Uma recepcionista de IA para as ligações que você não consegue atender

O telefone toca enquanto você está com um cliente. Ou no meio de uma escada, de uma coloração ou fechando o estabelecimento à noite. Você deixa tocar, prometendo que vai retornar, e quando consegue ligar, a pessoa já marcou com outra empresa. A maioria das pequenas empresas não perde trabalho por fazer um serviço ruim. Perde porque ninguém estava disponível para atender.

Uma recepcionista de IA por telefone é uma forma de garantir que sempre haja alguém para atender. A Klugon atende o número da sua empresa com uma voz de IA natural, conversa com a pessoa em linguagem simples, responde com base no que você ensinou, agenda compromissos no seu calendário e registra os dados de que sua equipe precisa para dar continuidade. Ela funciona à noite e nos fins de semana, sem parar nem para o almoço.

Esta página explica exatamente como isso funciona com a Klugon: o que acontece durante uma ligação, como configurar e encaminhar seu número atual, o que a IA faz sozinha e o que deixa para uma pessoa, quanto custa e quais são seus limites. Tentamos ser específicos, inclusive sobre o que ela ainda não consegue fazer, porque são esses detalhes que determinam se ela serve para sua empresa.

O que uma recepcionista de IA por telefone realmente faz durante uma ligação

Deixando o marketing de lado, uma recepcionista telefônica faz quatro coisas. Atende em nome da sua empresa. Dá às pessoas as informações que elas querem. Agenda quando elas querem marcar. E, quando é preciso falar com alguém, registra uma mensagem completa. A IA da Klugon faz tudo isso, com alguns limites que vale a pena conhecer de antemão.

Ela atende em nome da sua empresa

Quando uma ligação chega ao seu número Klugon, a IA atende com a sua saudação. Se você não tiver escrito uma, a padrão é “Olá! Obrigado por ligar”, seguida do nome da sua empresa e de “Como posso ajudar você hoje?”. Recomendamos escrever a sua própria saudação (falaremos mais sobre isso na seção de configuração), principalmente porque a padrão não informa que a pessoa está falando com uma IA.

A partir daí, a pessoa simplesmente conversa. Não há “pressione 1 para saber o horário de funcionamento”. Ela pode fazer uma pergunta como faria a uma pessoa, mudar de ideia ou interromper enquanto a IA ainda está falando. Quando a pessoa começa a falar, a IA para e escuta, o que é mais importante do que parece. Nada faz uma linha automatizada parecer mais robótica do que uma voz que continua falando por cima de você.

Ela responde com base no que você ensinou

A IA não chuta seus preços nem inventa uma política de estacionamento. Ela responde com base no seu próprio material: os serviços e preços que você cadastrou, o perfil da sua empresa (endereço, horário de funcionamento e dados de contato) e sua base de conhecimento, que pode conter documentos enviados, textos colados e páginas importadas do seu site. Durante uma ligação, ela pode pesquisar nessa base e consultar seus serviços e produtos.

Isso faz com que a qualidade das respostas seja um reflexo direto da qualidade do que você fornece. Se sua política de cancelamento não estiver registrada em nenhum lugar que ela consiga ler, ela não poderá informá-la. Quando não tiver uma resposta, o comportamento correto é dizer isso e coletar os dados da pessoa — e é assim que você deve configurá-la.

Ela agenda no seu calendário

Para empresas que trabalham com agendamentos, marcar horários costuma ser o principal motivo para ter uma recepcionista de IA por telefone. A IA da Klugon pode listar seus serviços, verificar os horários disponíveis, criar um agendamento e cancelar um agendamento, tudo durante a ligação. A disponibilidade vem do calendário de agendamentos integrado da Klugon, que usa seu horário de funcionamento, fuso horário, duração de cada serviço, profissional responsável, intervalo que você quer entre os compromissos e antecedência mínima necessária. A pessoa recebe uma referência do agendamento antes de desligar.

Se você prefere administrar sua agenda em outro calendário, a Klugon também pode consultar calendários do Google, Outlook ou Apple e enviar links do Calendly, depois que você os conectar no plano Business ou superior. A página sobre agendamento de compromissos com IA explica essa parte em detalhes, inclusive como os calendários externos funcionam e quais são suas limitações.

Ela coleta dados para sua equipe

Algumas ligações precisam de você. Uma reclamação, um orçamento para um serviço incomum, um fornecedor ou uma pergunta para a qual ela não tem resposta. Nesses casos, a função da IA é coletar o nome e o número da pessoa, entender o que ela precisa, salvar tudo como um lead e dizer honestamente que alguém retornará o contato. Ela não consegue transferir a ligação para você (voltaremos a esse ponto, porque é o limite mais importante desta página). O que ela pode fazer é garantir que a mensagem esteja completa e em um só lugar, em vez de ficar em um post-it ou em uma mensagem de voz que você só ouviria na quinta-feira.

Como funciona o serviço de atendimento telefônico com IA da Klugon

Você não precisa entender a tecnologia para usá-la, mas conhecer a sequência ajuda a configurá-la bem e identificar problemas.

1. Uma ligação chega ao seu número Klugon. Pode ser um número obtido da Klugon ou seu número atual encaminhado para um número Klugon pela sua operadora. Empresas no plano Business ou superior também podem apontar seu próprio tronco SIP para a Klugon.
2. A IA atende com a sua saudação no idioma e com a voz escolhidos para esse assistente.
3. Ela escuta e responde em uma conversa normal. A pessoa pode interromper a qualquer momento.
4. Ela usa ferramentas quando a conversa precisa delas. Estas são as ações disponíveis durante uma ligação: listar seus serviços, verificar horários disponíveis, criar um agendamento, cancelar um agendamento, pesquisar seus produtos, pesquisar sua base de conhecimento, consultar o perfil da sua empresa e registrar um lead.
5. A ligação é salva na sua caixa de entrada como uma conversa telefônica, com sua duração e um registro da conversa.
6. Agendamentos e leads aparecem no seu painel e, se você tiver conectado o Slack ou o Zapier (plano Business ou superior), novos leads e agendamentos também são publicados lá.

O serviço é apenas de chamadas recebidas. A Klugon atende ligações; não faz ligações. Não há chamadas de saída, retornos feitos pela IA nem mensagens de texto.

Ela também atende sempre que seu plano estiver ativo e as ligações estiverem direcionadas para ela. Não existe uma programação integrada que a ligue às 18h e desligue às 9h. Se você quiser que ela atenda apenas determinadas ligações, controle isso pelas configurações de encaminhamento da sua operadora, como explicamos na seção de configuração e com mais detalhes na página sobre serviço de atendimento fora do horário.

Idiomas e vozes

Você define o idioma de cada assistente. Nas ligações, a Klugon atende em inglês (EUA ou Reino Unido), alemão, francês, espanhol, italiano, português, holandês, japonês e árabe. Se muitas pessoas que ligam falam um desses idiomas, você pode configurar um segundo assistente nesse idioma. Todos os planos incluem assistentes ilimitados, mas o Starter permite um número de telefone. Portanto, um segundo número para outro idioma exige o Business (três números) ou o Scale.

Há dez vozes para escolher. Elas são geradas por IA e soam naturais, mas não são gravações de uma pessoa, e não afirmamos que quem liga não conseguirá perceber. Escolha uma que combine com a forma como sua empresa soa ao telefone e faça algumas ligações de teste antes de decidir.

A primeira coisa que a pessoa ouve

Sua saudação tem mais peso do que qualquer outra frase. Ela é ouvida em todas as ligações, define o tom e é o melhor lugar para informar que a pessoa está falando com um assistente de IA. A Klugon permite que você escreva a sua. Uma boa saudação é curta, diz quem está atendendo e convida a pessoa a explicar o que precisa:

Leia em voz alta antes de salvar. Se precisar de mais de uma respiração, está longa demais.

Uma ligação de exemplo

Juniper Lane Hair é um salão fictício com três cadeiras. Ele cadastrou seus serviços com preços e durações, definiu o horário de funcionamento de terça a sábado, das 9h às 18h, e colou suas políticas na base de conhecimento, incluindo: “Todas as novas clientes de coloração precisam fazer um teste de mecha pelo menos 48 horas antes do horário marcado.” O salão usa o plano Business com o Slack conectado. A ligação chega em uma segunda-feira à noite, quando o salão está fechado.

IA: Obrigado por ligar para o Juniper Lane Hair. Você está falando com nosso assistente de IA. Posso agendar compromissos e responder a perguntas sobre nossos serviços. Como posso ajudar?

Pessoa: Oi, gostaria de marcar corte e coloração, provavelmente no sábado, se tiver algum horário.

IA: Posso ajudar com isso. Você já fez coloração conosco antes?

Pessoa: Não, é a primeira vez.

IA: Então você precisará fazer um teste de mecha pelo menos 48 horas antes do horário da coloração. É uma visita rápida. Quer que eu agende o teste também?

Pessoa: Ah, certo. Sim, tudo bem. Quanto custa o corte e a coloração?

IA: O corte com coloração completa custa 95 libras e leva cerca de duas horas e meia. No sábado, tenho 9h30 com Priya ou 11h com Tom.

Pessoa: 9h30, por favor. E o teste de mecha?

IA: Os testes de mecha podem ser agendados a partir de amanhã. Tenho quarta-feira às 10h15 ou quinta-feira às 16h40.

Pessoa: Quarta está ótimo.

IA: Posso anotar seu nome e número de telefone?

Pessoa: Maya Collins, 07700 900123.

IA: Obrigada, Maya. Seu teste de mecha está agendado para quarta-feira às 10h15, e seu corte com coloração completa com Priya está marcado para sábado às 9h30. As referências dos seus agendamentos são J-4821 e J-4822.

Pessoa: Ótimo. Você pode me enviar essas referências por mensagem?

IA: Desculpe, não consigo enviar mensagens de texto. Se você anotar as referências agora, o salão poderá encontrar seus agendamentos com elas ou com seu nome.

Pessoa: Sem problema. Há estacionamento por perto?

IA: Há um estacionamento pago na Mill Street, a cerca de dois minutos a pé do salão.

Pessoa: Ótimo. Mais uma coisa: tive uma experiência ruim com uma coloração em outro lugar e queria falar com alguém sobre meu cabelo antes de sábado.

IA: Entendo. Não consigo transferir você para uma profissional daqui, mas posso encaminhar a mensagem para que o salão retorne sua ligação. O número 07700 900123 é o melhor para contato?

Pessoa: Sim.

IA: Já encaminhei a mensagem. Alguém do salão ligará para você quando estiver no local. Posso ajudar com mais alguma coisa?

Pessoa: Não, é só isso. Obrigada.

O que aconteceu depois da ligação

Na terça-feira de manhã, a dona do salão encontra os seguintes dados no painel, sem precisar ouvir nada:

• A ligação na caixa de entrada, marcada como conversa telefônica, com sua duração.
• Duas novas entradas em agendamentos, com o nome e o número de Maya: uma com Priya no sábado e outra para o teste de mecha na quarta-feira.
• Um novo lead com a observação de que Maya quer falar com uma profissional sobre um problema de coloração anterior antes de sábado.
• Mensagens no Slack sobre os dois agendamentos e o novo lead, porque o salão conectou o Slack.

Em seguida, alguém do salão liga de volta para Maya. Esse último passo é algo que a IA não pode fazer por você — e é justamente o que conquista a confiança da cliente.

Observe o que a IA não fez neste exemplo. Ela não prometeu uma mensagem de texto, um lembrete ou um e-mail, porque a Klugon não envia nada disso. Ela não fingiu transferir a ligação. E não improvisou uma resposta sobre a coloração anterior de Maya, porque isso exige o julgamento de uma profissional, não de uma recepcionista.

O que ela resolve e o que passa para sua equipe

Uma recepcionista de IA por telefone compensa seu custo nas ligações rotineiras, aquelas que você poderia atender dormindo, para que as pessoas só gastem tempo com as ligações que realmente precisam delas. O exercício útil é separar suas ligações com antecedência.

Ligações que o agente telefônico de IA resolve sozinho

Há uma limitação importante: nas ligações, a IA pode agendar e cancelar, mas não pode reagendar um compromisso existente em uma única etapa. No chat e nas mensagens, ela pode. Se alterar horários for uma parte importante do seu volume de ligações, teste como seu assistente lida com isso antes de começar e espere que algumas dessas ligações terminem como uma mensagem para sua equipe.

O que “passar para a equipe” significa na prática

É aqui que as expectativas das pessoas sobre um serviço de atendimento com IA mais costumam ser diferentes do que a Klugon faz, por isso vale ser exato.

A Klugon não consegue transferir uma ligação ao vivo para uma pessoa. Não existe “aguarde enquanto transfiro você”. A IA não pode ligar para seu celular, conectar a pessoa a um colega nem colocar alguém em uma chamada conjunta. Quando uma ligação precisa de uma pessoa, a IA passa a conversa para sua equipe coletando os dados da pessoa e o motivo da ligação, salvando tudo como um lead e informando que alguém retornará o contato.

Sua equipe pode acompanhar tudo por:

• A lista de leads, onde aparecem o nome, o número e as observações. Os leads têm status (novo, contatado, convertido, perdido), para que você acompanhe quem já recebeu retorno.
• A caixa de entrada, onde toda ligação aparece como uma conversa telefônica.
• Slack ou Zapier, se você os tiver conectado no plano Business ou superior. Novos leads e agendamentos são publicados automaticamente, para que a pessoa responsável os veja sem fazer login. Com o Zapier, você pode encaminhá-los para onde sua equipe já trabalha.
• A página de insights, que mantém uma lista de tarefas, incluindo leads que não receberam contato depois de dois dias.

A Klugon não envia e-mails nem notificações push quando uma ligação chega. No plano Starter, que não inclui Slack nem Zapier, isso significa que você precisa verificar o painel. Inclua essa tarefa na sua rotina: começar o dia e voltar a verificar depois do almoço é um bom começo.

O retorno da ligação fica por sua conta. Temos um artigo mais completo sobre encaminhar ligações para a equipe, com roteiros para os dois lados desse processo.

Ligações que você deve manter longe dela

Uma recepcionista de IA é uma recepcionista. Ela não deve fazer o trabalho da sua equipe qualificada, e há ligações em que a resposta correta é sempre “uma pessoa retornará o contato”. Anote esses casos e adicione-os à sua base de conhecimento como uma instrução simples, para que a IA saiba que deve coletar os dados e não responder:

• Qualquer assunto clínico ou relacionado à segurança. Sintomas, medicamentos, “isso é uma emergência?”. A IA não deve fazer triagem. Se você administra uma clínica, consultório ou farmácia, informe na saudação e nas instruções que qualquer pessoa com um problema médico urgente deve desligar e ligar para os serviços de emergência.
• Orientação jurídica ou financeira. Ela pode agendar uma consulta e registrar um resumo do assunto. Não deve dizer a ninguém o que fazer.
• Reclamações e disputas. Colete os dados, reconheça o problema e encaminhe. Uma pessoa deve ficar responsável pela resposta.
• Qualquer assunto que envolva pagamento. A Klugon não recebe pagamentos durante ligações. Não permita que as pessoas leiam números de cartão para ela.
• Emergências em serviços técnicos. Um cano estourado à meia-noite exige uma decisão humana. A Klugon pode coletar o endereço e os detalhes, mas não pode ligar para seu telefone. Portanto, se você oferece atendimento de emergência, precisa de uma rota separada para esses casos. Nossa página para encanadores, eletricistas e outros profissionais técnicos explica as opções.

Como configurar o atendimento de chamadas com IA

A configuração depende principalmente das informações da sua empresa, não da tecnologia. A parte técnica — fazer as ligações chegarem à IA — leva alguns minutos depois que seu plano permite. Ensinar a IA corretamente leva mais tempo e é isso que determina a qualidade do atendimento.

Antes de começar: o teste e os números de telefone

O produto de voz da Klugon oferece um teste grátis de 7 dias. É necessário cadastrar um cartão para começar. Você será cobrado quando o teste terminar, a menos que cancele antes disso; cancelar durante o teste não custa nada.

Durante o teste, você não pode obter um número de telefone. Você cria e testa seu assistente no navegador, conversando com ele pelo microfone do computador, e seu número é ativado quando o teste termina e seu plano é pago. Isso é intencional: você tem uma semana para ensinar e testar a IA antes que qualquer pessoa real fale com ela.

Etapa 1: ensine sobre sua empresa

Comece pelo que as pessoas realmente perguntam. Analise suas ligações, e-mails e mensagens das últimas semanas e anote as vinte perguntas mais frequentes, com a resposta que você daria. Depois, adicione-as à base de conhecimento. Você pode:

• Colar texto, o melhor formato para perguntas frequentes e políticas.
• Enviar arquivos nos formatos PDF, DOCX, TXT, MD ou CSV, com até 20 MB cada. PDFs digitalizados que contêm apenas imagens não podem ser lidos, então use o documento original.
• Importar uma única página da web, como a página de preços. Ela é lida uma vez; se a página mudar, você deverá adicioná-la novamente.
• Analisar seu site, lendo a página inicial e até sete páginas importantes, como contato e sobre. Isso não é uma varredura completa do site, portanto não dependa dela para páginas mais profundas.

Se você tiver vários assistentes, eles compartilham a mesma base de conhecimento, então você só precisa fazer isso uma vez. Nosso artigo sobre o que ensinar à sua recepcionista de IA traz uma lista mais completa.

Etapa 2: configure os serviços e o horário de funcionamento

Cadastre cada serviço com seu preço e duração, e atribua profissionais se pessoas diferentes realizarem serviços diferentes. Defina seu horário de funcionamento e fuso horário e, depois, as regras de agendamento: o intervalo entre horários (de 10 minutos a 2 horas, com 30 minutos por padrão), qualquer intervalo após os compromissos, a antecedência mínima (uma hora por padrão), com quanta antecedência as pessoas podem agendar (60 dias por padrão) e as datas em que você estará fechado. A IA agenda dentro dessas regras, então gastar dez minutos nelas evita um agendamento às 7h45 de um feriado.

Etapa 3: escolha uma voz e escreva uma saudação

Escolha o idioma e uma das dez vozes e escreva sua saudação. Mantenha-a com menos de três frases. Diga o nome da empresa, informe que é um assistente de IA e diga com o que ele pode ajudar.

Etapa 4: teste no navegador

Ligue para ele você mesmo e peça para outra pessoa fazer o mesmo. Não faça apenas perguntas fáceis. Tente:

• Fazer uma pergunta que ele não deveria saber, para verificar se admite isso em vez de chutar.
• Fazer um agendamento fora do horário de funcionamento.
• Mudar de ideia no meio de um agendamento.
• Interrompê-lo no meio de uma frase.
• Pedir para falar com uma pessoa.
• Pedir algo que esteja na sua lista de assuntos que ele deve evitar.

Cada falha que você encontrar agora é uma ligação que funcionará melhor depois.

Etapa 5: obtenha um número ou encaminhe seu número atual

Quando o teste terminar, você terá três formas de conectar uma linha telefônica real:

• Obter um novo número da Klugon. Custa $9 por mês. A busca de números usa números dos EUA por padrão.
• Manter seu número atual e encaminhá-lo. A Klugon fornece um número dedicado (os mesmos $9 por mês), e você configura o encaminhamento de chamadas com sua operadora para que as ligações para seu número público sejam direcionadas a ele. É assim que a maioria das empresas mantém o número que aparece na van, no site e no perfil do Google.
• Usar seu próprio número por meio de um tronco SIP. Se você já tem um sistema telefônico empresarial com SIP, pode apontá-lo para a Klugon. Isso exige o plano Business ou superior.

A Klugon não faz portabilidade de números. Seu número continua com a operadora atual, e o encaminhamento ou tronco SIP envia as ligações para a Klugon.

Códigos de encaminhamento para operadoras comuns

O encaminhamento é configurado na sua linha telefônica, não na Klugon. Você tem duas opções principais:

• Encaminhar todas as ligações, para que a IA atenda tudo. É uma boa opção se você quer usá-la como recepção.
• Encaminhar apenas as ligações que você não atende (geralmente chamado de encaminhamento “sem resposta” ou “condicional”), para que seu telefone toque primeiro e a IA atenda o que você perder. É uma boa opção se você prefere atender pessoalmente quando puder.

Os códigos dependem da operadora e do tipo de linha. Estes são os códigos publicados pelas próprias operadoras; confira a página vinculada antes de discar, pois elas podem alterá-los.

Dois pontos práticos. Sua operadora pode cobrar pelas ligações encaminhadas, pois tecnicamente sua linha está fazendo uma ligação para o número Klugon; a BT, por exemplo, informa que chamadas desviadas são cobradas pelas tarifas padrão, a menos que estejam incluídas no seu plano. Depois de configurar o encaminhamento, ligue para o número da sua empresa de outro telefone para verificar se a chamada chega ao destino esperado. Nosso artigo sobre manter seu número com o encaminhamento de chamadas explica os problemas mais comuns.

Etapa 6: conecte as notificações

No plano Business ou superior, conecte o Slack ou o Zapier para que novos leads e agendamentos cheguem à sua equipe sem que ninguém precise fazer login. A integração com o Slack usa uma URL de webhook recebida do seu espaço de trabalho do Slack. No Starter, defina quem verificará o painel e quando.

Checklist de configuração

• Inicie o teste de voz e crie seu assistente.
• Anote suas vinte perguntas mais frequentes com as respostas e adicione-as à base de conhecimento.
• Adicione suas políticas (cancelamentos, atrasos, estacionamento e formas de pagamento) como texto colado.
• Escreva sua lista de assuntos que o assistente deve evitar e a instrução para coletar os dados em vez de responder.
• Cadastre os serviços com preços, durações e profissionais.
• Defina o horário de funcionamento, o fuso horário, os intervalos, a antecedência mínima e as datas de fechamento.
• Escolha um idioma e uma voz e escreva uma saudação que informe que é um assistente de IA.
• Teste no navegador, incluindo as perguntas mais difíceis.
• Quando o teste terminar, obtenha um número ou configure o encaminhamento.
• Ligue para seu próprio número de outro telefone para verificar o direcionamento.
• Conecte o Slack ou o Zapier, ou defina um horário para verificar o painel.
• Leia todas as ligações na primeira semana e preencha as lacunas da base de conhecimento.

Preços da recepcionista de IA por telefone

As ligações telefônicas fazem parte do produto de agente de voz com IA da Klugon. Os preços estão em dólares americanos. Os detalhes completos, incluindo os produtos de chat e redes sociais, estão na página de preços.

Além do plano:

• Cada número de telefone custa $9 por mês, seja um número novo ou o número para o qual você faz o encaminhamento.
• Minutos de voz adicionais custam $15 por cada bloco iniciado de 100 minutos acima da franquia.
• A cobrança anual é 20% mais barata que a mensal e é feita uma vez por ano.

O que muda entre os planos, além dos minutos e números:

• Business adiciona conexões com Google Calendar, Outlook, Apple Calendar e Calendly, HubSpot, Zoho e Pipedrive, notificações no Slack e Zapier, uso do seu próprio número por SIP e remove a marca Klugon.
• Scale adiciona Salesforce, consultas personalizadas somente para leitura no seu próprio banco de dados e números de telefone ilimitados.

Todos os planos incluem assistentes ilimitados, agendamentos, captura de leads, base de conhecimento e caixa de entrada. Você pode comparar os três lado a lado na tabela de planos.

Um exemplo de cálculo de custos

Os números facilitam a avaliação. Veja um exemplo com todas as premissas indicadas, para que você possa substituí-las pelas suas.

Qual plano atende aos seus minutos

Imagine que você administra um pequeno salão e encaminha todas as ligações para a IA.

• Premissa: 12 ligações por dia, seis dias por semana, ou cerca de 310 ligações por mês.
• Premissa: cada ligação dura em média 3 minutos, algo plausível para perguntas como “vocês têm horário no sábado?” e para um agendamento.
• Isso dá cerca de 930 minutos por mês, dentro dos 1.000 do Starter.
• Custo: $99 pelo Starter mais $9 pelo número, totalizando $108 por mês, ou $88 por mês na cobrança anual.

Agora imagine um mês mais movimentado, com 1.250 minutos. Você ultrapassaria a franquia em 250 minutos, o que corresponde a três blocos iniciados de 100 minutos: $45 adicionais e $153 no mês. Ainda assim, fica bem abaixo do Business.

O ponto de equilíbrio fica em torno de 2.300 minutos por mês. Abaixo disso, o Starter mais os minutos adicionais custa menos que o Business. Acima disso, o Business por $299 (com 3.600 minutos incluídos) sai mais barato, antes mesmo de considerar as conexões com Slack, Zapier e calendários que ele também inclui. Se você precisa dessas conexões, o Business é o plano adequado independentemente dos minutos.

Quanto as ligações perdidas custam para você

O custo da IA é apenas metade da conta. A outra metade é o que você perde hoje.

• Premissa: você perde 8 ligações por semana às quais nunca consegue retornar a tempo.
• Premissa: 1 em cada 4 dessas pessoas teria agendado.
• Premissa: um agendamento médio vale $70.
• Isso representa 2 agendamentos por semana, cerca de $140 por semana ou aproximadamente $600 por mês em trabalho que foi para outra empresa.

Se essas premissas estiverem próximas da sua realidade, a IA só precisa recuperar dois agendamentos perdidos por mês para pagar o Starter. Se você raramente perde ligações e ninguém agenda por telefone, a conta não fecha e talvez você ainda não precise disso. Explicamos esse cálculo com mais detalhes no nosso guia sobre quanto custam as ligações perdidas.

Comparando com uma pessoa na recepção

Uma recepcionista de IA por telefone não substitui tudo o que uma boa recepcionista faz, portanto avalie esta comparação com cuidado. Mas é útil ter uma noção da escala.

De acordo com o US Bureau of Labor Statistics, o salário mediano de recepcionistas em maio de 2025 era de $18,27 por hora, ou $38.010 por ano, antes de impostos, benefícios e cobertura de férias. No Reino Unido, o National Living Wage para trabalhadores com 21 anos ou mais é de £12,71 por hora a partir de abril de 2026. Assim, mesmo 20 horas semanais de cobertura na recepção pelo mínimo legal chegam a mais de £1.000 por mês.

Uma pessoa traz julgamento, cordialidade e a capacidade de realizar outras tarefas entre as ligações. A IA oferece cobertura nos horários em que ninguém está disponível, em um plano mensal com minutos incluídos. Muitas empresas usam os dois: a equipe atende quando pode e a IA atende o que fica perdido. Analisamos as vantagens e desvantagens em recepcionista de IA versus recepcionista humana.

Como medir se está funcionando

Dê um mês e analise os números, não apenas a sensação. A página de análises mostra:

• Ligações telefônicas e minutos conversados, comparados com o período anterior, além da duração média das ligações.
• Agendamentos realizados, sem contar os cancelados.
• Leads capturados e quantos você converteu.
• Horários e dias da semana mais movimentados, mostrando quando as ligações realmente chegam. Se uma grande parte acontecer à noite, você terá aprendido algo sobre seus clientes.
• Quanto o assistente resolveu sem uma pessoa, em porcentagem.

A página de insights acrescenta duas listas que vale a pena consultar semanalmente: perguntas sem uma boa resposta, que mostram lacunas na sua base de conhecimento, e perguntas mais frequentes nos últimos 30 dias, que indicam o que você deve colocar no seu site.

Depois, leia as próprias ligações. Nas duas primeiras semanas, leia todas. Depois disso, leia uma amostra e todas as ligações que terminaram com uma mensagem para sua equipe. Cada resposta ruim geralmente aponta para uma informação que está faltando.

Sinais de que está funcionando: aparecem agendamentos feitos quando você estava fechado ou ocupado, a lista de leads se enche de dados completos e você deixa de ouvir “tentei ligar, mas ninguém atendeu”. Sinais de que não está funcionando: muitas ligações curtas sem agendamento ou lead, a mesma pergunta sem resposta aparecendo repetidamente ou pessoas pedindo para falar com alguém nos primeiros segundos. Este último sinal geralmente significa que a saudação precisa ser melhorada.

Limites, com toda a transparência

Todo serviço de atendimento com IA tem limites. Estes são os da Klugon, reunidos em um só lugar, para que nada surpreenda você depois de encaminhar seu número.

• Sem transferência de chamadas ao vivo. A IA não pode transferir as pessoas para você ou qualquer outra pessoa. Ela coleta os dados e sua equipe retorna a ligação.
• Sem chamadas de saída. Ela não liga para clientes, faz retornos nem executa campanhas de chamadas.
• Sem mensagens de texto ou e-mails para quem liga. Não há SMS, confirmações de agendamento por e-mail ou WhatsApp nem lembretes. A referência do agendamento é informada durante a ligação.
• Sem alertas por e-mail ou push para você. As notificações vão para o Slack ou o Zapier no plano Business ou superior. No Starter, você verifica o painel.
• Sem gravações de chamadas. As ligações não são gravadas.
• Registros parciais das ligações. Toda ligação aparece na caixa de entrada com sua duração, mas o registro da conversa pode não incluir palavra por palavra tudo o que a pessoa disse. Não dependa dele como uma transcrição completa dos dois lados.
• Sem reagendamento por telefone. A IA pode agendar e cancelar por telefone, mas não pode alterar um agendamento existente. No chat e nas mensagens, ela pode.
• Sem pagamentos por telefone. As pessoas não podem pagar por telefone usando a IA.
• Sem respostas da caixa de entrada para ligações telefônicas. Você pode responder às conversas do WhatsApp, Instagram, Messenger e Telegram pela caixa de entrada, mas as ligações telefônicas exigem um retorno por telefone.
• Sem portabilidade de números. Mantenha seu número com a operadora e faça o encaminhamento, ou use um tronco SIP.
• Sem número de telefone durante o teste. Você testa no navegador durante os primeiros 7 dias.
• Sem programação para horário comercial. Ela atende todas as ligações direcionadas a ela. Use o encaminhamento da sua operadora para decidir quais ligações serão encaminhadas.
• Ela nem sempre informa que é uma IA, a menos que sua saudação faça isso. Escreva uma saudação que informe.
• A qualidade depende da sua base de conhecimento. Ela responde com base no que você forneceu e deve registrar uma mensagem quando não souber algo, mas nenhuma IA é perfeita. Leia as ligações e preencha as lacunas.

Nenhum desses limites está escondido nas letras miúdas. Se algum deles mudar, atualizaremos esta página.

Quando uma recepcionista de IA por telefone é uma boa opção

Ela costuma ser uma boa opção se:

• Você perde ligações regularmente porque está com clientes ou trabalhando em um serviço.
• Muitas ligações são sempre as mesmas poucas perguntas.
• As pessoas agendam compromissos por telefone.
• As ligações chegam quando você está fechado e ninguém consegue atendê-las.

Ela é menos adequada se:

• A maioria das ligações exige julgamento profissional imediato.
• Você precisa transferir ligações ao vivo para a equipe, algo que a Klugon não consegue fazer atualmente.
• Você recebe pouquíssimas ligações e sempre consegue atendê-las.

Se você também recebe mensagens pelo site, WhatsApp ou Instagram, o mesmo assistente pode respondê-las com o mesmo conhecimento pelo widget de chat do site da Klugon e pelo WhatsApp. Esses são produtos separados, com planos próprios. E, se você ainda estiver avaliando a ideia, nosso guia sobre recepcionistas de IA explica o básico. A tecnologia de voz usada por trás é descrita na página sobre agente de voz com IA.

Recepcionista de IA por telefone versus serviço de recepcionista virtual

“Recepcionista virtual” geralmente significa uma equipe de pessoas em um call center que atende em nome da sua empresa. É uma alternativa real e, para algumas empresas, pode ser a melhor opção. Um serviço humano pode usar julgamento em ligações difíceis, e alguns oferecem transferência ao vivo para seu telefone. Normalmente, você paga por minuto ou por ligação, então a conta aumenta conforme o volume de chamadas; além disso, o agendamento na sua agenda pode ser cobrado à parte.

Uma recepcionista de IA por telefone atende a qualquer hora em um plano mensal com uma quantidade definida de minutos incluídos, agenda diretamente no seu calendário e mantém todas as ligações em uma única caixa de entrada. Ela é mais forte nas ligações rotineiras e mais fraca nas que precisam de uma pessoa, exatamente por isso o encaminhamento para a equipe é tão importante. Comparamos os dois modelos em mais detalhes em serviço de atendimento com IA versus call center.

Perguntas frequentes

A IA pode transferir uma ligação para mim?

Não. A Klugon não pode transferir uma ligação ao vivo para uma pessoa. Quando alguém precisa falar com uma pessoa, a IA coleta o nome, o número e o motivo da ligação, salva tudo como um lead e informa que sua equipe retornará o contato. No plano Business ou superior, novos leads são publicados no Slack ou no Zapier para que você os veja rapidamente.

Preciso mudar meu número de telefone?

Não. Você pode manter seu número atual e encaminhar as ligações para um número Klugon usando o encaminhamento da sua operadora. Você pode encaminhar todas as ligações ou apenas as que não atender. A Klugon não faz portabilidade de números, então seu número continua com a operadora atual.

Posso testar antes de fornecer um número real?

Sim. O teste de 7 dias permite criar e testar seu assistente no navegador. É necessário cadastrar um cartão para iniciar o teste, e você será cobrado quando ele terminar, a menos que cancele. Os números de telefone só podem ser adicionados depois que o teste terminar.

As pessoas saberão que estão falando com uma IA?

Somente se você informar — e recomendamos que informe. A saudação padrão não menciona isso, então escreva uma saudação própria dizendo que a pessoa está falando com seu assistente de IA. As vozes são geradas por IA e soam naturais, mas ser transparente evita momentos desconfortáveis e ajuda a construir confiança.

Em quais idiomas ela pode atender ligações?

Inglês (EUA ou Reino Unido), alemão, francês, espanhol, italiano, português, holandês, japonês e árabe. Você define o idioma de cada assistente e pode ter quantos assistentes quiser.

Ela envia confirmações ou lembretes de agendamento?

Não. A IA fornece uma referência do agendamento durante a ligação. A Klugon não envia confirmações por mensagem de texto, e-mail ou lembretes. Portanto, se você quiser enviar lembretes, precisará fazer isso de outra forma.

Posso ouvir gravações das ligações?

Não. As ligações não são gravadas. Toda ligação aparece na sua caixa de entrada com sua duração e um registro da conversa, mas o registro pode não incluir palavra por palavra tudo o que a pessoa disse.

O que acontece se eu ultrapassar meus minutos de voz?

Os minutos adicionais são cobrados a $15 por cada bloco iniciado de 100 minutos acima da franquia do seu plano. Se você ultrapassar regularmente cerca de 1.300 minutos no Starter, o plano Business será mais econômico.

O que ela faz quando não sabe a resposta?

Ela deve dizer que não sabe e coletar os dados da pessoa para sua equipe. Ela responde com base nos seus serviços, perfil da empresa e base de conhecimento, então a solução para uma lacuna é adicionar a resposta ali. A página de insights lista as perguntas que ela não conseguiu responder bem.

Quanto tempo leva para configurar?

A parte telefônica é rápida depois que o teste termina: obtenha um número ou configure o encaminhamento. O tempo é gasto ensinando a IA sobre sua empresa e testando-a. Reserve uma tarde para criar uma primeira versão e, depois, uma semana para ler as ligações e preencher as lacunas.

Se quiser ouvi-la atender em nome da sua empresa, você pode iniciar um teste na página de cadastro e testar seu próprio assistente no navegador antes que qualquer cliente ligue para ele. O restante do produto, incluindo chat e mensagens, está na página inicial da recepcionista de IA para pequenas empresas.