Agenda de consultas com IA: agendamentos por telefone, chat e WhatsApp

São dez e dez de uma terça-feira à noite. Você acabou de fechar as portas. Em algum lugar, um cliente está olhando seu site e quer marcar uma consulta de 45 minutos para quinta-feira, mas as únicas opções são um formulário de contato ou um telefone que ninguém atende. Alguns vão preencher o formulário. Outros vão abrir a próxima aba.

Uma agenda de consultas com IA atende esse cliente no lugar da caixa postal. Pense nela como uma recepcionista com IA que marca consultas, não apenas anota recados. Ela pergunta do que a pessoa precisa, verifica quais horários estão livres de acordo com suas regras, oferece algumas opções, pede o nome e o número de telefone e registra o agendamento na sua agenda. Você vê tudo pela manhã.

Esta página explica como a Klugon faz isso: o que ela consulta para decidir se um horário está livre, com quais calendários pode trabalhar e como eles são conectados, quais regras de agendamento você controla e, com a mesma clareza, o que ela não faz. Não há mensagens automáticas de lembrete, depósitos nem transferências de chamadas ao vivo. Se alguma dessas funções for essencial para sua empresa, você saberá antes de se cadastrar, não depois.

O problema de agendamento que uma agenda precisa resolver

Pequenas empresas que trabalham com consultas têm um fato inconveniente em comum: as pessoas que querem agendar geralmente entram em contato quando você está ocupado com outra pessoa ou quando já fechou.

Um fisioterapeuta está com um paciente por 45 minutos. Um barbeiro está com a máquina na mão. Um tosador está com os braços dentro de uma banheira. O telefone toca, ninguém consegue atender e a pessoa que ligou deixa uma mensagem (algumas fazem isso), tenta novamente mais tarde (menos pessoas fazem) ou marca com quem atender primeiro.

O problema do período noturno e dos fins de semana é a outra metade. Alguns clientes planejam a semana no domingo à noite. Páginas de agendamento online ajudam, mas os clientes ainda enviam mensagens ou ligam quando têm uma dúvida antes: “Vocês fazem massagem esportiva ou apenas fisioterapia?”, “O corte de 30 minutos é suficiente para um degradê na pele?”, “Posso levar meu filho também?”. Um formulário de agendamento não responde a isso. Uma pessoa pode responder, assim como um assistente treinado com os seus serviços.

Por isso, uma agenda útil precisa fazer três coisas ao mesmo tempo:

• responder à pergunta que vem antes do agendamento, usando suas próprias informações;
• marcar apenas os horários que realmente funcionam para você, com a duração certa e o profissional certo;
• deixar um registro claro para que você e sua equipe vejam o que foi combinado.

O assistente da Klugon foi criado em torno dessas três tarefas. Todo o restante desta página detalha como cada uma funciona.

Como funciona a agenda de consultas com IA

A Klugon mantém uma agenda própria de agendamentos dentro do seu painel. Quando um cliente pede para marcar, o assistente usa um pequeno conjunto de ferramentas de agendamento nessa agenda. Em termos simples, o fluxo é este:

1. O cliente faz o pedido. Em uma ligação, no chat do seu site, no WhatsApp, Instagram ou Messenger, ele diz o que quer e aproximadamente quando.
2. O assistente identifica o serviço. Ele consulta os serviços que você cadastrou, cada um com sua própria duração, e escolhe o que corresponde ao pedido. Se não estiver claro, ele pergunta.
3. Ele verifica a disponibilidade. O assistente pede à Klugon os horários livres no dia mencionado pelo cliente. Essa verificação considera seu horário de funcionamento, fuso horário, intervalo entre horários, qualquer intervalo após os atendimentos, antecedência mínima, quanto tempo antes você permite agendamentos, datas fechadas, duração do serviço e qual profissional realiza o serviço.
4. Ele oferece horários. Algumas opções em linguagem simples: “Tenho 10h30 ou 14h15 na quinta-feira”.
5. Ele coleta os dados. Nome e telefone ou e-mail, além de qualquer outra informação que você tenha configurado para solicitar.
6. Ele faz o agendamento. O agendamento é registrado na lista de agendamentos da Klugon, e o cliente recebe uma confirmação curta na mesma conversa, com um código de referência.
7. Você é avisado, se quiser. Novos agendamentos sempre aparecem no seu painel. Em um plano de voz ou social no nível Business ou superior, eles também podem ser publicados em um canal do Slack ou enviados pelo Zapier.

O ponto mais importante é o passo 3. O assistente não tenta adivinhar se um horário parece livre. Ele usa a mesma verificação de disponibilidade do painel, e essa verificação recusa horários que violem suas regras. Se você definiu “não aceitar agendamentos com menos de duas horas de antecedência”, um cliente que pedir “daqui a uma hora” receberá opções mais tarde.

O que o assistente consulta antes de oferecer um horário

A verificação de disponibilidade consulta estas configurações, todas editadas por você no painel:

Agendamentos cancelados não bloqueiam nada. Quando uma consulta é cancelada pelo cliente através do assistente ou por você no painel, o horário volta a ficar disponível.

Agendar, remarcar e cancelar em cada canal

Nem todos os canais fazem todas as ações. Este é o cenário atual:

Em uma ligação, o assistente pode agendar e cancelar, mas não alterar um agendamento existente. Quem ligar querendo outro horário precisará cancelar o antigo e criar um novo, ou falar com uma pessoa para resolver. Vale adicionar à sua base de conhecimento uma orientação sobre o que você gostaria que o assistente dissesse nesse caso.

As ligações telefônicas são explicadas na nossa página sobre a recepcionista telefônica com IA, e as mensagens na página sobre o chatbot de IA para WhatsApp. Por trás de tudo, o agendamento funciona da mesma forma.

Para onde vão os agendamentos

Todo agendamento feito pelo assistente aparece na página Agendamentos do seu painel. De lá, você ou sua equipe podem alterar o horário, cancelar ou excluir o agendamento. As alterações feitas no painel passam pela mesma verificação de conflitos, então você recebe um aviso se mover um agendamento para cima de outro.

O registro do cliente também vai sendo atualizado. A lista de clientes da Klugon soma os totais de agendamentos e pedidos, e você pode exportar clientes e leads como CSV quando quiser.

Configurando sua agenda e conectando calendários externos

A maioria das empresas deve começar usando apenas a agenda de agendamentos integrada da Klugon. Ela não exige uma conta externa, é a agenda que a principal ferramenta de agendamento consulta e atualiza e aplica todas as regras da tabela acima. Primeiro, deixe isso bem configurado.

Checklist básico de configuração

Siga estes passos na ordem. Cada um exige apenas alguns minutos de preenchimento, e a qualidade do que você inserir determina a qualidade dos agendamentos.

1. Horário de funcionamento e fuso horário. Em Configurações, defina o horário em que você realmente aceita consultas, que pode ser menor que o horário em que as portas ficam abertas. Confira o fuso horário. Um fuso errado é o caminho mais rápido para receber agendamentos às 3 da manhã.
2. Serviços. Na página Serviços, adicione cada serviço com sua duração real. Seja honesto sobre o tempo: se uma consulta de “30 minutos” sempre dura 40, cadastre-a como 45.
3. Profissionais. Vincule cada serviço às pessoas que o realizam. Se apenas uma pessoa faz coloração, informe isso, e a agenda não oferecerá horários de coloração quando essa pessoa já estiver ocupada.
4. Intervalo entre horários. Escolha com que frequência os horários de início devem ser oferecidos. Trinta minutos funciona para a maioria dos consultórios. Um barbeiro que faz cortes rápidos pode preferir 15. Uma empresa de serviços que agenda orçamentos de meio dia pode usar 120.
5. Intervalo. Adicione um intervalo após cada consulta se precisar. Dez minutos para preparar a sala de atendimento é comum.
6. Antecedência mínima. O padrão de 60 minutos é suficiente para muitos negócios. Se você precisa de tempo para se preparar ou não quer que alguém marque um horário que começa durante seu almoço, aumente esse período.
7. Antecedência máxima. O padrão é 60 dias. Reduza-o se você só publica as escalas com algumas semanas de antecedência.
8. Datas fechadas. Adicione feriados e fechamentos planejados agora, não no dia anterior.
9. Conhecimento. Adicione sua política de agendamento à base de conhecimento: regras de cancelamento, o que levar, estacionamento e tudo o que as pessoas perguntam antes de agendar. Nosso artigo sobre o que ensinar à sua recepcionista com IA traz uma lista mais completa.
10. Teste. Faça alguns agendamentos você mesmo no chat do site e, em um plano de voz, pelo navegador. Tente pedidos difíceis: amanhã às 6 da manhã, um domingo, um serviço que apenas uma pessoa realiza.

Conectando Google Calendar, Outlook, Apple Calendar ou Calendly

Você também pode conectar um calendário externo. Isso é útil quando você ou sua equipe já registram compromissos pessoais, horários escolares ou visitas em domicílio em outro calendário e querem que o assistente veja esses períodos ocupados.

Leia esta parte com atenção, pois é onde as afirmações sobre agendamento podem ser facilmente confundidas.

A principal ferramenta de agendamento funciona apenas com o calendário próprio da Klugon. Ela não consulta nem atualiza o Google, Outlook ou Apple por conta própria. Os calendários externos são acessados por um conjunto separado de ferramentas de calendário que o assistente pode usar: uma verifica a disponibilidade no calendário conectado, e outras criam, atualizam ou excluem eventos nele. Um evento só é enviado ao calendário externo quando o assistente decide fazer isso durante a conversa. Portanto, isso não é uma sincronização bidirecional garantida. Se você precisa que todo agendamento apareça no Google Calendar sem falhar, não dependa de o assistente inseri-lo lá; trate a página Agendamentos da Klugon como a fonte principal.

Mais um detalhe: se o calendário externo não puder ser acessado quando o assistente fizer a verificação (por exemplo, devido a uma senha expirada), a verificação considera o horário livre em vez de bloquear todos os agendamentos. Mantenha seus dados de conexão atualizados.

As conexões com calendários externos exigem um plano de voz ou social no nível Business ou superior. Elas não fazem parte dos planos de chatbot. Os níveis estão descritos na página de preços.

Google Calendar, passo a passo

A integração com o Google usa uma conta de serviço, que é uma conta não humana do Google pertencente a um projeto do Google Cloud, em vez do seu próprio login. É uma tarefa única e mais fácil se você já tiver usado o Google Cloud. Caso não tenha, peça ajuda à pessoa responsável pelo seu Google Workspace.

1. Em um projeto do Google Cloud, crie uma conta de serviço e baixe sua chave como JSON. O Google explica essa ideia na sua visão geral das contas de serviço.
2. No Google Calendar, abra as configurações do calendário que você quer que o assistente consulte e copie o ID do calendário.
3. Compartilhe esse calendário com o endereço de e-mail da conta de serviço, seguindo as instruções do artigo de ajuda do Google sobre como compartilhar seu calendário. Dê permissão para fazer alterações se quiser que o assistente possa criar eventos, ou apenas acesso livre/ocupado se quiser que ele veja quando você está ocupado.
4. Na página de integrações da Klugon, cole a chave JSON e o ID do calendário.

Temos uma página separada sobre agendamento com IA no Google Calendar, com mais detalhes sobre essa configuração.

Outlook, Apple Calendar e Calendly

Outlook é o mais simples: faça login com a Microsoft e autorize o acesso.

O Apple Calendar se conecta pelo protocolo de calendário padrão usado pelo iCloud. Você precisa de uma senha específica de app, que a Apple explica no guia sobre como iniciar sessão em apps com senhas específicas de app. Para isso, a autenticação de dois fatores precisa estar ativada na sua Conta Apple.

O Calendly funciona de outra forma. Se você já aceita agendamentos pelo Calendly e quer continuar assim, o assistente pode ler seus horários ocupados e, em vez de marcar um horário diretamente, enviar ao cliente um link do Calendly de uso único para concluir o agendamento por lá. Você cria o token na área de integrações do Calendly; a documentação para desenvolvedores do Calendly explica os tokens de acesso pessoal. Nossa página sobre a recepcionista com IA para Calendly traz mais informações sobre essa opção.

Regras de agendamento que vale configurar antes de começar

A tabela de configurações acima cobre a parte operacional. Estas são as decisões por trás delas, baseadas na forma como empresas que trabalham com consultas realmente organizam suas agendas.

Adapte a duração dos horários à sua rotina real

Uma agenda só é tão boa quanto as durações que você informa. Dois erros comuns:

• Cadastrar o tempo do tratamento, não o tempo do atendimento. Uma massagem de 60 minutos muitas vezes precisa de 70 minutos de uso da sala. Cadastre 60 como duração e 10 como intervalo, ou liste o serviço como 75.
• Usar um único serviço para trabalhos muito diferentes. “Consulta” pode durar 15 minutos para um cliente recorrente e 45 para um novo. Separe em dois serviços para que o assistente pergunte qual se aplica.

Use a antecedência mínima para proteger a próxima hora

Agendamentos no mesmo dia são bem-vindos em alguns setores e um problema em outros. Se você precisa conferir o estoque, preparar uma sala ou ir até o cliente, uma antecedência mínima de várias horas impede que o assistente ofereça horários que você não conseguirá cumprir.

Mantenha a janela de agendamento curta o suficiente para ser precisa

Uma antecedência máxima longa parece conveniente, mas, se sua escala muda todos os meses, os clientes podem marcar com pessoas que depois estarão de férias. Ajuste esse período à antecedência com que sua escala é definida: se os horários da equipe ficam fixos com quatro semanas de antecedência, não permita agendamentos para oito semanas. O padrão da Klugon é 60 dias.

Coloque na base de conhecimento as regras que o assistente não consegue aplicar

Algumas políticas dependem de texto, não de cálculos de calendário. Uma política de cancelamento com 24 horas de antecedência, um teste de mecha 48 horas antes de uma coloração, “menores de 16 anos devem vir acompanhados de um responsável”, “não fazemos visitas em domicílio a mais de 16 quilômetros”. A verificação de disponibilidade não consegue aplicar essas regras, mas o assistente pode informá-las e fazer as perguntas certas se você registrá-las na base de conhecimento. Mantenha tudo curto e específico.

Decida quais agendamentos devem ir para uma pessoa

Alguns agendamentos não devem ser feitos por um assistente. Exemplos:

• uma primeira consulta que exige avaliação clínica ou profissional sobre a adequação do serviço;
• agendamentos de grupos ou eventos com preços personalizados;
• uma reclamação disfarçada de agendamento (“Quero voltar para consertar o que foi feito”);
• alguém pedindo um profissional específico em um dia em que ele não trabalha.

Nesses casos, instrua o assistente a encaminhar a conversa para sua equipe. Quando isso acontece, a conversa recebe a marcação “Precisa de uma pessoa” na sua caixa de entrada, e uma notificação é enviada ao Slack ou Zapier, se você os tiver conectado. Nosso guia sobre encaminhar conversas para a equipe explica como escrever essas instruções.

O que uma agenda de consultas com IA como esta ainda não faz

Esta seção é tão importante quanto o restante. Alguns recursos são comuns em softwares de agendamento e costumam aparecer em sites de recepcionistas com IA. Hoje, a Klugon não faz o seguinte:

• Não envia mensagens automáticas de confirmação. A confirmação do cliente é a própria resposta na conversa, com um código de referência. A Klugon não envia depois um e-mail, uma mensagem no WhatsApp ou um SMS separado de confirmação.
• Não envia lembretes. Nada envia um lembrete no dia anterior. Não há nenhum recurso de agendamento de mensagens para horários futuros. Se os lembretes são essenciais para reduzir faltas, continue usando a ferramenta que já utiliza ou envie-os você mesmo.
• Não envia SMS de nenhum tipo. Não há confirmações por SMS, lembretes por SMS nem mensagens automáticas após chamadas perdidas.
• Não cobra depósitos, faz pré-autorização no cartão nem cobra taxas por ausência. Os agendamentos registram o preço, mas não existe uma etapa de pagamento.
• Não transfere chamadas ao vivo. Ao telefone, o assistente não consegue transferir a pessoa para você. Ele pode encaminhar a conversa para sua equipe: isso marca a conversa como “Precisa de uma pessoa” na caixa de entrada e, se estiver conectado, envia um alerta ao Slack ou Zapier. Depois, alguém liga de volta para o cliente. Enquanto isso, o assistente continua conversando com o cliente; a marcação não pausa a conversa.
• Não remarca agendamentos por telefone. Alterar um agendamento funciona no chat e nas mensagens, não em ligações.
• Não garante a sincronização com calendários externos. Isso foi explicado acima. O calendário próprio da Klugon é a fonte principal.
• Não envia alertas por e-mail para você. Novos agendamentos chegam pelo painel, Slack ou Zapier, não por e-mail ou notificações push.
• Não faz ligações de saída. O assistente não liga para clientes para confirmar, lembrar ou remarcar.
• Não oferece agendas para várias unidades. Uma única localização comercial por conta.

A página de insights tem uma pequena lista de tarefas que inclui “agendamentos aguardando confirmação”, para que você possa conferir novos agendamentos em um só lugar. Isso é algo que você consulta, não um alerta enviado a você.

Se você precisa mais de depósitos e lembretes automáticos do que de conversas, uma plataforma de agendamento dedicada pode ser mais adequada, e tudo bem. Algumas empresas usam as duas: uma plataforma para os lembretes e um assistente para responder perguntas e fazer os agendamentos que, de outra forma, seriam perdidos. Nosso guia sobre agendamento automatizado de consultas compara as opções.

Exemplo de uma conversa de agendamento

A configuração por trás dela: a Larkfield tem dois fisioterapeutas. “Avaliação inicial” dura 45 minutos e apenas Priya está vinculada a esse serviço. O intervalo entre horários é de 15 minutos, o intervalo após o atendimento é de 15 minutos e a antecedência mínima é de 2 horas. A base de conhecimento informa que novos pacientes devem usar shorts e que cancelamentos precisam ser feitos com 24 horas de antecedência.

Esta conversa acontece no chat do site, em um domingo à noite.

Cliente: Olá, vocês tratam lesões de corrida? Meu joelho está dolorido desde uma meia maratona.

Assistente: Sim, a Larkfield atende muitas lesões de corrida, incluindo dor no joelho após provas mais longas. Para um problema novo, o primeiro passo é uma avaliação inicial de 45 minutos com um dos nossos fisioterapeutas. Quer que eu encontre um horário para você?

Cliente: Sim, por favor. Quinta-feira, se possível. De preferência depois do trabalho.

Assistente: Na quinta-feira, posso oferecer 17h ou 17h45 com a Priya. Algum desses horários funciona?

Cliente: 17h45 é bom.

Assistente: Ótimo. Pode me informar seu nome completo e um celular ou e-mail, caso a clínica precise entrar em contato?

Cliente: Tom Reilly, 07700 900123.

Assistente: Obrigado, Tom. Agendado: avaliação inicial com Priya, quinta-feira às 17h45, com duração de 45 minutos. Seu código de agendamento é LSP-4821. A clínica pede duas coisas: use ou traga shorts para que a fisioterapeuta possa examinar seu joelho adequadamente e, se precisar cancelar, avise-nos com pelo menos 24 horas de antecedência. Se precisar alterar ou cancelar, envie uma mensagem por aqui com seu código de agendamento.

Cliente: Vou receber um lembrete?

Assistente: A clínica não envia lembretes automáticos, então vale a pena registrar o horário na sua agenda agora. Posso ajudar com mais alguma coisa?

Três coisas merecem atenção. O assistente ofereceu apenas horários que comportavam uma consulta de 45 minutos mais o intervalo na agenda da Priya. Ele transmitiu as duas regras porque estavam na base de conhecimento. E respondeu honestamente sobre os lembretes porque a proprietária havia acrescentado uma orientação informando que a clínica não os envia. Sem essa orientação, uma IA poderia facilmente fazer uma promessa que a empresa não cumpre, então registre tudo.

O mesmo agendamento em uma ligação

Em uma ligação, o fluxo é o mesmo, mas as frases são mais curtas, porque as pessoas não podem voltar na conversa. Imagine um plano de voz com um número encaminhado para a Klugon.

Assistente: Olá, obrigado por ligar para a Larkfield Sports Physio. Como posso ajudar você hoje?

Cliente: Olá, gostaria de marcar uma massagem esportiva para sábado de manhã.

Assistente: Claro. Uma massagem esportiva dura 60 minutos. No sábado de manhã, tenho 9h15 ou 10h30. Qual você prefere?

Cliente: 10h30.

Assistente: E seu nome, por favor?

Cliente: Hannah Cole.

Assistente: Obrigado, Hannah. Qual é o melhor número para falar com você?

Cliente: O número de onde estou ligando.

Assistente: Pode me informar o número, por favor, só para eu confirmar?

Cliente: 07700 900456.

Assistente: Está agendado: massagem esportiva no sábado às 10h30, com o código LSP-4830. Posso ajudar com mais alguma coisa?

Se Hannah tivesse ligado para alterar um agendamento existente, o assistente de voz poderia cancelar o antigo e fazer um novo, mas não remarcar em uma única etapa. Uma opção mais simples é usar a instrução “para alterações em agendamentos existentes, colete os dados e encaminhe a conversa para a equipe”.

Preços do agendamento de consultas com IA

O agendamento não é vendido como um produto separado. Ele vem com o assistente nos produtos da Klugon. Os preços estão em dólares americanos:

Alguns detalhes afetam especificamente o agendamento:

• O pagamento anual dá 20% de desconto no preço mensal.
• Números de telefone custam $9 por mês cada e só podem ser adicionados depois do fim do teste de 7 dias. Durante o teste, você pode testar o assistente de voz no navegador.
• Minutos de voz adicionais custam $15 a cada 100 minutos iniciados.
• Calendários externos (Google, Outlook, Apple, Calendly) exigem um plano de voz ou social Business ou Scale.
• Notificações do Slack e Zapier para novos agendamentos e encaminhamentos exigem o mesmo: um plano de voz ou social Business ou Scale.
• O teste gratuito dura 7 dias. É necessário cadastrar um cartão, que será cobrado quando o teste terminar, a menos que você cancele antes disso.

Todos os planos incluem assistentes ilimitados. A explicação completa, incluindo o que conta como conversa, está na página de preços.

Exemplo prático: quanto os agendamentos perdidos podem estar custando

Este é um exemplo ilustrativo, não uma previsão. Troque os números pelos seus.

Suposições para um salão de beleza fictício com duas cadeiras:

• 25 ligações por semana não são atendidas porque as duas profissionais estão com clientes ou o salão está fechado.
• 40% dessas pessoas queriam agendar; as demais tinham uma dúvida, queriam vender algo ou já eram clientes.
• Metade das pessoas que queriam agendar teria marcado se alguém tivesse atendido. A outra metade liga novamente mais tarde ou ainda não estava pronta.
• A consulta média vale $55.
• As ligações duram em média 3 minutos com o assistente.

Cálculo:

• 25 ligações perdidas × 40% querendo agendar = 10 agendamentos potenciais por semana.
• 10 × 50% que teriam agendado = 5 agendamentos por semana atualmente perdidos.
• 5 × $55 = $275 por semana, ou aproximadamente $1.190 por mês (usando 4,33 semanas).

O custo:

• Agente de voz com IA Starter por $99 ao mês, mais um número de telefone por $9 = $108 ao mês.
• 25 ligações × 3 minutos × 4,33 semanas ≈ 325 minutos por mês, tranquilamente dentro dos 1.000 incluídos. Mesmo que o assistente atendesse todas as ligações, não apenas as perdidas, 100 ligações por semana de 3 minutos dariam cerca de 1.300 minutos; nesse caso, você teria que mudar para o Business ou pagar pelos 300 minutos adicionais a $15 por 100.

Nessas condições, o assistente se paga se recuperar cerca de duas consultas por mês. A verdadeira questão é saber se os números de ligações perdidas e conversão da sua empresa se parecem com estes. Confira o registro de chamadas perdidas do seu sistema telefônico durante duas semanas antes de decidir; a maioria dos serviços telefônicos empresariais e celulares mostra esse dado. Nosso guia sobre ligações perdidas e receita perdida explica essa medição com mais detalhes.

Observe o que o exemplo deixa de fora. Ele não considera uma redução adicional de faltas, porque a Klugon não envia lembretes. Também não conta as mensagens respondidas no WhatsApp ou no site, embora, para algumas empresas, seja justamente à noite que chegam os pedidos de agendamento.

Mantendo a agenda precisa no dia a dia

Um sistema automatizado de agendamento só conhece o que está no calendário. O assistente não consegue ver a pessoa que acabou de chegar sem agendar nem o cliente habitual que marcou a próxima visita no caixa. É dessas lacunas que surgem os agendamentos duplicados, e é fácil fechá-las.

Adicione os agendamentos que você faz por conta própria

Quando você receber um agendamento presencialmente ou pelo seu celular, adicione-o imediatamente na página Agendamentos. O painel executa a mesma verificação de conflitos do assistente, então, se o horário tiver sido ocupado nesse meio-tempo, você verá um aviso. Se realmente quiser duas coisas no mesmo horário, como um rápido corte de franja durante o tempo de ação de uma coloração, existe a opção “Permitir sobreposição” para fazer o agendamento mesmo assim.

Se você conectou um calendário externo e o assistente o consulta, os compromissos adicionados nele também contam como horários ocupados. Mas, como a principal ferramenta de agendamento lê apenas o calendário próprio da Klugon, adicionar o agendamento na Klugon é o hábito mais seguro.

Bloqueie férias e faltas dos profissionais

Datas fechadas fecham o negócio inteiro. Para o dia de folga de uma pessoa, o método prático é adicionar um agendamento para esse profissional cobrindo o período em que ele estará ausente. Como os conflitos são verificados por profissional, o assistente deixará de oferecer os horários dessa pessoa, enquanto os colegas continuarão disponíveis. Dê um nome claro ao bloqueio (“Férias”) para que ninguém o confunda com um cliente.

Empresas com uma só pessoa

Se você trabalha sozinho e não cadastra profissionais, todos os agendamentos bloqueiam a mesma agenda. O assistente não pode fazer dois agendamentos para você no mesmo horário, porque há apenas uma pessoa para consultar.

Uma rotina matinal curta

Cinco minutos no início do dia são suficientes para a maioria das empresas:

1. Abra a página Agendamentos e confira tudo o que foi marcado desde ontem.
2. Verifique a caixa de entrada em busca de conversas marcadas como “Precisa de uma pessoa” e ligue de volta para esses clientes.
3. Consulte a lista de tarefas de insights para ver os agendamentos aguardando confirmação e os leads que ainda não foram contatados.
4. Se o assistente errou, corrija a causa: duração de um serviço, regra ausente ou lacuna na base de conhecimento.

Avaliando se está funcionando

Depois de um mês, analise estes dados:

• Agendamentos por canal. A página de análise mostra os agendamentos (excluindo os cancelados), a divisão por canal e um gráfico diário, comparados ao período anterior.
• Horários e dias da semana mais movimentados. Se a maioria dos agendamentos chega depois das 18h, isso representa negócios que você não recebia antes ou que só conseguia por meio de uma ligação de retorno no dia seguinte.
• Encaminhados para uma pessoa. “Atendidos pelo assistente” mostra quantas conversas foram encaminhadas e a proporção resolvida sem encaminhamento. Uma taxa alta de encaminhamento normalmente indica falta de conhecimento, não um assistente com defeito.
• Perguntas sem uma boa resposta. A página de insights lista essas perguntas. Cada uma é uma informação a acrescentar à sua base de conhecimento.
• Cancelamentos. Se os cancelamentos aumentarem, confira se as pessoas estão agendando o serviço errado. Normalmente isso significa que os nomes ou as descrições dos serviços precisam ser melhorados.

Compare com o que acontecia antes: o número de agendamentos feitos por telefone e mensagem em um mês normal e a quantidade de ligações perdidas no registro do telefone.

Quais empresas mais se beneficiam de um assistente de agendamento com IA

O agendamento por um assistente funciona melhor quando:

• os agendamentos são para serviços de duração fixa que você consegue listar;
• várias pessoas realizam serviços diferentes, então a verificação de “quem pode fazer isso e quando” economiza trocas de mensagens;
• muitas consultas chegam fora do horário de funcionamento ou enquanto você está com um cliente;
• os clientes costumam ter uma ou duas perguntas antes de decidir.

Isso descreve a maioria das empresas nas nossas páginas para salões e clínicas, além de fisioterapeutas, professores particulares, instrutores de direção, tosadores e empresas de serviços que marcam visitas técnicas.

Ele funciona pior para empresas em que todo agendamento é uma negociação: orçamentos personalizados para eventos, questões jurídicas que exigem verificação de conflitos ou consultas médicas que precisam primeiro de triagem clínica. Nesses casos, use o assistente para responder a perguntas gerais e coletar dados, e instrua-o a encaminhar o agendamento real para uma pessoa.

No caso de clínicas, especificamente: o assistente nunca deve decidir se um sintoma é urgente. Inclua essa regra nas instruções e informe o número da clínica para casos urgentes. O assistente não consegue transferir chamadas, então deve dizer à pessoa com quem ela precisa falar.

Dados coletados quando as pessoas agendam

Todo agendamento significa coletar dados pessoais: nome, telefone ou e-mail e, às vezes, uma observação sobre o motivo da visita. Se você estiver no Reino Unido, a orientação do ICO sobre o direito de ser informado diz que as pessoas devem saber o que você coleta, por quê e por quanto tempo mantém os dados. Mantenha seu aviso de privacidade do site atualizado para incluir os agendamentos feitos pelo assistente.

A Klugon é administrada por uma empresa alemã sob o GDPR, e as transferências para prestadores de serviços fora da UE são abrangidas por Cláusulas Contratuais Padrão, conforme descrito na nossa política de privacidade. Você pode exportar suas listas de clientes e leads como CSV e excluir registros individuais no painel. A exclusão completa dos dados de uma conta é feita mediante solicitação por e-mail.

Evite pedir mais dados do que precisa. Para um agendamento, basta o nome e uma forma de entrar em contato com o cliente. Não instrua o assistente a coletar datas de nascimento ou histórico médico, a menos que você tenha um motivo claro e seu aviso de privacidade cubra essa coleta.

Começando

O teste mais rápido é iniciar um teste gratuito, configurar seus horários e dois ou três serviços e fazer alguns agendamentos você mesmo no chat do site. Você aprenderá mais com dez agendamentos de teste do que com qualquer lista de recursos, inclusive esta. Se quiser entender primeiro o produto como um todo, a visão geral da recepcionista com IA na nossa página inicial é o melhor ponto de partida.

Perguntas frequentes

A agenda de consultas com IA faz agendamentos no Google Calendar?

Ela faz agendamentos no calendário próprio da Klugon. Se você conectar o Google Calendar (em um plano de voz ou social Business ou superior), o assistente também poderá consultar seus horários ocupados e criar eventos usando ferramentas de calendário separadas, mas isso não é uma sincronização bidirecional garantida. Trate a página Agendamentos da Klugon como o registro principal.

Os clientes podem remarcar ou cancelar sozinhos?

Sim. No chat do site e no WhatsApp, Instagram e Messenger, eles podem fazer as duas coisas. Em uma ligação, o assistente pode cancelar um agendamento, mas não alterá-lo.

Ele envia confirmações ou lembretes de agendamento?

Não. O cliente recebe uma confirmação com um código de agendamento na própria conversa. A Klugon não envia e-mails de confirmação, lembretes ou mensagens de texto depois disso.

É possível cobrar um depósito quando alguém agenda?

Não. Os agendamentos registram o preço do serviço, mas não há uma etapa de pagamento, depósito ou cobrança por ausência.

O que acontece se duas pessoas tentarem agendar o mesmo horário?

A verificação de disponibilidade consulta os agendamentos existentes, por profissional, sempre que oferece ou cria um horário. Um horário já ocupado não é oferecido novamente, a menos que o agendamento anterior seja cancelado.

O assistente pode me transferir uma ligação se a pessoa quiser falar com alguém?

Não diretamente. Não há transferência de chamadas ao vivo. O assistente encaminha a conversa para sua equipe: ela é marcada como “Precisa de uma pessoa” na caixa de entrada e um alerta é enviado ao Slack ou Zapier, se você tiver conectado um deles. Depois, alguém liga de volta para o cliente.

Quanto tempo leva a configuração?

Configurar horários, serviços e regras de agendamento consiste em inserir essas informações. Conectar o Google Calendar demora mais por causa da etapa da conta de serviço. Os números de telefone só podem ser adicionados depois que o teste termina, então o agendamento por voz em um número real começa depois disso.

Em quais idiomas ele pode fazer agendamentos?

No telefone, você pode configurar o assistente para responder em inglês, alemão, francês, espanhol, italiano, português, holandês, japonês ou árabe. A saudação padrão é em inglês, então escreva sua própria saudação se escolher outro idioma.

O agendamento de consultas está incluído em todos os planos?

Ele está incluído em todos os planos de voz e social. No chatbot do site, está disponível a partir do nível Business. Consulte a página de preços para ver a divisão atual.