Recepcionista IA para peluquerías, barberías, spas y negocios de belleza

Es sábado y son las 11:40. Estás a mitad de un tinte de raíces, la persona en prácticas está aclarando un matiz y el teléfono del mostrador ha sonado cuatro veces en diez minutos. Una de esas llamadas es de una clienta habitual que quiere confirmar su hora. Otra es de una clienta nueva que quiere una coloración completa con mechas antes de una boda. No puedes quitarte los guantes para atender ninguna de las dos, y la nueva clienta probará el siguiente salón que encuentre en Google antes de que termines de separar el cabello.

Una recepcionista IA para salones es un software que responde al teléfono y a tus mensajes de Instagram y WhatsApp cuando tú no puedes hacerlo. Conoce tu lista de precios, la duración de tus servicios y quién del equipo hace cada cosa, así que puede indicar un precio «desde», explicar tu norma sobre las pruebas de alergia y reservar la cita adecuada con la persona adecuada. En esta página explicamos cómo funciona en la práctica para salones y negocios de belleza: qué llamadas recibes, cuáles puede gestionar la IA, cuáles debería devolverte, dos conversaciones de ejemplo, una lista de configuración, cuánto cuesta y qué normas debes tener en cuenta.

También hablaremos claro sobre sus límites. Klugon no envía recordatorios, no cobra depósitos y no puede pasar una llamada a tu teléfono. Si has leído otras páginas que prometen esas funciones, aquí te explicamos qué hacer en su lugar.

Las llamadas y los mensajes que recibe un salón

La mayoría de propietarios de salones conoce el patrón sin necesidad de consultar ningún informe. El teléfono está más ocupado justo cuando no puedes responder: los sábados por la mañana, a mediodía entre semana y durante la hora posterior a la salida del trabajo. Los mensajes se acumulan por la noche, cuando los clientes miran Instagram desde el sofá y deciden que quieren hacerse las uñas para el viernes.

Las llamadas suelen pertenecer a unos pocos tipos.

Preguntas sobre precios y servicios

«¿Cuánto cuesta una cabeza completa de mechas?» «¿Hacéis balayage en pelo corto?» «¿Qué diferencia hay entre una manicura de gel y BIAB?» «¿El arreglo de barba está incluido con un degradado a navaja?» Estas son la mayoría de las llamadas de clientes nuevos. La respuesta sincera suele ser un precio «desde», con una aclaración sobre el largo, el grosor o el estado del cabello, y la mayoría de los salones la da siempre de la misma forma. Por eso encajan bien con una IA que tiene delante tu lista de precios.

Reservas, cambios y cancelaciones

Los clientes habituales llaman para reservar su próximo corte o color, cambiar una cita por motivos de trabajo o cancelar porque su hijo está enfermo. Los clientes nuevos llaman para preguntar qué disponibilidad hay esta semana. Muchos tienen preferencia por un estilista, algo que les importa más que la hora: «Solo me atiendo con Jess» es una frase habitual en un salón, y el trabajo de la recepcionista es encontrar el próximo hueco libre de Jess, no cualquier hueco.

Pruebas de alergia y consultas de color

Si utilizas coloración permanente o semipermanente, tendrás una política sobre las pruebas de alergia. La mayoría de los salones siguen las instrucciones del fabricante del tinte, que normalmente pide una prueba cutánea 48 horas antes de la coloración. El NHS da el mismo consejo de 48 horas a quienes se tiñen en casa en su página sobre reacciones a los tintes y señala que los síntomas pueden tardar hasta 72 horas en aparecer. Por teléfono, esto se convierte en preguntas como «Me hice el color con vosotros el año pasado, ¿necesito otra prueba?» y «¿Puedo ir una hora antes?». Las consultas de color aparecen cuando hay cambios importantes, trabajos de corrección y extensiones, situaciones en las que quieres ver el cabello antes de dar un precio.

Bodas, graduaciones y eventos

La temporada de bodas, aproximadamente desde finales de primavera hasta principios de otoño, trae reservas de pruebas, reservas para grupos de una fiesta nupcial en una misma mañana y preguntas sobre desplazamientos al lugar del evento. La temporada de graduaciones trae una avalancha de recogidos y manicuras en un periodo corto. En diciembre llegan los peinados, las uñas y las pestañas para fiestas. Estas llamadas requieren más atención que un corte, porque implican a varias personas y a menudo una fecha que no se puede cambiar.

Todo lo demás

Horarios, aparcamiento, si aceptas clientes sin cita, si vendes un champú concreto, cómo comprar un vale regalo, si los cortes infantiles son más baratos y si un estilista ya ha vuelto de vacaciones. También están las llamadas que nadie quiere recibir: un cliente descontento con un color, una reacción después de un tratamiento o una disputa por un cargo de cancelación.

Diferencias según el tipo de negocio

Una barbería recibe más llamadas de «¿cuánto hay que esperar?» y menos consultas. Un salón de uñas recibe más mensajes nocturnos con fotos del diseño que quieren. Un spa recibe llamadas de parejas y sobre vales regalo, además de muchas preguntas del tipo «¿está incluida la piscina?». Una clínica de estética recibe preguntas con un componente médico que la IA no debe responder. Explicamos cada caso con más detalle en las páginas de cada tipo de negocio, enlazadas más abajo.

Qué gestiona una recepcionista IA para salones

Una forma útil de pensar en una recepcionista IA es como una persona junior de recepción que ha leído todas las políticas que has escrito y nunca se pone nerviosa un sábado. Responde según la información que le das y reserva en la agenda siguiendo las reglas que has establecido. Esto es lo que cubre con Klugon.

Responder por teléfono, WhatsApp, Instagram y tu web

La recepcionista telefónica con IA de Klugon responde a las llamadas entrantes en un número al que desvías la línea de tu salón, durante las horas en que tu plan esté activo. El mismo asistente puede responder en WhatsApp, los mensajes directos de Instagram, Facebook Messenger y una ventana de chat en tu web, para que el cliente reciba la misma respuesta sobre el precio del balayage independientemente de cómo pregunte. Todas las llamadas y mensajes llegan a una sola bandeja de entrada en tu panel.

Responde llamadas en inglés, alemán, francés, español, italiano, portugués, neerlandés, japonés y árabe. Si en tu zona hay muchos hablantes de español o árabe, eso por sí solo puede hacer que merezca la pena.

Dar precios según tu lista de servicios

Le proporcionas al asistente tus servicios y precios escribiéndolos, pegando el texto o subiendo tu lista de precios como documento PDF o Word. También puede leer la página de inicio de tu web y algunas páginas clave. Después responde basándose en esa información, incluidos los precios «desde» y las condiciones que les hayas añadido. Si tu lista indica que el pelo largo o grueso cuesta más, lo dirá. Si un servicio requiere una consulta antes de dar un precio cerrado, también lo explicará y ofrecerá reservar la consulta.

Reservar el servicio, la duración y el estilista adecuados

Klugon tiene un calendario de reservas integrado. Configuras tus horarios, la duración de cada servicio, qué miembros del equipo hacen cada servicio, un margen entre citas, con cuánta antelación necesitas que reserven y hasta qué fecha pueden reservar los clientes. Cuando un cliente pide un corte y color con Jess, el asistente solo busca en el horario libre de Jess un hueco suficientemente largo para ese servicio y no reservará dos citas a la vez. Cuando pide «cualquiera», puede ofrecer a quien esté disponible. La reserva aparece en tu lista de reservas de Klugon y el cliente recibe una referencia en la misma conversación. Puedes consultar más información sobre cómo funciona la parte de reservas en la página de reservas de citas con IA.

En el chat y en WhatsApp o Instagram puede cambiar una reserva a otra hora, además de cancelarla. En una llamada puede reservar y cancelar, pero no ofrece una opción de cambio en un solo paso. Por eso, si una persona quiere cambiar su cita, escribe en las instrucciones del asistente cómo quieres gestionarlo y pruébalo.

Explicar tus normas sobre pruebas de alergia y consultas

Aquí es donde una recepcionista IA demuestra su utilidad en un salón de color. Escribes la norma una vez; por ejemplo: «Los clientes nuevos de color y quienes no se hayan hecho color con nosotros en los últimos seis meses necesitan una prueba cutánea al menos 48 horas antes de la cita». El asistente aplica esa norma durante la conversación. Hace la pregunta adecuada, explica el motivo y puede reservar la prueba como un servicio corto independiente antes de la cita de color. No olvidará preguntar en un sábado ajetreado.

Dos advertencias. La norma está en tus instrucciones y conocimientos, no en una comprobación de reserva integrada, así que pruébala antes de activarla y revisa las reservas de color durante las primeras semanas. Además, el asistente nunca debe decidir si una persona puede teñirse de forma segura. Esa decisión te corresponde a ti, en el salón.

Gestionar las preguntas del día a día

El aparcamiento, los clientes sin cita, los vales regalo, los productos que tienes, los precios infantiles, la accesibilidad y si abres en un festivo dependen de la información que hayas escrito. Si surge una pregunta para la que no tiene respuesta, lo dice y marca la conversación para que la revises, en lugar de inventar una respuesta. La página de estadísticas del panel incluye las «preguntas sin una buena respuesta», para que sepas qué información añadir después.

Recopilar datos para los trabajos que no debería reservar

Para fiestas nupciales, correcciones de color y extensiones, probablemente querrás hablar tú con el cliente. El asistente puede recoger los datos —nombre, número, fecha, número de personas y qué buscan—, guardarlos como cliente potencial y marcarlos para que los revises. Tú devuelves la llamada cuando tengas un hueco entre clientes.

Qué debería devolverte

En todos los salones hay conversaciones que necesitan a una persona. La clave para configurar bien una recepcionista IA es dejar claro cuáles son y asegurarte de que te llegan.

Cómo funciona la derivación con Klugon

Cuando una conversación te necesita, el asistente la marca como pendiente de una persona. Aparece en tu bandeja de entrada con un aviso de «Necesita una persona» y, si has conectado Slack o Zapier, también llega allí una notificación. No transfiere la llamada a tu móvil ni puede poner al cliente en espera mientras te busca. Por teléfono, dice que alguien del salón le devolverá la llamada y recoge sus datos. En WhatsApp, Instagram y Messenger puedes responder al cliente desde la bandeja de entrada de Klugon, dentro del periodo de mensajería de 24 horas de Meta. Para el teléfono y el chat de la web, tendrás que devolver la llamada o escribir al cliente tú mismo.

Hay algo que debes saber: marcar una conversación no impide que el asistente siga respondiendo. Si el cliente continúa escribiendo, el asistente seguirá contestando. A la mayoría de los salones les parece bien, pero conviene saberlo antes de depender de esta función.

Llamadas que la IA nunca debería gestionar por sí sola

• Reacciones y lesiones. Un cliente que dice que le arde el cuero cabelludo o que se le están hinchando los ojos después de un tratamiento de pestañas necesita consejo médico, no una política del salón. Escribe una instrucción para que el asistente dé tu mensaje de seguridad habitual —si se hinchan los labios, la boca o la garganta, o hay dificultad para respirar, hay que llamar al 999, según aconseja el NHS— y marque la conversación de inmediato. No permitas que tranquilice al cliente ni que dé un diagnóstico.
• Quejas y reembolsos. Un cliente descontento con su color quiere que le escuche la persona que hizo el trabajo o tú. El asistente debe reconocer la queja, recoger los datos y marcar la conversación. No debe ofrecer un nuevo servicio gratuito ni un reembolso salvo que hayas escrito exactamente cuándo se hace.
• Cargos de cancelación y disputas. Sea cual sea tu política, aplicarla requiere una conversación humana.
• Correcciones de color y cambios importantes. «Me he teñido el pelo de negro con un tinte de caja y quiero ponerlo rubio platino» requiere una consulta con un colorista. El asistente reserva la consulta, pero no da un precio.
• Preguntas médicas en estética y spa. Embarazo, medicación, problemas cutáneos y operaciones recientes. En una clínica de estética, la lista es más larga y estricta; consulta la sección de cumplimiento más abajo.
• Cualquier asunto relacionado con la seguridad de un menor o con un cliente angustiado. Márcalo y deja que decida una persona.

Conversaciones de ejemplo

Estas conversaciones se han escrito para esta página. Los negocios y las personas son inventados, y muestran el tipo de intercambio que puedes configurar, no grabaciones de llamadas reales.

Llamada de ejemplo: una clienta nueva de color

Una llamada telefónica de ejemplo. El salón, «Larch and Lime Hair», es ficticio. Son las 11:45 de un sábado y todos los estilistas están atendiendo a un cliente.

IA: Hola, gracias por llamar a Larch and Lime Hair. ¿En qué puedo ayudarte hoy?

Cliente: Hola, me gustaría reservar un balayage, a ser posible con Priya. Nunca he ido antes.

IA: Genial, Priya hace muchos de nuestros balayages. El precio es desde £120 y dura unas tres horas, incluido el matiz. El precio final depende del largo y el grosor, y Priya lo confirmará cuando vea tu pelo. Antes del color, pedimos a los clientes nuevos una prueba cutánea rápida al menos 48 horas antes. Dura unos diez minutos. ¿Te parece bien?

Cliente: Ah, vale. La verdad es que no puedo ir dos veces esta semana.

IA: Lo entiendo. La prueba puede hacerse cualquier día que estemos abiertos y con cualquier miembro del equipo, así que no tiene que ser con Priya. Los próximos huecos de Priya para balayage son el jueves a las 10:00 o el sábado siguiente a las 9:30. Si eliges el sábado siguiente, puedes pasarte para la prueba cualquier día de martes a jueves de esta semana.

Cliente: El sábado siguiente me viene bien. ¿Puedo hacerme la prueba el miércoles después del trabajo?

IA: El miércoles estamos abiertos hasta las 19:00 y tengo libre las 17:45 para la prueba. ¿Quieres que reserve esa cita y el balayage con Priya el sábado siguiente a las 9:30?

Cliente: Sí, por favor.

IA: ¿Me dices tu nombre y tu número de móvil?

Cliente: Hannah Webb, 07700 900123.

IA: Gracias, Hannah. Tienes reservada una prueba cutánea el miércoles a las 17:45 y un balayage con Priya el sábado siguiente a las 9:30. Tu referencia es LL-4821. Si necesitas cambiar alguna de las dos citas, llámanos o escríbenos. ¿Puedo ayudarte con algo más?

Cliente: ¿Hay aparcamiento?

IA: Hay un aparcamiento de pago detrás del salón, en Mill Lane, y es gratuito después de las 18:00 entre semana, así que será gratis para tu prueba del miércoles.

Qué ocurrió: dos reservas en el orden correcto, con la persona adecuada para el color y cualquier miembro del equipo para la prueba, ambas en el calendario de Klugon del salón. Qué no ocurrió: no se cobró ningún depósito y no se enviará ningún recordatorio automáticamente. Si tu salón depende de los depósitos para los servicios de color, en este caso el asistente explicaría tu norma sobre depósitos y enviaría al cliente el enlace de reserva de Fresha o Booksy (consulta la sección de configuración).

Mensaje directo de Instagram de ejemplo: una pregunta de estética que necesita a una persona

Una conversación de Instagram de ejemplo. La clínica, «Fern Street Skin», es ficticia. Son las 22:10 de un martes.

Cliente: hola hacéis antiarrugas? cuánto cuesta la frente. también estoy dando el pecho, pasa algo

IA: Hola, gracias por escribirnos. Los tratamientos para las líneas y arrugas en Fern Street Skin empiezan siempre con una consulta con nuestra enfermera prescriptora, Claire, que revisará tu historial médico y si el tratamiento es adecuado para ti. No podemos aconsejarte sobre la lactancia ni responder preguntas médicas por mensaje, así que he pasado tu pregunta a Claire y te responderá aquí.

Cliente: vale cuánto cuesta la consulta

IA: Las consultas cuestan £25 y duran 30 minutos. Claire tiene disponibilidad el jueves a las 16:30 o el sábado a las 10:00. ¿Quieres reservar una de esas horas?

Cliente: sábado

IA: Tienes una consulta reservada con Claire el sábado a las 10:00, con la referencia FS-2207. Claire también responderá aquí a tu pregunta antes de la cita. ¿Necesitas algo más?

Qué ocurrió: el asistente no promocionó por su nombre un tratamiento sujeto a receta, no dio un precio para las inyecciones ni respondió a la pregunta médica. Reservó la consulta y marcó la conversación. Claire ve el aviso de «Necesita una persona» en la bandeja de entrada y responde en Instagram a la mañana siguiente, dentro del periodo de 24 horas de Meta.

Lista de configuración para un salón

Puedes registrarte y probar un asistente en el navegador el mismo día. Activar la línea telefónica y las cuentas sociales tarda más, sobre todo por los pasos de configuración de Meta y porque los números de teléfono solo se pueden añadir cuando termina la prueba gratuita. Este es el orden que recomendamos.

1. Decide dónde se gestionan las reservas

Esta es la decisión más importante, así que tómala primero. Klugon reserva en su propio calendario integrado. No reserva dentro de Fresha, Booksy, Phorest ni ningún otro software para salones, y no se sincroniza con ellos. Hay tres configuraciones posibles.

• Klugon como agenda de reservas. Es la opción más sencilla si tienes un salón pequeño, trabajas como terapeuta a domicilio o acabas de empezar y no tienes software para salones. Todas las reservas, tanto las de la IA como las tuyas, aparecen en la lista de reservas de Klugon.
• Klugon para algunos servicios y tu software para otros. Por ejemplo, la IA reserva las pruebas cutáneas y las consultas en Klugon, mientras que las citas de color siguen en tu sistema actual. Esto requiere disciplina para saber qué agenda es la fuente principal para cada miembro del equipo.
• Klugon responde y tu software reserva. El asistente responde preguntas sobre precios, políticas y disponibilidad y, en WhatsApp, Instagram y el chat web, comparte el enlace de reserva de Fresha o Booksy desde su biblioteca de enlaces. Por teléfono no puede enviar un enlace —no hay mensajes de texto—, así que recoge los datos del cliente y marca la conversación para que le devuelvas la llamada. Así mantienes los depósitos y recordatorios en el sistema que ya los gestiona.

Si estás valorando tu software de reservas en general, nuestras páginas sobre alternativas a Fresha y alternativas a Booksy explican cuándo conviene cada opción.

2. Conecta un calendario, si utilizas uno

En los planes Business y superiores, Klugon también puede comprobar las horas ocupadas de un calendario de Google, Outlook o Apple y añadir eventos mediante sus herramientas de calendario, además de enviar un enlace de Calendly. Para Google Calendar, pegas una clave de cuenta de servicio y el ID del calendario y después compartes el calendario con esa cuenta de servicio. No es una sincronización bidireccional automática: la reserva principal sigue entrando en el calendario de Klugon, así que considera el calendario externo una comprobación adicional, no la agenda principal.

3. Añade servicios, duraciones y personal

• Cada servicio, con su duración real, incluido el tiempo de aplicación o procesamiento. Una cabeza completa de mechas no dura lo mismo que una media cabeza.
• Qué miembros del equipo hacen cada servicio. Si solo dos personas hacen extensiones, indícalo.
• Servicios cortos para pruebas cutáneas y consultas, para poder reservarlos por separado.
• Un margen entre citas si necesitas tiempo para limpiar y preparar.
• El aviso mínimo —el valor predeterminado es de 60 minutos— y con cuánta antelación pueden reservar los clientes.
• Fechas de cierre por festivos y días de formación.

4. Escribe tus políticas

• La norma sobre pruebas de alergia, en una o dos frases que el asistente pueda repetir.
• La política de cancelaciones y retrasos.
• La política de depósitos, si tienes una, y dónde lo paga el cliente.
• La política para niños y clientes sin cita, y qué ocurre si un cliente llega tarde.
• Tu lista de derivaciones de la sección anterior.

Pega esta información como texto o sube un documento. Sube también tu lista de precios. Los PDF escaneados no se pueden leer, así que utiliza un PDF con texto real, un archivo Word o pega el contenido.

5. Escribe el saludo

El saludo predeterminado es «Hola, gracias por llamar», seguido del nombre de tu negocio. Te recomendamos escribir uno propio que indique que la persona está hablando con el asistente de IA del salón. Es honesto y los clientes que prefieran hablar con alguien sabrán que pueden pedirlo.

6. Pruébalo en el navegador

Durante la prueba gratuita de 7 días puedes hablar con tu asistente en el navegador y escribirle por chat. Intenta ponerlo a prueba: pide un servicio de color sin prueba de alergia, pregunta por Jess en su día libre y consulta sobre una reacción. Corrige las instrucciones hasta que se comporte como quieres.

7. Conecta tus canales

• Web: pega una etiqueta de script antes de la etiqueta de cierre del body en tu web. Funciona con cualquier creador web que permita añadir código.
• WhatsApp: conecta tu número de WhatsApp Business mediante la Cloud API de Meta. Necesitarás una aplicación de Meta, un ID de número de teléfono y un token de acceso. Consulta la página sobre el chatbot de WhatsApp con IA para saber qué implica.
• Instagram: vincula una cuenta profesional de Instagram a una página de Facebook y conéctala. Meta debe aprobar el permiso de mensajería antes de que el público pueda escribir al asistente.
• Teléfono: cuando termine la prueba, obtén un número de Klugon y desvía tu línea del salón a él. Mantienes tu número actual; no hay que portarlo. Nuestra guía sobre cómo conservar tu número con el desvío de llamadas explica las opciones de desvío.

8. Indica al equipo dónde mirar

Decide quién revisa la bandeja de entrada y cuándo. Conecta Slack o Zapier si quieres recibir un aviso cuando haya nuevas reservas y derivaciones; Klugon no envía notificaciones por correo electrónico ni por teléfono al salón.

Cuánto cuesta

Klugon tiene tres productos, con precios en dólares estadounidenses, y solo pagas por los que utilizas. Los tres tienen una prueba gratuita de 7 días; se necesita una tarjeta y se hará el cargo cuando termine la prueba, salvo que canceles. La facturación anual es un 20% más barata. Consulta todos los detalles en la página de precios.

Complementos: un número de teléfono cuesta $9 al mes, un número de WhatsApp conectado cuesta $19 al mes y los minutos de voz adicionales cuestan $15 por cada 100 minutos iniciados. Conectar Google Calendar, Outlook, Apple Calendar o Slack requiere el nivel Business en voz o social.

Ejemplo para un salón con cuatro puestos

Estas son suposiciones a modo de ejemplo, no datos de salones reales. Cambia las cifras para adaptarlas a tu negocio.

• El salón abre cinco días a la semana, unos 22 días al mes.
• El teléfono suena 20 veces al día y la llamada media dura 2 minutos. Son unos 40 minutos al día, o aproximadamente 880 minutos al mes.
• Llegan unas 150 conversaciones de clientes al mes por WhatsApp e Instagram.
• El salón quiere teléfono, WhatsApp e Instagram, utiliza el calendario propio de Klugon y no necesita Slack.

Esto encaja con voz Starter ($99) y un número ($9), más social Starter ($79) y un número de WhatsApp ($19). El total es de $206 al mes, o $170 al mes con facturación anual. Si para este ejemplo supones un tipo de cambio de $1,30 por libra —comprueba el tipo actual—, son aproximadamente £158 al mes.

Comparación con una persona de recepción a tiempo parcial

El salario mínimo nacional del Reino Unido para trabajadores de 21 años o más es de £12,71 por hora desde abril de 2026, según las tarifas del salario mínimo de GOV.UK. Una persona de recepción con esa tarifa durante 25 horas a la semana cuesta unas £318 semanales, o aproximadamente £1.377 al mes, antes de incluir la Seguridad Social del empleador, la pensión y la cobertura de vacaciones. Una buena persona de recepción hace mucho más que responder al teléfono, desde recibir a los clientes hasta vender productos, así que esto no pretende defender su sustitución. Es una comparación para los salones que no tienen a nadie en recepción y pierden llamadas por ello, y para las tardes y domingos en los que no hay nadie en el mostrador.

Comparación con las llamadas que pierdes

Supón que pierdes 6 llamadas a la semana mientras todo el equipo atiende a clientes, que 1 de cada 3 de esas personas habría reservado y que la primera visita media vale £60. Son 2 reservas a la semana, aproximadamente £520 al mes en primeras visitas, sin contar al cliente de color que vuelve cada ocho semanas. Si el asistente recupera aunque solo sea una parte, habrá cubierto su coste. Mídelo tú mismo en lugar de confiar en nuestra palabra: la página de analíticas muestra las reservas hechas por el asistente, las llamadas respondidas, las horas de más actividad y cuántas conversaciones gestionó sin necesitar a una persona.

Normas y cumplimiento para salones

Nada de esto constituye asesoramiento jurídico, y las normas varían entre Inglaterra, Escocia, Gales e Irlanda del Norte. Estas son las áreas más importantes cuando una IA habla con tus clientes.

Pruebas de alergia e información sobre reacciones

Tu política de pruebas de alergia es tuya, normalmente siguiendo las instrucciones del fabricante del color y los requisitos de tu aseguradora. El NHS aconseja hacer la prueba al menos 48 horas antes del uso y dice que las reacciones pueden tardar hasta 72 horas en aparecer. Configura el asistente para que haga la pregunta y explique la norma, pero deja la decisión sobre si se puede aplicar el color a un cliente en manos de una persona formada que revise la prueba en el salón.

Datos de clientes e información médica

Los salones recopilan más datos personales de lo que creen: alergias, problemas cutáneos, embarazo y medicación en estética. Según el RGPD del Reino Unido, la información sobre la salud de una persona es una categoría especial de datos, con condiciones adicionales; la guía de la ICO sobre datos de categorías especiales las explica. Nuestro consejo es sencillo: no pidas al asistente que recopile datos de salud. Haz que reserve la consulta o la prueba y deja las preguntas médicas para tu formulario de consulta. Indícale también que no pida números de tarjeta; Klugon no cobra pagos por teléfono.

Klugon está gestionado por una empresa alemana conforme al RGPD. Algunos de los servicios que utiliza están en Estados Unidos, con transferencias cubiertas por cláusulas contractuales tipo, tal como se indica en la política de privacidad. Puedes exportar tus reservas, clientes y conversaciones como CSV y eliminar registros individuales; para borrar por completo una cuenta hay que solicitarlo por correo electrónico.

Estética e inyectables

Aquí importan dos conjuntos de normas. Primero, la toxina botulínica es un medicamento sujeto a receta, y el aviso de cumplimiento de la ASA sobre la publicidad de Botox indica que no se puede publicitar al público, también en redes sociales. Un asistente de IA que responde en Instagram forma parte de tu marketing, así que escribe sus instrucciones para hablar de consultas sobre líneas y arrugas, no del producto por su nombre, y nunca para indicar ofertas de inyectables. Segundo, el Gobierno anunció en agosto de 2025 que el Botox y los rellenos pasarán a estar regulados por un nuevo sistema de licencias de las autoridades locales en Inglaterra, con los procedimientos de mayor riesgo restringidos a proveedores registrados en la CQC. Comprueba la situación actual con tu autoridad local y asegúrate de que el asistente nunca dé a entender que un tratamiento es adecuado para alguien antes de una consulta.

Informar a los clientes de que hablan con una IA

El saludo predeterminado de Klugon no anuncia que es una IA. Te recomendamos cambiarlo para que lo haga. Los clientes acabarán descubriéndolo y es mejor que la información venga de ti.

Encuentra la página de tu tipo de salón

Todo lo anterior se aplica a negocios de belleza en general, pero los detalles varían mucho entre una barbería y una clínica de estética. Estas páginas profundizan en cada tipo de negocio, con sus propias conversaciones de ejemplo y configuración.

Peluquerías

El color es el centro de la actividad: pruebas de alergia, consultas para cambios importantes, citas largas que necesitan el hueco adecuado en la agenda de un estilista y clientes que solo quieren ver a una persona. La página sobre la recepcionista IA para peluquerías explica las reservas de color, las pruebas para novias y el ajetreo de los sábados.

Barberías

Citas más cortas, más clientes sin reserva y muchas preguntas de «¿cuánto hay que esperar?». Muchas barberías combinan puestos con cita y sin cita. La página sobre la recepcionista IA para barberías cubre las preguntas sobre la cola, los clientes habituales que quieren al mismo barbero cada tres semanas y las solicitudes de reserva nocturnas.

Salones de uñas

Mensajes directos nocturnos con fotos de referencia, preguntas sobre BIAB, gel y acrílico, rellenos frente a sets nuevos y retiradas de producto de otros salones. La página sobre la recepcionista IA para salones de uñas explica cómo calcular el precio y la duración de estos servicios para que el asistente reserve el tiempo correcto.

Estudios de belleza

Pestañas, cejas, depilación y tratamientos faciales, normalmente gestionados por una o dos profesionales que siempre están a mitad de un tratamiento. Los tintes de pestañas y cejas también suelen requerir una prueba de alergia. La página sobre la recepcionista IA para salones de belleza explica configuraciones para estudios pequeños en los que Klugon suele ser la única agenda.

Spas y masajes

Tratamientos para parejas, paquetes, vales regalo y muchas preguntas sobre las instalaciones y qué llevar. Los spas también reciben más preguntas de salud —masajes durante el embarazo, tensión arterial y operaciones recientes—. La página sobre la recepcionista IA para spas explica cómo reservar salas dobles y qué preguntas debes recuperar.

Clínicas de estética

Es el grupo más regulado: tratamientos sujetos a receta, normas de publicidad, historial médico y consultas antes de reservar cualquier cosa. La página sobre la recepcionista IA para clínicas de estética explica qué puede decir el asistente, qué no debe decir y cómo mantener los datos de salud fuera del chat.

Cómo saber si funciona

Dale un mes y después revisa cuatro datos en el panel.

• Reservas hechas por el asistente y si tienen la duración correcta y la persona adecuada. Revisa diez al azar.
• Conversaciones gestionadas sin una persona. Si marca demasiadas, a tu base de conocimientos le falta información. Si marca muy pocas, comprueba que no esté respondiendo a cuestiones que debería derivarte.
• Horas de mayor actividad. Probablemente descubrirás un grupo de mensajes nocturnos y llamadas de los sábados que no sabías que estabas perdiendo.
• Preguntas sin una buena respuesta. Cada una es una línea que puedes añadir a tus conocimientos.

Después, escucha lo que dicen los clientes en el puesto. Si los habituales mencionan que reservaron «con el bot» y que todo fue bien, esa es la mejor medida que existe.

Ausencias, recordatorios y depósitos

Esto merece una sección propia, porque es donde muchos programas para salones son más fuertes y donde Klugon deliberadamente no hace promesas. Klugon no envía recordatorios de citas, correos de confirmación ni mensajes de texto, y no cobra depósitos ni cargos por inasistencia. La única confirmación que recibe el cliente es la referencia que aparece en la propia conversación.

Si las ausencias son un problema para ti, mantén los recordatorios y depósitos donde ya funcionan, que para muchos salones es Fresha o Booksy, y utiliza el asistente para responder y dirigir las consultas a ese sistema. Si utilizas solo el calendario de Klugon, necesitarás otra forma de recordar las citas, aunque sea un mensaje rápido el día anterior. Nuestra guía sobre cómo reducir las ausencias en un salón explica opciones que no dependen de un software concreto. También puedes ver cómo encaja con el resto de la recepcionista IA de Klugon en la página de inicio.

Si diriges un salón, la propuesta honesta es sencilla: el teléfono y los mensajes se responden mientras tienes las manos ocupadas, las reservas llegan a la columna correcta y las conversaciones difíciles vuelven a ti.

Preguntas frecuentes

¿Puede una recepcionista IA reservar citas en un salón?

Sí. Klugon reserva en su calendario integrado utilizando tus horarios, la duración de los servicios y los miembros del equipo que hacen cada servicio, por teléfono, WhatsApp, Instagram, Messenger y el chat de tu web. Cada cliente recibe una referencia de reserva en la conversación.

¿Reserva directamente en Fresha o Booksy?

No. Klugon no se integra con Fresha, Booksy ni otros programas para salones. Puedes utilizar el calendario propio de Klugon, repartir los servicios entre ambos sistemas o hacer que el asistente responda preguntas y comparta tu enlace de Fresha o Booksy en los mensajes.

¿Preguntará por las pruebas de alergia antes del color?

Lo hará si se lo indicas. Escribes la norma sobre pruebas de alergia en sus instrucciones y el asistente pregunta al cliente, explica la norma y puede reservar la prueba como un servicio corto independiente. Pruébalo antes de activarlo, porque la norma se sigue durante la conversación y no se aplica mediante una restricción del calendario.

¿Puede reservar con el estilista habitual del cliente?

Sí. Si asignas miembros del equipo a los servicios, comprueba la disponibilidad de esa persona y no la reserva dos veces. Si al cliente le da igual quién le atienda, puede ofrecerle a quien esté libre.

¿Envía recordatorios o cobra depósitos?

No. Klugon no envía recordatorios ni confirmaciones por mensaje de texto o correo electrónico, y no cobra depósitos ni cargos por inasistencia. Si necesitas esas funciones, mantenlas en tu software para salones y haz que el asistente dirija allí a los clientes.

¿Puede pasarme una llamada?

No. No puede pasar una llamada a una persona. Cuando una llamada te necesita, recoge los datos del cliente, le dice que alguien le devolverá la llamada y marca la conversación en tu bandeja de entrada y en Slack o Zapier si los has conectado.

¿Puede responder mensajes de Instagram y WhatsApp?

Sí, después de conectarlos mediante Meta. WhatsApp necesita un número de WhatsApp Business en la Cloud API de Meta. Instagram necesita una cuenta profesional vinculada a una página de Facebook y Meta debe aprobar el permiso de mensajería antes de que el público pueda utilizarlo.

¿Puedo conservar el número de teléfono de mi salón?

Sí. Desvías tu número actual a un número de Klugon, que cuesta $9 al mes. Los números se pueden añadir cuando termina la prueba gratuita; durante la prueba puedes probar el asistente en el navegador.

¿Es adecuado para una clínica de estética?

Puede gestionar consultas y reservar consultas profesionales, pero no debe responder preguntas médicas, decidir si alguien es apto para un tratamiento ni promocionar medicamentos sujetos a receta. Configúralo para reservar consultas y derivar todos los asuntos clínicos a tu profesional sanitario.

¿Qué ocurre si un cliente informa de una reacción?

El asistente debe dar tu mensaje de seguridad habitual, incluido llamar al 999 si se hinchan los labios, la boca o la garganta o hay dificultad para respirar, y marcar la conversación para ti de inmediato. No debe diagnosticar ni tranquilizar al cliente. Escribe esa instrucción antes de activarlo.