Recepcionista de IA para consultórios dentários

A recepção de um consultório dentário às 8h30 de uma segunda-feira é um tipo muito específico de caos. As dores de dente do fim de semana ligam todas ao mesmo tempo atrás de encaixes de emergência. Um paciente está pagando por uma coroa na recepção, outro está chegando para a consulta de higiene, um responsável está esperando na linha para remarcar as consultas de duas crianças, e o coordenador de tratamentos tenta retornar as consultas sobre Invisalign da semana anterior entre tudo isso. Uma recepcionista de IA para dentistas não resolve a lista de emergências — e não deveria tentar. O que ela pode fazer é atender as chamadas que sua equipe não consegue alcançar: agendamentos de rotina, dúvidas sobre preços, perguntas como “vocês estão aceitando novos pacientes?” e consultas noturnas sobre implantes que hoje acabam no correio de voz.

Esta página explica como isso funciona em um consultório dentário, o que ela nunca deve atender e em quais situações não se encaixa.

Para que serve uma recepcionista de IA para dentistas

Pense nela como um par extra de mãos no telefone, no chat do site e no WhatsApp, treinado com sua lista de preços e suas regras de agendamento. Ela atende quando sua equipe está ocupada ou o consultório está fechado, agenda consultas de rotina no próprio calendário, responde perguntas com base nas informações que você forneceu e sinaliza qualquer questão clínica para uma pessoa.

Ela não é auxiliar odontológica nem serviço de triagem. Não diagnostica, não decide a urgência de uma dor de dente e não orienta sobre analgésicos ou antibióticos. Quando um paciente descreve um problema dentário, ela lê uma mensagem de segurança fixa, informa o NHS 111 para atendimento odontológico urgente e o 999 para emergências, e encaminha a conversa à sua equipe.

Consultórios particulares e mistos são os que mais se beneficiam

Consultórios totalmente particulares e consultórios mistos com uma grande carteira particular são os que mais aproveitam a ferramenta. Pacientes particulares escolhem onde se consultar, comparam consultórios e frequentemente perguntam à noite sobre tratamentos estéticos e restauradores: clareamento, bonding com resina composta, implantes e alinhadores transparentes. Uma chamada não atendida nesse momento é uma consulta perdida. Um consultório cuja lista do NHS está cheia e cujos telefones recebem principalmente perguntas como “vocês estão aceitando pacientes do NHS?” ainda economizará tempo, mas estará, em grande parte, respondendo educadamente a uma única pergunta.

Se seu consultório possui um contrato odontológico com o NHS, leia a seção de conformidade antes de começar. O trabalho com o NHS traz responsabilidades de segurança de dados, e a IA nunca deve ficar entre um paciente e o atendimento urgente do NHS.

As chamadas que um consultório dentário recebe

Chamadas para agendamentos de rotina

Avaliações (exames), geralmente a cada seis, nove, doze meses ou mais, dependendo da recomendação do dentista. Muitas chamadas começam com “recebi uma carta dizendo que está na hora”.
Consultas de higiene: raspagem e polimento, manutenção periodontal e higiene com acesso direto, quando oferecida pelo consultório.
Acompanhamentos de tratamentos já planejados pelo dentista: restaurações, a segunda consulta para instalação de uma coroa, etapas de tratamento de canal e extrações. Essas consultas exigem o profissional certo e a duração correta, e a IA só deve agendá-las quando o plano já estiver definido.
Avaliações infantis, que os responsáveis querem concentrar nas férias escolares ou depois da escola.
Reparos e ajustes de próteses, quando oferecidos.
Remarcações e cancelamentos, que representam uma grande parte de todas as chamadas.

Consultas que se transformam em tratamentos

Clareamento, bonding com resina composta, facetas, tratamento com alinhadores transparentes (Invisalign e similares), implantes e reabilitação de arcada completa.
Dúvidas sobre planos de financiamento, opções de pagamento e planos de assinatura do consultório, como o Denplan ou o seu próprio plano.
“Vocês fazem sedação para pacientes ansiosos?”, “há uma dentista mulher?”, “posso agendar uma consulta com o dentista de implantes?”.

É nessas situações que um consultório ganha ou perde receita. O paciente geralmente está comparando dois ou três consultórios, quase sempre à noite, e o primeiro que responde com clareza e oferece um horário para consulta tende a conquistar o agendamento.

Chamadas motivadas por retornos

Grande parte do tráfego telefônico de um consultório dentário é gerada pelo próprio consultório. Quando cartas, e-mails ou mensagens de retorno são enviados pelo sistema do consultório, uma onda de chamadas com “recebi uma carta dizendo que está na hora” vem nos dias seguintes. Quase todas são consultas de rotina: o paciente quer uma avaliação e, muitas vezes, uma consulta de higiene no mesmo dia, de preferência em sequência. É exatamente o tipo de chamada que a IA atende bem, desde que saiba agendar as duas consultas juntas e com os profissionais certos.

Se você sabe quando os lembretes de retorno são enviados, sabe quando esperar as chamadas extras. Alguns consultórios programam os lotes de retornos para o início da semana, quando a recepção tem mais capacidade; com uma IA cuidando dos agendamentos de rotina, o momento importa menos. A Klugon não envia lembretes de retorno. O sistema do consultório continua fazendo isso, e a IA atende as chamadas resultantes.

Chamadas informativas e administrativas

Cadastro de novos pacientes: vocês estão aceitando novos pacientes, pelo NHS ou particulares, quanto custa um exame de novo paciente e o que levar. Seus preços, de uma avaliação a uma coroa. Horário de funcionamento e atendimento até mais tarde. Estacionamento e acesso sem degraus. Se aceita determinado plano de seguro odontológico. Se o raio-X tem custo adicional. Quanto tempo leva para fazer uma coroa, desde o preparo até a instalação.

Chamadas sobre dor, inchaço e questões clínicas

Dor de dente, dentes quebrados, restaurações perdidas, uma coroa que caiu, inchaço, sangramento após uma extração, uma criança que bateu e perdeu um dente, um abscesso, úlceras que não cicatrizam e dúvidas sobre medicamentos antes do tratamento. Todas essas situações são encaminhadas a uma pessoa. Explicamos exatamente como na seção sobre encaminhamentos.

Horários de pico e o ano odontológico

A manhã de segunda-feira é o pico na maioria dos consultórios, porque as dores de dente do fim de semana ligam todas de uma vez, e a primeira meia hora após a abertura é quando os encaixes de emergência são ocupados. O horário de almoço e a meia hora depois das 17h trazem os pacientes que trabalham e tentam agendar avaliações. É à noite e nos fins de semana que chegam as consultas sobre tratamentos e procedimentos estéticos, tanto pelo site e WhatsApp quanto pelo telefone.

A época do ano também importa. As férias escolares trazem avaliações infantis e revisões ortodônticas. Janeiro é movimentado para consultas sobre clareamento e alinhadores, e a proximidade da temporada de casamentos traz outra onda. As semanas antes do Natal lotam rapidamente, enquanto os pacientes tentam terminar tratamentos e usar o limite anual do seguro odontológico. Os dias entre o Natal e o Ano-Novo geram muitas chamadas sobre dor, enquanto vários consultórios estão fechados ou com equipe reduzida. Feriados prolongados produzem o mesmo efeito em menor escala.

IA para agendamento odontológico: o que ela pode agendar

A IA agenda no calendário integrado da Klugon, e as regras são suas. O agendamento de consultas com IA usa seu horário de funcionamento, a duração de cada serviço e os profissionais que o oferecem, verificando conflitos por profissional. Um consultório dentário normalmente configuraria:

Durações dos serviços de acordo com sua agenda: exame de novo paciente de 30 minutos, avaliação de rotina de 15, higiene de 30 ou 45, consulta estética de 30 e consulta de implante de 45.
Designação de profissionais, para que a higiene seja direcionada apenas a higienistas e terapeutas, consultas de implantes apenas ao dentista de implantes e consultas infantis apenas a dentistas que atendem crianças.
Intervalo entre horários de 10 ou 15 minutos, adequado para a maioria das agendas odontológicas.
Intervalos de preparação após consultas longas, quando é preciso preparar novamente o consultório.
Antecedência mínima, para que nada seja agendado na próxima meia hora.
Com quanta antecedência os pacientes podem agendar e datas fechadas para feriados e dias de treinamento.

O paciente recebe uma referência de agendamento na mesma conversa. A equipe vê o agendamento no painel e pode editá-lo, remarcá-lo ou cancelá-lo com verificação de conflitos. Nas chamadas, a IA pode cancelar agendamentos; no chat e no WhatsApp, também pode remarcar.

Algumas regras precisam ser escritas em vez de configuradas, e a IA as segue como instruções:

“Agende apenas tratamentos de acompanhamento que já tenham sido planejados por um dentista. Se o paciente não tiver certeza do que foi planejado, encaminhe-o.”
“Novos pacientes devem agendar primeiro um exame de novo paciente, não uma consulta de higiene.”
“Crianças menores de 5 anos devem ser agendadas apenas com o Dr. Rahman ou a Dra. Ellis.”
“Não agende o último horário do dia para uma extração.”

O limite realista: seu sistema de gestão do consultório

A maioria dos consultórios do Reino Unido mantém a agenda em um sistema de gestão odontológica, como o Dentally ou o Software of Excellence. A Klugon não se conecta a esses sistemas. O calendário dela é separado, o que deixa três possibilidades:

Horários protegidos. Dê à IA um bloco de horários que ela possa agendar (por exemplo, exames de novos pacientes e consultas estéticas), replique esses blocos no seu sistema principal e faça com que a equipe copie os agendamentos todas as manhãs.
Solicitações em vez de agendamentos. A IA coleta os dados e os horários preferidos do paciente como um lead, sinaliza a solicitação e um recepcionista faz o agendamento no seu sistema. É mais lento para o paciente, mas evita duas agendas diferentes.
Consulta a um calendário externo. No plano Business e superiores, a IA também pode verificar horários ocupados em um calendário do Google, Outlook ou Apple após a configuração. Isso só é útil se o consultório mantiver um calendário desse tipo junto com o sistema odontológico.

Escolha uma opção, registre-a para a equipe e siga o processo. Uma recepcionista de IA para dentistas que agenda em uma agenda que ninguém consulta causa mais problemas do que uma que apenas registra mensagens corretamente.

Perguntas que ela responde

Com base na sua lista de preços, políticas e site, a IA responde às perguntas que ocupam o tempo da recepção. Você fornece as informações enviando documentos, colando textos ou analisando seu site, e ela responde com base nisso. Exemplos:

“Quanto custa um exame de novo paciente?” e “O raio-X está incluído?”
“Qual é o preço de uma coroa?” Ela informa os preços “a partir de” listados e diz que o dentista confirmará o valor após o exame, porque você orientou que faça isso.
“Vocês oferecem financiamento para Invisalign?” Ela explica o que você oferece. Não pode fazer análise de crédito nem receber pagamentos.
“Vocês estão aceitando pacientes do NHS?” Ela informa sua resposta atual, que você precisa manter atualizada.
“Qual é a política de cancelamento?” Ela informa a política. Não pode receber depósitos nem cobrar taxas.
“Vocês têm consultas à noite?” “Há estacionamento?” “Há elevador para os consultórios do primeiro andar?”

Nas chamadas, ela fala inglês, alemão, francês, espanhol, italiano, português, holandês, japonês e árabe, o que ajuda consultórios com pacientes internacionais. Qualquer questão clínica continua sendo encaminhada à equipe, em qualquer idioma.

Pacientes ansiosos e necessidades de acessibilidade

A ansiedade odontológica influencia muitas chamadas. Os pacientes ligam para perguntar se um dentista é “cuidadoso”, se vocês oferecem sedação, se podem ter uma primeira consulta mais longa ou simplesmente para criar coragem para agendar. A IA pode responder às partes factuais com base nas suas informações: quais dentistas oferecem sedação, se há uma consulta mais longa para novos pacientes, se o paciente pode levar alguém e se o consultório tem uma sala de espera tranquila. Ela pode agendar uma primeira consulta mais longa se você tiver configurado isso como um serviço.

O que ela não deve fazer é tentar tranquilizar alguém durante o medo no lugar de uma pessoa. Oriente-a a oferecer um retorno de um membro identificado da equipe sempre que um paciente disser que está ansioso e quer conversar primeiro. Esse sinal chega à sua equipe como qualquer outro encaminhamento.

As perguntas sobre acessibilidade são semelhantes. Acesso sem degraus, consultórios no térreo, dispositivos de escuta assistida, banheiros acessíveis para cadeirantes e a possibilidade de um acompanhante entrar no consultório são informações que a IA pode responder com base no que você escreveu. Solicitações de visitas domiciliares ou atendimento domiciliar, se oferecidos, devem ser encaminhadas a uma pessoa.

Consultas sobre tratamentos como leads

Quando alguém pergunta sobre implantes ou alinhadores fora do horário de funcionamento, a IA pode responder ao básico com base nas suas informações, oferecer um horário de consulta e registrar nome, telefone e interesse como um lead. Os leads aparecem na página de leads com um status que você atualiza conforme o coordenador de tratamentos trabalha neles. Com o Slack ou o Zapier conectado, um novo lead é publicado ali para que o coordenador o veja logo pela manhã. No plano Business, a IA também pode enviar o lead ao HubSpot, Zoho ou Pipedrive, se você usar um desses sistemas.

Chamadas que ela encaminha à equipe odontológica

Dor, inchaço e lesões: sem triagem

A triagem odontológica é uma habilidade clínica. Decidir se um inchaço significa “venha amanhã” ou “vá agora ao pronto-socorro” é uma decisão para um dentista ou auxiliar odontológico treinado, seguindo seu protocolo — não para uma recepcionista de IA. Por isso, a IA não faz perguntas para classificar o caso, não determina a urgência e não sugere analgésicos.

Em vez disso, sempre que um paciente descreve dor, inchaço, sangramento, uma lesão ou qualquer outro problema odontológico, ela lê sua mensagem de segurança fixa. Uma versão que um consultório poderia usar:

“Sou a assistente automatizada do consultório e não posso oferecer orientação clínica. Se você tiver um sangramento intenso que não para, uma lesão grave no rosto ou na mandíbula, ou um inchaço que esteja afetando sua respiração ou deglutição, ligue agora para o 999. Se precisar de atendimento odontológico urgente e o consultório estiver fechado, ligue para o NHS 111, que poderá encaminhar você a um serviço odontológico de urgência. Vou encaminhar sua mensagem à equipe.”

Essa redação segue as orientações do NHS sobre como obter atendimento odontológico de emergência ou urgente, que direcionam os pacientes ao NHS 111 e ao 999 em casos de lesões graves no rosto ou na mandíbula e sangramento intenso que não para. Peça ao seu responsável clínico para aprovar sua própria versão. Para consultórios nos EUA ou no Canadá, o número de emergência é 911 e o atendimento urgente deve seguir seu próprio procedimento fora do horário.

Encaixes de emergência durante o horário de funcionamento

Muitos consultórios reservam encaixes de emergência todas as manhãs para pacientes cadastrados. Você pode escolher como a IA lidará com eles:

Mais seguro: a IA nunca agenda encaixes de emergência. Ela lê a mensagem de segurança, sinaliza a chamada e um auxiliar odontológico liga de volta para avaliar e agendar.
Com cuidado: a IA lê primeiro a mensagem de segurança e depois oferece uma “consulta para dor de dente” somente se o paciente pedir e estiver cadastrado. Todo agendamento desse tipo é sinalizado para que um auxiliar o revise e ligue para o paciente se o horário não for adequado.

De qualquer forma, a IA não decide a urgência. Na segunda opção, ela oferece um horário solicitado pelo paciente, e uma pessoa o verifica. Se você não puder garantir que alguém revisará prontamente os agendamentos de casos de dor sinalizados, use a primeira opção.

Outras chamadas que sempre devem ser encaminhadas a uma pessoa

Perguntas sobre um plano de tratamento, os riscos de um procedimento ou o que um dentista encontrou.
Medicamentos: antibióticos, anticoagulantes antes de uma extração e analgésicos.
Problemas após o tratamento, incluindo sangramento depois de uma extração ou dor após um tratamento de canal.
Reclamações e qualquer questão sobre o resultado de um tratamento anterior.
Preocupações relacionadas à proteção de pessoas vulneráveis, inclusive crianças.
Solicitações sobre os prontuários ou agendamentos de outra pessoa, além de um responsável agendando para uma criança pequena — suas instruções devem definir esse limite.
Pacientes ansiosos que querem falar com alguém antes de agendar uma sedação.

Como funciona o encaminhamento

A IA marca a conversa como necessitando de uma pessoa. Ela aparece na caixa de entrada da Klugon com um aviso “Precisa de uma pessoa”, a página de insights a lista como aguardando atendimento e uma notificação é enviada ao Slack ou ao Zapier, se você tiver conectado um deles.

Não há transferência ao vivo. A IA não consegue transferir quem ligou para o consultório ou para o telefone do auxiliar. Ela informa ao paciente que a equipe entrará em contato, e alguém retorna a ligação. No WhatsApp, Instagram e Messenger, sua equipe pode responder pela caixa de entrada dentro da janela de 24 horas da Meta. Chamadas telefônicas e chats do site não podem ser respondidos pela caixa de entrada, então a equipe liga para o paciente.

A IA também continua respondendo se o paciente continuar falando depois de um encaminhamento; ela não é pausada. Suas instruções devem orientá-la a parar de agendar e repetir a mensagem de segurança. A Klugon também não envia alertas por e-mail ou SMS, portanto a rotina da manhã precisa incluir a resolução dos encaminhamentos recebidos durante a noite antes da abertura dos encaixes de emergência.

Conversas de exemplo

Estas são conversas de exemplo escritas para esta página. O consultório é fictício, e a voz de IA no site da Klugon é gerada por IA. Nada disso é uma gravação real.

Chamada de exemplo: novo paciente perguntando sobre vagas do NHS

Uma chamada de exemplo. O consultório Millgate Dental Care, em Leeds, é fictício.

IA: Boa tarde, Millgate Dental Care. Sou a assistente automatizada do consultório. Como posso ajudar?

Pessoa que ligou: Oi, vocês estão aceitando pacientes do NHS? Nós acabamos de nos mudar para a região.

IA: No momento, não estamos aceitando novos pacientes adultos do NHS, mas aceitamos crianças pelo NHS e temos vagas para novos pacientes particulares. O exame de novo paciente particular custa £65 e inclui os raios-X de que o dentista precisar. Você também pode encontrar dentistas do NHS próximos pelo site do NHS.

Pessoa que ligou: Entendi. Meu filho tem oito anos. Ele pode ser atendido pelo NHS?

IA: Sim. Posso agendar uma avaliação de novo paciente com a Dra. Ellis. Os próximos horários depois da escola são terça-feira às 15h45 ou quinta-feira às 16h.

Pessoa que ligou: Quinta-feira. E posso agendar uma consulta particular para mim logo depois?

IA: A Dra. Ellis tem um exame de novo paciente às 16h15 na quinta-feira, logo depois do seu filho. Posso agendar os dois?

Pessoa que ligou: Por favor.

IA: Pode me informar seus nomes, a data de nascimento do seu filho e um número de celular?

Pessoa que ligou: Eu sou Priya Nair, ele é Arjun Nair, nasceu em 12 de março de 2018. 07700 900744.

IA: Obrigada, Priya. Arjun está agendado para as 16h e você para as 16h15 de quinta-feira, ambos com a Dra. Ellis. Sua referência é MDC-2290. Traga uma lista dos medicamentos que vocês usam e chegue dez minutos antes para preencher os formulários do histórico médico.

Chamada de exemplo: inchaço no sábado à noite

Uma chamada de exemplo. O consultório é fictício. A IA lê a mensagem de segurança fixa e não avalia o problema.

IA: Olá, Millgate Dental Care. O consultório está fechado. Sou a assistente automatizada. Como posso ajudar?

Pessoa que ligou: Meu rosto inchou de um lado por causa de um dente ruim. Está piorando. Posso ir na segunda-feira?

IA: Não posso oferecer orientação clínica. Se o inchaço estiver afetando sua respiração ou deglutição, ou se você tiver uma lesão grave ou sangramento intenso, ligue agora para o 999. Se precisar de atendimento odontológico urgente enquanto estamos fechados, ligue para o NHS 111, que poderá encaminhar você a um serviço odontológico de urgência. Vou encaminhar sua mensagem à equipe para a manhã de segunda-feira.

Pessoa que ligou: Então não posso agendar para segunda?

IA: A equipe ligará para você quando o consultório abrir na segunda-feira. Não espere essa ligação se precisar de ajuda antes: ligue hoje à noite para o NHS 111.

A chamada é sinalizada, e o auxiliar odontológico a vê na lista de encaminhamentos de segunda-feira antes da abertura dos encaixes de emergência. A IA não agendou um horário, não disse “isso pode esperar até segunda” e não sugeriu medicamentos.

Exemplo de conversa no WhatsApp: consulta sobre alinhadores

Uma conversa de exemplo no WhatsApp. O consultório é fictício.

Paciente: Oi vcs fazem invisalign? quanto mais ou menos

IA: Oi, sim. O tratamento com alinhadores transparentes na Millgate começa em £2.950, dependendo do que o dentista encontrar. Ele começa com uma consulta de 30 minutos com o Dr. Okafor, que custa £50 e inclui uma escaneamento 3D. Oferecemos financiamento de 0% em 12 meses, sujeito à análise. Você gostaria de agendar uma consulta?

Paciente: sim mas só posso aos sábados

IA: O Dr. Okafor atende no primeiro e no terceiro sábado de cada mês. As próximas consultas disponíveis são sábado, dia 8, às 10h30, ou sábado, dia 22, às 9h.

Paciente: dia 8

IA: Sua consulta está agendada para sábado, dia 8, às 10h30, com o Dr. Okafor. Sua referência é MDC-2317. Pode me informar seu nome completo e endereço de e-mail?

Paciente: Hannah Webb, hannah.webb@example.com. vai doer? tenho uma coroa na frente

IA: O Dr. Okafor explicará na consulta como sua coroa afeta o tratamento. Adicionei sua pergunta às observações do agendamento para a equipe.

Neste exemplo, o lead e o agendamento são publicados no Slack do consultório, e o coordenador de tratamentos liga para Hannah antes da consulta. Sua equipe também pode responder na mesma conversa do WhatsApp pela caixa de entrada da Klugon dentro da janela de 24 horas da Meta. A página sobre o chatbot de IA para WhatsApp explica a configuração da Meta necessária.

Como configurar uma recepcionista de IA para dentistas

Veja uma lista de verificação para um consultório dentário. Reserve algumas horas para escrever as informações e uma semana para testar durante o período de avaliação.

Escolha a configuração da sua agenda: horários protegidos, apenas solicitações ou consulta ao calendário. Defina quem copiará os agendamentos para o sistema de gestão do consultório e quando.
Liste seus serviços com duração, preços e profissionais: exame de novo paciente, avaliação, higiene, avaliação infantil, consulta estética, consulta de implante e reparo de prótese.
Defina horários e regras: horário de funcionamento, atendimento até mais tarde, sessões aos sábados, intervalo entre horários, intervalos de preparação, antecedência mínima, até quando os pacientes podem agendar e datas fechadas.
Escreva a mensagem de segurança com 999 e NHS 111, aprovada pelo responsável clínico. Decida se a IA poderá agendar encaixes de emergência.
Escreva a lista de encaminhamento obrigatório: dor, inchaço, sangramento, lesões, problemas após o tratamento, medicamentos, dúvidas sobre planos de tratamento, reclamações e proteção de pessoas vulneráveis.
Carregue seu conhecimento: guia de preços com valores “a partir de”, status do cadastro no NHS e no particular, detalhes dos planos de assinatura, opções de financiamento, política de cancelamento, o que levar, acessibilidade e estacionamento. Atualize sempre que sua lista do NHS abrir ou fechar.
Escreva sua saudação para informar que ela é uma assistente automatizada. A saudação padrão não informa isso.
Conecte o Slack ou o Zapier para que agendamentos, leads e encaminhamentos cheguem à recepção e ao coordenador de tratamentos.
Faça testes no navegador com as chamadas que mais preocupam você: inchaço no fim de semana, sangramento após uma extração, um responsável perguntando sobre a consulta de um adolescente mais velho e um paciente pedindo antibióticos.
Atualize seu aviso de privacidade e o DPIA antes que os pacientes usem o serviço.
Entre em operação após o período de avaliação, usando um novo número ou encaminhando o número do consultório para um número da Klugon. Muitos consultórios começam encaminhando apenas as chamadas fora do horário.
Faça uma revisão semanal: a página de insights lista as perguntas que a IA não conseguiu responder bem. Nosso artigo sobre o que ensinar à sua recepcionista de IA explica melhor como preencher essas lacunas.

Quanto custa para um consultório dentário

Os preços da Klugon são em dólares americanos e estão listados na página de preços. Há três produtos, e um consultório dentário normalmente precisa de um ou dois:

Agente de voz com IA para chamadas telefônicas: Starter $99 por mês com 1.000 minutos, Business $299 com 3.600 minutos, mais $9 por mês por número de telefone. Minutos adicionais custam $15 por cada 100 iniciados.
Agente social com IA para WhatsApp, Instagram e Messenger: Starter $79 por mês para 300 conversas. Um número de WhatsApp conectado acrescenta $19 por mês.
Chatbot de IA para o site: Starter $49 por mês para 100 conversas. O agendamento de consultas no chat do site está disponível a partir do plano Business, por $149 por mês.

Os preços cobrados anualmente são 20% menores por mês. Todos os produtos têm um período de avaliação de 7 dias com cartão.

Um exemplo calculado

Estas são suposições para fins de ilustração. Substitua-as pelos seus próprios números.

Um consultório particular com quatro salas recebe 40 chamadas por dia nos dias úteis. Ele quer que a IA atenda chamadas excedentes durante o dia (por exemplo, 10 por dia que a recepção não consegue atender) e todas as chamadas fora do horário (por exemplo, 12 por dia entre noites e fins de semana). Isso dá cerca de 22 chamadas por dia, ou aproximadamente 660 por mês.
Com uma média de 2 minutos por chamada, são cerca de 1.320 minutos por mês.
No Starter de voz, 320 minutos adicionais correspondem a quatro blocos iniciados de 100 minutos a $15, ou $60. Total de $99 + $9 + $60 = $168 por mês. No Business de voz, $299 + $9 = $308 por mês, com conexões ao Slack, Zapier e calendários incluídas.
Adicione o WhatsApp no Starter social: $79 + $19 = $98 por mês.

Com o que isso concorre:

Consultas de tratamento perdidas. Suponha que o consultório perca 8 consultas noturnas e de fim de semana por semana sobre tratamentos estéticos ou implantes, e que uma em cada cinco teria agendado uma consulta de £50 que se transforma em tratamento algumas vezes. Você pode calcular quanto um caso convertido de alinhadores ou implantes vale para seu consultório; geralmente é muito mais do que um mês de IA.
Uma hora extra de recepcionista no pico das 8h30. Essa pessoa faz coisas que a IA não consegue, especialmente com pacientes ansiosos ou com dor, portanto esta é uma decisão de equipe, não uma substituição direta.
Um serviço de atendimento telefônico fora do horário. Normalmente cobra por chamada ou por minuto; pergunte ao seu. A maioria apenas registra mensagens e não agenda.

Nosso guia de custos de uma recepcionista de IA detalha melhor esses cálculos.

Conformidade para consultórios dentários

Este é um resumo, não uma orientação jurídica.

As informações sobre a saúde dentária de um paciente são dados de saúde, que o ICO considera dados de categoria especial. As orientações do ICO dizem que os detalhes de uma consulta são incluídos quando revelam algo sobre a saúde de uma pessoa — e “acompanhamento de extração” ou “tratamento periodontal” revelam. Portanto:

Conclua um DPIA e registre a Klugon como operadora.
Informe no seu aviso de privacidade que chamadas e mensagens podem ser respondidas por uma assistente automatizada.
Oriente a IA a coletar apenas o necessário para agendar: nome, número de contato, data de nascimento se você a usar para identificar pacientes e tipo de consulta. Ela não deve coletar históricos médicos.
Exporte para o sistema do consultório o que deve fazer parte do prontuário odontológico e exclua as conversas que não precisar manter.

A Klugon é operada por uma empresa alemã sob o GDPR. Os subprocessadores, incluindo provedores nos EUA, estão listados na política de privacidade, com as transferências cobertas por cláusulas contratuais padrão. Não afirmamos que o armazenamento seja exclusivamente na UE. A Klugon não grava chamadas, e o registro salvo da chamada pode mostrar principalmente o lado da conversa da IA. Ela não é certificada pela ISO 27001 ou SOC 2, não é compatível com HIPAA e não assina BAAs; portanto, consultórios odontológicos nos EUA não devem usá-la para informações de saúde protegidas.

Normas do GDC

As Normas do GDC para a equipe odontológica definem a conduta esperada de todos os profissionais odontológicos registrados, incluindo a comunicação eficaz com pacientes e a proteção de suas informações confidenciais. Uma recepcionista de IA não muda quem é responsável: os profissionais registrados e o consultório continuam responsáveis pela forma como os pacientes são atendidos. Na prática, isso significa que um profissional registrado aprova a mensagem de segurança e as regras de encaminhamento, e alguém em posição de liderança revisa regularmente os encaminhamentos e amostras de conversas.

Registro no CQC

Consultórios dentários na Inglaterra que oferecem atividades regulamentadas devem se registrar no CQC, sejam do NHS, particulares ou mistos. Quando o CQC avalia como os pacientes obtêm atendimento urgente e como os riscos são gerenciados, a configuração da sua IA faz parte desse cenário. Mantenha uma avaliação de riscos curta e por escrito: o que acontece se a mensagem de segurança falhar, se um agendamento estiver errado ou se um encaminhamento não for atendido, e o que você fará em cada situação.

Titulares de contratos do NHS

Se você possui um contrato odontológico com o NHS, verifique suas obrigações de acordo com o Data Security and Protection Toolkit, aplicável a organizações com acesso a dados e sistemas de pacientes do NHS, antes de adicionar qualquer fornecedor que processe conversas de pacientes. Verifique também os procedimentos previstos no seu contrato com o NHS para pacientes que procuram atendimento urgente e garanta que as mensagens da IA estejam de acordo com eles. A IA nunca deve ser o motivo pelo qual um paciente do NHS não consegue chegar ao atendimento urgente.

Informar aos pacientes que é uma IA

Escreva uma saudação que diga que ela é uma assistente automatizada. Os pacientes devem saber que podem pedir para falar com uma pessoa, e a IA deve sinalizar esse pedido imediatamente.

Comparação com ferramentas de agendamento odontológico

A maioria dos consultórios já oferece agendamento online pelo sistema de gestão odontológica ou por uma página de agendamento separada. Essas ferramentas são boas no que fazem: um paciente que sabe que quer uma consulta de higiene escolhe um horário. Uma recepcionista de IA para dentistas cobre o que elas não cobrem:

O telefone. A maioria dos agendamentos odontológicos e quase todas as chamadas sobre dor ainda chegam por telefone, e o agendamento online não atende o telefone.
Perguntas antes do agendamento. “O raio-X está incluído?”, “vocês aceitam meu seguro?”, “posso consultar uma dentista mulher?”, “há financiamento para implantes?”.
Consultas fora do horário no WhatsApp e no chat do site, onde os pacientes interessados em estética fazem suas pesquisas.
A mensagem de segurança, transmitida sempre da mesma forma, com encaminhamento para sua equipe.

O que as ferramentas de agendamento online fazem melhor: elas registram diretamente na agenda do consultório, e muitas enviam confirmações e lembretes. A Klugon não envia confirmações ou lembretes de nenhum tipo, portanto mantenha seu sistema de lembretes atual funcionando.

Em comparação com uma recepcionista humana, a IA ganha em disponibilidade e por responder a cinco chamadas ao mesmo tempo, mas perde em discernimento, acolhimento de pacientes assustados e conhecimento dos pacientes habituais. Para saber mais sobre essa troca, veja a comparação entre uma recepcionista de IA e uma recepcionista humana. Para a maioria dos consultórios, a resposta é usar as duas: pessoas nos horários de pico e com os pacientes que precisam delas, e a IA para chamadas excedentes e horários fechados por meio de um serviço de atendimento fora do horário.

Como medir se está funcionando

Depois de um mês, analise:

Chamadas atendidas fora do horário, nos gráficos de horários de pico e por dia da semana da página de análises.
Agendamentos feitos pela assistente, separados por tipo de consulta. Os exames de novos pacientes e as consultas estão chegando?
Leads de consultas sobre tratamentos e quantos foram convertidos pelo seu coordenador. Atualize os status dos leads para que a página de leads seja útil.
Encaminhamentos e a rapidez com que foram atendidos. Chamadas sobre dor que continuam aguardando depois da manhã são o principal número a observar.
Perguntas sem uma boa resposta, na página de insights. Normalmente é um preço ausente ou um status do NHS desatualizado.
O que os pacientes dizem na recepção. Pergunte a alguns como foi a chamada.

Perguntas frequentes

A IA pode dizer ao paciente se a dor de dente é uma emergência?

Não. Ela não avalia dor, inchaço ou lesões. Ela lê sua mensagem de segurança com o 999 e o NHS 111 e sinaliza a conversa para sua equipe.

Ela pode agendar consultas odontológicas de emergência?

Somente se você permitir que ela ofereça um horário para dor solicitado pelo paciente, com todos esses agendamentos sinalizados para revisão de um auxiliar. A configuração mais segura é nunca agendar encaixes de emergência e sua equipe retornar a ligação.

Ela se conecta ao Dentally ou ao Software of Excellence?

Não. A Klugon agenda no próprio calendário. Os consultórios podem oferecer horários protegidos, fazer com que a IA registre solicitações de agendamento ou copiar os agendamentos para o sistema do consultório.

Ela envia lembretes ou confirmações de consultas?

Não. Os pacientes recebem uma referência de agendamento na conversa, mas a Klugon não envia lembretes por e-mail, SMS ou WhatsApp. Mantenha seu sistema de lembretes atual.

Ela pode transferir uma chamada para o consultório?

Não. Não há transferência de chamadas ao vivo. Ela sinaliza a conversa, notifica o Slack ou o Zapier e a mostra na caixa de entrada, e um membro da equipe retorna a ligação.

Ela pode receber depósitos para consultas estéticas?

Não. Ela pode informar sua política de depósito ou cancelamento, mas não pode receber pagamentos nem cobrar taxas em um agendamento.

Quais idiomas ela fala?

Inglês, alemão, francês, espanhol, italiano, português, holandês, japonês e árabe nas chamadas. Questões clínicas são encaminhadas à equipe em qualquer idioma.

A Klugon é operada por uma empresa alemã sob o GDPR, com transferências para subprocessadores nos EUA cobertas por cláusulas contratuais padrão. Seu consultório ainda é o controlador e precisa do próprio DPIA e aviso de privacidade. A Klugon não é compatível com HIPAA nem certificada pela ISO 27001.

Podemos manter o número de telefone do consultório?

Sim, encaminhando as chamadas para um número da Klugon pelo seu provedor de telefonia ou usando um tronco SIP no plano Business. Os números não podem ser portados, e um número só pode ser adicionado após o período de avaliação de 7 dias.

Se seus telefones ficam mais ocupados justamente quando sua equipe está menos disponível, experimente a recepcionista de IA no navegador com sua lista de preços e mensagem de segurança carregadas. A visão geral para clínicas aborda o setor de saúde de forma mais ampla, e há páginas específicas para óticas, terapeutas e veterinários.