Een AI-telefoniste voor oproepen die je niet kunt aannemen

De telefoon gaat terwijl je met een klant bezig bent. Of halverwege een ladder, midden in een knipbeurt of terwijl je 's avonds afsluit. Je laat de oproep overgaan en belooft jezelf dat je terugbelt. Tegen de tijd dat je dat doet, heeft de beller al bij iemand anders geboekt. De meeste kleine bedrijven verliezen geen werk omdat ze slecht zijn in wat ze doen. Ze verliezen het omdat er niemand vrij was om op te nemen.

Een AI-telefoniste zorgt ervoor dat er altijd iemand beschikbaar is. Klugon beantwoordt je zakelijke nummer met een natuurlijk klinkende AI-stem, praat in gewone taal met de beller, geeft antwoord op basis van wat je hebt aangeleerd, boekt afspraken in je agenda en noteert de gegevens die je team nodig heeft voor opvolging. Het werkt 's nachts en in het weekend, zonder lunchpauze.

Op deze pagina leggen we precies uit hoe dat met Klugon werkt: wat er tijdens een oproep gebeurt, hoe je het instelt en je bestaande nummer doorschakelt, wat de AI zelfstandig doet en wat het aan een medewerker overlaat, wat het kost en waar de grenzen liggen. We zijn zo specifiek mogelijk geweest, ook over wat het nog niet kan, omdat juist die details bepalen of het bij je bedrijf past.

Wat doet een AI-telefoniste eigenlijk tijdens een oproep?

Haal de marketing eraf en een telefoniste doet vier dingen. Ze neemt op in jouw naam. Ze geeft bellers de informatie die ze zoeken. Ze boekt afspraken wanneer ze willen langskomen. En wanneer er een medewerker nodig is, neemt ze een goed bericht aan. De AI van Klugon doet al deze dingen, met enkele grenzen die je vooraf moet kennen.

De AI neemt op in naam van je bedrijf

Wanneer een oproep je Klugon-nummer bereikt, neemt de AI op met jouw begroeting. Als je er geen hebt geschreven, is de standaardbegroeting: "Hallo! Bedankt dat je belt", gevolgd door je bedrijfsnaam en "Waarmee kan ik je vandaag helpen?". We raden aan om je eigen begroeting te schrijven (daarover meer in het gedeelte over de installatie), niet in de laatste plaats omdat de standaardbegroeting niet zegt dat de beller met een AI praat.

Daarna praat de beller gewoon. Er is geen "toets 1 voor openingstijden". Ze kunnen een vraag stellen zoals ze die aan een persoon zouden stellen, van gedachten veranderen of onderbreken terwijl de AI nog praat. Zodra de beller begint te praten, stopt de AI en luistert ze. Dat is belangrijker dan het klinkt. Niets maakt een geautomatiseerde lijn zo robotachtig als een stem die over je heen blijft praten.

De AI antwoordt op basis van wat je hebt aangeleerd

De AI gokt niet naar je prijzen en verzint geen parkeerbeleid. Ze antwoordt op basis van je eigen materiaal: de diensten en prijzen die je hebt ingevoerd, je bedrijfsprofiel (adres, openingstijden en contactgegevens) en je kennisbank, waarin geüploade documenten, geplakte tekst en pagina's uit je website kunnen staan. Tijdens een oproep kan ze in die kennisbank zoeken en je diensten en producten opzoeken.

De kwaliteit van de antwoorden weerspiegelt dus rechtstreeks de kwaliteit van wat je aanlevert. Als je annuleringsbeleid nergens is vastgelegd waar de AI het kan lezen, kan ze het niet citeren. Wanneer ze geen antwoord heeft, is het juiste gedrag om dat te zeggen en de gegevens van de beller te noteren. Zo moet je haar instellen.

De AI boekt afspraken in je agenda

Voor bedrijven die met afspraken werken, is boeken meestal de belangrijkste reden om überhaupt een AI-telefoniste te nemen. De AI van Klugon kan je diensten opnoemen, beschikbare tijdsloten controleren, een afspraak maken en een afspraak annuleren, allemaal tijdens hetzelfde gesprek. De beschikbaarheid komt uit de ingebouwde boekingsagenda van Klugon. Die gebruikt je openingstijden, tijdzone, de duur van elke dienst, de medewerker die de dienst uitvoert, de gewenste buffer tussen afspraken en de minimale voorbereidingstijd. De beller krijgt een boekingsreferentie voordat die ophangt.

Werk je liever met een andere agenda, dan kan Klugon ook Google, Outlook of Apple-agenda's controleren en Calendly-links versturen, zodra je deze hebt gekoppeld op het Business-plan of hoger. De pagina over AI-afspraken boeken behandelt het boekingsgedeelte uitgebreid, inclusief hoe externe agenda's werken en waar de beperkingen liggen.

De AI neemt gegevens aan voor je team

Voor sommige oproepen heb je iemand nodig. Een klacht, een offerte voor een ongebruikelijke klus, een leverancier of een vraag waarop de AI geen antwoord heeft. In zulke gevallen neemt de AI de naam en het nummer van de beller en de reden van de oproep aan, slaat dit op als lead en zegt eerlijk dat iemand zal terugbellen. Ze kan de beller niet met je doorverbinden (daar komen we zo op terug, want dit is de belangrijkste beperking op deze pagina). Wat ze wel kan doen, is ervoor zorgen dat het bericht volledig en op één plek staat, in plaats van op een plakbriefje of in een voicemail die je donderdag pas beluistert.

Hoe de AI-antwoordservice van Klugon achter het nummer werkt

Je hoeft de technologie niet te begrijpen om Klugon te gebruiken, maar als je de volgorde kent, kun je het goed instellen en problemen sneller herkennen.

1. Een oproep komt binnen op je Klugon-nummer. Dat is een nummer dat je van Klugon hebt gekregen, of je bestaande nummer dat je provider doorschakelt naar een Klugon-nummer. Bedrijven met het Business-plan of hoger kunnen ook hun eigen SIP-trunk naar Klugon laten wijzen.
2. De AI neemt op met je begroeting in de taal en stem die je voor die assistent hebt gekozen.
3. De AI luistert en antwoordt in een normaal gesprek heen en weer. De beller kan op elk moment onderbreken.
4. De AI gebruikt hulpmiddelen wanneer het gesprek dat nodig maakt. Dit zijn de acties die tijdens een oproep beschikbaar zijn: je diensten opnoemen, beschikbare tijdsloten controleren, een afspraak maken, een afspraak annuleren, je producten doorzoeken, in je kennisbank zoeken, je bedrijfsprofiel lezen en een lead vastleggen.
5. De oproep wordt opgeslagen in je inbox als telefoongesprek, met de duur en een gesprekslog.
6. Boekingen en leads komen in je dashboard terecht, en als je Slack of Zapier hebt gekoppeld (Business-plan en hoger), worden nieuwe leads en boekingen daar ook geplaatst.

Het werkt alleen voor inkomende oproepen. Klugon beantwoordt oproepen, maar belt zelf niet. Er zijn geen uitgaande oproepen, geen terugbelacties door de AI en geen sms-berichten.

De AI neemt ook op zolang je abonnement actief is en oproepen naar haar worden doorgeschakeld. Er is geen ingebouwd schema dat haar om 18.00 uur inschakelt en om 9.00 uur weer uitschakelt. Als je haar alleen bepaalde oproepen wilt laten aannemen, regel je dat met de doorschakelinstellingen van je provider. Daarover lees je meer in het gedeelte over de installatie en op de pagina over de antwoordservice buiten openingstijden.

Talen en stemmen

Je stelt de taal per assistent in. Tijdens oproepen antwoordt Klugon in het Engels (VS of VK), Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Japans en Arabisch. Spreken veel bellers een van deze talen, dan kun je een tweede assistent in die taal instellen. Elk plan bevat onbeperkt veel assistenten, maar Starter staat één telefoonnummer toe. Voor een tweede nummer in een andere taal heb je dus Business (drie nummers) of Scale nodig.

Je kunt kiezen uit tien stemmen. Ze zijn door AI gegenereerd en klinken natuurlijk, maar het zijn geen opnames van mensen en we beweren niet dat bellers niet kunnen horen dat het een AI is. Kies een stem die past bij de manier waarop je bedrijf aan de telefoon klinkt en bel er zelf een paar keer mee voordat je een definitieve keuze maakt.

Wat bellers als eerste horen

Je begroeting heeft meer impact dan elke andere zin. Elke beller hoort haar, ze bepaalt de toon en het is de beste plek om duidelijk te zeggen dat de beller met een AI-assistent praat. Met Klugon kun je je eigen begroeting schrijven. Een goede begroeting is kort, zegt wie er opneemt en nodigt de beller uit om te vertellen wat die nodig heeft:

Lees de begroeting hardop voordat je haar opslaat. Als je er meer dan één ademteug voor nodig hebt, is ze te lang.

Een voorbeeldgesprek

Juniper Lane Hair is een verzonnen salon met drie stoelen. De salon heeft de diensten met prijzen en tijdsduur ingevoerd, openingstijden ingesteld van dinsdag tot en met zaterdag, van 9.00 tot 18.00 uur, en het beleid in de kennisbank geplakt, waaronder: "Alle nieuwe kleurklanten hebben minstens 48 uur voor hun afspraak een allergietest nodig." De salon heeft het Business-plan met Slack gekoppeld. De oproep komt op maandagavond binnen, wanneer de salon gesloten is.

AI: Bedankt dat je Juniper Lane Hair belt. Je spreekt met onze AI-assistent. Ik kan afspraken boeken en vragen over onze diensten beantwoorden. Waarmee kan ik je helpen?

Beller: Hoi, ik wil graag een knip- en kleurbehandeling boeken, waarschijnlijk zaterdag als er nog iets vrij is.

AI: Dat kan ik voor je regelen. Heb je eerder bij ons je haar laten kleuren?

Beller: Nee, dit is de eerste keer.

AI: Dan heb je minstens 48 uur voor de kleurafspraak een allergietest nodig. Dat is een kort bezoek. Zal ik de allergietest ook voor je boeken?

Beller: O ja, natuurlijk. Ja, graag. Wat kost knippen en kleuren?

AI: Knippen en volledig kleuren kost 95 pond en duurt ongeveer tweeënhalf uur. Voor zaterdag heb ik 9.30 uur met Priya of 11.00 uur met Tom.

Beller: Graag 9.30 uur. En voor de allergietest?

AI: Allergietests kunnen vanaf morgen worden geboekt. Ik heb woensdag om 10.15 uur of donderdag om 16.40 uur.

Beller: Woensdag is prima.

AI: Mag ik je naam en telefoonnummer?

Beller: Maya Collins, 07700 900123.

AI: Bedankt, Maya. Je afspraak voor een allergietest staat op woensdag om 10.15 uur. En zaterdag om 9.30 uur heb je bij Priya een afspraak voor knippen en volledig kleuren. Je boekingsreferenties zijn J-4821 en J-4822.

Beller: Geweldig. Kun je die naar me sms'en?

AI: Helaas kan ik geen sms-berichten versturen. Als je de referenties nu noteert, kan de salon je afspraken ermee of met je naam terugvinden.

Beller: Geen probleem. Is er parkeergelegenheid in de buurt?

AI: Er is een betaald parkeerterrein aan Mill Street, op ongeveer twee minuten lopen van de salon.

Beller: Fijn. Nog één ding: ik heb ergens anders een slechte ervaring gehad met kleuren en wilde vóór zaterdag met iemand over mijn haar praten.

AI: Dat begrijp ik. Ik kan je vanaf hier niet doorverbinden met een stylist, maar ik kan dit doorgeven zodat de salon je terugbelt. Is 07700 900123 het beste nummer?

Beller: Ja.

AI: Ik heb het doorgegeven. Iemand van de salon belt je terug zodra ze er zijn. Kan ik je nog ergens mee helpen?

Beller: Nee, dat was alles. Bedankt.

Wat er na het gesprek gebeurde

Op dinsdagochtend ziet de saloneigenaar het volgende in het dashboard, zonder iets te hebben hoeven beluisteren:

• De oproep in de inbox, gemarkeerd als telefoongesprek, met de duur.
• Twee nieuwe items bij boekingen, met Maya's naam en nummer: één met Priya op zaterdag en één voor de allergietest op woensdag.
• Een nieuwe lead met de notitie dat Maya vóór zaterdag met een stylist wil praten over een eerder kleurprobleem.
• Slack-berichten voor de twee boekingen en de nieuwe lead, omdat de salon Slack heeft gekoppeld.

Daarna belt iemand van de salon Maya terug. Dat is de stap die de AI niet voor je kan doen, en juist die stap wint het vertrouwen van de klant.

Let op wat de AI in dit voorbeeld niet deed. Ze beloofde geen sms, herinnering of e-mail, omdat Klugon geen van deze dingen verstuurt. Ze deed niet alsof ze het gesprek kon doorverbinden. En ze verzon geen antwoord over Maya's eerdere kleurprobleem. Dat vraagt om het oordeel van een stylist, niet van een telefoniste.

Wat de AI afhandelt en wat ze aan je team overdraagt

Een AI-telefoniste verdient zichzelf terug met routinematige oproepen, de gesprekken die je bijna slapend zou kunnen beantwoorden, zodat mensen alleen tijd besteden aan oproepen die hun aandacht nodig hebben. Het helpt om je oproepen vooraf in categorieën in te delen.

Oproepen die de AI-telefoniste zelfstandig afhandelt

Eén beperking is belangrijk om te weten: tijdens oproepen kan de AI een afspraak boeken en annuleren, maar een bestaande afspraak niet in één stap verzetten. In chat en berichten kan dat wel. Als het verzetten van afspraken een groot deel van je telefoonverkeer vormt, test dan hoe je assistent ermee omgaat voordat je live gaat. Houd er rekening mee dat sommige van deze oproepen als bericht bij je team terechtkomen.

Wat "overdragen" in de praktijk betekent

Hier wijken de verwachtingen van mensen over een AI-antwoordservice het vaakst af van wat Klugon doet. Daarom leggen we het precies uit.

Klugon kan een live gesprek niet doorverbinden met een persoon. Er is geen "een moment geduld, ik verbind je door". De AI kan je mobiel niet bellen, de beller niet met een collega verbinden en niemand aan het gesprek toevoegen. Wanneer een oproep een medewerker nodig heeft, draagt de AI het gesprek aan je team over door de gegevens en de reden van de oproep te noteren, dit als lead op te slaan en te zeggen dat iemand zal terugbellen.

Je team pakt dit op vanuit:

• De leadlijst, waar de naam, het nummer en de notities van de beller verschijnen. Leads hebben statussen (nieuw, benaderd, geconverteerd, verloren), zodat je kunt bijhouden wie is teruggebeld.
• De inbox, waar elke oproep als telefoongesprek verschijnt.
• Slack of Zapier, als je deze op het Business-plan of hoger hebt gekoppeld. Nieuwe leads en boekingen worden automatisch geplaatst, zodat de dienstdoende persoon ze ziet zonder in te loggen. Met Zapier kun je ze doorsturen naar de plek waar je team al werkt.
• De inzichtenpagina, die een takenlijst bijhoudt met onder andere leads waarmee na twee dagen nog geen contact is opgenomen.

Klugon mailt je niet en stuurt ook geen pushmelding wanneer er een oproep binnenkomt. Op het Starter-plan, dat Slack en Zapier niet bevat, betekent dit dat je zelf het dashboard moet controleren. Neem dat op in je routine: 's ochtends vroeg en na de lunch is een goed begin.

Het terugbellen zelf moet je team doen. We hebben een uitgebreider artikel over oproepen aan medewerkers overdragen, met scripts voor beide kanten van die overdracht.

Oproepen die je beter niet aan de AI overlaat

Een AI-telefoniste is een telefoniste. Ze moet het werk van gekwalificeerde medewerkers niet overnemen. Bij sommige oproepen is het juiste antwoord altijd: "Iemand belt je terug." Schrijf deze situaties op en voeg ze als duidelijke instructie toe aan je kennisbank, zodat de AI weet dat ze gegevens moet noteren en geen antwoord moet geven:

• Alles wat klinisch is of met veiligheid te maken heeft. Symptomen, medicatie, "is dit een noodgeval?". De AI mag geen triage uitvoeren. Heb je een kliniek, praktijk of apotheek, zeg dan in je begroeting en instructies dat iemand met een dringend medisch probleem moet ophangen en de hulpdiensten moet bellen.
• Juridisch of financieel advies. De AI kan een consult boeken en de hoofdlijnen van de kwestie noteren. Ze mag niemand vertellen wat die moet doen.
• Klachten en geschillen. Noteer de gegevens, erken de klacht en geef die door. Een persoon moet het antwoord voor zijn rekening nemen.
• Alles waarbij een betaling betrokken is. Klugon neemt geen betalingen aan tijdens oproepen. Laat bellers geen kaartnummers voorlezen.
• Noodsituaties voor vakmensen. Een gesprongen leiding midden in de nacht vraagt om een menselijke beslissing. Klugon kan het adres en de gegevens noteren, maar kan je telefoon niet bellen. Bied je een nooddienst aan, dan heb je hiervoor een aparte route nodig. Onze pagina voor loodgieters, elektriciens en andere vakmensen bespreekt de mogelijkheden.

AI-oproepen beantwoorden instellen

De installatie draait vooral om je bedrijfsinformatie, niet om technologie. Het technische deel, oproepen bij de AI laten uitkomen, kost maar enkele minuten zodra je abonnement dit toestaat. De AI goed aanleren hoe je bedrijf werkt, duurt langer. Dat bepaalt ook hoe goed ze klinkt.

Voordat je begint: de proefperiode en telefoonnummers

Het spraakproduct van Klugon heeft een gratis proefperiode van 7 dagen. Om te beginnen is een betaalkaart nodig. Na afloop van de proefperiode wordt er gefactureerd, tenzij je daarvoor opzegt. Opzeggen tijdens de proefperiode kost niets.

Tijdens de proefperiode kun je geen telefoonnummer krijgen. Je bouwt en test je assistent in de browser en praat ermee via de microfoon van je computer. Je nummer wordt geactiveerd zodra de proefperiode is afgelopen en je abonnement is betaald. Dat is bewust zo ingericht: je krijgt een week de tijd om de AI aan te leren en te testen voordat een echte beller haar hoort.

Stap 1: leer de AI je bedrijf kennen

Begin met wat bellers echt vragen. Bekijk je oproepen, e-mails en berichten van de afgelopen weken. Schrijf de twintig meest gestelde vragen op, met het antwoord dat je zou geven. Voeg ze daarna toe aan de kennisbank. Je kunt:

• Tekst plakken, het beste formaat voor veelgestelde vragen en beleid.
• Bestanden uploaden in PDF-, DOCX-, TXT-, MD- of CSV-formaat, tot 20 MB per bestand. Gescande pdf's die alleen uit afbeeldingen bestaan, kunnen niet worden gelezen. Gebruik daarom het originele document.
• Eén webpagina importeren, bijvoorbeeld je prijspagina. Deze wordt één keer gelezen. Als de pagina verandert, moet je haar opnieuw toevoegen.
• Je website scannen, waarbij je homepage en maximaal zeven belangrijke pagina's worden gelezen, zoals je contact- en over-ons-pagina. Dit is geen volledige crawl van je website. Vertrouw er dus niet op voor diepere pagina's.

Heb je meerdere assistenten, dan delen ze dezelfde kennisbank en hoef je dit maar één keer te doen. Ons artikel over wat je je AI-telefoniste moet aanleren bevat een uitgebreidere lijst.

Stap 2: stel diensten en openingstijden in

Voer elke dienst in met de prijs en de tijdsduur. Wijs medewerkers toe als verschillende mensen verschillende diensten uitvoeren. Stel je openingstijden en tijdzone in en daarna de boekingsregels: het interval tussen tijdsloten (van 10 minuten tot 2 uur, standaard 30 minuten), eventuele buffer na afspraken, de minimale voorbereidingstijd (standaard één uur), hoe ver vooruit mensen kunnen boeken (standaard 60 dagen) en de dagen waarop je gesloten bent. De AI boekt binnen deze regels. Tien minuten hieraan besteden voorkomt dus een boeking om 7.45 uur op een feestdag.

Stap 3: kies een stem en schrijf een begroeting

Kies de taal en een van de tien stemmen en schrijf daarna je begroeting. Houd deze onder drie zinnen. Noem de bedrijfsnaam, zeg dat het om een AI-assistent gaat en vertel waarmee ze kan helpen.

Stap 4: test de AI in de browser

Bel zelf naar je assistent en laat iemand anders dat ook doen. Stel niet alleen makkelijke vragen. Probeer:

• Een vraag waarop de AI het antwoord niet zou moeten weten, om te controleren of ze dat zegt in plaats van te gokken.
• Een boeking buiten je openingstijden.
• Halverwege een boeking van gedachten veranderen.
• De AI midden in een zin onderbreken.
• Om een persoon vragen.
• Iets vragen uit je lijst met onderwerpen die je niet aan de AI wilt overlaten.

Elke tekortkoming die je nu ontdekt, zorgt later voor een beter gesprek.

Stap 5: neem een nummer of schakel je bestaande nummer door

Zodra de proefperiode is afgelopen, kun je op drie manieren een echte telefoonlijn koppelen:

• Neem een nieuw nummer bij Klugon. Dit kost $9 per maand. De nummerzoeker gebruikt standaard Amerikaanse nummers.
• Behoud je bestaande nummer en schakel het door. Klugon geeft je een speciaal nummer (eveneens $9 per maand). Je stelt bij je provider doorschakelen in, zodat oproepen naar je openbare nummer daar terechtkomen. Zo behouden de meeste bedrijven het nummer dat op hun busje, website en Google-vermelding staat.
• Gebruik je eigen nummer via een SIP-trunk. Heb je al een zakelijk telefoonsysteem met SIP, dan kun je dit naar Klugon laten wijzen. Hiervoor heb je het Business-plan of hoger nodig.

Klugon porteert geen telefoonnummers. Je nummer blijft bij je huidige provider en doorschakelen of een SIP-trunk stuurt de oproepen door.

Doorschakelcodes voor veelgebruikte providers

Doorschakelen stel je in op je telefoonlijn, niet in Klugon. Je hebt grofweg twee mogelijkheden:

• Alle oproepen doorschakelen, zodat de AI alles beantwoordt. Handig als je haar als receptie wilt gebruiken.
• Alleen oproepen doorschakelen die je niet beantwoordt (vaak "geen antwoord" of "voorwaardelijk" doorschakelen genoemd), zodat je telefoon eerst overgaat en de AI de oproepen aanneemt die je mist. Handig als je zelf wilt opnemen wanneer dat kan.

De codes verschillen per provider en type lijn. Dit zijn de codes die de providers zelf publiceren. Controleer de gekoppelde pagina voordat je belt, want providers kunnen ze wijzigen.

Twee praktische punten. Je provider kan kosten rekenen voor doorgeschakelde oproepen, omdat je lijn technisch gezien naar het Klugon-nummer belt. BT zegt bijvoorbeeld dat doorgeschakelde oproepen tegen de standaardtarieven worden berekend, tenzij je abonnement dit bevat. Bel na het instellen van de doorschakeling met een andere telefoon naar je bedrijfsnummer om te controleren of de oproep op de juiste plek terechtkomt. Ons artikel over je nummer behouden met doorschakelen behandelt de meest voorkomende problemen.

Stap 6: koppel meldingen

Koppel op het Business-plan of hoger Slack of Zapier, zodat nieuwe leads en boekingen je team bereiken zonder dat iemand hoeft in te loggen. De Slack-integratie gebruikt een inkomende webhook-URL uit je Slack-werkruimte. Bepaal op Starter wie het dashboard controleert en wanneer.

Installatiechecklist

• Start de proefperiode voor spraak en maak je assistent aan.
• Schrijf je twintig meestgestelde vragen met antwoorden op en voeg ze toe aan de kennisbank.
• Voeg je beleid toe (annuleringen, te laat komen, parkeren en betaalmethoden) als geplakte tekst.
• Schrijf je lijst met onderwerpen die de AI niet moet behandelen en de instructie om in plaats daarvan gegevens te noteren.
• Voer diensten in met prijzen, tijdsduur en medewerkers.
• Stel openingstijden, tijdzone, buffers, minimale voorbereidingstijd en gesloten dagen in.
• Kies een taal en stem en schrijf een begroeting waarin staat dat het om een AI-assistent gaat.
• Test in de browser, inclusief lastige vragen.
• Neem na afloop van de proefperiode een nummer of stel doorschakelen in.
• Bel met een andere telefoon naar je eigen nummer om de routering te controleren.
• Koppel Slack of Zapier, of plan momenten om het dashboard te controleren.
• Lees in de eerste week elk gesprek en vul ontbrekende informatie in de kennisbank aan.

Prijzen voor de AI-telefoniste

Telefoongesprekken vallen onder het AI-spraakproduct van Klugon. Prijzen zijn in Amerikaanse dollars. Alle details, inclusief de chat- en socialproducten, staan op de prijzenpagina.

Boven op het plan:

• Elk telefoonnummer kost $9 per maand, of het nu een nieuw nummer is of het nummer waarnaar je doorschakelt.
• Extra spraakminuten kosten $15 per begonnen blok van 100 minuten boven je limiet.
• Jaarlijkse facturering is 20% goedkoper dan maandelijkse facturering en wordt één keer per jaar in rekening gebracht.

Wat er naast minuten en nummers tussen de plannen verandert:

• Business voegt koppelingen met Google Calendar, Outlook, Apple Calendar en Calendly toe, evenals HubSpot, Zoho en Pipedrive, Slack- en Zapier-meldingen en de mogelijkheid om je eigen nummer via SIP te gebruiken. Ook verdwijnt de Klugon-branding.
• Scale voegt Salesforce, aangepaste alleen-lezenopzoekingen in je eigen database en onbeperkte telefoonnummers toe.

Elk plan bevat onbeperkt veel assistenten, boekingen, leadregistratie, de kennisbank en de inbox. Je kunt alle drie de plannen naast elkaar vergelijken in de plantabel.

Een uitgewerkt kostenvoorbeeld

Met concrete bedragen is dit makkelijker te beoordelen. Hieronder werken we een voorbeeld uit met alle aannames, zodat je ze door je eigen cijfers kunt vervangen.

Welk plan past bij je minuten?

Stel dat je een kleine salon hebt en al je oproepen doorschakelt naar de AI.

• Aanname: 12 oproepen per dag, zes dagen per week, dus ongeveer 310 oproepen per maand.
• Aanname: een gemiddelde oproep duurt 3 minuten. Dat is aannemelijk voor vragen als "hebben jullie zaterdag nog iets vrij?" en een boeking.
• Dat is ongeveer 930 minuten per maand, binnen de 1.000 minuten van Starter.
• Kosten: $99 voor Starter plus $9 voor het nummer, dus $108 per maand, of $88 per maand bij jaarlijkse facturering.

Stel nu dat het drukker is en je in één maand 1.250 minuten gebruikt. Je zit dan 250 minuten boven je limiet. Dat zijn drie begonnen blokken van 100 minuten, dus $45 extra en $153 voor die maand. Dat is nog steeds ruim minder dan Business.

Het omslagpunt ligt rond 2.300 minuten per maand. Daaronder is Starter plus extra minuten goedkoper dan Business. Daarboven is Business voor $299 (met 3.600 inbegrepen minuten) goedkoper, nog voordat je rekening houdt met de Slack-, Zapier- en agendakoppelingen die ook inbegrepen zijn. Heb je die nodig, dan is Business het juiste plan, ongeacht het aantal minuten.

Wat zijn gemiste oproepen jou waard?

De kosten van de AI zijn maar de helft van het verhaal. De andere helft is wat je vandaag misloopt.

• Aanname: je mist 8 oproepen per week die je niet op tijd kunt terugbellen.
• Aanname: 1 op de 4 van die bellers zou een afspraak hebben gemaakt.
• Aanname: een gemiddelde boeking is $70 waard.
• Dat zijn 2 boekingen per week, ongeveer $140 per week of zo'n $600 per maand aan werk dat ergens anders terechtkwam.

Als deze aannames ook maar enigszins overeenkomen met jouw situatie, hoeft de AI maar twee gemiste boekingen per maand te redden om Starter terug te verdienen. Mis je zelden een oproep en boeken mensen niet telefonisch, dan klopt de berekening niet en heb je dit waarschijnlijk nog niet nodig. We gaan uitgebreider op deze berekening in in onze gids over wat gemiste oproepen kosten.

Vergelijking met iemand aan de balie

Een AI-telefoniste vervangt niet alles wat een goede telefoniste doet. Zie deze vergelijking dus niet als volledig. Het helpt wel om de schaal te kennen.

Volgens het US Bureau of Labor Statistics bedroeg het mediane loon voor telefonisten in mei 2025 $18,27 per uur, of $38.010 per jaar, vóór belastingen, arbeidsvoorwaarden en vervanging tijdens vakanties. In het VK bedraagt het National Living Wage voor werknemers van 21 jaar en ouder vanaf april 2026 £12,71 per uur. Zelfs 20 uur per week baliewerk tegen het wettelijke minimum komt dus neer op meer dan £1.000 per maand.

Een persoon brengt beoordelingsvermogen, warmte en de mogelijkheid om tussen oproepen ander werk te doen. De AI biedt dekking op momenten dat niemand aanwezig is, tegen een maandbedrag met inbegrepen minuten. Veel bedrijven gebruiken beide: medewerkers nemen op wanneer ze kunnen en de AI neemt aan wat zij missen. We bespreken de afwegingen in AI-telefoniste versus menselijke telefoniste.

Meten of het werkt

Geef het een maand en kijk naar de cijfers, niet alleen naar je gevoel. De analysetpagina toont:

• Telefoongesprekken en gesproken minuten, vergeleken met de vorige periode, plus de gemiddelde gespreksduur.
• Gemaakte boekingen, exclusief geannuleerde boekingen.
• Vastgelegde leads en hoeveel je daarvan hebt geconverteerd.
• Drukste uren en weekdagen, zodat je ziet wanneer oproepen werkelijk binnenkomen. Komen er veel 's avonds binnen, dan leer je iets over je klanten.
• Hoeveel de assistent zonder medewerker afhandelde, als percentage.

De inzichtenpagina voegt twee lijsten toe die je wekelijks moet bekijken: vragen zonder goed antwoord, die hiaten in je kennisbank laten zien, en meestgestelde vragen in de afgelopen 30 dagen, die aangeven wat je op je website moet zetten.

Lees daarna de gesprekken zelf. Lees in de eerste twee weken elk gesprek. Lees daarna een steekproef en elk gesprek dat eindigde met een bericht voor je team. Elk slecht antwoord wijst meestal op één ontbrekende regel in de kennisbank.

Tekenen dat het werkt: er verschijnen boekingen die binnenkwamen toen je gesloten of druk was, de leadlijst vult zich met volledige gegevens en je hoort niet langer "ik heb geprobeerd te bellen, maar niemand nam op". Tekenen dat het niet werkt: veel korte gesprekken zonder boeking of lead, steeds dezelfde onbeantwoorde vraag of bellers die in de eerste seconden om een persoon vragen. Dat laatste betekent meestal dat je begroeting beter moet.

De beperkingen, eerlijk uitgelegd

Elke AI-antwoordservice heeft beperkingen. Hier zijn die van Klugon op één plek, zodat niets je verrast nadat je je nummer hebt doorgeschakeld.

• Geen live doorschakeling. De AI kan bellers niet met jou of iemand anders doorverbinden. Ze neemt de gegevens aan en je team belt terug.
• Geen uitgaande oproepen. Ze belt klanten niet, plaatst geen terugbelacties en voert geen belcampagnes uit.
• Geen sms of e-mail naar bellers. Geen sms, geen boekingsbevestigingen via e-mail of WhatsApp en geen herinneringen. De boekingsreferentie wordt tijdens de oproep gegeven.
• Geen e-mail- of pushmeldingen voor jou. Meldingen gaan op het Business-plan en hoger naar Slack of Zapier. Op Starter controleer je het dashboard.
• Geen gespreksopnames. Oproepen worden niet opgenomen.
• Gedeeltelijke gesprekslogs. Elke oproep verschijnt met de duur in je inbox, maar de gesprekslog bevat mogelijk niet woord voor woord alles wat de beller heeft gezegd. Zie de log niet als volledig transcript van beide kanten.
• Geen afspraken verzetten tijdens oproepen. De AI kan telefonisch boeken en annuleren, maar een bestaande boeking niet verplaatsen. In chat en berichten kan dat wel.
• Geen betalingen tijdens oproepen. Bellers kunnen niet via de AI telefonisch betalen.
• Geen antwoorden vanuit de inbox op telefoongesprekken. Je kunt vanuit de inbox antwoorden op gesprekken via WhatsApp, Instagram, Messenger en Telegram, maar voor telefoongesprekken bel je terug.
• Geen nummerportering. Behoud je nummer bij je provider en schakel het door, of gebruik een SIP-trunk.
• Geen telefoonnummer tijdens de proefperiode. Je test de AI de eerste 7 dagen in de browser.
• Geen schakelaar voor openingstijden. De AI beantwoordt elke oproep die naar haar wordt doorgeschakeld. Gebruik de doorschakeling van je provider om te bepalen om welke oproepen het gaat.
• De AI zegt niet altijd dat ze een AI is, tenzij je begroeting dat vermeldt. Schrijf een begroeting waarin je dat zegt.
• De kwaliteit hangt af van je kennisbank. De AI antwoordt op basis van wat je hebt aangeleverd en hoort een bericht te nemen wanneer ze iets niet weet, maar geen enkele AI is perfect. Lees de gesprekken en vul ontbrekende informatie aan.

Geen van deze punten staat verborgen in de kleine lettertjes. Als er iets verandert, werken we deze pagina bij.

Wanneer past een AI-telefoniste goed?

De AI past meestal goed als:

• Je regelmatig oproepen mist omdat je met klanten bezig bent of op locatie werkt.
• Veel oproepen over dezelfde paar vragen gaan.
• Mensen telefonisch afspraken maken.
• Oproepen binnenkomen wanneer je gesloten bent en niemand ze kan aannemen.

De AI past minder goed als:

• De meeste oproepen ter plekke professioneel oordeel vereisen.
• Je oproepen live naar medewerkers moet kunnen doorschakelen, wat Klugon momenteel niet kan.
• Je heel weinig oproepen krijgt en ze altijd beantwoordt.

Krijg je ook berichten via je website, WhatsApp of Instagram, dan kan dezelfde assistent deze beantwoorden met dezelfde kennis, via de websitechatwidget en WhatsApp van Klugon. Dit zijn afzonderlijke producten met eigen plannen. Ben je het idee zelf nog aan het overwegen, dan behandelt onze gids over AI-telefonistes de basis. De onderliggende spraaktechnologie wordt beschreven op de pagina over de AI-spraakassistent.

AI-telefoniste versus een virtuele telefonisteservice

"Virtuele telefoniste" betekent meestal een team van mensen in een callcenter dat in jouw naam opneemt. Dat is een echt alternatief en voor sommige bedrijven de betere keuze. Een menselijke service kan moeilijke oproepen beoordelen en sommige diensten bieden live doorschakelen naar je telefoon. Meestal betaal je per minuut of per oproep, waardoor de rekening stijgt naarmate je meer belt. Afspraken in je agenda boeken kan extra kosten.

Een AI-telefoniste neemt op elk uur op met een maandplan waarin een vast aantal minuten zit, boekt rechtstreeks in je agenda en bewaart elk gesprek in één inbox. De AI is het sterkst bij routinematige oproepen en het zwakst bij gesprekken die een persoon nodig hebben. Daarom is de overdracht zo belangrijk. We vergelijken beide modellen uitgebreider in AI-antwoordservice versus callcenter.

Veelgestelde vragen

Kan de AI een gesprek naar mij doorverbinden?

Nee. Klugon kan een live gesprek niet met een persoon verbinden. Wanneer een beller iemand nodig heeft, neemt de AI de naam, het nummer en de reden van de oproep aan, slaat dit op als lead en zegt dat je team terugbelt. Op het Business-plan en hoger worden nieuwe leads naar Slack of Zapier geplaatst, zodat je ze snel ziet.

Moet ik mijn telefoonnummer veranderen?

Nee. Je kunt je bestaande nummer behouden en oproepen via de doorschakeling van je provider naar een Klugon-nummer sturen. Je kunt alle oproepen doorschakelen of alleen de oproepen die je niet beantwoordt. Klugon porteert geen nummers, dus je nummer blijft bij je huidige provider.

Kan ik het testen voordat ik er een echt nummer aan geef?

Ja. Met de proefperiode van 7 dagen kun je je assistent in de browser bouwen en testen. Om de proefperiode te starten is een betaalkaart nodig en na afloop wordt er gefactureerd, tenzij je opzegt. Telefoonnummers kunnen pas na afloop van de proefperiode worden toegevoegd.

Weten bellers dat ze met een AI praten?

Alleen als je dat vertelt, wat we aanraden. De standaardbegroeting vermeldt het niet. Schrijf daarom je eigen begroeting waarin staat dat de beller met je AI-assistent praat. De stemmen zijn door AI gegenereerd en klinken natuurlijk, maar openheid voorkomt ongemakkelijke momenten en bouwt vertrouwen op.

In welke talen kan de AI oproepen beantwoorden?

Engels (VS of VK), Duits, Frans, Spaans, Italiaans, Portugees, Nederlands, Japans en Arabisch. Je stelt de taal per assistent in en kunt zoveel assistenten hebben als je wilt.

Stuurt de AI boekingsbevestigingen of herinneringen?

Nee. De AI geeft de beller tijdens de oproep een boekingsreferentie. Klugon stuurt geen bevestigingen, e-mails of herinneringen. Wil je herinneringen versturen, dan moet je dat op een andere manier doen.

Kan ik opnames van de gesprekken beluisteren?

Nee. Oproepen worden niet opgenomen. Elke oproep verschijnt met de duur en een gesprekslog in je inbox, maar de log bevat mogelijk niet woord voor woord alles wat de beller heeft gezegd.

Wat gebeurt er als ik boven mijn spraakminuten uitkom?

Extra minuten worden gefactureerd tegen $15 per begonnen blok van 100 minuten boven de limiet van je plan. Zit je op Starter regelmatig meer dan ongeveer 1.300 minuten boven je limiet, dan is het Business-plan voordeliger.

Wat doet de AI als ze het antwoord niet weet?

Ze hoort te zeggen dat ze het niet weet en de gegevens van de beller voor je team te noteren. Ze antwoordt op basis van je eigen diensten, bedrijfsprofiel en kennisbank. De oplossing voor een ontbrekend antwoord is dus om dit daar toe te voegen. Op de inzichtenpagina staan vragen die ze niet goed kon beantwoorden.

Hoe lang duurt de installatie?

De telefoonkoppeling is snel geregeld zodra je proefperiode is afgelopen: neem een nummer of stel doorschakelen in. De meeste tijd gaat zitten in het aanleren van je bedrijf aan de AI en het testen ervan. Trek een middag uit voor een eerste versie en daarna een week om gesprekken te lezen en ontbrekende informatie aan te vullen.

Wil je horen hoe de AI jouw bedrijf beantwoordt, dan kun je een proefperiode starten via de registratiepagina en je eigen assistent in de browser testen voordat een klant belt. De rest van het product, inclusief chat en berichten, vind je op de homepage AI-telefoniste voor kleine bedrijven.