Um serviço de atendimento que atende quando você já foi embora

São 19h40 de uma terça-feira. Você já fechou o negócio, está preparando o jantar, e o telefone de trabalho vibra no balcão. Alguém quer marcar um horário para sábado. Você pode atender e perder a noite, ou deixar tocar e torcer para a pessoa ligar novamente amanhã. Na maioria das vezes, ela não liga. Liga para a próxima empresa da lista, aquela que atendeu.

Esse é o problema que um serviço de atendimento fora do horário resolve: os clientes não seguem o horário comercial. Eles ligam no intervalo do almoço, depois que colocam os filhos para dormir, no domingo de manhã, quando finalmente conseguem resolver isso. A Klugon cobre esses horários com uma voz de IA que atende usando o nome da sua empresa, agenda compromissos no seu calendário, responde às perguntas rotineiras e registra tudo o que sua equipe precisa para retornar a ligação. Ela não precisa de turno noturno, escala ou tarifa extra em feriados.

Esta página explica como usar a Klugon especificamente nos horários em que você está fechado: como encaminhar apenas as chamadas que você quer que ela atenda, o que ela resolve durante a noite, o que deixa esperando por você pela manhã e quanto custa em comparação com pagar pessoas para cobrir as noites e os fins de semana. Também explica com honestidade o que uma IA não consegue fazer às 2h da manhã — algo ainda mais importante fora do horário comercial.

O que um bom serviço de atendimento fora do horário precisa fazer

Antes de analisar o produto, vale alinhar o que significa estar “coberto”. Fora do horário comercial, a pessoa do outro lado da linha geralmente tem uma destas quatro necessidades:

1. Uma resposta rápida. Você abre no sábado? Atende sem agendamento? Tem estacionamento? Essas pessoas só precisam de uma resposta correta e pronto.
2. Um agendamento. Elas querem ir até você e resolver isso agora, enquanto estão pensando no assunto. Se precisarem ligar novamente durante o dia, muitas não vão.
3. Uma conversa com você. Um orçamento, uma reclamação, uma pergunta que só você pode responder. Elas precisam saber que alguém vai retornar, e você precisa ter todos os dados.
4. Ajuda imediata. Algo deu errado e não pode esperar. Esse é o grupo mais difícil e aquele em que um serviço de atendimento precisa ser mais honesto sobre o que consegue fazer.

Qualquer cobertura fora do horário, humana ou com IA, deve cuidar dos três primeiros casos sem complicação e ter uma resposta clara e segura para o quarto. Deixar tudo na caixa postal não resolve nenhum deles: as pessoas não gostam de deixar recados, e os que deixam costumam ser “é o Dave, me liga”, com um número que falha no meio.

Como a Klugon funciona como serviço de atendimento fora do horário

A Klugon é uma recepcionista telefônica com IA. Durante o dia, ela pode atender todas as chamadas ou apenas as que você não atender; fora do horário, faz o mesmo trabalho sem ninguém por trás dela até a manhã seguinte. A página de recepcionista telefônica com IA explica o produto completo. Aqui está o que importa para noites e fins de semana.

Uma recepcionista com IA 24 horas, desde que as chamadas cheguem até ela

A IA atende qualquer chamada que chegue ao seu número da Klugon, a qualquer hora, desde que seu plano de voz esteja ativo. Não há uma configuração de “fechado” nem fallback para caixa postal dentro da Klugon. Feriados, Natal e o meio da noite são todos iguais para ela.

Isso é útil, mas significa que a decisão sobre quais chamadas ela atende fica na sua linha telefônica, não na Klugon. Se o seu número atual encaminhar todas as chamadas para a Klugon, ela atenderá todas, dia e noite. Se o seu número encaminhar apenas as chamadas que você não atender, ela atenderá somente essas. Você configura isso com sua operadora, e a próxima seção mostra os três padrões mais comuns.

O que ela pode fazer durante a noite

Em uma chamada, a IA pode:

• Responder a perguntas com base no perfil da sua empresa (endereço, horário de funcionamento e dados de contato), nos seus serviços e preços e na sua base de conhecimento.
• Listar seus serviços, verificar quais horários estão livres, agendar um compromisso e informar uma referência à pessoa que ligou.
• Cancelar um agendamento existente.
• Pesquisar no seu catálogo de produtos.
• Perguntar o nome e o número da pessoa e o que ela precisa, salvando essas informações como um lead para sua equipe.

Os agendamentos seguem as regras que você configurou no calendário integrado da Klugon: seu horário de funcionamento, duração de cada serviço, profissional responsável, intervalos entre compromissos, antecedência mínima necessária e datas em que você está fechado. Assim, alguém pode agendar às 23h um horário para amanhã à tarde, mas não para daqui a quarenta minutos, a menos que você tenha informado que isso é permitido. A página de agendamento de compromissos com IA explica as regras de agendamento com mais detalhes.

O que ela não pode fazer durante a noite

• Ela não pode transferir a pessoa para ninguém. Não há transferência ao vivo nem uma forma de a IA ligar para o seu celular ou para um telefone de plantão.
• Ela não pode enviar nada. Não envia mensagens de texto, e-mails de confirmação nem lembretes. A pessoa recebe a referência do agendamento durante a chamada.
• Ela não avisa você por e-mail ou notificação push. No plano Business e superiores, novos leads e agendamentos são enviados ao Slack ou ao Zapier; no Starter, ficam esperando no seu painel.
• Ela não pode reagendar durante uma chamada. Ela pode cancelar um agendamento e criar um novo.

Esses pontos influenciam a forma como você deve configurar o serviço, especialmente se algum dos seus clientes puder ter uma emergência de verdade.

Três maneiras de encaminhar chamadas fora do horário

Há três maneiras sensatas de decidir quais chamadas a IA atende. As três usam o encaminhamento da sua operadora, e você pode trocar de uma para outra depois.

Padrão 1: encaminhar apenas as chamadas que você não atender

Configure sua linha para encaminhar chamadas quando você não atender (as operadoras chamam isso de encaminhamento “sem resposta”, “não atendida” ou “condicional”). Seu telefone toca normalmente. Se você atender, a IA nunca fica sabendo da chamada. Se não atender, depois de alguns toques a chamada vai para a Klugon.

A vantagem desse padrão é cobrir o período fora do horário sem você precisar fazer nada ao fechar. À noite, ninguém atende, então todas as chamadas vão para a IA. Durante o dia, ela só atende as chamadas às quais você está ocupado demais para responder. É o padrão que recomendamos para a maioria das pequenas empresas começar.

Um detalhe: o encaminhamento por falta de resposta geralmente só funciona quando o celular está ligado e tem sinal. Se você desligar o celular à noite ou estiver fora de área, configure também o desvio de chamadas “inacessível” ou “desligado” (nos celulares BT Business, *62), ou as chamadas podem acabar na caixa postal.

A outra desvantagem é que todas as pessoas ouvem o telefone tocar algumas vezes antes de a IA atender, então esperam um pouco mais do que esperariam se a IA atendesse imediatamente. Algumas operadoras permitem escolher por quanto tempo a linha toca antes do encaminhamento.

Padrão 2: ativar o encaminhamento ao fechar

Use o encaminhamento incondicional (“encaminhar todas as chamadas”) e ative-o quando trancar o negócio e desative-o ao abrir. Na maioria dos serviços móveis e fixos, há um código curto para cada ação. Fora do horário, as pessoas chegam imediatamente à IA. Durante o dia, seu telefone funciona normalmente e a IA não participa.

Esse padrão é adequado para empresas que querem manter a IA estritamente nos horários em que estão fechadas, como uma clínica cuja equipe de recepção prefere atender todas as chamadas durante o dia. O risco é humano: alguém esquece de ativar o encaminhamento, e as chamadas da noite vão para a caixa postal. Se o sistema telefônico da sua empresa tiver uma programação por horário, use-a para ativar o encaminhamento automaticamente e eliminar esse risco.

Padrão 3: deixar a IA atender tudo, 24 horas por dia

Encaminhe todas as chamadas para a Klugon o tempo todo, e a IA se torna sua recepção 24 horas. Sua equipe acompanha leads e mensagens pelo painel.

É a configuração mais simples e a mais consistente para quem liga. Também é a que usa mais minutos de voz, porque as chamadas durante o dia também entram na conta. Por isso, confira o exemplo abaixo com seu volume de chamadas antes de escolher.

Códigos de encaminhamento nas páginas das operadoras

O encaminhamento é configurado na sua linha telefônica, portanto os códigos vêm da sua operadora. Estes códigos são publicados pelas próprias operadoras. Confira a página indicada antes de configurar qualquer coisa, porque os códigos variam conforme o plano e o tipo de linha.

Verizon (celular nos EUA). De acordo com o guia de encaminhamento de chamadas da Verizon, disque *71 e o número para encaminhar apenas quando você estiver ocupado ou não atender (depois de três ou quatro toques), *72 e o número para encaminhar todas as chamadas, e *73 para desativar qualquer um dos dois. Isso torna a Verizon uma das operadoras mais fáceis para os padrões 1 e 2.

AT&T telefone residencial (linha fixa nos EUA). A página de encaminhamento de chamadas do telefone residencial da AT&T lista *72 ou 72# para encaminhar todas as chamadas e *73 ou 73# para interromper. O encaminhamento por falta de resposta ou linha ocupada não tem código; a AT&T pede que você ligue para o suporte para configurá-lo.

BT linha fixa (Reino Unido). O guia de desvio de chamadas da BT informa 21 mais o número e # para desviar todas as chamadas, 61 para chamadas não atendidas em 15 segundos e 67 para chamadas quando a linha está ocupada. Cancele cada um com #21#, #61# ou #67#. A BT informa que chamadas desviadas são cobradas, a menos que seu plano inclua chamadas para o número para o qual você desvia.

BT Business celular (Reino Unido). O guia de desvio de chamadas da BT Business usa *21 para todas as chamadas, *61 para chamadas não atendidas e *67 quando você está em outra chamada. Em todos os casos, digite o número com +44 no lugar do primeiro 0 e depois #. ##002# cancela todos os desvios.

No padrão 2, vale salvar os códigos de “ativar” e “desativar” como dois contatos no celular, com os nomes “Ativar modo noturno” e “Desativar modo noturno”. Assim, fechar a empresa vira um toque. Seja qual for a configuração, ligue para o número da sua empresa de outro telefone depois para confirmar que a chamada chega à IA. Nossa publicação sobre manter seu número com encaminhamento de chamadas explica os problemas mais comuns, incluindo encaminhamentos que não funcionam sem avisar.

O que as pessoas precisam às 23h e o que a IA faz

As chamadas fora do horário não são uma amostra aleatória das chamadas diurnas. Elas costumam vir de pessoas que não conseguiram ligar durante o horário de funcionamento, o que significa mais agendamentos e consultas e, em alguns setores, uma crise ocasional. Veja como os tipos mais comuns são tratados.

A última linha merece uma seção própria.

O que espera pela manhã: a transferência

Quando uma chamada precisa de uma pessoa, a Klugon encaminha a conversa para sua equipe. Fora do horário, isso tem um significado muito específico, e vale deixar tudo claro antes de depender do serviço.

A IA pergunta o nome, o número e o motivo da ligação, salva essas informações como um lead e diz que alguém retornará o contato. Essa é toda a transferência. Ela não acorda ninguém. Não pode transferir a chamada para um telefone de plantão, não envia uma mensagem de texto nem um e-mail. Se você estiver no plano Business ou superior e tiver conectado o Slack ou o Zapier, o novo lead será enviado para lá assim que for criado, para que qualquer pessoa que acompanhe esse canal possa vê-lo. Caso contrário, o lead fica no seu painel até alguém abri-lo.

Para a maioria das chamadas fora do horário, isso é exatamente o necessário. Um pedido de orçamento às 22h não precisa de resposta antes das 8h; precisa de um recado completo e de um retorno rápido. O problema é qualquer coisa que realmente não possa esperar.

Se você oferece um serviço de emergência

Encanadores, chaveiros, técnicos de aquecimento, veterinários e administradores de imóveis recebem chamadas à noite que não podem esperar até de manhã. A Klugon não consegue decidir sozinha que uma chamada é urgente e tirar você da cama. Portanto, se você oferece um serviço de emergência, precisa de uma rota separada para esses casos, e o trabalho da IA é indicar essa rota claramente.

A maneira mais simples é colocar uma instrução de emergência na sua base de conhecimento, com o número para ligar. Por exemplo: “Se a pessoa estiver enfrentando uma emergência, como uma inundação, falta de aquecimento para uma pessoa vulnerável ou estiver trancada do lado de fora, informe o número da nossa linha de emergência, 07700 900456, e peça que ligue agora. Depois, colete os dados.” A IA pode ler esse número durante a chamada. A pessoa liga para ele e seu profissional de plantão atende. Inclua a linha de emergência na saudação também, para que quem estiver com urgência a ouça antes de qualquer outra coisa.

Assim, a IA continua fazendo o trabalho em que é boa (agendamentos, perguntas e recados), enquanto as chamadas urgentes chegam a uma pessoa por um número que você controla. Nossas páginas para empresas de serviços e clínicas explicam os detalhes importantes para cada caso.

Quando a vida ou a segurança de alguém está em risco

Nenhum serviço de atendimento, humano ou com IA, substitui os serviços de emergência. Se sua empresa atende pessoas que podem relatar uma emergência médica, vazamento de gás ou incêndio, sua saudação e sua base de conhecimento devem dizer claramente que elas precisam desligar e ligar para 999 no Reino Unido ou 911 nos EUA. Não deixe a IA avaliar sintomas ou dizer a alguém se uma situação é segura. Ela não deve tomar esse tipo de decisão em nenhum horário e, à noite, não há ninguém para verificar o trabalho dela.

A rotina da manhã

O valor da cobertura noturna depende do que acontece às 8h. Esta é uma rotina que leva de dez a quinze minutos em um dia normal:

1. Abra a lista de leads e ordene pelos mais recentes. Todo “me ligue, por favor” recebido durante a noite estará ali, com nome, número e observações.
2. Confira a lista de tarefas dos insights. Ela mostra conversas aguardando uma pessoa, leads que não receberam contato depois de dois dias e agendamentos aguardando confirmação.
3. Veja os novos agendamentos de hoje e amanhã, para que ninguém seja pego de surpresa quando um cliente aparecer.
4. Passe rapidamente pelas chamadas noturnas na caixa de entrada. Filtre pelo canal telefônico. Procure chamadas que terminaram sem agendamento ou lead, o que pode indicar que a IA não tinha uma resposta.
5. Ligue de volta para as pessoas por ordem de urgência e marque cada lead como contatado para manter a lista atualizada.
6. Corrija uma lacuna. Se alguém perguntou algo que a IA não soube responder, adicione a resposta à base de conhecimento.

Se você estiver no plano Business, um canal do Slack para leads noturnos significa que a primeira pessoa a entrar pode vê-los no celular antes mesmo de tirar o casaco. Com o Zapier, você pode enviar cada novo lead para a ferramenta que sua equipe já usa para fazer retornos.

Um exemplo de chamada fora do horário

A Northgate Motors é uma oficina independente fictícia com duas vagas, aberta de segunda a sexta, das 8h às 18h. Ela está no plano Starter, com seu próprio número encaminhado para a Klugon quando a chamada não é atendida. Sua base de conhecimento inclui seus preços, sua política de carro reserva e uma instrução: “Se uma luz de alerta estiver vermelha ou o carro parecer inseguro, informe à pessoa que recomendamos não dirigir e que ela deve entrar em contato com o serviço de assistência. Nunca diga se é seguro dirigir um carro.” A chamada chega às 21h40 de uma quinta-feira.

IA: Obrigado por ligar para a Northgate Motors. Você está falando com nossa assistente de IA. A equipe não pode atender o telefone agora, mas posso fazer um agendamento, responder perguntas ou anotar um recado. Como posso ajudar?

Pessoa que ligou: Oi, a luz de alerta do motor acendeu no caminho para casa. Acho que está laranja. É seguro dirigir amanhã?

IA: Infelizmente, não posso dizer se é seguro dirigir o carro. Um mecânico precisa examiná-lo. Se a luz ficar vermelha ou o carro parecer estar com algum problema, a recomendação da oficina é não dirigir e ligar para o serviço de assistência. Posso agendar uma avaliação de diagnóstico. Isso ajudaria?

Pessoa que ligou: Sim, por favor. O mais cedo possível.

IA: Uma avaliação de diagnóstico custa 65 libras e leva cerca de uma hora. O horário mais cedo disponível é amanhã às 8h30.

Pessoa que ligou: Vou ficar com esse horário. Posso usar um carro reserva enquanto o meu estiver na oficina?

IA: A oficina tem um carro reserva, e a equipe faz esse agendamento diretamente. Posso pedir que liguem para você logo pela manhã. Qual é o seu nome e o melhor número para contato?

Pessoa que ligou: Sam Okoro, 07700 900987.

IA: E qual é a placa do carro?

Pessoa que ligou: É um Golf azul, AB12 CDE.

IA: Obrigada, Sam. Seu diagnóstico está agendado para amanhã às 8h30. Sua referência é N-1173. Também deixei uma observação pedindo que a equipe ligue para você sobre o carro reserva.

Pessoa que ligou: Vocês vão me mandar uma mensagem se for algo sério?

IA: Não posso enviar mensagens de texto, mas a equipe ligará para você depois de examinar o carro.

Pessoa que ligou: Tudo bem. Obrigado.

IA: Por nada. Até as 8h30.

Na manhã seguinte na Northgate

O proprietário abre o painel às 7h45. O agendamento das 8h30 está no calendário com o nome e o número de Sam. Há um novo lead: pedido de carro reserva, Golf azul, AB12 CDE. A chamada está na caixa de entrada, marcada como ligação telefônica, com sua duração.

Não há mensagem no Slack, porque a Northgate está no Starter, nem e-mail, porque a Klugon não os envia. Por isso, o proprietário verifica o painel às 7h45 todos os dias úteis. O carro reserva é organizado com uma ligação antes da chegada de Sam.

Veja o que a IA se recusou a fazer. Ela não disse que o carro estava bem, porque ninguém o havia examinado. Não prometeu enviar uma mensagem. Não fingiu reservar o carro, porque a política da oficina determina que uma pessoa deve fazer isso. Cada um desses pontos é uma linha na base de conhecimento cumprindo sua função.

Configurando a cobertura fora do horário

A ordem é importante, porque você não pode conectar uma linha telefônica real até o fim do teste de 7 dias. É necessário cadastrar um cartão para iniciar o teste; você será cobrado quando ele terminar, a menos que cancele, e o cancelamento durante o teste não custa nada. Use a semana de teste para ajustar a IA no navegador.

1. Inicie o teste de voz e crie sua assistente.
2. Escreva o conteúdo da sua base de conhecimento para fora do horário. Comece pelas perguntas que as pessoas fazem nesse período, geralmente diferentes das perguntas diurnas: vocês abrem amanhã, posso agendar, o que acontece se eu me atrasar, como chego aí.
3. Escreva a instrução de emergência, se sua empresa tiver emergências, incluindo o número para ligar. Adicione também a orientação sobre risco à vida ou à segurança.
4. Crie sua lista de “anotar um recado”: reclamações, orçamentos para serviços incomuns e qualquer assunto que exija julgamento profissional. Diga à IA para coletar os dados nesses casos, não para respondê-los.
5. Configure suas regras de agendamento: horário de funcionamento, fuso horário, duração dos serviços, profissionais, intervalos, antecedência mínima e datas de fechamento. A antecedência mínima é mais importante à noite; uma hora é o padrão.
6. Escreva uma saudação para fora do horário. Diga quem está atendendo, que a empresa está fechada e o que a IA pode fazer. A menos que você use o padrão 2, evite dizer “estamos fechados”, porque a mesma saudação também será usada nas chamadas durante o dia. “A equipe não pode atender o telefone agora” funciona em qualquer horário.
7. Teste no navegador pelo menos dez vezes. Faça perguntas difíceis, peça para falar com uma pessoa e diga “é uma emergência”.
8. Depois do teste, obtenha um número da Klugon ou configure o encaminhamento para um ($9 por mês).
9. Escolha um padrão de encaminhamento entre os três acima e configure-o usando os códigos da sua operadora.
10. Ligue para seu número de outro telefone, durante o dia e depois do fechamento, para confirmar para onde a chamada vai.
11. Conecte o Slack ou o Zapier se você estiver no Business ou superior, ou combine quem verificará o painel logo pela manhã.
12. Leia todas as chamadas noturnas nas duas primeiras semanas e preencha as lacunas conforme encontrá-las.

Se você ainda não registrou o que sua empresa faz com as chamadas fora do horário, nossa publicação sobre uma política de atendimento de chamadas fora do horário oferece um modelo para começar.

Quanto custa a cobertura fora do horário com a Klugon

O atendimento fora do horário usa os mesmos planos de agente de voz com IA das chamadas diurnas. Os preços estão em dólares americanos; a página de preços traz todos os detalhes.

Adicione $9 por mês para cada número de telefone. Os minutos que excederem sua franquia custam $15 a cada 100 minutos iniciados. O plano Business adiciona notificações do Slack e do Zapier, que são o mais próximo que a Klugon oferece de um alerta em tempo real para leads noturnos, além de conexões de calendário como Google Calendar e Outlook. A comparação de planos lista tudo o que cada nível inclui.

Exemplo calculado: cobrindo noites e fins de semana

Todas as premissas abaixo estão indicadas para que você possa refazer os cálculos com seus próprios números.

Os horários em que você realmente está fechado

Considere uma empresa aberta de segunda a sexta, das 8h às 18h.

• Noites e madrugadas durante a semana, das 18h às 8h: 14 horas × 5 = 70 horas.
• Fins de semana: 48 horas.
• Total fora do horário: 118 horas por semana, de um total de 168. Você está fechado por cerca de 70% da semana.

Essa é a lacuna. Muitas empresas a aceitam como algo normal porque cobri-la com pessoas é muito caro.

Cobrindo esses horários com funcionários

Usando o salário médio de recepcionistas indicado pelo US Bureau of Labor Statistics, de $18,27 por hora em maio de 2025, 118 horas por semana custam cerca de $2.156 por semana, ou aproximadamente $9.340 por mês, apenas em salários. Uma única pessoa não pode trabalhar 118 horas, então você precisaria de várias pessoas em uma escala; além disso, segundo as regras federais de horas extras, quem trabalha mais de 40 horas por semana deve receber pelo menos uma vez e meia o valor normal pelas horas extras.

No Reino Unido, o National Living Wage para trabalhadores com 21 anos ou mais é de £12,71 por hora a partir de abril de 2026. Trabalhar 118 horas por semana nessa tarifa custa cerca de £1.500 por semana, aproximadamente £6.500 por mês, antes dos custos trabalhistas e de qualquer adicional por noites e fins de semana.

Pagar pessoas para ficar ao lado de um telefone durante a noite raramente faz sentido para uma pequena empresa, por isso a maioria não faz isso. As alternativas reais são a caixa postal, um serviço de atendimento com funcionários cobrado por chamada ou minuto, ou uma IA.

Cobrindo esses horários com a Klugon

• Premissa: você recebe 6 chamadas a cada noite de semana e 10 chamadas em cada dia do fim de semana. Isso dá 30 + 20 = 50 chamadas fora do horário por semana, cerca de 215 por mês.
• Premissa: a chamada média dura 3½ minutos.
• Isso dá cerca de 750 minutos por mês, dentro dos 1.000 do Starter.
• Custo: $99 mais $9 pelo número, ou seja, $108 por mês, ou $88 por mês com cobrança anual.

Agora imagine que você escolha o padrão 3 e encaminhe todas as chamadas, dia e noite. Adicione 15 chamadas durante o dia em cada dia útil, com duração de 3 minutos: são mais ou menos 975 minutos por mês, chegando a cerca de 1.725. No Starter, isso representa 725 minutos excedentes, ou oito blocos iniciados de 100 minutos a $15 cada: mais $120, totalizando $228 por mês com o número. Ainda é menos que o Business, que passa a ser o plano mais barato com cerca de 2.300 minutos por mês. Se você quiser alertas do Slack ou do Zapier para leads noturnos, porém, precisará do Business independentemente dos seus minutos.

Quanto valem as chamadas fora do horário

• Premissa: das 215 chamadas fora do horário por mês, 1 em cada 5 é de alguém que quer agendar, ou seja, 43.
• Premissa: hoje, sem nenhuma cobertura, metade dessas pessoas tenta novamente durante o dia e a outra metade procura outra empresa. Isso representa cerca de 21 agendamentos perdidos por mês.
• Premissa: um agendamento médio vale $60.
• Isso representa cerca de $1.260 por mês indo para outra empresa.

Se a IA agendar apenas um quarto dessas pessoas que você perderia, cerca de cinco agendamentos, ela já terá pago duas vezes o custo do Starter. Se a maioria das chamadas fora do horário for de pessoas perguntando se você está aberto, o valor será menor e virá de preservar suas noites, não dos agendamentos. Os dois benefícios são reais, mas seja honesto sobre qual deles você está comprando. Nosso guia sobre quanto custam as chamadas perdidas apresenta uma forma mais completa de calcular isso.

Medindo se a cobertura fora do horário está valendo a pena

Espere quatro semanas antes de decidir. A página de análises mostra os números que respondem à pergunta:

• Horários e dias da semana mais movimentados. Este é o gráfico mais útil para a cobertura fora do horário. Ele mostra quantas conversas chegam em cada hora do dia. Se uma parcela significativa chegar depois do fechamento, sua cobertura está fazendo um trabalho real.
• Chamadas telefônicas e minutos conversados, em comparação com o período anterior, indicando se você está no plano certo.
• Agendamentos e leads, em comparação com o período anterior à ativação do serviço.
• A parcela atendida sem uma pessoa, mostrando quantas chamadas precisaram da sua equipe.

A página de insights adiciona perguntas sem uma boa resposta, que à noite costumam ser assuntos que seu site também não explica: regras para atrasos, estacionamento depois das 18h e se você abre em feriados.

Um teste simples que você pode fazer: antes de ativar a cobertura, conte quantas mensagens na caixa postal e chamadas perdidas você retorna em uma semana normal. Um mês depois, compare esse número com os agendamentos e leads noturnos no painel. Esse é o seu antes e depois.

Limitações de um serviço de IA fora do horário

Fora do horário, não há ninguém para corrigir um erro até a manhã, então as limitações importam mais do que durante o dia. As limitações da Klugon são:

• Sem transferência ao vivo e sem alertas para plantonistas. Ela não pode conectar quem ligou a ninguém nem acordar alguém. Dê às pessoas com urgência um número separado para ligar.
• Sem mensagens de texto, e-mails ou lembretes para quem ligou. As referências dos agendamentos são informadas durante a chamada.
• Sem alertas por e-mail ou push para você. Slack e Zapier no Business e superiores; caso contrário, o painel.
• Sem programação dentro da Klugon. Ela responde ao que for encaminhado para ela. Os horários são controlados pelo encaminhamento do seu telefone.
• Sem gravações de chamadas, e os registros podem ser parciais. Todas as chamadas aparecem na sua caixa de entrada, mas não espere um registro completo, palavra por palavra, dos dois lados da conversa.
• Sem reagendamento durante chamadas. Ela pode agendar e cancelar.
• Sem pagamentos durante chamadas.
• Sem número de telefone durante o teste de 7 dias. Faça os testes primeiro no navegador.
• Sem portabilidade de número. Encaminhe seu número atual ou conecte um tronco SIP no Business e superiores.
• Ela só diz que é uma IA se a sua saudação disser isso. Escreva uma saudação que informe.
• Ela responde com base no que você fornece. Se suas políticas para fora do horário não estiverem na base de conhecimento, ela não poderá segui-las.

IA ou um serviço de atendimento humano 24 horas para uma pequena empresa

Os serviços de atendimento com funcionários cobrem pequenas empresas fora do horário há décadas e, para algumas, continuam sendo a escolha certa. Uma pessoa treinada pode avaliar uma chamada urgente, acalmar alguém e, em alguns serviços, transferir a chamada para um número de plantão. Se suas noites forem principalmente de emergências reais, um serviço humano será mais adequado, e as limitações honestas da IA acima explicam o motivo.

Se suas noites forem principalmente de agendamentos, perguntas e “por favor, me ligue”, uma IA geralmente será mais adequada. Ela agenda diretamente no seu calendário em vez de apenas anotar um recado sobre um agendamento, custa um plano mensal em vez de uma tarifa por chamada e coloca todas as conversas em uma única caixa de entrada. Algumas empresas usam os dois: a IA atende as chamadas noturnas rotineiras e informa às pessoas com urgência o número da linha de emergência atendida por funcionários. Explicamos as diferenças em serviço de atendimento com IA versus central de atendimento e, em como nunca perder uma chamada de cliente, analisamos todas as opções, inclusive as que não são da Klugon.

Perguntas frequentes

A Klugon atende chamadas 24 horas por dia?

Sim. Ela atende qualquer chamada que chegue ao seu número da Klugon, a qualquer hora, inclusive fins de semana e feriados, desde que seu plano de voz esteja ativo. Quais chamadas chegam até ela é decidido pelo encaminhamento da sua linha telefônica.

Posso configurá-la para atender apenas quando estamos fechados?

Não dentro da Klugon. Não há um interruptor de horário comercial. Use o encaminhamento da sua operadora: encaminhe apenas as chamadas não atendidas, cobrindo automaticamente o período em que você está fechado, ou ative o encaminhamento de todas as chamadas ao fechar e desative-o ao abrir.

Ela pode transferir uma pessoa com urgência para mim?

Não. A Klugon não pode transferir chamadas nem ligar para um telefone de plantão. Em caso de emergência, adicione o número de emergência à base de conhecimento e à saudação para que a IA possa informá-lo, e a própria pessoa ligará para ele.

Como vou saber das chamadas recebidas durante a noite?

Todas as chamadas aparecem na sua caixa de entrada, e os agendamentos e leads aparecem no seu painel. No plano Business e superiores, novos leads e agendamentos também são enviados ao Slack ou ao Zapier. A Klugon não envia alertas por e-mail ou push, então, no Starter, você precisa conferir o painel.

As pessoas receberão uma mensagem confirmando o agendamento?

Não. A Klugon não envia mensagens de texto, e-mails nem lembretes. A IA informa uma referência de agendamento durante a chamada, e sua equipe pode entrar em contato se necessário.

Posso manter meu número comercial atual?

Sim. A Klugon fornece um número dedicado por $9 ao mês, e você encaminha seu número atual para ele usando os códigos de encaminhamento da sua operadora. A Klugon não faz portabilidade de números, então o seu continua com a operadora atual.

Posso testar antes de encaminhar chamadas reais?

Sim. O teste de 7 dias permite criar e testar a assistente no navegador. É necessário cadastrar um cartão para começar, e você será cobrado quando o teste terminar, a menos que cancele. Os números de telefone ficam disponíveis depois do fim do teste.

Um serviço de atendimento com IA significa que nunca vou perder uma chamada?

Isso significa que as chamadas que chegam até ele são atendidas, a qualquer hora. O serviço não muda o que acontece com as chamadas que seu encaminhamento não envia para ele e não substitui você em chamadas que precisam de uma pessoa. Essas chamadas se transformam em recados para sua equipe.

Se suas noites atualmente pertencem ao telefone de trabalho, a maneira mais rápida de avaliar isso é criar uma assistente para sua própria empresa e ligar para ela. Você pode iniciar um teste na página de cadastro ou conhecer primeiro o restante da recepcionista com IA da Klugon, incluindo chat e mensagens para as mesmas perguntas feitas fora do horário.