Un chatbot de IA para webs de pequeñas empresas, entrenado con lo que sabes

Tu web probablemente ya responde a la mayoría de las preguntas que te hacen. Los precios están en una página, el horario aparece en el pie de página y la información sobre el aparcamiento está en algún sitio de «Visítanos». Y aun así siguen llegando emails: «¿Abrís los festivos?», «¿Tenéis opciones sin gluten?», «¿Cuánto cuesta revisar una caldera?». La gente no lee las webs. Las ojea y luego pregunta.

Un chatbot de IA para webs de pequeñas empresas ofrece a esas personas un lugar donde preguntar justo cuando están buscando información, y responde con tus propios datos en vez de recurrir a todo internet. Bien configurado, también hace algo que un formulario de contacto no puede: reserva la cita o recopila el nombre y el teléfono de alguien que está listo para comprar.

En esta página te explicamos cómo funciona el chatbot web de Klugon, cómo añadirlo a tu web, cómo enseñarle, qué hace con las conversaciones, cuánto cuesta y dónde están sus límites. Esta última parte tiene su propia sección. Algunas herramientas de chat prometen mucho; nosotros preferimos que conozcas los límites antes de empezar.

Qué hace el chatbot web

El chatbot de Klugon es una ventana de chat que aparece en una esquina de tu web. Un visitante la abre, escribe una pregunta y un asistente de IA responde. Detrás está el mismo asistente que también puede responder a tu teléfono o WhatsApp, si utilizas esos productos, así que todo lo que le enseñas se usa en todos los canales.

En tu web puede:

• Responder preguntas sobre tus servicios, precios, horarios, ubicación y políticas, usando la información que hayas añadido.
• Reservar citas en el calendario integrado de Klugon, utilizando tus horarios de apertura, la duración de los servicios y el personal, además de cambiar o cancelar citas cuando un cliente lo pida.
• Captar clientes potenciales: nombre, datos de contacto y lo que necesita la persona, guardados en tu lista de clientes potenciales.
• Sugerir productos del catálogo que hayas introducido, así como artículos relacionados cuando tenga sentido.
• Compartir enlaces útiles que hayas guardado, como tu mapa, una página de reservas o una política de devoluciones.
• Pasar la conversación a tu equipo cuando no pueda ayudar o cuando el visitante pida hablar con una persona.

Todas las conversaciones aparecen en tu bandeja de entrada de Klugon, junto a las llamadas y los mensajes de otros canales.

A quién le resulta útil

El chat web resulta especialmente útil cuando los visitantes llegan con preguntas que quieren resolver antes de actuar. Algunos ejemplos habituales:

• una clínica de fisioterapia o estética, donde la gente quiere saber qué tratamiento reservar;
• un negocio de servicios, donde la pregunta es «¿trabajáis en mi zona y cuánto cuesta aproximadamente?»;
• un restaurante o cafetería que recibe preguntas sobre alérgenos, reservas y horarios (consulta nuestra página para restaurantes);
• una pequeña tienda que responde preguntas sobre existencias, entregas y devoluciones;
• un profesor particular, una autoescuela o una academia de idiomas con una página de precios que nadie lee.

Funciona peor cuando cada consulta es única y necesita un presupuesto de una persona. Aun así puedes usarlo, pero su función principal será recopilar datos en lugar de responder.

Cómo funciona por dentro un chatbot de IA para pequeñas empresas

Cuando un visitante envía un mensaje, ocurren tres cosas.

Primero, busca en tu base de conocimientos. Todo lo que hayas añadido (documentos, texto pegado y páginas web importadas) se divide en fragmentos y se guarda en un índice de búsqueda. El asistente busca en ese índice los fragmentos que coinciden con la pregunta. La información de cada negocio se mantiene separada, así que tu chatbot solo busca en tus propios materiales.

Segundo, decide si necesita una herramienta. Si el visitante quiere reservar, el asistente utiliza las herramientas de reservas de Klugon para consultar los horarios disponibles y crear la reserva. Si quiere algo de tu catálogo, busca tus productos. Si está listo para que le contacten, guarda un cliente potencial. Si necesita hablar con una persona, pasa la conversación a tu equipo.

Tercero, redacta una respuesta utilizando lo que ha encontrado, con el tono y las reglas que le hayas dado en sus instrucciones.

Por eso, la tarea de configuración más importante es poner la información por escrito. Un chatbot entrenado con tus propios datos solo puede ser tan bueno como esos datos. Si tu base de conocimientos no dice nada sobre el horario de los fines de semana, el asistente no tendrá de dónde sacar la respuesta, y querrás que lo reconozca y recopile los datos en vez de inventar. Nuestro artículo sobre qué enseñar a tu recepcionista de IA incluye una lista inicial.

La base de conocimientos personalizada

Puedes enseñar al chatbot de cinco formas:

Conviene conocer algunos límites:

• No se leen los PDF escaneados. Si tu lista de precios es una foto de una hoja impresa guardada como PDF, no se puede extraer el texto. Vuelve a escribirlo o pégalo.
• Las páginas web no se actualizan automáticamente. Una página importada se lee una vez. Cuando cambies los precios, vuelve a añadir la página o actualiza el texto pegado.
• El análisis de la web no es un rastreo completo. Selecciona hasta ocho páginas. Si la información importante está más profunda en la web, importa esas páginas una por una.
• Para subir archivos necesitas el nivel Business del chatbot o uno superior. En el plan Starter del chatbot puedes pegar texto, importar páginas y analizar la web. (Los planes de voz y redes sociales incluyen la subida de archivos en todos los niveles).
• La información se comparte entre tus asistentes. Si tienes más de un asistente, todos buscan en la misma base de conocimientos.

Cómo enseñarle bien

Las buenas bases de conocimientos suelen seguir algunos principios:

• Escribe respuestas, no marketing. «Sí, tenemos acceso sin escalones desde el aparcamiento de Mill Lane» es mejor que «Damos la bienvenida a todo el mundo».
• Incluye las reglas incómodas. Pedido mínimo, suplemento por desplazamiento, condiciones de cancelación, códigos postales en los que trabajas y servicios que no ofreces.
• Di lo que no debe hacer. «No des presupuestos para trabajos de tejado; recopila los datos y pásalos al equipo». «No opines sobre si un síntoma es grave».
• Mantén los precios en un solo sitio. Si los precios aparecen en tres documentos y uno está desactualizado, el asistente podría dar el precio antiguo.
• Añade la respuesta cuando detectes una laguna. La página de información muestra las «preguntas sin una buena respuesta» y las preguntas más frecuentes de los últimos 30 días. Cada laguna es una línea que puedes añadir.

Cómo escribir las instrucciones del asistente

La base de conocimientos le dice al asistente qué es cierto sobre tu negocio. Las instrucciones le dicen cómo debe comportarse. Son un breve bloque de texto sencillo en la página de ajustes del asistente y dan forma a cada respuesta.

Qué incluir

Un conjunto útil de instrucciones cubre cinco aspectos:

• Tono. «Amable y breve. Español neutro. Sin signos de exclamación». O «Formal; somos un despacho de abogados». Dos líneas son suficientes.
• Objetivo. «Tu objetivo principal es reservar una consulta gratuita o pedir el nombre y el teléfono si el visitante aún no está preparado».
• Límites estrictos. Los temas sobre los que nunca debe opinar: síntomas médicos, resultados legales, consejos de inversión o si es seguro un olor a gas.
• Reglas para pasar la conversación. Cuándo debe pasarla a una persona y la regla de pedir primero un teléfono o email.
• Lagunas honestas. Lo que no ofreces, para que no lo ofrezca. «No enviamos recordatorios ni emails de confirmación». «No entregamos fuera de los códigos postales OX». «No aceptamos pagos con tarjeta en el chat».

Un ejemplo para una clínica dental ficticia

• Eres el asistente web de Brookside Dental. Sé cercano, claro y breve, en español neutro.
• Ayuda a los visitantes a entender nuestros tratamientos y precios, y a reservar revisiones y citas de higiene dental.
• Nunca opines sobre si un dolor, una inflamación o un sangrado es grave. Si algo parece urgente, proporciona el número de teléfono de la clínica y nuestras indicaciones fuera de horario de la base de conocimientos, y pasa la conversación al equipo.
• No reserves implantes ni tratamientos de ortodoncia para pacientes nuevos. Pide su nombre y teléfono y pasa la conversación para una llamada de consulta.
• Antes de pasar la conversación, pide siempre un nombre y un teléfono o email.
• No enviamos recordatorios ni emails de confirmación de citas. Diles que anoten la referencia de la reserva.

Eso es todo. Las instrucciones breves son más fáciles de seguir para el asistente y más fáciles de mantener actualizadas.

Preguntas que debe pasar al equipo, no responder

Todos los negocios tienen algunas preguntas en las que una respuesta incorrecta cuesta más que una respuesta lenta. Escríbelas en las instrucciones como reglas para pasar la conversación. Algunos ejemplos habituales en pequeñas empresas:

• cualquier pregunta sobre síntomas, lesiones o si se necesita ayuda urgente;
• reclamaciones, reembolsos fuera de tu política escrita o disputas sobre una factura;
• presupuestos para trabajos a medida, pedidos grandes o eventos;
• cualquier situación relacionada con la seguridad de un menor o una preocupación de protección;
• preguntas legales, fiscales o financieras, si trabajas en esos ámbitos;
• prensa, solicitudes de empleo y propuestas comerciales de proveedores, que es mejor registrar como un cliente potencial con una nota.

El asistente sigue recopilando primero los datos de contacto, para que nadie se vaya sin una forma de volver a contactar contigo.

Añadir el chatbot de IA a tu web

El chatbot se añade con una sola etiqueta script, igual que añades una herramienta de analítica o un aviso de cookies. Funciona en cualquier web en la que puedas añadir HTML a la página: webs creadas desde cero, constructores de webs y sistemas de gestión de contenidos. No hay ningún plugin ni aplicación que instalar, y no hace falta ninguno.

La etiqueta script

En la página Widget de tu panel, eliges el aspecto del botón de chat y copias un pequeño fragmento de código. Debes colocarlo justo antes de la etiqueta body de cierre de tus páginas. El fragmento incluye algunos ajustes:

Si no puedes añadir un script a tu web, también existe una opción iframe, que inserta el chat en una zona fija de una página en lugar de mostrarlo como un botón flotante.

Para conocer mejor cómo se cargan las etiquetas script en el navegador, la referencia de MDN sobre el elemento script de HTML es la fuente estándar.

Dónde pegarlo en las plataformas más habituales

Cada plataforma web tiene su propio lugar para añadir código personalizado. Estas son las instrucciones de los propios proveedores:

• WordPress: utiliza un bloque HTML personalizado para una sola página, o el pie de página de tu tema o una opción de código para la cabecera y el pie de página si quieres añadirlo a todas las páginas. Ten en cuenta que WordPress elimina las etiquetas script para los usuarios sin los permisos adecuados, así que hazlo como administrador. Nuestra página sobre cómo añadir un chatbot de IA a WordPress lo explica con más detalle.
• Shopify: añádelo al archivo de diseño de tu tema mediante el editor de código; la guía de Shopify sobre cómo editar el código del tema explica dónde. Consulta también cómo añadir un chatbot de IA a Shopify.
• Wix: utiliza la opción de código personalizado y elige «Todas las páginas» y «Body - end», como explica Wix en cómo insertar código personalizado en tu web.
• Squarespace: utiliza la inserción de código en el campo del pie de página. La guía de inserción de código de Squarespace indica qué planes incluyen esta opción.
• Webflow y otras: busca una opción de «código personalizado» o «código del pie de página» en los ajustes del sitio.

Para dejar claro qué hace esto: pegar el script añade la ventana de chat a tus páginas. No conecta Klugon con los productos, pedidos ni cuentas de clientes de tu tienda en ninguna de estas plataformas. Los productos de los que habla el asistente proceden del catálogo que introduces en Klugon.

La página pública del negocio y el código QR

Todos los negocios de Klugon reciben también una página pública en su propia dirección de klugon.ai, con tus servicios, productos y reseñas, y con el chat integrado (y voz desde el navegador, si tienes un plan de voz). Es útil si todavía no tienes web o si quieres un enlace para tus perfiles sociales. La página Widget también crea un código QR que apunta a ella, con una versión imprimible para tu mostrador o escaparate.

Marca

En el nivel Starter, la ventana de chat muestra un pequeño pie de página con «Powered by Klugon». Los niveles Business y Scale lo eliminan.

Cómo elegir un mensaje de bienvenida

El mensaje de bienvenida es la primera línea que ve un visitante y determina si escribirá algo. Un «Hola, ¿en qué puedo ayudarte?» genérico recibe menos respuestas que uno que explica para qué sirve el asistente. Algunos ejemplos ficticios:

• Un salón de belleza: «Hola, soy el asistente de IA del salón. Pregúntame por los precios o reserva una cita».
• Un fontanero: «¿Necesitas un fontanero? Dime tu código postal y qué problema tienes; tomaré tus datos o reservaré una visita».
• Una cafetería: «Pregunta por el horario de hoy, los alérgenos o las reservas de mesa».

Decir desde el principio que es un asistente de IA es honesto y suele hacer que la gente formule preguntas directas en vez de iniciar una conversación informal.

Qué ocurre con cada conversación

Una conversación que termina cuando el visitante cierra la ventana solo es útil a medias. Esto es lo que ocurre con la información.

La bandeja de entrada

Todos los chats web aparecen en tu bandeja de entrada de Klugon, junto con los demás canales que utilizas. Puedes buscar, filtrar por canal y por estado (activo, escalado, cerrado), añadir notas internas, descargar una transcripción o exportar a CSV.

Clientes potenciales

Cuando el asistente obtiene los datos de alguien, guarda un cliente potencial. La página de clientes potenciales registra cada uno como nuevo, contactado, convertido o perdido, y puedes convertirlo en cliente o exportar la lista. Los nuevos clientes potenciales también se pueden enviar a Slack, enviar a Zapier, añadir a una base de datos de Notion o añadir a una audiencia de Mailchimp (respetando el consentimiento de la persona). Estas cuatro conexiones necesitan un plan de voz o redes sociales en el nivel Business o superior; en un plan exclusivo de chatbot, los nuevos clientes potenciales aparecen en el panel y en la página de información.

Si utilizas un CRM, el asistente también puede enviar clientes potenciales a HubSpot, Zoho, Salesforce o Pipedrive. Esto se hace mediante una acción del asistente, en lugar de ocurrir automáticamente con cada cliente potencial, y necesita un plan de voz o redes sociales en el nivel adecuado. Consulta la página de precios para saber qué nivel incluye cada conexión.

Reservas

Las citas reservadas en el chat aparecen en la lista de reservas de Klugon y utilizan las mismas reglas que las reservas por teléfono. Nuestra página sobre reservas de citas con IA explica con detalle los intervalos de las citas, los tiempos de margen, el aviso mínimo y la asignación de personal. En el chat, a diferencia de una llamada telefónica, el asistente también puede cambiar una reserva a otro horario.

En el chatbot web, las reservas están disponibles desde el nivel Business. Las conexiones con calendarios externos (Google, Outlook, Apple, Calendly) forman parte de los planes de voz y redes sociales, no de los planes de chatbot.

Pasar la conversación a tu equipo

Cuando el asistente no puede ayudar o el visitante pide hablar con una persona, pasa la conversación a tu equipo. En la práctica, esto significa que:

• la conversación aparece marcada como «Necesita una persona» en tu bandeja de entrada;
• se envía una notificación a Slack o Zapier, si has conectado alguno (esto necesita un plan de voz o redes sociales en Business o superior);
• la transferencia aparece en la lista de tareas pendientes de la página de información.

Hay dos detalles importantes. Primero, el asistente no se pausa al pasar la conversación, así que seguirá respondiendo si el visitante continúa escribiendo. Segundo, no puedes responder a un chat web desde la bandeja de entrada de Klugon. Las respuestas del propietario funcionan en WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram, pero no en el widget web. Por eso, en los chats web, la transferencia solo funciona si el asistente ha obtenido antes el teléfono o el email del visitante. Incluye esta instrucción: «Antes de pasar la conversación, pide un nombre y un teléfono o email».

Esto convierte al chatbot en un chat web con IA, no en una herramienta de chat en directo para tu equipo. Si tu equipo quiere escribir respuestas a los visitantes web en tiempo real, necesitas un producto de chat en directo atendido por personas, posiblemente junto con este.

Un ejemplo de chat web

Copperbeech diseña y construye oficinas de jardín. Su base de conocimientos incluye una guía de precios, las regiones en las que trabaja, sus preguntas frecuentes sobre permisos de obra y una regla: «No des presupuestos cerrados. Ofrece una visita técnica gratuita y recopila los datos». Las visitas técnicas están configuradas como un servicio de 60 minutos, de lunes a viernes.

Visitante: hola, cuánto cuesta aproximadamente una oficina de jardín

Asistente: Hola. Las oficinas de jardín de Copperbeech parten de unos 14.000 £ para una habitación aislada de 3 × 2,5 metros, incluidos los cimientos y la instalación. El precio final depende del tamaño, los cristales y el lugar donde se coloque en el jardín, así que el equipo da precios exactos después de una visita técnica gratuita. ¿Te vendría bien reservar una?

Visitante: quizá. necesito permiso de obra

Asistente: A menudo no, pero depende del tamaño, la altura y la ubicación. La guía de Copperbeech indica que muchas habitaciones de jardín entran dentro de las obras permitidas si tienen una sola planta y se mantienen dentro de los límites de altura cerca de un lindero. La decisión final corresponde al ayuntamiento local, y el técnico lo comprobará en tu jardín. ¿Quieres que reserve la visita?

Visitante: vale. estamos en Didcot

Asistente: Didcot está dentro de la zona en la que trabaja Copperbeech. Las próximas horas disponibles para la visita son el miércoles a las 10:00 o el jueves a las 14:00. ¿Cuál te viene mejor?

Visitante: jueves

Asistente: Perfecto. ¿Me das tu nombre, dirección y un número de teléfono para el técnico?

Visitante: Sam Patel, 12 Orchard Way, OX11 7AB, 07700 900789

Asistente: Gracias, Sam. Tu visita técnica gratuita está reservada para el jueves a las 14:00 en 12 Orchard Way, con la referencia CGR-2214. El técnico revisará el acceso, el nivel del terreno y el lugar que tienes pensado. Si quieres cambiar la hora, escríbenos aquí con la referencia.

Lo que hizo que funcionara: la guía de precios y las preguntas frecuentes sobre permisos estaban en la base de conocimientos, la regla «no des presupuestos cerrados» estaba en las instrucciones y la disponibilidad de las visitas procedía de los ajustes de reservas. Sin eso, el asistente habría tenido que pasar la conversación al equipo desde la primera pregunta.

Fíjate también en lo que el asistente no prometió. No ofreció un email de confirmación ni un mensaje recordatorio. Klugon no los envía, así que el propietario no ha indicado al asistente que los ofrezca.

Un ejemplo de transferencia

Brookside Dental, de la sección de instrucciones anterior, recibe esta conversación un sábado por la tarde.

Visitante: tengo la muela del juicio muy inflamada y me duele la mandíbula, ¿es una urgencia?

Asistente: Siento que tengas dolor. No puedo aconsejarte sobre si es urgente, pero la clínica sí puede hacerlo. Las indicaciones de Brookside fuera de horario son llamar al número de la clínica y seguir el mensaje grabado, que proporciona el teléfono dental de urgencias para los fines de semana. Si tienes dificultad para respirar o tragar, o la inflamación se está extendiendo, llama al 999 o acude a urgencias.

Visitante: vale. ¿puede llamarme alguien el lunes?

Asistente: Sí. ¿Me das tu nombre y el mejor número para localizarte? Se lo pasaré al equipo para que pueda llamarte cuando la clínica vuelva a abrir.

Visitante: Leah Morgan 07700 900321

Asistente: Gracias, Leah. He pasado tus datos y una nota sobre la muela del juicio inflamada al equipo.

Entre bastidores, la conversación aparece marcada como «Necesita una persona», Leah se guarda como cliente potencial y el equipo ve ambas cosas el lunes por la mañana. El asistente no hizo un diagnóstico, no reservó una cita rutinaria para un problema urgente y no prometió una hora de llamada que la clínica no había acordado. Las tres decisiones procedían de las instrucciones.

Lo que no puede hacer

Estos son los límites a fecha de octubre de 2026. Si alguno es decisivo para ti, es mejor saberlo ahora.

• No permite que una persona responda desde la bandeja de entrada a los chats web. Lo hemos explicado arriba. Tu equipo contacta después por teléfono o email usando los datos que haya obtenido el asistente.
• No envía mensajes automáticos después del chat. No envía emails de confirmación, recordatorios, secuencias de seguimiento ni mensajes sobre carritos abandonados.
• No envía SMS. No envía mensajes de texto de ningún tipo.
• No se integra con plataformas de tiendas. No lee los productos ni los pedidos de tu tienda de Shopify, WooCommerce u otra plataforma. El catálogo de Klugon se introduce manualmente.
• No rastrea toda la web. El análisis lee hasta ocho páginas; importa las demás individualmente.
• No actualiza automáticamente la base de conocimientos. Las páginas importadas no se actualizan solas.
• No garantiza que nunca se equivoque. Responde con tu información y debería pasar la conversación cuando no sepa algo, pero una IA puede interpretar mal una pregunta o un documento mal redactado. Revisa la bandeja de entrada con regularidad, especialmente durante las primeras semanas.
• No envía alertas por email. Ves los clientes potenciales, las reservas y las transferencias en el panel, o mediante Slack y Zapier cuando tu plan los incluye.
• No tiene una base de conocimientos independiente para cada asistente. Todos tus asistentes comparten una única base de conocimientos.

Hay otro aspecto con el que conviene tener cuidado: los pagos en el chat. No planifiques tu chat web pensando en cobrar durante la conversación. Vende mediante tu proceso de pago habitual y utiliza el asistente para responder preguntas y dirigir a las personas al producto adecuado.

Precios del chatbot de IA para pequeñas empresas

El chatbot web tiene sus propios planes, con precios en dólares estadounidenses:

Cómo se contabiliza y se factura:

• Una conversación es un hilo de cliente, no un mensaje. Si un visitante hace cinco preguntas en un mismo chat, cuenta como una conversación.
• Cuando superas el límite, las nuevas conversaciones se detienen al alcanzar el 110 % de tu asignación mensual. Los chats que ya están en curso no se interrumpen.
• Asistentes ilimitados en todos los niveles.
• Subida de archivos a la base de conocimientos en Business y Scale.
• Eliminación de la marca («Powered by Klugon») en Business y Scale.
• Prueba gratuita: 7 días. Se necesita una tarjeta y se realizará el cargo cuando termine la prueba, salvo que canceles antes.

Si también quieres que el asistente atienda el teléfono o responda en WhatsApp, Instagram y Messenger, son productos independientes con sus propios planes. El chat que insertas con la etiqueta script es de texto. Los visitantes pueden hablar con el asistente por voz en tu página pública de Klugon (o en la versión iframe, que muestra esa página); esto forma parte del producto de agente de voz con IA y utiliza minutos de voz. Todo está explicado en la página de precios.

Ejemplo práctico: ¿merece la pena para una pequeña empresa?

Este es un ejemplo con cifras inventadas. Utiliza las tuyas.

Supuestos, para una peluquería canina ficticia con una web muy visitada:

• El salón recibe unas 90 consultas al mes mediante el formulario de contacto y el email de la web.
• El propietario tarda unos 6 minutos en leer cada una, consultar la agenda y responder, a menudo por la noche.
• Aproximadamente un tercio de las consultas son preguntas sencillas que la web ya responde (precios, horarios y «¿atendéis gatos?»).
• Alrededor de la mitad terminan en una reserva, después de una media de dos emails de ida y vuelta.
• Con una ventana de chat en la web, el salón espera recibir 150 conversaciones al mes, porque las personas que no rellenarían un formulario sí escribirán una pregunta rápida.

Qué plan elegir:

• 150 conversaciones al mes son más que las 100 del plan Starter, así que el nivel Business, con un precio de $149 al mes y 400 conversaciones, encaja y deja margen para crecer. Con el pago anual, serían $119 al mes.
• Business también incluye las reservas y la subida de archivos (la lista de precios del salón es un PDF), además de eliminar la marca de Klugon.

Lo que recupera el propietario:

• 90 consultas × 6 minutos = 9 horas al mes dedicadas actualmente a responder emails.
• Si el chatbot gestiona por completo dos tercios de ellas (preguntas y reservas sencillas), se recuperan unas 6 horas al mes.
• Valorando el tiempo del propietario en $25 por hora, son $150 al mes, aproximadamente el coste del plan antes de contar las reservas adicionales.

Dónde está el valor real: en las reservas adicionales. Si la ventana de chat convierte solo a tres o cuatro personas que navegan por la web por la noche en citas reservadas de $50 cada una, eso por sí solo cubre la mayor parte del plan. Puedes medir si ocurre durante el primer mes (consulta la sección siguiente).

Cuándo no salen las cuentas: una web con muy poco tráfico o un negocio en el que casi todas las consultas necesitan un presupuesto personalizado pueden obtener poco del asistente más allá de la recopilación de datos. En ese caso, el nivel Starter o simplemente una página de preguntas frecuentes mejor puede ser suficiente. Nuestro artículo sobre chatbots de IA frente a páginas de preguntas frecuentes analiza esta cuestión.

Lista de comprobación de configuración

Un orden de trabajo práctico, desde el registro hasta tener una ventana de chat activa:

1. Inicia la prueba del producto de chatbot de IA y crea un asistente.
2. Completa los datos de tu negocio: nombre, dirección, horario de apertura, zona horaria y datos de contacto.
3. Añade tus servicios con su duración y el personal correspondiente, si aceptas reservas.
4. Crea la base de conocimientos. Empieza con el análisis de la web, después añade tu lista de precios y tus políticas y, por último, pega las preguntas que más te hacen.
5. Escribe las instrucciones. Tono, lo que nunca debe hacer, cuándo debe pasar la conversación y «pide siempre un teléfono o email antes de pasarla».
6. Añade enlaces a la biblioteca de enlaces: mapa, página de reservas, menú y política de devoluciones.
7. Personaliza el widget: color, posición y mensaje de bienvenida.
8. Haz pruebas en el panel. Formula veinte preguntas reales de tu historial de consultas. Incluye algunas que no debería responder.
9. Pega el script en tu web y comprueba que funciona tanto en un teléfono como en un ordenador portátil.
10. Conecta Slack o Zapier, si también tienes un plan de voz o redes sociales en Business o superior, para recibir avisos sobre clientes potenciales y transferencias sin iniciar sesión. Si solo tienes un plan de chatbot, convierte la revisión del panel en parte de tu rutina diaria.
11. Revisa la bandeja de entrada todos los días durante las dos primeras semanas y completa las lagunas que muestra la página de información.

El panel tiene su propia lista de comprobación para configurar el chatbot (asignar un asistente, personalizar el widget, añadirlo a la web y conseguir el primer chat), que registra los pasos principales por ti.

Errores habituales de configuración

Los chatbots que decepcionan suelen fallar por uno de unos pocos motivos. Ninguno es técnico.

Publicarlo basándose solo en el análisis de la web. El análisis lee tu página de inicio y algunas páginas clave. Es un punto de partida. Tu lista de precios, tus políticas y las preguntas que respondes cada semana suelen estar en otro sitio o solo en tu cabeza. Añádelas antes de publicarlo.

Documentos contradictorios. La lista de precios del año pasado subida junto a la de este año, o unas preguntas frecuentes pegadas que contradicen la web. El asistente encuentra ambas y puede citar cualquiera. Elimina la versión antigua cuando añadas la nueva.

No definir una regla de transferencia para los chats web. Como no puedes responder a un chat web desde la bandeja de entrada, una transferencia sin teléfono ni email no lleva a ninguna parte. Haz que «recopilar primero los datos de contacto» sea la primera línea de las instrucciones de transferencia.

Promesas que el negocio no cumple. Si tu web dice «te confirmaremos por email», el asistente podría repetirlo. Revisa tus propias páginas en busca de promesas de ese tipo y asegúrate de cumplirlas manualmente o cambia la redacción.

Un widget que nadie ve. Un botón gris en la esquina de una web gris pasa desapercibido. Utiliza el color de tu marca y un mensaje de bienvenida que explique lo que puede hacer el asistente.

No leer nunca las conversaciones. Durante las dos primeras semanas descubrirás qué pregunta realmente la gente. Leer todos los chats durante ese periodo y corregir cada laguna que encuentres es la forma más rápida de reducir las veces que el asistente tiene que pasar la conversación al equipo.

Medir los resultados

Después de un mes, revisa:

• Las conversaciones en la página de analítica, comparadas con el periodo anterior, y las horas de mayor actividad. Observa cuántos chats llegan fuera de tu horario: son preguntas que nadie habría respondido hasta el día siguiente.
• Gestionadas por el asistente: cuántas conversaciones resolvió sin transferirlas al equipo. Una tasa de transferencia decreciente durante las primeras semanas indica que la base de conocimientos se está completando.
• Los clientes potenciales y las reservas procedentes del canal del widget, y cuántos clientes potenciales convertiste.
• Las preguntas sin una buena respuesta en la página de información. Úsalas como tu lista semanal de tareas.
• Tu propia bandeja de entrada: ¿estás escribiendo menos emails que dicen «sí, abrimos los sábados»?

Si hay pocas conversaciones, comprueba que el widget aparece en todas las páginas y que el mensaje de bienvenida invita a hacer una pregunta («Pregunta por precios, disponibilidad o reservas») en lugar de limitarse a un saludo genérico.

Privacidad y qué decir a los visitantes

Un chat web recopila datos personales en cuanto alguien escribe su nombre o número de teléfono. En el Reino Unido, la guía de la ICO sobre el derecho a ser informado explica qué debe incluir tu aviso de privacidad: qué recopilas, por qué, con quién lo compartes y durante cuánto tiempo lo conservas. Añade a tu aviso de privacidad una sección breve sobre el asistente de chat. También es una buena práctica que el mensaje de bienvenida indique que el visitante está hablando con un asistente de IA.

Klugon está gestionado por una empresa alemana conforme al RGPD. Las transferencias a proveedores de servicios fuera de la UE están cubiertas por las Cláusulas Contractuales Tipo, tal como se indica en nuestra política de privacidad. Los datos de cada negocio, incluida su base de conocimientos, se mantienen separados de los de cualquier otro negocio. Puedes exportar conversaciones, clientes potenciales y clientes como CSV y eliminar registros individuales; el borrado completo se solicita por email.

Los clientes potenciales solo registran el consentimiento para comunicaciones comerciales cuando el visitante lo da explícitamente, así que no consideres que un chat es permiso para añadir a alguien a un boletín.

Cómo encaja con el resto de Klugon

El chatbot web es uno de los tres productos. Es el más rápido de configurar: pegas un script y ya está activo. Más adelante, el mismo asistente y la misma información pueden responder a tu teléfono (consulta el recepcionista telefónico de IA) o a tus mensajes de WhatsApp (consulta el chatbot de IA para WhatsApp). Si tu objetivo principal es vender productos, nuestra página sobre el asistente de ventas con IA explica con más detalle la búsqueda y las sugerencias de productos.

Si estás comparando Klugon con una herramienta específica de chat web, nuestra comparación de alternativas a Tidio explica las diferencias. Y para tener una visión más amplia de lo que hace un recepcionista de IA para pequeñas empresas en distintos canales, empieza por nuestra página de inicio.

Preguntas frecuentes

¿Funciona el chatbot en mi constructor de webs?

Si puedes añadir HTML personalizado o un script a tus páginas, sí. Esto incluye WordPress, Shopify, Wix, Squarespace, Webflow y webs creadas desde cero. Es una etiqueta script, no un plugin, así que no hay nada que instalar ni actualizar en la plataforma.

¿Cómo entreno el chatbot con mis propios datos?

Sube documentos (en Business y Scale), pega texto, importa páginas web individuales o analiza tu web. El asistente busca en esa información para responder a cada pregunta. Las páginas importadas no se actualizan automáticamente, así que debes actualizarlas cuando cambie tu información.

¿Puede mi equipo entrar en un chat web y responder?

No desde Klugon. Tu equipo puede responder a conversaciones de WhatsApp, Instagram, Messenger y Telegram desde la bandeja de entrada, pero no a los chats web. Los chats web transferidos se siguen por teléfono o email, usando los datos recopilados por el asistente.

¿Qué cuenta como una conversación?

Un hilo de cliente. Independientemente del número de mensajes que envíe un visitante en ese chat, cuenta una vez para tu asignación mensual.

¿Qué ocurre si agoto las conversaciones?

Las nuevas conversaciones se detienen al alcanzar el 110 % de tu asignación mensual; las que ya están en curso continúan. Puedes pasar a un nivel superior desde la página de precios.

¿Puede el chatbot aceptar reservas?

Sí. Reserva en el calendario integrado de Klugon utilizando tus horarios, la duración de los servicios y el personal, y puede cambiar o cancelar reservas desde el chat. Las reservas están disponibles desde el nivel Business del chatbot.

¿Enviará un email de confirmación al cliente?

No. La confirmación, con una referencia de reserva, se muestra en el chat. Klugon no envía emails de confirmación, recordatorios ni mensajes de texto.

¿Los visitantes pueden hablar con él en lugar de escribir?

La ventana de chat insertada con la etiqueta script solo admite texto. La voz desde el navegador está disponible en tu página pública de Klugon, a la que puedes enlazar o que puedes insertar mediante la opción iframe. Esta función pertenece al producto de agente de voz con IA y utiliza sus minutos de voz.

¿Se inventa respuestas?

Responde usando tu base de conocimientos y tiene instrucciones para pasar la conversación cuando no sepa algo. Aun así, ninguna IA es perfecta, así que revisa la bandeja de entrada y la lista de «preguntas sin una buena respuesta» y completa las lagunas cuando las encuentres.