Recepcionista con IA para profesionales: responde llamadas mientras trabajas

Son las 23:00 de un martes de enero. Estás terminando un cambio de caldera que se ha alargado, tienes las manos cubiertas de flux y el teléfono vibra en tu chaqueta, sobre el asiento de la furgoneta. Cuando lo miras, ya ha dejado de sonar. No hay mensaje de voz. En algún lugar de la ciudad, el agua está atravesando el techo de una cocina, y esa persona ya está llamando al siguiente número de la página de resultados.

Ese es el problema que pretende resolver una recepcionista con IA para profesionales de oficios. No el problema de una recepción elegante en una oficina, sino el problema concreto de un oficio: la persona que hace el trabajo también es quien responde el teléfono, y no puede hacer las dos cosas a la vez. En esta página repasamos las llamadas que recibe un negocio de servicios, cuáles puede gestionar correctamente una IA, cuáles no, qué implica configurarla junto al software de trabajo que ya usas y cómo quedan las cifras con las suposiciones explicadas.

Qué hace realmente una recepcionista con IA para profesionales

Si dejamos a un lado el marketing, es sencillo. Las llamadas que no puedes atender se desvían a un número de teléfono que responde una IA de voz. Habla con la persona que llama con una voz natural, utiliza la información que le has dado (tus servicios, precios, zona de servicio, horario y qué consideras urgente) y puede hacer varias cosas concretas durante la llamada: buscar una respuesta, guardar los datos de la persona como cliente potencial, consultar huecos libres en la agenda y reservar una visita, o cancelarla.

La recepcionista con IA de Klugon hace todo eso por teléfono, y el mismo asistente puede funcionar en WhatsApp y en un cuadro de chat de tu sitio web. Después de cada llamada, esta aparece en tu bandeja de entrada de Klugon con los datos de la persona y lo que la IA dijo e hizo. Así, cuando vuelves a la furgoneta, puedes ver qué tienes pendiente.

Lo que no hace es igual de importante para un negocio de servicios, así que conviene ser claros desde el principio:

• No puede pasarte a la persona que llama. No hay transferencia en directo. Cuando hace falta una persona, la IA lo marca para tu equipo y, si has conectado Slack o Zapier, envía una notificación allí. Más adelante explicamos cómo funciona esto en las emergencias.
• No devuelve llamadas ni envía mensajes de texto. No hace llamadas salientes ni envía SMS de ningún tipo.
• No envía confirmaciones ni recordatorios de reservas. El cliente recibe la referencia de la reserva durante la propia llamada o el chat, y nada más.
• No graba las llamadas. Ves la conversación en la bandeja de entrada, no un archivo de audio.

Si alguno de estos puntos es imprescindible para tu forma de trabajar, es mejor saberlo ahora. Para la mayoría de los profesionales, el valor real es más sencillo: una persona que habría colgado al llegar al buzón de voz obtiene una conversación útil, deja sus datos y explica el trabajo que necesita, y a menudo reserva un horario para que vayas a verlo.

Para conocer mejor cómo funciona la parte telefónica, consulta la página sobre la recepcionista telefónica con IA.

Las llamadas que recibe un negocio de servicios

Antes de decidir qué debería gestionar una IA, conviene clasificar las llamadas con honestidad. La mayoría de los negocios de oficios, si llevaran la cuenta durante dos semanas, verían que las llamadas encajan en unos pocos grupos claros.

Nuevas solicitudes de trabajo

Estas son las llamadas que pagan las facturas y aquellas que más te cuesta perder. Un nuevo cliente quiere un precio, saber si cubres su zona y cuándo podrías ir. Algunos ejemplos habituales:

• «¿Puedes darme presupuesto para un baño nuevo?»
• «Mi caldera hace un ruido fuerte, ¿puede venir alguien esta semana a verla?»
• «¿Hacéis certificados EICR para propietarios?»
• «¿Cuánto cuesta instalar un grifo exterior?»
• «¿Puedes darme precio para mantener el jardín cada dos semanas?»
• «A mi coche le toca la ITV el mes que viene, ¿tienes algún sábado libre?»

La mayoría de estas personas llaman a tres o cuatro negocios. El que responde, parece organizado y ofrece un horario suele ganar, a menudo antes de que el precio sea siquiera un factor.

Emergencias y servicios urgentes

Tuberías reventadas, falta de calefacción con un bebé en casa, un cuadro eléctrico que salta, olor a gas, un coche que no arranca en la entrada, un cuarto de servicio inundado justo antes de que lleguen los inquilinos. Estas personas quieren a alguien ahora. También son las llamadas que una IA menos puede resolver por sí sola, porque la respuesta es «una persona debe decidir si puede ir», y esa persona eres tú. Les dedicamos una sección propia más adelante.

Clientes actuales que piden información

«¿Sigues viniendo a las dos?» «¿Te ha llegado la pieza?» «¿Cuándo recibiré la factura?» «El grifo que instalaste vuelve a gotear». Estas llamadas representan una parte importante del tráfico telefónico de la mayoría de los negocios y cansan precisamente porque interrumpen el trabajo que ya estás haciendo para otra persona. Algunas puede responderlas una IA con la información que le hayas dado (tu horario, cuánto suelen tardar las piezas y las condiciones de tu garantía). Muchas necesitan que intervengas tú, porque solo tú sabes si ha llegado la pieza.

Cuándo suena el teléfono durante la semana

El patrón es más o menos el mismo en la mayoría de los oficios, y es justo el contrario de cuando tienes tiempo para hablar:

• A primera hora, antes de las ocho, cuando la gente descubre problemas durante la noche o quiere localizarte antes de que empieces un trabajo.
• De media mañana a primera hora de la tarde, el periodo más intenso para las consultas, cuando estás más concentrado en el trabajo del día.
• A última hora de la tarde, cuando la gente vuelve del trabajo y por fin tiene tiempo para ocuparse de la fuga que descubrió durante el desayuno.
• El domingo por la tarde, cuando los propietarios organizan la semana y se dan cuenta de que la revisión de la caldera está pendiente.
• Después de una noche fría o una tormenta, cuando todo llega de golpe.

Las horas en que más quieren hablar contigo los clientes son las horas en que estás trabajando. Ese es todo el argumento para que algo responda el teléfono, sea cual sea la opción que elijas.

Estacionalidad en los distintos oficios

El trabajo de los profesionales llega por oleadas, y las oleadas varían según el oficio. Prepararse para ellas importa más que cualquier función concreta, porque la semana en que más necesitas responder el teléfono es precisamente la semana en que menos tiempo tienes para configurarlo.

De esta tabla se desprenden dos cosas. Primero, la información de tu IA debe actualizarse con la temporada: qué hay disponible, con cuánta antelación estás reservando y si aceptas nuevos clientes de mantenimiento. Segundo, el pico de trabajo es precisamente cuando una IA demuestra su utilidad, porque las llamadas no dejan de llegar solo porque estés completamente ocupado. Decirle honestamente a una persona «para trabajos no urgentes estamos reservando con tres semanas de antelación» y guardar sus datos sigue siendo mejor que dejar que llame hasta que nadie responda.

Qué gestiona la IA para un negocio de servicios

Aquí es donde una recepcionista con IA para profesionales funciona o no funciona. Funciona cuando el objetivo de la llamada es recopilar información y fijar una hora. Tiene dificultades cuando el objetivo es tomar una decisión que solo tú puedes tomar.

Solicitudes de presupuesto

Una solicitud de presupuesto por teléfono suele consistir sobre todo en una serie de preguntas. Ya conoces las habituales. ¿Qué trabajo hay que hacer? ¿Dónde es? ¿Qué antigüedad y marca tiene la caldera? ¿Es una caldera mixta? ¿La vivienda está alquilada? ¿La ha revisado alguien más? ¿Cuándo estás disponible?

Escribes esas preguntas en las instrucciones personalizadas del asistente, según el tipo de trabajo, y este las formula a la persona que llama. Al final guarda su nombre, número de teléfono, correo electrónico si lo facilita y notas con el trabajo y las respuestas. Eso se convierte en un cliente potencial en Klugon. Si has conectado Slack o Zapier (ambos requieren un plan Business o superior), cada nuevo cliente potencial también se publica allí para que puedas verlo en el teléfono entre trabajos.

Lo que no puede hacer es calcular el precio de un trabajo si no le has explicado cómo hacerlo. Si tienes precios fijos para trabajos habituales (instalar un grifo exterior, revisar una caldera, hacer un EICR para un piso de dos dormitorios o una ITV), añádelos a la base de conocimientos y la IA los comunicará. Para todo lo demás, su función es recopilar los datos y reservar una visita para verlo o decirle a la persona cuándo puede esperar noticias tuyas, usando las palabras que hayas aprobado.

Reservar visitas teniendo en cuenta los desplazamientos

Klugon tiene su propio calendario de reservas, y la IA puede consultar los huecos libres y reservarlos durante una llamada o un chat. Para un negocio de servicios, los ajustes útiles son:

• Servicios con una duración propia. «Visita para presupuesto, 45 minutos». «Revisión de caldera, 1 hora». «Limpieza de fin de alquiler, 2 dormitorios, 4 horas». La IA solo ofrece huecos que encajen con la duración.
• Un margen después de cada reserva. Este es tu tiempo de desplazamiento. Si configuras un margen de 30 minutos, la IA no reservará una visita en Headingley justo después de otra que termina en Wakefield a la misma hora.
• Antelación mínima. Si no quieres que alguien reserve una visita para dentro de 40 minutos, establece un día de antelación.
• Con cuánta antelación se puede reservar. Evita que la gente reserve con seis meses de antelación un trabajo al que todavía no puedes comprometerte.
• Fechas cerradas. Vacaciones, ferias profesionales o la semana en que estás con una gran reforma.
• Personal. Si tienes más de un técnico o limpiador, cada persona puede configurarse con sus propias reservas y la IA consulta cada agenda por separado.

La IA reserva en el calendario de Klugon usando tu horario, la duración de los servicios y el personal. También puede consultar un calendario de Google, Outlook o Apple para comprobar los periodos ocupados, después de configurarlo (plan Business o superior), pero no debes considerarlo una sincronización bidireccional totalmente automática. Encontrarás los detalles en la página sobre reservas de citas con IA.

Por teléfono, la IA puede reservar y cancelar, pero no cambiar una cita. A quien quiera cambiarla de fecha se le debe decir que cancele y vuelva a reservar, o que tú te encargarás. En WhatsApp y en el chat web también puede cambiar la fecha.

Fotos en WhatsApp y el límite que debes conocer

A los clientes de servicios les encanta enviar fotos. Una imagen de la placa de datos de la caldera, del código de error de la pantalla, de la zona húmeda, del panel de valla podrido o de la pantalla rota evita un viaje innecesario, y WhatsApp es el medio por el que la mayoría preferiría enviarla.

Klugon puede ejecutar tu asistente en WhatsApp usando tu propio número de WhatsApp Business a través de la Cloud API de Meta. Esto requiere cierta configuración en Meta (una aplicación de Meta, el ID de tu número y un token de acceso), y cada número de WhatsApp conectado cuesta $19 al mes además del plan. Social Starter conecta un número, Business hasta 3 y Scale hasta 10, y todos los números reciben respuestas del mismo asistente configurado.

El límite que debes conocer es este: la IA no puede ver las fotos. Cuando un cliente envía una, la conversación registra que ha llegado una imagen, pero el asistente no puede leerla y la foto no aparece en la bandeja de entrada de Klugon. Por tanto, la función de la IA con las fotos es pedir las adecuadas y enviarlas a un lugar que tú realmente puedas consultar. En la práctica, esto significa escribir una instrucción como: «Para averías de calderas, pide al cliente que envíe una foto de la placa de datos y del código de error a nuestro WhatsApp de la oficina, 07700 900218». La IA pedirá exactamente las fotos que necesitas y estas llegarán a un teléfono que revisas. Es un paso más incómodo de lo que podría ser, y preferimos que lo sepas antes de configurarlo, no después. La página sobre el chatbot de IA para WhatsApp explica con más detalle la configuración de WhatsApp.

Dentro del periodo de 24 horas posterior al último mensaje de un cliente, también puedes responder tú mismo en WhatsApp desde la bandeja de entrada de Klugon.

Precios, tarifas de desplazamiento y zona de servicio

Estas son las preguntas que cualquier profesional responde veinte veces por semana y que resulta más fácil delegar:

• ¿Cuánto cobras por desplazarte? ¿Es diferente por la noche o los fines de semana?
• ¿Cuál es tu tarifa por hora? ¿El IVA se cobra aparte?
• ¿Atiendes mi código postal?
• ¿Cobras por los presupuestos?
• ¿Haces certificados para propietarios?
• ¿Con qué marcas de calderas trabajas?
• ¿Estás registrado en Gas Safe? ¿NICEIC? ¿Cuál es tu número de registro?
• ¿Aceptas tarjeta? ¿Pides un depósito para los materiales?
• ¿Qué garantía ofreces por tu trabajo?

Añade esta información a la base de conocimientos usando tus propias palabras. Puedes subir un documento PDF o Word con tu lista de precios y condiciones, pegar el texto directamente o hacer que Klugon lea una página de tu sitio web. La IA consulta ese material antes de responder y, cuando no tiene una respuesta, debería decirlo y tomar nota en lugar de inventar. Conviene revisar la bandeja de entrada durante las primeras semanas para detectar las preguntas que no ha respondido bien; la página de Insights muestra las «preguntas sin una buena respuesta» para que puedas completar la información.

Clientes actuales que preguntan por un trabajo

La IA puede responder a la versión general de estas llamadas y cancelar una reserva hecha a través de ella. No puede decir si ha llegado una pieza concreta ni si vas con retraso, así que el mensaje honesto es «Se lo pasaré al equipo», guardando los datos como cliente potencial.

Emergencias: qué puede y qué no puede hacer la IA

Lee esta sección dos veces, porque aquí es donde más se separa lo que te gustaría tener de lo que cualquier servicio telefónico con IA debería hacer.

La situación ideal para un fontanero es evidente: la IA responde a una llamada por una tubería reventada a las 23:00, decide que es real y pasa directamente a la persona que está de guardia. Klugon no puede hacer eso. No existe la transferencia de llamadas en directo. La IA no puede llamarte, conectar la llamada con tu móvil ni enviarte un mensaje de texto. Si has visto que eso se prometía en algún otro sitio para Klugon, era incorrecto y lo hemos eliminado.

Lo que sí puede hacer, si se configura correctamente, sigue siendo útil.

Qué ocurre durante una llamada de emergencia

1. Reconoce la emergencia a partir de las reglas que escribas: «Se consideran emergencias: agua que se está filtrando y no se detiene, falta de calefacción o agua caliente cuando en la vivienda hay una persona mayor, muy joven o enferma, cualquier olor a gas, o chispas u olor a quemado procedente de la instalación eléctrica».
2. Da a la persona los pasos de seguridad que hayas aprobado, palabra por palabra. En caso de fuga, indica dónde suele estar la llave de paso y que se mantenga alejada de los elementos eléctricos cercanos al agua. Si huele a gas, debe abandonar la vivienda y llamar inmediatamente al National Gas Emergency Service en el 0800 111 999, que es el consejo de las redes de gas, por ejemplo en la página de SGN sobre el olor a gas.
3. Recopila los datos: nombre, número, dirección y código postal, qué está ocurriendo y qué ha hecho la persona hasta ese momento.
4. Guarda los datos como cliente potencial, con una marca clara como «EMERGENCIA» al principio de las notas. En una llamada, ese cliente potencial guardado es la señal fiable, así que conviértelo en una regla de las instrucciones. Si tienes un plan Business o superior con Slack o Zapier conectado, el nuevo cliente potencial se publica allí en unos instantes, y la propia aplicación móvil de Slack puede notificarte.
5. Explica honestamente qué ocurrirá después. Este es el punto que debes decidir de antemano. Si tienes un móvil de guardia, la IA puede leer el número y sugerir que la persona lo llame ahora; esa llamada la hace la persona, no la IA. Si no haces servicios nocturnos, debe decirlo claramente, guardar los datos para la mañana y, si hay peligro, dirigirla al servicio de emergencias que pueda ayudarla esa noche.

Este último paso es el que más negocios hacen mal cuando empiezan a configurarlo. Una IA que dice «alguien le devolverá la llamada en 15 minutos» cuando nadie está mirando Slack a medianoche es peor que el buzón de voz, porque la persona deja de buscar a alguien más. Promete únicamente lo que una persona de tu equipo vaya a hacer realmente.

Enviar alertas a un lugar que puedas ver

Slack publica los nuevos clientes potenciales, reservas y traspasos en el canal que elijas. Zapier recibe los mismos eventos y puede enviarlos a otras aplicaciones; todo lo que ocurre después de entregar la información a Zapier se ejecuta en Zapier, no en Klugon, así que prueba toda la cadena antes de confiar en ella a las 2 de la madrugada. Klugon no te envía directamente alertas por correo electrónico ni notificaciones push.

La página de la integración con Slack y la de la integración con Zapier explican la configuración.

Lo que la IA no debe hacer nunca en una emergencia

• Diagnosticar una avería de gas, monóxido de carbono o electricidad, ni decirle a alguien que es seguro seguir utilizando un aparato.
• Explicar a alguien cómo trabajar en un aparato de gas, un cuadro eléctrico o cualquier otra instalación que requiera una persona cualificada.
• Prometer una hora de llegada que no hayas acordado.
• Discutir con alguien que dice que es una emergencia cuando tus reglas indican que no lo es. Recopila los datos, márcalo y deja que una persona decida.

Escribe estas instrucciones de forma explícita. «No des nunca consejos para reparar aparatos de gas, contadores o tuberías; dile a la persona que debe ocuparse de ello un técnico registrado en Gas Safe» es el tipo de frase que debería aparecer en la configuración de cualquier empresa de calefacción.

Llamadas que la IA debe derivar o no intentar resolver

Además de las emergencias, en todos los oficios hay llamadas que una IA no debería intentar resolver:

• Quejas sobre trabajos que has realizado. Un cliente cuyo plato de ducha nuevo está causando una fuga en el techo de abajo quiere hablar con una persona y recibir una disculpa, no la empatía de un chatbot. La IA debe recopilar los datos, marcar el caso y decir quién se pondrá en contacto.
• Disputas sobre facturas y dinero. Lo mismo. La IA puede confirmar tus métodos de pago, pero no debería negociar.
• Trabajos con seguros. Los números de siniestro, los peritos y lo que cubre la póliza son asuntos tuyos y de la aseguradora.
• Cualquier cosa que dependa de las condiciones del lugar. «¿Puedes trasladar mi caldera al ático?» requiere una visita, no una respuesta telefónica.
• Asesoramiento técnico que vaya más allá de tus preguntas frecuentes aprobadas. Puede decir si trabajas con bombas de calor. No debería decir qué tamaño necesita una persona.
• Personas que piden hablar con alguien. Algunas personas no quieren hablar con una IA. Permíteles dejar sus datos y diles que te pondrás en contacto; no les hagas luchar contra el sistema.

En WhatsApp y en el chat web, la IA puede pasar una conversación a tu equipo: la marca como pendiente de atención humana, la bandeja de entrada muestra un aviso de «Necesita atención humana» y Slack o Zapier reciben una notificación. La IA no se pausa cuando esto ocurre, así que seguirá respondiendo si el cliente vuelve a escribir; tú respondes desde la bandeja cuando estés disponible. En las llamadas telefónicas, confía en el cliente potencial con una nota clara, como hemos explicado arriba.

Dos conversaciones de ejemplo

Estos dos ejemplos se han escrito para esta página. Los negocios y las personas son inventados, los números de teléfono pertenecen al rango que Ofcom reserva para obras de ficción y ninguno es una grabación. Las voces de IA que utiliza Klugon se generan mediante IA.

Ejemplo 1: una tubería reventada a las 23:00 (llamada telefónica)

Una llamada de ejemplo. El negocio, Hartwell Plumbing & Heating, es inventado.

Qué ocurrió en Klugon: la llamada aparece en la bandeja de entrada. Se guardó un cliente potencial con el nombre y número de Priya y la nota «EMERGENCIA: fuga en el techo procedente del baño de arriba, llave de paso cerrada, LS6 4QT, quiere asistencia esta noche». Como Hartwell tiene un plan Business con Slack conectado, el cliente potencial se publicó en su canal #jobs. Nadie fue puesto al teléfono, no se envió ningún mensaje y la IA solo prometió lo que había escrito el propietario de Hartwell: un número de guardia al que la persona podía llamar y una devolución de llamada por parte de una persona a la mañana siguiente.

Ejemplo 2: una solicitud de presupuesto por WhatsApp

Un chat de WhatsApp de ejemplo. El negocio, Brightline Electrical, es inventado.

Qué ocurrió en Klugon: la reserva aparece en el calendario de Brightline para el servicio de inspección de 45 minutos, con el margen para desplazamientos que configuró el propietario. Se guardaron los datos de Tom y la conversación aparece en la bandeja de entrada indicando que se envió una imagen. La confirmación que tiene Tom es el mensaje de este chat; Klugon no envía una confirmación independiente ni un recordatorio el día anterior. Si quieres enviar un recordatorio, tendrás que hacerlo tú o utilizar tu software de trabajo.

Lista de comprobación para un negocio de servicios

Nada de esto es difícil, pero hacerlo en orden evita que la IA pase una semana diciendo «No estoy seguro» a todas las personas que llaman.

Antes de activarla

1. Escribe tu lista de servicios con sus duraciones. Visita para presupuesto, inspección, mantenimiento y reparación, indicando cuánto tiempo reservarías para cada uno.
2. Configura tu horario, intervalo entre huecos, margen, antelación y horizonte de reservas. El margen es tu tiempo de desplazamiento. Sé generoso.
3. Añade al personal si las visitas las realiza más de una persona.
4. Escribe tus precios y tarifas en un único documento: cargos por desplazamiento según la hora del día, tarifa por hora, precios fijos para trabajos habituales, IVA, métodos de pago, depósitos para materiales si los cobras y condiciones de la garantía.
5. Escribe tu zona de servicio. Los distritos de códigos postales son más claros que «unos 20 kilómetros».
6. Escribe tus reglas para emergencias y las frases exactas de seguridad que quieres que se pronuncien. Decide si por la noche proporcionarás un número de guardia.
7. Escribe las preguntas para presupuestos según el tipo de trabajo en las instrucciones personalizadas.
8. Escribe las frases para derivar llamadas: qué debe decir la IA en caso de quejas, facturas, trabajos con seguros y personas que quieren hablar con alguien.
9. Escribe un saludo que mencione el nombre del negocio y diga que es un asistente con IA. El saludo predeterminado no indica que sea una IA y, en un negocio de servicios, ser transparente evita momentos incómodos.
10. Elige una voz. Hay diez para elegir.
11. Pruébala en el navegador. Durante la prueba de 7 días no puedes conectar un número de teléfono, así que este es el momento de probar tus guiones. Llámala con las cinco consultas que recibes con más frecuencia y comprueba cómo responde.

Trabajar junto a Jobber, ServiceM8 y Tradify

Muchos negocios de servicios gestionan sus trabajos con programas como Jobber, ServiceM8 o Tradify: presupuestos, partes de trabajo, planificación y facturas. Klugon no reserva directamente en esos sistemas ni pretende sustituirlos. Piensa en él como la puerta de entrada: responde, recopila datos y reserva una primera visita en su propio calendario; tu software de trabajo se encarga del resto cuando ya existe un trabajo.

La forma de conectarlos depende de la herramienta:

• Jobber y ServiceM8 tienen aplicaciones de Zapier que pueden crear un cliente o un trabajo (Jobber también puede crear una solicitud), según la información disponible en octubre de 2026. Con un plan Business de Klugon, puedes enviar cada nuevo cliente potencial o reserva de Klugon a Zapier y hacer que Zapier cree el registro correspondiente. Prueba la asignación de campos con un cliente potencial de ejemplo antes de depender de ella.
• Tradify: no encontramos una aplicación de Zapier para Tradify en octubre de 2026, así que tendrás que copiar manualmente los nuevos clientes potenciales desde la bandeja de entrada de Klugon o Slack, o consultar las opciones de integración de Tradify.
• ¿Una agenda o dos? La configuración más sencilla y honesta es utilizar el calendario de Klugon únicamente para las primeras visitas (presupuestos e inspecciones) y mantener los trabajos reales en tu software. Marca como fechas cerradas en Klugon los días en que estés ocupado con trabajos largos para que no ofrezca visitas que no puedas realizar.

Recibir llamadas en la IA

No necesitas un número público nuevo. Klugon te proporciona un número exclusivo ($9 al mes, cuando termina la prueba) y tú desvías tu número actual a él mediante el desvío de llamadas de tu operador. La mayoría de los negocios activa «sin respuesta» u «ocupado» durante el día para que su propio teléfono suene primero, y desvía todas las llamadas fuera del horario laboral. La guía para conservar tu número mediante el desvío de llamadas explica el proceso. No se admite la portabilidad del número. Si tienes tu propio sistema telefónico con un troncal SIP, puedes dirigirlo a Klugon con el plan Business o superior.

Cuánto cuesta, con los cálculos

Los precios de Klugon están en dólares estadounidenses y se cobran con tarjeta. La prueba dura 7 días y requiere una tarjeta; se te cobrará cuando termine, a menos que canceles, y los números de teléfono solo se pueden añadir después. Encontrarás todos los detalles en la página de precios.

Los planes que interesarían a un negocio de servicios

El pago anual reduce cada plan un 20 %. Los minutos de voz adicionales cuestan $15 por cada 100 minutos iniciados.

Para la mayoría de los negocios de servicios, la decisión real está entre Starter y Business. Starter responde y reserva, pero tendrías que abrir la bandeja de entrada para ver qué ha ocurrido. Business añade las alertas de Slack y Zapier, que son las que permiten marcar emergencias y conectar Klugon con Jobber o ServiceM8.

Un ejemplo con las suposiciones explicadas

Estas cifras son suposiciones para una empresa inventada de fontanería y calefacción con dos personas, no datos reales. Sustitúyelas por las tuyas.

• Llamadas por semana: 45.
• Llamadas perdidas (durante un trabajo, conduciendo o fuera de horario): 12.
• De las llamadas perdidas, nuevas solicitudes de trabajo: 5. El resto son clientes actuales, proveedores y llamadas comerciales.
• De esas 5, cuántas se habrían convertido en un trabajo si se hubieran respondido: 2.
• Cuántas de esas 2 pierdes porque nadie respondió: digamos la mitad; la otra persona vuelve a llamar o deja un mensaje. Por tanto, 1 trabajo a la semana.
• Valor medio de un nuevo trabajo: £280 (una mezcla de reparaciones, mantenimientos y alguna instalación más grande).

Eso supone aproximadamente £280 a la semana, o unas £14.500 en un año de 52 semanas, en trabajos que recibe otra persona. Tu cifra podría ser la mitad o el doble. Los datos de referencia de 2026 sobre servicios para el hogar de Invoca, basados en llamadas a sus clientes estadounidenses de servicios para el hogar, descubrieron que el 52 % de las personas que llamaron a esos negocios habló con una persona. Es la base de clientes de una empresa, no una encuesta sobre profesionales del Reino Unido, pero muestra lo habitual que es perder muchas llamadas. La guía sobre llamadas perdidas e ingresos perdidos desarrolla las cuentas con más calma y con otras fuentes.

En cuanto al coste, usando el mismo negocio:

• Minutos: supongamos 25 llamadas respondidas a la semana de unos 3 minutos cada una, aproximadamente 325 minutos al mes. Muy por debajo de los 1.000 de Starter.
• Plan: Voice Business para recibir alertas de Slack, $299, más el número de $9: $308 al mes.
• Punto de equilibrio: si la IA evita perder siquiera un trabajo al mes con un valor medio, al tipo de cambio actual prácticamente se habrá amortizado. Si no evita perder ninguno, lo sabrás en un par de meses gracias a la bandeja de entrada y podrás cancelarlo.

Frente a una persona o un servicio de atención telefónica

Una persona que trabaje a tiempo parcial en la oficina cuesta salario, Seguridad Social del empleador y pensión, cobertura durante las vacaciones, y aun así se va a casa a las cinco. Un servicio de atención telefónica con personal normalmente cobra por llamada o por minuto y toma un mensaje que tú todavía tienes que devolver. Ambas son buenas opciones para algunos negocios. Una persona al teléfono es mejor que cualquier IA para valorar una emergencia y tranquilizar a un cliente enfadado. Si tu volumen de llamadas justifica contratar a alguien, la comparativa entre una recepcionista con IA y una recepcionista humana explica dónde encaja cada opción.

Cumplimiento para negocios de servicios

Una IA que responde a tu teléfono habla en nombre de tu negocio, así que las normas que se aplican a tu negocio también se aplican a lo que dice. Esto no es asesoramiento legal; si tienes dudas, consulta a tu asociación profesional o a un abogado.

Gas Safe

Por ley, cualquier persona que realice trabajos en aparatos y conexiones de gas en Gran Bretaña debe estar inscrita en el Gas Safe Register. Los clientes preguntan por ello y algunos quieren tu número de registro. Añádelo a la base de conocimientos para que la IA pueda facilitarlo e indica qué categorías tiene cada uno de tus técnicos si es importante (calderas domésticas, cocinas, catering comercial o GLP).

Igualmente importante es lo que la IA nunca debe hacer: explicar cómo realizar trabajos con gas, sugerir que es seguro convivir con una avería o reservar un trabajo de gas con alguien que no tenga la acreditación correspondiente. Las revisiones anuales de seguridad del gas para propietarios son una fuente constante de llamadas; la IA puede reservar la visita, pero la revisión y el certificado son responsabilidad de tu técnico.

NICEIC y trabajos eléctricos

Muchos electricistas están certificados mediante un programa como NICEIC, que les permite autocertificar trabajos sujetos a notificación según las normas de construcción, en lugar de acudir por separado al control de edificación. Si estás registrado, indícalo en la base de conocimientos y explica cómo pueden comprobarlo los clientes. La IA puede explicar que el cambio de un cuadro eléctrico o la instalación de un circuito nuevo incluirá el certificado correspondiente. No debería decidir si un trabajo está sujeto a notificación; esa decisión te corresponde a ti.

Derechos de los consumidores: presupuestos, estimaciones y cancelaciones

En las llamadas de los profesionales aparecen dos normas más a menudo de lo que cabría esperar.

• La Consumer Rights Act 2015 establece que un servicio debe realizarse con un cuidado y una competencia razonables, y concede derechos a los clientes cuando no es así. También importa lo que digas: si la IA da un precio como presupuesto fijo, el cliente puede esperar razonablemente que lo respetes. Enséñale la diferencia que utilizas entre presupuesto (precio fijo) y estimación (mejor cálculo posible), y haz que diga «estimación» salvo que le hayas dado un precio fijo para ese trabajo.
• La Consumer Contracts Regulations 2013 concede a los clientes derechos de cancelación, normalmente de 14 días, para contratos acordados fuera de tus instalaciones, incluidos los realizados en su domicilio y por teléfono o internet. También establece qué información debes proporcionar antes del contrato. En la práctica, la IA debería reservar una visita y recopilar datos en lugar de aceptar un contrato durante la llamada; el contrato, junto con la información sobre cancelaciones, lo envías tú con tu presupuesto escrito. Si un cliente quiere que el trabajo comience dentro del periodo de cancelación, debes registrar correctamente esa solicitud.

Protección de datos e informar a las personas de que hablan con una IA

La IA recopila nombres, números y direcciones, que son datos personales. Klugon está operado por una empresa alemana bajo el RGPD, y las transferencias a sus encargados del tratamiento están cubiertas por cláusulas contractuales tipo, tal como se indica en su política de privacidad. Tus obligaciones como empresa siguen siendo tuyas; la guía del ICO para organizaciones es el lugar donde puedes consultarlas. Klugon no graba el audio de las llamadas, lo que simplifica una de las cuestiones.

Informa a las personas de que están hablando con una IA. El saludo predeterminado de Klugon no lo indica, así que escribe uno que sí lo haga. No cuesta nada y evita el momento de «¿estoy hablando con un robot?».

Cómo saber si está funcionando

Dale entre seis y ocho semanas y después revisa:

• Llamadas respondidas por la IA, en la página de Analytics, con los minutos hablados y la duración media de las llamadas.
• Clientes potenciales y reservas procedentes de llamadas que antes habrías perdido.
• Cuántos de esos contactos se convirtieron en trabajos. Klugon no lo registra por ti; tu software de trabajo o una cuenta sencilla sí pueden hacerlo.
• Derivaciones y emergencias marcadas, y si alguien actuó en cada caso.
• Preguntas sin una buena respuesta, que deberían disminuir semana a semana a medida que completas la base de conocimientos.
• Quejas sobre la IA. Es normal que un par de personas prefieran hablar con otra persona. Un patrón indica que debes mejorar tus guiones.

Si después de dos meses los trabajos que ha generado no cubren su coste, cancélala. Es mejor que seguir pagando por algo que no revisas.

Guías sobre recepcionistas con IA para cada oficio

Los distintos oficios varían más de lo que su etiqueta sugiere. Cada una de estas páginas explica con detalle las llamadas, reglas y temporadas de un oficio concreto:

• Fontaneros, electricistas y técnicos de calefacción: servicios de emergencia, temporada de averías de calderas, certificados para propietarios y visitas para presupuestos.
• Talleres y reparación de automóviles: reservas de ITV y mantenimiento, picos de los meses de cambio de matrícula, vehículos de cortesía y llamadas de «¿está listo mi coche?».
• Tiendas de reparación de teléfonos y electrónica: presupuestos de pantallas y baterías, reparaciones sin cita frente a reparaciones reservadas y preguntas sobre reparar o sustituir.
• Jardineros y paisajistas: rondas de mantenimiento, el aumento de trabajo en primavera, presupuestos de diseño y ejecución y cancelaciones por el tiempo.
• Empresas de limpieza y lavanderías: limpiezas de fin de alquiler, servicios domésticos periódicos, llaves y acceso, y horarios de recogida.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA pasarme a la persona que llama por una emergencia?

No. Klugon no puede transferir llamadas. Da a la persona los pasos de seguridad que hayas aprobado, recopila sus datos, los guarda como cliente potencial marcado como emergencia y, con un plan Business y Slack o Zapier conectado, envía una notificación. Si tienes un número de guardia, la IA puede leerlo para que la persona lo llame.

¿Reserva directamente en Jobber, ServiceM8 o Tradify?

No. Reserva en el calendario propio de Klugon. Con un plan Business puedes enviar los nuevos clientes potenciales y reservas a Zapier, que tiene aplicaciones para Jobber y ServiceM8 capaces de crear clientes y trabajos. En el caso de Tradify, tendrás que copiarlos manualmente.

¿Pueden los clientes enviar fotos del problema?

Pueden enviarlas por WhatsApp, pero la IA no puede verlas y la bandeja de entrada de Klugon no las muestra. Configura la IA para que pida las fotos concretas que necesitas e indique dónde enviarlas, por ejemplo, a tu número de WhatsApp de la oficina.

¿Dará precios?

Dará los precios que añadas a su base de conocimientos: tarifas de desplazamiento, precios por hora y precios fijos para trabajos habituales. Para todo lo demás, recopilará los datos y reservará una visita o tomará un mensaje. Enséñale a decir «estimación» salvo que el precio sea fijo.

¿Tengo que cambiar mi número de teléfono?

No. Desvías tu número actual a un número de Klugon, que cuesta $9 al mes y se puede añadir cuando termina la prueba. No se admite portar tu número a Klugon.

¿Puedo probarlo antes de recibir llamadas reales?

Sí. Durante la prueba de 7 días puedes hablar con tu asistente en el navegador y probar tus guiones. Para iniciar la prueba se necesita una tarjeta, y los números de teléfono solo se pueden conectar cuando termina.

¿Dice a las personas que es una IA?

Solo si lo indica tu saludo. El saludo predeterminado no lo hace, así que escribe uno que mencione el nombre de tu negocio y diga que es el asistente con IA.

¿Qué ocurre cuando no conoce la respuesta?

Debería decirlo y tomar un mensaje en lugar de inventar. Responde a partir de tu propia base de conocimientos, y la página de Insights muestra las preguntas que no pudo responder bien para que puedas completar la información.

¿Es útil para una persona autónoma?

A menudo es donde resulta más útil, porque no hay nadie más que responda mientras trabajas. Empieza con Voice Starter y revisa la bandeja de entrada a la hora de comer y por la tarde; cambia a Business si quieres recibir alertas de Slack.

La idea de todo esto es sencilla: cuando no puedes responder, la persona que llama recibe una respuesta clara, una visita reservada o un «esto es lo que ocurrirá ahora» honesto, y tú obtienes sus datos en lugar de una notificación de llamada perdida sin mensaje. Configúralo para las llamadas que realmente recibes, limita las promesas en emergencias a lo que de verdad vas a hacer y revisa la bandeja de entrada.