KI Rezeption: ein Empfang, der auch um 19 Uhr noch abnimmt

Montagmorgen, 8:05 Uhr. Das Telefon klingelt zum dritten Mal, während Sie gerade eine Kundin begrüßen, im Postfach warten zwei WhatsApp-Nachrichten vom Wochenende, und auf der Website fragt jemand im Chat nach Ihren Öffnungszeiten an Feiertagen. Eine KI Rezeption übernimmt genau diese Gespräche: Sie nimmt ab, beantwortet die wiederkehrenden Fragen, bucht Termine und schreibt auf, was Ihr Team erledigen muss.

Klugon ist eine solche KI-Rezeption. Sie arbeitet am Telefon, im Website-Chat, auf WhatsApp, Instagram und im Facebook Messenger, rund um die Uhr, und sie antwortet auf Grundlage der Informationen, die Sie ihr geben. Diese Seite ist die Übersicht: was die virtuelle Rezeption kann, was sie bewusst nicht tut, wie Sie sie einrichten, was sie kostet und wie Sie den Datenschutz sauber regeln. Für die einzelnen Aufgaben gibt es eigene, ausführlichere Seiten, auf die wir an der passenden Stelle verweisen.

Warum kleine Betriebe überhaupt über eine KI Rezeption nachdenken

Die meisten Unternehmen in Deutschland haben keinen eigenen Empfang. Laut Statistischem Bundesamt (Destatis) zählten 2024 rund 3,2 Millionen Unternehmen zu den kleinen und mittleren Unternehmen, das sind 99,3 Prozent aller Unternehmen. In einem Friseursalon mit vier Stühlen, einer Hausarztpraxis mit zwei Medizinischen Fachangestellten oder einem Elektrobetrieb mit sechs Leuten gibt es niemanden, der nur telefoniert. Wer das Telefon annimmt, lässt in diesem Moment etwas anderes liegen.

Das Ergebnis kennen Sie wahrscheinlich: Anrufe laufen auf die Mailbox, Rückrufe bleiben bis zum Abend liegen, Nachrichten auf Instagram werden erst nach drei Tagen gesehen. Ein Teil dieser Anrufer versucht es woanders. Eine KI-Rezeption ersetzt nicht Ihr Team. Sie fängt die Gespräche auf, die sonst niemand annimmt, und erledigt die, für die kein Mensch nötig ist.

Welche Anfragen typischerweise ankommen

Wenn Sie eine Woche lang notieren, worum es bei Anrufen und Nachrichten geht, sieht die Liste in fast jedem Betrieb ähnlich aus:

• Öffnungszeiten, Anfahrt, Parkmöglichkeiten
• Preise und Leistungen ("Was kostet eine Zahnreinigung?", "Machen Sie auch Balayage?")
• Terminwünsche, Terminabsagen, Terminverschiebungen
• Fragen, die nur ein Mensch beantworten kann (Reklamation, individuelles Angebot, Befund)
• Anrufe von Lieferanten, Bewerbern und Vertrieblern

Die ersten drei Punkte machen meist den größten Teil aus, und genau die lassen sich gut automatisieren. Der vierte Punkt gehört zu Ihrem Team. Der fünfte gehört oft gar nicht ans Telefon.

Was eine KI Rezeption bei Klugon konkret übernimmt

Eine Empfangskraft macht im Kern vier Dinge: Sie meldet sich im Namen des Unternehmens, gibt Auskunft, vergibt Termine und nimmt Nachrichten für die Kolleginnen und Kollegen auf. Die KI-Rezeption von Klugon deckt alle vier ab, mit klaren Grenzen.

Sie meldet sich in Ihrem Namen

Am Telefon begrüßt die KI Anrufende mit Ihrer eigenen Begrüßung. Das ist wichtig, denn die Standardbegrüßung ist englisch formuliert. Für einen deutschen Betrieb schreiben Sie also einen eigenen Satz, zum Beispiel: "Guten Tag, Sie sprechen mit der digitalen Assistentin von Salon Lindner. Wie kann ich Ihnen helfen?" Damit ist auch gleich klar, dass hier eine KI spricht. Die Standardbegrüßung sagt das nicht, und wir empfehlen ausdrücklich, es in Ihre Begrüßung aufzunehmen (mehr dazu im Abschnitt zur Transparenz).

Danach sprechen die Anrufenden einfach, wie sie mit einem Menschen sprechen würden. Es gibt kein "Drücken Sie die 1". Wer der KI ins Wort fällt, wird gehört: Sobald jemand zu sprechen beginnt, hört die KI auf zu reden.

Sie antwortet aus Ihrem eigenen Wissen

Die KI soll keine Preise raten, sondern mit dem arbeiten, was Sie hinterlegen: Ihre Leistungen mit Preisen und Dauer, Ihr Unternehmensprofil mit Adresse und Öffnungszeiten, und eine Wissensdatenbank. In die Wissensdatenbank können Sie PDF-, DOCX-, TXT-, MD- und CSV-Dateien bis 20 MB hochladen, Texte wie Ihre FAQ oder Stornobedingungen einfügen und einzelne Webseiten importieren. Ein Website-Scan liest Ihre Startseite und bis zu sieben weitere wichtige Seiten wie Kontakt, Über uns oder Impressum. Gescannte PDFs, die nur aus Bildern bestehen, kann die KI nicht lesen.

Daraus folgt eine einfache Regel: Die Antworten sind so gut wie Ihr Material. Steht Ihre Regel zu kurzfristigen Absagen nirgends, kann die KI sie nicht nennen. Weiß sie etwas nicht, soll sie das sagen und die Kontaktdaten aufnehmen, statt zu raten. Eine Garantie, dass sie nie danebenliegt, gibt es bei keinem Sprachmodell. Deshalb lohnt sich der Blick in die Gesprächsliste in den ersten Wochen.

Sie bucht Termine

Für Betriebe mit Terminen ist das meist der wichtigste Teil. Die KI kann Ihre Leistungen nennen, freie Zeiten prüfen, einen Termin anlegen und einen Termin stornieren. Im Chat und auf WhatsApp kann sie Termine außerdem verschieben, am Telefon nicht. Grundlage ist der integrierte Kalender von Klugon mit Ihren Öffnungszeiten, der Dauer jeder Leistung, den zuständigen Mitarbeitenden, Pufferzeiten und einer Mindestvorlaufzeit. Die Kundin bekommt die Bestätigung mit einer Buchungsnummer direkt im Gespräch.

Wie das im Detail funktioniert, auch mit Google-, Outlook- oder Apple-Kalender, erklärt die Seite zur KI-Terminbuchung.

Sie nimmt Anliegen für Ihr Team auf

Manche Gespräche brauchen einen Menschen. Die KI nimmt dann Name, Telefonnummer und Anliegen auf, legt das als Anfrage (Lead) an und sagt ehrlich, dass sich jemand meldet. Im Chat und auf den Messaging-Kanälen kann sie das Gespräch zusätzlich als "braucht eine Person" markieren.

Wichtig: Die KI kann ein Telefonat nicht an Sie durchstellen. Es gibt keine Live-Weiterleitung zu einem Menschen. "An Ihr Team übergeben" heißt bei Klugon: Das Anliegen steht vollständig im Postfach, und wenn Sie Slack oder Zapier verbunden haben (ab dem Business-Tarif), kommt dort eine Benachrichtigung an. Zurückrufen müssen Sie selbst. Eine E-Mail- oder Push-Benachrichtigung an Sie gibt es derzeit nicht.

Auf welchen Kanälen die virtuelle Rezeption arbeitet

Eine Rezeption ist heute nicht mehr nur das Telefon. Klugon bündelt die Kanäle in einem gemeinsamen Postfach.

Mehr zu den Text-Kanälen finden Sie auf den Seiten zum KI-Chatbot für Ihre Website und zum WhatsApp-Chatbot für Unternehmen. Alles rund um das Telefon behandelt die Seite zur KI-Telefonannahme.

Zwei Dinge macht die KI-Rezeption auf keinem Kanal: Sie ruft niemanden an, und sie verschickt keine SMS. Es gibt also keine Rückrufe durch die KI, keine Terminerinnerungen und keine automatischen Bestätigungs-E-Mails. Die Terminbestätigung ist die Antwort im laufenden Gespräch.

Ein Beispielgespräch am Telefon

Ein Beispielgespräch. Das Unternehmen ist erfunden.

Nach dem Gespräch steht der Termin im Buchungskalender von Klugon, das Telefonat erscheint im Postfach, und Herr Becker ist als Kontakt gespeichert. Eine Erinnerung am Vortag verschickt Klugon nicht. Wenn Sie Erinnerungen brauchen, organisieren Sie die weiterhin über Ihre bisherigen Wege.

Was die KI-Rezeption an Ihr Team abgibt

Eine gute virtuelle Rezeption erkennt ihre Grenzen. Legen Sie vorher fest, welche Gespräche die KI selbst zu Ende führt und welche sie nur aufnimmt.

Gespräche, die die KI selbst erledigen kann

• Auskünfte zu Öffnungszeiten, Anfahrt, Leistungen und Preisen
• Termine buchen und stornieren, im Chat auch verschieben
• Fragen, die in Ihrer Wissensdatenbank beantwortet sind (Ablauf, Vorbereitung, Stornoregeln)
• Produktfragen, wenn Sie einen Produktkatalog hinterlegt haben
• Kontaktdaten und Anliegen von Interessenten aufnehmen

Gespräche, die zu Ihrem Team gehören

• Beschwerden und Reklamationen
• individuelle Angebote, Kostenvoranschläge, Sonderwünsche
• alles, was eine fachliche Einschätzung braucht: medizinische Fragen, Rechtsfragen, Finanz- und Versicherungsberatung
• Notfälle

Bei den letzten beiden Punkten ist die Regel streng. Eine KI-Rezeption gibt keine medizinische, rechtliche oder finanzielle Beratung und nimmt keine Dringlichkeitseinschätzung vor. In einer Arztpraxis heißt das: Bei akuten Beschwerden verweist die KI auf den Notruf 112 oder den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116117 und nimmt ansonsten nur Name, Rückrufnummer und Anliegen auf. Hinterlegen Sie diese Regel ausdrücklich in Ihrem Wissen. Für Praxen haben wir eigene Seiten für die Arztpraxis und die Zahnarztpraxis, die auf Schweigepflicht und Praxisabläufe eingehen.

Was eine Übergabe praktisch bedeutet

Die KI markiert das Gespräch, speichert das Anliegen und benachrichtigt, falls verbunden, Slack oder Zapier. Ihr Team sieht im Postfach einen Hinweis "Braucht eine Person". Auf WhatsApp, Instagram, Messenger und Telegram können Sie direkt aus dem Postfach antworten, solange das 24-Stunden-Fenster von Meta offen ist. Bei Telefonaten und im Website-Chat rufen Sie bzw. schreiben Sie auf anderem Weg zurück.

Zwei Einschränkungen sollten Sie kennen: Die KI pausiert nach einer Übergabe nicht, sie antwortet im Chat weiter, wenn die Kundin weiterschreibt. Und es gibt keine Zuweisung an einzelne Mitarbeitende. Wer zurückruft, regeln Sie intern.

Für welche Betriebe sich eine KI-Rezeption eignet

Eine KI-Rezeption passt dort am besten, wo viele gleichartige Anfragen kommen und Termine eine feste Dauer haben.

• Arzt- und Therapiepraxen: Viele Anrufe zu Öffnungszeiten, Rezepten und Terminen, wenig Personal am Tresen. Medizinische Fragen bleiben beim Team. Siehe KI-Rezeptionist für die Arztpraxis.
• Zahnarztpraxen: Kontrolltermine, Prophylaxe, Neupatientenanfragen. Siehe KI-Telefonassistent für die Zahnarztpraxis.
• Friseure und Kosmetikstudios: Termine mit unterschiedlicher Dauer, Anfragen per Instagram und WhatsApp, oft während beide Hände beschäftigt sind. Siehe Online-Terminbuchung für Friseure.
• Restaurants: Reservierungen am Abend, Fragen zu Allergenen und Gruppengrößen. Siehe KI-Tischreservierung für Restaurants.
• Handwerksbetriebe: Anrufe, während alle auf der Baustelle sind, Anfragen aufnehmen statt verpassen. Siehe Telefonservice für Handwerker.

Weniger geeignet ist eine KI-Rezeption, wenn fast jeder Anruf eine individuelle Beratung braucht, wenn Anrufende regelmäßig sofort mit einer bestimmten Person verbunden werden müssen, oder wenn Ihre Kundschaft überwiegend in einer Sprache spricht, die Klugon am Telefon nicht anbietet.

Sprachen und Stimmen

Am Telefon spricht die KI Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch. Sie stellen die Sprache pro Assistent ein. Wenn Sie zum Beispiel eine deutsche und eine englische Nummer betreiben möchten, legen Sie zwei Assistenten an; die Zahl der Assistenten ist in keinem Tarif begrenzt. Polnisch und Türkisch sind am Telefon derzeit nicht verfügbar.

Für die Stimme wählen Sie aus zehn KI-Stimmen. Sie klingen natürlich, sind aber KI-generiert, und das sollten Anrufende auch erfahren.

Einrichtung Schritt für Schritt

Es gibt keinen separaten Einrichtungsassistenten. Nach der Registrierung landen Sie im Dashboard, wo für jedes Produkt eine kurze Checkliste wartet. So gehen Sie sinnvoll vor:

1. Konto anlegen und Produkt wählen. Klugon hat drei Produkte: KI-Sprachagent (Telefon), KI-Social-Agent (WhatsApp, Instagram, Messenger) und KI-Chatbot (Website). Sie können eines oder mehrere buchen. Jedes hat 7 Tage Testzeitraum.
2. Wissen hinterlegen. Leistungsliste mit Preisen und Dauer, Öffnungszeiten, Adresse, FAQ, Stornoregeln. Am schnellsten geht es mit dem Website-Scan plus einer eingefügten FAQ.
3. Leistungen und Kalender anlegen. Unter Leistungen tragen Sie Dauer und zuständige Mitarbeitende ein, dazu Taktung, Puffer, Vorlaufzeit und Schließtage.
4. Assistent einstellen. Sprache Deutsch, Stimme auswählen, eigene Begrüßung schreiben, in der die KI sich als KI zu erkennen gibt.
5. Im Browser testen. Während des Testzeitraums können Sie mit dem Assistenten im Browser sprechen und schreiben. Spielen Sie zehn typische Anrufe durch, auch schwierige.
6. Kanäle verbinden. Website-Widget einfügen, WhatsApp oder Instagram über Meta verbinden. Eine Rufnummer können Sie erst nach dem Testzeitraum hinzufügen.
7. Benachrichtigungen einrichten. Ab dem Business-Tarif Slack oder Zapier verbinden, damit Anfragen und Übergaben nicht nur im Postfach liegen.

Das Website-Widget ist tatsächlich in wenigen Minuten eingebunden. Für WhatsApp, Instagram und Messenger brauchen Sie dagegen eine Meta-Einrichtung, für Instagram zusätzlich die App-Prüfung durch Meta. Planen Sie dafür realistisch Zeit ein.

Ihre bestehende Rufnummer behalten

Eine Rufnummernmitnahme (Portierung) zu Klugon gibt es nicht. Sie behalten Ihre Nummer, indem Sie bei Ihrem Telefonanbieter eine Rufumleitung auf eine Klugon-Nummer einrichten, zum Beispiel nur bei Nichtmelden nach 20 Sekunden oder nur bei Besetzt. So nimmt Ihr Team weiter selbst ab, und die KI springt ein, wenn niemand kann. Ab dem Business-Tarif können Sie alternativ einen eigenen SIP-Trunk anbinden. Wie die Weiterleitung im Detail funktioniert, steht auf der Seite zur KI-Telefonannahme.

Was die KI Rezeption kostet

Alle Preise sind in US-Dollar. Die drei Produkte werden getrennt abgerechnet. Für eine Rezeption mit Telefon ist der KI-Sprachagent das zentrale Produkt.

Dazu kommen:

• Rufnummer: 9 US-Dollar pro Monat je Nummer, auch wenn Sie Ihre bestehende Nummer nur dorthin umleiten.
• Zusätzliche Sprachminuten: 15 US-Dollar je angefangene 100 Minuten.
• WhatsApp-Nummer im Social-Agent: 19 US-Dollar pro Monat.

Der KI-Social-Agent für WhatsApp, Instagram und Messenger beginnt bei 79 US-Dollar im Monat (300 Gespräche), der Website-Chatbot bei 49 US-Dollar im Monat (100 Gespräche). Ein "Gespräch" ist ein zusammenhängender Kundenverlauf, nicht eine einzelne Nachricht. Alle Tarife im Detail finden Sie auf der englischsprachigen Preisseite.

Wichtig für die Planung: Kalender-Anbindungen (Google, Outlook, Apple, Calendly), HubSpot, Zoho, Pipedrive sowie Slack und Zapier setzen beim Sprach- und Social-Agent den Business-Tarif voraus.

Der Testzeitraum

Sie können jedes Produkt 7 Tage lang testen. Dafür hinterlegen Sie beim Abschluss eine Zahlungsmethode. Belastet wird sie erst am Ende des Testzeitraums, und wenn Sie vorher kündigen, zahlen Sie nichts. Während des Tests testen Sie das Telefon im Browser, eine echte Rufnummer wird erst danach freigeschaltet.

Ein Rechenbeispiel mit offenen Annahmen

Nehmen wir eine Zahnarztpraxis an, die pro Werktag 40 Anrufe bekommt, mit durchschnittlich zwei Minuten Gesprächsdauer. Angenommen, die KI übernimmt nur die Anrufe, die das Team nicht schafft, also etwa ein Viertel. Das sind 10 Anrufe am Tag, 20 Minuten täglich, bei 21 Werktagen rund 420 Minuten im Monat. Der Starter-Tarif mit 1.000 Minuten reicht, inklusive einer Rufnummer kostet das 108 US-Dollar im Monat.

Nimmt dieselbe Praxis alle Anrufe über die KI an, wären es rund 1.680 Minuten. Dann ist der Business-Tarif mit 3.600 Minuten die passende Größe, für 299 US-Dollar plus 9 US-Dollar für die Nummer.

Ob sich das rechnet, hängt davon ab, was ein verpasster Anruf für Sie wert ist. Rechnen Sie es mit Ihren eigenen Zahlen durch: Wie viele Anrufe gehen heute verloren, wie viele davon wären ein Termin geworden, und was bringt ein Termin im Schnitt ein?

KI-Rezeption, Empfangskraft oder Telefonservice?

Die ehrliche Antwort: Für viele Betriebe ist es eine Kombination.

Wenn Ihre Stärke der persönliche Kontakt ist, bleibt der Mensch am Tresen. Die KI nimmt ihm die Mailbox, die Abendanrufe und die zwanzigste Frage nach den Öffnungszeiten ab.

Datenschutz und Transparenz

Eine KI-Rezeption verarbeitet personenbezogene Daten: Namen, Telefonnummern, Terminwünsche, manchmal auch Gesundheitsangaben. Dafür gelten die Regeln der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Was Klugon dazu beiträgt

Klugon wird von der Softaar Technologies UG (haftungsbeschränkt) in Dresden betrieben und unterliegt der DSGVO. Unterauftragsverarbeiter wie Google Firebase, OpenAI, Stripe und Telnyx sitzen in den USA, die Übermittlung ist über EU-Standardvertragsklauseln abgesichert, wie in der Datenschutzerklärung beschrieben. Die Daten jedes Unternehmens sind voneinander getrennt, die Wissenssuche ist auf Ihr Unternehmen beschränkt. Gespräche, Anfragen, Kunden und Auswertungen exportieren Sie als CSV und löschen einzelne Einträge selbst; eine vollständige Löschung beantragen Sie per E-Mail. Anrufe werden nicht aufgezeichnet, das Audio wird nur zur Verarbeitung gestreamt.

Wir behaupten nicht, dass alle Daten in der EU gespeichert werden, und wir haben keine Zertifizierungen wie ISO 27001.

Was Sie selbst regeln sollten

• Datenschutzhinweise: Ergänzen Sie Ihre Datenschutzerklärung um den Einsatz der KI-Rezeption und nennen Sie Klugon als Dienstleister.
• Auftragsverarbeitung: Klären Sie vor dem Start, wie die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO geregelt ist. Schreiben Sie uns dazu an contact@softaar.com.
• Gesundheitsdaten: In Praxen gelten zusätzlich die Schweigepflicht und Art. 9 DSGVO. Halten Sie die KI so knapp wie möglich: Name, Rückrufnummer, Terminwunsch, keine Befunde.
• Orientierung der Aufsichtsbehörden: Die Datenschutzkonferenz hat eine Orientierungshilfe zu Künstlicher Intelligenz und Datenschutz veröffentlicht, und der Bundesbeauftragte für den Datenschutz (BfDI) informiert laufend zu KI-Themen.

Sagen Sie, dass eine KI spricht

Die europäische KI-Verordnung sieht in Art. 50 vor, dass Menschen informiert werden, wenn sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht ohnehin offensichtlich ist. Unabhängig von der rechtlichen Feinheit ist es schlicht fair. Weil die Standardbegrüßung von Klugon das nicht sagt, gehört der Hinweis in Ihre eigene Begrüßung. Für Arztpraxen lohnt zusätzlich ein Blick in die Hinweise der Bundesärztekammer zur Schweigepflicht und Digitalisierung.

So messen Sie, ob die KI-Rezeption funktioniert

Nach zwei bis vier Wochen sollten Sie eine erste Bilanz ziehen. Klugon liefert dafür eine Auswertung mit Gesprächen, Telefonaten und Gesprächsminuten, Buchungen, Anfragen, dem Anteil der Gespräche ohne Übergabe, den stärksten Uhrzeiten und Wochentagen sowie der Verteilung nach Kanal. Auf der Insights-Seite sehen Sie die häufigsten Fragen der letzten 30 Tage und die "Fragen ohne gute Antwort".

Konkret prüfen Sie:

• Wie viele Termine kamen außerhalb Ihrer Öffnungszeiten herein? Das sind Termine, die sonst auf der Mailbox gelandet wären.
• Welche Fragen hat die KI nicht gut beantwortet? Ergänzen Sie dafür Ihr Wissen. Das ist die wirksamste Verbesserung.
• Wie viele Gespräche wurden übergeben, und warum? Wenn es viele sind, fehlt der KI Information oder sie bekommt Anfragen, die nicht zu ihr gehören.
• Werden Übergaben zügig erledigt? Die Insights-Seite zeigt offene Übergaben und Anfragen, die seit zwei Tagen unbearbeitet sind.

Lesen Sie außerdem regelmäßig Gespräche im Postfach nach. Bei Telefonaten kann es sein, dass dort vor allem die Seite der KI protokolliert ist, nicht jedes Wort der Anrufenden. Für einen Eindruck, ob die KI richtig reagiert, reicht das meist aus.

Ehrliche Grenzen auf einen Blick

• Keine Weiterleitung eines Anrufs an einen Menschen, nur Markierung und Benachrichtigung über Slack oder Zapier.
• Keine ausgehenden Anrufe, keine SMS, keine Terminerinnerungen, keine automatischen Bestätigungen per E-Mail oder WhatsApp.
• Keine Gesprächsaufzeichnungen und keine vollständigen Wortprotokolle beider Seiten.
• Am Telefon kein Verschieben von Terminen, nur Buchen und Stornieren.
• Keine Rufnummernportierung, Rufnummern erst nach dem Testzeitraum.
• Keine E-Mail-Benachrichtigung an Sie bei neuen Anfragen.
• Telegram funktioniert nur eingeschränkt und ist nicht für jeden Betrieb selbst einrichtbar.

Wenn einer dieser Punkte für Ihren Betrieb entscheidend ist, ist Klugon heute vielleicht nicht die richtige Wahl. Lieber sagen wir das vorher.

Häufige Fragen

Was ist eine KI Rezeption?

Eine KI-Rezeption ist eine Software, die Anrufe und Nachrichten für Ihr Unternehmen annimmt, Fragen aus Ihrem hinterlegten Wissen beantwortet, Termine bucht und Anliegen für Ihr Team aufnimmt. Bei Klugon arbeitet sie am Telefon, im Website-Chat, auf WhatsApp, Instagram und im Messenger.

Kann die KI Anrufe zu mir durchstellen?

Nein. Die KI nimmt das Anliegen auf, markiert das Gespräch im Postfach und benachrichtigt Slack oder Zapier, wenn verbunden. Den Rückruf übernehmen Sie oder Ihr Team.

Spricht die KI-Rezeption Deutsch?

Ja. Am Telefon spricht sie Deutsch, Englisch, Französisch, Spanisch, Italienisch, Portugiesisch, Niederländisch, Japanisch und Arabisch. Schreiben Sie für deutsche Anrufende eine eigene deutsche Begrüßung, denn die Standardbegrüßung ist englisch.

Kann ich meine Telefonnummer behalten?

Ja, über eine Rufumleitung bei Ihrem Anbieter auf eine Klugon-Nummer für 9 US-Dollar im Monat, oder ab dem Business-Tarif über einen eigenen SIP-Trunk. Eine Portierung zu Klugon ist nicht möglich.

Brauche ich für den Test eine Kreditkarte?

Ja, beim Start des 7-tägigen Testzeitraums hinterlegen Sie eine Zahlungsmethode. Belastet wird sie erst nach Ablauf, und wenn Sie vorher kündigen, entstehen keine Kosten.

Schickt die KI Terminbestätigungen oder Erinnerungen?

Nein. Die Bestätigung mit Buchungsnummer erfolgt direkt im Gespräch. Erinnerungen per SMS, E-Mail oder WhatsApp verschickt Klugon nicht.

Werden Anrufe aufgezeichnet?

Nein. Klugon zeichnet keine Anrufe auf. Jedes Telefonat erscheint aber im Postfach, mit Dauer und Gesprächsverlauf.

Ist die KI-Rezeption für Arztpraxen geeignet?

Für Organisatorisches ja: Öffnungszeiten, Termine, Rezeptanfragen aufnehmen. Medizinische Beratung oder Dringlichkeitseinschätzungen übernimmt sie nicht, und bei Gesundheitsdaten sollten Sie Schweigepflicht und DSGVO besonders sorgfältig prüfen.

Was passiert, wenn die KI etwas nicht weiß?

Sie soll das offen sagen und Name, Nummer und Anliegen aufnehmen. Solche Fragen sehen Sie auf der Insights-Seite unter "Fragen ohne gute Antwort" und können Ihr Wissen gezielt ergänzen.

Wenn Sie zuerst sehen möchten, wie das alles zusammenspielt, finden Sie auf der deutschen Startseite von Klugon die Übersicht über alle Funktionen. Ansonsten ist der schnellste Weg, die KI-Rezeption mit Ihren eigenen Leistungen im Browser zu testen: Konto anlegen, Wissen hochladen, zehn typische Anrufe durchspielen.