Agenda de citas con IA: reservas por teléfono, chat y WhatsApp

Son las siete y diez de la tarde de un martes. Acabas de cerrar. En algún lugar, un cliente está mirando tu web y quiere una cita de 45 minutos para el jueves, pero solo puede rellenar un formulario de contacto o llamar a un teléfono que nadie contesta. Algunos rellenarán el formulario. Otros abrirán la siguiente pestaña.

Una agenda de citas con IA responde a ese cliente en lugar del buzón de voz. Piensa en ella como una recepcionista con IA que reserva citas, no solo como alguien que toma mensajes. Pregunta qué necesita, comprueba qué horas están libres según tus reglas, ofrece un par de opciones, pide su nombre y teléfono, y añade la reserva a tu agenda. Tú la verás por la mañana.

En esta página te explicamos cómo lo hace Klugon: qué consulta para decidir si una hora está libre, con qué calendarios puede trabajar y cómo se conectan, qué reglas de reserva controlas tú y, con la misma claridad, qué cosas no hace. No hay mensajes de recordatorio automáticos, depósitos ni transferencias de llamadas en directo. Si algo de eso es esencial para tu negocio, lo sabrás antes de registrarte y no después.

El problema de las citas que una agenda debe resolver

Los pequeños negocios que trabajan con citas comparten un hecho incómodo: las personas que quieren reservar suelen ponerse en contacto cuando tú estás ocupado con otro cliente o cuando ya has cerrado.

Un fisioterapeuta está 45 minutos con un paciente. Un barbero tiene las tijeras en la mano. Un peluquero canino está hasta los codos en agua. El teléfono suena, nadie puede contestar y la persona que llama deja un mensaje (algunas), vuelve a intentarlo más tarde (menos) o reserva con quien conteste primero.

El problema de las tardes y los fines de semana es la otra mitad. Algunos clientes organizan su semana el domingo por la noche. Las páginas de reservas online ayudan, pero aun así los clientes escriben o llaman cuando primero tienen una pregunta: «¿Hacéis masaje deportivo o solo fisioterapia?», «¿Es suficiente el corte de 30 minutos para un degradado a piel?», «¿Puedo traer también a mi hijo?». Un formulario de reserva no puede responder a eso. Una persona sí, y también un asistente al que le hayas enseñado tus servicios.

Por eso, una agenda útil tiene que hacer tres cosas a la vez:

• responder, con tu propia información, a la pregunta que surge antes de reservar;
• reservar solo las horas que realmente te funcionan, con la duración y la persona adecuadas;
• dejar un registro claro para que tú y tu equipo sepáis qué se acordó.

El asistente de Klugon está diseñado en torno a esas tres tareas. Todo lo demás de esta página explica con detalle cómo funciona cada una.

Cómo funciona la agenda de citas con IA

Klugon mantiene su propio calendario de reservas dentro de tu panel. Cuando un cliente pide una cita, el asistente utiliza un pequeño conjunto de herramientas de reserva en ese calendario. En pocas palabras, el proceso es este:

1. El cliente pregunta. En una llamada, en el chat de tu web, en WhatsApp, Instagram o Messenger, dice qué quiere y aproximadamente cuándo.
2. El asistente identifica el servicio. Consulta los servicios que has añadido, cada uno con su propia duración, y elige el que encaja. Si no está claro, pregunta.
3. Comprueba la disponibilidad. Pide a Klugon las horas libres del día que ha indicado el cliente. La comprobación tiene en cuenta tus horarios de apertura, zona horaria, intervalo entre horas, cualquier margen posterior a las citas, el tiempo mínimo de antelación, con cuánta antelación permites reservar, las fechas cerradas, la duración del servicio y qué miembro del personal realiza ese servicio.
4. Ofrece horarios. Unas pocas opciones, en lenguaje sencillo: «El jueves tengo las 10:30 o las 14:15».
5. Pide los datos. Nombre y teléfono o correo electrónico, además de cualquier otra información que le hayas indicado que solicite.
6. Hace la reserva. La cita se añade a la lista de reservas de Klugon y el cliente recibe una breve confirmación en la misma conversación, con una referencia de reserva.
7. Te avisa, si quieres. Las nuevas reservas siempre aparecen en tu panel. Con un plan de voz o social de nivel Business o superior, también pueden publicarse en un canal de Slack o enviarse mediante Zapier.

El punto importante es el paso 3. El asistente no adivina si una hora parece libre. Hace la misma comprobación de disponibilidad que utiliza el panel, y esa comprobación rechaza las horas que incumplen tus reglas. Si has indicado «no aceptar reservas con menos de dos horas de antelación», un cliente que pida «dentro de una hora» recibirá horarios posteriores.

Qué consulta el asistente antes de ofrecer una hora

La comprobación de disponibilidad consulta estos ajustes, que puedes editar en el panel:

Las reservas canceladas no bloquean nada. Cuando una cita se cancela, ya sea por el cliente a través del asistente o por ti en el panel, su hora vuelve a estar disponible.

Reservar, cambiar y cancelar, canal por canal

No todos los canales pueden hacer todas las acciones. Esta es la situación actual:

Durante una llamada, el asistente puede reservar y cancelar, pero no cambiar una reserva existente. Si alguien quiere otra hora, tendrá que cancelar la anterior y crear una nueva, o pedir ayuda a una persona. Conviene añadir a tu base de conocimientos una indicación sobre qué quieres que diga el asistente en ese caso.

Las llamadas telefónicas se explican en nuestra página sobre la recepcionista telefónica con IA, y la mensajería en la página del chatbot de WhatsApp con IA. El funcionamiento de las reservas es el mismo en todos ellos.

Dónde terminan las reservas

Todas las reservas que hace el asistente aparecen en la página Reservas de tu panel. Desde ahí, tú o tu equipo podéis cambiar la hora, cancelar o eliminar la cita. Los cambios hechos en el panel pasan por la misma comprobación de conflictos, así que recibirás un aviso si mueves una reserva encima de otra.

El registro del cliente también se va completando. La lista de clientes de Klugon acumula los totales de reservas y pedidos, y puedes exportar clientes y leads como CSV cuando quieras.

Configurar tu calendario de reservas y conectar calendarios externos

La mayoría de los negocios debería empezar solo con el calendario de reservas integrado de Klugon. No necesita ninguna cuenta externa, es la herramienta principal que lee y escribe las reservas, y aplica todas las reglas de la tabla anterior. Configúralo bien antes de añadir nada más.

Lista de comprobación de la configuración básica

Sigue estos pasos en orden. Cada uno requiere solo unos minutos de escritura, y la calidad de lo que escribas determinará la calidad de las reservas.

1. Horario de apertura y zona horaria. En Ajustes, indica el horario real en el que aceptas citas, que puede ser más corto que el horario en que la puerta está abierta. Comprueba la zona horaria. Una zona horaria incorrecta es la forma más rápida de conseguir reservas a las 3 de la madrugada.
2. Servicios. En la página Servicios, añade cada servicio con su duración real. Sé sincero con la duración: si una consulta de «30 minutos» siempre acaba durando 40, indícala como de 45.
3. Personal. Asigna cada servicio a las personas que lo realizan. Si solo una persona hace trabajos de color, indícalo y la agenda no ofrecerá horas de color cuando ya esté ocupada.
4. Intervalo entre horas. Elige cada cuánto quieres ofrecer las horas de inicio. Treinta minutos funcionan bien para la mayoría de las consultas. Un barbero que hace cortes cortos quizá prefiera 15. Una empresa de servicios que calcula trabajos de medio día podría usar 120.
5. Margen. Añade un espacio después de cada cita si lo necesitas. Diez minutos para preparar de nuevo una sala de tratamientos es algo habitual.
6. Antelación mínima. El valor predeterminado de 60 minutos es suficiente para muchos negocios. Si necesitas tiempo para prepararte o no quieres que alguien reserve una hora que empieza durante tu comida, auméntalo.
7. Antelación máxima. El valor predeterminado es de 60 días. Redúcelo si solo publicas los turnos con unas semanas de antelación.
8. Fechas cerradas. Añade ahora los festivos y cierres planificados, no el día anterior.
9. Conocimientos. Añade a la base de conocimientos tu política de reservas: condiciones de cancelación, qué traer, aparcamiento y cualquier pregunta habitual antes de reservar. Nuestro artículo sobre qué enseñar a tu recepcionista con IA incluye una lista más completa.
10. Haz pruebas. Reserva varias citas tú mismo en el chat de la web y, con un plan de voz, mediante voz desde el navegador. Prueba solicitudes complicadas: mañana a las 6:00, un domingo o un servicio que solo realiza una persona.

Conectar Google Calendar, Outlook, Apple Calendar o Calendly

También puedes conectar un calendario externo. Es útil si tú o tu personal ya anotáis citas personales, llevar a los niños al colegio o visitas a domicilio en otro calendario y quieres que el asistente vea esas horas ocupadas.

Lee esta parte con atención, porque es donde las afirmaciones sobre la agenda pueden confundirse con más facilidad.

La herramienta principal de reservas solo funciona con el calendario propio de Klugon. No consulta ni escribe en Google, Outlook o Apple por sí sola. Los calendarios externos se consultan mediante un conjunto independiente de herramientas de calendario que el asistente puede utilizar: una comprueba la disponibilidad en el calendario conectado y otras crean, actualizan o eliminan eventos allí. Un evento solo se envía al calendario externo cuando el asistente decide hacerlo como parte de la conversación. Por tanto, esto no es una sincronización bidireccional garantizada. Si necesitas que todas las reservas aparezcan en Google Calendar sin excepción, no dependas de que el asistente las añada allí; considera la página Reservas de Klugon como la fuente de verdad.

Un detalle más: si no se puede acceder al calendario externo cuando el asistente lo consulta (por ejemplo, por una contraseña caducada), la comprobación considera que la hora está libre en lugar de bloquear todas las reservas. Mantén actualizados los datos de conexión.

Las conexiones con calendarios externos requieren un plan de voz o social de nivel Business o superior. No forman parte de los planes de chatbot. Los niveles se detallan en la página de precios.

Google Calendar, paso a paso

La opción de Google utiliza una cuenta de servicio, que es una cuenta de Google no personal perteneciente a un proyecto de Google Cloud, en lugar de tu propio inicio de sesión. Es una tarea que solo hay que hacer una vez y resulta más sencilla si ya has usado Google Cloud. Si no lo has hecho, pide ayuda a la persona que gestiona tu Google Workspace.

1. En un proyecto de Google Cloud, crea una cuenta de servicio y descarga su clave en formato JSON. Google explica el concepto en su guía general sobre cuentas de servicio.
2. En Google Calendar, abre los ajustes del calendario que quieres que vea el asistente y copia su ID.
3. Comparte ese calendario con la dirección de correo de la cuenta de servicio siguiendo los pasos del artículo de ayuda de Google sobre cómo compartir tu calendario. Dale permiso para realizar cambios si quieres que el asistente pueda crear eventos, o solo permiso para consultar disponibilidad si únicamente quieres que vea cuándo estás ocupado.
4. En la página de integraciones de Klugon, pega la clave JSON y el ID del calendario.

Tenemos una página independiente sobre reservas con IA en Google Calendar, con más información sobre esta configuración.

Outlook, Apple Calendar y Calendly

Outlook es la opción más sencilla: inicia sesión con Microsoft y aprueba el acceso.

Apple Calendar se conecta mediante el protocolo de calendario estándar que utiliza iCloud. Necesitas una contraseña específica de aplicación, que Apple explica en su guía para iniciar sesión en apps con contraseñas específicas de aplicación. Para ello, la autenticación de dos factores debe estar activada en tu cuenta de Apple.

Calendly funciona de forma diferente a los demás. Si ya aceptas reservas mediante Calendly y quieres seguir haciéndolo, el asistente puede leer tus horas ocupadas y, en lugar de reservar directamente, enviar al cliente un enlace de Calendly de un solo uso para que termine allí la reserva. Tú creas el token en el área de integraciones de Calendly; la documentación para desarrolladores de Calendly explica los tokens de acceso personal. Encontrarás más información sobre esta opción en nuestra página de la recepcionista con IA para Calendly.

Reglas de reserva que conviene configurar antes de empezar

La tabla de ajustes anterior cubre los aspectos técnicos. Estas son las decisiones que hay detrás, basadas en cómo funcionan realmente las agendas de los negocios que trabajan con citas.

Adapta la duración de las horas a tu forma real de trabajar

Una agenda solo es tan buena como las duraciones que recibe. Hay dos errores habituales:

• Indicar el tiempo del tratamiento, no el tiempo de la cita. Un masaje de 60 minutos suele necesitar 70 minutos de sala. Indica 60 como duración y 10 como margen, o define el servicio como de 75.
• Un solo servicio para trabajos muy diferentes. Una «consulta» puede durar 15 minutos para un cliente habitual y 45 para uno nuevo. Divide el servicio en dos para que el asistente pregunte cuál corresponde.

Usa la antelación mínima para proteger la próxima hora

Las reservas para el mismo día son bienvenidas en algunos sectores y un problema en otros. Si necesitas comprobar existencias, preparar una sala o desplazarte hasta un cliente, una antelación mínima de varias horas evitará que el asistente ofrezca horas que no puedes cumplir.

Mantén la ventana de reservas lo bastante corta para que sea precisa

Una antelación máxima amplia parece generosa, pero si tus turnos cambian cada mes, hará que los clientes reserven con personas que luego están de vacaciones. Ajusta el plazo a la antelación con la que organizas los turnos: si los horarios del personal están fijados con cuatro semanas de antelación, no permitas reservas con ocho semanas. El valor predeterminado de Klugon es de 60 días.

Añade a la base de conocimientos las reglas que el asistente no puede aplicar

Algunas políticas dependen de las palabras, no de las matemáticas del calendario. Una política de cancelación con 24 horas de antelación, una prueba de alergia necesaria 48 horas antes de un servicio de color, «los menores de 16 años deben venir con un adulto» o «no hacemos visitas a domicilio a más de 10 millas». La comprobación de disponibilidad no puede aplicar estas reglas, pero el asistente puede informar de ellas y hacer las preguntas adecuadas si las escribes en tu base de conocimientos. Sé breve y específico.

Decide qué reservas deben pasar a una persona

Algunas reservas no debería hacerlas un asistente. Por ejemplo:

• una primera cita que requiere una valoración clínica o profesional de la idoneidad;
• reservas de grupos o eventos con precios personalizados;
• una queja disfrazada de reserva («quiero volver para que lo arregléis»);
• alguien que pide una persona concreta del equipo en un día en que no trabaja.

En estos casos, indica al asistente que pase la conversación a tu equipo. Cuando lo haga, la conversación aparecerá marcada como «Necesita una persona» en tu bandeja de entrada y se enviará una notificación a Slack o Zapier si los has conectado. Nuestra guía sobre pasar conversaciones al personal explica cómo redactar esas instrucciones.

Lo que una agenda de citas con IA como esta no puede hacer (todavía)

Esta sección es tan importante como las demás. Algunas funciones son habituales en los programas de reservas y suelen aparecer en las páginas de recepcionistas con IA. Klugon no hace actualmente lo siguiente:

• No envía mensajes de confirmación automáticos. La confirmación del cliente es la respuesta de la propia conversación, con una referencia de reserva. Klugon no envía después un correo electrónico, un mensaje de WhatsApp ni un SMS de confirmación aparte.
• No envía recordatorios. Nada manda un recordatorio el día anterior. No existe ningún programador de mensajes programados. Si los recordatorios son esenciales para reducir las ausencias, conserva la herramienta que utilizas para enviarlos o envíalos tú.
• No envía SMS de ningún tipo. Ni confirmaciones por SMS, ni recordatorios por SMS, ni mensajes de respuesta a llamadas perdidas.
• No acepta depósitos, retenciones de tarjeta ni cargos por ausencia. Las reservas registran el precio, pero no hay ningún paso de pago.
• No transfiere llamadas en directo. Por teléfono, el asistente no puede pasar una llamada a tu línea. Puede pasar la conversación a tu equipo: esto significa que la conversación queda marcada como «Necesita una persona» en tu bandeja de entrada y, si está conectado, se envía un aviso a Slack o Zapier. Después, alguien devuelve la llamada al cliente. Mientras tanto, el asistente sigue hablando con el cliente; marcarla no lo pausa.
• No cambia reservas por teléfono. Mover una reserva funciona en el chat y la mensajería, pero no durante las llamadas.
• No garantiza la sincronización con calendarios externos. Lo hemos explicado arriba. El calendario propio de Klugon es la fuente de verdad.
• No envía avisos por correo electrónico. Las nuevas reservas te llegan a través del panel, Slack o Zapier, no por correo electrónico ni notificaciones push.
• No hace llamadas salientes. El asistente no llama a los clientes para confirmar, recordar o volver a reservar.
• No admite agendas para varias ubicaciones. Una dirección del negocio por cuenta.

La página de estadísticas incluye una breve lista de tareas pendientes con «reservas a la espera de confirmación», para que puedas revisar las nuevas reservas desde un solo lugar. Es algo que tú consultas, no un aviso que te llega.

Si necesitas depósitos y recordatorios automáticos más que conversaciones, quizá te convenga más una plataforma de reservas especializada, y no pasa nada. Algunos negocios utilizan ambas: una plataforma para los recordatorios y un asistente para responder preguntas y aceptar las reservas que de otro modo se perderían. Nuestra guía sobre reservas de citas automatizadas compara las dos opciones.

Un ejemplo de conversación de reserva

La configuración es la siguiente: Larkfield tiene dos fisioterapeutas. La «valoración inicial» dura 45 minutos y solo Priya está asignada a ella. El intervalo entre horas es de 15 minutos, el margen es de 15 minutos y la antelación mínima es de 2 horas. La base de conocimientos indica que los pacientes nuevos deben llevar pantalones cortos y que las cancelaciones requieren 24 horas de antelación.

Esta conversación tiene lugar en el chat de la web un domingo por la tarde.

Cliente: Hola, ¿tratáis lesiones de running? Me duele la rodilla desde que corrí una media maratón.

Asistente: Sí, en Larkfield tratamos muchas lesiones de running, incluido el dolor de rodilla después de carreras largas. Para un problema nuevo, el primer paso es una valoración inicial de 45 minutos con uno de nuestros fisioterapeutas. ¿Quieres que busque una hora?

Cliente: Sí, por favor. Si puede ser el jueves, mejor después del trabajo.

Asistente: El jueves puedo ofrecerte las 17:00 o las 17:45 con Priya. ¿Te viene bien alguna de las dos?

Cliente: Las 17:45 me vienen bien.

Asistente: Perfecto. ¿Me das tu nombre completo y un número de móvil o correo electrónico, por si la clínica necesita ponerse en contacto contigo?

Cliente: Tom Reilly, 07700 900123.

Asistente: Gracias, Tom. Reservado: valoración inicial con Priya, el jueves a las 17:45, 45 minutos. Tu referencia de reserva es LSP-4821. La clínica pide un par de cosas: lleva o ponte pantalones cortos para que la fisioterapeuta pueda examinar bien la rodilla y, si necesitas cancelar, avísanos con al menos 24 horas de antelación. Si necesitas cambiar o cancelar la cita, escríbenos aquí con tu referencia de reserva.

Cliente: ¿Me enviaréis un recordatorio?

Asistente: La clínica no envía recordatorios automáticos, así que te recomendamos añadir la cita ahora a tu calendario. ¿Puedo ayudarte en algo más?

Hay tres cosas que observar. El asistente solo ofreció horas que encajaban con una cita de 45 minutos más el margen en la agenda de Priya. Transmitió los dos puntos de la política porque estaban en la base de conocimientos. Y respondió con sinceridad sobre los recordatorios porque el propietario había añadido una indicación de que la clínica no los envía. Sin esa indicación, una IA podría prometer fácilmente algo que el negocio no cumple, así que escríbelo.

La misma reserva en una llamada telefónica

En una llamada, el proceso es el mismo, pero las frases son más cortas porque la persona no puede desplazarse hacia arriba para releerlas. Imagina un plan de voz con un número reenviado a Klugon.

Asistente: Hola, gracias por llamar a Larkfield Sports Physio. ¿En qué puedo ayudarte hoy?

Persona que llama: Hola, me gustaría reservar un masaje deportivo para el sábado por la mañana.

Asistente: Claro. El masaje deportivo dura 60 minutos. El sábado por la mañana tengo las 9:15 o las 10:30. ¿Cuál prefieres?

Persona que llama: Las 10:30.

Asistente: ¿Y tu nombre, por favor?

Persona que llama: Hannah Cole.

Asistente: Gracias, Hannah. ¿Cuál es el mejor número para contactar contigo?

Persona que llama: El número desde el que estoy llamando.

Asistente: ¿Puedes decírmelo en voz alta para asegurarme de que lo tengo bien?

Persona que llama: 07700 900456.

Asistente: Listo: masaje deportivo el sábado a las 10:30, referencia LSP-4830. ¿Algo más?

Si Hannah hubiera llamado para cambiar una reserva existente, el asistente de voz podría cancelar la anterior y crear una nueva, pero no cambiarla en un solo paso. Una opción más sencilla es indicar: «Para cambios en reservas existentes, pide los datos y pasa la conversación al equipo».

Precios de las reservas de citas con IA

Las reservas no se venden como un producto independiente. Vienen incluidas con el asistente en los productos de Klugon. Los precios están en dólares estadounidenses:

Algunos detalles que afectan específicamente a las reservas:

• Pagar anualmente supone un 20% de descuento sobre el precio mensual.
• Los números de teléfono cuestan $9 al mes cada uno y solo pueden añadirse cuando termina la prueba de 7 días. Durante la prueba puedes probar el asistente de voz desde el navegador.
• Los minutos de voz adicionales cuestan $15 por cada 100 minutos iniciados.
• Los calendarios externos (Google, Outlook, Apple, Calendly) requieren un plan de voz o social Business o Scale.
• Las notificaciones de Slack y Zapier para nuevas reservas y traspasos requieren lo mismo: un plan de voz o social Business o Scale.
• La prueba gratuita dura 7 días. Se necesita una tarjeta y se cobra cuando termina la prueba, salvo que canceles antes.

Todos los planes incluyen asistentes ilimitados. El desglose completo, incluido qué cuenta como conversación, está en la página de precios.

Ejemplo práctico: cuánto podrían costarte las reservas perdidas

Esto es una ilustración, no una previsión. Cambia las cifras por las tuyas.

Supuestos para un salón de belleza ficticio con dos puestos:

• 25 llamadas a la semana no reciben respuesta porque las dos personas están con clientes o el salón está cerrado.
• El 40% de esas personas quería reservar; el resto tenía una pregunta, quería vender algo o ya era cliente.
• La mitad de quienes querían reservar lo habría hecho si alguien hubiera respondido. La otra mitad habría vuelto a llamar más tarde o aún no estaba preparada.
• La cita media vale $55.
• Las llamadas duran una media de 3 minutos con el asistente.

Las cuentas:

• 25 llamadas perdidas × 40% que quería reservar = 10 reservas potenciales a la semana.
• 10 × 50% que habría reservado = 5 reservas semanales que ahora se pierden.
• 5 × $55 = $275 a la semana, o aproximadamente $1.190 al mes (usando 4,33 semanas).

El coste:

• Agente de voz con IA Starter a $99 al mes, más un número de teléfono a $9 = $108 al mes.
• 25 llamadas × 3 minutos × 4,33 semanas ≈ 325 minutos al mes, dentro de los 1.000 incluidos. Incluso si el asistente respondiera a todas las llamadas, no solo a las perdidas, 100 llamadas semanales de 3 minutos serían unos 1.300 minutos, así que tendrías que pasar a Business o pagar los 300 minutos adicionales a $15 por cada 100.

Con esos supuestos, el asistente se amortiza si recupera unas dos citas al mes. La verdadera pregunta es si tus cifras de llamadas perdidas y conversión se parecen a estas. Consulta durante dos semanas el registro de llamadas perdidas de tu sistema telefónico antes de decidir; la mayoría de los servicios telefónicos para empresas y móviles lo muestran. Nuestra guía sobre llamadas perdidas e ingresos perdidos explica esta medición con más detalle.

Fíjate en lo que el ejemplo no incluye. No supone ninguna reducción adicional de las ausencias porque Klugon no envía recordatorios. Tampoco cuenta nada por los mensajes respondidos en WhatsApp o en la web, aunque para algunos negocios ahí es donde llegan las solicitudes de reserva por la tarde.

Mantener la agenda actualizada día a día

Un sistema automatizado de reservas solo conoce lo que aparece en su calendario. El asistente no puede ver al cliente que acaba de sentarse sin cita ni al habitual que ha reservado su próxima visita en caja. Ahí es donde se producen las reservas duplicadas, y es fácil evitarlo.

Añade las reservas que haces tú

Cuando aceptes una reserva en persona o desde tu propio móvil, añádela inmediatamente en la página Reservas. El panel ejecuta la misma comprobación de conflictos que el asistente, así que si la hora ya no está disponible verás un aviso. Si realmente quieres reservar dos cosas a la vez, como un arreglo rápido del flequillo durante el tiempo de espera de un tinte largo, existe una opción «Permitir solapamiento» para hacerlo de todos modos.

Si has conectado un calendario externo y el asistente lo consulta, las citas que añadas allí también cuentan como horas ocupadas. Pero como la herramienta principal de reservas solo lee el calendario propio de Klugon, añadir la reserva en Klugon es la costumbre más segura.

Bloquea las vacaciones y bajas del personal

Las fechas cerradas cierran todo el negocio. Para el día libre de una persona, el método práctico es añadir una reserva para ese miembro del personal que cubra las horas que estará fuera. Como los conflictos se comprueban por persona, el asistente dejará de ofrecer las horas de esa persona, mientras que sus compañeros seguirán disponibles. Ponle una etiqueta clara («Vacaciones») para que nadie la confunda con una cita de un cliente.

Negocios con una sola persona

Si trabajas solo y no añades personal, cada reserva bloquea la misma única agenda. El asistente no puede reservarte dos veces a la vez porque solo tiene que comprobar la disponibilidad de una persona.

Una rutina matinal breve

Para la mayoría de los negocios bastan cinco minutos al principio del día:

1. Abre la página Reservas y revisa lo que se haya reservado desde ayer.
2. Comprueba la bandeja de entrada para ver las conversaciones marcadas como «Necesita una persona» y devuelve esas llamadas.
3. Consulta la lista de tareas de estadísticas para ver las reservas a la espera de confirmación y los leads que aún no han sido contactados.
4. Si el asistente se ha equivocado, corrige la causa: la duración de un servicio, una regla que falta o un vacío en la base de conocimientos.

Medir si funciona

Dale un mes y después revisa estos datos:

• Reservas por canal. La página de análisis muestra las reservas (sin contar las canceladas), el reparto por canal y un gráfico día a día, comparados con el periodo anterior.
• Horas y días más ocupados. Si la mayoría de las reservas llegan después de las 18:00, es negocio que antes no recibías o que conseguías mediante una llamada al día siguiente.
• Pasadas a una persona. «Gestionadas por el asistente» muestra cuántas conversaciones se han transferido y qué proporción se ha gestionado sin transferencia. Una tasa alta de transferencias suele indicar que falta información, no que el asistente esté averiado.
• Preguntas sin una buena respuesta. La página de estadísticas las muestra. Cada una es una información que puedes añadir a tu base de conocimientos.
• Cancelaciones. Si aumentan las cancelaciones, comprueba si la gente está reservando el servicio equivocado. Normalmente significa que hay que mejorar los nombres o las descripciones de los servicios.

Compáralo con tu situación anterior: el número de reservas aceptadas por teléfono y mensajes en un mes normal y el número de llamadas perdidas del registro telefónico.

Qué negocios sacan más partido a un asistente de agenda con IA

Las reservas de citas mediante un asistente funcionan mejor cuando:

• las reservas corresponden a servicios de duración fija que puedes describir;
• varias personas realizan servicios distintos, de modo que comprobar «quién puede hacerlo y cuándo» ahorra conversaciones;
• muchas consultas llegan fuera del horario de apertura o mientras estás con un cliente;
• los clientes suelen tener una o dos preguntas antes de decidirse.

Esto describe a la mayoría de los negocios de nuestras páginas para salones y clínicas, además de fisioterapeutas, profesores particulares, autoescuelas, peluquerías caninas y empresas de servicios que reservan visitas.

Funciona peor para negocios en los que cada reserva requiere una negociación: presupuestos personalizados para eventos, asuntos legales que necesitan una comprobación de conflictos o citas médicas que requieren un triaje clínico previo. En esos casos, utiliza el asistente para responder preguntas generales y recopilar datos, e indícale que pase la reserva real a una persona.

En las clínicas, en particular, el asistente nunca debe decidir si un síntoma es urgente. Incluye esa regla en sus instrucciones y dale el número de tu consulta para casos urgentes. No puede transferir llamadas, así que debe decirle a la persona con quién debe ponerse en contacto.

Datos que recopilas cuando la gente reserva

Cada reserva implica recopilar datos personales: un nombre, un teléfono o correo electrónico y, a veces, una nota sobre el motivo de la visita. Si estás en el Reino Unido, la guía de la ICO sobre el derecho a estar informado indica que debes explicar qué recopilas, por qué y durante cuánto tiempo lo conservas. Mantén actualizada la política de privacidad de tu web para cubrir las reservas realizadas por el asistente.

Klugon está gestionado por una empresa alemana conforme al RGPD, y las transferencias a proveedores de servicios fuera de la UE están cubiertas por cláusulas contractuales tipo, tal como se indica en nuestra política de privacidad. Puedes exportar como CSV tus listas de clientes y leads, y eliminar registros individuales desde el panel. La eliminación completa de los datos de una cuenta se realiza solicitándola por correo electrónico.

Evita pedir más información de la necesaria. Para reservar hacen falta un nombre y una forma de contactar con el cliente. No indiques al asistente que recopile fechas de nacimiento o historiales médicos salvo que tengas un motivo claro y tu política de privacidad lo contemple.

Empezar

La prueba más rápida consiste en iniciar una prueba gratuita, configurar tus horarios y dos o tres servicios, y reservar tú mismo algunas citas en el chat de la web. Aprenderás más con diez reservas de prueba que con cualquier lista de funciones, incluida esta. Si primero quieres conocer el producto completo, el resumen de la recepcionista con IA en nuestra página de inicio es el mejor punto de partida.

Preguntas frecuentes

¿La agenda de citas con IA reserva en Google Calendar?

Reserva en el calendario propio de Klugon. Si conectas Google Calendar (con un plan de voz o social Business o superior), el asistente también puede consultar tus horas ocupadas y crear eventos mediante herramientas de calendario independientes, pero no es una sincronización bidireccional garantizada. Considera la página Reservas de Klugon como el registro principal.

¿Los clientes pueden cambiar o cancelar sus reservas por sí mismos?

Sí, pueden hacer ambas cosas en el chat de la web y en WhatsApp, Instagram y Messenger. Durante una llamada telefónica, el asistente puede cancelar una reserva, pero no cambiarla.

¿Envía confirmaciones o recordatorios de reserva?

No. El cliente recibe una confirmación con una referencia de reserva en la propia conversación. Klugon no envía después correos de confirmación, recordatorios ni mensajes de texto.

¿Puede aceptar un depósito cuando alguien reserva?

No. Las reservas registran el precio del servicio, pero no incluyen ningún paso de pago, depósito o cargo por ausencia.

¿Qué ocurre si dos personas intentan reservar la misma hora?

La comprobación de disponibilidad consulta las reservas existentes por miembro del personal cada vez que ofrece o crea una hora. Una hora que ya se ha reservado no vuelve a ofrecerse, salvo que se cancele la reserva anterior.

¿Puede pasarme una llamada si alguien quiere hablar con una persona?

No directamente. No hay transferencia de llamadas en directo. El asistente pasa la conversación a tu equipo: queda marcada como «Necesita una persona» en tu bandeja de entrada y se envía un aviso a Slack o Zapier si has conectado uno. Después, alguien devuelve la llamada al cliente.

¿Cuánto se tarda en configurarlo?

Configurar los horarios, servicios y reglas de reserva solo requiere escribirlos. Conectar Google Calendar lleva más tiempo por el paso de la cuenta de servicio. Los números de teléfono solo pueden añadirse cuando termina la prueba, así que las reservas por voz en un número real empiezan después.

¿En qué idiomas puede reservar?

Por teléfono, puedes configurar el asistente para que responda en inglés, alemán, francés, español, italiano, portugués, neerlandés, japonés o árabe. El saludo predeterminado está en inglés, así que escribe tu propio saludo si eliges otro idioma.

¿Las reservas de citas están incluidas en todos los planes?

Están incluidas en todos los planes de voz y sociales. En el chatbot de la web, aparecen disponibles desde el nivel Business. Consulta la página de precios para ver el desglose actual.