vorschlagen aus dem von Ihnen eingetragenen Katalog sowie passende Artikel, wenn das sinnvoll ist.
• Nützliche Links teilen, die Sie gespeichert haben, etwa Ihre Karte, eine Buchungsseite oder Ihre Rückgaberichtlinie.
• Das Gespräch an Ihr Team übergeben, wenn er nicht weiterhelfen kann oder der Besucher mit einer Person sprechen möchte.

Jedes Gespräch erscheint in Ihrem Klugon-Posteingang – zusammen mit Anrufen und Nachrichten aus anderen Kanälen.

Für wen eignet er sich?

Website-Chat lohnt sich besonders dort, wo Besucher Fragen haben, bevor sie handeln. Typische Beispiele:

• eine Physiotherapie- oder Beauty-Praxis, in der Menschen wissen möchten, welche Behandlung sie buchen sollten;
• ein Handwerksbetrieb, bei dem die Frage lautet: „Decken Sie meine Region ab und was kostet das ungefähr?“;
• ein Restaurant oder Café mit Fragen zu Allergenen, Reservierungen und Öffnungszeiten (siehe unsere Restaurant-Seite);
• ein kleiner Laden, der Fragen zu Lagerbestand, Lieferung und Rückgabe beantwortet;
• ein Nachhilfelehrer, eine Fahrschule oder eine Sprachschule mit einer Preisseite, die niemand liest.

Weniger geeignet ist er, wenn jede Anfrage einzigartig ist und ein individuelles Angebot von einer Person benötigt. Sie können ihn auch dort einsetzen, aber seine Hauptaufgabe besteht dann darin, Kontaktdaten zu erfassen statt Fragen zu beantworten.

Wie ein KI-Chatbot für kleine Unternehmen im Hintergrund funktioniert

Wenn ein Besucher eine Nachricht sendet, passieren drei Dinge.

Zuerst durchsucht er Ihr Wissen. Alles, was Sie hinzugefügt haben (Dokumente, eingefügter Text, importierte Webseiten), wird in Abschnitte aufgeteilt und in einem Suchindex gespeichert. Der Assistent durchsucht diesen Index nach Abschnitten, die zur Frage passen. Das Wissen jedes Unternehmens wird getrennt gespeichert, sodass Ihr Chatbot ausschließlich Ihre eigenen Materialien durchsucht.

Dann entscheidet er, ob er ein Tool benötigt. Möchte der Besucher buchen, nutzt der Assistent die Buchungstools von Klugon, um freie Zeiten abzurufen und die Buchung zu erstellen. Sucht die Person etwas aus Ihrem Katalog, durchsucht er Ihre Produkte. Ist sie bereit für eine Kontaktaufnahme, speichert er einen Lead. Wird eine Person benötigt, übergibt er das Gespräch.

Anschließend formuliert er eine Antwort anhand der gefundenen Informationen – in dem Ton und nach den Regeln, die Sie in seinen Anweisungen festgelegt haben.

Deshalb besteht die wichtigste Einrichtungsarbeit darin, Dinge aufzuschreiben. Ein Chatbot, der mit Ihren eigenen Daten trainiert wurde, ist nur so gut wie diese Daten. Wenn in Ihrer Wissensbasis nichts zu den Öffnungszeiten am Wochenende steht, hat der Assistent keine Grundlage. Dann soll er das sagen und Kontaktdaten erfassen, statt zu raten. Unser Artikel darüber, was Sie Ihrem KI-Rezeptionisten beibringen sollten, enthält eine erste Liste.

Die individuelle Wissensbasis

Sie können den Chatbot auf fünf Arten trainieren:

Einige wichtige Grenzen:

• Gescannte PDFs werden nicht gelesen. Wenn Ihre Preisliste ein Foto eines gedruckten Blatts ist, das als PDF gespeichert wurde, kann der Text darin nicht extrahiert werden. Tippen Sie ihn ab oder fügen Sie ihn ein.
• Webseiten werden nicht automatisch aktualisiert. Eine importierte Seite wird einmal gelesen. Wenn Sie Ihre Preise ändern, fügen Sie die Seite erneut hinzu oder aktualisieren Sie den eingefügten Text.
• Der Website-Scan ist kein vollständiger Crawl. Er wählt bis zu acht Seiten aus. Wenn wichtige Informationen tiefer auf der Website liegen, importieren Sie diese Seiten einzeln.
• Datei-Uploads erfordern den Business-Tarif des Chatbots oder höher. Im Chatbot-Tarif Starter können Sie weiterhin Text einfügen, Seiten importieren und die Website scannen. (Voice- und Social-Tarife enthalten Uploads in jeder Stufe.)
• Das Wissen wird zwischen Ihren Assistenten geteilt. Wenn Sie mehr als einen Assistenten betreiben, durchsuchen alle dieselbe Wissensbasis.

Den Assistenten richtig trainieren

Gute Wissensbasen haben einige Gemeinsamkeiten:

• Schreiben Sie Antworten statt Marketingtexte. „Ja, vom Parkplatz an der Mill Lane ist unser Eingang stufenlos erreichbar“ ist besser als „Bei uns ist jeder willkommen“.
• Nehmen Sie auch unangenehme Regeln auf. Mindestbestellwert, Anfahrtsgebühr, Stornierungsbedingungen, die Postleitzahlgebiete, die Sie abdecken, und Leistungen, die Sie nicht anbieten.
• Sagen Sie, was er nicht tun soll. „Machen Sie keine Angebote für Dacharbeiten. Erfassen Sie die Kontaktdaten und übergeben Sie das Gespräch an das Team.“ „Beurteilen Sie nicht, ob ein Symptom ernst ist.“
• Halten Sie Preise an einer Stelle. Wenn Preise in drei Dokumenten stehen und eines davon veraltet ist, nennt der Assistent möglicherweise den alten Preis.
• Ergänzen Sie Antworten, wenn Sie eine Lücke entdecken. Die Insights-Seite listet „Fragen ohne gute Antwort“ und die häufigsten Fragen der letzten 30 Tage auf. Jede Lücke ist eine Zeile, die Sie hinzufügen sollten.

Die Anweisungen des Assistenten schreiben

Das Wissen sagt dem Assistenten, was über Ihr Unternehmen wahr ist. Die Anweisungen legen fest, wie er sich verhalten soll. Sie bestehen aus einem kurzen Textblock auf der Einstellungsseite des Assistenten und prägen jede Antwort.

Was darin stehen sollte

Sinnvolle Anweisungen decken fünf Punkte ab:

• Ton. „Freundlich und kurz. Keine Ausrufezeichen.“ Oder: „Formell; wir sind eine Anwaltskanzlei.“ Zwei Zeilen reichen aus.
• Aufgabe. „Ihr Hauptziel ist es, eine kostenlose Beratung zu buchen oder Name und Telefonnummer zu erfassen, wenn der Besucher noch nicht bereit ist.“
• Klare Grenzen. Themen, zu denen er niemals eine Einschätzung geben darf: medizinische Symptome, rechtliche Ergebnisse, Anlageberatung oder die Frage, ob ein Gasgeruch ungefährlich ist.
• Regeln für die Übergabe. Wann das Gespräch an eine Person übergeben wird und dass zuerst eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erfasst wird.
• Ehrliche Lücken. Leistungen, die Sie nicht anbieten, damit er sie nicht verspricht. „Wir versenden keine Erinnerungen oder Bestätigungs-E-Mails.“ „Wir liefern nicht außerhalb der OX-Postleitzahlen.“ „Wir akzeptieren im Chat keine Kartenzahlungen.“

Ein Beispiel für eine erfundene Zahnarztpraxis

• Sie sind der Website-Assistent von Brookside Dental. Seien Sie freundlich, klar und kurz.
• Helfen Sie Besuchern, unsere Behandlungen und Preise zu verstehen, und buchen Sie Kontroll- und Prophylaxetermine.
• Beurteilen Sie niemals, ob Schmerzen, Schwellungen oder Blutungen ernst sind. Wenn etwas dringend klingt, nennen Sie die Telefonnummer der Praxis und unsere Hinweise außerhalb der Öffnungszeiten aus der Wissensbasis und übergeben Sie das Gespräch anschließend an das Team.
• Buchen Sie für neue Patienten keine Implantat- oder kieferorthopädischen Behandlungen. Erfassen Sie Name und Telefonnummer und übergeben Sie das Gespräch für einen Beratungstermin.
• Fragen Sie vor jeder Übergabe nach einem Namen und einer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.
• Wir versenden keine Terminerinnerungen oder Bestätigungs-E-Mails. Bitten Sie die Personen, sich die Buchungsreferenz zu notieren.

Das ist alles. Kurze Anweisungen kann der Assistent leichter befolgen – und Sie können sie leichter aktuell halten.

Fragen, die er übergeben statt beantworten sollte

Jedes Unternehmen hat einige Fragen, bei denen eine falsche Antwort mehr kostet als eine langsame. Schreiben Sie diese als Übergaberegeln in die Anweisungen. Häufige Beispiele in kleinen Unternehmen:

• alles zu Symptomen, Verletzungen oder der Frage, ob dringend Hilfe gesucht werden sollte;
• Beschwerden, Erstattungen außerhalb Ihrer schriftlichen Richtlinie oder Streitigkeiten über eine Rechnung;
• Angebote für individuelle Arbeiten, Großbestellungen oder Veranstaltungen;
• alles, was die Sicherheit eines Kindes oder eine Schutzmaßnahme betrifft;
• rechtliche, steuerliche oder finanzielle Fragen, wenn Sie in diesen Bereichen arbeiten;
• Presseanfragen, Bewerbungen und Verkaufsgespräche von Lieferanten, die besser als Lead mit Notiz erfasst werden.

Der Assistent erfasst trotzdem zuerst die Kontaktdaten, sodass niemand ohne Möglichkeit zur Rückmeldung an Sie geht.

Den KI-Chatbot auf Ihrer Website hinzufügen

Der Chatbot wird mit einem einzigen Script-Tag hinzugefügt – genauso wie Analytics oder ein Cookie-Banner. Er funktioniert auf jeder Website, auf der Sie HTML in die Seite einfügen können: bei selbst erstellten Websites, Website-Baukästen und Content-Management-Systemen. Sie müssen kein Plugin oder keine App installieren.

Das Script-Tag

Auf der Widget-Seite Ihres Dashboards wählen Sie das Aussehen der Chat-Schaltfläche und kopieren einen kurzen Code. Dieser kommt direkt vor das schließende Body-Tag Ihrer Seiten. Der Code enthält einige Einstellungen:

Wenn Sie kein Script auf Ihrer Website hinzufügen können, gibt es auch eine iframe-Option. Damit wird der Chat in einem festen Seitenbereich statt als schwebende Schaltfläche eingebettet.

Hintergrundinformationen dazu, wie Script-Tags im Browser geladen werden, finden Sie in der Referenz von MDN zum HTML-Script-Element.

Wo Sie den Code auf gängigen Plattformen einfügen

Jede Website-Plattform hat einen eigenen Ort für benutzerdefinierten Code. Dies sind die Anleitungen der jeweiligen Anbieter:

• WordPress: Verwenden Sie für eine einzelne Seite einen Custom-HTML-Block oder die Fußzeile Ihres Themes bzw. eine Einstellung für Header- und Footer-Code auf allen Seiten. WordPress entfernt Script-Tags für Benutzer ohne die entsprechenden Berechtigungen. Führen Sie dies daher als Administrator durch. Unsere Seite zum Hinzufügen eines KI-Chatbots zu WordPress enthält weitere Informationen.
• Shopify: Fügen Sie den Code über den Code-Editor in die Layout-Datei Ihres Themes ein. Der Shopify-Leitfaden zum Bearbeiten von Theme-Code erklärt, wo. Siehe auch KI-Chatbot zu Shopify hinzufügen.
• Wix: Verwenden Sie die Einstellung für benutzerdefinierten Code und wählen Sie „Alle Seiten“ sowie „Body – Ende“, wie Wix unter Benutzerdefinierten Code auf Ihrer Website einbetten erklärt.
• Squarespace: Verwenden Sie im Footer-Feld die Code-Injection. Der Leitfaden zur Code-Injection von Squarespace zeigt, welche Tarife diese Funktion enthalten.
• Webflow und andere: Suchen Sie in den Website-Einstellungen nach „Custom Code“ oder „Footer Code“.

Wichtig: Durch das Einfügen des Scripts wird das Chatfenster auf Ihren Seiten angezeigt. Klugon wird dadurch auf keiner dieser Plattformen mit den Produkten, Bestellungen oder Kundenkonten Ihres Shops verbunden. Die Produkte, über die der Assistent spricht, stammen aus dem Katalog, den Sie in Klugon eingeben.

Die öffentliche Unternehmensseite und der QR-Code

Jedes Unternehmen bei Klugon erhält außerdem eine öffentliche Seite unter einer eigenen Adresse auf klugon.ai. Sie zeigt Ihre Leistungen, Produkte und Bewertungen und enthält den Chat (sowie Browser-Voice bei einem Voice-Tarif). Das ist praktisch, wenn Sie noch keine Website haben oder einen Link für Ihre Social-Media-Profile benötigen. Auf der Widget-Seite können Sie außerdem einen QR-Code erstellen, der auf diese Seite verweist – inklusive druckbarer Version für Ihre Theke oder Ihr Schaufenster.

Branding

Im Tarif Starter zeigt das Chatfenster unten eine kleine Fußzeile „Powered by Klugon“. In den Tarifen Business und Scale wird sie entfernt.

Eine Begrüßungsnachricht auswählen

Die Begrüßungsnachricht ist die erste Zeile, die ein Besucher sieht. Sie entscheidet mit darüber, ob er etwas eingibt. Ein vages „Hallo, wie kann ich helfen?“ führt zu weniger Antworten als eine Nachricht, die den Zweck des Assistenten erklärt. Einige erfundene Beispiele:

• Ein Salon: „Hallo, ich bin der KI-Assistent des Salons. Fragen Sie mich nach Preisen oder buchen Sie einen Termin.“
• Ein Klempner: „Brauchen Sie einen Klempner? Nennen Sie mir Ihre Postleitzahl und das Problem. Ich erfasse Ihre Daten oder buche einen Termin.“
• Ein Café: „Fragen Sie nach den heutigen Öffnungszeiten, Allergenen oder Tischreservierungen.“

Wenn Sie offen sagen, dass es sich um einen KI-Assistenten handelt, ist das ehrlich. Außerdem stellen Menschen eher direkte Fragen, statt Smalltalk zu machen.

Was mit jedem Gespräch passiert

Ein Chat, der endet, sobald der Besucher das Fenster schließt, ist nur halb nützlich. Hier sehen Sie, wohin die Informationen gehen.

Der Posteingang

Jeder Website-Chat erscheint zusammen mit Ihren anderen Kanälen in Ihrem Klugon-Posteingang. Sie können nach Kanal und Status (aktiv, eskaliert, geschlossen) suchen und filtern, interne Notizen hinzufügen, ein Transkript herunterladen oder als CSV exportieren.

Leads

Wenn der Assistent die Kontaktdaten einer Person erfasst, speichert er einen Lead. Auf der Leads-Seite wird jeder Lead als neu, kontaktiert, konvertiert oder verloren erfasst. Sie können einen Lead in einen Kunden umwandeln oder die Liste exportieren. Neue Leads können außerdem an Slack gesendet, an Zapier übermittelt, einer Notion-Datenbank hinzugefügt oder zu einer Mailchimp-Zielgruppe hinzugefügt werden (unter Berücksichtigung der erteilten Einwilligung). Diese vier Verbindungen erfordern im Tarif Business oder höher einen Voice- oder Social-Tarif. In einem reinen Chatbot-Tarif erscheinen neue Leads im Dashboard und auf der Insights-Seite.

Wenn Sie ein CRM verwenden, kann der Assistent Leads auch an HubSpot, Zoho, Salesforce oder Pipedrive senden. Das geschieht als Aktion des Assistenten und nicht automatisch für jeden Lead. Außerdem ist dafür ein Voice- oder Social-Tarif in der passenden Stufe erforderlich. Auf der Preisseite sehen Sie, welche Stufe welche Verbindung enthält.

Buchungen

Im Chat gebuchte Termine erscheinen in der Buchungsliste von Klugon und folgen denselben Regeln wie am Telefon. Unsere Seite zur KI-Terminbuchung erklärt Zeitabstände, Puffer, Mindestvorlauf und Mitarbeiterzuweisung ausführlich. Im Chat kann der Assistent eine Buchung außerdem auf eine neue Zeit verschieben – anders als bei einem Telefonanruf.

Im Website-Chatbot wird die Buchung ab dem Tarif Business aufgeführt. Externe Kalenderverbindungen (Google, Outlook, Apple, Calendly) sind Bestandteil der Voice- und Social-Tarife, nicht der Chatbot-Tarife.

Die Übergabe an Ihr Team

Wenn der Assistent nicht weiterhelfen kann oder der Besucher mit einer Person sprechen möchte, übergibt er das Gespräch an Ihr Team. In der Praxis bedeutet das:

• Das Gespräch wird in Ihrem Posteingang als „Person erforderlich“ markiert.
• Eine Benachrichtigung wird an Slack oder Zapier gesendet, falls Sie eine Verbindung eingerichtet haben (dies erfordert einen Voice- oder Social-Tarif im Tarif Business oder höher).
• Die Übergabe erscheint auf der Aufgabenliste der Insights.

Zwei wichtige Details: Erstens wird der Assistent durch eine Übergabe nicht pausiert. Wenn der Besucher weiter schreibt, antwortet er weiterhin. Zweitens: Sie können auf einen Website-Chat nicht aus dem Klugon-Posteingang antworten. Besitzer können auf WhatsApp, Instagram, Messenger und Telegram antworten, nicht aber im Website-Widget. Bei Website-Chats funktioniert die Übergabe daher nur, wenn der Assistent zuvor die Telefonnummer oder E-Mail-Adresse des Besuchers erfasst hat. Nehmen Sie diese Regel in die Anweisungen auf: „Fragen Sie vor der Übergabe nach Name und Telefonnummer oder E-Mail-Adresse.“

Damit ist dies ein KI-Live-Chat für Ihre Website, aber kein Live-Chat-Tool für Ihre Mitarbeitenden. Wenn Ihr Team Website-Besuchern in Echtzeit schreiben möchte, benötigen Sie ein menschliches Live-Chat-Produkt – möglicherweise zusätzlich zu diesem.

Ein Beispiel für einen Website-Chat

Copperbeech plant und baut Gartenbüros. Die Wissensbasis enthält einen Preisleitfaden, die abgedeckten Grafschaften, eine FAQ zu Baugenehmigungen und die Regel: „Machen Sie keine Festangebote. Bieten Sie eine kostenlose Besichtigung an und erfassen Sie Kontaktdaten.“ Besichtigungen sind als 60-minütige Leistung montags bis freitags eingetragen.

Besucher: hi wie viel kostet ein gartenbüro ungefähr

Assistent: Guten Tag. Die Gartenbüros von Copperbeech beginnen bei etwa £14.000 für einen isolierten Raum mit 3 × 2,5 Metern, einschließlich Fundament und Montage. Der endgültige Preis hängt von Größe, Verglasung und dem Standort im Garten ab. Deshalb nennt das Team genaue Preise nach einer kostenlosen Besichtigung. Wäre eine Besichtigung für Sie sinnvoll?

Besucher: vielleicht. brauche ich eine baugenehmigung

Assistent: Oft nicht, aber es hängt von Größe, Höhe und Position ab. Laut dem Leitfaden von Copperbeech fallen viele Gartenräume unter die genehmigungsfreie Entwicklung, wenn sie eingeschossig sind und nahe einer Grundstücksgrenze innerhalb der Höhenbegrenzungen bleiben. Ihre örtliche Behörde entscheidet letztlich, und der Planer prüft die Situation in Ihrem Garten. Soll ich die Besichtigung für Sie buchen?

Besucher: ok. wir sind in Didcot

Assistent: Didcot gehört zum Gebiet, das Copperbeech abdeckt. Die nächsten Termine für eine Besichtigung sind Mittwoch um 10:00 Uhr oder Donnerstag um 14:00 Uhr. Was passt Ihnen besser?

Besucher: donnerstag

Assistent: Sehr gern. Darf ich Ihren Namen, Ihre Adresse und eine Telefonnummer für den Planer aufnehmen?

Besucher: Sam Patel, 12 Orchard Way, OX11 7AB, 07700 900789

Assistent: Danke, Sam. Ihre kostenlose Besichtigung ist für Donnerstag um 14:00 Uhr unter 12 Orchard Way gebucht. Ihre Referenz lautet CGR-2214. Der Planer prüft den Zugang, die Bodenhöhe und den vorgesehenen Standort. Wenn Sie die Zeit ändern möchten, schreiben Sie einfach hier mit der Referenz.

Was hier funktioniert hat: Der Preisleitfaden und die FAQ zu Baugenehmigungen standen in der Wissensbasis, die Regel „keine Festangebote“ in den Anweisungen und die verfügbaren Besichtigungstermine in den Buchungseinstellungen. Ohne diese Informationen hätte der Assistent die erste Frage an das Team übergeben müssen.

Beachten Sie auch, was der Assistent nicht versprochen hat: keine Bestätigungs-E-Mail und keine Erinnerungsnachricht. Klugon versendet diese nicht, also hat der Betreiber den Assistenten auch nicht angewiesen, sie anzubieten.

Ein Beispiel für eine Übergabe

Brookside Dental aus dem Beispiel zu den Anweisungen erhält an einem Samstagnachmittag folgende Nachricht.

Besucher: mein weisheitszahn ist sehr angeschwollen und mein kiefer tut weh, ist das ein notfall

Assistent: Es tut mir leid, dass Sie Schmerzen haben. Ich kann nicht beurteilen, ob es dringend ist, aber die Praxis kann das. Brookside empfiehlt außerhalb der Öffnungszeiten, die Praxisnummer anzurufen und der aufgezeichneten Nachricht zu folgen. Diese nennt die zahnärztliche Notfallnummer für Wochenenden. Wenn Sie Schwierigkeiten beim Atmen oder Schlucken haben oder sich die Schwellung ausbreitet, rufen Sie 999 an oder gehen Sie in die Notaufnahme.

Besucher: ok. kann mich am montag jemand anrufen

Assistent: Ja. Darf ich Ihren Namen und die beste Telefonnummer für Ihre Erreichbarkeit aufnehmen? Ich gebe die Daten an das Team weiter, damit es Sie nach Wiedereröffnung der Praxis anrufen kann.

Besucher: Leah Morgan 07700 900321

Assistent: Danke, Leah. Ich habe Ihre Daten und eine Notiz zu dem geschwollenen Weisheitszahn an das Team weitergegeben.

Im Hintergrund wird das Gespräch als „Person erforderlich“ markiert, Leah als Lead gespeichert und beides am Montagmorgen dem Team angezeigt. Der Assistent hat keine Diagnose gestellt, keinen Routinetermin für ein dringendes Problem gebucht und keine Anrufzeit versprochen, die die Praxis nicht zugesagt hatte. Alle drei Punkte ergaben sich aus den Anweisungen.

Was er nicht kann

Dies sind die Grenzen im Oktober 2026. Wenn etwas davon für Sie entscheidend ist, ist es besser, das jetzt zu wissen.

• Keine menschlichen Antworten aus dem Posteingang bei Website-Chats. Siehe oben. Ihr Team kontaktiert Besucher telefonisch oder per E-Mail anhand der Daten, die der Assistent erfasst hat.
• Keine automatischen Nachrichten nach dem Chat. Keine Bestätigungs-E-Mails, Erinnerungen, Follow-up-Sequenzen oder Nachrichten zu abgebrochenen Warenkörben.
• Keine SMS. Der Assistent versendet keinerlei Textnachrichten.
• Keine Integration mit Shop-Plattformen. Er liest weder Produkte noch Bestellungen aus Shopify, WooCommerce oder anderen Shops. Ihr Klugon-Katalog wird manuell eingetragen.
• Kein vollständiger Website-Crawl. Der Scan liest bis zu acht Seiten. Importieren Sie weitere Seiten einzeln.
• Keine automatische Aktualisierung des Wissens. Importierte Seiten aktualisieren sich nicht selbst.
• Keine Garantie, dass nie etwas falsch ist. Der Assistent antwortet anhand Ihres Wissens und sollte bei fehlenden Informationen übergeben. Trotzdem kann eine KI eine Frage oder ein schlecht formuliertes Dokument falsch verstehen. Lesen Sie den Posteingang regelmäßig, besonders in den ersten Wochen.
• Keine E-Mail-Benachrichtigungen an Sie. Leads, Buchungen und Übergaben sehen Sie im Dashboard oder – wenn Ihr Tarif dies enthält – über Slack und Zapier.
• Kein Wissen pro Assistent. Alle Ihre Assistenten nutzen dieselbe Wissensbasis.

Bei Zahlungen im Chat ist außerdem Vorsicht geboten. Planen Sie Ihren Website-Chat nicht um Zahlungen im Gespräch herum. Verkaufen Sie über Ihren bestehenden Checkout und nutzen Sie den Assistenten, um Fragen zu beantworten und Besucher zum richtigen Produkt zu führen.

Preise für den KI-Chatbot für kleine Unternehmen

Der Website-Chatbot hat eigene Tarife in US-Dollar:

So wird gezählt und abgerechnet:

• Ein Gespräch ist ein Kunden-Thread, nicht eine einzelne Nachricht. Ein Besucher, der in einem Chat fünf Fragen stellt, zählt als ein Gespräch.
• Wenn Sie das Limit überschreiten, werden neue Gespräche bei 110 % Ihres Monatskontingents gestoppt. Bereits laufende Chats werden nicht unterbrochen.
• Unbegrenzte Assistenten in jeder Stufe.
• Datei-Uploads in der Wissensbasis sind in Business und Scale enthalten.
• Entfernung des Brandings („Powered by Klugon“) in Business und Scale.
• Kostenlose Testphase: 7 Tage. Eine Karte ist erforderlich. Sie wird belastet, wenn die Testphase endet, sofern Sie nicht vorher kündigen.

Wenn Sie den Assistenten auch am Telefon oder auf WhatsApp, Instagram und Messenger nutzen möchten, sind das separate Produkte mit eigenen Tarifen. Der Chat, den Sie mit dem Script-Tag einbetten, ist textbasiert. Besucher können auf Ihrer öffentlichen Klugon-Seite per Sprache mit dem Assistenten sprechen (oder in der iframe-Version, die diese Seite anzeigt). Das gehört zum KI-Voice-Agent-Produkt und nutzt Voice-Minuten. Alle Informationen finden Sie auf der Preisseite.

Beispielrechnung: Lohnt es sich für ein kleines Unternehmen?

Dies ist ein Beispiel mit erfundenen Zahlen. Verwenden Sie Ihre eigenen.

Annahmen für einen erfundenen Hundesalon mit stark frequentierter Website:

• Der Salon erhält etwa 90 Anfragen pro Monat über Kontaktformular und E-Mail.
• Jede Anfrage kostet den Betreiber etwa 6 Minuten zum Lesen, Prüfen des Kalenders und Antworten – häufig am Abend.
• Etwa ein Drittel der Anfragen sind einfache Fragen, die die Website bereits beantwortet (Preise, Öffnungszeiten, „Behandeln Sie auch Katzen?“).
• Etwa die Hälfte endet nach durchschnittlich zwei E-Mails mit einer Buchung.
• Mit einem Chatfenster auf der Website erwartet der Salon 150 Gespräche pro Monat, weil auch Menschen eine kurze Frage eingeben, die kein Formular ausfüllen würden.

Welcher Tarif:

• 150 Gespräche pro Monat sind mehr als die 100 im Tarif Starter. Daher passt der Tarif Business für $149 pro Monat (400 Gespräche) mit Wachstumsspielraum. Bei jährlicher Zahlung wären es $119 pro Monat.
• Business umfasst außerdem Buchungen und Datei-Uploads (die Preisliste des Salons ist ein PDF) und entfernt das Klugon-Branding.

Was der Betreiber zurückbekommt:

• 90 Anfragen × 6 Minuten = 9 Stunden pro Monat, die derzeit für E-Mail-Antworten aufgewendet werden.
• Wenn der Chatbot zwei Drittel davon vollständig bearbeitet (Fragen und einfache Buchungen), gewinnt der Betreiber etwa 6 Stunden pro Monat zurück.
• Bei einem Wert von $25 pro Stunde entspricht das $150 pro Monat – ungefähr den Kosten des Tarifs, bevor zusätzliche Buchungen berücksichtigt werden.

Wo der tatsächliche Wert liegt: bei den zusätzlichen Buchungen. Wenn das Chatfenster nur drei oder vier Besucher pro Monat, die abends auf der Website stöbern, zu einer Buchung für jeweils $50 bewegt, deckt das allein bereits den größten Teil der Tarifkosten. Ob das passiert, können Sie im ersten Monat messen (siehe unten).

Wann die Rechnung nicht aufgeht: Eine Website mit sehr wenig Besucheraufkommen oder ein Unternehmen, bei dem fast jede Anfrage ein individuelles Angebot erfordert, erhält möglicherweise außer der Erfassung von Kontaktdaten wenig zusätzlichen Nutzen. Dann reicht der Tarif Starter oder einfach eine bessere FAQ-Seite möglicherweise aus. Unser Beitrag zu KI-Chatbots im Vergleich zu FAQ-Seiten hilft bei der Einschätzung.

Checkliste für die Einrichtung

Eine praktische Reihenfolge von der Anmeldung bis zum Live-Chatfenster:

1. Starten Sie die Testphase für das KI-Chatbot-Produkt und erstellen Sie einen Assistenten.
2. Tragen Sie Ihre Unternehmensdaten ein: Name, Adresse, Öffnungszeiten, Zeitzone und Kontaktdaten.
3. Fügen Sie Ihre Leistungen mit Dauer und Mitarbeitenden hinzu, wenn Sie Buchungen annehmen.
4. Erstellen Sie die Wissensbasis. Führen Sie zuerst den Website-Scan durch. Fügen Sie anschließend Ihre Preisliste und Richtlinien hinzu und tragen Sie die Fragen ein, die Ihnen am häufigsten gestellt werden.
5. Schreiben Sie die Anweisungen. Tonalität, was der Assistent niemals tun darf, wann er übergeben soll und „vor der Übergabe immer Telefonnummer oder E-Mail-Adresse erfassen“.
6. Fügen Sie Links zur Link-Bibliothek hinzu: Karte, Buchungsseite, Speisekarte, Rückgaberichtlinie.
7. Passen Sie das Widget an: Farbe, Position und Begrüßungsnachricht.
8. Testen Sie im Dashboard. Stellen Sie zwanzig echte Fragen aus Ihrem bisherigen Posteingang. Stellen Sie auch einige Fragen, die der Assistent nicht beantworten sollte.
9. Fügen Sie das Script in Ihre Website ein und prüfen Sie es sowohl auf dem Smartphone als auch auf dem Laptop.
10. Verbinden Sie Slack oder Zapier, wenn Sie außerdem einen Voice- oder Social-Tarif im Tarif Business oder höher haben. So erfahren Sie von Leads und Übergaben, ohne sich anzumelden. Bei einem reinen Chatbot-Tarif sollten Sie stattdessen die Prüfung des Dashboards in Ihren Tagesablauf aufnehmen.
11. Prüfen Sie in den ersten zwei Wochen täglich den Posteingang und schließen Sie die Lücken, die auf der Insights-Seite angezeigt werden.

Das Dashboard hat eine eigene Einrichtungs-Checkliste für den Chatbot (Assistent zuweisen, Widget anpassen, zur Website hinzufügen, ersten Chat erhalten), die die wichtigsten Schritte für Sie verfolgt.

Häufige Fehler bei der Einrichtung

Chatbots, die enttäuschen, scheitern meist aus einem von wenigen Gründen. Keiner davon ist technischer Natur.

Nur mit dem Website-Scan starten. Der Scan liest Ihre Startseite und einige wichtige Seiten. Das ist ein Ausgangspunkt. Ihre Preisliste, Richtlinien und die Fragen, die Sie jede Woche beantworten, stehen meist an anderer Stelle – oder nur in Ihrem Kopf. Fügen Sie sie hinzu, bevor Sie live gehen.

Widersprüchliche Dokumente. Die Preisliste des letzten Jahres liegt neben der diesjährigen oder eine eingefügte FAQ widerspricht der Website. Der Assistent findet beide und nennt möglicherweise einen der beiden Preise. Löschen Sie die alte Version, sobald Sie die neue hinzufügen.

Keine Übergaberegel für Website-Chats. Da Sie aus dem Posteingang nicht auf einen Website-Chat antworten können, endet eine Übergabe ohne Telefonnummer oder E-Mail-Adresse im Nichts. Machen Sie „zuerst Kontaktdaten erfassen“ zur ersten Zeile der Übergabeanweisungen.

Versprechen, die das Unternehmen nicht einhält. Wenn Ihre Website sagt „Wir bestätigen per E-Mail“, wiederholt der Assistent das möglicherweise. Prüfen Sie Ihre eigenen Seiten auf solche Versprechen und halten Sie sie entweder manuell ein oder ändern Sie die Formulierung.

Ein Widget, das niemand bemerkt. Eine graue Schaltfläche in der Ecke einer grauen Website wird übersehen. Verwenden Sie Ihre Markenfarbe und eine Begrüßungsnachricht, die erklärt, was der Assistent tun kann.

Gespräche nie lesen. In den ersten zwei Wochen erfahren Sie, was Menschen tatsächlich fragen. Wenn Sie in dieser Zeit jeden Chat lesen und jede entdeckte Lücke schließen, müssen Sie am schnellsten seltener an das Team übergeben.

Ergebnisse messen

Schauen Sie nach einem Monat auf folgende Punkte:

• Gespräche auf der Analytics-Seite im Vergleich zum vorherigen Zeitraum sowie die geschäftigsten Stunden. Notieren Sie, wie viele Chats außerhalb Ihrer Öffnungszeiten eintreffen. Das sind Fragen, die sonst bis zum nächsten Tag unbeantwortet geblieben wären.
• Vom Assistenten bearbeitet: Wie viele Gespräche wurden ohne Übergabe bearbeitet? Eine sinkende Übergaberate in den ersten Wochen zeigt, dass sich die Wissensbasis füllt.
• Leads und Buchungen über den Widget-Kanal sowie die Anzahl der Leads, die Sie konvertiert haben.
• Fragen ohne gute Antwort auf der Insights-Seite. Behandeln Sie dies als Ihre wöchentliche Aufgabenliste.
• Ihren eigenen Posteingang: Schreiben Sie weniger E-Mails wie „Ja, samstags haben wir geöffnet“?

Wenn die Anzahl der Gespräche niedrig ist, prüfen Sie, ob das Widget auf jeder Seite erscheint und ob die Begrüßungsnachricht zu einer Frage einlädt („Fragen Sie nach Preisen, Verfügbarkeit oder Buchungen“) statt nur allgemein zu grüßen.

Datenschutz und was Sie Besuchern mitteilen sollten

Ein Website-Chat erfasst personenbezogene Daten, sobald jemand seinen Namen oder seine Telefonnummer eingibt. Die Leitlinien des britischen ICO zum Recht auf Information erläutern, was Ihre Datenschutzerklärung abdecken muss: welche Daten Sie erfassen, warum Sie sie erfassen, mit wem sie geteilt werden und wie lange Sie sie aufbewahren. Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um einen kurzen Abschnitt zum Chat-Assistenten. Auch eine Begrüßungsnachricht, die erwähnt, dass der Besucher mit einem KI-Assistenten chattet, ist eine sinnvolle und faire Information.

Klugon wird von einem deutschen Unternehmen unter der DSGVO betrieben. Übermittlungen an Dienstleister außerhalb der EU sind durch Standardvertragsklauseln abgedeckt, wie in unserer Datenschutzerklärung aufgeführt. Die Daten jedes Unternehmens, einschließlich seiner Wissensbasis, werden von denen aller anderen Unternehmen getrennt gespeichert. Sie können Gespräche, Leads und Kunden als CSV exportieren und einzelne Datensätze löschen. Eine vollständige Löschung erfolgt auf Anfrage per E-Mail.

Leads speichern eine Marketingeinwilligung nur, wenn der Besucher sie ausdrücklich erteilt. Behandeln Sie einen Chat daher nicht automatisch als Erlaubnis, jemanden zu einem Newsletter hinzuzufügen.

Wie er sich in Klugon einfügt

Der Website-Chatbot ist eines von drei Produkten. Er lässt sich am schnellsten einrichten: Script einfügen und live gehen. Später kann derselbe Assistent mit demselben Wissen auch Ihre Anrufe beantworten (siehe KI-Telefonrezeptionist) oder Nachrichten auf WhatsApp bearbeiten (siehe WhatsApp-KI-Chatbot). Wenn der Verkauf von Produkten Ihr Hauptziel ist, behandelt unsere Seite zum KI-Verkaufsassistenten Produktsuche und Vorschläge ausführlicher.

Wenn Sie Klugon mit einem spezialisierten Website-Chat-Tool vergleichen, zeigt unser Vergleich Tidio-Alternative die Unterschiede. Einen umfassenderen Überblick darüber, was ein KI-Rezeptionist für kleine Unternehmen kanalübergreifend leistet, finden Sie auf unserer Startseite.

Häufig gestellte Fragen

Funktioniert der Chatbot mit meinem Website-Baukasten?

Wenn Sie benutzerdefiniertes HTML oder ein Script zu Ihren Seiten hinzufügen können, ja. Das gilt für WordPress, Shopify, Wix, Squarespace, Webflow und selbst erstellte Websites. Es handelt sich um ein Script-Tag, nicht um ein Plugin. Auf der Plattform müssen Sie daher nichts installieren oder aktualisieren.

Wie trainiere ich den Chatbot mit meinen eigenen Daten?

Laden Sie Dokumente hoch (in Business und Scale), fügen Sie Text ein, importieren Sie einzelne Webseiten oder scannen Sie Ihre Website. Der Assistent durchsucht dieses Wissen bei jeder Frage. Importierte Seiten werden nicht automatisch aktualisiert. Aktualisieren Sie sie daher, wenn sich Ihre Informationen ändern.

Kann mein Team in einen Website-Chat einsteigen und antworten?

Nicht über Klugon. Ihr Team kann aus dem Posteingang auf WhatsApp-, Instagram-, Messenger- und Telegram-Gespräche antworten, aber nicht auf Website-Chats. Übergebene Website-Chats werden telefonisch oder per E-Mail nachverfolgt – anhand der Kontaktdaten, die der Assistent erfasst hat.

Was zählt als ein Gespräch?

Ein Kunden-Thread. Unabhängig davon, wie viele Nachrichten ein Besucher in diesem Chat sendet, wird er einmal auf Ihr Monatskontingent angerechnet.

Was passiert, wenn meine Gespräche aufgebraucht sind?

Neue Gespräche werden bei 110 % Ihres Monatskontingents gestoppt. Laufende Gespräche werden fortgesetzt. Auf der Preisseite können Sie in eine höhere Stufe wechseln.

Kann der Chatbot Buchungen annehmen?

Ja. Er bucht anhand Ihrer Öffnungszeiten, Leistungsdauer und Mitarbeitenden in den integrierten Kalender von Klugon und kann Buchungen im Chat verschieben oder stornieren. Buchungen sind ab dem Tarif Business des Chatbots aufgeführt.

Sendet er Kunden eine Bestätigungs-E-Mail?

Nein. Die Bestätigung mit Buchungsreferenz wird im Chat angezeigt. Klugon versendet keine Bestätigungs-E-Mails, Erinnerungen oder SMS.

Können Besucher mit ihm sprechen, statt zu tippen?

Das Chatfenster per Script-Tag ist ausschließlich textbasiert. Browser-Voice gibt es auf Ihrer öffentlichen Klugon-Seite. Sie können auf diese verlinken oder sie über die iframe-Option einbetten. Diese Funktion gehört zum KI-Voice-Agent-Produkt und nutzt dessen Voice-Minuten.

Erfindet der Chatbot Antworten?

Er antwortet anhand Ihres Wissens und wurde angewiesen, bei fehlenden Informationen zu übergeben. Keine KI ist jedoch perfekt. Prüfen Sie daher den Posteingang und die Liste „Fragen ohne gute Antwort“ und schließen Sie entdeckte Lücken.