Chatbot AI WhatsApp per piccole imprese

Sono le 21:40 di domenica sera. Il telefono vibra: «Ciao, avete disponibilità martedì per taglio e colore?». Poi arriva un altro messaggio: «A che ora aprite domani?». E un terzo: «Accettate pagamenti con carta?». Puoi rispondere subito, durante la tua serata libera, oppure lunedì mattina, quando magari due di quei tre clienti avranno già prenotato altrove.

Un chatbot AI su WhatsApp risponde a questi messaggi per te. Con Klugon, risponde dal numero WhatsApp della tua attività, usa orari, prezzi e regole, inserisce gli appuntamenti nel tuo calendario e segnala le conversazioni che dovrebbe gestire una persona. Non devi stare a controllare il telefono.

Questa pagina è lunga perché WhatsApp non è un canale che attivi con un solo clic. Meta, l'azienda che gestisce WhatsApp, stabilisce chi può scrivere a chi e quando, e chiede a ogni attività che automatizza WhatsApp di configurare un'app per sviluppatori, un numero registrato e un token di accesso. Preferiamo che tu sappia tutto prima di registrarti, invece di scoprirlo a metà strada. Qui trovi cosa fa l'assistente, cosa comporta davvero la configurazione, come funziona la finestra di 24 ore, per cosa ora Meta applica dei costi e cosa deve continuare a gestire il tuo staff.

Cosa fa un chatbot AI WhatsApp per una piccola impresa

La maggior parte delle piccole imprese usa già WhatsApp, di solito sul telefono del titolare o del responsabile. Ai clienti piace perché è il canale che usano già per parlare con tutti gli altri e perché possono scrivere alle 23 senza sentirsi invadenti. Ma è anche il problema: i messaggi arrivano a ogni ora, si accumulano e rispondere a ciascuno manualmente richiede lo stesso tempo, che si tratti del quarantesimo «siete aperti nei giorni festivi?» o di un vero reclamo.

Un chatbot AI WhatsApp si collega al tuo numero e legge ogni messaggio in arrivo. Capisce cosa vuole il cliente, cerca la risposta nelle informazioni che gli hai fornito e risponde con un linguaggio naturale. Quando il cliente vuole prenotare, controlla la disponibilità e inserisce l'appuntamento. Quando riceve una domanda a cui non dovrebbe o non può rispondere, dice al cliente che lo ricontatterà qualcuno del team e segnala la conversazione.

Non è un bot a menu. Le vecchie automazioni WhatsApp si basavano su percorsi fissi: «Rispondi 1 per gli orari, 2 per i prezzi». I clienti li ignorano e scrivono comunque ciò che vogliono. Un assistente AI legge il messaggio così com'è, nell'ordine scelto dal cliente, e risponde di conseguenza. Se qualcuno scrive «posso portare mio figlio di 6 anni per un taglio sabato e quanto costa?», gestisce entrambe le domande.

I messaggi che una piccola impresa riceve su WhatsApp sono prevedibili, ed è proprio per questo che funziona:

• orari di apertura, chiusure festive e «siete aperti adesso?»
• prezzi e cosa comprende un servizio
• dove ti trovi, parcheggio e come trovare l'ingresso
• «posso prenotare…?», «posso spostare l'appuntamento?» e «devo annullare»
• se un prodotto è disponibile e quanto costa indicativamente
• regole: cancellazioni, rimborsi, cosa portare, limiti di età
• ciò a cui l'AI non dovrebbe rispondere, come reclami, domande mediche o contestazioni su una fattura

Le prime sei categorie costituiscono la maggior parte delle conversazioni. E sono proprio le domande che consumano la serata del titolare.

Cosa può fare l'assistente WhatsApp di Klugon

L'assistente di Klugon è la stessa AI su tutti i canali che gestisce: telefono, widget di chat del tuo sito, Messenger, Instagram e WhatsApp. Lo configuri una volta con servizi, orari e informazioni, e usa gli stessi dati ovunque. Se hai già letto della receptionist AI di Klugon per le chiamate, la versione WhatsApp ti sembrerà familiare. Cambiano il canale e le regole stabilite da Meta.

Risponde usando le tue informazioni

L'assistente risponde in base a ciò che gli fornisci. Puoi caricare file (PDF, documenti Word, testo semplice, Markdown e CSV, fino a 20 MB ciascuno), incollare testi come FAQ o regole di cancellazione, importare una singola pagina web oppure analizzare il tuo sito. L'analisi legge la homepage e fino a sette pagine chiave, come contatti e chi siamo. Non esegue una scansione completa di un sito grande: se il listino si trova in profondità nel sito, caricalo o incollalo direttamente.

Puoi anche creare una raccolta di link: collegamenti che l'assistente può condividere, come la pagina di prenotazione, un link di Google Maps o le regole sui rimborsi. Su WhatsApp è utile. A un cliente che chiede «dove siete?» può dare una risposta breve e il link della mappa, invece di un lungo paragrafo di indicazioni.

Quando non trova una risposta nelle tue informazioni, lo dice e passa la conversazione al tuo team invece di tirare a indovinare. Non è perfetto e nessuna AI può promettere di non sbagliare mai, quindi vale la pena dedicare un'ora alla guida su cosa insegnare alla tua receptionist AI prima di iniziare. Le domande a cui non ha saputo rispondere bene compaiono nella pagina Insights, sotto «Domande senza una buona risposta», così puoi colmare le lacune.

Prenota appuntamenti tramite WhatsApp

È qui che un bot per prenotazioni su WhatsApp dimostra il suo valore. Klugon include un calendario di prenotazione che utilizza:

• i tuoi orari di apertura e il fuso orario
• i tuoi servizi e la durata di ciascuno
• quale membro dello staff svolge ciascun servizio, così controlla le sovrapposizioni per persona
• un intervallo dopo ogni prenotazione, un preavviso minimo e con quanto anticipo si può prenotare
• i giorni di chiusura

Quando un cliente chiede di prenotare tramite WhatsApp, l'assistente propone gli orari realmente disponibili, effettua la prenotazione e fornisce al cliente un riferimento nella chat. Sui canali di messaggistica può anche spostare o annullare una prenotazione esistente. L'appuntamento compare nell'elenco delle prenotazioni di Klugon, dove puoi modificarlo, annullarlo o eliminarlo.

Se preferisci lavorare con un calendario esterno, dopo la configurazione e con il piano Business o superiore l'assistente può anche controllare i calendari Google, Outlook o Apple e inviare link Calendly. Tieni presente che non si tratta di una sincronizzazione automatica bidirezionale: la prenotazione principale viene inserita nel calendario di Klugon. La pagina sulla prenotazione di appuntamenti con l'AI spiega in dettaglio la parte relativa al calendario, mentre la guida alla configurazione delle prenotazioni WhatsApp illustra ogni passaggio.

Una cosa da sapere subito: il cliente riceve la conferma come risposta nella stessa chat WhatsApp. Klugon non invia una seconda email di conferma né un promemoria il giorno prima. Spieghiamo il motivo nella sezione sulla finestra di 24 ore.

Raccoglie contatti e richieste

Non tutti i messaggi sono prenotazioni. Un installatore di cucine riceve «quanto costa un preventivo?», un fotografo di matrimoni «siete liberi il 14 giugno dell'anno prossimo?», una palestra «fate una settimana di prova?». L'assistente può raccogliere queste richieste come lead, con il nome della persona, ciò che ha chiesto e come contattarla. I lead finiscono nella pagina Lead, dove puoi contrassegnarli come nuovi, contattati, convertiti o persi, e puoi esportarli in formato CSV.

Se usi HubSpot, Zoho, Salesforce o Pipedrive, dopo aver collegato l'integrazione l'assistente può inviare loro i lead. Lo fa quando l'AI decide di sincronizzare il lead, non come copia automatica di ogni lead: controlla quindi il tuo CRM nelle prime settimane.

Suggerisce prodotti

Se vendi anche prodotti oltre ai servizi, puoi inserirli nel catalogo di Klugon. L'assistente può cercarli, dire a un cliente se qualcosa è disponibile e suggerire prodotti correlati. Non inventerà le quantità in magazzino. I prodotti si inseriscono manualmente, senza sincronizzazione con un negozio, quindi mantieni aggiornato il catalogo.

Cosa non farà l'assistente WhatsApp

Questa sezione è importante quanto la precedente. Ecco cosa l'assistente di Klugon oggi non fa su WhatsApp:

• Non avvia le conversazioni. Risponde ai clienti che ti scrivono. Non invia messaggi broadcast, offerte o messaggi del tipo «è da un po' che non ti vediamo» su WhatsApp.
• Non invia promemoria né messaggi di follow-up. Non ci sono promemoria per gli appuntamenti, messaggi come «com'è andata la visita?» o solleciti per carrelli abbandonati.
• Non invia messaggi modello WhatsApp. È il motivo dei due punti precedenti, e la sezione successiva spiega la regola.
• Non trasferisce la chat a una persona in tempo reale. Segnala la conversazione al tuo team e ti avvisa tramite Slack o Zapier. Poi una persona risponde dalla posta in arrivo di Klugon. Quando segnala una conversazione, l'AI non viene messa in pausa: ne parliamo nella sezione sul passaggio a una persona.
• Non ti invia avvisi via email o push. Le notifiche arrivano solo tramite Slack o Zapier. Se non usi nessuno dei due, vedrai le chat segnalate nella posta in arrivo e nell'elenco delle attività di Insights.
• Non esegue un assistente diverso per ogni numero WhatsApp. Starter collega un numero WhatsApp, Business fino a 3 e Scale fino a 10, ma ogni numero dell'account riceve risposta dalla stessa configurazione dell'assistente. Se ogni sede ha bisogno di istruzioni, prezzi o regole di prenotazione proprie, l'assistente non può distinguerle in base al numero.

Se ti servono campagne di marketing WhatsApp in uscita, è più adatto uno strumento dedicato ai broadcast basato sul sistema di modelli di Meta, che puoi usare insieme a Klugon. Se ti serve «qualcuno che risponda ai messaggi in arrivo», continua a leggere.

App WhatsApp Business e WhatsApp Business Platform

Esistono due prodotti con nomi quasi identici, e la differenza determina tutto ciò che riguarda la configurazione.

L'app WhatsApp Business è l'app gratuita sul tuo telefono. Include un profilo aziendale, risposte rapide, un messaggio di assenza di base e le etichette. È pensata per essere usata manualmente da una persona. Nessun software esterno, incluso Klugon, può leggere e rispondere ai messaggi al suo interno.

WhatsApp Business Platform (spesso chiamata WhatsApp Business API o Cloud API) è ciò a cui si collegano i software. È ospitata da Meta. Non ricevi un'app: ottieni un numero di telefono registrato con Meta, un ID per quel numero e un token di accesso che permette a software come Klugon di inviare e ricevere messaggi.

Un chatbot AI per WhatsApp deve usare la Platform. Vale per tutti i fornitori, non solo per Klugon. L'articolo App WhatsApp Business e API confronta i due prodotti più in dettaglio, comprese le funzioni che perdi trasferendo un numero.

Puoi usare il numero che hai già?

È possibile, ma leggi prima di procedere. I requisiti di Meta per i numeri di telefono sulla WhatsApp Business Platform stabiliscono che un numero registrato sulla Platform può continuare a ricevere chiamate e SMS normali, ma un numero già utilizzato su WhatsApp deve essere eliminato da WhatsApp prima di poter essere registrato. La cronologia delle chat esistente nell'app non viene trasferita.

Il numero deve inoltre essere di tua proprietà, avere prefisso internazionale e locale e poter ricevere una chiamata o un SMS con il codice di verifica. I numeri brevi non funzionano.

Molte piccole imprese risolvono registrando un secondo numero per la Platform, spesso un numero fisso o una nuova SIM mobile, e mantenendo separato il proprio WhatsApp personale. Altre trasferiscono il numero aziendale principale perché è già salvato dai clienti. Non c'è una risposta giusta per tutti. Se il numero dell'attività è stampato su furgoni, menu e Google, di solito vale la pena affrontare il disagio del trasferimento.

Configurazione dell'automazione WhatsApp Business: cosa ti chiede Meta

Klugon si collega a WhatsApp tramite la Cloud API di Meta, usando credenziali che crei nel tuo account Meta per sviluppatori. Al momento non esiste un collegamento con un solo clic tramite «Accedi con Facebook». Devi creare l'app Meta, registrare il numero e incollare i dati in Klugon.

È più lavoro di quanto ammettano molte pagine di marketing. È anche normale per la Platform e significa che numero, account e rapporto di fatturazione con Meta restano tuoi. Se lasci Klugon, il tuo numero WhatsApp resta con te.

Non ti daremo una durata precisa, perché dipende dal fatto che il tuo account aziendale Meta sia già configurato, che il numero sia disponibile per la registrazione e dalla velocità con cui Meta approva il nome visualizzato. Metti in conto un pomeriggio e considera che potresti dover aspettare uno o due giorni Meta.

Checklist di configurazione

La guida introduttiva alla WhatsApp Cloud API di Meta è la fonte per i passaggi da 1 a 5. I nomi dei menu nelle dashboard di Meta cambiano spesso: se differiscono da quelli riportati qui, segui la terminologia attuale di Meta.

1. Crea un portfolio aziendale Meta. È l'account aziendale in Meta Business Suite, chiamato in precedenza Business Manager. Se pubblichi inserzioni su Facebook o Instagram, probabilmente ne hai già uno.
2. Crea un'app Meta con il caso d'uso WhatsApp. Nella Meta App Dashboard, all'indirizzo developers.facebook.com, crea un'app, scegli WhatsApp e collegala al tuo portfolio aziendale. A questo punto Meta crea per te un numero di prova, che poi sostituirai con il tuo.
3. Aggiungi e verifica il numero aziendale. Aggiungi il numero a cui vuoi che scrivano i clienti, inserisci un nome visualizzato (il nome dell'attività che vedranno i clienti) e verificalo tramite codice. Meta esamina il nome visualizzato e, finché non viene approvato, il numero non può essere usato completamente.
4. Annota l'ID del numero di telefono. Ogni numero registrato ha un lungo ID numerico nel pannello di configurazione API. Klugon lo usa per sapere a quale attività appartiene un messaggio.
5. Crea un token di accesso permanente. Il token mostrato da Meta nella prima schermata è temporaneo e scade dopo poche ore. La guida di Meta spiega come creare un utente di sistema nelle Impostazioni aziendali, concedergli l'accesso all'app e all'account WhatsApp e generare un token permanente. Usa quello. Un token temporaneo è il motivo più comune per cui una nuova connessione WhatsApp smette di funzionare il giorno dopo.
6. Indica Klugon come webhook di Meta. Nella configurazione WhatsApp della tua app, inserisci l'URL di callback del webhook e il token di verifica mostrati nella scheda di configurazione WhatsApp di Klugon, quindi sottoscrivi il campo messages. È così che Meta comunica a Klugon che un cliente ha scritto.
7. Incolla in Klugon l'ID del numero e il token di accesso. In Klugon vai su Integrazioni, apri WhatsApp Business e incollali. Poi assegna un assistente al canale WhatsApp.
8. Aggiungi un metodo di pagamento in Meta. Meta applica costi per alcuni messaggi e la sua fatturazione è separata da quella di Klugon, come spiegato sotto. Aggiungi una carta al tuo account WhatsApp in Meta Business Suite.
9. Inviati un messaggio di prova da un altro telefono e controlla la risposta, il flusso di prenotazione e il passaggio a una persona.

Nella dashboard, la checklist di configurazione dei social di Klugon segue lo stesso ordine: assegna un assistente, collega WhatsApp, collega Messenger se vuoi e ricevi il primo messaggio.

Verifica dell'attività e limiti

Meta ha una procedura propria per verificare le attività e aumentare il numero di persone a cui un numero può scrivere. Poiché Klugon risponde solo ai clienti che ti hanno scritto per primi, la maggior parte delle piccole imprese non incontra i limiti di messaggistica in uscita di Meta. Se esegui campagne da un altro strumento sullo stesso numero, i limiti si applicano a quelle.

Come mantenerlo operativo

Due cose interrompono le connessioni WhatsApp più di tutte: un token di accesso scaduto o revocato e un problema di pagamento sull'account Meta. Se le risposte si interrompono, controlla prima queste due cose, in Meta Business Suite e nella Meta App Dashboard.

La finestra di servizio clienti WhatsApp di 24 ore

Questa è la regola che definisce tutto ciò che un chatbot AI WhatsApp può o non può fare, quindi è importante comprenderla.

Secondo la documentazione sui prezzi di WhatsApp di Meta, «Quando un utente WhatsApp ti invia un messaggio o ti chiama, inizia un timer di 24 ore chiamato finestra di servizio clienti». Ogni nuovo messaggio del cliente riavvia il timer. Finché la finestra è aperta, un'attività può inviare normali messaggi liberi: risposte testuali, link e tutto ciò che scriveresti tu.

Quando passano 24 ore senza che il cliente scriva di nuovo, la finestra si chiude. Da quel momento l'attività può inviare solo messaggi modello: messaggi predefiniti esaminati e approvati da Meta.

In pratica:

• Un cliente scrive alle 20 di lunedì. L'assistente può rispondere, fare domande aggiuntive e prenotare fino alle 20 di martedì, e anche più a lungo se il cliente continua a scrivere.
• Il cliente smette di rispondere dopo aver ricevuto un prezzo. Giovedì vorresti ricontattarlo. Non puoi inviare un messaggio normale: ti servirebbe un modello approvato.
• Un appuntamento è venerdì alle 10, prenotato lunedì. Un promemoria giovedì sera sarebbe fuori dalla finestra e dovrebbe quindi essere un messaggio modello.

Cosa sono i messaggi modello

La pagina di Meta sui fondamenti dei modelli spiega che i messaggi modello «sono l'unico tipo di messaggio che può essere inviato agli utenti WhatsApp al di fuori di una finestra di servizio clienti». Ogni modello rientra nella categoria marketing, utilità o autenticazione, e questo influisce anche sui costi applicati da Meta. I modelli vengono esaminati automaticamente quando li crei o modifichi, e possono essere inviati solo quelli con stato approvato.

I modelli vanno bene per un promemoria come «Il tuo appuntamento da {{1}} è domani alle {{2}}». Non servono per mantenere una conversazione.

Perché Klugon non invia modelli

L'adattatore WhatsApp di Klugon non invia messaggi modello. Risponde all'interno della finestra di 24 ore e non oltre. È una scelta deliberata per il momento e il motivo per cui oggi Klugon non include promemoria, follow-up o broadcast WhatsApp.

Per te questo ha tre conseguenze pratiche:

1. L'AI risponde a ogni cliente che scrive, a qualsiasi ora. Questa parte non è limitata.
2. La conferma di una prenotazione è la risposta nella chat, inviata mentre la finestra è aperta.
3. Se tu o il tuo staff volete rispondere a una conversazione segnalata, fatelo entro 24 ore dall'ultimo messaggio del cliente. Klugon non controlla la finestra prima che tu prema Invia; se Meta rifiuta il messaggio, vedrai l'errore di Meta nella posta in arrivo, scritto in modo comprensibile.

Se ti servono promemoria, molte piccole imprese continuano a usare l'app di prenotazione o calendario che già invia email, insieme all'assistente WhatsApp. È una soluzione alternativa onesta, non una funzione di Klugon.

Cosa addebita Meta da ottobre 2026

Meta applica costi alle attività per alcuni messaggi WhatsApp. La fatturazione avviene tra te e Meta, tramite il metodo di pagamento del tuo account WhatsApp in Meta Business Suite. È separata dall'abbonamento Klugon.

Secondo la pagina sui prezzi di Meta:

• Meta applica un costo per ogni messaggio consegnato dal 1° luglio 2025, con tariffe che dipendono dalla categoria del messaggio e dal prefisso internazionale del cliente.
• Meta non applica costi per i messaggi che i clienti inviano a te.
• Le risposte inviate durante la finestra di servizio clienti sono messaggi di servizio. Ogni numero aziendale riceve 1.000 messaggi di servizio gratuiti al mese, che non si accumulano.
• Dal 1° ottobre 2026, Meta applica costi per i messaggi di servizio oltre i primi 1.000 del mese. La pagina di Meta afferma che non consegnerà messaggi di servizio oltre la soglia gratuita agli account a cui non può addebitare costi, quindi è importante avere un metodo di pagamento registrato.

La cosa da capire è che Meta conta i messaggi, non le conversazioni. Una chat di prenotazione può comportare cinque o sei risposte dell'assistente. Quindi i 1.000 messaggi gratuiti coprono circa 150-200 chat al mese per una piccola impresa tipica; oltre questa soglia Meta applica la tariffa prevista per il Paese dei tuoi clienti. Prima di fare una stima, controlla la tariffa aggiornata sulla pagina di Meta per il tuo mercato.

C'è un'altra regola di Meta da conoscere. A ottobre 2025 Meta ha modificato i termini di WhatsApp Business vietando agli assistenti AI generici, cioè i bot «stile ChatGPT, chiedimi qualsiasi cosa», di usare la Platform dal 15 gennaio 2026. Il report di TechCrunch dell'ottobre 2025 cita Meta, secondo cui le attività che usano l'AI per assistere i propri clienti non sono interessate. L'assistente di Klugon appartiene a questa seconda categoria: risponde alle domande sulla tua attività, usando le tue informazioni, per i tuoi clienti.

Esempi di conversazioni WhatsApp

Queste sono conversazioni di esempio, scritte per mostrare come l'assistente gestisce messaggi tipici. Le attività e i clienti sono inventati.

Esempio 1: prenotazione in un salone

Una conversazione WhatsApp di esempio. Il salone «Fern & Finch Hair» è inventato.

Cos'è successo: l'assistente ha usato la durata dei servizi del salone e la regola sul test allergologico, che la titolare aveva inserito nella base di conoscenza, e ha prenotato due appuntamenti collegati. La regola sul test veniva dalla titolare, non dall'AI. Se non l'avesse scritta, l'assistente non avrebbe saputo di doverla chiedere.

Esempio 2: una domanda che l'assistente passa a una persona

Una conversazione WhatsApp di esempio. La clinica fisioterapica «Northgate Physio» è inventata.

Cos'è successo: le istruzioni della clinica dicevano all'assistente di non dare mai consigli clinici e di passare sempre a una persona le domande sui sintomi, indicando la linea 111. L'assistente ha contrassegnato la conversazione come «escalata» e ha inviato un messaggio al canale Slack della clinica. La mattina seguente un fisioterapista ha risposto dalla posta in arrivo di Klugon, entro la finestra di 24 ore. Per le cliniche, scrivi queste istruzioni in modo esplicito. L'AI non deve fare triage.

Esempio 3: una domanda su un prodotto e una richiesta di preventivo

Una conversazione WhatsApp di esempio. Il garden center «Holloway Plants» è inventato.

Cos'è successo: prezzi e regole di consegna provenivano dal catalogo prodotti e dalle informazioni sulla consegna nella base di conoscenza. L'assistente non ha promesso che i prodotti fossero disponibili. Ha raccolto un lead con i dettagli e lo ha segnalato. Un membro dello staff ha controllato il vivaio e ha risposto entro un'ora.

Cosa passa l'AI al tuo staff

La maggior parte del valore di un chatbot AI WhatsApp sta nelle conversazioni che conclude. Il resto sta nel modo ordinato in cui passa a una persona quelle che non dovrebbe concludere. Ecco esattamente cosa succede in Klugon.

Quando passa a una persona

Decidi tu, attraverso le istruzioni dell'assistente, cosa deve passare a una persona. Scelte comuni:

• reclami, rimborsi e contestazioni su una fattura
• qualsiasi questione medica, legale o finanziaria che richieda un professionista
• richieste al di fuori dei tuoi servizi abituali («potete gestire 40 persone di domenica?»)
• un cliente che chiede di parlare con una persona
• qualsiasi cosa che l'assistente non abbia trovato nelle tue informazioni

La guida su come passare chiamate e chat allo staff offre un elenco più lungo per tipo di attività e alcuni esempi di formulazione.

Cosa riceve il tuo team

Quando l'assistente passa a una persona, succedono tre cose:

1. La conversazione viene contrassegnata come «escalata» e mostra il banner «Serve una persona» nella posta in arrivo di Klugon. Puoi filtrare la posta in arrivo per visualizzare solo le conversazioni escalate.
2. Una notifica viene inviata a Slack o Zapier, se ne hai collegato uno. L'integrazione Slack pubblica passaggi a una persona, nuovi lead e prenotazioni in un canale seguito dal team. Con Zapier, puoi inviare gli stessi eventi dove vuoi.
3. La conversazione compare nell'elenco delle attività di Insights sotto «Passaggi a una persona in attesa».

Il membro del team apre la conversazione e vede tutta la cronologia dei messaggi, compresi ciò che ha detto il cliente, le risposte dell'assistente ed eventuali dettagli del lead raccolti. Può aggiungere note interne e cambiare lo stato in attivo o chiuso quando ha finito.

Rispondere dalla posta in arrivo

Su WhatsApp, Instagram e Messenger, il team può rispondere direttamente al cliente dalla posta in arrivo di Klugon. La risposta viene inviata dal numero della tua attività, quindi il cliente la vede nella stessa chat. Ricorda la regola delle 24 ore: se è passato più di un giorno dall'ultimo messaggio del cliente, Meta rifiuterà la risposta e vedrai il motivo.

Cosa non succede

Tieni presenti due limiti:

• L'AI non viene messa in pausa quando passa la conversazione a una persona. Se il cliente continua a scrivere, l'assistente continua a rispondere. In genere non è un problema, perché dirà al cliente che il team se ne sta occupando. Ma se un membro dello staff sta conversando con un cliente, deve sapere che l'assistente potrebbe rispondere a sua volta.
• Non è possibile assegnare o applicare etichette. La posta in arrivo di Klugon non assegna una conversazione a una persona specifica, non la etichetta e non imposta una priorità. I piccoli team di solito concordano una regola su Slack, ad esempio «un pollice in su significa che me ne occupo io».

La policy di Meta sull'escalation

La WhatsApp Business Messaging Policy di Meta stabilisce che le attività che usano l'automazione devono offrire anche «modalità di escalation rapide, chiare e dirette» e indica opzioni come un agente umano nella chat, un numero di telefono, un'email o un modulo di assistenza. Il passaggio di Klugon a una persona e le risposte dalla posta in arrivo ti offrono una di queste modalità. È comunque buona pratica inserire numero di telefono o email nelle informazioni dell'assistente, così può offrire al cliente un'alternativa quando è più veloce.

Insegnare all'assistente per WhatsApp

WhatsApp è un canale sintetico. Le persone scrivono per frammenti, inviano tre messaggi invece di uno e si aspettano risposte rapide e brevi. Alcune cose aiutano l'assistente ad adattarsi:

• Scrivi materiale di riferimento breve. Se le tue FAQ rispondono a «Accettate clienti senza appuntamento?» in due frasi, anche la risposta dell'assistente sarà breve. Se la risposta è un saggio di 400 parole, sarà più lunga del necessario.
• Indica prezzi e durate esatti, oppure scrivi chiaramente «a partire da £X, in base a Y». Informazioni vaghe producono risposte vaghe.
• Elenca ciò che deve passare a una persona. Sii specifico: «Passa qualsiasi domanda su una reazione a un trattamento». «Passa qualsiasi richiesta per matrimoni o gruppi di oltre 10 persone».
• Aggiungi i tuoi link. La pagina di prenotazione, la mappa, il PDF del menu e le regole sui rimborsi vanno nella raccolta di link, così l'assistente può condividerli invece di parafrasarli.
• Definisci il tono nelle istruzioni. Chiedi risposte brevi e cordiali, l'uso del nome e nessuna emoji, se è così che comunica la tua attività. Poi controlla le conversazioni dei primi giorni per verificare che le risposte siano coerenti.

Prezzi ed esempio di calcolo

WhatsApp fa parte del piano agente social AI di Klugon, che comprende anche Instagram e Messenger. Paghi il piano e un componente aggiuntivo di $19 al mese per il numero WhatsApp quando lo colleghi. Tutti i prezzi sono in dollari statunitensi. I dettagli completi sono nella pagina dei prezzi.

Una conversazione è un cliente su un canale, indipendentemente dal numero di messaggi inviati. La stessa persona che scrive su WhatsApp e Instagram conta come due conversazioni. WhatsApp, Instagram e Messenger contribuiscono tutti allo stesso limite. Se lo superi, le nuove conversazioni si interrompono al 110% del limite; quelle già in corso non vengono interrotte.

Il componente aggiuntivo da $19 per il numero WhatsApp viene aggiunto automaticamente alla fattura Klugon quando colleghi WhatsApp e viene addebitato per ogni numero collegato. Se colleghi più numeri, tutti ricevono risposta dalla stessa configurazione dell'assistente e le risposte inviate dalla posta in arrivo partono dal numero a cui ha scritto il cliente. Il numero è tuo, registrato con Meta, e Meta addebita direttamente al tuo account WhatsApp i messaggi a pagamento. Questi costi non compaiono nella fattura Klugon.

È disponibile una prova gratuita di 7 giorni. Al momento della registrazione è necessaria una carta, che verrà addebitata al termine della prova, salvo cancellazione prima di quella data. Una prova per prodotto e per attività.

Un esempio pratico

Immagina di gestire un barbiere con due postazioni e di ricevere circa 200 conversazioni WhatsApp al mese, soprattutto prenotazioni e domande come «siete aperti?». Ipotesi:

• Piano social Starter: $79 al mese, 300 conversazioni, quindi 200 rientrano nel limite.
• Componente aggiuntivo per il numero WhatsApp: $19 al mese.
• L'assistente invia in media 5 risposte per conversazione, quindi circa 1.000 messaggi di servizio al mese.
• Meta offre 1.000 messaggi di servizio gratuiti per numero al mese.

Costo Klugon: $79 + $19 = $98 al mese. Costo Meta: indicativamente zero, perché rientri nella soglia gratuita. Se raddoppiassi arrivando a 400 conversazioni, ti servirebbe il piano Business ($249 più $19) e Meta addebiterebbe i circa 1.000 messaggi di servizio oltre la soglia gratuita, alla tariffa prevista nel tuo Paese.

Consideriamo ora l'altro lato. Supponiamo che 1 conversazione su 10 sia di una persona che avrebbe scelto un'altra attività se tu avessi risposto la mattina seguente, e che un taglio costi in media £25. Sarebbero 20 prenotazioni al mese, cioè £500. I tuoi numeri saranno diversi: il punto è confrontare il costo mensile con le prenotazioni che altrimenti perderesti, non con il prezzo di un'app WhatsApp gratuita.

Se vuoi anche rispondere al telefono, questo rientra nel piano voce separato, descritto nella pagina sulla receptionist AI telefonica. Ogni prodotto Klugon ha il proprio abbonamento, quindi paghi solo per i canali che usi.

Come capire se funziona

Dagli quattro settimane, poi controlla questi dati in Klugon:

• Conversazioni per canale e ora. La pagina Analytics mostra la suddivisione per canale, così puoi vedere quante conversazioni sono arrivate su WhatsApp, e un grafico delle ore più intense. Controlla quante arrivano fuori dagli orari di apertura: sono i messaggi a cui prima nessuno rispondeva.
• Prenotazioni. Il conteggio delle prenotazioni nella pagina Analytics esclude quelle annullate. Se hai i dati, confronta un mese con l'assistente con lo stesso mese dell'anno precedente.
• Gestite senza passaggio a una persona. Analytics mostra quante conversazioni l'assistente ha gestito senza passare a una persona, in percentuale. Se la percentuale è bassa, all'assistente mancano informazioni: non significa che funzioni male.
• Domande senza una buona risposta. La pagina Insights le elenca. Risolvi le cinque più frequenti ogni settimana.
• Domande più frequenti. Insights mostra anche le domande più poste negli ultimi 30 giorni. Se «avete parcheggio?» è tra le prime, inseriscila anche nel tuo sito.

Poi leggi venti conversazioni dall'inizio alla fine. I numeri ti dicono il volume; la lettura ti dice se le risposte sembrano quelle della tua attività.

Bot WhatsApp per prenotazioni in base al tipo di attività

Lo stesso assistente funziona in modo diverso a seconda di ciò che vendi. Alcuni esempi:

Saloni e barbieri. La maggior parte dei messaggi riguarda prenotazioni, spostamenti e domande sui prezzi. Scrivi la regola sul test allergologico, quella sui ritardi e quale stylist svolge ciascun servizio. Scopri di più nella pagina per i saloni.

Cliniche e terapisti. Prenotazioni e domande amministrative vanno bene. Tutto ciò che riguarda sintomi, farmaci o risultati dei trattamenti deve passare a una persona. Scrivilo chiaramente nelle istruzioni e indica cosa fare in caso di emergenza.

Artigiani. La maggior parte dei messaggi sono richieste di preventivo con foto. L'assistente può raccogliere dettagli del lavoro, CAP e giorni preferiti come lead e segnalarli. Non dovrebbe stimare il prezzo di un lavoro che non ha visto.

Ristoranti e caffè. Orari, allergeni e prenotazioni. Per gli allergeni, fornisci informazioni precise e chiedi di passare a una persona qualsiasi cosa non possa confermare.

Negozi. Domande su disponibilità e prezzi, orari e «potete tenermene da parte uno?». Mantieni aggiornato il catalogo prodotti e chiedi all'assistente di passare a una persona le richieste di messa da parte.

Se WhatsApp non è il tuo canale principale, le pagine sul chatbot AI per il tuo sito e sull'automazione dei DM di Instagram spiegano queste opzioni, che usano lo stesso assistente.

Domande frequenti

Ho bisogno della WhatsApp Business API per usare un chatbot AI?

Sì. Qualsiasi chatbot AI WhatsApp deve collegarsi tramite la WhatsApp Business Platform di Meta, cioè la Cloud API. L'app gratuita WhatsApp Business sul telefono non può essere collegata a software esterni. Klugon si collega alla Platform usando un'app Meta, un numero di telefono registrato e un token di accesso che crei tu.

Posso mantenere il mio numero WhatsApp attuale?

Spesso sì, ma un numero già usato su WhatsApp deve essere rimosso da WhatsApp prima che Meta possa registrarlo sulla Platform, e la cronologia delle chat dell'app non viene trasferita. Molte attività usano invece un secondo numero per la Platform. Controlla prima i requisiti di Meta per i numeri di telefono.

Klugon fornisce il numero WhatsApp?

No. Il numero è tuo, registrato con Meta tramite il tuo account aziendale. Klugon addebita $19 al mese per ogni numero WhatsApp collegato. Starter collega un numero, Business fino a 3 e Scale fino a 10, tutti gestiti dalla stessa configurazione dell'assistente.

L'AI può inviare promemoria per gli appuntamenti su WhatsApp?

No. I messaggi inviati oltre 24 ore dall'ultimo messaggio del cliente devono essere messaggi modello approvati, e Klugon non invia modelli. L'assistente conferma la prenotazione nella chat al momento della prenotazione: è tutto ciò che invia.

Cosa succede se l'AI non sa rispondere a una domanda?

Dice al cliente che qualcuno del team risponderà, contrassegna la conversazione come bisognosa di una persona e avvisa il team tramite Slack o Zapier, se li hai collegati. Il team risponde dalla posta in arrivo di Klugon entro la finestra di 24 ore di Meta. Durante questo passaggio l'AI non viene messa in pausa.

Meta applica costi anche ai messaggi WhatsApp?

Meta fattura direttamente al tuo account WhatsApp alcuni messaggi, separatamente da Klugon. Le risposte all'interno della finestra di 24 ore sono messaggi di servizio; ogni numero riceve 1.000 messaggi gratuiti al mese e dal 1° ottobre 2026 Meta applica costi per i messaggi di servizio oltre questa soglia. Le tariffe dipendono dal Paese dei tuoi clienti.

Quanto tempo richiede la configurazione WhatsApp?

Dipende più da Meta che da Klugon. Ti servono un portfolio aziendale Meta, un'app Meta con WhatsApp, un numero verificato con un nome visualizzato approvato e un token di accesso permanente. Alcune attività finiscono in un pomeriggio; la verifica del nome visualizzato o un numero ancora utilizzato nell'app WhatsApp possono aggiungere diversi giorni.

Posso provarlo durante la prova gratuita?

Puoi provare l'assistente nel browser durante la prova di 7 giorni, prima di collegare qualsiasi cosa, e controllare lì le risposte e le prenotazioni. Quando colleghi WhatsApp, il costo di $19 al mese per il numero viene aggiunto all'abbonamento social.

Un chatbot AI WhatsApp è consentito dalle regole di Meta?

Meta ha vietato gli assistenti AI generici sulla WhatsApp Business Platform dal 15 gennaio 2026, ma ha dichiarato che le attività che usano l'AI per assistere i propri clienti non sono interessate. La policy di messaggistica di Meta chiede inoltre alle attività che usano l'automazione di offrire un modo chiaro per parlare con una persona: il passaggio a una persona e le risposte dalla posta in arrivo di Klugon lo consentono.

Inizia

Se la maggior parte dei messaggi dei clienti arriva su WhatsApp dopo che hai finito di lavorare, un assistente che risponde usando le tue informazioni e inserisce gli appuntamenti nel calendario può alleggerire davvero il tuo carico. Completa correttamente una volta la configurazione Meta, con un token permanente e un metodo di pagamento registrato, scrivi cosa deve passare a una persona e leggi le conversazioni nelle prime settimane. Puoi iniziare la prova di 7 giorni e provare l'assistente nel browser prima di collegare WhatsApp.