Assistente AI per appuntamenti: prenotazioni per telefono, chat e WhatsApp

Sono le sette e dieci di sera, di martedì. Hai appena chiuso il locale. Da qualche parte, un cliente sta guardando il tuo sito e vuole un appuntamento di 45 minuti per giovedì. Le uniche opzioni sono un modulo di contatto o un telefono che squilla a vuoto. Alcuni compileranno il modulo. Altri apriranno la scheda successiva.

Un assistente AI per appuntamenti risponde al cliente al posto della segreteria telefonica. Pensalo come a un receptionist AI che prenota appuntamenti, non come qualcuno che si limita a prendere messaggi. Chiede di cosa ha bisogno, controlla quali fasce orarie sono libere secondo le tue regole, propone un paio di orari, raccoglie nome e numero e inserisce la prenotazione nel tuo calendario. Tu la vedrai al mattino.

Questa pagina spiega come Klugon fa tutto questo: quali dati legge per decidere se una fascia è libera, con quali calendari può lavorare e come si collegano, quali regole di prenotazione puoi controllare e, altrettanto chiaramente, cosa non fa. Non ci sono messaggi automatici di promemoria, caparre né trasferimenti di chiamata in tempo reale. Se qualcosa di tutto questo è essenziale per la tua attività, lo saprai prima di iscriverti, non dopo.

Il problema degli appuntamenti che un assistente deve risolvere

Le piccole imprese che lavorano su appuntamento condividono un fatto scomodo: le persone che vogliono prenotare di solito ti contattano mentre sei impegnato con qualcun altro o quando hai già chiuso.

Un fisioterapista è con un paziente per 45 minuti alla volta. Un barbiere ha il tagliacapelli in mano. Un toelettatore per cani è immerso fino ai gomiti nella vasca. Il telefono squilla, nessuno può rispondere e chi chiama lascia un messaggio (alcuni lo fanno), riprova più tardi (meno persone lo fanno) oppure prenota con chi risponde per primo.

L'altra metà del problema riguarda la sera e il fine settimana. Alcuni clienti organizzano la settimana la domenica sera. Le pagine di prenotazione online aiutano, ma i clienti continuano a scrivere o chiamare quando prima vogliono fare una domanda: "Fate massaggi sportivi o solo fisioterapia?", "Il taglio da 30 minuti basta per una sfumatura a pelle?", "Posso portare anche mio figlio?". Un modulo di prenotazione non può rispondere. Una persona sì, così come un assistente a cui hai insegnato i tuoi servizi.

Quindi un assistente utile deve fare insieme tre cose:

• rispondere alla domanda che precede la prenotazione, usando le tue informazioni;
• prenotare solo le fasce che funzionano davvero per te, con la durata giusta e la persona giusta;
• lasciare una registrazione chiara, così tu e il tuo team potete vedere cosa è stato concordato.

L'assistente di Klugon è costruito attorno a questi tre compiti. Tutto il resto di questa pagina spiega nel dettaglio come funziona ciascuno di essi.

Come funziona l'assistente AI per appuntamenti

Klugon conserva un proprio calendario di prenotazione nella tua dashboard. Quando un cliente chiede di prenotare, l'assistente usa una serie di strumenti di prenotazione su quel calendario. In parole semplici, il flusso è questo:

1. Il cliente fa una richiesta. Durante una telefonata, nella chat del sito, su WhatsApp, Instagram o Messenger, dice cosa vuole e più o meno quando.
2. L'assistente identifica il servizio. Guarda i servizi che hai inserito, ciascuno con la propria durata, e sceglie quello corrispondente. Se non è chiaro, chiede maggiori informazioni.
3. Controlla la disponibilità. Chiede a Klugon quali fasce sono libere nel giorno indicato dal cliente. Il controllo considera i tuoi orari di apertura, il fuso orario, l'intervallo tra le fasce, eventuali pause dopo gli appuntamenti, il preavviso minimo, con quanto anticipo permetti di prenotare, le date di chiusura, la durata del servizio e quale membro del personale svolge quel servizio.
4. Propone degli orari. Alcune opzioni, in linguaggio semplice: "Giovedì ho le 10:30 o le 14:15."
5. Raccoglie i dati. Nome e numero di telefono o indirizzo email, oltre a qualsiasi altra informazione che gli hai chiesto di raccogliere.
6. Prenota. La prenotazione viene inserita nell'elenco delle prenotazioni di Klugon e il cliente riceve una breve conferma nella stessa conversazione, con un codice di prenotazione.
7. Ti avvisa, se vuoi. Le nuove prenotazioni compaiono sempre nella tua dashboard. Con un piano voce o social di livello Business o superiore, possono anche essere pubblicate in un canale Slack o inviate tramite Zapier.

Il punto importante è il passaggio 3. L'assistente non indovina se un orario sembra libero. Esegue lo stesso controllo della disponibilità usato dalla dashboard, che rifiuta gli orari contrari alle tue regole. Se hai impostato "niente prenotazioni con meno di due ore di preavviso", a un cliente che chiede "tra un'ora" verranno proposti orari successivi.

Cosa legge l'assistente prima di proporre una fascia

Il controllo della disponibilità legge queste impostazioni, che puoi modificare tutte dalla dashboard:

Le prenotazioni annullate non bloccano nulla. Quando un appuntamento viene annullato, dal cliente tramite l'assistente o da te nella dashboard, la relativa fascia torna disponibile.

Prenotare, riprogrammare e annullare, canale per canale

Non tutti i canali possono eseguire ogni azione. Questa è la situazione attuale:

Durante una telefonata, l'assistente può prenotare e annullare, ma non spostare una prenotazione esistente. Chi vuole un altro orario deve annullare quello precedente e crearne uno nuovo, oppure parlare con una persona. Ti conviene aggiungere alla knowledge base una frase che spieghi all'assistente cosa vuoi che dica in questo caso.

Le telefonate sono trattate nella nostra pagina receptionist telefonico AI, mentre i messaggi nella pagina chatbot AI per WhatsApp. Il funzionamento delle prenotazioni è lo stesso alla base di tutti questi canali.

Dove finiscono le prenotazioni

Ogni prenotazione creata dall'assistente finisce nella pagina Prenotazioni della tua dashboard. Da lì tu o il tuo team potete modificare l'orario, annullarla o eliminarla. Le modifiche effettuate dalla dashboard passano dallo stesso controllo dei conflitti, quindi riceverai un avviso se sposti una prenotazione sopra un'altra.

Anche la scheda cliente si aggiorna. L'elenco clienti di Klugon calcola i totali delle prenotazioni e degli ordini e puoi esportare clienti e lead in CSV quando vuoi.

Configurare il calendario delle prenotazioni e collegare calendari esterni

La maggior parte delle attività dovrebbe iniziare usando solo il calendario di prenotazione integrato di Klugon. Non richiede account esterni, è quello che lo strumento principale di prenotazione legge e aggiorna e applica tutte le regole della tabella qui sopra. Configura bene questo prima di tutto.

Checklist per la configurazione di base

Segui questi passaggi in ordine. Ognuno richiede pochi minuti di inserimento e la qualità di ciò che scrivi determina la qualità delle prenotazioni.

1. Orari di apertura e fuso orario. In Impostazioni, inserisci gli orari in cui accetti davvero appuntamenti, che potrebbero essere più brevi degli orari di apertura della porta. Controlla il fuso orario. Un fuso errato è il modo più rapido per ricevere prenotazioni alle 3 del mattino.
2. Servizi. Nella pagina Servizi, aggiungi ogni servizio con la sua durata reale. Sii sincero sulla durata: se una consulenza "di 30 minuti" dura sempre 40, inseriscila come servizio da 45.
3. Personale. Assegna ogni servizio alle persone che lo svolgono. Se solo una persona si occupa dei colori, indicalo: l'assistente non proporrà fasce per i colori quando quella persona è già prenotata.
4. Intervallo tra le fasce. Scegli la frequenza con cui proporre gli orari di inizio. Trenta minuti vanno bene per la maggior parte degli studi. Un barbiere che fa tagli brevi potrebbe preferire 15. Un'impresa artigiana che fissa lavori di mezza giornata potrebbe usare 120.
5. Pausa. Aggiungi un intervallo dopo ogni appuntamento, se ti serve. Dieci minuti per riordinare la sala trattamenti sono comuni.
6. Preavviso minimo. Il valore predefinito di 60 minuti va bene per molti. Se ti serve tempo per prepararti o non vuoi che qualcuno prenoti una fascia che inizia mentre sei in pausa pranzo, aumentalo.
7. Anticipo massimo. Il valore predefinito è 60 giorni. Riducilo se pubblichi i turni solo con qualche settimana di anticipo.
8. Date di chiusura. Inserisci subito festività e chiusure programmate, non il giorno prima.
9. Knowledge base. Aggiungi alla knowledge base le tue regole di prenotazione: termini di annullamento, cosa portare, parcheggio e tutto ciò che le persone chiedono prima di prenotare. Il nostro articolo su cosa insegnare al tuo receptionist AI contiene un elenco più completo.
10. Fai una prova. Prenota tu stesso alcuni appuntamenti nella chat del sito e, con un piano voce, tramite la voce del browser. Prova richieste problematiche: domani alle 6, una domenica, un servizio svolto da una sola persona.

Collegare Google Calendar, Outlook, Apple Calendar o Calendly

Puoi anche collegare un calendario esterno. È utile se tu o il tuo personale inserite già appuntamenti personali, accompagnamenti a scuola o visite a domicilio in un altro calendario e vuoi che l'assistente veda quegli orari occupati.

Leggi attentamente questa parte, perché è qui che le affermazioni sulle funzioni di pianificazione possono diventare facilmente ambigue.

Lo strumento principale di prenotazione funziona solo con il calendario di Klugon. Non controlla né aggiorna autonomamente Google, Outlook o Apple. I calendari esterni vengono raggiunti tramite un insieme separato di strumenti per i calendari che l'assistente può usare: uno controlla la disponibilità nel calendario collegato, mentre gli altri creano, aggiornano o eliminano gli eventi. Un evento viene inviato al calendario esterno solo quando l'assistente sceglie di farlo durante la conversazione. Quindi non si tratta di una sincronizzazione bidirezionale garantita. Se hai bisogno che ogni prenotazione compaia immancabilmente in Google Calendar, non fare affidamento sul fatto che l'assistente la inserisca: considera la pagina Prenotazioni di Klugon la fonte di verità.

Un altro dettaglio: se non è possibile raggiungere il calendario esterno quando l'assistente lo controlla (per esempio a causa di una password scaduta), il controllo considera l'orario libero invece di bloccare tutte le prenotazioni. Mantieni aggiornati i dati di collegamento.

I collegamenti ai calendari esterni richiedono un piano voce o social di livello Business o superiore. Non fanno parte dei piani chatbot. I livelli sono illustrati nella pagina dei prezzi.

Google Calendar, passo dopo passo

Il metodo Google usa un account di servizio, cioè un account Google non umano appartenente a un progetto Google Cloud, invece del tuo accesso personale. È un'attività da fare una sola volta e più semplice se hai già usato Google Cloud. In caso contrario, chiedi a chi gestisce il tuo Google Workspace di farlo insieme a te.

1. In un progetto Google Cloud, crea un account di servizio e scarica la relativa chiave in formato JSON. Google spiega il concetto nella sua panoramica sugli account di servizio.
2. In Google Calendar, apri le impostazioni del calendario che vuoi rendere visibile all'assistente e copia il relativo ID.
3. Condividi il calendario con l'indirizzo email dell'account di servizio, seguendo i passaggi dell'articolo della guida Google su come condividere il calendario. Concedigli l'autorizzazione a modificare il calendario se vuoi che l'assistente possa creare eventi, oppure solo quella per vedere libero/occupato se vuoi che possa controllare quando sei impegnato.
4. Nella pagina Integrazioni di Klugon, incolla la chiave JSON e l'ID del calendario.

Abbiamo una pagina separata su prenotazioni AI con Google Calendar con maggiori dettagli sulla configurazione.

Outlook, Apple Calendar e Calendly

Outlook è il più semplice: accedi con Microsoft e autorizzi l'accesso.

Apple Calendar si collega tramite il protocollo standard per i calendari usato da iCloud. Ti serve una password specifica per l'app, descritta da Apple nella guida su come accedere alle app con password specifiche per l'app. Per farlo, l'autenticazione a due fattori deve essere attiva sul tuo Apple Account.

Calendly funziona diversamente dagli altri. Se già accetti prenotazioni tramite Calendly e vuoi continuare a farlo, l'assistente può leggere i tuoi orari occupati e, invece di prenotare direttamente una fascia, inviare al cliente un link Calendly monouso per completare lì la prenotazione. Crei il token nell'area Integrazioni di Calendly; la documentazione per sviluppatori di Calendly spiega i token di accesso personale. Trovi maggiori informazioni su questo metodo nella nostra pagina receptionist AI per Calendly.

Regole di prenotazione da impostare prima di iniziare

La tabella delle impostazioni qui sopra copre gli aspetti tecnici. Queste sono le decisioni alla base, ricavate dal modo in cui le attività che lavorano su appuntamento gestiscono davvero i propri calendari.

Adatta la durata delle fasce al tuo modo di lavorare

Un assistente è efficace solo quanto le durate che gli indichi. Due errori comuni:

• Indicare la durata del trattamento, non quella dell'appuntamento. Un massaggio di 60 minuti spesso richiede 70 minuti di disponibilità della sala. Inserisci 60 come durata e 10 come pausa, oppure indica il servizio come appuntamento da 75 minuti.
• Un unico servizio per lavori molto diversi. Una "consulenza" potrebbe durare 15 minuti per un cliente abituale e 45 per uno nuovo. Dividila in due servizi, così l'assistente chiede quale dei due è quello giusto.

Usa il preavviso minimo per proteggere l'ora successiva

Le prenotazioni in giornata sono benvenute in alcune attività e un problema in altre. Se devi controllare il materiale, preparare una sala o raggiungere un cliente, un preavviso minimo di alcune ore impedisce all'assistente di offrire fasce che non puoi rispettare.

Mantieni la finestra di prenotazione abbastanza breve da essere accurata

Un anticipo massimo lungo sembra generoso, ma se i tuoi turni cambiano ogni mese significa che i clienti prenotano con persone che poi risultano in ferie. Adatta la finestra a quanto in anticipo prepari i turni: se gli orari del personale sono definiti con quattro settimane di anticipo, non consentire prenotazioni con otto settimane di anticipo. Il valore predefinito di Klugon è 60 giorni.

Inserisci nella knowledge base le regole che l'assistente non può applicare

Alcune regole riguardano le parole, non i calcoli del calendario. Una politica di annullamento con 24 ore di preavviso, un test allergologico da fare 48 ore prima di un colore, "gli under 16 devono venire accompagnati da un genitore", "non prenotiamo visite a domicilio a più di 10 miglia di distanza". Il controllo della disponibilità non può applicarle, ma l'assistente può informare le persone e fare le domande giuste se le scrivi nella knowledge base. Mantienile brevi e specifiche.

Decidi quali prenotazioni devono passare a una persona

Alcune prenotazioni non dovrebbero essere gestite da un assistente. Per esempio:

• un primo appuntamento che richiede una valutazione clinica o professionale dell'idoneità;
• prenotazioni di gruppi o eventi con prezzi personalizzati;
• un reclamo mascherato da prenotazione ("Voglio tornare e farmelo sistemare");
• chi chiede un membro specifico del personale in un giorno in cui non lavora.

In questi casi, indica nelle istruzioni dell'assistente di passare la conversazione al tuo team. Quando lo fa, la conversazione viene contrassegnata come "Serve una persona" nella posta in arrivo e una notifica viene inviata a Slack o Zapier, se li hai collegati. La nostra guida su come passare le conversazioni al personale spiega come formulare queste istruzioni.

Cosa non può fare (ancora) un assistente AI per appuntamenti come questo

Questa sezione è importante quanto il resto. Alcune funzioni sono comuni nei software di prenotazione e vengono spesso elencate sui siti dei receptionist AI. Oggi Klugon non fa queste cose:

• Nessun messaggio automatico di conferma. La conferma al cliente è la risposta nella conversazione, con un codice di prenotazione. Klugon non invia successivamente un'email, un messaggio WhatsApp o un SMS di conferma separato.
• Nessun promemoria. Nulla invia un promemoria il giorno prima. Non c'è alcuna funzione per programmare messaggi temporizzati. Se i promemoria sono fondamentali per ridurre le assenze, continua a usare lo strumento che utilizzi per inviarli oppure mandali tu.
• Nessun SMS di alcun tipo. Niente conferme via SMS, promemoria via SMS o messaggi SMS dopo una chiamata senza risposta.
• Nessuna caparra, pre-autorizzazione della carta o penale per mancata presentazione. Le prenotazioni registrano il prezzo, ma non prevedono un passaggio di pagamento.
• Nessun trasferimento di chiamata in tempo reale. Al telefono, l'assistente non può passarti il chiamante. Può passare la conversazione al tuo team: significa che viene contrassegnata come "Serve una persona" nella posta in arrivo e, se collegato, viene inviato un avviso Slack o Zapier. In seguito qualcuno richiama il cliente. Nel frattempo l'assistente continua a parlare con il cliente; la segnalazione non lo mette in pausa.
• Nessuna riprogrammazione durante le telefonate. Spostare una prenotazione funziona nella chat e nei messaggi, non durante le chiamate.
• Nessuna sincronizzazione garantita con i calendari esterni. Come spiegato sopra, il calendario di Klugon è la fonte di verità.
• Nessun avviso via email per te. Le nuove prenotazioni ti raggiungono tramite dashboard, Slack o Zapier, non via email o notifiche push.
• Nessuna chiamata in uscita. L'assistente non telefona ai clienti per confermare, ricordare o riprogrammare.
• Nessun calendario per più sedi. Un solo indirizzo dell'attività per account.

La pagina Insights contiene una breve lista di cose da fare che include "prenotazioni in attesa di conferma", così puoi controllare le nuove prenotazioni da un unico posto. Devi consultarla tu: non è un avviso che ti arriva.

Se per te contano di più le caparre e i promemoria automatici rispetto alla conversazione, una piattaforma di prenotazione dedicata potrebbe essere più adatta e va benissimo così. Alcune attività usano entrambe: una piattaforma di prenotazione per i promemoria e un assistente per rispondere alle domande e accettare le prenotazioni che altrimenti andrebbero perse. La nostra guida alla prenotazione automatica degli appuntamenti confronta i due approcci.

Un esempio di conversazione per una prenotazione

La configurazione è questa: Larkfield ha due fisioterapisti. La "valutazione iniziale" dura 45 minuti e solo Priya è assegnata a questo servizio. L'intervallo tra le fasce è di 15 minuti, la pausa è di 15 minuti e il preavviso minimo è di 2 ore. La knowledge base indica che i nuovi pazienti dovrebbero indossare pantaloncini e che gli annullamenti richiedono un preavviso di 24 ore.

Questa conversazione avviene nella chat del sito, una domenica sera.

Cliente: Ciao, trattate gli infortuni da corsa? Mi fa male il ginocchio da quando ho corso una mezza maratona.

Assistente: Sì, Larkfield tratta molti infortuni legati alla corsa, compreso il dolore al ginocchio dopo le gare più lunghe. Per un problema nuovo, il primo passo è una valutazione iniziale di 45 minuti con uno dei nostri fisioterapisti. Vuoi che cerchi un orario?

Cliente: Sì, grazie. Se possibile giovedì. Idealmente dopo il lavoro.

Assistente: Giovedì posso proporti le 17:00 o le 17:45 con Priya. Uno dei due orari può andare bene?

Cliente: Le 17:45 vanno bene.

Assistente: Perfetto. Posso avere il tuo nome completo e un numero di cellulare o un indirizzo email, nel caso la clinica debba contattarti?

Cliente: Tom Reilly, 07700 900123.

Assistente: Grazie, Tom. Prenotazione effettuata: valutazione iniziale con Priya, giovedì alle 17:45, durata 45 minuti. Il tuo codice di prenotazione è LSP-4821. Un paio di cose che la clinica chiede: indossa o porta dei pantaloncini, così il fisioterapista può esaminare bene il ginocchio; se devi annullare, avvisaci almeno 24 ore prima. Se devi modificare o annullare l'appuntamento, scrivici qui indicando il codice di prenotazione.

Cliente: Riceverò un promemoria?

Assistente: La clinica non invia promemoria automatici, quindi ti conviene inserirlo subito nel calendario. Posso aiutarti con qualcos'altro?

Tre cose da notare. L'assistente ha proposto solo fasce compatibili con un appuntamento di 45 minuti più la pausa nel calendario di Priya. Ha trasmesso i due punti della policy perché erano nella knowledge base. E ha risposto sinceramente sui promemoria perché il titolare aveva aggiunto una frase che indicava che la clinica non li invia. Senza quella frase, un'AI potrebbe facilmente fare una promessa che l'attività non mantiene: quindi scrivilo.

La stessa prenotazione durante una telefonata

Durante una chiamata, il flusso è lo stesso, ma le parole sono più brevi, perché le persone non possono scorrere indietro. Immagina un piano voce con un numero inoltrato a Klugon.

Assistente: Buongiorno, grazie per aver chiamato Larkfield Sports Physio. Come posso aiutarti oggi?

Chiamante: Ciao, vorrei prenotare un massaggio sportivo per sabato mattina.

Assistente: Certamente. Un massaggio sportivo dura 60 minuti. Sabato mattina ho le 9:15 o le 10:30. Quale preferisci?

Chiamante: Le 10:30.

Assistente: E il tuo nome, per favore?

Chiamante: Hannah Cole.

Assistente: Grazie, Hannah. Qual è il numero migliore per contattarti?

Chiamante: Quello da cui sto chiamando.

Assistente: Puoi leggerlo ad alta voce, per favore, così verifico di averlo trascritto correttamente?

Chiamante: 07700 900456.

Assistente: Prenotazione effettuata: massaggio sportivo, sabato alle 10:30, codice LSP-4830. Posso aiutarti con altro?

Se Hannah avesse chiamato per spostare una prenotazione esistente, l'assistente vocale avrebbe potuto annullare quella precedente e crearne una nuova, ma non riprogrammarla in un solo passaggio. Un'opzione più semplice è l'istruzione "per modificare prenotazioni esistenti, raccogli i dati e passa la conversazione al team".

Prezzi per le prenotazioni di appuntamenti con AI

La prenotazione non viene venduta come prodotto separato. È inclusa nell'assistente dei prodotti Klugon. I prezzi sono in dollari statunitensi:

Alcuni dettagli che riguardano in particolare le prenotazioni:

• Il pagamento annuale riduce del 20% il prezzo mensile.
• I numeri di telefono costano $9 al mese ciascuno e possono essere aggiunti solo dopo la fine della prova di 7 giorni. Durante la prova puoi testare l'assistente vocale nel browser.
• I minuti voce aggiuntivi costano $15 per ogni 100 minuti iniziati.
• I calendari esterni (Google, Outlook, Apple, Calendly) richiedono un piano voce o social Business o Scale.
• Le notifiche Slack e Zapier per le nuove prenotazioni e i passaggi al team richiedono lo stesso: un piano voce o social Business o Scale.
• La prova gratuita dura 7 giorni. È necessaria una carta, che verrà addebitata al termine della prova se non annulli prima.

Tutti i piani includono assistenti illimitati. Il dettaglio completo, compreso cosa conta come conversazione, si trova nella pagina dei prezzi.

Esempio pratico: quanto potrebbero costarti le prenotazioni perse

È un'illustrazione, non una previsione. Sostituisci i numeri con i tuoi.

Ipotesi per un salone di bellezza inventato con due postazioni:

• 25 chiamate a settimana restano senza risposta perché entrambe le persone sono con clienti o il salone è chiuso.
• Il 40% di quei chiamanti voleva prenotare; gli altri avevano una domanda, volevano proporre qualcosa o erano clienti esistenti.
• Metà di chi voleva prenotare avrebbe prenotato se qualcuno avesse risposto. L'altra metà richiama comunque più tardi oppure non era ancora pronta.
• L'appuntamento medio vale $55.
• Le chiamate durano in media 3 minuti con l'assistente.

Calcolo:

• 25 chiamate perse × 40% che voleva prenotare = 10 potenziali prenotazioni a settimana.
• 10 × 50% che avrebbero prenotato = 5 prenotazioni a settimana attualmente perse.
• 5 × $55 = $275 a settimana, ovvero circa $1.190 al mese (usando 4,33 settimane).

Costi:

• Agente vocale AI Starter a $99 al mese, più un numero di telefono a $9 = $108 al mese.
• 25 chiamate × 3 minuti × 4,33 settimane ≈ 325 minuti al mese, ampiamente entro i 1.000 inclusi. Anche se l'assistente rispondesse a ogni chiamata, non solo a quelle perse, 100 chiamate a settimana da 3 minuti sarebbero circa 1.300 minuti: dovresti quindi passare a Business o pagare i 300 minuti aggiuntivi a $15 ogni 100.

Con queste ipotesi, l'assistente si ripaga se recupera circa due appuntamenti al mese. La vera domanda è se i tuoi numeri relativi alle chiamate perse e alla conversione siano simili. Controlla il registro delle chiamate perse del tuo telefono per due settimane prima di decidere: la maggior parte dei servizi telefonici aziendali e dei cellulari mostra questi dati. La nostra guida su chiamate perse e ricavi persi approfondisce questa misurazione.

Nota cosa non considera l'esempio. Non ipotizza una riduzione delle assenze, perché Klugon non invia promemoria. Inoltre non considera i messaggi a cui viene risposto su WhatsApp o sul sito, mentre per alcune attività è proprio lì che arrivano le richieste di prenotazione serali.

Mantenere aggiornato il calendario giorno per giorno

Un sistema automatico di prenotazione degli appuntamenti conosce solo ciò che è inserito nel suo calendario. L'assistente non può vedere la persona appena entrata senza appuntamento o il cliente abituale che ha prenotato la visita successiva alla cassa. È da queste lacune che nascono le doppie prenotazioni, ma chiuderle è semplice.

Aggiungi le prenotazioni che raccogli tu

Quando prendi una prenotazione di persona o dal tuo cellulare, aggiungila subito nella pagina Prenotazioni. La dashboard esegue lo stesso controllo dei conflitti dell'assistente, quindi se nel frattempo la fascia non è più disponibile vedrai un avviso. Se vuoi davvero inserire due attività nella stessa fascia, ad esempio una spuntatina veloce alla frangia durante il tempo di posa di un colore, puoi usare l'opzione "Consenti sovrapposizione" per prenotarla comunque.

Se hai collegato un calendario esterno e l'assistente lo controlla, anche gli appuntamenti inseriti lì risultano occupati. Tuttavia, poiché lo strumento principale di prenotazione legge solo il calendario di Klugon, aggiungere la prenotazione in Klugon è l'abitudine più sicura.

Blocca ferie e assenze per malattia del personale

Le date di chiusura chiudono l'intera attività. Per il giorno libero di una sola persona, il metodo pratico è aggiungere una prenotazione per quel membro del personale, per tutta la durata dell'assenza. Poiché i conflitti vengono controllati per persona, l'assistente smetterà di proporre le fasce di quella persona, mentre i colleghi resteranno prenotabili. Usa un'etichetta chiara ("Ferie"), così nessuno la scambia per una prenotazione cliente.

Attività con una sola persona

Se lavori da solo e non indichi alcun membro del personale, ogni prenotazione blocca lo stesso unico calendario. L'assistente non può prenotarti due volte nello stesso momento, perché c'è una sola persona da controllare.

Una breve routine mattutina

Per la maggior parte delle attività bastano cinque minuti all'inizio della giornata:

1. Apri la pagina Prenotazioni e leggi quelle inserite da ieri.
2. Controlla la posta in arrivo per le conversazioni contrassegnate come "Serve una persona" e richiama quei clienti.
3. Guarda la lista di cose da fare in Insights per le prenotazioni in attesa di conferma e i lead non ancora contattati.
4. Se l'assistente ha sbagliato qualcosa, correggi la causa: la durata di un servizio, una regola mancante o una lacuna nella knowledge base.

Misurare se funziona

Dagli un mese, poi controlla questi dati:

• Prenotazioni per canale. La pagina Analytics mostra le prenotazioni (escluse quelle annullate), la suddivisione per canale e un grafico giorno per giorno, a confronto con il periodo precedente.
• Ore e giorni della settimana più intensi. Se la maggior parte delle prenotazioni arriva dopo le 18, si tratta di attività che prima non ricevevi o che ottenevi richiamando il cliente il giorno dopo.
• Passaggi a una persona. "Gestite dall'assistente" mostra quante conversazioni sono state passate al team e la percentuale gestita senza passaggio. Un tasso elevato di passaggi di solito indica informazioni mancanti, non un assistente difettoso.
• Domande senza una buona risposta. La pagina Insights le elenca. Ognuna è una frase da aggiungere alla knowledge base.
• Annullamenti. Se aumentano, controlla se le persone stanno prenotando il servizio sbagliato. Di solito significa che devi migliorare i nomi o le descrizioni dei servizi.

Confronta questi dati con quelli precedenti: il numero di prenotazioni raccolte per telefono e messaggio in un mese normale e il numero di chiamate perse dal registro del telefono.

Quali attività ottengono di più da un assistente AI per la pianificazione

La pianificazione degli appuntamenti tramite un assistente funziona meglio quando:

• le prenotazioni riguardano servizi di durata fissa che puoi elencare;
• più persone svolgono servizi diversi, quindi il controllo "chi può fare questo e quando" evita molti scambi;
• molte richieste arrivano fuori dall'orario di apertura o mentre sei con un cliente;
• i clienti hanno spesso una o due domande prima di decidere.

Questa descrizione si adatta alla maggior parte delle attività nelle nostre pagine per saloni e cliniche, oltre a fisioterapisti, tutor, istruttori di guida, toelettatori per cani e imprese artigiane che prenotano sopralluoghi.

Funziona meno bene per le attività in cui ogni prenotazione è una trattativa: preventivi personalizzati per eventi, questioni legali che richiedono un controllo dei conflitti o appuntamenti medici che necessitano prima di un triage clinico. In questi casi, usa l'assistente per rispondere alle domande generali e raccogliere i dati, e indicagli di passare la prenotazione vera e propria a una persona.

In particolare per le cliniche: l'assistente non dovrebbe mai decidere se un sintomo è urgente. Inserisci questa regola nelle sue istruzioni e indicagli il numero della struttura per i casi urgenti. Non può trasferire le chiamate, quindi dovrà dire alla persona chi contattare.

Dati raccolti quando le persone prenotano

Ogni prenotazione significa raccogliere dati personali: un nome, un numero di telefono o un indirizzo email e, a volte, una nota sul motivo della visita. Se ti trovi nel Regno Unito, le indicazioni dell'ICO sul diritto all'informazione spiegano che le persone dovrebbero sapere quali dati raccogli, perché e per quanto tempo li conservi. Mantieni aggiornata l'informativa sulla privacy del tuo sito per includere le prenotazioni effettuate dall'assistente.

Klugon è gestita da un'azienda tedesca ai sensi del GDPR e i trasferimenti a fornitori di servizi fuori dall'UE sono coperti da Clausole Contrattuali Standard, come indicato nella nostra informativa sulla privacy. Puoi esportare gli elenchi di clienti e lead in CSV ed eliminare singoli record dalla dashboard. La cancellazione completa dei dati di un account viene effettuata su richiesta via email.

Evita di chiedere più dati del necessario. Per una prenotazione servono un nome e un modo per contattare il cliente. Non dire all'assistente di raccogliere date di nascita o anamnesi mediche, a meno che tu non abbia un motivo chiaro e che la tua informativa sulla privacy lo preveda.

Iniziare

Il test più rapido consiste nel iniziare una prova gratuita, configurare gli orari e due o tre servizi e prenotare tu stesso alcuni appuntamenti nella chat del sito. Imparerai di più da dieci prenotazioni di prova che da qualsiasi elenco di funzioni, compreso questo. Se prima vuoi capire meglio il prodotto nel suo insieme, la panoramica del receptionist AI nella nostra home page è il punto di partenza.

Domande frequenti

L'assistente AI per appuntamenti prenota direttamente in Google Calendar?

Prenota nel calendario di Klugon. Se colleghi Google Calendar (con un piano voce o social Business o superiore), l'assistente può anche controllare i tuoi orari occupati e creare eventi usando strumenti separati per i calendari, ma non si tratta di una sincronizzazione bidirezionale garantita. Considera la pagina Prenotazioni di Klugon il registro principale.

I clienti possono riprogrammare o annullare autonomamente?

Sì, nella chat del sito e su WhatsApp, Instagram e Messenger possono fare entrambe le cose. Durante una telefonata l'assistente può annullare una prenotazione, ma non spostarla.

Invia conferme o promemoria per le prenotazioni?

No. Il cliente riceve una conferma con un codice di prenotazione nella conversazione stessa. Klugon non invia successivamente email di conferma, promemoria o messaggi di testo.

Può incassare una caparra quando qualcuno prenota?

No. Le prenotazioni registrano il prezzo del servizio, ma non prevedono un passaggio per pagamenti, caparre o penali per mancata presentazione.

Cosa succede se due persone provano a prenotare la stessa fascia?

Il controllo della disponibilità verifica ogni volta le prenotazioni esistenti, per ogni membro del personale, quando propone o crea una fascia. Una fascia già occupata non viene proposta di nuovo, a meno che la prenotazione precedente non venga annullata.

Può passarmi un chiamante se vuole parlare con una persona?

Non direttamente. Non c'è alcun trasferimento di chiamata in tempo reale. L'assistente passa la conversazione al tuo team: viene contrassegnata come "Serve una persona" nella posta in arrivo e, se hai collegato Slack o Zapier, viene inviato un avviso. In seguito qualcuno richiama il cliente.

Quanto tempo richiede la configurazione?

Impostare orari, servizi e regole di prenotazione significa semplicemente inserirli. Collegare Google Calendar richiede più tempo a causa del passaggio dell'account di servizio. I numeri di telefono possono essere aggiunti solo dopo la fine della prova, quindi le prenotazioni vocali su un numero reale iniziano successivamente.

In quali lingue può gestire le prenotazioni?

Al telefono puoi impostare l'assistente perché risponda in inglese, tedesco, francese, spagnolo, italiano, portoghese, olandese, giapponese o arabo. Il messaggio di benvenuto predefinito è in inglese, quindi scrivi il tuo messaggio se scegli un'altra lingua.

La prenotazione degli appuntamenti è inclusa in ogni piano?

È inclusa in tutti i piani voce e social. Nel chatbot del sito è disponibile a partire dal livello Business. Consulta la pagina dei prezzi per la suddivisione aggiornata.