AI-salesassistent voor vragen van kleine bedrijven

De meeste kleine bedrijven verliezen geen verkopen omdat het product niet goed is. Ze verliezen ze in de tijd tussen een vraag en een antwoord. Om 22.00 uur komt er op Instagram een bericht over een tuinkamer binnen. Een beller wil weten of je een bepaald onderdeel op voorraad hebt, krijgt je voicemail en belt de volgende winkel. Een bezoeker van je website heeft drie vragen over je pakketten, vindt de antwoorden niet en sluit het tabblad.

Een AI-salesassistent dicht dat gat. Hij beantwoordt koopvragen op basis van je eigen product- en service-informatie, stelt de vragen die jij zou stellen om te bepalen of een aanvraag je tijd waard is en bewaart de gegevens van de persoon, zodat je goed kunt opvolgen. Klugon doet dit via je websitechat, telefoon en messagingapps en legt elke aanvraag als lead vast in een ingebouwde CRM.

Op deze pagina lees je hoe leadkwalificatie in de praktijk werkt, wat er wordt vastgelegd en waar het terechtkomt, hoe de AI vragen over producten en diensten beantwoordt en wat hij duidelijk niet doet. Dat laatste is belangrijk. Een salesassistent die te veel belooft, of waarvan je denkt dat hij opvolging doet terwijl dat niet zo is, kost je meer dan hij oplevert.

Wat een AI-salesassistent in Klugon doet

Klugon is geen afzonderlijk salesproduct. Het is dezelfde AI-receptionist die je telefoontjes en chats beantwoordt, met een aantal ingeschakelde vaardigheden die hem nuttig maken voor verkoop.

Het werkt via deze kanalen:

• Websitechat, via de AI-chatbot voor je website, die je met één script-tag aan elke website toevoegt.
• Telefoon, via de AI-spraakagent, die producten kan zoeken, vragen op basis van je kennisbank kan beantwoorden en leads tijdens een gesprek kan vastleggen.
• WhatsApp, via de WhatsApp AI-chatbot, nadat je je WhatsApp Business-account via Meta hebt gekoppeld.
• Instagram en Facebook Messenger, via Instagram DM-automatisering, na de configuratie van Meta.

Alle kanalen gebruiken dezelfde kennisbank en komen samen in één inbox. Een klant die eerst een bericht stuurt via Instagram en daarna belt, krijgt dus dezelfde antwoorden en beide gesprekken staan op dezelfde plek voor jou.

AI-leadkwalificatie: de juiste vragen stellen

Kwalificeren betekent vroeg inschatten of een aanvraag waarschijnlijk leidt tot werk dat je wilt doen. Een goede receptionist doet dat zonder dat de klant het merkt: een paar vriendelijke vragen, in de juiste volgorde, die je vertellen hoe groot de klus is, wanneer die moet gebeuren en of het werk bij je past.

Een AI-salesassistent kan hetzelfde doen, maar alleen als je hem vertelt wat hij moet vragen. Hij weet niet dat een trouwfotograaf eerst de datum nodig heeft, of dat een keukenmonteur de postcode nodig heeft om te bepalen of een offerte de moeite waard is.

Zo stel je het in

In de instellingen van de assistent heb je hiervoor drie hulpmiddelen.

• Aangepaste instructies. Instructies in gewone taal die de AI op elk kanaal volgt. Hier zet je je kwalificatievragen, de volgorde waarin ze moeten worden gesteld en alles wat het gesprek beleefd moet beëindigen (een postcode buiten je werkgebied, een klus die je niet doet).
• Gegevens voor leadregistratie. De gegevens die je wilt verzamelen wanneer een klant interesse toont, zoals naam, telefoonnummer en e-mailadres. De AI vraagt er op een natuurlijke manier naar, één of twee tegelijk, en dringt niet aan. Je kunt ook instellen dat hij eerst een bepaald aantal berichten wacht voordat hij om contactgegevens vraagt, zodat hij niet begint met: 'Wat is je e-mailadres?'
• Koopintentie noteren. Als dit is ingeschakeld, voegt de AI aan elke lead een notitie toe met een inschatting van de hoge, gemiddelde of lage intentie en de reden daarvoor.

De intentienotitie is de interpretatie van de AI van het gesprek, geen score die op basis van gegevens is berekend. Gebruik hem als snelle leidraad om te bepalen welke leads je eerst belt, niet als definitief oordeel.

Kwalificatievragen die werken

Beperk het tot drie tot vijf vragen. Bij meer vragen haken mensen af. Stel eerst de vraag die mensen uitsluit, zodat geen van jullie tijd verspilt.

Een klusbedrijf (keukens, badkamers, aanbouw):

1. Wat voor klus is het en hoe groot is die ongeveer?
2. Wat is de postcode? (Sluit klussen buiten je werkgebied uit.)
3. Wanneer wil je het laten uitvoeren?
4. Is de woning je eigendom, of moet de verhuurder akkoord gaan?
5. Wat is de beste naam en het beste nummer voor een inspectie?

Een trouw- of evenementenfotograaf:

1. Wat is de datum? (Sluit data waarop je al bent geboekt uit.)
2. Waar is de locatie?
3. Om hoeveel gasten gaat het ongeveer en welk deel van de dag wil je laten vastleggen?
4. Heb je de pakketten op onze website bekeken en spreekt een daarvan je aan?
5. Naam, e-mailadres en telefoonnummer, zodat we beschikbaarheid kunnen doorgeven.

Een sportschool of fitnessstudio:

1. Waar wil je aan werken?
2. Heb je eerder met een coach of in een groepsles getraind?
3. Welke dagen en tijden komen je goed uit?
4. Wil je een gratis proefles boeken?

Een professioneel dienstverlenend bedrijf (accountants, advocaten, consultants):

1. Waar heb je hulp bij nodig? (Houd het kort; vraag nog niet naar details.)
2. Gaat het om jou persoonlijk of om een bedrijf?
3. Is er een deadline?
4. Naam, e-mailadres en telefoonnummer, zodat de juiste persoon contact kan opnemen.

Houd de AI bij gereguleerd werk ver weg van advies. Hij verzamelt de basisgegevens en geeft de aanvraag door aan een medewerker. Advocaten moeten de AI in het bijzonder instrueren om geen details over de zaak uit te vragen voordat er een belangenconflictcontrole is uitgevoerd. De pagina over professionele dienstverlening gaat hier uitgebreider op in.

De instructies formuleren

Schrijf instructies alsof je een nieuw teamlid op zijn eerste dag uitlegt wat hij moet doen. Bijvoorbeeld:

Specifieke instructies werken beter dan algemene. 'Kwalificeer leads' zegt de AI niets. 'Vraag eerst naar de postcode' wel. Lees voor meer informatie wat je je AI-receptionist moet leren.

Kwalificeren via telefoon en chat

Dezelfde instructies gelden op elk kanaal, maar mensen gedragen zich per kanaal anders. Het loont dus om je aanpak aan te passen.

In een websitechat of op WhatsApp beantwoorden mensen zonder probleem een korte reeks vragen. Ze kunnen ook een e-mailadres typen zonder dat iemand het verkeerd verstaat. Tegelijkertijd verdwijnen ze soms midden in het gesprek. Stel daarom eerst de nuttigste vraag en vraag om contactgegevens voordat het gesprek stilvalt.

Aan de telefoon verwachten bellers dat je vragen stelt, maar lange lijsten voelen als een verhoor. Twee of drie vragen zijn meestal het maximum voordat de beller zelf een antwoord wil. Gesproken gegevens zijn bovendien moeilijker goed te verstaan. Postcodes, e-mailadressen en achternamen worden bij spraakherkenning het vaakst verkeerd verstaan. Laat de AI ze daarom herhalen en vraag tijdens telefoongesprekken liever om een telefoonnummer dan om een e-mailadres.

Op Instagram en Messenger beginnen veel aanvragen met één regel, vaak alleen 'prijs?'. Mensen zijn daar vaak nog aan het rondkijken en niet klaar om te kopen. Een kort, nuttig antwoord met één vervolgvraag werkt meestal beter dan meteen met kwalificatie te beginnen.

Als één kanaal veel belangrijker is voor je verkoop dan de andere, schrijf de instructies dan eerst voor dat kanaal en test ze daar.

Veelgemaakte fouten bij het instellen van kwalificatie

• Te vroeg om contactgegevens vragen. Iemand die net naar de prijs heeft gevraagd en meteen om een e-mailadres wordt gevraagd, haakt vaak af. Beantwoord eerst de vraag en vraag het daarna.
• De prijs verbergen. Als je prijzen publiceert, laat de AI ze dan noemen. Een richtprijs weigeren totdat iemand zijn nummer geeft, schrikt meer mensen af dan het oplevert.
• Geen uitweg bieden. Vertel de AI wat hij moet zeggen als iemand niet bij je past: een klus die je niet doet, een gebied waar je niet werkt of een budget dat ver onder je minimum ligt. Een beleefd 'dat doen we niet' bespaart beide kanten tijd.
• Te veel vragen stellen. Vijf vragen zijn er veel. Kun je maar iets met drie antwoorden doen, stel dan drie vragen.
• Notities overslaan. Als de antwoorden niet in de notities van de lead staan, stelt je team bij het terugbellen dezelfde vragen opnieuw. Zet precies in de instructies wat in de notities moet komen.

Vragen over producten en diensten beantwoorden

Kopers vragen steeds dezelfde dingen. Wat zit erbij? Is het op voorraad? Hoe lang duurt het? Is het verkrijgbaar in blauw? Wat is het verschil tussen de twee pakketten? Elk antwoord dat je om 22.00 uur geeft, is één reden minder om ergens anders heen te gaan.

Waar de antwoorden vandaan komen

De AI gebruikt drie bronnen.

• Je productcatalogus. Producten voeg je handmatig toe in het dashboard, met namen, beschrijvingen, prijzen en afbeeldingen. De AI doorzoekt ze in chats en telefoongesprekken. Er is geen import uit een spreadsheet en geen synchronisatie met een webshop, dus je houdt de catalogus zelf up-to-date. Je kunt hem exporteren als CSV.
• Je diensten. De diensten die je voor boekingen instelt, met hun duur en prijzen.
• Je kennisbank. Documenten die je uploadt (PDF, Word, platte tekst, Markdown of CSV, maximaal 20 MB per bestand), tekst die je plakt, afzonderlijke webpagina's en een scan van de homepage van je website plus maximaal zeven belangrijke pagina's. Gescande PDF's die alleen uit afbeeldingen bestaan, kunnen niet worden gelezen.

Alle assistenten van een bedrijf gebruiken dezelfde kennisbank. Als je een salesassistent op je website en een receptionist op je telefoonlijn gebruikt, geven ze dezelfde antwoorden.

Een geïmporteerde webpagina wordt één keer gelezen. Verander je de prijzen op je website, voeg de pagina dan opnieuw toe, zodat de AI de nieuwe versie gebruikt.

Wat goede antwoorden nodig hebben

De AI kan alleen zo nauwkeurig zijn als de informatie die je geeft. De meest voorkomende hiaten in een salesinstelling zijn:

• Wat wel en niet inbegrepen is. 'Is montage bij de prijs inbegrepen?' heeft een uitgeschreven antwoord nodig.
• Levertijden. 'Hoe lang duurt het voordat jullie kunnen beginnen?' Verandert dit van week tot week, laat de AI dan zeggen dat het varieert en aanbieden om de gegevens te noteren.
• Bezorg- en afhaalgebieden en de kosten daarvan.
• Vergelijkingen tussen je eigen opties. Een korte alinea over voor wie elk pakket bedoeld is, helpt de AI het juiste pakket aan te bevelen.
• Garantie-, retour- en annuleringsvoorwaarden.

Als de AI geen antwoord kan vinden, moet hij dat zeggen en aanbieden om de gegevens van de klant te noteren, niet gokken. Klugon kan niet garanderen dat hij nooit iets verkeerd heeft, dus houd je kennisbank duidelijk en controleer de pagina Inzichten. Daar staan 'vragen zonder goed antwoord' en de meest gestelde vragen van de afgelopen 30 dagen. Dat is een kant-en-klare takenlijst voor wat je moet toevoegen.

Gerelateerde producten voorstellen

Je kunt aanbevelingen inschakelen, zodat de AI gerelateerde producten of diensten uit je catalogus voorstelt. Je bepaalt wanneer hij suggesties doet (bijvoorbeeld na het beantwoorden van een vraag), welk type suggestie de voorkeur krijgt en hoeveel suggesties maximaal worden gedaan. Hij maakt geen bundels en verandert geen prijzen; hij noemt alleen dingen die passen.

Goed uitgevoerd is dit de winkelmedewerker die zegt: 'Daar heb je ook de muurbeugel voor nodig.' Slecht uitgevoerd voelt het opdringerig. Begin met maximaal één suggestie en lees eerst enkele gesprekken voordat je dit uitbreidt.

Een actuele aanbieding noemen

Heb je een actie lopen, dan kun je de assistent één promotiecode en de voorwaarden geven om aan klanten te noemen. In zijn instructies staat dat hij geen andere codes of kortingen mag verzinnen. De code wordt door Klugon nergens automatisch toegepast. Zorg dus dat hij werkt op de plek waar klanten daadwerkelijk betalen.

Leads vastleggen in de ingebouwde CRM van Klugon

Elke lead die de AI vastlegt, komt automatisch in de eigen CRM van Klugon terecht. Dit is het onderdeel van de AI-salesassistent dat een gesprek omzet in iets waar je team mee aan de slag kan.

Wat wordt vastgelegd

Wanneer de AI een lead opslaat, legt hij het volgende vast:

• de naam van de persoon
• het e-mailadres en telefoonnummer dat de persoon heeft gegeven
• waarin de persoon geïnteresseerd is, zoals een boeking, product of algemene vraag
• via welk kanaal de aanvraag kwam
• notities, waaronder de antwoorden op je kwalificatievragen en de notitie over koopintentie als die is ingeschakeld
• of de persoon akkoord is gegaan met marketing, alleen wanneer die dat expliciet heeft gezegd

Het volledige gesprek blijft ernaast in je inbox staan.

De pagina Leads

Leads verschijnen op de pagina Leads. Elke lead heeft een status: nieuw, gecontacteerd, geconverteerd of verloren. Vanaf daar kun je:

• een lead tijdens de opvolging door deze statussen verplaatsen
• een lead converteren naar een klant
• leads exporteren als CSV
• een lead verwijderen

De lijst Klanten toont je klanten, met totalen die zijn berekend op basis van hun boekingen en bestellingen. Ook deze lijst kun je exporteren als CSV.

De CRM bevat ook notities en opvolgtaken. Een opvolgtaak is een interne herinnering voor je team, een actiepunt. Er wordt niets naar de klant gestuurd.

Leads snel bij de juiste persoon krijgen

Een lead die tot maandag ongelezen blijft, is nauwelijks beter dan geen lead. Snelheid is belangrijk: in een artikel uit 2011 van Harvard Business Review over de korte levensduur van online salesleads schreven James Oldroyd, Kristina McElheran en David Elkington dat 'de meeste bedrijven bij lange na niet snel genoeg reageren'. De AI antwoordt direct; het is jouw taak om ervoor te zorgen dat iemand kort daarna opvolgt.

Klugon kan je team op verschillende manieren automatisch informeren over nieuwe leads, zodra je de koppeling hebt gemaakt:

• Slack. Nieuwe leads, boekingen en overdrachten worden in een kanaal geplaatst. Bekijk de Slack-integratie.
• Zapier. Dezelfde gebeurtenissen gaan naar een Zap, zodat je ze kunt doorsturen naar bijna alles waarmee Zapier verbinding maakt. Bekijk de Zapier-integratie.
• Notion. Voor elke lead wordt een rij toegevoegd aan een Notion-database.
• Mailchimp. De lead wordt toegevoegd aan een doelgroep, waarbij rekening wordt gehouden met marketingtoestemming.

Klugon stuurt geen e-mails of pushmeldingen over nieuwe leads. Gebruikt niemand in je team Slack, dan is Zapier de manier om meldingen naar een plek te sturen waar ze worden gezien.

De pagina Inzichten bevat ook een takenlijst met leads waarmee na twee dagen nog geen contact is opgenomen. Het is een lijst die je controleert, geen melding. Maak er dus onderdeel van van iemands ochtendroutine.

Toestemming voor marketing

De AI registreert marketingtoestemming alleen wanneer een klant die expliciet geeft. Dat is belangrijk als je leads later wilt mailen. De richtlijnen van de Britse ICO over direct marketing en elektronische communicatie leggen uit wanneer je toestemming nodig hebt om marketing te sturen. Iemand die om een offerte vraagt, heeft niet automatisch ingestemd met je nieuwsbrief.

AI-CRM voor kleine bedrijven: HubSpot, Zoho, Salesforce en Pipedrive

Gebruik je al een externe CRM voor je sales, dan kan Klugon leads daarheen sturen. Let goed op hoe dit werkt, want het verschilt van wat veel integratiepagina's suggereren.

Zo werken de CRM-tools

Klugon maakt verbinding met vier CRM's: HubSpot, Zoho CRM, Salesforce en Pipedrive. Zodra ze zijn gekoppeld, krijgt de AI tools die hij tijdens een gesprek kan gebruiken:

• een vastgelegde lead naar je CRM sturen
• in de CRM zoeken naar een bestaand contact op basis van e-mailadres of telefoonnummer
• een notitie toevoegen aan een contact of deal

Het belangrijkste woord is tools. De AI gebruikt ze wanneer hij dat nodig vindt, op basis van je instructies. Een lead opslaan in Klugon betekent op zichzelf niet dat die lead naar HubSpot of een andere CRM wordt gestuurd. Er is geen automatische synchronisatie op de achtergrond.

In de praktijk betekent dit:

• Zet het in de instructies. Iets als 'Stuur een lead na het opslaan ook naar de CRM' maakt het veel waarschijnlijker dat de AI dit doet.
• Controleer of het gebeurt. Vergelijk de eerste weken nieuwe leads in Klugon met nieuwe contacten in je CRM.
• Beschouw de pagina Leads van Klugon als de volledige lijst. Elke vastgelegde lead staat daar, ongeacht of hij de externe CRM heeft bereikt.

Wil je zonder uitzondering elke lead in je CRM hebben, dan is Zapier betrouwbaarder: de gebeurtenis voor een nieuwe lead wordt automatisch bij elke lead geactiveerd. Je kunt vervolgens een Zap maken die het contact daarmee in je CRM aanmaakt.

Elke CRM instellen

Elke CRM koppel je door gegevens in de integratiepagina van Klugon te plakken. Voor deze systemen is er geen aanmelding met één klik.

• HubSpot. Bekijk de pagina over de HubSpot-integratie voor wat je moet plakken en waar je dit vindt.
• Zoho CRM. Je moet zelf in Zoho een refresh token genereren. De pagina over de Zoho CRM-integratie legt uit hoe.
• Salesforce. Hiervoor heb je ook een refresh token nodig die je bij Salesforce verkrijgt. Bekijk de pagina over de Salesforce-integratie.
• Pipedrive. Bekijk de pagina over de Pipedrive-integratie.

Welke abonnementen CRM-koppelingen bevatten

CRM-koppelingen zijn inbegrepen bij de spraak- of socialproducten van Klugon, niet bij het chat-only product.

Betaal je voor meer dan één Klugon-product, dan krijg je een functie als een van die producten deze bevat.

Een voorbeeld van een salesgesprek

De situatie: Fernhill Garden Rooms, een klein bedrijf dat geïsoleerde tuinkantoren bouwt binnen 30 mijl van de eigen werkplaats. De eigenaar heeft de brochure en prijslijst geüpload, een gratis locatie-inspectie als dienst van één uur ingesteld, kwalificatie-instructies geschreven zoals in het voorbeeld hierboven en 'koopintentie noteren' ingeschakeld. Het gesprek vindt op zondagavond om 21.40 uur plaats via de websitechat.

Klant: Hallo, hoeveel kost een tuinkantoor?

AI: Hallo! Onze tuinkantoren beginnen bij £14.500 voor een ruimte van 3 bij 2,5 meter, volledig geïsoleerd en inclusief stroom, verlichting en fundering. Grotere maten en extra's zoals een toilet of terras kosten meer. Aan welke afmetingen denk je en waarvoor ga je de ruimte gebruiken?

Klant: Iets van 4 bij 3. Om thuis te werken, en misschien 's avonds wat muziek te oefenen.

AI: Dat is een populaire maat. Volgens de prijslijst kost een ruimte van 4 bij 3 £19.800, inclusief standaardisolatie. Voor muziek oefenen wil je misschien de akoestische upgrade, met extra isolatie en afgedichte deuren, vanaf £1.450. Mag ik je postcode vragen om te controleren of je binnen ons werkgebied valt?

Klant: Iets met BS8.

AI: Dat valt ruim binnen ons werkgebied. Wanneer wil je de ruimte laten bouwen?

Klant: Liefst voor Kerstmis, maar het staat nog niet vast.

AI: Begrepen. De volgende stap is meestal een gratis locatie-inspectie. We meten alles op, bekijken de toegang en de ondergrond en geven je een vaste offerte. Dat duurt ongeveer een uur. Ik zie woensdag om 10.00 uur of donderdag om 14.00 uur. Komt een van die tijden uit?

Klant: Donderdag om 2 uur is goed.

AI: Geweldig. Mag ik je naam en het beste telefoonnummer voor de inspecteur?

Klant: Sam Reyes, 07700 900456.

AI: Bedankt, Sam. Dat is een gratis locatie-inspectie op donderdag om 14.00 uur voor Sam Reyes, 07700 900456. Zal ik die boeken?

Klant: Ja. Heb je vooraf nog iets van mij nodig?

AI: Het helpt als je een pad vrijmaakt naar de plek waar de ruimte komt en alvast bedenkt waar je de deur en ramen wilt. Ik heb de afspraak geboekt. Je referentie is FG-2207. Wil je per e-mail af en toe aanbiedingen ontvangen? Nee zeggen is prima.

Klant: Nee, bedankt.

AI: Geen probleem. De inspecteur ziet je donderdag om 2 uur. Kan ik nog ergens mee helpen?

Klant: Dat was het, bedankt.

Wat het bedrijf maandag ziet

• Een nieuwe boeking voor donderdag om 14.00 uur, gemaakt op basis van de actuele beschikbaarheid in Klugon.
• Een nieuwe lead voor Sam Reyes met de notities: tuinkantoor van 4 bij 3, thuiswerken plus muziek oefenen, geïnteresseerd in de akoestische upgrade, postcode BS8, wil het voor Kerstmis, hoge intentie omdat de klant een inspectie boekte en een termijn gaf. Marketingtoestemming: nee.
• Een Slack-bericht over de nieuwe lead en de nieuwe boeking, als Slack is gekoppeld.
• Het volledige gesprek in de inbox, op het kanaal websitechat.

Was HubSpot gekoppeld en stond in de instructies dat de AI leads daarheen moest sturen, dan staat de lead ook in HubSpot. Controleer of dat inderdaad zo is.

Een aanvraag doorgeven aan je team

Voor sommige salesgesprekken is een medewerker nodig. Een klant wil een prijs voor iets ongewoons. Een zakelijke koper wil over de voorwaarden praten. Iemand is ontevreden over een offerte.

In chat en messaging kan de AI het gesprek markeren voor je team. Het gesprek krijgt de status geëscaleerd, in de inbox verschijnt een banner 'Medewerker nodig', de escalatie wordt geregistreerd en er wordt een bericht in Slack of Zapier geplaatst als die diensten zijn gekoppeld.

Twee dingen om te weten:

• De AI blijft antwoorden. Een gesprek markeren pauzeert de AI niet. Wil je het overnemen, antwoord dan snel en vertel de klant dat jij het gesprek oppakt.
• Waar je vanuit Klugon kunt antwoorden. Je kunt klanten rechtstreeks vanuit de inbox antwoorden op WhatsApp, Instagram, Messenger en Telegram, binnen het 24-uursvenster van Meta voor berichten op de Meta-kanalen. Op websitechat en telefoongesprekken kun je niet vanuit de inbox antwoorden. Neem voor die kanalen contact op via de gegevens die de klant heeft achtergelaten.

Tijdens telefoongesprekken kan de AI de beller niet doorverbinden met een medewerker. Hij neemt de gegevens als lead op, zodat iemand kan terugbellen.

Wat de AI-salesassistent niet doet

Hier is de eerlijke lijst. Sommige van deze dingen claimen andere tools wel; Klugon doet ze momenteel niet.

Hij doet geen opvolging

Er zijn geen automatische opvolgberichten, e-mailreeksen of herinneringen voor verlaten winkelwagens. Als een lead stilvalt, gaat de AI er niet achteraan. Opvolging is de taak van je team, met hulp van de pagina Leads en de lijst met 'leads waarmee na twee dagen geen contact is opgenomen'.

Hij belt of sms't niemand

Geen uitgaande telefoongesprekken en geen sms. De AI antwoordt alleen aan mensen die contact met jou hebben opgenomen.

Hij synchroniseert niet automatisch met je CRM

Zoals hierboven uitgelegd, ontvangen HubSpot, Zoho, Salesforce en Pipedrive alleen een lead wanneer de AI de tool gebruikt om die te versturen. De pagina Leads van Klugon is het volledige overzicht.

Hij neemt geen betalingen aan

Plan je salesproces niet rond betalingen binnen het gesprek. Gebruik de AI om vragen te beantwoorden, de aanvraag te kwalificeren en de volgende stap te boeken. Neem de betaling op de manier aan die je nu gebruikt. Tijdens telefoongesprekken is er helemaal geen betaaloptie. Bestellingen in Klugon worden bevestigd door een betaling, niet doordat de AI dat zegt.

Hij onderhandelt niet en verzint geen kortingen

De AI noemt je prijzen en, als je er een hebt ingesteld, je actuele promotiecode. Hij hoort niet te onderhandelen of aanbiedingen te verzinnen. Zet dat ook in zijn instructies.

Hij maakt geen verbinding met je webshop

Er is geen synchronisatie van producten of bestellingen met Shopify, WordPress, WooCommerce of een ander winkelplatform. Je voegt de chatwidget aan deze websites toe door een script-tag te plakken en houdt de productcatalogus in Klugon handmatig bij.

Hij wijst geen leads toe en meet geen herkomst

Je kunt binnen Klugon geen lead aan een teamlid toewijzen en de statistieken koppelen verkopen niet aan specifieke gesprekken. Je ziet wel het aantal leads, hoeveel daarvan zijn geconverteerd, inkomsten uit betaalde bestellingen en een uitsplitsing per leadstatus.

Hij mailt je niet

Er zijn geen e-mail- of pushmeldingen voor de eigenaar. Slack en Zapier versturen meldingen; al het andere staat in het dashboard.

Hij is geen adviseur

Bij gereguleerd werk (juridisch, financieel of medisch) verzamelt de AI de basisgegevens en draagt hij het gesprek over. Hij hoort geen advies te geven. Zet dat in je instructies.

De AI-salesassistent instellen: een checklist

Werk deze stappen in volgorde af. Elke stap bouwt voort op de vorige en testen gaat vooraf aan alles wat klanten te zien krijgen.

1. Breng je koopvragen in kaart. Bekijk je e-mails, berichten en gesprekken van de afgelopen maand en noteer de vragen die mensen stellen voordat ze kopen. Prijzen, wat inbegrepen is, levertijden, werkgebieden en de verschillen tussen je opties.
2. Voeg je producten en diensten toe. Voer producten in met duidelijke namen, beschrijvingen en prijzen. Stel diensten in met hun duur en prijzen, waaronder eventuele gratis adviesgesprekken, inspecties of proefafspraken die je als eerste stap gebruikt.
3. Vul de kennisbank. Upload je brochure, prijslijst en voorwaarden. Plak de geschreven antwoorden op de koopvragen uit stap 1 erin. Voer een websitescan uit om je belangrijkste pagina's op te halen.
4. Schrijf de kwalificatie-instructies. Drie tot vijf vragen, de vraag die mensen het eerst uitsluit, wat je zegt als iemand niet bij je past en precies wat er in de notities van de lead moet komen.
5. Stel leadregistratie in. Kies welke gegevens je wilt verzamelen, bepaal na hoeveel berichten je ernaar vraagt en schakel de notitie over koopintentie in als je die wilt gebruiken.
6. Bepaal of je aanbevelingen wilt. Schakel ze in met maximaal één suggestie om te beginnen, of laat ze uitgeschakeld.
7. Koppel je meldingen. Gebruik Slack, Zapier of beide, zodat iemand nieuwe leads dezelfde dag ziet.
8. Koppel je CRM als je die gebruikt. Voeg de instructie toe om leads ernaartoe te sturen en plan een wekelijkse controle om te zien of ze aankomen.
9. Test het zelf. Speel drie klanten: iemand die goed past, iemand die niet past en iemand die alleen een prijs wil. Controleer wat er op de pagina Leads en in de notities is terechtgekomen.
10. Begin eerst met één kanaal. Websitechat is meestal het eenvoudigst om mee te starten. Voeg telefoon en messaging toe als je tevreden bent over de antwoorden.
11. Controleer wekelijks gedurende de eerste maand. Lees gesprekken, vul de hiaten op de pagina Inzichten aan en pas de vragen aan.

Wat het kost

Er is geen aparte toeslag voor salesfuncties. Je betaalt voor de kanalen waarop je de assistent wilt gebruiken, in Amerikaanse dollars, en elk abonnement bevat onbeperkte assistenten.

Jaarlijks betalen geeft 20% korting. Een gesprek betekent één klantthread. Telefoonnummers kosten $9 per maand per stuk en WhatsApp-nummers $19 per maand per stuk. Denk aan de CRM-niveaus hierboven: HubSpot, Zoho en Pipedrive vereisen voice of social Business; Salesforce vereist Scale.

Elk product heeft een gratis proefperiode van 7 dagen. Je hebt een betaalkaart nodig en die wordt belast wanneer de proefperiode eindigt, tenzij je eerder opzegt. Alle details staan op de prijspagina.

Een uitgewerkt voorbeeld

Stel dat je een klein bedrijf voor tuingebouwen runt. Ga uit van:

• 40 websiteaanvragen per maand, waarvan er 15 's avonds of in het weekend binnenkomen, wanneer niemand antwoordt tot de volgende werkdag
• 1 op de 10 aanvragen eindigt in een verkoop
• een gemiddelde verkoop ter waarde van $18.000, met $3.000 winst na materiaal en arbeid
• direct antwoorden op aanvragen buiten werktijd en een inspectie boeken zorgt ervoor dat elke twee maanden één extra aanvraag in een verkoop eindigt

Dat zijn zes extra verkopen per jaar, of $18.000 winst. Het Business-abonnement voor de chatbot kost $149 per maand, oftewel $1.788 per jaar. Zelfs als jouw cijfers slechts een fractie hiervan zijn, is het de moeite waard om de berekening met je eigen cijfers te maken. Komen geen van je aanvragen buiten werktijd binnen en antwoord je al binnen enkele minuten, dan is de businesscase minder sterk. Wees daar eerlijk over tegen jezelf.

Zo meet je of het werkt

Geef het een maand en bekijk daarna deze cijfers in je Klugon-dashboard.

• Leads en hoeveel daarvan zijn geconverteerd. Op de pagina Analytics, vergeleken met de vorige periode.
• Verdeling van leadstatussen. Hoeveel zijn nog 'nieuw'? Een groeiende stapel leads waarmee geen contact is opgenomen, betekent dat de opvolging en niet de AI het knelpunt is.
• Boekingen die door de assistent zijn gemaakt, als adviesgesprekken of inspecties onderdeel zijn van je salesproces.
• Verdeling per kanaal. Waar komen aanvragen vandaan: website, telefoon, WhatsApp, Instagram?
• Drukste uren. Hoeveel aanvragen komen buiten werktijd binnen?
• Vragen zonder goed antwoord. Vul deze hiaten elke week aan.
• Leads waarmee na twee dagen geen contact is opgenomen, op de pagina Inzichten. Dit aantal hoort dicht bij nul te blijven.

Lees ook tien gesprekken. Stelde de AI je vragen in de juiste volgorde? Vroeg hij op een natuurlijk moment om gegevens? Zou je tevreden zijn geweest als een nieuw teamlid het gesprek op dezelfde manier had afgehandeld?

Veelgestelde vragen

Is de AI-salesassistent een afzonderlijk product?

Nee. Het is dezelfde Klugon-assistent die chats, telefoontjes en berichten beantwoordt, met leadregistratie, productzoeken en aanbevelingen ingeschakeld. Je betaalt voor de kanalen die je gebruikt.

Synchroniseert hij leads automatisch met HubSpot?

Nee. HubSpot, Zoho, Salesforce en Pipedrive ontvangen een lead wanneer de AI zijn tool gebruikt om die te versturen, op basis van je instructies. Elke lead wordt altijd opgeslagen op de eigen pagina Leads van Klugon. Gebruik voor een automatische route een Zap die wordt geactiveerd door de gebeurtenis voor een nieuwe lead in Klugon.

Kan hij leads zelfstandig kwalificeren?

Hij stelt de vragen die je hem geeft, in de volgorde die je instelt, en kan een notitie toevoegen over hoe klaar de persoon lijkt om te kopen. Hij kent je kwalificatiecriteria pas nadat je die in zijn instructies hebt vastgelegd.

Volgt hij leads op die stilvallen?

Nee. Klugon verstuurt geen opvolgberichten, reeksen of herinneringen. Je team doet de opvolging via de pagina Leads en de lijst met leads waarmee na twee dagen geen contact is opgenomen.

Kan hij vragen over mijn producten beantwoorden?

Ja, op basis van de producten die je aan Klugon toevoegt en je kennisbank. Producten voer je handmatig in; er is geen import of synchronisatie met een webshop.

Kunnen klanten via de assistent betalen?

We raden je niet aan daar momenteel op te vertrouwen. Gebruik de assistent om vragen te beantwoorden, de aanvraag te kwalificeren en de volgende stap te boeken. Neem de betaling aan op de manier die je al gebruikt. Tijdens telefoongesprekken is er geen betaaloptie.

Met welke CRM's werkt hij?

HubSpot, Zoho CRM en Pipedrive op het voice- of social Business-abonnement en hoger, en Salesforce op Scale. Je koppelt ze door gegevens te plakken; voor Zoho en Salesforce heb je ook een refresh token nodig dat je zelf genereert.

Werkt hij zowel via de telefoon als via chat?

Ja. Tijdens gesprekken kan de AI producten zoeken, vragen vanuit je kennisbank beantwoorden, afspraken boeken en leads vastleggen. Hij kan een gesprek niet doorverbinden met een medewerker en neemt daarom gegevens op zodat iemand kan terugbellen.

Een AI-salesassistent sluit de deal niet voor je. Wat hij wel doet, is ervoor zorgen dat elke aanvraag snel en nauwkeurig wordt beantwoord, de juiste vragen krijgt en eindigt als een lead met notities waar je team mee aan de slag kan. De verkoop en de opvolging blijven jouw verantwoordelijkheid.