Asistente de ventas con IA para pequeñas empresas

La mayoría de las pequeñas empresas no pierden ventas porque el producto sea incorrecto. Las pierden en el espacio entre que alguien pregunta y alguien responde. Un mensaje sobre una caseta de jardín llega a Instagram a las 22:00. Una persona llama para saber si tienes una pieza, salta el buzón de voz y llama a la siguiente tienda. Un visitante de tu web tiene tres preguntas sobre tus paquetes, no encuentra las respuestas y cierra la pestaña.

Un asistente de ventas con IA cubre ese vacío. Responde preguntas de compra utilizando la información de tus propios productos y servicios, hace las preguntas que tú harías para saber si merece la pena dedicar tiempo a una consulta y guarda los datos de la persona para que puedas retomarla correctamente. Klugon hace esto en el chat de tu web, por teléfono y en las aplicaciones de mensajería, y registra cada consulta como un cliente potencial en un CRM integrado.

Esta página explica cómo funciona en la práctica la cualificación de clientes potenciales, qué se registra y adónde va, cómo responde la IA a preguntas sobre productos y servicios, y muestra claramente lo que no hace. Esta última parte es importante. Un asistente de ventas que promete demasiado, o que te hace pensar que está haciendo seguimientos cuando no es así, te cuesta más de lo que te aporta.

Qué hace un asistente de ventas con IA en Klugon

Klugon no es un producto de ventas independiente. Es el mismo recepcionista con IA que responde a tus llamadas y chats, con un conjunto de funciones activadas para ayudarte a vender.

Funciona en estos canales:

• Chat de la web, mediante el chatbot con IA para tu web, que puedes añadir a cualquier sitio con una sola etiqueta de script.
• Teléfono, mediante el agente de voz con IA, que puede buscar productos, responder a partir de tu base de conocimientos y captar clientes potenciales durante una llamada.
• WhatsApp, mediante el chatbot con IA para WhatsApp, una vez que hayas conectado tu cuenta de WhatsApp Business a través de Meta.
• Instagram y Facebook Messenger, mediante la automatización de mensajes directos de Instagram, después de configurar Meta.

Todos los canales comparten una misma base de conocimientos y envían los mensajes a una misma bandeja de entrada. Así, un cliente que escribe por Instagram y después llama recibe las mismas respuestas, y ambas conversaciones aparecen en el mismo lugar.

Cualificación de clientes potenciales con IA: hacer las preguntas adecuadas

Cualificar consiste en averiguar pronto si es probable que una consulta se convierta en un trabajo que te interese. Un buen recepcionista lo hace sin que el cliente lo note: unas preguntas amables, en el orden adecuado, que te indican el tamaño del trabajo, los plazos y si el encargo encaja contigo.

Un asistente de ventas con IA puede hacer lo mismo, pero solo si le dices qué debe preguntar. No sabe que un fotógrafo de bodas necesita conocer la fecha antes que nada, ni que un instalador de cocinas necesita el código postal para saber si merece la pena preparar un presupuesto.

Cómo configurarlo

En los ajustes del asistente tienes tres herramientas para hacerlo.

• Instrucciones personalizadas. Instrucciones en lenguaje sencillo que la IA sigue en todos los canales. Aquí puedes indicar tus preguntas de cualificación, el orden en que debe hacerlas y cualquier situación que deba cerrar la conversación educadamente (un código postal fuera de tu zona o un trabajo que no realizas).
• Datos que se deben captar. Los datos que quieres recopilar cuando un cliente muestra interés, como su nombre, teléfono y correo electrónico. La IA los pide de forma natural, de uno en uno o de dos en dos, sin insistir. También puedes indicarle que espere un número determinado de mensajes antes de pedir los datos de contacto, para que no empiece con «¿Cuál es tu correo electrónico?».
• Anotar la intención de compra. Cuando activas esta opción, la IA añade a cada cliente potencial una nota que indica si la intención de compra parece alta, media o baja, y por qué.

La nota sobre la intención es la interpretación que hace la IA de la conversación, no una puntuación calculada a partir de datos. Úsala como una guía rápida para decidir a qué clientes llamar primero, no como una conclusión definitiva.

Preguntas de cualificación que funcionan

Limítate a entre tres y cinco preguntas. Si haces más, la gente abandona. Haz primero la pregunta que descarta a más personas, para no perder tiempo ninguno de los dos.

Un negocio de reformas (cocinas, baños, ampliaciones):

1. ¿Qué tipo de trabajo necesitas y cuál sería aproximadamente su tamaño?
2. ¿Cuál es el código postal? (Descarta trabajos fuera de tu zona).
3. ¿Cuándo te gustaría tenerlo terminado?
4. ¿La propiedad es tuya o tendría que dar su aprobación el propietario?
5. Nombre y teléfono para concertar una visita de medición.

Un fotógrafo de bodas o eventos:

1. ¿Cuál es la fecha? (Descarta fechas en las que ya tienes reservas).
2. ¿Dónde está el lugar del evento?
3. Aproximadamente, ¿cuántos invitados habrá y qué parte del día quieres cubrir?
4. ¿Has visto los paquetes de nuestra web? ¿Hay alguno que te interese especialmente?
5. Nombre, correo electrónico y teléfono para que podamos enviarte nuestra disponibilidad.

Un gimnasio o estudio de fitness:

1. ¿En qué te gustaría trabajar?
2. ¿Has entrenado antes con un entrenador o en alguna clase?
3. ¿Qué días y horarios te vienen bien?
4. ¿Te gustaría reservar una sesión de prueba gratuita?

Una empresa de servicios profesionales (asesores, abogados, consultores):

1. ¿Con qué necesitas ayuda? (Sé breve; todavía no pidas detalles del asunto).
2. ¿Es para ti o para una empresa?
3. ¿Hay alguna fecha límite?
4. Nombre, correo electrónico y teléfono para que pueda responderte la persona adecuada.

En los trabajos regulados, mantén a la IA completamente alejada del asesoramiento. Debe recopilar la información básica y pasar la consulta a una persona. En particular, los abogados deberían indicar a la IA que no recopile detalles del asunto hasta haber realizado una comprobación de conflictos de intereses. La página de servicios profesionales lo explica con más detalle.

Redactar las instrucciones

Redacta las instrucciones como si estuvieras explicando el trabajo a una persona nueva en su primer día. Por ejemplo:

Las instrucciones específicas funcionan mejor que las generales. «Cualifica los clientes potenciales» no significa nada para la IA. «Pide el código postal antes que cualquier otra cosa» sí. Para obtener más información, consulta qué debes enseñar a tu recepcionista con IA.

Cualificar por teléfono frente a hacerlo por chat

Las mismas instrucciones se aplican a todos los canales, pero las personas se comportan de forma distinta en cada uno, así que merece la pena adaptarlas.

En el chat de la web o en WhatsApp, la gente suele estar dispuesta a responder a una breve serie de preguntas y puede escribir una dirección de correo electrónico sin que nadie la escuche mal. También puede abandonar la conversación a mitad, así que haz primero la pregunta más útil y guarda los datos de contacto antes de que la conversación se apague.

Por teléfono, las personas esperan que les hagan preguntas, pero una lista larga parece un interrogatorio. Dos o tres preguntas suelen ser el límite antes de que quien llama quiera recibir su propia respuesta. Además, los datos hablados son más difíciles de captar. Los códigos postales, las direcciones de correo electrónico y los apellidos son los datos que más suelen fallar en el reconocimiento de voz, así que indica a la IA que los repita para confirmarlos y, en las llamadas, prioriza el número de teléfono frente al correo electrónico.

En Instagram y Messenger, muchas consultas empiezan con una sola palabra, a menudo «¿precio?». En esos canales, la gente suele estar mirando opciones más que preparada para comprar. Una respuesta breve y útil con una pregunta de seguimiento suele funcionar mejor que empezar directamente con la cualificación.

Si un canal es mucho más importante para tus ventas que los demás, redacta primero las instrucciones para ese canal y pruébalas allí.

Errores habituales al configurar la cualificación

• Pedir los datos de contacto demasiado pronto. Si alguien acaba de preguntar el precio y le pides inmediatamente el correo electrónico, es probable que se vaya. Responde primero a la pregunta y después pídelo.
• Ocultar el precio. Si publicas precios, deja que la IA los indique. Negarse a dar una cifra aproximada hasta que la persona facilite su número desanima a más gente de la que atrae.
• No ofrecer una salida. Indica a la IA qué debe decir cuando alguien no encaja: un trabajo que no haces, una zona a la que no llegas o un presupuesto muy inferior a tu mínimo. Un «no hacemos ese tipo de trabajo» dicho con educación ahorra tiempo a ambas partes.
• Hacer demasiadas preguntas. Cinco ya son muchas. Si solo puedes actuar a partir de tres respuestas, haz tres preguntas.
• No incluir notas. Si las respuestas no quedan escritas en las notas del cliente potencial, tu equipo volverá a hacer las mismas preguntas cuando llame. Indica exactamente en las instrucciones qué debe aparecer en las notas.

Responder preguntas sobre productos y servicios

Los compradores preguntan una y otra vez lo mismo. ¿Qué incluye? ¿Hay existencias? ¿Cuánto tarda? ¿Está disponible en azul? ¿Cuál es la diferencia entre los dos paquetes? Cada pregunta respondida a las 22:00 es un motivo menos para que alguien busque otra opción.

De dónde salen las respuestas

La IA responde a partir de tres fuentes.

• Tu catálogo de productos. Añades los productos manualmente en el panel, con sus nombres, descripciones, precios e imágenes. La IA los busca en el chat y durante las llamadas. No hay importación desde una hoja de cálculo ni sincronización con una tienda online, así que debes mantener el catálogo actualizado. Puedes exportarlo como CSV.
• Tus servicios. Los servicios que configuras para reservar, con sus duraciones y precios.
• Tu base de conocimientos. Documentos que subes (PDF, Word, texto sin formato, Markdown o CSV, de hasta 20 MB cada uno), texto que pegas, páginas web individuales y un análisis de la página de inicio de tu web más hasta siete páginas clave. No se pueden leer los PDF escaneados que solo contienen imágenes.

Todos los asistentes de una empresa utilizan la misma base de conocimientos. Si tienes un asistente de ventas en tu web y un recepcionista en tu línea telefónica, darán las mismas respuestas.

Una página web que importas se lee una sola vez. Si cambias los precios en la web, vuelve a añadir la página para que la IA recoja la nueva versión.

Qué necesitan las buenas respuestas

La IA solo puede ser tan precisa como la información que le proporciones. Estas son las carencias más habituales que esperamos encontrar al configurar un asistente de ventas:

• Qué incluye y qué no incluye. «¿El precio incluye la instalación?» necesita una respuesta escrita.
• Plazos. «¿Cuánto tardaríais en empezar?». Si cambia de una semana a otra, indica a la IA que diga que varía y que ofrezca recopilar los datos.
• Zonas y costes de entrega y recogida.
• Comparaciones entre tus propias opciones. Un párrafo breve sobre para quién es cada paquete ayuda a la IA a recomendar el adecuado.
• Condiciones de garantía, devoluciones y cancelación.

Cuando la IA no encuentre una respuesta, debe decirlo y ofrecerse a recopilar los datos del cliente, no adivinar. Klugon no puede garantizar que nunca se equivoque, así que mantén clara la base de conocimientos y revisa la página de Insights. Esta muestra las «preguntas sin una buena respuesta» y las preguntas más frecuentes de los últimos 30 días: una lista de tareas preparada sobre lo que debes añadir.

Sugerir productos relacionados

Puedes activar las recomendaciones para que la IA sugiera productos o servicios relacionados de tu catálogo. Tú eliges cuándo hace sugerencias (por ejemplo, después de responder a una pregunta), hacia qué tipo de sugerencia debe orientarse y cuántas sugerencias puede hacer como máximo. No crea paquetes ni cambia precios; solo menciona productos que encajan.

Bien hecho, es como un dependiente que dice: «Para eso necesitarás el soporte de pared». Mal hecho, resulta insistente. Empieza con una sola sugerencia como máximo y lee varias conversaciones antes de aumentar el número.

Mencionar una oferta vigente

Si tienes una promoción activa, puedes proporcionar al asistente un código promocional y sus condiciones para que los mencione a los clientes. Sus instrucciones le indican que no invente otros códigos ni descuentos. Klugon no aplica el código automáticamente en ningún sitio, así que asegúrate de que funciona donde realmente pagan tus clientes.

Captar clientes potenciales en el CRM integrado de Klugon

Cada cliente potencial que capta la IA se guarda en el CRM propio de Klugon, sin configuración adicional. Esta es la parte del asistente de ventas con IA que convierte una conversación en algo que tu equipo puede gestionar.

Qué se registra

Cuando la IA guarda un cliente potencial, registra:

• el nombre de la persona
• su correo electrónico y número de teléfono, según los datos que haya proporcionado
• aquello que le interesa, como una reserva, un producto o una consulta general
• el canal del que procede la consulta
• notas, incluidas tus respuestas de cualificación y la nota sobre la intención de compra si está activada
• si aceptó recibir comunicaciones de marketing, registrado solo cuando lo indica explícitamente

La conversación completa permanece en tu bandeja de entrada junto con el resto de la información.

La página Leads

Los clientes potenciales aparecen en la página Leads, donde cada uno tiene un estado: nuevo, contactado, convertido o perdido. Desde ahí puedes:

• mover un cliente potencial por esos estados mientras trabajas con él
• convertir un cliente potencial en cliente
• exportar los clientes potenciales como CSV
• eliminar un cliente potencial

La lista Customers muestra tus clientes, con totales calculados a partir de sus reservas y pedidos. También se puede exportar como CSV.

El CRM también incluye notas y tareas de seguimiento. Una tarea de seguimiento es un recordatorio interno para tu equipo, una tarea pendiente. No envía nada al cliente.

Mostrar rápidamente los clientes potenciales a la persona adecuada

Un cliente potencial que permanece sin leer hasta el lunes apenas es mejor que no tenerlo. La rapidez importa: en un artículo de 2011 de Harvard Business Review sobre la corta vida de los clientes potenciales online, James Oldroyd, Kristina McElheran y David Elkington escribieron que «la mayoría de las empresas no responde ni de lejos con la suficiente rapidez». La IA responde de inmediato; el trabajo consiste en asegurarse de que una persona haga el seguimiento poco después.

Klugon puede avisar a tu equipo de los nuevos clientes potenciales de varias formas, todas automáticas una vez conectadas:

• Slack. Los nuevos clientes potenciales, las reservas y las derivaciones se publican en un canal. Consulta la integración de Slack.
• Zapier. Los mismos eventos se envían a un Zap, para que puedas reenviarlos a casi cualquier servicio al que se conecte Zapier. Consulta la integración de Zapier.
• Notion. Se añade una fila a una base de datos de Notion por cada cliente potencial.
• Mailchimp. El cliente potencial se añade a una audiencia respetando si aceptó recibir comunicaciones de marketing.

Klugon no envía correos electrónicos ni alertas push sobre nuevos clientes potenciales. Si nadie de tu equipo utiliza Slack, Zapier es la forma de dirigir los avisos a un lugar donde se vean.

La página de Insights también mantiene una lista de tareas que incluye los clientes potenciales que no han sido contactados después de dos días. Es una lista que debes revisar, no una alerta, así que intégrala en la rutina matinal de alguien.

Consentimiento de marketing

La IA solo registra el consentimiento de marketing cuando el cliente lo da explícitamente. Esto es importante si más adelante quieres enviar correos electrónicos a los clientes potenciales. En el Reino Unido, las directrices de la ICO sobre marketing directo y comunicaciones electrónicas explican cuándo necesitas consentimiento para enviar comunicaciones de marketing. Que un cliente potencial haya pedido un presupuesto no significa necesariamente que haya aceptado recibir tu boletín.

CRM con IA para pequeñas empresas: HubSpot, Zoho, Salesforce y Pipedrive

Si ya gestionas tus ventas mediante un CRM externo, Klugon puede enviarle los clientes potenciales. Es importante entender cómo funciona, porque es diferente de lo que sugieren muchas páginas de integraciones.

Cómo funcionan las herramientas de CRM

Klugon se conecta a cuatro CRM: HubSpot, Zoho CRM, Salesforce y Pipedrive. Una vez conectado, la IA obtiene herramientas que puede utilizar durante una conversación:

• enviar un cliente potencial captado a tu CRM
• buscar en el CRM un contacto existente por correo electrónico o teléfono
• añadir una nota a un contacto o negocio

La palabra importante es herramientas. La IA las utiliza cuando decide hacerlo, siguiendo tus instrucciones. Guardar un cliente potencial en Klugon no lo envía automáticamente a HubSpot ni a ningún otro CRM. No hay una sincronización automática en segundo plano.

En la práctica, esto significa:

• Inclúyelo en las instrucciones. Algo como «Después de guardar un cliente potencial, envíalo también al CRM» hace que sea mucho más probable que la IA lo haga.
• Comprueba que sucede. Durante las primeras semanas, compara los nuevos clientes potenciales de Klugon con los nuevos contactos de tu CRM.
• Considera la página Leads de Klugon como la lista completa. Todos los clientes potenciales captados aparecen ahí, hayan llegado o no al CRM externo.

Si necesitas que todos los clientes potenciales lleguen a tu CRM sin excepción, una opción más fiable es Zapier: el evento de nuevo cliente potencial se activa automáticamente para cada uno, y puedes crear un Zap que cree el contacto en tu CRM.

Configurar cada CRM

Cada CRM se conecta pegando las credenciales en la página de integraciones de Klugon. No hay un inicio de sesión con un clic para estos servicios.

• HubSpot. Consulta la página de la integración de HubSpot para saber qué debes pegar y dónde encontrarlo.
• Zoho CRM. Tendrás que generar tú mismo un token de actualización en Zoho. La página de la integración de Zoho CRM explica el proceso.
• Salesforce. También necesita un token de actualización que debes obtener de Salesforce. Consulta la página de la integración de Salesforce.
• Pipedrive. Consulta la página de la integración de Pipedrive.

Qué planes incluyen conexiones con CRM

Las conexiones con CRM vienen incluidas con los productos de voz o redes sociales de Klugon, no con el producto solo de chat.

Si pagas por más de un producto de Klugon, tienes una función si cualquiera de ellos la incluye.

Un ejemplo de conversación de ventas

La situación: Fernhill Garden Rooms, una pequeña empresa que construye oficinas de jardín aisladas en un radio de 30 millas de sus instalaciones. El propietario ha subido el folleto y la guía de precios, ha configurado una visita de medición gratuita como servicio de una hora, ha escrito instrucciones de cualificación como las del ejemplo anterior y ha activado «anotar la intención de compra». Esto sucede en el chat de la web a las 21:40 de un domingo.

Cliente: Hola, ¿cuánto cuesta una oficina de jardín?

IA: ¡Hola! Nuestras oficinas de jardín cuestan desde 14.500 £ para una habitación de 3 por 2,5 metros, completamente aislada, con electricidad, iluminación y base incluidos. Los tamaños más grandes y extras como un aseo o una tarima tienen un coste adicional. ¿Qué tamaño tienes en mente y para qué la utilizarías?

Cliente: Algo de unos 4 por 3. Para trabajar desde casa y quizá practicar un poco de música por las tardes.

IA: Es un tamaño muy popular. La guía de precios indica que una habitación de 4 por 3 cuesta 19.800 £, con el aislamiento estándar incluido. Para practicar música, quizá te interese la mejora acústica, que añade aislamiento adicional y puertas selladas, desde 1.450 £. ¿Puedo pedirte tu código postal para comprobar que estás dentro de nuestra zona?

Cliente: Creo que es BS8.

IA: Está dentro de nuestra zona. ¿Cuándo te gustaría tenerla construida?

Cliente: Idealmente antes de Navidad, pero no es una fecha fija.

IA: Entendido. El siguiente paso suele ser una visita de medición gratuita, en la que medimos el espacio, revisamos el acceso y el terreno, y te damos un presupuesto cerrado. Dura aproximadamente una hora. Veo que hay disponibilidad el miércoles a las 10:00 o el jueves a las 14:00. ¿Te viene bien alguna de las dos opciones?

Cliente: El jueves a las 14:00 me va bien.

IA: Perfecto. ¿Puedo tomar tu nombre y el mejor número de teléfono para la persona que hará la visita?

Cliente: Sam Reyes, 07700 900456.

IA: Gracias, Sam. Es una visita de medición gratuita el jueves a las 14:00 para Sam Reyes, 07700 900456. ¿Quieres que la reserve?

Cliente: Sí. ¿Necesitas algo más de mi parte antes?

IA: Nos ayudaría que despejaras el camino hasta el lugar donde irá la habitación y que tuvieras una idea aproximada de dónde te gustaría colocar la puerta y las ventanas. Ya la he reservado y tu referencia es FG-2207. ¿Quieres recibir información sobre ofertas ocasionales por correo electrónico? Puedes decir que no.

Cliente: No, gracias.

IA: De acuerdo. La persona encargada de la visita te verá el jueves a las 14:00. ¿Puedo ayudarte en algo más?

Cliente: Eso es todo, gracias.

Lo que ve la empresa el lunes

• Una nueva reserva para el jueves a las 14:00, creada a partir de la disponibilidad real de Klugon.
• Un nuevo cliente potencial para Sam Reyes con las notas: oficina de jardín de 4 por 3, trabajo desde casa y práctica de música, interés en la mejora acústica, código postal BS8, la quiere antes de Navidad, intención alta porque reservó una visita y dio un plazo. Consentimiento de marketing: no.
• Una publicación de Slack sobre el nuevo cliente potencial y la nueva reserva, si Slack está conectado.
• La conversación completa en la bandeja de entrada, en el canal del chat de la web.

Si HubSpot estuviera conectado y las instrucciones indicaran a la IA que enviara allí los clientes potenciales, también aparecería en HubSpot. Comprueba que sea así.

Pasar una consulta a tu equipo

Algunas conversaciones de ventas necesitan la intervención de una persona. Un cliente quiere un precio para algo inusual. Un comprador profesional quiere hablar sobre las condiciones. Alguien no está satisfecho con un presupuesto.

En el chat y la mensajería, la IA puede marcar la conversación para que tu equipo la gestione. Esto la marca como escalada, muestra un aviso de «Necesita una persona» en la bandeja de entrada, registra la escalada y publica un aviso en Slack o Zapier si están conectados.

Hay dos cosas que debes saber:

• La IA sigue respondiendo. Marcar una conversación no pausa la IA. Si quieres hacerte cargo, responde rápido y dile al cliente que vas a continuar tú.
• Desde dónde puedes responder en Klugon. Puedes responder directamente a los clientes desde la bandeja de entrada en WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram, dentro de la ventana de mensajería de 24 horas de Meta en los canales de Meta. No puedes responder desde la bandeja de entrada a los chats de la web ni a las conversaciones telefónicas, así que en esos casos debes contactar con el cliente utilizando los datos que dejó.

En las llamadas telefónicas, la IA no puede transferir a la persona que llama a otra persona. Recoge sus datos como cliente potencial para que alguien le devuelva la llamada.

Lo que no hace el asistente de ventas con IA

Esta es la lista sincera. Algunas de estas funciones las ofrecen otras herramientas; Klugon no las ofrece actualmente.

No hace seguimientos

No hay mensajes automáticos de seguimiento, secuencias de correo electrónico ni recordatorios de carritos abandonados. Si un cliente potencial deja de responder, la IA no insistirá. El seguimiento corresponde a tu equipo, con la ayuda de la página Leads y de la lista de «clientes potenciales no contactados después de dos días».

No llama ni envía mensajes de texto

No hace llamadas salientes ni envía SMS. La IA solo responde a las personas que se han puesto en contacto contigo.

No se sincroniza automáticamente con tu CRM

Como hemos explicado antes, HubSpot, Zoho, Salesforce y Pipedrive solo reciben un cliente potencial cuando la IA utiliza la herramienta para enviarlo. La página Leads de Klugon es el registro completo.

No cobra

No planifiques tu proceso de ventas en torno a los pagos dentro de la conversación. Utiliza la IA para responder preguntas, cualificar la consulta y reservar el siguiente paso, y cobra como lo haces ahora. En las llamadas telefónicas no hay ninguna opción de pago. Los pedidos en Klugon se confirman mediante el pago, no porque la IA lo diga.

No negocia ni inventa descuentos

La IA indica tus precios y, si has configurado uno, tu código promocional actual. No debería regatear ni inventar ofertas, y debes indicarlo en sus instrucciones.

No se conecta a tu tienda online

No hay sincronización de productos o pedidos con Shopify, WordPress, WooCommerce ni ninguna otra plataforma de tienda. Añades el widget de chat a esos sitios pegando una etiqueta de script y mantienes actualizado manualmente el catálogo de productos en Klugon.

No asigna clientes potenciales ni hace seguimiento de la atribución

No puedes asignar un cliente potencial a un miembro del equipo dentro de Klugon, y los análisis no atribuyen las ventas a conversaciones concretas. Verás el número de clientes potenciales, cuántos se han convertido, los ingresos de los pedidos pagados y un desglose por estado.

No te envía correos electrónicos

No hay notificaciones por correo electrónico ni push para el propietario. Slack y Zapier transmiten los avisos; todo lo demás está en el panel.

No es un asesor

En trabajos regulados (legales, financieros o médicos), la IA recopila la información básica y pasa la consulta a una persona. No debería asesorar, y tus instrucciones deben indicarlo.

Configurar el asistente de ventas con IA: lista de comprobación

Sigue estos pasos en orden. Cada uno se basa en el anterior, y las pruebas deben hacerse antes de mostrar nada a los clientes.

1. Haz una lista de las preguntas de compra. Revisa tus correos, mensajes y llamadas del último mes y anota las preguntas que hace la gente antes de comprar: precios, qué incluye, plazos, zonas cubiertas y diferencias entre tus opciones.
2. Añade tus productos y servicios. Introduce los productos con nombres, descripciones y precios claros. Configura los servicios con sus duraciones y precios, incluidas las consultas, visitas o pruebas gratuitas que utilices como primer paso.
3. Completa la base de conocimientos. Sube tu folleto, guía de precios y condiciones. Pega las respuestas escritas a las preguntas de compra del paso 1. Ejecuta el análisis de la web para recoger tus páginas principales.
4. Escribe las instrucciones de cualificación. Incluye entre tres y cinco preguntas, la que descarta a alguien primero, qué decir cuando alguien no encaja y exactamente qué debe aparecer en las notas del cliente potencial.
5. Configura la captación de clientes potenciales. Elige los datos que quieres recopilar, decide cuántos mensajes esperar antes de pedirlos y activa la nota sobre la intención de compra si quieres utilizarla.
6. Decide si quieres recomendaciones. Actívalas con una sola sugerencia como máximo para empezar, o déjalas desactivadas.
7. Conecta tus avisos. Usa Slack, Zapier o ambos, para que alguien vea los nuevos clientes potenciales ese mismo día.
8. Conecta tu CRM, si utilizas uno. Añade la instrucción para enviarle los clientes potenciales y planifica una comprobación semanal para confirmar que llegan.
9. Pruébalo tú mismo. Interpreta el papel de tres clientes: uno adecuado, uno inadecuado y otro que solo quiere saber el precio. Comprueba qué acabó en la página Leads y en las notas.
10. Empieza con un solo canal. El chat de la web suele ser el más fácil para comenzar. Añade el teléfono y la mensajería cuando estés satisfecho con las respuestas.
11. Revísalo semanalmente durante el primer mes. Lee las conversaciones, completa las carencias de la página de Insights y ajusta las preguntas.

Cuánto cuesta

No hay una tarifa independiente para las funciones de ventas. Pagas por los canales en los que quieres tener el asistente, en dólares estadounidenses, y todos los planes incluyen asistentes ilimitados.

Pagar anualmente supone un descuento del 20 %. Cada número de teléfono cuesta $9 al mes y cada número de WhatsApp, $19 al mes. Recuerda los niveles de CRM indicados arriba: HubSpot, Zoho y Pipedrive necesitan el plan Business de voz o social; Salesforce necesita Scale.

Cada producto ofrece una prueba gratuita de 7 días. Se necesita una tarjeta y se realizará el cargo cuando termine la prueba, salvo que canceles antes. Encontrarás todos los detalles en la página de precios.

Un ejemplo calculado

Supongamos que diriges una pequeña empresa de construcciones de jardín. Partimos de estos datos:

• 40 consultas web al mes, de las cuales 15 llegan por la tarde o durante el fin de semana, cuando nadie responde hasta el siguiente día laborable
• 1 de cada 10 consultas acaba en una venta
• una venta media tiene un valor de $18.000, con $3.000 de beneficio después de materiales y mano de obra
• responder inmediatamente a las consultas fuera del horario laboral y reservar una visita convierte una consulta adicional en una venta cada dos meses

Eso son seis ventas adicionales al año, o $18.000 de beneficio. El plan Business del chatbot, a $149 al mes, cuesta $1.788 al año. Aunque tus cifras sean una fracción de estas, merece la pena hacer el cálculo con tus propios datos. Si ninguna consulta llega fuera del horario laboral y ya respondes en cuestión de minutos, el caso es menos sólido, y deberías reconocerlo honestamente.

Cómo medir si funciona

Dale un mes y después revisa estos datos en tu panel de Klugon.

• Clientes potenciales y cuántos se han convertido. En la página Analytics, compáralos con el periodo anterior.
• Desglose por estado. ¿Cuántos siguen «nuevos»? Una acumulación de clientes potenciales sin contactar significa que el cuello de botella está en el seguimiento, no en la IA.
• Reservas creadas por el asistente, si las consultas o visitas forman parte de tu proceso de ventas.
• Desglose por canal. De dónde llegan las consultas: web, teléfono, WhatsApp o Instagram.
• Horas de mayor actividad. Cuántas consultas llegan fuera del horario laboral.
• Preguntas sin una buena respuesta. Completa estas carencias cada semana.
• Clientes potenciales no contactados después de dos días, en la página de Insights. Esta cifra debería mantenerse cerca de cero.

Y lee diez conversaciones. ¿Hizo la IA tus preguntas en el orden adecuado? ¿Pidió los datos en un momento natural? ¿Te habría parecido bien que una persona nueva del equipo lo gestionara de la misma manera?

Preguntas frecuentes

¿Es el asistente de ventas con IA un producto independiente?

No. Es el mismo asistente de Klugon que responde a chats, llamadas y mensajes, con la captación de clientes potenciales, la búsqueda de productos y las recomendaciones activadas. Pagas por los canales que utilizas.

¿Sincroniza automáticamente los clientes potenciales con HubSpot?

No. HubSpot, Zoho, Salesforce y Pipedrive reciben un cliente potencial cuando la IA utiliza su herramienta para enviarlo, siguiendo tus instrucciones. Todos los clientes potenciales se guardan siempre en la página Leads de Klugon. Para utilizar una vía automática, usa un Zap activado por el evento de nuevo cliente potencial de Klugon.

¿Puede cualificar clientes potenciales por sí solo?

Hace las preguntas que le indiques, en el orden que establezcas, y puede añadir una nota sobre el grado de preparación para comprar de la persona. No conoce tus criterios de cualificación hasta que los escribes en sus instrucciones.

¿Hará seguimiento de los clientes potenciales que dejen de responder?

No. Klugon no envía mensajes, secuencias ni recordatorios de seguimiento. Tu equipo hace el seguimiento utilizando la página Leads y la lista de clientes potenciales no contactados después de dos días.

¿Puede responder preguntas sobre mis productos?

Sí, a partir de los productos que añadas a Klugon y de tu base de conocimientos. Los productos se introducen manualmente; no hay importación ni sincronización con una tienda online.

¿Pueden pagar los clientes a través del asistente?

No recomendamos depender de ello actualmente. Utiliza el asistente para responder preguntas, cualificar y reservar el siguiente paso, y cobra como lo haces habitualmente. No hay ninguna opción de pago en las llamadas telefónicas.

¿Con qué CRM funciona?

Con HubSpot, Zoho CRM y Pipedrive en el plan Business de voz o social y superiores, y con Salesforce en Scale. Cada uno se conecta pegando las credenciales; Zoho y Salesforce también necesitan un token de actualización que debes generar tú mismo.

¿Funciona por teléfono además de por chat?

Sí. En las llamadas, la IA puede buscar productos, responder a partir de tu base de conocimientos, reservar citas y captar clientes potenciales. No puede transferir una llamada a una persona, así que recoge los datos para que alguien devuelva la llamada.

Un asistente de ventas con IA no cerrará el trato por ti. Lo que hace es asegurarse de que cada consulta reciba una respuesta rápida y precisa y las preguntas adecuadas, y termine convertida en un cliente potencial con notas que tu equipo pueda gestionar. La venta y el seguimiento siguen estando en tus manos.