El teléfono suena mientras estás a mitad de un corte de pelo, debajo de un fregadero o explicándole una factura al cliente que tienes delante. Dejas que salte el buzón de voz. La mitad de las personas que llegan al buzón no dejan mensaje, y quienes sí lo hacen suelen querer algo sencillo: si abres el sábado, cuánto cuesta o si pueden reservar para el jueves.
Entonces, ¿qué es una recepcionista con IA? Es un software que responde al teléfono de tu negocio cuando tú no puedes, habla con quien llama usando un lenguaje cotidiano, responde sus preguntas con la información que le has dado y reserva citas o toma sus datos. Funciona a cualquier hora y no pone a nadie en espera para terminar lo que estaba haciendo.
Esta es la versión corta. El resto de esta guía explica paso a paso qué ocurre durante una llamada, qué hace bien y mal la tecnología, cómo se compara con una persona o un servicio de atención telefónica, cuánto cuesta y cómo configurarla para que ayude en lugar de molestar a tus clientes. Creamos una recepcionista con IA, Klugon, y la usamos como ejemplo durante toda la guía, incluyendo lo que no hace.
Qué es una recepcionista con IA, en términos sencillos
Una recepcionista con IA es un asistente de voz que se conecta a tu línea telefónica. Cuando alguien llama, responde, saluda en nombre de tu negocio y mantiene una conversación. La persona que llama no tiene que pulsar botones ni elegir opciones de un menú. Dice lo que necesita con sus propias palabras y el asistente interpreta lo que quiere decir.
Una llamada típica sería algo así. Un cliente llama a un salón y pregunta si hay algún hueco libre el sábado por la mañana para cortarse y teñirse el pelo. El asistente conoce los servicios del salón y cuánto dura cada uno. Consulta la agenda, ofrece dos horarios y reserva el que elige la persona. Si después pregunta si puede llevar a su perro, responde con las notas del propio salón o dice que no lo sabe y toma el mensaje.
Tres cosas diferencian esto de la tecnología telefónica más antigua:
- Entiende el lenguaje natural. «¿Tienes algo el sábado, antes de comer?» funciona igual que «Quiero reservar una cita el sábado a las 10 de la mañana».
- Puede actuar, no solo hablar. Puede consultar la disponibilidad, hacer una reserva, cancelarla o guardar los datos de quien llama para que hagas seguimiento.
- Responde con tu información. Tus precios, horarios, políticas y servicios, no un guion genérico.
La mayoría de las recepcionistas con IA también responden mensajes escritos. El mismo asistente que responde al teléfono suele poder contestar en el chat de tu web, WhatsApp, Instagram o Facebook Messenger, para que el cliente reciba la misma respuesta use el canal que use.
Qué no es una recepcionista con IA
El término se usa para muchas cosas, así que conviene aclarar qué no cuenta como tal.
No es un menú telefónico. «Pulsa 1 para consultar el horario, pulsa 2 para reservar» es un sistema de respuesta de voz interactiva (IVR). Dirige a quien llama por rutas fijas y frustra a cualquiera cuya pregunta no encaje. Una recepcionista con IA no tiene menú.
No es un buzón de voz con transcripción. Algunos sistemas telefónicos convierten los mensajes del buzón en texto y te los envían por email. Es útil, pero quien llama sigue colgando sin obtener una respuesta ni hacer una reserva.
No es un servicio de atención telefónica humano. Los servicios de atención telefónica y las recepcionistas virtuales son personas reales, normalmente en un centro de llamadas, que responden en tu nombre. Algunos incorporan IA a sus herramientas, pero pagas por tiempo humano. Más adelante comparamos ambas opciones.
No es un chatbot de propósito general. Una recepcionista con IA se configura para un negocio concreto. Solo debería responder con lo que le has enseñado y decir cuándo no sabe algo, en lugar de inventar una política o un precio.
No sustituye todas las tareas de una recepcionista. Una persona en recepción saluda a quienes entran, gestiona entregas, calma cara a cara a un cliente molesto y se da cuenta cuando algo no va bien. Una recepcionista con IA se ocupa de una parte del trabajo: el teléfono y la bandeja de entrada.
Cómo funciona una recepcionista con IA durante una llamada
No necesitas conocer los detalles técnicos para usar una, pero entender sus componentes te ayuda a valorar qué podrá hacer y qué no. Nuestra guía complementaria, ¿puede la IA responder llamadas telefónicas?, profundiza en la tecnología.
Cómo llega la llamada a la IA
Una llamada solo puede llegar al asistente si tu línea telefónica está conectada con él. Normalmente hay tres formas de hacerlo:
- Un número nuevo. El proveedor te da un número de teléfono y lo publicas. Es sencillo, pero tendrás que cambiar tu web, tu ficha de Google y todo lo que tengas impreso.
- Desvío desde tu número actual. Conservas el número que tus clientes ya conocen y configuras tu operador para desviar las llamadas al número de la IA. Puedes desviar todas las llamadas, solo las que no respondas o únicamente las que lleguen fuera de horario, según lo que permita tu operador. Nuestra publicación sobre conservar tu número mediante el desvío de llamadas explica las opciones.
- Un trunk SIP. Si tu negocio ya utiliza un sistema telefónico por Internet, puede enviar las llamadas directamente a la IA mediante SIP. Es la opción para negocios que ya tienen un sistema telefónico y quieren conservarlo.
Con Klugon, puedes comprar un número, desviar tu número actual a un número de Klugon o conectar tu propio trunk SIP con el plan de voz Business o superior. Los números cuestan $9 al mes cada uno. Klugon no porta números, así que «conservar tu número» significa siempre usar el desvío o SIP.
Escuchar, entender, actuar y responder
Cuando se conecta la llamada, el asistente repite este ciclo en cada turno de la conversación:
- Escucha. El reconocimiento de voz convierte lo que dice la persona en algo que el modelo de lenguaje puede procesar.
- Entiende. Un modelo de lenguaje interpreta lo que quiere la persona usando la información de tu negocio como contexto: servicios, precios, horarios, políticas y preguntas frecuentes.
- Actúa. Si la persona quiere reservar, consulta tu disponibilidad y hace la reserva. Si pide algo que no puede hacer, puede guardar sus datos con una nota para tu equipo.
- Responde. Una voz sintética pronuncia la respuesta.
Esto ocurre con suficiente rapidez como para parecer una conversación, aunque no es idéntico a hablar con una persona. Hay una pequeña pausa antes de cada respuesta, y su duración depende del proveedor, la calidad de la llamada y la cantidad de información que el asistente tenga que consultar. Prueba una demo y decide si el ritmo te resulta natural.
Los buenos sistemas también gestionan las interrupciones. Si la persona empieza a hablar mientras el asistente lo hace, el asistente se detiene y escucha. Klugon funciona así: en cuanto habla quien llama, el audio de la IA se detiene.
De dónde salen sus respuestas
Una recepcionista con IA no sabe nada de tu negocio hasta que se lo explicas. Su información suele proceder de una combinación de:
- Tus servicios y precios, introducidos como una lista con duraciones para que pueda reservar el hueco adecuado.
- Tus horarios y días de cierre.
- Documentos como una lista de precios, un menú, políticas o una hoja de preguntas frecuentes.
- Tu web, leída una vez o analizada para localizar páginas clave.
- Texto libre en el que escribes respuestas a preguntas habituales.
En Klugon, puedes subir archivos PDF, Word, texto, Markdown y CSV de hasta 20 MB cada uno, pegar texto, importar una sola página web o analizar tu web (la página de inicio y hasta siete páginas clave, como contacto y quiénes somos). No se leen los PDF escaneados como imágenes, así que tendrás que transcribir un menú fotografiado.
Cuando alguien pregunta algo, el asistente busca la parte relevante en esa información y responde basándose en ella. Si no encuentra nada relevante, un asistente bien configurado dice que no lo sabe y ofrece tomar un mensaje. Este comportamiento depende mucho de las instrucciones que le des, por eso la configuración importa más que la tecnología.
Qué ocurre después de la llamada
Después de que la persona cuelga, utilizas el registro de la llamada para hacer seguimiento. Lo que obtienes varía mucho entre proveedores. Pregunta exactamente qué se guarda: un resumen, una transcripción de ambas partes, una grabación o solo una entrada de registro.
En Klugon, cada llamada aparece en tu bandeja de entrada junto a tus chats y mensajes, con su duración y los mensajes de la conversación. Las reservas que hace aparecen en tu lista de reservas y las personas cuyos datos toma aparecen como clientes potenciales. Klugon no graba las llamadas y la conversación guardada puede no incluir cada palabra que dijo quien llamó, así que no planifiques basándote en tener una transcripción completa de ambas partes.
Qué hace bien una recepcionista con IA
Estas son las tareas en las que una recepcionista con IA demuestra su utilidad.
Responder todas las llamadas, a cualquier hora
El beneficio más básico es que alguien responde al teléfono. Por las tardes, los fines de semana, los festivos, durante la comida y en esos diez minutos en los que todo el mundo está ocupado a la vez. Quienes llaman a un negocio fuera de horario suelen querer algo rutinario, y obtener una respuesta ahora es mejor que recibir una llamada mañana, cuando quizá ya hayan reservado en otro sitio.
Klugon responde siempre que el plan de voz esté activo y haya un número dirigido a él. No hay ninguna opción que impida que responda fuera de tu horario, así que, si solo quieres que lo haga fuera de horario, configúralo con las reglas de desvío de tu operador.
Reservar, cancelar y consultar la disponibilidad
Las reservas son donde más valor aporta para los negocios que trabajan con citas. Quien reserva en la primera llamada es un cliente. Quien deja un mensaje es una posibilidad.
Klugon reserva en su propio calendario integrado usando tus horarios, la duración de los servicios, el personal, los tiempos de margen, el aviso mínimo y con cuánta antelación permites reservar. En los planes de voz y sociales Business y superiores, también puede consultar los calendarios de Google, Outlook o Apple para comprobar las horas ocupadas, después de que los hayas conectado. Durante una llamada puede reservar y cancelar, pero no cambiar la fecha: quien quiera mover una cita tendría que cancelarla y volver a reservar, o tú tendrías que cambiarla desde el panel. En el chat sí puede cambiar la fecha. Encontrarás más información en nuestra página sobre reservas de citas con IA.
Responder siempre igual a las mismas preguntas
Todos los negocios tienen preguntas que responden veinte veces por semana. Dónde están, si aceptan tarjetas, si hay aparcamiento, cuánto tarda un tinte o si ofrecen opciones sin gluten. Una recepcionista con IA responde de forma coherente, a cualquier hora y sin suspirar la vigésima vez.
Tomar datos cuando no puede ayudar
Cuando quien llama quiere algo que el asistente no puede hacer, aun así puede recopilar su nombre, número y lo que necesita, y guardarlo para que nadie se pierda. En Klugon, esto se guarda como un cliente potencial con una nota. Con el plan Business y superiores, puedes enviar los nuevos clientes potenciales a Slack o mediante Zapier para que alguien los vea rápidamente.
Gestionar varias conversaciones a la vez
Una persona solo puede atender una llamada cada vez. Una recepcionista con IA normalmente puede gestionar más de una, para que una avalancha de llamadas el sábado por la mañana no produzca una cola de tonos de ocupado. La cantidad de llamadas simultáneas varía según el proveedor y pocos publican una cifra fija. Si recibes picos importantes, pregunta.
Qué no puede hacer una recepcionista con IA, o qué no debería hacer
Toda descripción honesta de una recepcionista con IA necesita esta sección. Algunos límites proceden de la tecnología y otros del producto concreto que elijas.
Límites de la tecnología
Juicio en situaciones poco habituales. El asistente sigue tus instrucciones y tu información. Cuando una llamada no encaja con ninguna de las dos, una persona interpreta mejor la situación: una persona alterada, una queja con antecedentes o una petición técnicamente permitida pero claramente mala idea.
Emergencias y seguridad. No debería evaluar un problema médico, valorar un olor a gas ni aconsejar sobre un plazo legal. Tus instrucciones deberían indicarle que dirija a esas personas al servicio de emergencias adecuado o a una persona, y deberías comprobar que lo hace.
Audio difícil. El reconocimiento de voz gestiona la mayoría de los acentos y el ruido habitual de fondo, pero una mala línea móvil, una calle concurrida o alguien que deletrea un apellido extranjero pueden confundirlo. Los nombres, las direcciones de email y los códigos postales son los puntos donde más errores se producen. Una buena configuración hace que el asistente repita lo que ha entendido.
Decir cosas que no son ciertas. Los modelos de lenguaje pueden dar respuestas convincentes pero incorrectas, especialmente cuando se les pregunta algo que no está en la información disponible. Unas buenas instrucciones y una base de conocimientos completa reducen mucho este problema, pero nadie puede prometer que nunca ocurra. Lee tus conversaciones durante las primeras semanas y corrige las lagunas.
Límites de productos concretos
Las funciones varían mucho y, en ocasiones, las páginas de marketing prometen más de lo que ofrece el producto. Esta es la situación actual de Klugon, para que puedas exigir la misma información a otros proveedores:
- No hay transferencia de llamadas en directo. Klugon no puede pasar una llamada a una persona. Cuando una llamada necesita intervención humana, guarda los datos de quien llama con una nota y, con Business y superiores, envía una notificación a Slack o Zapier. Tu equipo devuelve la llamada. Si necesitas transferencias asistidas, busca otra opción o mantén a una persona en línea para esas llamadas.
- No hace llamadas salientes. Responde llamadas. No devuelve llamadas a clientes ni realiza llamadas de recordatorio.
- No envía mensajes de texto. No hay confirmaciones, recordatorios ni mensajes automáticos tras una llamada perdida por SMS.
- No envía confirmaciones ni recordatorios automáticos. Quien llama escucha la referencia de la reserva durante la llamada. Después no se envía nada por email ni por mensaje.
- No acepta pagos durante una llamada.
- No graba llamadas.
- No permite cambiar citas durante las llamadas, como se ha explicado arriba.
Nada de esto la hace inútil. La convierte en una herramienta concreta: un asistente que responde, informa, reserva y toma datos, con una persona detrás para el resto.
Un ejemplo de llamada
Una llamada de ejemplo. El negocio y la persona que llama son ficticios, y el ejemplo muestra el flujo, no una grabación.
Observa algunas cosas. El saludo dice que es una IA. El asistente repite el nombre y el número. Responde a la pregunta sobre el aparcamiento con las notas de la clínica. Y la advertencia final no es una valoración propia de la IA: es una frase que la clínica incluyó en sus instrucciones para cualquier llamada sobre dolor de espalda, que es la forma adecuada de gestionar cualquier asunto cercano al ámbito clínico. Nuestra guía sobre qué enseñar a tu recepcionista con IA explica cómo escribir reglas de este tipo.
Más allá del teléfono: chat, WhatsApp y mensajes en redes sociales
Muchos clientes prefieren escribir en lugar de llamar, especialmente los más jóvenes y quienes están trabajando. La mayoría de los productos de recepcionista con IA también cubren ahora los canales escritos, con los mismos conocimientos y reglas de reserva que el teléfono.
En Klugon, el agente de voz, el agente social (WhatsApp, Instagram y Messenger) y el chatbot de la web son productos independientes, cada uno con su propio plan, que comparten una base de conocimientos. Todas las conversaciones llegan a una sola bandeja de entrada y puedes responder tú mismo en WhatsApp, Instagram y Messenger durante la ventana de 24 horas de Meta. El widget de la web es una etiqueta de script que pegas en cualquier sitio. WhatsApp, Instagram y Messenger necesitan cierta configuración previa en las herramientas de Meta, e Instagram necesita la revisión de la app de Meta.
Hay un límite práctico que conviene conocer en los mensajes: si un cliente envía una foto o una nota de voz por WhatsApp, el asistente solo ve que ha llegado una imagen o un mensaje de voz. No puede mirar la foto ni escuchar la nota, así que no puede dar un presupuesto a partir de una imagen de una caldera averiada. Consulta nuestra página sobre el chatbot de IA para WhatsApp para obtener más información.
Recepcionista con IA frente a recepcionista humana y servicio de atención telefónica
Hay tres formas habituales de asegurarte de que alguien responde al teléfono. Cada una puede ser la adecuada para una persona distinta.
| Recepcionista con IA | Recepcionista interna | Servicio de atención telefónica | |
|---|---|---|---|
| Horario | Cualquier hora en que la línea esté dirigida a ella | Su horario de trabajo | A menudo 24/7 |
| Llamadas simultáneas | Normalmente varias | Una | Depende de la plantilla |
| Reservas | Directamente, si está conectada a tu calendario | Sí | A veces, normalmente como extra |
| Juicio y cercanía | Adecuada para llamadas rutinarias | La mejor opción | Buena |
| Transferir la llamada | Depende del producto (Klugon: no) | Sí | Normalmente sí |
| Canales de mensajería | A menudo incluidos o disponibles | Si tiene tiempo | Normalmente no |
| Coste habitual | Plan mensual | Salario más costes laborales | Por minuto o por llamada |
Una recepcionista interna es la mejor opción para el criterio, la cercanía y las situaciones inesperadas, y puede hacer otras tareas entre llamadas. Atiende una llamada cada vez, se va a casa por la tarde y cuesta un salario. En muchos pequeños negocios, la recepcionista también lleva la contabilidad, pide existencias y abre el local, por eso a veces no se responde al teléfono.
Un servicio de atención telefónica te ofrece personas formadas sin necesidad de contratarlas. Es adecuado para llamadas que requieren criterio humano, como la admisión de casos legales o las consultas delicadas. Normalmente pagas por minuto o por llamada, así que el coste aumenta con el volumen, y las reservas pueden cobrarse aparte.
Una recepcionista con IA responde a cualquier hora, gestiona a más de una persona a la vez y cuesta una cantidad mensual fija hasta alcanzar un límite. Es especialmente buena para tareas rutinarias: preguntas, reservas y toma de datos. Aun así, necesita una persona detrás.
Muchos negocios combinan ambas opciones: la IA gestiona las llamadas rutinarias y las que llegan fuera de horario, y el personal se ocupa de las llamadas que la IA deriva. Explicamos con más detalle las ventajas y desventajas en recepcionista con IA frente a recepcionista humana.
Cuánto cuesta una recepcionista con IA
Los precios suelen adoptar varias formas y la estructura importa más que la cifra principal.
Principales modelos de precios
- Plan mensual con un límite de minutos. Pagas una cantidad fija por un número determinado de minutos de voz y los minutos adicionales se cobran aparte.
- Por llamada. Cada llamada respondida cuesta una cantidad fija. Es fácil de entender, pero puede ser caro si recibes muchas llamadas cortas.
- Por minuto. Es habitual en los servicios de atención telefónica humanos. Las llamadas largas cuestan más.
- Por persona que llama. Las llamadas repetidas de la misma persona durante un mes cuentan una sola vez.
Comprueba qué queda fuera del precio anunciado: el número de teléfono, las reservas, los canales de mensajería, los idiomas adicionales, las integraciones y el coste de cada minuto o llamada extra. Nuestra guía sobre el coste de una recepcionista con IA compara los modelos de precios de proveedores reales.
Precios de voz de Klugon
Los precios de Klugon están en dólares estadounidenses:
| Plan de voz | Mensual | Anual (al mes) | Minutos de voz al mes | Números de teléfono |
|---|---|---|---|---|
| Starter | $99 | $79 | 1,000 | 1 |
| Business | $299 | $239 | 3,600 | 3 |
| Scale | $499 | $399 | 6,000 | Ilimitados |
Los números de teléfono cuestan $9 al mes cada uno. Los minutos de voz adicionales cuestan $15 por cada bloque de 100 iniciado. Hay una prueba gratuita de 7 días; se necesita una tarjeta y se cobra cuando termina la prueba, salvo que canceles. Durante la prueba puedes probar el asistente en el navegador y añadir un número de teléfono cuando termine. Las integraciones como Google Calendar, Slack y Zapier necesitan el plan Business o superior. Encontrarás todos los detalles en la página de precios.
Un ejemplo práctico
Esta es una comparación aproximada con unas suposiciones concretas. Cambia las cifras para adaptarlas a tu negocio.
Suposiciones:
- 20 llamadas al día, 22 días laborables al mes: 440 llamadas.
- Una llamada media de 3 minutos: 1,320 minutos al mes.
- Un número desviado en el plan Starter de Klugon, con facturación mensual.
Recepcionista con IA: $99 del plan más $9 por el número son $108. Los 1,000 minutos incluidos dejan 320 minutos adicionales. Son cuatro bloques iniciados de 100 minutos a $15, es decir, $60. El total es de aproximadamente $168 al mes. Si superaras regularmente ese volumen, en algún momento el plan Business, con 3,600 minutos, sería una opción más conveniente, así que compara ambos.
Una persona: según la Oficina de Estadísticas Laborales de Estados Unidos, el salario medio de las recepcionistas era de $38,010 al año en mayo de 2025, o $18.27 por hora. Son unos $3,170 al mes antes de impuestos laborales, prestaciones, vacaciones y cobertura por bajas. Nuestra guía sobre cuánto cuesta una recepcionista lo explica con más detalle.
No es una comparación equivalente y no debería interpretarse como tal. Una persona hace mucho más que responder al teléfono. Para la mayoría de los pequeños negocios, la pregunta adecuada no es «¿IA o recepcionista?», sino «¿qué ocurre ahora con las llamadas que nadie puede atender?». Para esas llamadas, la IA cuesta una pequeña fracción de una persona y cubre horas en las que nadie podría estar disponible.
Quién utiliza una recepcionista con IA
Cualquier negocio que pierda llamadas o dedique horas a responder las mismas preguntas puede utilizar una. Es especialmente adecuada cuando las llamadas son frecuentes, rutinarias y terminan en una reserva.
Restaurantes y cafeterías
Las llamadas alcanzan su máximo justo cuando el equipo está más ocupado: durante el servicio de cenas. Un asistente gestiona reservas de mesas, responde preguntas sobre horarios, menús y alérgenos y atiende consultas sobre comida para llevar. Las preguntas sobre alergias requieren cuidado: el asistente solo debería responder con la información escrita sobre alérgenos y derivar cualquier duda a una persona. Encontrarás más información en nuestra página para restaurantes.
Salones, barberías y spas
La persona que podría responder al teléfono tiene unas tijeras o un cepillo en la mano. Un asistente reserva citas según la disponibilidad real de cada profesional, con la duración correcta del servicio, y responde preguntas sobre precios y productos. Consulta recepcionista con IA para salones.
Clínicas y consultas
Un asistente puede gestionar solicitudes de citas, horarios y preguntas rutinarias como dónde aparcar o qué llevar. Nunca debería evaluar síntomas ni dar consejos clínicos; cualquier asunto clínico o urgente debe dirigirse a una persona o a los servicios de emergencia. Nuestra página sobre clínicas explica qué debes mantener fuera del alcance de la IA.
Profesionales de oficios y servicios a domicilio
Un fontanero que está trabajando no puede responder al teléfono con las manos mojadas. Un asistente responde, toma los datos del trabajo y la dirección y reserva una visita o un espacio para elaborar un presupuesto, para que quien llama no contacte con el siguiente profesional de la lista. No puede enviar emergencias a tu móvil, así que las urgencias necesitan su propio plan. Consulta profesionales de oficios.
Servicios profesionales, gimnasios y estudios
Los bufetes, las gestorías y las agencias utilizan un asistente para tomar los datos de nuevos contactos y reservar una primera consulta, con reglas claras para que no dé asesoramiento legal ni financiero. Los gimnasios y estudios lo utilizan para responder preguntas sobre membresías, horarios de clases y reservas de sesiones de prueba.
Transparencia, privacidad y legislación
Las normas sobre la IA en el teléfono están evolucionando rápidamente. Esta sección no constituye asesoramiento legal, pero resume lo que un pequeño negocio debería tener en cuenta.
Informar a quienes llaman de que hablan con una IA
Creemos que deberías informarlo pronto y claramente, y a la mayoría de las personas les parece bien. En la UE, el artículo 50 de la Ley de IA exige que los sistemas de IA que interactúan directamente con personas estén diseñados para informarles de que están tratando con una IA, salvo que resulte evidente por el contexto. Según el texto de la ley, esto se aplica a partir del 2 de agosto de 2026. Comprueba la situación vigente en tu país, ya que el calendario de la UE ha estado sujeto a cambios propuestos.
En Klugon, el asistente tiene instrucciones de identificarse como el asistente telefónico con IA del negocio, pero el saludo predeterminado («¡Hola! Gracias por llamar a..., ¿en qué puedo ayudarte hoy?») no lo dice. Puedes escribir tu propio saludo y recomendamos incluir algo como «Soy el asistente de IA de la clínica», como en el ejemplo de llamada anterior.
Las llamadas salientes son diferentes
En Estados Unidos, la FCC dictaminó en febrero de 2024 que las voces generadas por IA en llamadas automáticas cuentan como voces «artificiales» según la Telephone Consumer Protection Act, lo que significa que las normas de consentimiento se aplican a las llamadas salientes que las utilizan. Esa decisión se refiere a las llamadas que hace un negocio, no a las que responde. Klugon solo responde llamadas, pero si estás considerando un producto que llama a clientes, busca asesoramiento antes.
Datos personales
Toda llamada implica datos personales: nombres, números y, en ocasiones, información médica o financiera. Según el GDPR y el UK GDPR, eres responsable de cómo se gestionan, incluso cuando intervienen los proveedores que utilizas. La guía del ICO británico sobre IA y protección de datos es un buen punto de partida.
Pregunta a cualquier proveedor dónde se procesan los datos, qué subencargados utiliza, durante cuánto tiempo se conservan las conversaciones y cómo puedes eliminarlas. Klugon está gestionado por una empresa alemana conforme al GDPR, con transferencias a sus subencargados estadounidenses cubiertas por cláusulas contractuales tipo, tal como se indica en su política de privacidad. Puedes exportar conversaciones, clientes potenciales y clientes en formato CSV y eliminar registros tú mismo; el borrado completo de una cuenta se solicita por email. Klugon no graba llamadas. No cuenta con certificación HIPAA, SOC 2 ni ISO 27001, algo importante si tu sector exige alguna de ellas.
Cómo elegir una recepcionista con IA
Hazte estas preguntas antes de registrarte en cualquier servicio, incluido Klugon.
- ¿Te parece natural? Llama a una demo o pruébala tú mismo. Escucha la pausa antes de cada respuesta, cómo reacciona cuando la interrumpes y qué ocurre cuando cambias de opinión.
- ¿Puede reservar donde gestionas tus reservas? Si ya utilizas un sistema de reservas, averigua si el asistente reserva en él o en su propio calendario y qué ocurre con las reservas duplicadas.
- ¿Qué sucede cuando necesita a una persona? ¿Transferencia en directo, un mensaje para tu equipo o ambas cosas? ¿Con qué rapidez verá alguien el mensaje y en qué herramienta?
- ¿Qué envía después? Las confirmaciones, los recordatorios y los resúmenes varían mucho. No des nada por hecho.
- ¿Qué idiomas ofrece y con qué calidad? Prueba cada idioma que necesites con una llamada real y utiliza nombres y direcciones reales.
- ¿Cuánto cuesta un mes con mucho volumen? Calcula la factura con tu volumen real de llamadas, incluidos los excesos y el número de teléfono.
- ¿Qué se guarda y dónde? Grabaciones, transcripciones, conservación y eliminación.
- ¿Puedes probarla antes? Una prueba te permite utilizar la información de tu propio negocio, que es la única prueba que importa.
Nuestra página sobre la recepcionista telefónica con IA de Klugon responde estas preguntas para nuestro propio producto.
Lista de comprobación para la configuración
Una configuración útil consiste sobre todo en escribir, no en utilizar tecnología. Sigue esta lista:
- Haz una lista de las 20 preguntas que más te hacen, con las respuestas exactas que darías.
- Reúne los servicios, precios, duraciones y horarios en un solo lugar. Añade los días de cierre.
- Escribe las reglas: qué puede hacer por su cuenta (responder, reservar, cancelar), qué no debe hacer nunca (dar consejos sobre salud, leyes o dinero; prometer reembolsos; dar presupuestos para trabajos personalizados) y cuándo debe tomar los datos para que intervenga una persona.
- Escribe el saludo. Di quién responde y que es un asistente de IA.
- Configura las reservas: servicios, personal, tiempos de margen, aviso mínimo y con cuánta antelación se puede reservar.
- Decide quién recibe las derivaciones y cómo. En Klugon es la bandeja de entrada, además de Slack o Zapier con Business y superiores. Asegúrate de que alguien la revisa.
- Ponla a prueba a fondo. Llámala tú mismo. Habla entre dientes. Interrúmpela. Hazle preguntas incómodas. Pregunta algo que no debería saber y comprueba que lo reconoce.
- Dirige las llamadas de forma gradual. Empieza desviando solo las llamadas que no respondas o las que lleguen fuera de horario. Amplía el desvío cuando confíes en ella.
- Lee todas las conversaciones durante la primera semana y completa las lagunas de su información.
Cómo saber si funciona
Dale un mes y observa los números, no solo tus impresiones.
- Llamadas respondidas que antes se habrían perdido. Compáralas con tu factura telefónica o el registro de llamadas perdidas anterior.
- Reservas realizadas por el asistente y cuántas de esas personas acudieron.
- Derivaciones. Cuántas llamadas necesitaron a una persona y por qué. Una cifra alta suele indicar una laguna en la información o en las reglas.
- Preguntas que no pudo responder. La página de estadísticas de Klugon muestra «preguntas sin una buena respuesta» y las preguntas más frecuentes de los últimos 30 días, una lista de tareas preparada para ti.
- Quejas. Conviene leer completa cualquier conversación en la que una persona diga que el asistente se equivocó.
Si después de un mes reserva citas y toma datos que de otro modo habrías perdido, y las derivaciones son razonables, funciona. Si las personas siguen pidiendo hablar con alguien, revisa qué querían y enséñaselo al asistente o dirige esas llamadas a otro canal.
Preguntas frecuentes
¿Sabrán quienes llaman que hablan con una IA?
Deberían saberlo. Las voces son lo bastante naturales como para que algunas personas no estén seguras, una buena razón para decirlo en el saludo. En la UE, la norma de transparencia de la Ley de IA espera que se informe a las personas, salvo que resulte evidente. En Klugon escribes el saludo y el predeterminado no menciona la IA, así que añádelo.
¿Puede una recepcionista con IA transferir llamadas a una persona?
Algunas pueden. Klugon no: cuando quien llama necesita hablar con una persona, guarda sus datos con una nota y, con Business y superiores, envía una alerta a Slack o Zapier para que tu equipo devuelva la llamada. Si la transferencia en directo es importante para ti, compruébalo específicamente antes de comprar.
¿Necesito un número de teléfono nuevo?
No. La mayoría de los negocios desvía su número actual a la IA, para todas las llamadas o solo para las que no responden. Con Klugon puedes desviar la llamada a un número de Klugon o conectar un trunk SIP. Klugon no porta números.
¿Qué ocurre si la IA no sabe la respuesta?
Un asistente bien configurado dice que no lo sabe, toma los datos de quien llama y pasa la pregunta a tu equipo. Después añades la respuesta a su información. Si, en cambio, intenta adivinar, ajusta sus instrucciones.
¿Qué idiomas puede hablar una recepcionista con IA?
Depende del proveedor. Klugon responde llamadas en inglés, alemán, francés, español, italiano, portugués, neerlandés, japonés y árabe. Eliges el idioma de cada asistente y deberías escribir el saludo en ese idioma.
¿Graba las llamadas?
Algunas lo hacen. Klugon no. Las llamadas aparecen en tu bandeja de entrada con su duración y la conversación, pero no hay una grabación de audio. Si utilizas un producto que graba, comprueba tus obligaciones según la legislación de protección de datos.
¿Merece la pena una recepcionista con IA para un pequeño negocio?
Si pierdes llamadas con frecuencia, aceptas reservas por teléfono o dedicas horas a responder las mismas preguntas, normalmente sí. Si recibes unas pocas llamadas a la semana y siempre respondes, probablemente todavía no la necesites.
¿Puedo probar una antes de pagar?
La mayoría de los proveedores ofrecen una prueba. La de Klugon dura 7 días, requiere una tarjeta y no se cobra nada si cancelas antes de que termine. Durante la prueba puedes probar el asistente en el navegador y añadir un número de teléfono cuando finalice.
Una recepcionista con IA no gestionará toda tu recepción. Responderá las llamadas que nadie tenga tiempo de atender, dará una respuesta clara a quienes llamen y hará una reserva o tomará sus datos. Si esa es la carencia de tu negocio, la recepcionista con IA de Klugon es una forma de cubrirla, y sabrás en una semana de prueba si te conviene.