موظف استقبال بالذكاء الاصطناعي للصالونات والحلاقين والمنتجعات وأعمال التجميل

الساعة 11:40 صباحًا يوم السبت. أنت في منتصف صبغ جذور إحدى العميلات، والمساعد يغسل التونر، والهاتف على المكتب رنّ أربع مرات خلال عشر دقائق. إحدى المكالمات من عميلة دائمة تريد التأكد من موعدها. وأخرى من عميلة جديدة تريد صبغ شعر كامل بالهايلايت قبل حفل زفاف. لا يمكنك خلع قفازيك لأي من المكالمتين، وستتصل العميلة الجديدة بالصالون التالي الذي تجده على Google قبل أن تنتهي من تقسيم الشعر.

موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي للصالونات هو برنامج يجيب عن الهاتف ورسائل Instagram وWhatsApp عندما لا تستطيع ذلك. يعرف قائمة أسعارك ومدد خدماتك ومن يقدّم كل خدمة في الفريق، لذلك يمكنه ذكر سعر «يبدأ من»، وشرح قاعدة اختبار الحساسية، وحجز الموعد المناسب مع الشخص المناسب. تشرح هذه الصفحة كيف يبدو ذلك عمليًا للصالونات وأعمال التجميل: المكالمات التي تتلقاها، وما يمكن للذكاء الاصطناعي التعامل معه، وما ينبغي أن يعيده إليك، ومحادثتان نموذجيّتان، وقائمة إعداد، والتكلفة، والقواعد التي تحتاج إلى وضعها في الاعتبار.

وسنوضح الحدود أيضًا. Klugon لا يرسل رسائل تذكير، ولا يقبل العربون، ولا يستطيع تحويل المتصل إليك. إذا قرأت صفحات أخرى تعدك بهذه الأمور، فستخبرك هذه الصفحة بما يمكنك فعله بدلًا من ذلك.

المكالمات والرسائل التي يتلقاها الصالون

يعرف معظم أصحاب الصالونات هذا النمط دون الحاجة إلى تقرير. يكون الهاتف أكثر انشغالًا في الأوقات التي لا تستطيع فيها الرد تحديدًا: صباح السبت، ووقت الغداء في أيام الأسبوع، والساعة التي تلي انتهاء الناس من العمل. وتتراكم الرسائل مساءً، عندما يتصفح العملاء Instagram من الأريكة ويقررون أنهم يريدون ترتيب أظافرهم ليوم الجمعة.

وتندرج المكالمات نفسها ضمن عدد صغير من الأنواع.

أسئلة الأسعار والخدمات

«كم تبلغ تكلفة الهايلايت الكامل؟» «هل تقدمون بالياج للشعر القصير؟» «ما الفرق بين المانيكير الجِل وBIAB؟» «هل تهذيب اللحية مشمول مع تدريج الشعر؟» هذه هي غالبية مكالمات العملاء الجدد. والإجابة الصادقة عادةً هي سعر «يبدأ من» مع توضيح يتعلق بطول الشعر أو كثافته أو حالته، وتقدم معظم الصالونات هذه الإجابة بالطريقة نفسها في كل مرة. وهذا يجعلها مناسبة جدًا لذكاء اصطناعي يملك قائمة أسعارك أمامه.

الحجز وتغيير الموعد وإلغاؤه

يتصل العملاء الدائمون لحجز قصة الشعر أو الصبغة التالية، أو لتغيير الموعد بسبب العمل، أو لإلغائه لأن طفلًا مريض. ويتصل العملاء الجدد للسؤال عما هو متاح هذا الأسبوع. وكثير من العملاء يفضلون مصففًا معينًا، وهو أمر أهم لديهم من الوقت نفسه: «لا أتعامل إلا مع جيس» جملة شائعة على هاتف الصالون، ووظيفة موظف الاستقبال هي العثور على أقرب موعد متاح لجيس، وليس أي موعد.

اختبارات الحساسية واستشارات اللون

إذا كنت تستخدم صبغة دائمة أو شبه دائمة، فستكون لديك سياسة لاختبار الحساسية. تتبع معظم الصالونات تعليمات الشركة المصنّعة للصبغة، والتي تطلب عادةً إجراء اختبار جلدي قبل الصبغة بـ48 ساعة. وتقدم هيئة الخدمات الصحية الوطنية NHS النصيحة نفسها بإجراء الاختبار قبل 48 ساعة لمن يصبغون شعرهم في المنزل، في صفحة تفاعلات صبغة الشعر، وتذكر أن الأعراض قد تستغرق حتى 72 ساعة للظهور. وعلى الهاتف، يتحول ذلك إلى أسئلة مثل: «صبغت شعري لديكم العام الماضي، هل أحتاج إلى اختبار آخر؟» و«هل يمكنني الحضور قبل الموعد بساعة فقط؟» وتظهر استشارات اللون عند إجراء تغييرات كبيرة أو تصحيح لون أو تركيب وصلات، عندما تريد رؤية الشعر قبل تحديد السعر.

حفلات الزفاف وحفلات التخرج والمناسبات

يجلب موسم الزفاف، الذي يمتد تقريبًا من أواخر الربيع إلى أوائل الخريف، حجوزات التجارب، والحجوزات الجماعية لحفل الزفاف في صباح واحد، وأسئلة عن الانتقال إلى مكان المناسبة. أما موسم حفلات التخرج فيجلب اندفاعًا لحجوزات تسريحات الشعر والأظافر خلال فترة قصيرة. وفي ديسمبر تزداد حجوزات تسريحات الحفلات والأظافر والرموش. تحتاج هذه المكالمات إلى عناية أكبر من قصة الشعر، لأنها تشمل عدة أشخاص وغالبًا موعدًا لا يمكن تغييره.

كل ما عدا ذلك

ساعات العمل، ومواقف السيارات، وما إذا كنت تستقبل العملاء دون موعد، وما إذا كنت تبيع نوعًا معينًا من الشامبو، وكيفية شراء قسيمة هدية، وما إذا كانت قصات الأطفال أرخص، وما إذا كان أحد المصففين قد عاد من الإجازة. ثم هناك المكالمات التي لا يريدها أحد: عميلة غير راضية عن لون شعرها، أو رد فعل بعد علاج، أو خلاف حول رسوم الإلغاء.

كيف تختلف الأمور بين أنواع الأعمال

يتلقى محل الحلاقة مكالمات أكثر من نوع «كم مدة الانتظار؟» واستشارات أقل. ويتلقى محل الأظافر رسائل أكثر في المساء مرفقة بصور للتصميم المطلوب. أما المنتجع فيتلقى مكالمات أكثر من الأزواج وعن قسائم الهدايا، والكثير من أسئلة «هل المسبح مشمول؟». وتتلقى عيادة التجميل أسئلة ذات طابع طبي لا ينبغي للذكاء الاصطناعي الإجابة عنها. نتناول كل نوع بمزيد من التفصيل في الصفحات الخاصة به، والمرتبطة أدناه.

ما الذي يتولاه موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي للصالونات؟

أفضل طريقة للتفكير في موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي هي اعتباره موظفًا مبتدئًا مدرّبًا جيدًا على مكتب الاستقبال، قرأ كل سياسة كتبتها ولا يفقد هدوءه يوم السبت. فهو يجيب استنادًا إلى ما قدمته له، ويحجز في دفتر المواعيد وفق القواعد التي وضعتها. إليك ما يغطيه ذلك مع Klugon.

الرد عبر الهاتف وWhatsApp وInstagram وموقعك الإلكتروني

يجيب موظف الهاتف بالذكاء الاصطناعي من Klugon عن المكالمات الواردة على رقم تحوّل إليه خط الصالون، خلال الساعات التي تكون فيها خطتك مفعّلة. ويمكن للمساعد نفسه الرد على WhatsApp ورسائل Instagram وFacebook Messenger ونافذة الدردشة في موقعك، بحيث يحصل العميل على الإجابة نفسها عن سعر البالياج أيًا كانت الطريقة التي سأل بها. وتصل كل المكالمات والرسائل إلى صندوق وارد واحد في لوحة التحكم.

وهو يجيب عن المكالمات بالإنجليزية والألمانية والفرنسية والإسبانية والإيطالية والبرتغالية والهولندية واليابانية والعربية. وإذا كانت منطقتك تضم عددًا كبيرًا من المتحدثين بالإسبانية أو العربية، فقد يكون ذلك وحده سببًا كافيًا لاستخدامه.

تقديم الأسعار من قائمة خدماتك

تقدم للمساعد خدماتك وأسعارك، إما بكتابتها أو بلصق النص أو برفع قائمة الأسعار بصيغة PDF أو Word. ويمكنه أيضًا قراءة الصفحة الرئيسية لموقعك وعدد من الصفحات الأساسية. ثم يقدم الأسعار استنادًا إلى ذلك، بما في ذلك أسعار «تبدأ من» والشروط المرتبطة بها. فإذا كانت قائمة الأسعار توضح أن الشعر الطويل أو الكثيف يكلف أكثر، فسيذكر ذلك. وإذا كانت الخدمة تحتاج إلى استشارة قبل تحديد السعر النهائي، فسيذكر ذلك أيضًا ويعرض حجز الاستشارة.

حجز الخدمة والمدة والمصفف المناسب

يضم Klugon تقويمًا مدمجًا للحجوزات. تحدد ساعات العمل، ومدة كل خدمة، وأعضاء الفريق الذين يقدمون كل خدمة، والفاصل الزمني بعد المواعيد، والمهلة المطلوبة، ومدة الحجز المسبق المتاحة للعملاء. عندما يطلب عميل قصًا وصبغة مع جيس، يبحث المساعد فقط عن وقت متاح لجيس ويمتد بما يكفي للخدمة، ولن يحجز لها موعدين في الوقت نفسه. وعندما يطلب العميل «أي شخص»، يمكنه عرض من لديه وقت متاح. ويُضاف الحجز إلى قائمة حجوزاتك في Klugon ويحصل العميل على مرجع في المحادثة نفسها. يمكنك معرفة المزيد عن طريقة عمل الحجز في صفحة حجز المواعيد بالذكاء الاصطناعي.

وفي الدردشة وWhatsApp أو Instagram، يمكنه نقل الحجز إلى وقت جديد وإلغاؤه أيضًا. أما في المكالمات الهاتفية فيمكنه الحجز والإلغاء، لكنه لا يتيح إعادة الجدولة بخطوة واحدة. لذلك، إذا أراد المتصل تغيير الموعد، اكتب للمساعد تعليمات حول طريقة التعامل التي تفضلها، ثم اختبرها.

شرح قواعد اختبارات الحساسية والاستشارات

هنا يثبت موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي قيمته في صالون الألوان. تكتب قاعدتك مرة واحدة، مثل: «يحتاج العملاء الجدد للون، وأي شخص لم يضع لونًا لدينا خلال الأشهر الستة الماضية، إلى اختبار جلدي قبل الموعد بـ48 ساعة على الأقل»، ويطبق المساعد القاعدة أثناء المحادثة. ويسأل العميل السؤال المناسب، ويشرح السبب، ويمكنه حجز الاختبار كخدمة قصيرة مستقلة قبل موعد الصبغة. ولن ينسى طرح السؤال في يوم سبت مزدحم.

هناك تنبيهان. القاعدة موجودة في تعليماتك ومعرفتك، وليست فحص حجز مبرمجًا، لذلك اختبرها قبل بدء الاستخدام وراجع حجوزات الصبغة خلال الأسابيع الأولى. كما ينبغي ألا يقرر المساعد ما إذا كان الشخص يستطيع استخدام الصبغة بأمان. فهذا قرارك، وتتخذه في الصالون.

التعامل مع الأسئلة اليومية

تستند الإجابات عن مواقف السيارات، والعملاء دون موعد، وقسائم الهدايا، والمنتجات التي توفرها، وأسعار الأطفال، وإمكانية الوصول، وما إذا كنت مفتوحًا في العطلة الرسمية إلى ما كتبته. وإذا ظهر سؤال لا يملك إجابة عنه، فسيقول ذلك ويضع علامة على المحادثة لك بدلًا من التخمين. وتعرض صفحة الإحصاءات في لوحة التحكم «الأسئلة التي لا تملك إجابة جيدة»، لتعرف ما الذي ينبغي إضافته بعد ذلك.

جمع تفاصيل الخدمات التي لا ينبغي له حجزها

في حفلات الزفاف، وتصحيح اللون، وتركيب الوصلات، قد ترغب في التحدث إلى العميل بنفسك. يستطيع المساعد جمع التفاصيل، مثل الاسم والرقم والتاريخ وعدد الأشخاص وما يريدونه، وحفظها كعميل محتمل، ثم وضع علامة عليها لك. وتتصل به عندما تكون بين عميلين.

ما الذي ينبغي أن يعيده إليك؟

توجد في كل صالون محادثات تحتاج إلى شخص. والهدف من إعداد موظف استقبال بالذكاء الاصطناعي جيدًا هو تحديد هذه المحادثات بوضوح، والتأكد من وصولها إليك.

كيف تعمل الإحالة إلى شخص مع Klugon؟

عندما تحتاج المحادثة إليك، يضع المساعد علامة تفيد بأنها تحتاج إلى شخص. وتظهر في صندوق الوارد لديك مع شريط «تحتاج إلى شخص»، وإذا ربطت Slack أو Zapier، يصل إشعار إلى هناك. لا يحوّل المكالمة إلى هاتفك المحمول، ولا يستطيع إبقاء المتصل على الانتظار أثناء البحث عنك. وفي الهاتف، يخبر المتصل بأن أحدًا من الصالون سيتواصل معه، ويجمع تفاصيله. وفي WhatsApp وInstagram وMessenger، يمكنك الرد على العميل من صندوق وارد Klugon ضمن نافذة المراسلة التي تبلغ 24 ساعة لدى Meta. أما في الهاتف ودردشة الموقع، فتتصل بالعميل أو تراسله بنفسك.

هناك أمر ينبغي معرفته: وضع علامة على المحادثة لا يمنع المساعد من الرد. فإذا واصل العميل إرسال الرسائل، يواصل المساعد الإجابة. معظم الصالونات لا تمانع ذلك، لكن من المهم معرفته قبل الاعتماد عليه.

مكالمات ينبغي ألا يتولاها الذكاء الاصطناعي بمفرده

• ردود الفعل والإصابات. العميلة التي تقول إن فروة رأسها تحترق أو إن عينيها تتورمان بعد تركيب الرموش تحتاج إلى نصيحة طبية، لا إلى سياسة الصالون. اكتب تعليمات تطلب من المساعد تقديم عبارة السلامة المعتادة لديك، مثل الاتصال بالرقم 999 عند تورم الشفتين أو الفم أو الحلق، أو عند صعوبة التنفس، وفقًا لنصيحة NHS، ووضع علامة على المحادثة فورًا. لا تسمح له بتقديم تطمين أو تشخيص.
• الشكاوى والمبالغ المستردة. تريد العميلة غير الراضية عن اللون أن يسمعها الشخص الذي نفذ اللون أو أنت. ينبغي للمساعد إبداء التفهم، وجمع التفاصيل، ووضع علامة على المحادثة. ولا ينبغي له عرض إعادة الخدمة مجانًا أو رد المبلغ، إلا إذا كتبت بالضبط الحالات التي تفعل فيها ذلك.
• رسوم الإلغاء والخلافات. أيًا كانت سياستك، فإن تطبيقها يحتاج إلى محادثة بشرية.
• تصحيح اللون والتغييرات الكبيرة. عبارة «صبغت شعري بالأسود في المنزل وأريد تحويله إلى أشقر بلاتيني» تحتاج إلى استشارة مع مختص بالألوان. يحجز المساعد الاستشارة، ولا يحدد السعر.
• الأسئلة الطبية في عيادات التجميل والمنتجعات. الحمل، والأدوية، وحالات البشرة، والعمليات الجراحية الحديثة. تكون هذه القائمة أطول وأكثر صرامة في عيادة التجميل؛ راجع قسم الامتثال أدناه.
• أي شيء يتعلق بسلامة طفل أو عميل في حالة ضيق. ضع علامة على المحادثة ودع شخصًا يقرر.

محادثات نموذجية

كُتبت هذه المحادثات لهذه الصفحة. الشركات والأشخاص مختلقون، وهي توضح نوع المحادثات التي يمكنك إعدادها، وليست تسجيلات لمكالمات حقيقية.

مكالمة نموذجية: عميلة جديدة للون الشعر

مكالمة هاتفية نموذجية. الصالون «Larch and Lime Hair» مختلق. الساعة 11:45 صباحًا يوم السبت، وجميع المصففين منشغلون مع عملاء.

الذكاء الاصطناعي: مرحبًا، شكرًا لاتصالك بـLarch and Lime Hair. كيف يمكنني مساعدتك اليوم؟

المتصل: مرحبًا، أود حجز بالياج، ويفضل أن يكون مع بريا. هذه أول زيارة لي لديكم.

الذكاء الاصطناعي: رائع، بريا متخصصة في البالياج. السعر يبدأ من 120 جنيهًا إسترلينيًا، وتستغرق الخدمة نحو ثلاث ساعات، بما في ذلك التونر. يعتمد السعر النهائي على طول الشعر وكثافته، وستؤكده بريا عندما ترى شعرك. قبل الصبغة، نطلب من العملاء الجدد إجراء اختبار جلدي سريع قبل الموعد بـ48 ساعة على الأقل. يستغرق نحو عشر دقائق. هل يناسبك ذلك؟

المتصل: حسنًا. لا أستطيع الحضور مرتين هذا الأسبوع.

الذكاء الاصطناعي: أتفهم ذلك. يمكن إجراء الاختبار في أي يوم نكون فيه مفتوحين، على يد أي فرد من الفريق، ولا يشترط أن يكون مع بريا. أقرب مواعيد البالياج مع بريا هي الخميس الساعة 10:00 أو السبت القادم الساعة 9:30. إذا اخترت السبت القادم، يمكنك الحضور لإجراء الاختبار في أي وقت من الثلاثاء إلى الخميس هذا الأسبوع.

المتصل: السبت القادم مناسب. هل يمكنني إجراء الاختبار يوم الأربعاء بعد العمل؟

الذكاء الاصطناعي: نغلق يوم الأربعاء الساعة 7:00 مساءً، ولدي موعد متاح الساعة 5:45 لاختبار الجلد. هل أحجزه، وأحجز البالياج مع بريا السبت القادم الساعة 9:30؟

المتصل: نعم، من فضلك.

الذكاء الاصطناعي: هل يمكنني الحصول على اسمك ورقم هاتف محمول؟

المتصل: هانا ويب، 07700 900123.

الذكاء الاصطناعي: شكرًا لك يا هانا. تم حجز اختبار الجلد يوم الأربعاء الساعة 5:45، والبالياج مع بريا السبت القادم الساعة 9:30. مرجعك هو LL-4821. إذا احتجت إلى تغيير أي منهما، فاتصلي بنا أو راسلينا. هل يمكنني مساعدتك في شيء آخر؟

المتصل: هل توجد مواقف للسيارات؟

الذكاء الاصطناعي: توجد خلف الصالون في Mill Lane ساحة انتظار برسوم، وهي مجانية بعد الساعة 6 مساءً في أيام الأسبوع، ولذلك ستكون مجانية عند حضورك لاختبار الأربعاء.

ما الذي حدث هنا: حجزان بالترتيب الصحيح، مع الشخص المناسب للون وأي شخص للاختبار، وكلاهما في تقويم Klugon الخاص بالصالون. ما الذي لم يحدث: لم يُدفع أي عربون، ولن تُرسل رسالة تذكير تلقائيًا. إذا كان صالونك يعتمد على العربون للصبغات، فهذه حالة يشرح فيها المساعد سياسة العربون ويرسل للعميلة رابط الحجز في Fresha أو Booksy، كما هو موضح في قسم الإعداد.

رسالة Instagram نموذجية: سؤال في التجميل يحتاج إلى شخص

محادثة نموذجية على Instagram. العيادة «Fern Street Skin» مختلقة. الساعة 10:10 مساءً يوم الثلاثاء.

العميلة: مرحبًا، هل تقدمون علاج التجاعيد؟ كم السعر للجبين؟ وأنا مرضعة، هل هذا مناسب؟

الذكاء الاصطناعي: مرحبًا، شكرًا لتواصلك معنا. تبدأ علاجات الخطوط والتجاعيد في Fern Street Skin دائمًا باستشارة مع الممرضة الواصفة كلير، التي ستراجع تاريخك الطبي وما إذا كان العلاج مناسبًا لك. لا يمكننا تقديم نصيحة عن الرضاعة أو أي سؤال طبي عبر الرسائل، لذلك أحلت سؤالك إلى كلير وسترد عليك هنا.

العميلة: حسنًا، كم تكلفة الاستشارة؟

الذكاء الاصطناعي: تكلفة الاستشارة 25 جنيهًا إسترلينيًا وتستغرق 30 دقيقة. لدى كلير موعد يوم الخميس الساعة 4:30 أو السبت الساعة 10:00. هل ترغبين في أحدهما؟

العميلة: السبت.

الذكاء الاصطناعي: تم حجز استشارة مع كلير يوم السبت الساعة 10:00، ومرجعك FS-2207. وسترد كلير أيضًا على سؤالك هنا قبل ذلك الموعد. هل هناك أي شيء آخر؟

ما الذي حدث هنا: لم يعلن المساعد عن علاج لا يُصرف إلا بوصفة باسمه، ولم يذكر سعر الحقن، ولم يجب عن السؤال الطبي. حجز الاستشارة ووضع علامة على المحادثة. وترى كلير شريط «تحتاج إلى شخص» في صندوق الوارد، وترد على Instagram في صباح اليوم التالي، ضمن نافذة Meta البالغة 24 ساعة.

قائمة إعداد صالون

يمكنك التسجيل واختبار المساعد في متصفحك في اليوم نفسه. يستغرق تشغيل خط الهاتف وحسابات التواصل الاجتماعي وقتًا أطول، غالبًا بسبب خطوات إعداد Meta، ولأن أرقام الهاتف لا يمكن إضافتها إلا بعد انتهاء التجربة المجانية. إليك الترتيب الذي نوصي بالعمل وفقه.

1. حدد مكان حفظ الحجوزات

هذا هو القرار الأهم، لذا ابدأ به. يحجز Klugon في تقويمه المدمج. ولا يحجز داخل Fresha أو Booksy أو Phorest أو أي برنامج آخر للصالونات، ولا يتزامن معها. وهذا يترك ثلاثة إعدادات عملية.

• استخدام Klugon كدفتر مواعيدك. الخيار الأبسط إذا كنت صالونًا صغيرًا أو معالجًا متنقلًا أو نشاطًا جديدًا لا يستخدم برنامجًا للصالونات. تحفظ جميع الحجوزات، من الذكاء الاصطناعي ومنك، في قائمة حجوزات Klugon.
• استخدام Klugon لبعض الخدمات وبرنامج الصالون للخدمات الأخرى. مثلًا، يحجز الذكاء الاصطناعي اختبارات الجلد والاستشارات في Klugon، بينما تبقى مواعيد الصبغة في نظامك الحالي. ويتطلب هذا الالتزام بتحديد التقويم المرجعي لكل عضو من أعضاء الفريق.
• استخدام Klugon للرد وبرنامج الصالون للحجز. يجيب المساعد عن أسئلة الأسعار والسياسات والتوافر، ويشارك رابط الحجز في Fresha أو Booksy من مكتبة الروابط في الرسائل على WhatsApp وInstagram ودردشة الموقع. ولا يستطيع إرسال رابط في المكالمات الهاتفية، إذ لا توجد رسائل نصية، لذلك يجمع تفاصيل العميل ويضع علامة عليه للاتصال به. وهكذا تبقى العربونات والتذكيرات في النظام الذي يتعامل معها أصلًا.

إذا كنت تقارن برامج الحجز عمومًا، توضح صفحاتنا عن بدائل Fresha وبدائل Booksy الحالات التي يكون فيها كل برنامج هو الخيار الأفضل.

2. اربط تقويمًا إذا كنت تستخدم واحدًا

في خطط Business وما فوقها، يستطيع Klugon أيضًا التحقق من Google Calendar أو Outlook أو Apple Calendar لمعرفة الأوقات المشغولة وإضافة الأحداث عبر أدوات التقويم، كما يمكنه إرسال رابط Calendly. بالنسبة إلى Google Calendar، تلصق مفتاح حساب الخدمة ومعرّف التقويم، ثم تشارك التقويم مع حساب الخدمة. لا تتم هذه العملية بمزامنة تلقائية ثنائية الاتجاه: يظل الحجز الرئيسي في تقويم Klugon، لذلك تعامل مع التقويم الخارجي كفحص إضافي لا كدفتر المواعيد الرئيسي.

3. أضف الخدمات والمدد والموظفين

• كل خدمة، بمدتها الفعلية بما في ذلك وقت المعالجة. فصبغ الشعر الكامل بالهايلايت لا يستغرق مدة صبغ نصف الشعر.
• أعضاء الفريق الذين يقدمون كل خدمة. إذا كان شخصان فقط يقدمان خدمات الوصلات، فاذكر ذلك.
• خدمات قصيرة لاختبارات الجلد والاستشارات، حتى يمكن حجزها بشكل مستقل.
• فاصل زمني بعد المواعيد إذا كنت تحتاج إلى وقت للتنظيف والتجهيز.
• الحد الأدنى للمهلة، والافتراضي 60 دقيقة، والمدة التي يمكن للعملاء الحجز خلالها مسبقًا.
• تواريخ الإغلاق للعطلات الرسمية وأيام التدريب.

4. اكتب سياساتك

• قاعدة اختبار الحساسية، في جملة أو جملتين يمكن للمساعد تكرارهما.
• سياسة الإلغاء والتأخر.
• سياسة العربون، إذا كانت لديك واحدة، ومكان دفعه.
• سياسة الأطفال، وسياسة استقبال العملاء دون موعد، وما يحدث إذا تأخر العميل.
• قائمة الإحالات المذكورة في القسم السابق.

ألصق هذه المعلومات كنص أو ارفع مستندًا. وارفع قائمة الأسعار أيضًا. لا يمكن قراءة ملفات PDF الممسوحة ضوئيًا، لذلك استخدم PDF يحتوي على نص فعلي أو ملف Word أو ألصق النص مباشرة.

5. اكتب التحية

التحية الافتراضية هي «مرحبًا! شكرًا لاتصالك» متبوعة باسم نشاطك. نقترح كتابة تحية خاصة بك توضح للمتصل أنه يتحدث إلى مساعد الصالون بالذكاء الاصطناعي. فهذا أكثر صدقًا، ويعرف العملاء الذين يفضلون التحدث إلى شخص أنهم يستطيعون طلب ذلك.

6. اختبره في المتصفح

خلال التجربة المجانية التي تمتد 7 أيام، يمكنك التحدث إلى المساعد في المتصفح ومحادثته كتابيًا. حاول إرباكه: اطلب لونًا دون اختبار حساسية، واسأل عن جيس في يوم إجازتها، واسأل عن رد فعل تحسسي. عدّل التعليمات حتى يتصرف كما تريد.

7. اربط قنواتك

• الموقع الإلكتروني: ألصق وسم script واحدًا قبل وسم body الختامي في موقعك. يعمل ذلك مع أي منشئ مواقع يتيح لك إضافة كود.
• WhatsApp: اربط رقم WhatsApp Business عبر Cloud API من Meta. ستحتاج إلى تطبيق Meta، ومعرّف رقم هاتف، ورمز وصول. راجع صفحة روبوت WhatsApp للدردشة بالذكاء الاصطناعي لمعرفة المتطلبات.
• Instagram: اربط حساب Instagram احترافيًا بصفحة Facebook ثم اتصل به. يجب أن توافق Meta على إذن المراسلة قبل أن يتمكن الجمهور من مراسلة المساعد.
• الهاتف: بعد انتهاء التجربة، احصل على رقم Klugon وحوّل خط الصالون إليه. تحتفظ برقمك الحالي، ولا حاجة إلى نقله. يوضح دليلنا حول الاحتفاظ برقمك مع تحويل المكالمات خيارات التحويل.

8. أخبر الفريق بمكان المتابعة

حدد من يتفقد صندوق الوارد ومتى. اربط Slack أو Zapier إذا أردت إشعارًا عند وصول حجوزات وإحالات جديدة؛ لا يرسل Klugon إشعارات بالبريد الإلكتروني أو الهاتف إلى الصالون.

التكلفة

لدى Klugon ثلاثة منتجات، وأسعارها بالدولار الأمريكي، ولا تدفع إلا مقابل المنتجات التي تستخدمها. وتأتي المنتجات الثلاثة مع تجربة مجانية لمدة 7 أيام؛ ويلزم إدخال بطاقة، وتُخصم الرسوم عند انتهاء التجربة ما لم تلغها. الفوترة السنوية أرخص بنسبة 20%. تتوفر التفاصيل الكاملة في صفحة الأسعار.

الإضافات: رقم الهاتف مقابل $9 شهريًا، ورقم WhatsApp المرتبط مقابل $19 شهريًا، والدقائق الصوتية الإضافية مقابل $15 لكل 100 دقيقة بدأت. يتطلب ربط Google Calendar أو Outlook أو Apple Calendar أو Slack خطة Business في منتج الهاتف أو المنتج الاجتماعي.

مثال حسابي لصالون يضم أربعة كراسٍ

هذه افتراضات للتوضيح وليست بيانات من صالونات حقيقية. غيّر الأرقام لتناسب نشاطك.

• يفتح الصالون خمسة أيام في الأسبوع، أي نحو 22 يومًا في الشهر.
• يرن الهاتف 20 مرة يوميًا، وتستغرق المكالمة دقيقتين في المتوسط. أي نحو 40 دقيقة يوميًا، أو قرابة 880 دقيقة شهريًا.
• تصل نحو 150 محادثة مع العملاء شهريًا عبر WhatsApp وInstagram.
• يريد الصالون الهاتف وWhatsApp وInstagram، ويستخدم تقويم Klugon الخاص به، ولا يحتاج إلى Slack.

يناسب ذلك Voice Starter بقيمة $99 مع رقم واحد بقيمة $9، إضافة إلى Social Starter بقيمة $79 مع رقم WhatsApp بقيمة $19. ويبلغ الإجمالي $206 شهريًا، أو $170 شهريًا عند الفوترة السنوية. وإذا افترضنا سعر صرف $1.30 مقابل الجنيه الإسترليني في هذا المثال، فتحسب التكلفة بنحو £158 شهريًا.

مقارنة بموظف استقبال بدوام جزئي

يبلغ الحد الأدنى الوطني للأجور في المملكة المتحدة للعمال الذين تبلغ أعمارهم 21 عامًا فأكثر £12.71 في الساعة ابتداءً من أبريل 2026، وفقًا لـمعدلات الحد الأدنى للأجور على GOV.UK. ويكلف موظف استقبال بهذا المعدل لمدة 25 ساعة أسبوعيًا نحو £318 في الأسبوع، أو نحو £1,377 شهريًا، قبل التأمين الوطني الذي يدفعه صاحب العمل، والمعاش التقاعدي، وتغطية الإجازات. ويقدم موظف الاستقبال الجيد خدمات تتجاوز الرد على الهاتف بكثير، من استقبال العملاء إلى بيع منتجات التجزئة، لذا فهذه ليست دعوة لاستبداله. إنها مقارنة للصالونات التي لا تملك موظف استقبال وتفقد مكالمات بسببه، وللمساء وأيام الأحد عندما لا يكون أحد على المكتب.

مقارنة بالمكالمات التي تفوتك

لنفترض أنك تفوّت 6 مكالمات أسبوعيًا بينما يكون الجميع مع العملاء، وأن متصلًا واحدًا من كل 3 كان سيحجز، وأن قيمة الزيارة الأولى في المتوسط £60. هذا يعني حجزين أسبوعيًا، أو نحو £520 شهريًا من الزيارات الأولى، قبل احتساب عميلة اللون التي تعود كل ثمانية أسابيع. إذا استعاد المساعد جزءًا من ذلك، فقد غطى تكلفته. تابع الأرقام بنفسك بدلًا من الاعتماد على كلامنا: تعرض صفحة التحليلات الحجوزات التي أجراها المساعد، والمكالمات التي رد عليها، وأوقات الذروة، وعدد المحادثات التي تعامل معها دون الحاجة إلى شخص.

القواعد والامتثال للصالونات

لا تمثل أي من هذه المعلومات نصيحة قانونية، وتختلف القواعد بين إنجلترا واسكتلندا وويلز وأيرلندا الشمالية. هذه أهم المجالات عندما يتحدث الذكاء الاصطناعي إلى عملائك.

اختبارات الحساسية ومعلومات الحساسية

سياسة اختبار الحساسية من تحديدك، وعادةً ما تتبع تعليمات الشركة المصنّعة للون ومتطلبات شركة التأمين. تنصح NHS بإجراء الاختبار قبل الاستخدام بـ48 ساعة على الأقل، وتقول إن ظهور ردود الفعل قد يستغرق حتى 72 ساعة. أعد المساعد لطرح السؤال وشرح القاعدة، لكن احتفظ بقرار ما إذا كان يمكن صبغ شعر العميل في الصالون، على أن يتخذه شخص مدرب ينظر إلى نتيجة الاختبار.

بيانات العملاء والمعلومات الصحية

تجمع الصالونات بيانات شخصية أكثر مما تدرك: الحساسية، وحالات البشرة، والحمل، والأدوية في مجال التجميل. وبموجب UK GDPR، تُعد المعلومات المتعلقة بصحة الشخص بيانات من فئة خاصة، وتخضع لشروط إضافية؛ وتشرح إرشادات ICO حول بيانات الفئة الخاصة هذه الشروط. نصيحتنا بسيطة: لا تطلب من المساعد جمع التفاصيل الصحية أصلًا. اجعله يحجز الاستشارة أو الاختبار، واترك الأسئلة الطبية لاستمارة الاستشارة. واطلب منه ألا يسأل عن أرقام البطاقات أيضًا؛ إذ لا يقبل Klugon المدفوعات عبر المكالمات.

تدير Klugon شركة ألمانية بموجب GDPR. توجد بعض الخدمات التي يستخدمها في الولايات المتحدة، وتغطي عمليات نقل البيانات بنود تعاقدية قياسية، كما هو موضح في سياسة الخصوصية. يمكنك تصدير حجوزاتك وعملائك ومحادثاتك بصيغة CSV وحذف السجلات الفردية؛ أما المحو الكامل للحساب فيتم عبر طلب بالبريد الإلكتروني.

عيادات التجميل والحقن

هناك مجموعتان من القواعد المهمة هنا. أولًا، توكسين البوتولينوم دواء لا يُصرف إلا بوصفة طبية، وتوضح مذكرة التنفيذ الخاصة بإعلانات Botox الصادرة عن ASA أنه لا يجوز الإعلان عنه للجمهور، بما في ذلك عبر وسائل التواصل الاجتماعي. والمساعد الذي يرد على Instagram جزء من تسويقك، لذلك اكتب تعليماته بحيث يتحدث عن استشارات الخطوط والتجاعيد، لا عن المنتج باسمه، ولا يذكر عروضًا للحقن. ثانيًا، أعلنت الحكومة في أغسطس 2025 أن Botox والحشوات ستخضعان لـنظام ترخيص جديد من السلطات المحلية في إنجلترا، مع تقييد الإجراءات الأعلى خطورة على مقدمي الخدمات المسجلين لدى CQC. تحقق من الوضع الحالي لدى سلطتك المحلية، وتأكد من أن المساعد لا يوحي بأن العلاج مناسب لأي شخص قبل إجراء استشارة.

إخبار العملاء بأنهم يتحدثون إلى الذكاء الاصطناعي

لا توضح التحية الافتراضية في Klugon أنه ذكاء اصطناعي. نوصي بتغييرها لتوضح ذلك. سيكتشف العملاء الأمر على أي حال، ومن الأفضل أن يعرفوه منك.

اعثر على الصفحة الخاصة بنوع صالونك

تنطبق المعلومات أعلاه على مختلف أنواع الأعمال، لكن التفاصيل تختلف كثيرًا بين محل الحلاقة وعيادة التجميل. تتعمق كل صفحة من الصفحات التالية في نوع واحد من الأعمال، مع محادثاته النموذجية وإعداداته الخاصة.

صالونات الشعر

اللون هو محور العمل: اختبارات الحساسية، واستشارات التغييرات الكبيرة، والمواعيد الطويلة التي تحتاج إلى مساحة مناسبة في جدول المصفف، والعملاء الذين لا يريدون التعامل إلا مع شخص واحد. تتناول صفحة موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي لصالونات الشعر حجوزات اللون وتجارب تسريحات الزفاف وازدحام يوم السبت.

محلات الحلاقة

مواعيد أقصر، وعملاء أكثر دون موعد، والكثير من أسئلة «كم مدة الانتظار؟». يدير كثير من الحلاقين مزيجًا من الكراسي المحجوزة وكراسي العملاء دون موعد. تتناول صفحة موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي لمحلات الحلاقة أسئلة الانتظار، والعملاء الدائمين الذين يريدون الحلاق نفسه كل ثلاثة أسابيع، وطلبات الحجز المتأخرة ليلًا.

صالونات الأظافر

رسائل مسائية مرفقة بصور مرجعية، وأسئلة عن BIAB والجِل والأكريليك، والملء مقابل التركيبات الجديدة، وإزالة التركيبات من صالونات أخرى. تتناول صفحة موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي لصالونات الأظافر كيفية تسعير هذه الخدمات وتحديد مدتها حتى يحجز المساعد الوقت المناسب.

استوديوهات التجميل

الرموش والحواجب وإزالة الشعر بالشمع والعناية بالوجه، وغالبًا ما يديرها معالجان أو معالج واحد يكون دائمًا منشغلًا بعلاج. وعادةً ما تحتاج صبغات الرموش والحواجب إلى اختبار حساسية أيضًا. تتناول صفحة موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي لصالونات التجميل إعدادات الاستوديوهات الصغيرة التي يكون فيها Klugon غالبًا دفتر المواعيد الوحيد.

المنتجعات والتدليك

علاجات للأزواج، وباقات، وقسائم هدايا، والكثير من الأسئلة عن المرافق وما ينبغي إحضاره. وتتلقى المنتجعات أيضًا أسئلة صحية أكثر، مثل تدليك الحوامل وضغط الدم والعمليات الجراحية الحديثة. تتناول صفحة موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي للمنتجعات كيفية حجز الغرف المزدوجة والأسئلة التي ينبغي إحالتها.

عيادات التجميل

الأكثر خضوعًا للتنظيم بين هذه الأنشطة: علاجات لا تُصرف إلا بوصفة، وقواعد إعلانية، وتاريخ طبي، واستشارات قبل حجز أي شيء. تتناول صفحة موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي لعيادات التجميل ما يمكن للمساعد قوله وما لا ينبغي له قوله، وكيفية إبقاء البيانات الصحية خارج الدردشة.

كيف تعرف أنه يعمل جيدًا؟

امنحه شهرًا، ثم راجع أربعة أمور في لوحة التحكم.

• الحجوزات التي أجراها المساعد، وما إذا كانت بالمدة المناسبة مع الشخص المناسب. راجع عشر حجوزات عشوائيًا.
• المحادثات التي تعامل معها دون شخص. إذا كان يحيل عددًا كبيرًا جدًا، فتنقص معرفته معلومات مهمة. وإذا كان يحيل عددًا قليلًا جدًا، فتحقق من أنه لا يجيب عن أمور ينبغي أن يعيدها إليك.
• أوقات الذروة. ستجد على الأرجح مجموعة من الرسائل المسائية ومكالمات السبت التي لم تكن تعرف أنك تفوّتها.
• الأسئلة التي لا تملك إجابة جيدة. كل سؤال منها يمثل سطرًا ينبغي إضافته إلى معرفتك.

ثم استمع إلى ما يقوله العملاء أثناء جلوسهم على الكرسي. إذا ذكر العملاء الدائمون أنهم حجزوا «مع الروبوت» وأن الأمر كان جيدًا، فهذا أفضل مقياس يمكن الحصول عليه.

حالات عدم الحضور والتذكيرات والعربونات

يستحق هذا الموضوع قسمًا خاصًا، لأنه المجال الذي تتفوق فيه كثير من برامج الصالونات، والذي لا يقدم Klugon وعودًا بشأنه عن قصد. لا يرسل Klugon تذكيرات بالمواعيد أو رسائل تأكيد بالبريد الإلكتروني أو الرسائل النصية، ولا يقبل العربونات أو يفرض رسوم عدم الحضور. والتأكيد الوحيد الذي يحصل عليه العميل هو المرجع الموجود في المحادثة نفسها.

إذا كانت حالات عدم الحضور تمثل مشكلة لك، فأبقِ التذكيرات والعربونات في المكان الذي تعمل فيه أصلًا، وهو Fresha أو Booksy بالنسبة إلى كثير من الصالونات، واستخدم المساعد للرد على الاستفسارات وتوجيهها إلى ذلك النظام. وإذا كنت تستخدم تقويم Klugon وحده، فستحتاج إلى طريقة أخرى لتذكير العملاء، حتى لو كانت رسالة سريعة في اليوم السابق. يوضح دليلنا حول تقليل حالات عدم الحضور في الصالون الخيارات التي لا تعتمد على برنامج معين. ويمكنك أيضًا معرفة مدى تكامله مع بقية موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي من Klugon في الصفحة الرئيسية.

إذا كنت تدير صالونًا، فالرسالة الصادقة بسيطة: يُجاب عن الهاتف والرسائل أثناء انشغال يديك، وتصل الحجوزات إلى العمود الصحيح، وتعود المحادثات الصعبة إليك.

الأسئلة الشائعة

هل يستطيع موظف الاستقبال بالذكاء الاصطناعي حجز مواعيد الصالون؟

نعم. يحجز Klugon في تقويمه المدمج باستخدام ساعات العمل ومدد الخدمات وأعضاء الفريق الذين يقدمون كل خدمة، عبر الهاتف وWhatsApp وInstagram وMessenger ودردشة الموقع الإلكتروني. ويحصل كل عميل على مرجع للحجز في المحادثة.

هل يحجز مباشرةً في Fresha أو Booksy؟

لا. لا يتكامل Klugon مع Fresha أو Booksy أو غيرهما من برامج الصالونات. يمكنك استخدام تقويم Klugon، أو تقسيم الخدمات بين النظامين، أو جعل المساعد يجيب عن الأسئلة ويشارك رابط Fresha أو Booksy في الرسائل.

هل سيسأل عن اختبارات الحساسية قبل الصبغة؟

سيفعل ذلك إذا طلبت منه. تكتب قاعدة اختبار الحساسية في تعليماته، فيسأل العميل ويشرح القاعدة ويمكنه حجز الاختبار كخدمة قصيرة منفصلة. اختبر ذلك قبل بدء الاستخدام، لأن القاعدة تُطبَّق أثناء المحادثة ولا يفرضها التقويم.

هل يمكنه حجز العميل مع مصففه المعتاد؟

نعم. إذا أسندت أعضاء الفريق إلى الخدمات، فسيتحقق من وقت الشخص المتاح ولن يحجز له موعدين في الوقت نفسه. وإذا كان العميل يقبل أي شخص، فيمكنه عرض من لديه وقت متاح.

هل يرسل تذكيرات أو يقبل العربونات؟

لا. لا يرسل Klugon تذكيرات أو تأكيدات عبر الرسائل النصية أو البريد الإلكتروني، ولا يقبل العربونات أو يفرض رسوم عدم الحضور. إذا كنت تحتاج إلى هذه الأمور، فأبقها في برنامج الصالون واجعل المساعد يوجه العملاء إليه.

هل يمكنه تحويل المكالمة إليّ؟

لا. لا يستطيع تحويل المتصل إلى شخص. عندما تحتاج المكالمة إليك، يجمع تفاصيل العميل، ويخبره بأن أحدًا سيتواصل معه، ويضع علامة على المحادثة في صندوق الوارد، وفي Slack أو Zapier إذا كنت قد ربطتهما.

هل يستطيع الرد على رسائل Instagram وWhatsApp؟

نعم، بعد ربطهما عبر Meta. يحتاج WhatsApp إلى رقم WhatsApp Business على Cloud API من Meta. ويحتاج Instagram إلى حساب احترافي مرتبط بصفحة Facebook، كما يجب أن توافق Meta على إذن المراسلة قبل أن يتمكن الجمهور من استخدامه.

هل يمكنني الاحتفاظ برقم هاتف الصالون؟

نعم. تحوّل رقمك الحالي إلى رقم Klugon، وتكلفة الرقم $9 شهريًا. يمكن إضافة الأرقام بعد انتهاء التجربة المجانية؛ وخلال التجربة تختبر المساعد في المتصفح.

هل يناسب عيادة التجميل؟

يمكنه التعامل مع الاستفسارات وحجز الاستشارات، لكنه يجب ألا يجيب عن الأسئلة الطبية أو يقرر ما إذا كان الشخص مناسبًا للعلاج أو يروّج للأدوية التي لا تُصرف إلا بوصفة. أعده لحجز الاستشارات وإحالة كل ما يتعلق بالجانب السريري إلى المختص.

ماذا يحدث إذا أبلغ العميل عن رد فعل؟

ينبغي للمساعد تقديم عبارة السلامة المعتادة لديك، بما في ذلك الاتصال بالرقم 999 عند تورم الشفتين أو الفم أو الحلق أو عند صعوبة التنفس، ووضع علامة على المحادثة لك فورًا. ويجب ألا يشخّص أو يطمئن العميل. اكتب هذه التعليمات قبل بدء الاستخدام.