Réceptionniste IA pour salons, barbiers, spas et instituts de beauté

Nous sommes samedi, il est 11 h 40. Vous êtes en plein balayage des racines, votre junior rince un toner et le téléphone posé sur le comptoir a sonné quatre fois en dix minutes. L’un de ces appels vient d’une habituée qui vérifie son horaire. Un autre vient d’une nouvelle cliente qui veut une tête complète de mèches avant un mariage. Vous ne pouvez retirer vos gants pour aucun des deux appels, et la nouvelle cliente appellera le prochain salon trouvé sur Google avant que vous ayez fini de séparer ses cheveux.

Une réceptionniste IA pour salons est un logiciel qui répond au téléphone ainsi qu’aux messages Instagram et WhatsApp quand vous ne pouvez pas le faire. Elle connaît votre grille tarifaire, la durée de vos prestations et les compétences de chaque membre de l’équipe. Elle peut donc annoncer un tarif « à partir de », expliquer votre règle de test cutané et réserver le bon rendez-vous avec la bonne personne. Cette page explique concrètement comment cela fonctionne pour les salons et les instituts de beauté : les appels que vous recevez, ceux que l’IA peut gérer, ceux qu’elle doit vous transmettre, deux exemples de conversations, une checklist de configuration, les tarifs et les règles à garder en tête.

Nous parlerons aussi clairement de ses limites. Klugon n’envoie pas de SMS de rappel, ne prend pas d’acomptes et ne peut pas vous transférer un appel. Si vous avez lu ailleurs des pages qui promettent ces fonctions, celle-ci vous expliquera quoi faire à la place.

Les appels et messages reçus par un salon

La plupart des propriétaires de salons connaissent le scénario sans avoir besoin d’un rapport. Le téléphone est le plus sollicité précisément quand vous ne pouvez pas répondre : le samedi matin, le midi en semaine et l’heure qui suit la fin de la journée de travail. Les messages s’accumulent le soir, quand les clientes font défiler Instagram sur leur canapé et décident qu’elles veulent faire leurs ongles pour vendredi.

Les appels eux-mêmes appartiennent généralement à quelques catégories.

Questions sur les prix et les prestations

« Combien coûte une tête complète de mèches ? » « Faites-vous des balayages sur cheveux courts ? » « Quelle est la différence entre une manucure gel et une manucure BIAB ? » « La taille de barbe est-elle incluse avec un dégradé à blanc ? » Ce sont les appels les plus fréquents des nouvelles clientes. La réponse honnête est généralement un tarif « à partir de », accompagné d’une précision sur la longueur, l’épaisseur ou l’état des cheveux. La plupart des salons la donnent de la même manière à chaque fois. C’est donc une bonne mission pour une IA qui dispose de votre grille tarifaire.

Réserver, déplacer et annuler un rendez-vous

Les habituées appellent pour réserver leur prochaine coupe ou couleur, déplacer un rendez-vous à cause du travail ou annuler parce que leur enfant est malade. Les nouvelles clientes appellent pour savoir ce qui est disponible cette semaine. Beaucoup ont une préférence pour une coiffeuse qui compte davantage que l’horaire : « Je veux uniquement Jess » est une phrase fréquente au téléphone d’un salon. Le rôle de la réceptionniste est alors de trouver le prochain créneau libre de Jess, pas n’importe quel créneau.

Tests cutanés et consultations couleur

Si vous utilisez une coloration permanente ou semi-permanente, vous avez une politique de test cutané. La plupart des salons suivent les instructions du fabricant, qui demandent généralement un test 48 heures avant la coloration. Le NHS recommande également 48 heures aux personnes qui se colorent les cheveux à domicile sur sa page consacrée aux réactions aux teintures capillaires et précise que les symptômes peuvent apparaître jusqu’à 72 heures plus tard. Au téléphone, cela donne des questions comme « J’ai fait une couleur chez vous l’an dernier, dois-je refaire un test ? » ou « Puis-je simplement arriver une heure plus tôt ? » Les consultations couleur sont nécessaires pour les grands changements, les corrections et les extensions, lorsque vous voulez voir les cheveux avant d’annoncer un prix.

Mariages, bals et événements

La saison des mariages, généralement de la fin du printemps au début de l’automne, apporte des rendez-vous d’essai, des réservations de groupe pour une cérémonie et des questions sur les déplacements jusqu’au lieu de réception. La saison des bals entraîne une forte demande de coiffures relevées et de manucures sur une période courte. En décembre, ce sont les coiffures, ongles et extensions de cils de fête qui s’ajoutent. Ces appels nécessitent plus d’attention qu’une simple coupe, car ils concernent plusieurs personnes et souvent une date impossible à déplacer.

Tout le reste

Les horaires d’ouverture, le stationnement, les prestations sans rendez-vous, la vente d’un shampoing particulier, l’achat d’un bon cadeau, le tarif des coupes enfant et le retour d’une coiffeuse après ses vacances. Puis viennent les appels que personne ne souhaite recevoir : une cliente mécontente de sa couleur, une réaction après un soin ou un désaccord concernant des frais d’annulation.

Les différences selon votre activité

Un barbershop reçoit davantage de questions du type « Quel est le temps d’attente ? » et moins de demandes de consultation. Un bar à ongles reçoit davantage de messages privés le soir avec des photos du résultat souhaité. Un spa reçoit des appels concernant les couples et les bons cadeaux, ainsi que beaucoup de questions comme « L’accès à la piscine est-il inclus ? » Une clinique esthétique reçoit des questions à caractère médical auxquelles l’IA ne doit pas répondre. Nous abordons chacun de ces cas plus en détail dans les pages consacrées à chaque activité, plus bas.

Ce qu’une réceptionniste IA pour salons peut gérer

La meilleure façon de voir une réceptionniste IA est de la considérer comme une junior bien briefée à l’accueil : elle a lu toutes les politiques que vous avez mises par écrit et ne perd jamais son calme un samedi. Elle répond à partir des informations que vous lui avez données et réserve dans l’agenda en respectant les règles définies. Voici ce qu’elle couvre avec Klugon.

Répondre au téléphone, sur WhatsApp, Instagram et votre site

La réceptionniste téléphonique IA de Klugon répond aux appels entrants sur un numéro vers lequel vous transférez la ligne de votre salon, à toute heure où votre forfait est actif. Le même assistant peut répondre sur WhatsApp, dans les messages privés Instagram, sur Facebook Messenger et dans une fenêtre de chat sur votre site. Une cliente reçoit ainsi la même réponse sur le prix de votre balayage, quel que soit le canal utilisé. Tous les appels et messages arrivent dans une seule boîte de réception de votre tableau de bord.

Elle répond en anglais, allemand, français, espagnol, italien, portugais, néerlandais, japonais et arabe. Si votre secteur compte beaucoup de personnes hispanophones ou arabophones, cela peut à lui seul justifier son utilisation.

Donner les prix à partir de votre grille tarifaire

Vous fournissez à l’assistant vos prestations et vos prix en les saisissant, en collant un texte ou en important votre grille tarifaire sous forme de document PDF ou Word. Il peut également lire la page d’accueil de votre site et quelques pages importantes. Il s’appuie ensuite sur ces informations, notamment pour les tarifs « à partir de » et les conditions associées. Si votre grille indique que les cheveux longs ou épais coûtent plus cher, il le précisera. Si une prestation nécessite une consultation avant de confirmer le prix, il l’expliquera et proposera de réserver cette consultation.

Réserver la bonne prestation, la bonne durée et la bonne personne

Klugon dispose d’un calendrier de réservation intégré. Vous définissez vos horaires d’ouverture, la durée de chaque prestation, les membres de l’équipe qui réalisent chaque prestation, le temps de battement après les rendez-vous, le délai minimum nécessaire et l’horizon de réservation autorisé. Lorsqu’une cliente demande une coupe et une couleur avec Jess, l’assistant ne consulte que les disponibilités de Jess pour trouver un créneau suffisamment long et ne la réserve pas deux fois. Si la cliente répond « n’importe qui », il peut proposer la personne disponible. La réservation est ajoutée à votre liste de réservations Klugon et la cliente reçoit une référence dans la même conversation. Vous trouverez plus de détails sur le fonctionnement des réservations dans la page réservation de rendez-vous par IA.

Dans le chat, sur WhatsApp ou sur Instagram, il peut déplacer un rendez-vous à un nouvel horaire ou l’annuler. Au téléphone, il peut réserver et annuler, mais ne dispose pas d’une fonction de déplacement en une étape. Pour les personnes qui veulent modifier leur rendez-vous, écrivez dans les instructions de l’assistant comment vous souhaitez gérer ce cas, puis testez-le.

Expliquer vos règles de test cutané et de consultation

C’est ici qu’une réceptionniste IA devient particulièrement utile dans un salon de coloration. Vous écrivez votre règle une seule fois, par exemple : « Les nouvelles clientes couleur et toute personne qui n’a pas fait de coloration chez nous depuis six mois doivent effectuer un test cutané au moins 48 heures avant le rendez-vous. » L’assistant applique ensuite cette règle dans la conversation. Il pose la bonne question, explique pourquoi le test est nécessaire et peut réserver le test comme une courte prestation distincte avant le rendez-vous couleur. Il n’oubliera pas de le demander un samedi chargé.

Deux points de vigilance. La règle se trouve dans vos instructions et vos connaissances, pas dans une vérification de réservation codée en dur. Testez-la donc avant la mise en ligne et surveillez les premières semaines de réservations couleur. Par ailleurs, l’assistant ne doit jamais décider si une personne peut sans danger recevoir une coloration. Cette décision vous revient, au salon.

Gérer les questions du quotidien

Le stationnement, les prestations sans rendez-vous, les bons cadeaux, les produits que vous avez en stock, les tarifs enfants, l’accessibilité et l’ouverture les jours fériés proviennent des informations que vous avez fournies. Si une question reste sans réponse, l’assistant le dit et vous signale la conversation au lieu d’inventer. La page Insights du tableau de bord répertorie les « questions sans bonne réponse » et vous indique ce que vous pouvez ajouter ensuite.

Recueillir les informations pour les demandes qu’il ne doit pas réserver

Pour les groupes de mariage, les corrections de couleur et les extensions, vous voudrez probablement parler vous-même à la cliente. L’assistant peut recueillir ses informations (nom, numéro, date, nombre de personnes et demande) et les enregistrer comme prospect, puis vous signaler le dossier. Vous la rappelez entre deux clientes.

Ce qu’il doit vous transmettre

Chaque salon reçoit des demandes qui nécessitent l’intervention d’une personne. L’objectif d’une bonne configuration est de définir clairement lesquelles et de vous assurer qu’elles vous parviennent.

Fonctionnement du transfert avec Klugon

Lorsqu’une conversation nécessite votre intervention, l’assistant la marque comme nécessitant une personne. Elle apparaît dans votre boîte de réception avec une bannière « Nécessite une personne ». Si vous avez connecté Slack ou Zapier, une notification y est également envoyée. L’assistant ne transfère pas l’appel vers votre mobile et ne peut pas mettre l’appelant en attente pendant qu’il vous cherche. Au téléphone, il indique qu’une personne du salon le rappellera et recueille ses coordonnées. Sur WhatsApp, Instagram et Messenger, vous pouvez répondre à la cliente depuis la boîte de réception Klugon, dans la fenêtre de messagerie de 24 heures de Meta. Pour les appels et le chat du site, vous rappelez ou recontactez vous-même la cliente.

À savoir : le signalement d’une conversation n’empêche pas l’assistant de répondre. Si la cliente continue à envoyer des messages, il continue de répondre. La plupart des salons l’acceptent volontiers, mais il est important de le savoir avant de compter dessus.

Les appels que l’IA ne doit jamais gérer seule

• Réactions et blessures. Une cliente qui dit que son cuir chevelu brûle ou que ses yeux gonflent après des extensions de cils a besoin de conseils médicaux, pas d’une réponse basée sur la politique du salon. Écrivez une instruction demandant à l’assistant de donner votre message de sécurité habituel (en cas de gonflement des lèvres, de la bouche ou de la gorge, ou de difficultés à respirer, appeler le 999, comme le recommande le NHS) et de signaler immédiatement la conversation. Ne le laissez pas rassurer la cliente ni poser un diagnostic.
• Réclamations et remboursements. Une cliente mécontente de sa couleur veut être entendue par la personne qui l’a réalisée ou par vous. L’assistant doit l’écouter, recueillir les informations et signaler la conversation. Il ne doit pas proposer une correction gratuite ni un remboursement, sauf si vous avez écrit précisément dans quels cas vous le faites.
• Frais d’annulation et litiges. Quelle que soit votre politique, son application nécessite une conversation avec une personne.
• Corrections de couleur et grands changements. « J’ai fait une coloration noire en boîte et je veux devenir blonde platine » nécessite une consultation avec un coloriste. L’assistant réserve la consultation, mais n’annonce pas de prix.
• Questions médicales en esthétique et au spa. Grossesse, médicaments, problèmes cutanés et opération récente. Dans une clinique esthétique, la liste est plus longue et les règles plus strictes ; consultez la section conformité ci-dessous.
• Tout ce qui concerne la sécurité d’un enfant ou une cliente en détresse. Signalez la conversation et laissez une personne décider.

Exemples de conversations

Ces exemples ont été rédigés pour cette page. Les entreprises et les personnes sont fictives. Ils montrent le type d’échange que vous pouvez configurer, pas des appels réels.

Exemple d’appel : une nouvelle cliente couleur

Exemple d’appel téléphonique. Le salon « Larch and Lime Hair » est fictif. Il est 11 h 45 un samedi et toutes les coiffeuses sont avec des clientes.

IA : Bonjour, merci d’appeler Larch and Lime Hair. Comment puis-je vous aider aujourd’hui ?

Appelante : Bonjour, j’aimerais réserver un balayage, idéalement avec Priya. Je ne suis encore jamais venue chez vous.

IA : Très bien, Priya réalise beaucoup de nos balayages. Le tarif est à partir de £120 et la prestation dure environ trois heures, toner compris. Le prix final dépend de la longueur et de l’épaisseur des cheveux ; Priya le confirmera lorsqu’elle les verra. Avant une coloration, nous demandons aux nouvelles clientes d’effectuer un test cutané rapide au moins 48 heures à l’avance. Il dure environ dix minutes. Est-ce que cela vous conviendrait ?

Appelante : D’accord. Je ne peux pas vraiment venir deux fois cette semaine.

IA : Je comprends. Le test peut être réalisé n’importe quel jour où nous sommes ouverts, par n’importe quel membre de l’équipe ; il n’a donc pas besoin d’être fait avec Priya. Les prochains créneaux de balayage de Priya sont jeudi à 10 h ou samedi prochain à 9 h 30. Si vous choisissez samedi prochain, vous pouvez passer faire le test à n’importe quel moment de mardi à jeudi cette semaine.

Appelante : Samedi prochain me convient. Puis-je faire le test mercredi après le travail ?

IA : Nous sommes ouverts jusqu’à 19 h mercredi et j’ai un créneau libre à 17 h 45 pour le test cutané. Dois-je réserver ce créneau ainsi que le balayage avec Priya samedi prochain à 9 h 30 ?

Appelante : Oui, s’il vous plaît.

IA : Puis-je avoir votre nom et votre numéro de mobile ?

Appelante : Hannah Webb, 07700 900123.

IA : Merci, Hannah. Vous avez rendez-vous pour un test cutané mercredi à 17 h 45 et pour un balayage avec Priya samedi prochain à 9 h 30. Votre référence est LL-4821. Si vous devez modifier l’un des deux rendez-vous, appelez-nous ou envoyez-nous un message. Puis-je faire autre chose pour vous ?

Appelante : Y a-t-il un parking ?

IA : Il y a un parking payant derrière le salon, sur Mill Lane. Il est gratuit après 18 h en semaine ; il sera donc gratuit pour votre test mercredi.

Ce qui s’est passé : deux réservations dans le bon ordre, avec la bonne personne pour la couleur et n’importe quel membre de l’équipe pour le test, toutes deux dans le calendrier Klugon du salon. Ce qui ne s’est pas passé : aucun acompte n’a été pris et aucun rappel ne sera envoyé automatiquement. Si votre salon demande un acompte pour les prestations couleur, l’assistant expliquera plutôt votre règle d’acompte et enverra à la cliente le lien de réservation Fresha ou Booksy (voir la section configuration).

Exemple de message Instagram : une question esthétique à transmettre

Exemple de conversation Instagram. La clinique « Fern Street Skin » est fictive. Il est 22 h 10 un mardi.

Cliente : bonjour vous faites les injections antirides ? combien pour le front. et j’allaite est-ce que c’est possible

IA : Bonjour, merci pour votre message. Les traitements des rides et ridules chez Fern Street Skin commencent toujours par une consultation avec notre infirmière habilitée à prescrire, Claire. Elle examinera vos antécédents médicaux et déterminera si le traitement vous convient. Nous ne pouvons pas répondre par message aux questions concernant l’allaitement ni à aucune question médicale. J’ai donc transmis votre question à Claire, qui vous répondra ici.

Cliente : d’accord combien coûte la consultation

IA : Les consultations coûtent £25 et durent 30 minutes. Claire est disponible jeudi à 16 h 30 ou samedi à 10 h. Souhaitez-vous l’un de ces créneaux ?

Cliente : samedi

IA : Votre consultation avec Claire est réservée samedi à 10 h, sous la référence FS-2207. Claire répondra également à votre question ici avant le rendez-vous. Puis-je faire autre chose pour vous ?

Ce qui s’est passé : l’assistant n’a pas cité le nom d’un traitement soumis à prescription, n’a pas donné de prix pour des injections et n’a pas répondu à la question médicale. Il a réservé la consultation et signalé la conversation. Claire voit une bannière « Nécessite une personne » dans la boîte de réception et répond sur Instagram le lendemain matin, dans la fenêtre de 24 heures de Meta.

Checklist de configuration pour un salon

Vous pouvez créer un compte et tester un assistant dans votre navigateur le jour même. La mise en ligne de votre ligne téléphonique et de vos comptes sociaux prend plus de temps, principalement à cause des étapes de configuration de Meta et du fait que les numéros de téléphone ne peuvent être ajoutés qu’une fois l’essai gratuit terminé. Voici l’ordre que nous suivrions.

1. Décidez où vos réservations seront enregistrées

C’est la décision la plus importante : commencez par elle. Klugon réserve dans son propre calendrier intégré. Il ne réserve pas dans Fresha, Booksy, Phorest ni dans aucun autre logiciel de salon, et ne se synchronise pas avec eux. Trois configurations sont possibles.

• Klugon comme agenda de réservation. La solution la plus simple pour un petit salon, une thérapeute mobile ou une nouvelle entreprise sans logiciel de salon. Toutes les réservations, celles de l’IA comme les vôtres, figurent dans la liste des réservations Klugon.
• Klugon pour certaines prestations et votre logiciel de salon pour les autres. Par exemple, l’IA réserve les tests cutanés et les consultations dans Klugon, tandis que les rendez-vous couleur restent dans votre système actuel. Il faut alors être rigoureux sur le calendrier de référence pour chaque membre de l’équipe.
• Klugon répond et votre logiciel de salon réserve. L’assistant répond aux questions sur les prix, les règles et les disponibilités. Sur WhatsApp, Instagram et le chat du site, il partage votre lien de réservation Fresha ou Booksy depuis sa bibliothèque de liens. Au téléphone, il ne peut pas envoyer de lien (il n’y a pas de SMS), alors il recueille les coordonnées de la cliente et vous signale qu’il faut la rappeler. Les acomptes et les rappels restent ainsi dans le système qui les gère déjà.

Si vous comparez les logiciels de réservation dans leur ensemble, nos pages sur les alternatives à Fresha et les alternatives à Booksy expliquent dans quels cas chacun est le meilleur choix.

2. Connectez un calendrier si vous en utilisez un

Avec les forfaits Business et supérieurs, Klugon peut également consulter un calendrier Google, Outlook ou Apple pour vérifier les périodes occupées et ajouter des événements grâce à ses outils de calendrier. Il peut aussi envoyer un lien Calendly. Pour Google Calendar, vous devez coller une clé de compte de service et l’identifiant du calendrier, puis partager le calendrier avec ce compte de service. Il ne s’agit pas d’une synchronisation bidirectionnelle automatique : la réservation principale est toujours enregistrée dans le calendrier Klugon. Considérez donc le calendrier externe comme une vérification supplémentaire, pas comme votre agenda principal.

3. Ajoutez les prestations, les durées et l’équipe

• Chaque prestation, avec sa durée réelle, temps de pose compris. Une tête complète de mèches ne dure pas aussi longtemps qu’une demi-tête.
• Les membres de l’équipe qui réalisent chaque prestation. Si seules deux personnes font les extensions, indiquez-le.
• Des prestations courtes pour les tests cutanés et les consultations, afin de pouvoir les réserver séparément.
• Un temps de battement après les rendez-vous si vous avez besoin de nettoyer et de préparer le poste.
• Le délai minimum (60 minutes par défaut) et la durée pendant laquelle les clientes peuvent réserver à l’avance.
• Les dates de fermeture pour les jours fériés et les journées de formation.

4. Mettez vos règles par écrit

• La règle de test cutané, en une ou deux phrases que l’assistant peut répéter.
• La politique d’annulation et de retard.
• La règle concernant les acomptes, si vous en demandez un, et l’endroit où la cliente doit le payer.
• Les règles pour les enfants et les prestations sans rendez-vous, ainsi que la procédure lorsqu’une cliente est en retard.
• Votre liste de situations à transmettre, présentée dans la section précédente.

Collez ces informations sous forme de texte ou importez un document. Importez également votre grille tarifaire. Les PDF numérisés sous forme d’image ne peuvent pas être lus. Utilisez donc un PDF contenant du vrai texte, un fichier Word ou collez directement le contenu.

5. Rédigez le message d’accueil

Le message d’accueil par défaut est « Bonjour ! Merci d’appeler », suivi du nom de votre entreprise. Nous vous conseillons d’écrire votre propre message en précisant que l’appelant échange avec l’assistant IA du salon. C’est transparent et les clientes qui préfèrent parler à une personne savent qu’elles peuvent le demander.

6. Testez dans le navigateur

Pendant l’essai gratuit de 7 jours, vous pouvez parler à votre assistant dans le navigateur et discuter avec lui. Essayez de le mettre en difficulté : demandez une couleur sans test cutané, demandez Jess un jour où elle ne travaille pas, posez une question sur une réaction. Corrigez les instructions jusqu’à obtenir le comportement souhaité.

7. Connectez vos canaux

• Site web : collez une balise script avant la balise body fermante de votre site. Cela fonctionne avec tout éditeur de site qui permet d’ajouter du code.
• WhatsApp : connectez votre numéro WhatsApp Business via la Cloud API de Meta. Vous aurez besoin d’une application Meta, d’un identifiant de numéro de téléphone et d’un jeton d’accès. Consultez la page chatbot IA WhatsApp pour connaître les étapes.
• Instagram : associez un compte Instagram professionnel à une Page Facebook et connectez-les. Meta doit approuver l’autorisation de messagerie avant que le public puisse écrire à l’assistant.
• Téléphone : une fois l’essai terminé, obtenez un numéro Klugon et transférez votre ligne de salon vers celui-ci. Vous gardez votre numéro existant : aucun portage n’est nécessaire. Notre guide sur la conservation de votre numéro avec le transfert d’appel présente les différentes options.

8. Indiquez à l’équipe où regarder

Décidez qui consulte la boîte de réception et à quels moments. Connectez Slack ou Zapier si vous souhaitez recevoir une notification pour les nouvelles réservations et les transferts ; Klugon n’envoie pas de notifications par e-mail ou par téléphone au salon.

Combien ça coûte

Klugon propose trois produits, facturés en dollars américains. Vous ne payez que ceux que vous utilisez. Tous proposent un essai gratuit de 7 jours ; une carte bancaire est requise et sera débitée à la fin de l’essai, sauf annulation. La facturation annuelle est 20 % moins chère. Tous les détails figurent sur la page des tarifs.

Options supplémentaires : un numéro de téléphone coûte $9 par mois, un numéro WhatsApp connecté coûte $19 par mois et les minutes vocales supplémentaires coûtent $15 par tranche de 100 minutes entamée. La connexion de Google Calendar, Outlook, Apple Calendar ou Slack nécessite le niveau Business pour le produit vocal ou social.

Exemple pour un salon de quatre fauteuils

Ces hypothèses servent uniquement à illustrer le calcul et ne proviennent pas de salons réels. Modifiez les chiffres selon votre situation.

• Le salon est ouvert cinq jours par semaine, environ 22 jours par mois.
• Le téléphone sonne 20 fois par jour et la durée moyenne d’un appel est de 2 minutes. Cela représente environ 40 minutes par jour, soit environ 880 minutes par mois.
• Environ 150 conversations avec des clientes arrivent chaque mois via WhatsApp et Instagram.
• Le salon veut le téléphone, WhatsApp et Instagram, utilise le calendrier Klugon et n’a pas besoin de Slack.

Cette configuration correspond au forfait vocal Starter ($99) avec un numéro ($9), plus le forfait social Starter ($79) avec un numéro WhatsApp ($19). Le total est de $206 par mois, ou $170 par mois avec une facturation annuelle. En prenant 1,30 $ pour une livre sterling dans cet exemple (vérifiez le taux actuel), cela représente environ £158 par mois.

Comparaison avec une réceptionniste à temps partiel

Le salaire minimum national britannique pour les travailleurs de 21 ans et plus est de £12,71 de l’heure à partir d’avril 2026, selon les taux du salaire minimum sur GOV.UK. Une réceptionniste payée à ce taux pour 25 heures par semaine coûte environ £318 par semaine, soit environ £1 377 par mois, avant les cotisations patronales d’assurance nationale, la retraite et le remplacement pendant les congés. Une bonne réceptionniste fait bien plus que répondre au téléphone, de l’accueil des clientes à la vente de produits. Ce n’est donc pas un argument pour en remplacer une. Il s’agit d’une comparaison pour les salons qui n’en ont pas et perdent des appels à cause de cela, ainsi que pour les soirs et les dimanches où personne n’est à l’accueil.

Comparaison avec les appels manqués

Supposons que vous manquiez 6 appels par semaine lorsque toute l’équipe est avec des clientes, que 1 appelante sur 3 aurait réservé et que la première visite moyenne rapporte £60. Cela représente 2 réservations par semaine, soit environ £520 par mois en premières visites, sans compter la cliente couleur qui revient toutes les huit semaines. Si l’assistant en récupère ne serait-ce qu’une partie, il aura couvert son coût. Suivez vos propres chiffres plutôt que de nous croire sur parole : la page Analytics affiche les réservations effectuées par l’assistant, les appels pris en charge, les heures les plus chargées et le nombre de conversations gérées sans intervention humaine.

Règles et conformité pour les salons

Ceci ne constitue pas un conseil juridique et les règles diffèrent entre l’Angleterre, l’Écosse, le pays de Galles et l’Irlande du Nord. Voici les principaux points à prendre en compte lorsqu’une IA échange avec vos clientes.

Tests cutanés et informations sur les allergies

Votre politique de test cutané vous appartient. Elle suit généralement les instructions du fabricant de la coloration et les exigences de votre assureur. Le NHS recommande d’effectuer le test au moins 48 heures avant l’utilisation et indique que les réactions peuvent apparaître jusqu’à 72 heures plus tard. Configurez l’assistant pour qu’il pose la question et explique la règle, mais gardez la décision concernant l’autorisation d’une coloration au salon, prise par une personne formée qui examine le test.

Données des clientes et informations de santé

Les salons recueillent plus de données personnelles qu’ils ne le pensent : allergies, problèmes cutanés, grossesse et médicaments en esthétique. Selon le RGPD britannique, les informations concernant la santé d’une personne constituent une catégorie particulière de données, soumise à des conditions supplémentaires ; le guide de l’ICO sur les données de catégorie particulière les explique. Notre conseil est simple : ne demandez pas à l’assistant de recueillir des informations de santé. Faites-lui réserver la consultation ou le test et laissez les questions médicales à votre formulaire de consultation. Demandez-lui également de ne pas solliciter de numéros de carte bancaire ; Klugon ne prend pas les paiements par téléphone.

Klugon est exploité par une entreprise allemande soumise au RGPD. Certains services utilisés sont situés aux États-Unis, avec des transferts couverts par des clauses contractuelles types, comme indiqué dans la politique de confidentialité. Vous pouvez exporter vos réservations, vos clients et vos conversations au format CSV et supprimer des fiches individuelles ; l’effacement complet d’un compte se fait sur demande par e-mail.

Médecine esthétique et injections

Deux ensembles de règles sont importants ici. Premièrement, la toxine botulique est un médicament soumis à prescription, et l’avis d’exécution de l’ASA sur la publicité du Botox indique qu’il ne peut pas être annoncé au public, y compris sur les réseaux sociaux. Un assistant IA qui répond sur Instagram fait partie de votre marketing. Rédigez donc ses instructions pour qu’il parle de consultations concernant les rides et ridules, sans citer le produit par son nom, et qu’il ne donne jamais de tarifs ou d’offres pour des injections. Deuxièmement, le gouvernement a annoncé en août 2025 que le Botox et les produits de comblement seraient soumis à un nouveau système de licence des autorités locales en Angleterre, les actes présentant le plus de risques étant réservés aux établissements enregistrés auprès de la CQC. Vérifiez la situation actuelle auprès de votre autorité locale et assurez-vous que l’assistant ne laisse jamais entendre qu’un traitement convient à une personne avant une consultation.

Informer les clientes qu’elles parlent à une IA

Le message d’accueil par défaut de Klugon ne précise pas qu’il s’agit d’une IA. Nous vous recommandons de le modifier pour l’indiquer. Les clientes finiront par le savoir et il vaut mieux que l’information vienne de vous.

Trouvez la page consacrée à votre type de salon

Tout ce qui précède s’applique à l’ensemble du secteur, mais les détails diffèrent beaucoup entre un barbershop et une clinique esthétique. Chacune de ces pages approfondit un type d’activité, avec ses propres exemples de conversations et de configuration.

Salons de coiffure

La couleur est au cœur de l’activité : tests cutanés, consultations pour les grands changements, longues prestations qui nécessitent le bon créneau dans l’agenda d’une coiffeuse et clientes qui ne veulent voir qu’une seule personne. La page réceptionniste IA pour salon de coiffure présente les réservations couleur, les essais coiffure de mariage et l’affluence du samedi.

Barbershops

Des rendez-vous plus courts, davantage de clients sans rendez-vous et beaucoup de questions du type « Quel est le temps d’attente ? » De nombreux barbiers combinent fauteuils sur réservation et sans rendez-vous. La page réceptionniste IA pour barbershop traite des questions de file d’attente, des habitués qui veulent le même barbier toutes les trois semaines et des demandes de réservation tard le soir.

Salons de manucure

Des messages privés le soir avec des photos de référence, des questions sur le BIAB, le gel et l’acrylique, les remplissages par rapport aux nouvelles poses et la dépose de produits réalisés dans d’autres salons. La page réceptionniste IA pour salon d’onglerie explique comment tarifer et chronométrer ces prestations afin que l’assistant réserve la bonne durée.

Instituts de beauté

Extensions de cils, sourcils, épilation et soins du visage, souvent réalisés par une ou deux thérapeutes toujours en pleine prestation. Les teintures de cils et de sourcils nécessitent généralement aussi un test cutané. La page réceptionniste IA pour institut de beauté présente les configurations des petits instituts où Klugon est souvent le seul agenda.

Spas et massages

Soins en couple, forfaits, bons cadeaux et nombreuses questions sur les équipements et les affaires à apporter. Les spas reçoivent aussi davantage de questions de santé (massage prénatal, tension artérielle et opération récente). La page réceptionniste IA pour spa explique comment réserver des salles jumelées et quelles questions vous transmettre.

Cliniques esthétiques

C’est l’activité la plus réglementée du groupe : traitements soumis à prescription, règles publicitaires, antécédents médicaux et consultations avant toute réservation. La page réceptionniste IA pour clinique esthétique explique ce que l’assistant peut dire, ce qu’il doit éviter et comment garder les données de santé hors des conversations.

Comment savoir si cela fonctionne

Laissez-lui un mois, puis examinez quatre éléments dans le tableau de bord.

• Les réservations effectuées par l’assistant, et le fait qu’elles aient la bonne durée avec la bonne personne. Vérifiez-en dix au hasard.
• Les conversations gérées sans intervention humaine. S’il en signale trop, il lui manque des informations. S’il en signale trop peu, vérifiez qu’il ne répond pas à des questions qu’il devrait vous transmettre.
• Les heures les plus chargées. Vous découvrirez probablement un ensemble de messages du soir et d’appels du samedi que vous ne saviez pas manquer.
• Les questions sans bonne réponse. Chacune correspond à une information à ajouter à vos connaissances.

Écoutez ensuite ce que les clientes disent au fauteuil. Si les habituées mentionnent qu’elles ont réservé « avec le bot » et que tout s’est bien passé, c’est le meilleur indicateur qui soit.

Absences, rappels et acomptes

Cette question mérite sa propre section, car c’est l’un des points forts de nombreux logiciels de salon et un domaine dans lequel Klugon ne fait volontairement aucune promesse. Klugon n’envoie pas de rappels de rendez-vous, d’e-mails ou de SMS de confirmation, et ne prend pas d’acomptes ni de frais d’absence. La seule confirmation reçue par la cliente est la référence affichée dans la conversation.

Si les absences vous posent problème, gardez vos rappels et vos acomptes dans l’outil qui les gère déjà, souvent Fresha ou Booksy pour de nombreux salons, et utilisez l’assistant pour répondre aux demandes et les orienter vers ce système. Si vous utilisez uniquement le calendrier Klugon, vous devrez trouver un autre moyen de rappeler les rendez-vous, même s’il s’agit d’un simple message envoyé la veille. Notre guide sur la réduction des absences dans un salon présente des options qui ne dépendent d’aucun logiciel particulier. Vous pouvez également voir comment cela s’intègre au reste de la réceptionniste IA de Klugon sur la page d’accueil.

Si vous dirigez un salon, la promesse honnête est simple : le téléphone et les messages sont pris en charge pendant que vos mains sont occupées, les réservations arrivent dans la bonne colonne et les conversations difficiles vous sont transmises.

Questions fréquentes

Une réceptionniste IA peut-elle réserver des rendez-vous dans un salon ?

Oui. Klugon réserve dans son calendrier intégré en utilisant vos horaires d’ouverture, la durée des prestations et les membres de l’équipe qui les réalisent, par téléphone, WhatsApp, Instagram, Messenger et chat sur le site. Chaque cliente reçoit une référence de réservation dans la conversation.

Réserve-t-elle directement dans Fresha ou Booksy ?

Non. Klugon ne s’intègre pas à Fresha, Booksy ni aux autres logiciels de salon. Vous pouvez utiliser le calendrier Klugon, répartir les prestations entre les deux systèmes ou demander à l’assistant de répondre aux questions et de partager votre lien Fresha ou Booksy dans les messages.

Demandera-t-elle un test cutané avant une coloration ?

Oui, si vous le lui demandez. Vous écrivez votre règle de test cutané dans ses instructions. L’assistant pose alors la question, explique la règle et peut réserver le test comme une courte prestation distincte. Testez cette fonction avant la mise en ligne, car la règle est appliquée dans la conversation et non imposée par le calendrier.

Peut-elle réserver une cliente avec sa coiffeuse habituelle ?

Oui. Si vous associez les membres de l’équipe aux prestations, l’assistant vérifie les disponibilités de la personne concernée et ne la réserve pas deux fois. Si la cliente accepte n’importe qui, il peut proposer la personne disponible.

Envoie-t-elle des rappels ou prend-elle des acomptes ?

Non. Klugon n’envoie pas de rappels ni de confirmations par SMS ou par e-mail, et ne prend pas d’acomptes ni de frais d’absence. Si vous en avez besoin, gardez ces fonctions dans votre logiciel de salon et demandez à l’assistant d’y orienter les clientes.

Peut-elle me transférer un appel ?

Non. Elle ne peut pas mettre l’appelant en relation avec une personne. Lorsqu’un appel nécessite votre intervention, elle recueille les coordonnées de la cliente, lui indique qu’une personne la rappellera et signale la conversation dans votre boîte de réception ainsi que dans Slack ou Zapier si vous les avez connectés.

Peut-elle répondre aux messages Instagram et WhatsApp ?

Oui, après leur connexion via Meta. WhatsApp nécessite un numéro WhatsApp Business sur la Cloud API de Meta. Instagram nécessite un compte professionnel associé à une Page Facebook, et Meta doit approuver l’autorisation de messagerie avant que le public puisse l’utiliser.

Puis-je conserver le numéro de téléphone de mon salon ?

Oui. Vous transférez votre numéro existant vers un numéro Klugon, qui coûte $9 par mois. Les numéros peuvent être ajoutés une fois l’essai gratuit terminé ; pendant l’essai, vous testez l’assistant dans le navigateur.

Est-elle adaptée à une clinique esthétique ?

Elle peut gérer les demandes et réserver des consultations, mais elle ne doit pas répondre aux questions médicales, décider si une personne peut recevoir un traitement ni promouvoir des médicaments soumis à prescription. Configurez-la pour réserver des consultations et transmettre toutes les questions cliniques à votre praticien.

Que se passe-t-il si une cliente signale une réaction ?

L’assistant doit donner votre message de sécurité habituel, notamment recommander d’appeler le 999 en cas de gonflement des lèvres, de la bouche ou de la gorge, ou de difficultés à respirer, puis vous signaler immédiatement la conversation. Il ne doit ni poser de diagnostic ni rassurer la cliente. Ajoutez cette instruction avant la mise en ligne.