Recepcionista dental con IA para clínicas

La recepción de una clínica dental a las 8:30 de un lunes es un caos muy particular. Los dolores de muelas del fin de semana llaman a la vez para conseguir citas de urgencia. Un paciente está pagando una corona en recepción, otro llega para la cita de higiene, un padre está en espera para cambiar las revisiones de sus dos hijos y el coordinador de tratamientos intenta devolver las llamadas de las consultas sobre Invisalign de la semana anterior. Una recepcionista dental con IA no puede resolver la lista de urgencias ni debería intentarlo. Lo que sí puede hacer es atender las llamadas que tu equipo no consigue responder: las reservas rutinarias, las preguntas sobre precios, las consultas de «¿aceptáis nuevos pacientes?» y las preguntas nocturnas sobre implantes que ahora mismo terminan en el buzón de voz.

En esta página explicamos cómo funciona en una clínica dental, qué no debe gestionar nunca y cuándo no es la opción adecuada.

Para qué sirve una recepcionista dental con IA

Piensa en ella como un par de manos extra para el teléfono, el chat de tu web y WhatsApp, entrenada con tu lista de precios y tus reglas de reserva. Responde cuando tu equipo está ocupado o la clínica está cerrada, reserva citas rutinarias en su propio calendario, responde según la información que le has proporcionado y señala cualquier asunto clínico para que lo atienda una persona.

No es una auxiliar dental ni un servicio de triaje. No diagnostica, no decide la urgencia de un dolor de muelas y no recomienda analgésicos ni antibióticos. Cuando un paciente describe un problema dental, lee un mensaje de seguridad fijo, facilita el 112 para la atención dental urgente y el 112 para emergencias, y deriva la conversación a tu equipo.

Las clínicas privadas y mixtas encajan mejor

Las clínicas totalmente privadas y las mixtas con una amplia cartera privada son las que más partido le sacan. Los pacientes privados eligen, comparan clínicas y suelen preguntar por la tarde o por la noche sobre tratamientos estéticos y restauradores: blanqueamiento, carillas de composite, implantes y alineadores transparentes. Una llamada sin responder puede significar perder una consulta. Una clínica cuya lista pública está llena y cuyos teléfonos reciben principalmente llamadas de «¿aceptáis pacientes de la sanidad pública?» también ahorrará tiempo, pero sobre todo estará respondiendo amablemente a una sola pregunta.

Si tu clínica tiene un contrato con la sanidad pública, lee la sección de cumplimiento antes de empezar. El trabajo con la sanidad pública implica obligaciones de seguridad de los datos, y la IA nunca debe interponerse entre un paciente y la atención urgente.

Las llamadas que recibe una clínica dental

Llamadas para reservar citas rutinarias

Revisiones (exámenes), a menudo cada seis, nueve, doce meses o más, según lo que haya recomendado el dentista. Muchas llamadas empiezan con «he recibido una carta diciendo que ya me toca».
Citas de higiene: limpieza y pulido, mantenimiento periodontal e higiene de acceso directo cuando tu clínica lo ofrece.
Seguimientos de tratamientos ya planificados por el dentista: empastes, la segunda cita para colocar una corona, fases de endodoncia y extracciones. Necesitan al profesional adecuado y la duración correcta, y la IA solo debería reservarlos cuando el plan ya esté establecido.
Revisiones infantiles, que los padres quieren agrupar durante las vacaciones escolares o después del colegio.
Reparaciones y ajustes de dentaduras, si los ofreces.
Cambios y cancelaciones de citas, que representan una gran parte de todas las llamadas.

Consultas que se convierten en tratamientos

Blanqueamiento, carillas de composite, carillas, tratamientos con alineadores transparentes (Invisalign y similares), implantes y rehabilitaciones completas.
Preguntas sobre planes de financiación, opciones de pago y planes de membresía de la clínica, como Denplan o tu propio plan.
«¿Ofrecéis sedación para pacientes nerviosos?», «¿hay alguna dentista mujer?» y «¿puedo reservar una consulta con el dentista de implantes?».

Aquí es donde una clínica gana o pierde ingresos. El paciente suele comparar dos o tres clínicas, normalmente por la tarde o por la noche, y la primera que responde con claridad y ofrece una cita para una consulta suele conseguir la reserva.

Llamadas provocadas por los recordatorios de revisión

Gran parte del tráfico telefónico de una clínica dental lo genera la propia clínica. Cuando envías cartas, correos electrónicos o mensajes de revisión desde tu sistema, durante los días siguientes llega una oleada de llamadas de «he recibido una carta diciendo que ya me toca». Casi todas son rutinarias: el paciente quiere una revisión y, a menudo, una cita de higiene el mismo día, idealmente seguidas. Son exactamente el tipo de llamada que una IA gestiona bien, siempre que sepa reservar las dos citas juntas y con los profesionales adecuados.

Si sabes cuándo envías los recordatorios, sabes cuándo esperar las llamadas adicionales. Algunas clínicas programan los envíos al principio de la semana para que recepción tenga capacidad; con una IA que se ocupa de las reservas rutinarias, el momento importa menos. Klugon no envía recordatorios por sí misma. Tu sistema de gestión seguirá haciéndolo y la IA atenderá las llamadas resultantes.

Llamadas informativas y administrativas

Registro de nuevos pacientes: si aceptas nuevos pacientes, públicos o privados, cuánto cuesta un examen para nuevos pacientes y qué deben traer. Tus precios, desde una revisión hasta una corona. Horarios de apertura y tardes. Aparcamiento y acceso sin escalones. Si aceptas una póliza de seguro dental concreta. Si las radiografías tienen un coste adicional. Cuánto tarda una corona desde la preparación hasta la colocación.

Llamadas por dolor, inflamación y cuestiones clínicas

Dolor de muelas, dientes rotos, empastes perdidos, una corona que se ha desprendido, inflamación, sangrado después de una extracción, un niño al que se le ha caído un diente, un absceso, llagas que no se curan y preguntas sobre medicamentos antes de un tratamiento. Todos estos casos se derivan a una persona. Explicamos exactamente cómo en la sección sobre derivaciones.

Horas punta y momentos importantes del año dental

El lunes por la mañana es el momento de mayor actividad en la mayoría de las clínicas, porque los dolores de muelas del fin de semana llaman todos a la vez, y la primera media hora después de abrir es cuando se ocupan las citas de urgencia. La hora de comer y la media hora posterior a las 17:00 concentran las llamadas de pacientes que trabajan y quieren reservar una revisión. Las tardes, las noches y los fines de semana llegan las consultas sobre tratamientos y estética, tanto por la web y WhatsApp como por teléfono.

El momento del año también importa. Las vacaciones escolares traen revisiones infantiles y controles de ortodoncia. Enero es una época intensa para las consultas sobre blanqueamiento y alineadores, y antes de la temporada de bodas llega otra oleada. Las semanas previas a Navidad se llenan rápidamente mientras los pacientes intentan terminar sus tratamientos y utilizar el límite anual de su seguro dental, y los días entre Navidad y Año Nuevo generan muchas llamadas por dolor mientras numerosas clínicas están cerradas o tienen poco personal. Los fines de semana festivos producen lo mismo, aunque a menor escala.

IA para reservar citas dentales: qué puede reservar

La IA reserva en el calendario integrado de reservas de Klugon, y las reglas las defines tú. Su reserva de citas con IA utiliza tus horarios de apertura, la duración de cada servicio y los profesionales que lo ofrecen, y comprueba los conflictos por profesional. Normalmente, una clínica dental configuraría:

Duraciones de los servicios que coincidan con tu agenda: examen para nuevos pacientes, 30 minutos; revisión rutinaria, 15; higiene, 30 o 45; consulta estética, 30; consulta de implantes, 45.
Asignación de profesionales, para que las citas de higiene solo se asignen a higienistas y terapeutas, las consultas de implantes solo al dentista de implantes y las citas infantiles únicamente a dentistas que atiendan a niños.
Un intervalo entre citas de 10 o 15 minutos, adecuado para la mayoría de las agendas dentales.
Margen de tiempo después de las citas largas cuando haya que preparar de nuevo el gabinete.
Antelación mínima para que no se reserve nada dentro de la próxima media hora.
Con cuánta antelación pueden reservar los pacientes y fechas cerradas por festivos y días de formación.

El paciente recibe una referencia de reserva en la misma conversación. El personal ve la reserva en el panel y puede editarla, cambiarla o cancelarla comprobando los conflictos. En las llamadas, la IA puede cancelar reservas; en el chat y WhatsApp también puede cambiarlas de fecha.

Algunas reglas deben redactarse en lugar de configurarse, y la IA las sigue como instrucciones:

«Reserva únicamente tratamientos de seguimiento que un dentista ya haya planificado. Si el paciente no está seguro de lo que está planificado, deriva la conversación».
«Los nuevos pacientes deben reservar primero un examen para nuevos pacientes, no una cita de higiene».
«Los niños menores de 5 años solo se reservan con el Dr. Rahman o la Dra. Ellis».
«No reserves la última cita del día para una extracción».

El límite real: tu sistema de gestión de la clínica

La mayoría de las clínicas del Reino Unido gestionan su agenda con un sistema de gestión dental, como Dentally o Software of Excellence. Klugon no se conecta a estos sistemas. Su calendario es independiente, lo que deja tres opciones:

Citas protegidas. Asigna a la IA un bloque de citas que pueda reservar (por ejemplo, exámenes para nuevos pacientes y consultas estéticas), refleja esos bloques en tu sistema principal y haz que el personal copie las reservas cada mañana.
Solicitudes en lugar de reservas. La IA recoge los datos del paciente y sus horarios preferidos como una oportunidad y la señala; después, una persona de recepción la reserva en tu sistema. Es más lento para el paciente, pero evita tener dos agendas distintas.
Comprobación de un calendario externo. En el plan Business y superiores, la IA también puede comprobar las horas ocupadas en un calendario de Google, Outlook o Apple después de configurarlo. Solo resulta útil si tu clínica mantiene un calendario de ese tipo junto con el sistema dental.

Elige una opción, escríbela para el equipo y síguela. Una recepcionista dental con IA que reserva en una agenda que nadie consulta causa más problemas que una que toma buenos mensajes.

Preguntas que responde

A partir de tu lista de precios, tus políticas y tu web, la IA responde a las preguntas que ocupan tiempo de recepción. Cargas la información subiendo documentos, pegando texto o analizando tu web, y responde a partir de ella. Algunos ejemplos:

«¿Cuánto cuesta un examen para nuevos pacientes?» y «¿La radiografía está incluida?»
«¿Cuál es el precio de una corona?». Da tus precios indicados «desde» y explica que el dentista lo confirmará después de una exploración, porque así se lo has indicado.
«¿Ofrecéis financiación para Invisalign?». Explica lo que ofreces. No puede realizar una comprobación de crédito ni aceptar pagos.
«¿Aceptáis pacientes de la sanidad pública?». Da tu respuesta actual, que debes mantener al día.
«¿Cuál es vuestra política de cancelación?». La indica. No puede aceptar depósitos ni cobrar tarifas.
«¿Tenéis citas por la tarde o por la noche?», «¿hay aparcamiento?» y «¿hay ascensor hasta las consultas de la primera planta?».

En las llamadas habla inglés, alemán, francés, español, italiano, portugués, neerlandés, japonés y árabe, lo que ayuda a las clínicas con pacientes internacionales. Todo lo clínico se deriva al personal, en cualquier idioma.

Pacientes nerviosos y necesidades de accesibilidad

La ansiedad dental influye en muchas llamadas. Los pacientes llaman para preguntar si un dentista es «cuidadoso», si ofrecéis sedación, si pueden tener una primera cita más larga o simplemente para reunir el valor de reservar. La IA puede responder a los aspectos objetivos a partir de tu información: qué dentistas ofrecen sedación, si hay una cita más larga para nuevos pacientes, si pueden acudir acompañados y si la clínica tiene una sala de espera tranquila. También puede reservar una primera visita más larga si la has configurado como servicio.

Lo que no debería hacer es intentar tranquilizar a alguien que tiene miedo sustituyendo a una persona. Indícale que ofrezca una llamada de un miembro concreto del equipo siempre que un paciente diga que está nervioso y quiere hablar primero. Esa señal llega a tu equipo como cualquier otra derivación.

Las preguntas sobre accesibilidad son parecidas. El acceso sin escalones, los gabinetes en planta baja, los bucles de inducción, los aseos accesibles para sillas de ruedas y si un cuidador puede entrar en el gabinete son cuestiones que la IA puede responder a partir de lo que hayas escrito. Las solicitudes de visitas a domicilio o atención domiciliaria, si las ofreces, se derivan a una persona.

Consultas sobre tratamientos como oportunidades

Cuando alguien pregunta por implantes o alineadores fuera del horario, la IA puede responder a lo básico con tu información, ofrecer una cita para una consulta y recoger su nombre, número e interés como una oportunidad. Las oportunidades aparecen en la página de oportunidades con un estado que actualizas mientras el coordinador de tratamientos las gestiona. Con Slack o Zapier conectados, una nueva oportunidad se publica allí para que el coordinador la vea a primera hora. En el plan Business, la IA también puede enviar la oportunidad a HubSpot, Zoho o Pipedrive si utilizas uno de ellos.

Llamadas que deriva a tu equipo dental

Dolor, inflamación y lesiones: no hace triaje

El triaje dental es una competencia clínica. Decidir si una inflamación puede esperar hasta mañana o si hay que acudir inmediatamente a urgencias es una decisión de un dentista o de un auxiliar dental formado que siga tu protocolo, no de una recepcionista con IA. Por eso, la IA no hace preguntas para graduar el problema, no clasifica la urgencia y no sugiere analgésicos.

En su lugar, cuando un paciente describe dolor, inflamación, sangrado, una lesión o cualquier otro problema dental, lee tu mensaje de seguridad fijo. Un ejemplo que podría utilizar una clínica es:

«Soy el asistente automatizado de la clínica y no puedo ofrecer asesoramiento clínico. Si tienes un sangrado abundante que no se detiene, una lesión grave en la cara o la mandíbula, o una inflamación que afecta a tu respiración o a la capacidad de tragar, llama ahora al 112. Si necesitas atención dental urgente y la clínica está cerrada, llama al 112, donde podrán dirigirte a un servicio dental urgente. Voy a pasar tu mensaje al equipo».

Ese texto sigue las indicaciones del NHS sobre cómo recibir atención dental urgente o de emergencia, que dirige a los pacientes al NHS 111 y al 999 en caso de lesiones graves en la cara o la mandíbula y sangrado abundante que no se detiene. Haz que tu responsable clínico apruebe tu propia versión. Para las clínicas de EE. UU. o Canadá, el número de emergencias es el 911 y la vía urgente será la que tengas establecida fuera del horario.

Citas de urgencia durante el horario de apertura

Muchas clínicas reservan cada mañana algunas citas de urgencia para pacientes registrados. Puedes decidir cómo las trata la IA:

La opción más segura: la IA nunca reserva citas de urgencia. Lee el mensaje de seguridad, señala la llamada y un auxiliar dental devuelve la llamada para valorar y reservar.
Con cuidado: la IA lee primero el mensaje de seguridad y después ofrece una «cita por dolor dental» solo si el paciente la solicita y está registrado, y señala todas las reservas de este tipo para que un auxiliar las revise y llame al paciente si la cita no es adecuada.

En ambos casos, la IA no decide la urgencia. En la segunda opción ofrece una cita que el paciente ha solicitado y una persona la comprueba. Si no puedes garantizar que alguien revise rápidamente las reservas por dolor señaladas, utiliza la primera opción.

Otras llamadas que siempre se derivan a una persona

Preguntas sobre un plan de tratamiento, los riesgos de un procedimiento o lo que ha encontrado un dentista.
Medicación: antibióticos, anticoagulantes antes de una extracción y alergias, además de analgésicos.
Problemas después del tratamiento, incluido el sangrado tras una extracción o el dolor después de una endodoncia.
Quejas y cualquier asunto relacionado con el resultado de un tratamiento anterior.
Preocupaciones relacionadas con la protección de personas vulnerables, incluidos los niños.
Solicitudes sobre los historiales o las citas de otra persona, más allá de un padre que reserva para un niño pequeño, según lo que definan tus instrucciones.
Pacientes nerviosos que quieren hablar con alguien antes de reservar una sedación.

Cómo funciona la derivación

La IA marca la conversación como pendiente de atención humana. Aparece en la bandeja de entrada de Klugon con un aviso de «Necesita atención humana», la página de estadísticas la muestra como pendiente y se envía una notificación a Slack o Zapier si has conectado alguno.

No hay transferencia en directo. La IA no puede pasar la llamada a la clínica ni al teléfono del auxiliar. Informa al paciente de que el equipo se pondrá en contacto y alguien le devuelve la llamada. En WhatsApp, Instagram y Messenger, tu equipo puede responder desde la bandeja de entrada durante la ventana de 24 horas de Meta. Las llamadas telefónicas y los chats de la web no pueden responderse desde la bandeja, por lo que el personal debe llamar al paciente.

La IA también sigue respondiendo si el paciente continúa hablando después de una derivación; no se pausa. Tus instrucciones deben indicarle que deje de reservar y repita el mensaje de seguridad. Además, Klugon no envía alertas por correo electrónico ni SMS, así que la rutina de la mañana debe incluir la revisión de las derivaciones nocturnas antes de que empiecen las citas de urgencia.

Conversaciones de ejemplo

Estos ejemplos se han escrito para esta página. La clínica es ficticia y la voz de IA del sitio de Klugon se ha generado con IA. No son grabaciones reales.

Llamada de ejemplo: un nuevo paciente pregunta por plazas de la sanidad pública

Una llamada de ejemplo. El negocio, Millgate Dental Care en Leeds, es ficticio.

IA: Buenas tardes, Millgate Dental Care. Soy el asistente automatizado de la clínica. ¿En qué puedo ayudarte?

Persona que llama: Hola, ¿estáis aceptando pacientes de la sanidad pública? Nos acabamos de mudar a la zona.

IA: En este momento no aceptamos nuevos pacientes adultos de la sanidad pública, pero sí atendemos a niños por la sanidad pública y tenemos plazas para nuevos pacientes privados. El examen privado para nuevos pacientes cuesta £65 e incluye las radiografías que el dentista necesite. También puedes buscar dentistas de la sanidad pública cerca de ti en la web del NHS.

Persona que llama: De acuerdo. Mi hijo tiene ocho años, ¿puede venir por la sanidad pública?

IA: Sí. Puedo reservarle una revisión para nuevos pacientes con la Dra. Ellis. Las próximas citas después del colegio son el martes a las 15:45 o el jueves a las 16:00.

Persona que llama: El jueves. ¿Y puedo reservarme una cita privada justo después?

IA: La Dra. Ellis tiene un examen para nuevos pacientes a las 16:15 del jueves, justo después del de tu hijo. ¿Quieres que reserve las dos?

Persona que llama: Sí, por favor.

IA: ¿Me das vuestros nombres, la fecha de nacimiento de tu hijo y un número de móvil?

Persona que llama: Soy Priya Nair, él es Arjun Nair y nació el 12 de marzo de 2018. 07700 900744.

IA: Gracias, Priya. Arjun tiene la cita reservada a las 16:00 y tú a las 16:15 del jueves, los dos con la Dra. Ellis. Tu referencia es MDC-2290. Trae una lista de los medicamentos que tomáis y llega diez minutos antes para rellenar los formularios de historial médico.

Llamada de ejemplo: inflamación un sábado por la noche

Una llamada de ejemplo. El negocio es ficticio. La IA lee el mensaje de seguridad fijo y no valora el problema.

IA: Hola, Millgate Dental Care. La clínica está cerrada. Soy el asistente automatizado. ¿En qué puedo ayudarte?

Persona que llama: Se me ha inflamado un lado de la cara por una muela en mal estado. Está empeorando. ¿Puedo ir el lunes?

IA: No puedo ofrecer asesoramiento clínico. Si la inflamación afecta a tu respiración o a tu capacidad de tragar, o tienes una lesión grave o un sangrado abundante, llama ahora al 112. Si necesitas atención dental urgente mientras estamos cerrados, llama al 112, donde podrán dirigirte a un servicio dental urgente. Voy a pasar tu mensaje al equipo para el lunes por la mañana.

Persona que llama: Entonces, ¿no puedo reservar para el lunes?

IA: El equipo te llamará cuando la clínica abra el lunes. No esperes a esa llamada si necesitas ayuda antes: llama esta noche al 112.

La llamada queda señalada y el auxiliar dental la ve en la lista de derivaciones del lunes antes de que comiencen las citas de urgencia. La IA no reservó una cita, no dijo «puede esperar hasta el lunes» ni sugirió medicación.

Chat de ejemplo en WhatsApp: una consulta sobre alineadores

Una conversación de ejemplo en WhatsApp. El negocio es ficticio.

Paciente: Hola, hacéis invisalign? cuánto cuesta más o menos

IA: Hola, sí. El tratamiento con alineadores transparentes en Millgate cuesta desde £2,950, según lo que encuentre el dentista. Empieza con una consulta de 30 minutos con el Dr. Okafor, que cuesta £50 e incluye un escáner 3D. Ofrecemos financiación al 0 % durante 12 meses, sujeta a aprobación. ¿Quieres una consulta?

Paciente: sí pero solo puedo los sábados

IA: El Dr. Okafor trabaja el primer y el tercer sábado de cada mes. Las próximas consultas disponibles son el sábado 8 a las 10:30 o el sábado 22 a las 9:00.

Paciente: El 8

IA: Tienes reservada una cita para el sábado 8 a las 10:30 con el Dr. Okafor. Tu referencia es MDC-2317. ¿Me dices tu nombre completo y tu dirección de correo electrónico?

Paciente: Hannah Webb, hannah.webb@example.com. dolerá? tengo una corona delante

IA: El Dr. Okafor te explicará cómo afecta tu corona al tratamiento durante la consulta. He añadido tu pregunta a las notas de la reserva para el equipo.

En este ejemplo, la oportunidad y la reserva se publican en el Slack de la clínica, y el coordinador de tratamientos llama a Hannah antes de la consulta. Tu equipo también puede responder en el mismo hilo de WhatsApp desde la bandeja de entrada de Klugon durante la ventana de 24 horas de Meta. La página sobre el chatbot de WhatsApp con IA explica la configuración de Meta necesaria.

Configurar una recepcionista con IA para dentistas

Esta es una lista de comprobación para una clínica dental. Reserva unas horas para redactar la información y una semana de pruebas durante el periodo de prueba.

Elige cómo gestionarás la agenda: citas protegidas, solo solicitudes o comprobación de calendario. Acordad quién copiará las reservas en el sistema de gestión de la clínica y cuándo.
Haz una lista de tus servicios con duración, precios y profesionales: examen para nuevos pacientes, revisión, higiene, revisión infantil, consulta estética, consulta de implantes y reparación de dentaduras.
Configura los horarios y las reglas: horario de apertura, tardes, sesiones de los sábados, intervalo entre citas, márgenes, antelación mínima, con cuánta antelación se puede reservar y fechas cerradas.
Redacta el mensaje de seguridad con el 112, aprobado por tu responsable clínico. Decide si la IA puede reservar alguna vez citas de urgencia.
Redacta la lista de casos que siempre se derivan: dolor, inflamación, sangrado, lesiones, problemas posteriores al tratamiento, medicación, preguntas sobre planes de tratamiento, quejas y protección de personas vulnerables.
Carga tu información: guía de precios con precios «desde», estado de los registros públicos y privados, detalles del plan de membresía, opciones de financiación, política de cancelación, qué traer, accesibilidad y aparcamiento. Actualízala siempre que tu lista de pacientes de la sanidad pública se abra o se cierre.
Redacta tu saludo para que diga que es un asistente automatizado. El saludo predeterminado no lo indica.
Conecta Slack o Zapier para que las reservas, oportunidades y derivaciones lleguen a recepción y al coordinador de tratamientos.
Haz pruebas en el navegador con las llamadas que más te preocupan: inflamación durante el fin de semana, sangrado después de una extracción, un padre que pregunta por la cita de un adolescente mayor y un paciente que pide antibióticos.
Actualiza tu aviso de privacidad y tu EIPD antes de que los pacientes lo utilicen.
Ponlo en marcha después del periodo de prueba, con un número nuevo o desviando el número de tu clínica a un número de Klugon. Muchas clínicas empiezan desviando solo las llamadas fuera del horario.
Revísalo semanalmente: la página de estadísticas muestra las preguntas que la IA no ha respondido bien. Nuestra publicación sobre qué enseñar a tu recepcionista con IA explica cómo completar esas carencias.

Cuánto cuesta para una clínica dental

Los precios de Klugon están en dólares estadounidenses y aparecen en la página de precios. Hay tres productos, y una clínica dental normalmente necesita uno o dos:

Agente de voz con IA para llamadas telefónicas: Starter $99 al mes con 1.000 minutos, Business $299 con 3.600 minutos, más $9 al mes por número de teléfono. Los minutos adicionales cuestan $15 por cada 100 iniciados.
Agente social con IA para WhatsApp, Instagram y Messenger: Starter $79 al mes por 300 conversaciones. Conectar un número de WhatsApp añade $19 al mes.
Chatbot con IA para la web: Starter $49 al mes por 100 conversaciones. La reserva de citas en el chat web está disponible desde el plan Business, por $149 al mes.

Los precios con facturación anual son un 20 % más bajos al mes. Todos los productos tienen un periodo de prueba de 7 días con tarjeta.

Un ejemplo práctico

Estas son suposiciones a modo de ejemplo. Sustitúyelas por tus propias cifras.

Una clínica privada con cuatro gabinetes recibe 40 llamadas diarias entre semana. Quiere que la IA responda a las llamadas que recepción no consigue atender durante el día (por ejemplo, 10 al día) y a todas las llamadas fuera del horario (por ejemplo, 12 al día entre tardes, noches y fines de semana). Son unas 22 llamadas al día, o aproximadamente 660 al mes.
Con una media de 2 minutos por llamada, son unos 1.320 minutos al mes.
En el plan de voz Starter, 320 minutos adicionales son cuatro bloques iniciados de 100 a $15, es decir, $60. El total es $99 + $9 + $60 = $168 al mes. En el plan de voz Business, son $299 + $9 = $308 al mes, con Slack, Zapier y las conexiones de calendario incluidas.
Añade WhatsApp con social Starter: $79 + $19 = $98 al mes.

Con qué compite:

Consultas de tratamiento perdidas. Supongamos que la clínica pierde 8 consultas semanales por la tarde, la noche y el fin de semana sobre tratamientos estéticos o implantes, y que una de cada cinco habría reservado una consulta de £50 que en algunos casos se convierte en tratamiento. Puedes calcular cuánto vale para tu clínica un caso convertido de alineadores o implantes; normalmente es mucho más que un mes de IA.
Una hora adicional de recepción durante el pico de las 8:30. Esa persona hace cosas que la IA no puede hacer, especialmente con pacientes nerviosos o con dolor, así que es una decisión de personal y no un simple reemplazo.
Un servicio de atención telefónica fuera del horario. Normalmente cobra por llamada o por minuto; pregunta al tuyo. La mayoría toma mensajes y no puede reservar.

Nuestra guía sobre el coste de una recepcionista con IA explica las cuentas con más detalle.

Cumplimiento para clínicas dentales

Este es un resumen, no asesoramiento jurídico.

Datos de pacientes según el RGPD del Reino Unido

La información sobre la salud dental de un paciente son datos de salud, que la ICO considera datos de categorías especiales. Las indicaciones de la ICO establecen que los detalles de una cita cuentan cuando revelan algo sobre la salud de una persona, y que también lo hacen expresiones como «seguimiento de una extracción» o «tratamiento periodontal». Por tanto:

Completa una EIPD y registra Klugon como encargado del tratamiento.
Indica en tu aviso de privacidad que las llamadas y los mensajes pueden ser respondidos por un asistente automatizado.
Indica a la IA que solo recopile lo necesario para reservar: nombre, número de contacto, fecha de nacimiento si la utilizas para identificar a los pacientes y tipo de cita. No debería recoger historiales médicos.
Exporta a tu sistema de gestión los datos que deban formar parte del historial dental y elimina las conversaciones que no necesites conservar.

Klugon está operado por una empresa alemana conforme al RGPD. Los subencargados, incluidos proveedores de EE. UU., aparecen en la política de privacidad, y las transferencias están cubiertas por cláusulas contractuales tipo. No afirmamos que el almacenamiento sea exclusivamente en la UE. Klugon no graba las llamadas y el registro de llamadas guardado puede mostrar principalmente la parte de la conversación correspondiente a la IA. No cuenta con certificación ISO 27001 ni SOC 2, no cumple con HIPAA y no firma BAAs, por lo que las consultas dentales de EE. UU. no deben utilizarlo para información sanitaria protegida.

Normas del GDC

Las Normas del GDC para el equipo dental establecen la conducta esperada de todos los profesionales dentales registrados, incluida la comunicación eficaz con los pacientes y la protección de su información confidencial. Una recepcionista con IA no cambia quién es responsable: los profesionales registrados y la clínica siguen siendo responsables de cómo se atiende a los pacientes. En la práctica, esto significa que un profesional registrado debe aprobar el mensaje de seguridad y las reglas de derivación, y que una persona con responsabilidad debe revisar regularmente las derivaciones y muestras de conversaciones.

Registro en la CQC

Las clínicas dentales de Inglaterra que realizan actividades reguladas deben registrarse en la CQC, ya sean públicas, privadas o mixtas. Cuando la CQC evalúa cómo reciben los pacientes atención urgente y cómo se gestionan los riesgos, la configuración de tu IA forma parte de esa evaluación. Conserva una breve evaluación de riesgos por escrito: qué ocurre si falla el mensaje de seguridad, si una reserva es incorrecta o si se pierde una derivación, y qué haces en cada caso.

Titulares de contratos con la sanidad pública

Si tienes un contrato dental con la sanidad pública, comprueba tus obligaciones conforme al Data Security and Protection Toolkit, que se aplica a las organizaciones con acceso a datos y sistemas de pacientes de la sanidad pública, antes de añadir un proveedor que gestione conversaciones con pacientes. Comprueba también lo que establece tu contrato para los pacientes que necesitan atención urgente y asegúrate de que los mensajes de la IA coinciden con ello. La IA nunca debe ser la razón por la que un paciente de la sanidad pública no consiga atención urgente.

Informar a los pacientes de que es una IA

Redacta un saludo que indique que es un asistente automatizado. Los pacientes deben saber que pueden pedir hablar con una persona, y la IA debe señalar inmediatamente esa solicitud.

Comparación con las herramientas de reserva dental

La mayoría de las clínicas ya tienen reservas online a través de su sistema de gestión o de una página de reservas independiente. Esas herramientas hacen bien su trabajo: un paciente que sabe que quiere una cita de higiene elige una hora. Una recepcionista dental con IA cubre lo que no cubren:

El teléfono. La mayoría de las reservas dentales y casi todas las llamadas por dolor siguen llegando por teléfono, y las reservas online no contestan al teléfono.
Preguntas antes de reservar. «¿Está incluida la radiografía?», «¿aceptáis mi seguro?», «¿puedo ver a una dentista?» y «¿hay financiación para implantes?».
Consultas fuera del horario en WhatsApp y el chat web, donde los pacientes interesados en tratamientos estéticos hacen sus búsquedas.
El mensaje de seguridad, que se proporciona siempre de la misma manera y se deriva a tu equipo.

Lo que hacen mejor las herramientas de reserva online: escriben directamente en la agenda de tu clínica y muchas envían confirmaciones y recordatorios. Klugon no envía confirmaciones ni recordatorios de ningún tipo, así que mantén activo tu sistema actual de recordatorios.

Frente a una persona en recepción, la IA gana por disponibilidad y por poder responder a cinco llamadas a la vez, pero pierde en criterio, cercanía con los pacientes asustados y conocimiento de los pacientes habituales. Para saber más sobre esta diferencia, consulta la comparación entre una recepcionista con IA y una recepcionista humana. Para la mayoría de las clínicas, la respuesta es utilizar ambas: personas para los momentos punta y los pacientes que las necesitan, y la IA para el desbordamiento y las horas de cierre mediante un servicio de atención fuera del horario.

Cómo medir si funciona

Después de un mes, revisa:

Llamadas respondidas fuera del horario, a partir de los gráficos de horas punta y de días de la semana de la página de analíticas.
Reservas realizadas por el asistente, separadas por tipo de cita. ¿Están llegando exámenes de nuevos pacientes y consultas?
Oportunidades procedentes de consultas sobre tratamientos y cuántas ha convertido tu coordinador. Actualiza los estados para que la página de oportunidades sea útil.
Derivaciones y la rapidez con que se atendieron. Las llamadas por dolor que siguen pendientes después de la mañana son la cifra que debes vigilar.
Preguntas sin una buena respuesta, en la página de estadísticas. Normalmente se trata de un precio que falta o de un estado desactualizado de la lista pública.
Lo que dicen los pacientes en recepción. Pregunta a algunos cómo fue la llamada.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA decirle a un paciente si su dolor de muelas es una emergencia?

No. No evalúa el dolor, la inflamación ni las lesiones. Lee tu mensaje de seguridad con el 112 y señala la conversación para que la atienda tu equipo.

¿Puede reservar citas dentales de urgencia?

Solo si decides permitirle ofrecer una cita por dolor que el paciente solicite, señalando cada reserva para que un auxiliar la revise. La configuración más segura es que nunca reserve citas de urgencia y que tu equipo devuelva la llamada.

¿Se conecta a Dentally o Software of Excellence?

No. Klugon reserva en su propio calendario. Las clínicas pueden asignarle citas protegidas, hacer que recoja solicitudes de reserva o copiar las reservas en su sistema de gestión.

¿Envía recordatorios o confirmaciones de citas?

No. Los pacientes reciben una referencia de reserva en la conversación, pero Klugon no envía recordatorios por correo electrónico, SMS ni WhatsApp. Mantén tu sistema actual de recordatorios.

¿Puede transferir una llamada a la clínica?

No. No hay transferencia de llamadas en directo. Señala la conversación, notifica a Slack o Zapier y la muestra en la bandeja de entrada; después, un miembro del equipo devuelve la llamada al paciente.

¿Puede aceptar depósitos para consultas estéticas?

No. Puede indicar tu política de depósitos o cancelaciones, pero no puede aceptar pagos ni cobrar tarifas en una reserva.

¿Qué idiomas habla?

Inglés, alemán, francés, español, italiano, portugués, neerlandés, japonés y árabe en las llamadas. Las preguntas clínicas se derivan al personal en cualquier idioma.

¿Cumple con el RGPD para los datos de pacientes?

Klugon está operado por una empresa alemana conforme al RGPD, con transferencias a subencargados de EE. UU. cubiertas por cláusulas contractuales tipo. Tu clínica sigue siendo la responsable del tratamiento y necesita su propia EIPD y su aviso de privacidad. No cumple con HIPAA ni cuenta con certificación ISO 27001.

¿Podemos conservar nuestro número de teléfono?

Sí, desviando las llamadas a un número de Klugon a través de tu proveedor telefónico o mediante un troncal SIP en el plan Business. Los números no se pueden portar y solo se puede añadir un número después del periodo de prueba de 7 días.

Si tus teléfonos están más ocupados cuando tu equipo tiene menos disponibilidad, prueba la recepcionista con IA en tu navegador después de cargar tu lista de precios y tu mensaje de seguridad. La visión general para clínicas aborda el sector sanitario de forma más amplia, y hay páginas independientes para ópticas, terapeutas y veterinarios.