AI-afsprakenplanner: afspraken via telefoon, chat en WhatsApp

Het is tien over half acht op een dinsdagavond. Je hebt net afgesloten. Ergens kijkt een klant op je website en wil die donderdag een afspraak van 45 minuten maken. De enige opties zijn een contactformulier of een telefoon die blijft overgaan. Sommigen vullen het formulier in. Anderen openen het volgende tabblad.

Een AI-afsprakenplanner beantwoordt die klant in plaats van de voicemail. Zie het als een AI-receptionist die afspraken boekt, niet alleen berichten aanneemt. De assistent vraagt wat de klant nodig heeft, controleert welke tijdstippen volgens jouw regels vrij zijn, stelt een paar opties voor, vraagt de naam en het nummer en zet de afspraak in je agenda. Jij ziet het de volgende ochtend.

Op deze pagina leggen we uit hoe Klugon dat doet: welke informatie de assistent gebruikt om te bepalen of een tijdstip vrij is, met welke agenda's het kan werken en hoe je die koppelt, welke boekingsregels jij beheert en, net zo duidelijk, wat het niet doet. Er zijn geen automatische herinneringen, geen aanbetalingen en geen live doorschakeling van gesprekken. Als een van die functies essentieel is voor je bedrijf, weet je dat voordat je je aanmeldt en niet pas daarna.

Het afsprakenprobleem dat een planner moet oplossen

Kleine bedrijven die op afspraak werken, hebben één lastig probleem gemeen: mensen die willen boeken nemen meestal contact op wanneer jij met iemand anders bezig bent of gesloten bent.

Een fysiotherapeut is telkens 45 minuten met een patiënt bezig. Een kapper heeft een tondeuse in de hand. Een hondentrimmer staat tot aan de ellebogen in een bad. De telefoon gaat, niemand kan opnemen en de beller laat een bericht achter (sommigen), probeert het later nog eens (minder mensen) of boekt bij degene die als eerste antwoordt.

De avond- en weekendkwestie is de andere helft. Sommige klanten plannen hun week op zondagavond. Online boekingspagina's helpen, maar klanten sturen nog steeds een bericht of bellen eerst met een vraag: "Doen jullie sportmassage of alleen fysiotherapie?", "Is 30 minuten genoeg voor een skin fade?", "Mag ik mijn zoon ook meenemen?" Een boekingsformulier kan daar geen antwoord op geven. Een persoon wel, en een assistent die jouw diensten kent ook.

Een goede planner moet daarom drie dingen tegelijk doen:

• de vraag vóór de boeking beantwoorden met jouw eigen informatie;
• alleen tijdstippen boeken die voor jou echt werken, met de juiste duur en de juiste medewerker;
• een duidelijk overzicht achterlaten, zodat jij en je team kunnen zien wat is afgesproken.

De assistent van Klugon is rond die drie taken gebouwd. De rest van deze pagina gaat over de details van hoe elk onderdeel werkt.

Hoe de AI-afsprakenplanner werkt

Klugon heeft een eigen boekingsagenda in je dashboard. Wanneer een klant wil boeken, gebruikt de assistent een kleine set boekingstools voor die agenda. In gewone taal ziet de flow er zo uit:

1. De klant stelt een vraag. Tijdens een telefoongesprek, in je websitechat of via WhatsApp, Instagram of Messenger vertelt de klant wat die wil en ongeveer wanneer.
2. De assistent bepaalt om welke dienst het gaat. De assistent kijkt naar de diensten die je hebt opgegeven, elk met een eigen duur, en kiest de dienst die erbij past. Als dat niet duidelijk is, stelt de assistent een vraag.
3. De beschikbaarheid wordt gecontroleerd. De assistent vraagt Klugon om vrije tijdstippen op de dag die de klant noemt. Daarbij wordt rekening gehouden met je openingstijden, tijdzone, interval tussen tijdstippen, eventuele buffer na afspraken, minimale voorbereidingstijd, hoe ver vooruit klanten mogen boeken, gesloten dagen, de duur van de dienst en welke medewerker de dienst uitvoert.
4. De assistent stelt tijdstippen voor. Een paar opties in gewone taal: "Donderdag heb ik 10.30 of 14.15 uur beschikbaar."
5. De assistent vraagt de gegevens. Naam en telefoonnummer of e-mailadres, plus alles wat je hebt ingesteld om te vragen.
6. De afspraak wordt geboekt. De afspraak wordt toegevoegd aan de boekingslijst van Klugon en de klant krijgt in hetzelfde gesprek een korte bevestiging met een boekingsreferentie.
7. Je krijgt een melding, als je dat wilt. Nieuwe boekingen verschijnen altijd in je dashboard. Bij een voice- of social-abonnement vanaf de Business-tier kunnen ze ook naar een Slack-kanaal worden gestuurd of via Zapier worden verwerkt.

Stap 3 is het belangrijkste. De assistent gokt niet of een tijdstip vrij lijkt. Het gebruikt dezelfde beschikbaarheidscontrole als het dashboard, en die controle wijst tijdstippen af die je regels overtreden. Als je hebt ingesteld dat er "minimaal twee uur van tevoren geboekt moet worden", krijgt een klant die "over een uur" wil boeken dus latere tijdstippen aangeboden.

Welke gegevens de assistent gebruikt voordat het een tijdstip voorstelt

De beschikbaarheidscontrole gebruikt deze instellingen. Je kunt ze allemaal in het dashboard aanpassen:

Geannuleerde afspraken blokkeren niets. Wanneer een afspraak door de klant via de assistent of door jou in het dashboard wordt geannuleerd, komt het tijdstip weer beschikbaar.

Boeken, verplaatsen en annuleren per kanaal

Niet elk kanaal kan elke actie uitvoeren. Dit is de huidige situatie:

Tijdens een telefoongesprek kan de assistent wel boeken en annuleren, maar geen bestaande afspraak verplaatsen. Een beller die een ander tijdstip wil, moet de oude afspraak laten annuleren en een nieuwe laten maken, of door een medewerker worden geholpen. Het is verstandig om in je kennisbank te zetten wat de assistent in dat geval moet zeggen.

Telefoongesprekken worden behandeld op onze pagina over de AI-telefoonreceptionist, en berichten op de pagina over de WhatsApp AI-chatbot. Onder de motorkap werkt het boeken bij alle kanalen hetzelfde.

Waar de afspraken terechtkomen

Elke afspraak die de assistent maakt, komt op de pagina Boekingen in je dashboard terecht. Jij of je team kan daar het tijdstip aanpassen, de afspraak annuleren of verwijderen. Wijzigingen in het dashboard gaan door dezelfde conflictcontrole, dus je krijgt een waarschuwing als je een afspraak boven op een andere zet.

Ook het klantdossier wordt opgebouwd. De klantenlijst van Klugon telt totalen van boekingen en bestellingen op, en je kunt klanten en leads op elk gewenst moment exporteren als CSV.

Je boekingsagenda instellen en externe agenda's koppelen

De meeste bedrijven kunnen het beste beginnen met alleen de ingebouwde boekingsagenda van Klugon. Je hebt geen extern account nodig, dit is de agenda waar de belangrijkste boekingstool uit leest en naar schrijft, en alle regels uit de tabel hierboven worden toegepast. Zorg eerst dat dit goed staat.

De belangrijkste checklist voor de setup

Doorloop deze stappen in deze volgorde. Elke stap kost maar een paar minuten om in te vullen, maar de kwaliteit van wat je invoert bepaalt de kwaliteit van de boekingen.

1. Openingstijden en tijdzone. Stel in Instellingen de tijden in waarop je echt afspraken aanneemt. Die kunnen korter zijn dan de tijden waarop de deur open is. Controleer de tijdzone. Een verkeerde tijdzone is de snelste manier om boekingen om 03.00 uur te krijgen.
2. Diensten. Voeg op de pagina Diensten elke dienst toe met de echte duur. Wees eerlijk over de tijdsduur: als een consult van "30 minuten" altijd 40 minuten duurt, vermeld dan 45 minuten.
3. Medewerkers. Koppel elke dienst aan de mensen die deze uitvoeren. Als maar één persoon kleurbehandelingen doet, geef dat aan. De planner biedt dan geen kleurafspraken aan wanneer die medewerker al bezet is.
4. Interval tussen tijdstippen. Kies hoe vaak begintijden aangeboden moeten worden. Dertig minuten past bij de meeste praktijken. Een kapper met korte knipbeurten kiest misschien 15 minuten. Een vakbedrijf dat opdrachten van een halve dag inschat, kan 120 minuten gebruiken.
5. Buffer. Voeg na elke afspraak een pauze toe als je die nodig hebt. Tien minuten voor het klaarmaken van een behandelkamer komt vaak voor.
6. Minimale voorbereidingstijd. De standaard van 60 minuten is voor veel bedrijven prima. Als je tijd nodig hebt om iets klaar te zetten of niet wilt dat iemand een afspraak boekt die begint terwijl je luncht, verhoog je deze instelling.
7. Maximaal vooruit boeken. Zestig dagen is de standaard. Verlaag dit als je roosters maar een paar weken vooruit publiceert.
8. Gesloten dagen. Voeg feestdagen en geplande sluitingen nu toe, niet pas de dag ervoor.
9. Kennis. Voeg je boekingsbeleid toe aan de kennisbank: annuleringsvoorwaarden, wat klanten moeten meenemen, parkeren en alles wat mensen vragen voordat ze boeken. Ons artikel over wat je je AI-receptionist moet leren bevat een uitgebreidere lijst.
10. Test het. Boek zelf een paar afspraken via de websitechat en, bij een voice-abonnement, via browser voice. Probeer lastige verzoeken: morgen om 06.00 uur, op een zondag of een dienst die maar door één persoon wordt uitgevoerd.

Google Calendar, Outlook, Apple Calendar of Calendly koppelen

Je kunt ook een externe agenda koppelen. Dat is handig als jij of je medewerkers persoonlijke afspraken, schoolritten of huisbezoeken al in een andere agenda bijhouden en je wilt dat de assistent die bezette tijden ziet.

Lees dit gedeelte goed door, want juist bij planning worden claims over functies snel onduidelijk.

De belangrijkste boekingstool werkt alleen met de eigen agenda van Klugon. Deze tool controleert of schrijft niet zelfstandig in Google, Outlook of Apple. De externe agenda's worden benaderd via een aparte set agendatools die de assistent kan gebruiken: één tool controleert de beschikbaarheid in de gekoppelde agenda, andere tools maken, wijzigen of verwijderen daar afspraken. Een afspraak wordt alleen naar de externe agenda gestuurd wanneer de assistent daar tijdens het gesprek voor kiest. Dit is dus geen gegarandeerde synchronisatie in twee richtingen. Als elke boeking zonder uitzondering in Google Calendar moet verschijnen, vertrouw er dan niet op dat de assistent die daar plaatst. Gebruik de pagina Boekingen van Klugon als de bron van waarheid.

Nog een detail: als de externe agenda niet bereikbaar is wanneer de assistent deze controleert (bijvoorbeeld door een verlopen wachtwoord), behandelt de controle het tijdstip als vrij in plaats van alle boekingen te blokkeren. Houd je verbindingsgegevens actueel.

Voor koppelingen met externe agenda's heb je een voice- of social-abonnement vanaf de Business-tier nodig. Ze zijn geen onderdeel van de chatbot-abonnementen. De tiers staan op de prijzenpagina.

Google Calendar stap voor stap

De Google-methode gebruikt een serviceaccount. Dat is een niet-menselijk Google-account dat eigendom is van een Google Cloud-project, in plaats van je eigen login. Je hoeft dit maar één keer te doen. Het is eenvoudiger als je al eens met Google Cloud hebt gewerkt. Als dat niet zo is, vraag dan degene die je Google Workspace beheert om dit samen met je te doen.

1. Maak in een Google Cloud-project een serviceaccount aan en download de sleutel als JSON. Google legt het concept uit in het overzicht over serviceaccounts.
2. Open in Google Calendar de instellingen van de agenda die de assistent moet kunnen zien en kopieer de agenda-ID.
3. Deel die agenda met het e-mailadres van het serviceaccount volgens de stappen in Googles hulpartikel over je agenda delen. Geef toestemming om wijzigingen te maken als je wilt dat de assistent afspraken kan aanmaken, of alleen toegang tot vrij/bezet als je alleen wilt dat de assistent ziet wanneer je bezet bent.
4. Plak de JSON-sleutel en de agenda-ID op de integratiepagina van Klugon.

We hebben een aparte pagina over AI-boeken met Google Calendar, met meer informatie over deze setup.

Outlook, Apple Calendar en Calendly

Outlook is het eenvoudigst: je logt in met Microsoft en geeft toestemming voor toegang.

Apple Calendar wordt gekoppeld via het standaard agendaprotocol dat iCloud gebruikt. Je hebt een app-specifiek wachtwoord nodig. Apple beschrijft dit in de handleiding over inloggen bij apps met app-specifieke wachtwoorden. Daarvoor moet tweefactorauthenticatie ingeschakeld zijn voor je Apple Account.

Calendly werkt anders dan de andere opties. Als je al boekingen via Calendly aanneemt en dat wilt blijven doen, kan de assistent je bezette tijden lezen en de klant in plaats van zelf een tijdstip te boeken een eenmalige Calendly-link sturen om de boeking daar af te ronden. Je maakt het token aan in het integratiegedeelte van Calendly. De ontwikkelaarsdocumentatie van Calendly legt persoonlijke toegangstokens uit. Op onze pagina over de Calendly AI-receptionist lees je meer over deze optie.

Boekingsregels die je vóór de start moet instellen

De tabel met instellingen hierboven beschrijft de werking. Dit zijn de keuzes erachter, gebaseerd op hoe bedrijven die met afspraken werken hun agenda echt gebruiken.

Stem de duur van tijdstippen af op je echte werkwijze

Een planner is maar zo goed als de duur die je invoert. Twee veelgemaakte fouten:

• Alleen de behandeltijd vermelden, niet de duur van de afspraak. Een massage van 60 minuten vereist vaak 70 minuten kamertijd. Stel de duur dan in op 60 en de buffer op 10, of vermeld de dienst als 75 minuten.
• Eén dienst gebruiken voor heel verschillende werkzaamheden. "Consult" kan voor een terugkerende klant 15 minuten duren en voor een nieuwe klant 45 minuten. Splits dit op in twee diensten, zodat de assistent kan vragen welke van toepassing is.

Gebruik de minimale voorbereidingstijd om het komende uur te beschermen

Boekingen op dezelfde dag zijn bij sommige vakbedrijven welkom en bij andere een probleem. Als je voorraad moet controleren, een ruimte moet klaarmaken of naar een klant moet reizen, voorkomt een minimale voorbereidingstijd van enkele uren dat de assistent tijdstippen aanbiedt die je niet kunt nakomen.

Houd het boekingsvenster kort genoeg om nauwkeurig te blijven

Een lange periode waarin vooruit geboekt kan worden lijkt klantvriendelijk, maar als je rooster elke maand verandert, boeken klanten bij mensen die uiteindelijk op vakantie blijken te zijn. Stem dit af op hoe ver vooruit je rooster vastligt. Als de werktijden van medewerkers vier weken vooruit vaststaan, laat klanten dan niet acht weken vooruit boeken. De standaard van Klugon is 60 dagen.

Zet regels die de assistent niet kan afdwingen in de kennisbank

Sommige beleidsregels gaan over formulering in plaats van agendarekenen. Denk aan een annuleringsbeleid van 24 uur, een huidtest die 48 uur vóór een kleurbehandeling nodig is, "personen onder de 16 moeten met een ouder komen" of "we boeken geen huisbezoeken verder dan 10 mijl". De beschikbaarheidscontrole kan deze regels niet afdwingen, maar de assistent kan mensen er wel over informeren en de juiste vragen stellen als je ze in de kennisbank zet. Houd ze kort en specifiek.

Bepaal welke boekingen naar een medewerker moeten

Sommige boekingen kun je beter helemaal niet door een assistent laten maken. Bijvoorbeeld:

• een eerste afspraak waarvoor een klinische of professionele beoordeling nodig is;
• groeps- of eventboekingen met een prijs op maat;
• een klacht die als boeking wordt vermomd ("Ik wil terugkomen om het te laten herstellen");
• iemand die om een specifieke medewerker vraagt op een dag waarop die niet werkt.

Zet in deze gevallen in de instructies van de assistent dat het gesprek aan je team moet worden overgedragen. Wanneer dat gebeurt, krijgt het gesprek in je inbox de markering "Medewerker nodig" en gaat er een melding naar Slack of Zapier als je die hebt gekoppeld. Onze handleiding over gesprekken overdragen aan medewerkers legt uit hoe je die instructies formuleert.

Wat een AI-afsprakenplanner als deze (nog) niet kan

Dit gedeelte is net zo belangrijk als de rest. Sommige functies komen vaak voor in boekingssoftware en worden vaak genoemd op websites van AI-receptionisten. Klugon doet deze dingen momenteel niet:

• Geen automatische bevestigingsberichten. De bevestiging van de klant is het antwoord in het gesprek zelf, met een boekingsreferentie. Klugon stuurt daarna geen aparte bevestigingsmail, WhatsApp-bericht of sms.
• Geen herinneringen. Er wordt de dag ervoor niets verstuurd. Er is helemaal geen planner voor berichten op een bepaald tijdstip. Als herinneringen belangrijk zijn om no-shows te beperken, houd dan de tool die je daarvoor gebruikt of verstuur ze zelf.
• Geen sms van welke soort dan ook. Geen bevestigingen per sms, geen sms-herinneringen en geen sms na een gemiste oproep.
• Geen aanbetalingen, kaartreserveringen of no-showkosten. Boekingen registreren de prijs, maar er is geen betaalstap.
• Geen live doorschakeling van gesprekken. Aan de telefoon kan de assistent een beller niet met jou doorverbinden. Het kan het gesprek wel aan je team overdragen. Dat betekent dat het gesprek in je inbox de markering "Medewerker nodig" krijgt en, als dit is gekoppeld, een Slack- of Zapier-melding wordt verstuurd. Vervolgens belt iemand de klant terug. De assistent blijft ondertussen met de klant praten; de markering pauzeert het gesprek niet.
• Geen afspraken verplaatsen via telefoongesprekken. Een boeking verplaatsen werkt in chat en berichten, niet tijdens gesprekken.
• Geen gegarandeerde synchronisatie met externe agenda's. Zie hierboven. De eigen agenda van Klugon is de bron van waarheid.
• Geen e-mailmeldingen aan jou. Nieuwe boekingen komen via het dashboard, Slack of Zapier bij je binnen, niet per e-mail of pushmelding.
• Geen uitgaande gesprekken. De assistent belt klanten niet om te bevestigen, herinneren of opnieuw te boeken.
• Geen agenda's voor meerdere locaties. Eén bedrijfsadres per account.

De inzichtenpagina bevat een korte takenlijst met onder andere "boekingen die op bevestiging wachten", zodat je nieuwe boekingen op één plek kunt controleren. Dat is iets waar je zelf naar kijkt, geen melding die bij je binnenkomt.

Als je aanbetalingen en automatische herinneringen belangrijker vindt dan gesprekken, past een speciaal boekingsplatform misschien beter bij je. Dat is prima. Sommige bedrijven gebruiken beide: een boekingsplatform voor herinneringen en een assistent om vragen te beantwoorden en boekingen aan te nemen die anders verloren zouden gaan. Onze handleiding over afspraken automatisch boeken vergelijkt de opties.

Voorbeeld van een boekingsgesprek

De instellingen erachter: Larkfield heeft twee fysiotherapeuten. "Eerste beoordeling" duurt 45 minuten en kan alleen door Priya worden uitgevoerd. Het interval tussen tijdstippen is 15 minuten, de buffer 15 minuten en de minimale voorbereidingstijd 2 uur. In de kennisbank staat dat nieuwe patiënten een korte broek moeten dragen en dat annuleringen 24 uur van tevoren moeten worden doorgegeven.

Dit gesprek vindt plaats in de websitechat op een zondagavond.

Klant: Hoi, behandelen jullie hardloopblessures? Mijn knie doet pijn sinds een halve marathon.

Assistent: Ja, Larkfield behandelt veel hardloopblessures, waaronder kniepijn na langere wedstrijden. Bij een nieuw probleem is een eerste beoordeling de eerste stap. Die duurt 45 minuten en wordt gedaan door een van onze fysiotherapeuten. Zal ik een tijdstip voor je zoeken?

Klant: Ja graag, liefst donderdag. Idealiter na mijn werk.

Assistent: Donderdag kan ik 17.00 of 17.45 uur aanbieden met Priya. Komt een van die tijdstippen uit?

Klant: 17.45 uur is goed.

Assistent: Prima. Mag ik je volledige naam en een mobiel nummer of e-mailadres, voor het geval de kliniek contact met je moet opnemen?

Klant: Tom Reilly, 07700 900123.

Assistent: Bedankt, Tom. Je afspraak staat: eerste beoordeling met Priya, donderdag om 17.45 uur, 45 minuten. Je boekingsreferentie is LSP-4821. Nog twee dingen die de kliniek vraagt: draag of neem een korte broek mee, zodat de fysiotherapeut je knie goed kan bekijken. Als je moet annuleren, laat het ons dan minimaal 24 uur van tevoren weten. Wil je wijzigen of annuleren, stuur ons dan hier een bericht met je boekingsreferentie.

Klant: Krijg ik een herinnering?

Assistent: De kliniek verstuurt geen automatische herinneringen. Je kunt de afspraak dus het beste nu in je agenda zetten. Kan ik je nog ergens mee helpen?

Let op drie dingen. De assistent bood alleen tijdstippen aan die pasten bij een afspraak van 45 minuten plus buffer in Priya's agenda. De twee beleidsregels kwamen uit de kennisbank. En de assistent gaf eerlijk antwoord over herinneringen, omdat de eigenaar had toegevoegd dat de kliniek die niet verstuurt. Zonder die regel zou een AI gemakkelijk een belofte kunnen doen die het bedrijf niet waarmaakt. Zet dit dus op papier.

Dezelfde boeking via een telefoongesprek

Aan de telefoon verloopt het proces hetzelfde, maar de formuleringen zijn korter omdat mensen niet terug kunnen scrollen. Stel dat er een voice-abonnement is met een nummer dat naar Klugon wordt doorgeschakeld.

Assistent: Hallo, bedankt dat je Larkfield Sports Physio belt. Waarmee kan ik je vandaag helpen?

Beller: Hoi, ik wil graag zaterdagochtend een sportmassage boeken.

Assistent: Natuurlijk. Een sportmassage duurt 60 minuten. Zaterdagochtend heb ik 09.15 of 10.30 uur beschikbaar. Welke heeft je voorkeur?

Beller: 10.30 uur.

Assistent: En je naam, alsjeblieft?

Beller: Hannah Cole.

Assistent: Bedankt, Hannah. Op welk nummer kunnen we je het beste bereiken?

Beller: Op het nummer waarmee ik bel.

Assistent: Wil je het voor me opnoemen, zodat ik zeker weet dat ik het goed heb?

Beller: 07700 900456.

Assistent: De afspraak staat: sportmassage, zaterdag om 10.30 uur, met referentie LSP-4830. Kan ik nog ergens mee helpen?

Als Hannah had gebeld om een bestaande afspraak te verplaatsen, had de voice-assistent de oude afspraak kunnen annuleren en een nieuwe kunnen boeken, maar niet in één stap kunnen verplaatsen. Een eenvoudigere optie is de instructie: "Neem voor wijzigingen aan bestaande afspraken de gegevens aan en draag het gesprek over aan het team."

Prijzen voor AI-afspraken boeken

Afspraken boeken wordt niet als apart product verkocht. Het zit bij de assistent in de producten van Klugon. De prijzen zijn in US dollars:

Een paar details die specifiek invloed hebben op het boeken:

• Jaarlijks betalen geeft 20% korting op de maandprijs.
• Telefoonnummers kosten $9 per maand per nummer en kunnen pas na afloop van de proefperiode van 7 dagen worden toegevoegd. Tijdens de proefperiode kun je de voice-assistent in je browser testen.
• Extra voice-minuten kosten $15 per begonnen 100 minuten.
• Externe agenda's (Google, Outlook, Apple, Calendly) vereisen een voice- of social-abonnement op Business of Scale.
• Slack- en Zapier-meldingen voor nieuwe boekingen en overdrachten vereisen hetzelfde: een voice- of social-abonnement op Business of Scale.
• De gratis proefperiode duurt 7 dagen. Je hebt een kaart nodig. Die wordt belast wanneer de proefperiode eindigt, tenzij je daarvoor opzegt.

Alle abonnementen bevatten onbeperkte assistenten. Het volledige overzicht, inclusief wat als gesprek telt, vind je op de prijzenpagina.

Voorbeeldberekening: wat kunnen gemiste boekingen je kosten?

Dit is een illustratie, geen prognose. Vervang de cijfers door je eigen gegevens.

Aannames voor een fictieve schoonheidssalon met twee behandelstoelen:

• 25 telefoontjes per week worden niet beantwoord omdat beide medewerkers met klanten bezig zijn of de salon gesloten is.
• 40% van die bellers wilde een afspraak maken. De rest had een vraag, wilde iets verkopen of was al klant.
• De helft van de mensen die wilden boeken zou een afspraak hebben gemaakt als iemand had opgenomen. De andere helft belt later alsnog terug of was nog niet klaar om te boeken.
• Een afspraak is gemiddeld $55 waard.
• Gesprekken met de assistent duren gemiddeld 3 minuten.

De berekening:

• 25 gemiste telefoontjes × 40% die wilde boeken = 10 potentiële boekingen per week.
• 10 × 50% die waarschijnlijk geboekt zou hebben = 5 boekingen per week die nu verloren gaan.
• 5 × $55 = $275 per week, of ongeveer $1.190 per maand (op basis van 4,33 weken).

De kostenkant:

• AI voice agent Starter voor $99 per maand, plus één telefoonnummer voor $9 = $108 per maand.
• 25 telefoontjes × 3 minuten × 4,33 weken ≈ 325 minuten per maand, ruim binnen de inbegrepen 1.000 minuten. Zelfs als de assistent elk telefoontje zou beantwoorden, niet alleen de gemiste, zouden 100 telefoontjes per week van 3 minuten ongeveer 1.300 minuten zijn. Je zou dan dus moeten overstappen naar Business of de extra 300 minuten betalen à $15 per 100 minuten.

Op basis van deze aannames verdient de assistent zichzelf terug als het ongeveer twee afspraken per maand terugwint. De echte vraag is of jouw aantallen voor gemiste oproepen en conversie hierop lijken. Controleer twee weken lang het logboek met gemiste oproepen van je telefoonsysteem voordat je beslist. De meeste zakelijke telefoondiensten en mobiele telefoons laten dit zien. Onze handleiding over gemiste oproepen en omzetverlies gaat uitgebreider in op deze meting.

Let op wat dit voorbeeld buiten beschouwing laat. Er wordt geen extra vermindering van no-shows aangenomen, omdat Klugon geen herinneringen verstuurt. Ook berichten die via WhatsApp of je website worden beantwoord zijn niet meegerekend. Voor sommige bedrijven komen juist daar 's avonds de boekingsverzoeken binnen.

Je agenda dagelijks nauwkeurig houden

Een systeem voor automatisch afspraken boeken weet alleen wat er in de agenda staat. De assistent ziet niet dat iemand net binnen is komen lopen of dat een vaste klant bij de kassa de volgende afspraak heeft gemaakt. Daar ontstaan dubbele boekingen. Je kunt ze eenvoudig voorkomen.

Voeg afspraken die je zelf maakt meteen toe

Wanneer je persoonlijk of via je eigen mobiel een afspraak maakt, voeg die dan meteen toe op de pagina Boekingen. Het dashboard voert dezelfde conflictcontrole uit als de assistent. Als het tijdstip intussen bezet is geraakt, krijg je een waarschuwing. Als je echt twee dingen tegelijk wilt plannen, bijvoorbeeld een snelle pony bijknippen tijdens de lange inwerktijd van een kleuring, kun je de optie "Overlap toestaan" gebruiken om de afspraak toch te boeken.

Als je een externe agenda hebt gekoppeld en de assistent die controleert, tellen afspraken die je daar invoert ook als bezet. Omdat de belangrijkste boekingstool alleen de eigen agenda van Klugon leest, is het veiliger om de afspraak in Klugon toe te voegen.

Blokkeer vakanties en ziektedagen van medewerkers

Gesloten dagen sluiten het hele bedrijf. Voor een vrije dag van één medewerker kun je het beste een boeking voor die medewerker toevoegen die de afwezige uren beslaat. Omdat conflicten per medewerker worden gecontroleerd, stopt de assistent met het aanbieden van tijdstippen van die persoon terwijl collega's beschikbaar blijven. Geef de boeking een duidelijke naam ("Vakantie"), zodat niemand deze voor een klant aanziet.

Bedrijven met één medewerker

Als je alleen werkt en geen medewerkers opgeeft, blokkeert elke boeking dezelfde agenda. De assistent kan je niet dubbel boeken, omdat er maar één persoon gecontroleerd hoeft te worden.

Een korte ochtendroutine

Voor de meeste bedrijven zijn vijf minuten aan het begin van de dag voldoende:

1. Open de pagina Boekingen en lees alles door wat sinds gisteren is geboekt.
2. Controleer de inbox op gesprekken met de markering "Medewerker nodig" en bel die klanten terug.
3. Bekijk de takenlijst met inzichten voor boekingen die op bevestiging wachten en leads waarmee nog geen contact is opgenomen.
4. Als de assistent iets verkeerd heeft gedaan, pak dan de oorzaak aan: een verkeerde duur van een dienst, een ontbrekende regel of een gat in de kennisbank.

Meten of het werkt

Geef het een maand en bekijk daarna het volgende:

• Boekingen per kanaal. De analysepagina toont boekingen (geannuleerde boekingen niet meegerekend), een verdeling per kanaal en een grafiek per dag, vergeleken met de vorige periode.
• Drukste uren en weekdagen. Als de meeste boekingen na 18.00 uur binnenkomen, is dat omzet die je eerder niet kreeg of waarvoor je de volgende dag moest terugbellen.
• Overgedragen aan een medewerker. "Door de assistent afgehandeld" toont hoeveel gesprekken zijn overgedragen en welk deel zonder overdracht is afgehandeld. Een hoog overdrachtspercentage betekent meestal dat er kennis ontbreekt, niet dat de assistent kapot is.
• Vragen zonder goed antwoord. De inzichtenpagina toont deze vragen. Elke vraag is een regel om aan je kennisbank toe te voegen.
• Annuleringen. Als het aantal annuleringen stijgt, controleer dan of mensen de verkeerde dienst boeken. Meestal moeten de namen of beschrijvingen van de diensten dan worden verbeterd.

Vergelijk dit met de situatie ervoor: het aantal boekingen dat je in een normale maand via telefoon en berichten aannam en het aantal gemiste oproepen in je telefoonlogboek.

Welke bedrijven het meeste hebben aan een AI-planningsassistent

Afspraken laten plannen door een assistent werkt het beste wanneer:

• afspraken vaste diensten zijn die je kunt beschrijven;
• meerdere mensen verschillende diensten uitvoeren, zodat de controle "wie kan dit doen en wanneer?" echt heen-en-weer bespaart;
• veel vragen buiten openingstijden of terwijl je met een klant bezig bent binnenkomen;
• klanten vaak één of twee vragen hebben voordat ze beslissen.

Dat geldt voor de meeste bedrijven op onze pagina's voor salons en klinieken, plus fysiotherapeuten, bijlesdocenten, rijinstructeurs, hondentrimmers en vakbedrijven die locatiebezoeken inplannen.

Het werkt minder goed voor bedrijven waar elke boeking een onderhandeling is: maatwerkoffertes voor evenementen, juridische zaken waarvoor eerst een belangenconflict moet worden gecontroleerd of medische afspraken waarvoor eerst klinische triage nodig is. Gebruik de assistent in die gevallen om algemene vragen te beantwoorden en gegevens te verzamelen, en laat de assistent de daadwerkelijke boeking aan een medewerker overdragen.

Voor klinieken geldt specifiek: de assistent mag nooit beslissen of een symptoom dringend is. Zet die regel in de instructies en geef aan welk nummer of kanaal mensen bij urgente gevallen moeten gebruiken. De assistent kan gesprekken niet doorschakelen, dus moet het de klant vertellen wie die moet contacteren.

Gegevens die je verzamelt wanneer mensen boeken

Bij elke boeking verzamel je persoonsgegevens: een naam, telefoonnummer of e-mailadres en soms een notitie over de reden van de afspraak. Als je in het VK gevestigd bent, staat in de richtlijnen van de ICO over het recht om geïnformeerd te worden dat mensen moeten horen welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet en hoe lang je ze bewaart. Houd je privacyverklaring op je website actueel, zodat ook boekingen via de assistent worden gedekt.

Klugon wordt beheerd door een Duits bedrijf onder de GDPR. Doorgifte aan dienstverleners buiten de EU valt onder Standard Contractual Clauses, zoals beschreven in ons privacybeleid. Je kunt je klanten- en leadlijsten als CSV exporteren en afzonderlijke records in het dashboard verwijderen. Volledige verwijdering van accountgegevens gebeurt op verzoek per e-mail.

Vraag niet meer dan nodig is. Voor een boeking zijn een naam en een manier om de klant te bereiken voldoende. Laat de assistent geen geboortedata of medische voorgeschiedenis verzamelen tenzij je daar een duidelijke reden voor hebt en je privacyverklaring dit dekt.

Aan de slag

De snelste test is een gratis proefperiode starten, je openingstijden en twee of drie diensten instellen en zelf wat afspraken boeken via de websitechat. Tien testboekingen leren je meer dan welke lijst met functies dan ook, ook deze. Wil je eerst het bredere product begrijpen, begin dan bij het overzicht van de AI-receptionist op onze homepage.

Veelgestelde vragen

Boekt de AI-afsprakenplanner in Google Calendar?

De planner boekt in de eigen agenda van Klugon. Als je Google Calendar koppelt (bij een voice- of social Business-abonnement of hoger), kan de assistent daar ook je bezette tijden controleren en afspraken aanmaken via aparte agendatools. Dit is echter geen gegarandeerde synchronisatie in twee richtingen. Gebruik de pagina Boekingen van Klugon als hoofdregistratie.

Kunnen klanten zelf een afspraak verplaatsen of annuleren?

Ja. In de websitechat en via WhatsApp, Instagram en Messenger kunnen ze beide doen. Tijdens een telefoongesprek kan de assistent een afspraak annuleren, maar niet verplaatsen.

Stuurt de assistent boekingsbevestigingen of herinneringen?

Nee. De klant krijgt in het gesprek zelf een bevestiging met een boekingsreferentie. Klugon stuurt daarna geen bevestigingsmails, herinneringen of sms-berichten.

Kan de assistent een aanbetaling aannemen wanneer iemand boekt?

Nee. Boekingen registreren de prijs van de dienst, maar er is geen stap voor betaling, aanbetaling of een no-showtarief.

Wat gebeurt er als twee mensen hetzelfde tijdstip proberen te boeken?

De beschikbaarheidscontrole bekijkt elke keer dat een tijdstip wordt aangeboden of aangemaakt de bestaande boekingen, per medewerker. Een tijdstip dat al is geboekt, wordt niet opnieuw aangeboden tenzij de eerdere afspraak wordt geannuleerd.

Kan de assistent een beller met mij doorverbinden als die met iemand wil spreken?

Niet rechtstreeks. Er is geen live doorschakeling. De assistent draagt het gesprek over aan je team. Het gesprek krijgt de markering "Medewerker nodig" in je inbox en er wordt een Slack- of Zapier-melding verstuurd als je die hebt gekoppeld. Daarna belt iemand de klant terug.

Hoe lang duurt de setup?

Het instellen van openingstijden, diensten en boekingsregels is vooral een kwestie van ze invoeren. Google Calendar koppelen duurt langer door de stap met het serviceaccount. Telefoonnummers kunnen pas worden toegevoegd nadat de proefperiode is afgelopen. Boeken via voice op een echt nummer begint dus daarna.

In welke talen kan de assistent afspraken boeken?

Aan de telefoon kun je de assistent instellen om in het Engels, Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Japans of Arabisch te antwoorden. De standaardbegroeting is in het Engels. Schrijf daarom zelf een begroeting als je een andere taal kiest.

Zit afspraken boeken in elk abonnement?

Het zit in elk voice- en social-abonnement. Voor de websitechatbot staat het vanaf de Business-tier vermeld. Bekijk de prijzenpagina voor het actuele overzicht.