Un centralinista AI per le chiamate a cui non riesci a rispondere

Il telefono squilla mentre sei con un cliente. O a metà di una scala, nel bel mezzo di una tinta o mentre stai chiudendo per la sera. Lasci squillare, promettendoti di richiamare, e quando finalmente lo fai il cliente ha già prenotato da qualcun altro. La maggior parte delle piccole imprese non perde lavoro perché non è brava in quello che fa. Lo perde perché non c'era nessuno libero per rispondere.

Un centralinista AI serve proprio a fare in modo che qualcuno ci sia sempre. Klugon risponde al numero della tua attività con una voce AI naturale, parla con il chiamante in modo semplice, risponde usando ciò che gli hai insegnato, prenota appuntamenti nel tuo calendario e annota i dati di cui il tuo team ha bisogno per ricontattarlo. Funziona di notte e nei fine settimana, senza pausa pranzo.

Questa pagina spiega esattamente come funziona con Klugon: cosa succede durante una chiamata, come configurarlo e inoltrare il tuo numero esistente, cosa fa l'AI da solo e cosa lascia a una persona, quanto costa e quali sono i suoi limiti. Abbiamo cercato di essere specifici, anche sulle cose che ancora non può fare, perché sono proprio questi i dettagli che determinano se è adatto alla tua attività.

Cosa fa davvero un centralinista AI durante una chiamata

Tolto il marketing, un centralinista telefonico svolge quattro compiti. Risponde a nome della tua attività. Fornisce ai chiamanti le informazioni che cercano. Fissa appuntamenti quando vogliono venire. E quando serve una persona, prende un messaggio completo. L'AI di Klugon fa tutte queste cose, con alcuni limiti che è meglio conoscere in anticipo.

Risponde a nome della tua attività

Quando una chiamata arriva al tuo numero Klugon, l'AI risponde con il tuo messaggio di benvenuto. Se non ne hai scritto uno, quello predefinito è «Ciao! Grazie per aver chiamato», seguito dal nome della tua attività e da «Come posso aiutarti oggi?». Ti consigliamo di scriverne uno personalizzato (ne parleremo nella sezione sulla configurazione), anche perché quello predefinito non dice al chiamante che sta parlando con un'AI.

Da quel momento, il chiamante deve solo parlare. Non c'è «premi 1 per gli orari di apertura». Può fare una domanda come farebbe a una persona, cambiare idea o intervenire mentre l'AI sta ancora parlando. Quando il chiamante inizia a parlare, l'AI si ferma e ascolta: è più importante di quanto sembri. Nulla fa sembrare una linea automatizzata più robotica di una voce che continua a parlare sopra di te.

Risponde usando ciò che gli hai insegnato

L'AI non indovina i tuoi prezzi e non inventa le regole del parcheggio. Risponde usando il tuo materiale: i servizi e i prezzi che hai inserito, il profilo della tua attività (indirizzo, orari di apertura e dati di contatto) e la tua knowledge base, che può contenere documenti caricati, testo incollato e pagine importate dal tuo sito. Durante una chiamata può cercare nella knowledge base e consultare servizi e prodotti.

La qualità delle risposte riflette quindi direttamente la qualità delle informazioni che gli fornisci. Se la tua politica di cancellazione non è scritta in un posto che può leggere, non può citarla. Quando non ha una risposta, dovrebbe dirlo e raccogliere i dati del chiamante: è così che devi configurarlo.

Prenota nel tuo calendario

Per le attività che lavorano su appuntamento, prenotare è di solito il motivo principale per avere un centralinista AI. L'AI di Klugon può elencare i tuoi servizi, verificare gli slot liberi, creare una prenotazione e cancellarla, tutto durante la chiamata. La disponibilità proviene dal calendario di prenotazione integrato di Klugon, che usa i tuoi orari di apertura, il fuso orario, la durata di ogni servizio, il membro dello staff che lo svolge, il margine che vuoi tra un appuntamento e l'altro e il preavviso necessario. Prima di riattaccare, il chiamante riceve un codice di prenotazione.

Se preferisci gestire la tua agenda in un altro calendario, Klugon può anche controllare i calendari Google, Outlook o Apple e inviare link Calendly, dopo che li hai collegati con il piano Business o superiore. La pagina prenotazione di appuntamenti con l'AI spiega nel dettaglio la gestione delle prenotazioni, compreso il funzionamento dei calendari esterni e i relativi limiti.

Raccoglie i dati per il tuo team

Alcune chiamate richiedono il tuo intervento. Un reclamo, un preventivo per un lavoro insolito, un fornitore, una domanda a cui non sa rispondere. In questi casi, il compito dell'AI è raccogliere nome, numero e necessità del chiamante, salvarli come lead e dirgli con sincerità che qualcuno lo ricontatterà. Non può passarti la chiamata (torneremo su questo punto, perché è il limite più importante di questa pagina). Può però assicurarsi che il messaggio sia completo e in un unico posto, invece che su un post-it o in una segreteria telefonica che ascolterai giovedì.

Come funziona il servizio di risposta telefonica AI di Klugon

Non devi conoscere la tecnologia per usarlo, ma capire la sequenza ti aiuta a configurarlo bene e a individuare eventuali problemi.

1. Una chiamata arriva al tuo numero Klugon. Può essere un numero ottenuto da Klugon oppure il tuo numero esistente inoltrato a un numero Klugon dal tuo operatore telefonico. Le attività con il piano Business o superiore possono anche collegare a Klugon il proprio trunk SIP.
2. L'AI risponde con il tuo messaggio di benvenuto nella lingua e con la voce che hai scelto per quell'assistente.
3. Ascolta e risponde in una normale conversazione. Il chiamante può interromperla in qualsiasi momento.
4. Usa gli strumenti quando la conversazione lo richiede. Queste sono le azioni disponibili durante una chiamata: elencare i servizi, verificare gli slot disponibili, creare una prenotazione, cancellare una prenotazione, cercare i prodotti, cercare nella knowledge base, leggere il profilo dell'attività e acquisire un lead.
5. La chiamata viene salvata nella posta in arrivo come conversazione telefonica, con la sua durata e un registro della conversazione.
6. Le prenotazioni e i lead arrivano nella dashboard e, se hai collegato Slack o Zapier (piano Business e superiore), anche i nuovi lead e le nuove prenotazioni vengono pubblicati lì.

Funziona solo per le chiamate in entrata. Klugon risponde alle chiamate, non le effettua. Non ci sono chiamate in uscita, richiami effettuati dall'AI o messaggi di testo.

Risponde inoltre ogni volta che il tuo piano è attivo e le chiamate vengono instradate verso di lui. Non esiste una programmazione integrata che lo attivi alle 18:00 e lo disattivi alle 9:00. Se vuoi che gestisca solo alcune chiamate, puoi controllarlo con le impostazioni di inoltro del tuo operatore telefonico: ne parliamo nella sezione sulla configurazione e più approfonditamente nella pagina servizio di risposta fuori orario.

Lingue e voci

Imposti la lingua per ogni assistente. Durante le chiamate, Klugon risponde in inglese (US o UK), tedesco, francese, spagnolo, italiano, portoghese, olandese, giapponese e arabo. Se molti dei tuoi chiamanti parlano una di queste lingue, puoi configurare un secondo assistente in quella lingua. Ogni piano include assistenti illimitati, ma Starter consente un solo numero di telefono: per un secondo numero in un'altra lingua serve Business (tre numeri) o Scale.

Puoi scegliere tra dieci voci. Sono generate dall'AI e suonano naturali, ma non sono la registrazione di una persona e non affermiamo che i chiamanti non possano accorgersene. Scegline una adatta al modo in cui la tua attività suona al telefono, poi chiamala tu stesso alcune volte prima di decidere.

La prima cosa che sentono i chiamanti

Il messaggio di benvenuto pesa più di qualsiasi altra frase. Viene ascoltato a ogni chiamata, stabilisce il tono ed è il punto migliore per dire chiaramente che il chiamante sta parlando con un assistente AI. Klugon ti permette di scriverne uno personalizzato. Un buon messaggio è breve, dice chi risponde e invita il chiamante a spiegare di cosa ha bisogno:

Leggilo ad alta voce prima di salvarlo. Se richiede più di un respiro, è troppo lungo.

Un esempio di chiamata

Juniper Lane Hair è un salone immaginario con tre postazioni. Ha inserito i servizi con prezzi e durate, impostato gli orari di apertura dal martedì al sabato, dalle 9:00 alle 18:00, e incollato le proprie politiche nella knowledge base, inclusa questa: «Tutti i nuovi clienti che fanno una tinta devono sottoporsi a un test allergologico almeno 48 ore prima dell'appuntamento». Ha il piano Business con Slack collegato. La chiamata arriva un lunedì sera, quando il salone è chiuso.

AI: Grazie per aver chiamato Juniper Lane Hair. Stai parlando con il nostro assistente AI. Posso fissare appuntamenti e rispondere alle domande sui nostri servizi. Come posso aiutarti?

Chiamante: Ciao, vorrei prenotare taglio e tinta, probabilmente sabato, se avete disponibilità.

AI: Posso aiutarti. Hai già fatto una tinta da noi?

Chiamante: No, è la prima volta.

AI: In questo caso ti serve un test allergologico almeno 48 ore prima dell'appuntamento per la tinta. È una visita veloce. Vuoi che prenoti anche il test?

Chiamante: Ah, giusto. Sì, va bene. Quanto costano taglio e tinta?

AI: Taglio e tinta completa costano 95 sterline e richiedono circa due ore e mezza. Per sabato ho le 9:30 con Priya o le 11:00 con Tom.

Chiamante: Le 9:30, per favore. E per il test?

AI: I test possono essere prenotati da domani. Ho disponibilità mercoledì alle 10:15 o giovedì alle 16:40.

Chiamante: Mercoledì va bene.

AI: Posso avere il tuo nome e un numero di telefono?

Chiamante: Maya Collins, 07700 900123.

AI: Grazie, Maya. Hai prenotato un test per mercoledì alle 10:15 e taglio e tinta completa con Priya sabato alle 9:30. I tuoi codici di prenotazione sono J-4821 e J-4822.

Chiamante: Perfetto. Puoi mandarmeli via SMS?

AI: Mi dispiace, non posso inviare SMS. Se annoti subito i codici, il salone potrà trovare le tue prenotazioni usando quelli o il tuo nome.

Chiamante: Nessun problema. C'è un parcheggio qui vicino?

AI: In Mill Street c'è un parcheggio a pagamento, a circa due minuti a piedi dal salone.

Chiamante: Perfetto. Un'ultima cosa: ho avuto una brutta esperienza con una tinta fatta altrove e vorrei parlare con qualcuno dei miei capelli prima di sabato.

AI: Capisco. Da qui non posso passarti una stylist, ma posso inoltrare il messaggio così il salone ti richiamerà. Il numero migliore è 07700 900123?

Chiamante: Sì.

AI: Ho inoltrato il messaggio. Qualcuno del salone ti richiamerà quando sarà in sede. Posso aiutarti con altro?

Chiamante: No, è tutto, grazie.

Cosa è successo dopo la chiamata

Martedì mattina, la titolare del salone trova nella dashboard quanto segue, senza aver ascoltato nulla:

• La chiamata nella posta in arrivo, contrassegnata come conversazione telefonica, con la sua durata.
• Due nuove voci nelle prenotazioni, con nome e numero di Maya: una con Priya per sabato e una per il test di mercoledì.
• Un nuovo lead con la nota che Maya vuole parlare con una stylist di un problema avuto con una tinta precedente prima di sabato.
• Messaggi Slack per le due prenotazioni e il nuovo lead, perché il salone ha collegato Slack.

Poi qualcuno del salone richiama Maya. È questo il passaggio che l'AI non può fare al posto tuo, ed è quello che conquista la fiducia della cliente.

Nota cosa non ha fatto l'AI in questo esempio. Non ha promesso un SMS, un promemoria o un'email, perché Klugon non invia nessuno di questi messaggi. Non ha finto di trasferire la chiamata. E non ha improvvisato una risposta sulla tinta precedente di Maya, che richiede il giudizio di una stylist, non di un centralinista.

Cosa gestisce e cosa passa al tuo team

Un centralinista AI è utile soprattutto per le chiamate di routine, quelle a cui potresti rispondere anche nel sonno, così le persone dedicano tempo solo alle chiamate che ne hanno davvero bisogno. La cosa utile è classificare le chiamate in anticipo.

Chiamate che l'agente telefonico AI gestisce da solo

C'è un limite da conoscere: durante le chiamate l'AI può prenotare e cancellare, ma non può riprogrammare una prenotazione esistente con un'unica operazione. Nelle chat e nei messaggi può farlo. Se spostare gli appuntamenti è una parte importante delle tue chiamate, prova come si comporta l'assistente prima di attivarlo e aspettati che alcune chiamate si concludano con un messaggio per il tuo team.

Cosa significa «passare la chiamata» nella pratica

È qui che le aspettative delle persone su un servizio di risposta AI differiscono più spesso da ciò che Klugon fa, quindi è meglio essere precisi.

Klugon non può trasferire una chiamata in corso a una persona. Non c'è «resti in linea mentre la passo». L'AI non può chiamare il tuo cellulare, collegare il chiamante a un collega o mettere qualcuno in conferenza. Quando una chiamata richiede una persona, l'AI passa la conversazione al tuo team raccogliendo i dati del chiamante e il motivo della chiamata, salvandoli come lead e dicendo al chiamante che qualcuno lo ricontatterà.

Il tuo team può poi gestirla da:

• L'elenco dei lead, dove compaiono nome, numero e note del chiamante. I lead hanno stati (nuovo, contattato, convertito, perso), così puoi tenere traccia di chi è stato richiamato.
• La posta in arrivo, dove ogni chiamata appare come conversazione telefonica.
• Slack o Zapier, se li hai collegati con il piano Business o superiore. I nuovi lead e le prenotazioni vengono pubblicati automaticamente, così la persona di turno li vede senza effettuare l'accesso. Con Zapier puoi inoltrarli agli strumenti che il tuo team usa già.
• La pagina degli insight, che conserva una lista di cose da fare, inclusi i lead non contattati dopo due giorni.

Klugon non ti invia email né notifiche push quando arriva una chiamata. Con il piano Starter, che non include Slack o Zapier, devi quindi controllare personalmente la dashboard. Inseriscilo nella tua routine: come punto di partenza, può essere utile farlo appena inizi la giornata e dopo pranzo.

La richiamata spetta a te. Abbiamo pubblicato un articolo più completo su come passare le chiamate allo staff, con script per entrambe le parti.

Chiamate che dovresti tenere lontane dall'AI

Un centralinista AI è pur sempre un centralinista. Non dovrebbe svolgere il lavoro del tuo personale qualificato e ci sono chiamate in cui la risposta giusta è sempre «una persona ti richiamerà». Scrivile e aggiungile alla knowledge base come istruzioni chiare, così l'AI saprà raccogliere i dati senza rispondere:

• Qualsiasi cosa di natura clinica o legata alla sicurezza. Sintomi, farmaci, «è un'emergenza?». L'AI non deve fare triage. Se gestisci una clinica, uno studio o una farmacia, indica nel messaggio di benvenuto e nelle istruzioni che chi ha un problema medico urgente deve riattaccare e chiamare i servizi di emergenza.
• Consulenza legale o finanziaria. Può prenotare una consulenza e raccogliere una descrizione generale della questione. Non deve dire a nessuno cosa fare.
• Reclami e controversie. Raccogli i dati, riconosci il problema e inoltralo. La risposta deve essere gestita da una persona.
• Qualsiasi cosa riguardi un pagamento. Klugon non accetta pagamenti durante le chiamate. Non permettere ai chiamanti di dettare numeri di carta.
• Emergenze per gli artigiani. Un tubo rotto a mezzanotte richiede una decisione umana. Klugon può raccogliere indirizzo e dettagli, ma non può chiamare il tuo telefono: se offri un servizio di emergenza, ti serve un canale separato. La nostra pagina per idraulici, elettricisti e altri artigiani illustra le opzioni.

Configurare la risposta alle chiamate con l'AI

La configurazione riguarda soprattutto le informazioni sulla tua attività, non la tecnologia. La parte tecnica, cioè fare arrivare le chiamate all'AI, richiede pochi minuti una volta che il tuo piano lo consente. Insegnare bene all'AI richiede più tempo ed è ciò che determina la qualità delle sue risposte.

Prima di iniziare: prova e numeri di telefono

Il prodotto vocale di Klugon offre una prova gratuita di 7 giorni. Per iniziare è richiesta una carta. Ti verrà addebitato il costo al termine della prova, a meno che tu non annulli prima; annullare durante la prova non costa nulla.

Durante la prova non puoi ottenere un numero di telefono. Crei e testi l'assistente nel browser, parlando attraverso il microfono del computer, e il tuo numero si attiva al termine della prova, quando il piano è a pagamento. È una scelta intenzionale: hai una settimana per insegnare e testare l'AI prima che la senta un vero chiamante.

Passaggio 1: insegnagli tutto sulla tua attività

Inizia dalle domande che i chiamanti fanno davvero. Ripensa alle chiamate, alle email e ai messaggi delle ultime settimane e annota le venti domande più frequenti, con la risposta che daresti. Poi aggiungile alla knowledge base. Puoi:

• Incollare testo, il formato migliore per FAQ e politiche.
• Caricare file in formato PDF, DOCX, TXT, MD o CSV, fino a 20 MB ciascuno. I PDF scansionati composti solo da immagini non possono essere letti: usa il documento originale.
• Importare una singola pagina web, ad esempio la pagina dei prezzi. Viene letta una sola volta: se la pagina cambia, devi importarla di nuovo.
• Analizzare il tuo sito, leggendo la homepage e fino a sette pagine chiave, come contatti e chi siamo. Non è una scansione completa del sito, quindi non fare affidamento su questa funzione per le pagine più nascoste.

Se hai più assistenti, condividono la stessa knowledge base, quindi devi farlo una sola volta. Il nostro articolo su cosa insegnare al tuo centralinista AI contiene un elenco più completo.

Passaggio 2: configura servizi e orari di apertura

Inserisci ogni servizio con il relativo prezzo e la durata, assegnando i membri dello staff se persone diverse svolgono servizi diversi. Imposta orari di apertura e fuso orario, poi le regole di prenotazione: intervallo tra gli slot (da 10 minuti fino a 2 ore, 30 minuti per impostazione predefinita), eventuale margine dopo gli appuntamenti, preavviso minimo (un'ora per impostazione predefinita), con quanto anticipo è possibile prenotare (60 giorni per impostazione predefinita) e le date di chiusura. L'AI prenota rispettando queste regole, quindi dedicare dieci minuti alla configurazione ti evita una prenotazione alle 7:45 del mattino in un giorno festivo.

Passaggio 3: scegli una voce e scrivi il messaggio di benvenuto

Scegli la lingua e una delle dieci voci, poi scrivi il messaggio di benvenuto. Mantienilo sotto le tre frasi. Di' il nome dell'attività, specifica che è un assistente AI e spiega in cosa può aiutare.

Passaggio 4: testalo nel browser

Chiamalo tu e chiedi a qualcun altro di farlo. Non limitarti alle domande facili. Prova:

• Una domanda a cui non dovrebbe conoscere la risposta, per verificare che lo dica invece di inventare.
• Una prenotazione fuori dagli orari di apertura.
• Cambiare idea a metà prenotazione.
• Interromperlo a metà frase.
• Chiedere di parlare con una persona.
• Chiedere qualcosa che hai inserito nella lista «da tenere lontano».

Ogni lacuna che trovi ora è una chiamata che andrà meglio in futuro.

Passaggio 5: ottieni un numero o inoltra quello esistente

Al termine della prova hai tre modi per collegare una linea telefonica reale:

• Ottieni un nuovo numero da Klugon. Costa $9 al mese. La ricerca dei numeri propone per impostazione predefinita numeri statunitensi.
• Mantieni il tuo numero esistente e inoltra le chiamate. Klugon ti assegna un numero dedicato (allo stesso costo di $9 al mese) e configuri l'inoltro con il tuo operatore, in modo che le chiamate al tuo numero pubblico arrivino lì. È il modo usato dalla maggior parte delle attività per mantenere il numero presente sul furgone, sul sito e sulla scheda Google.
• Trasferisci il tuo numero tramite un trunk SIP. Se hai già un sistema telefonico aziendale con SIP, puoi collegarlo a Klugon. Serve il piano Business o superiore.

Klugon non trasferisce i numeri. Il tuo numero resta con l'operatore attuale e l'inoltro o il trunk SIP inviano le chiamate a Klugon.

Codici di inoltro per gli operatori più comuni

L'inoltro viene configurato sulla tua linea telefonica, non in Klugon. Hai due possibilità principali:

• Inoltrare tutte le chiamate, così l'AI risponde sempre. Utile se vuoi usarla come centralino.
• Inoltrare solo le chiamate a cui non rispondi (spesso chiamato inoltro «se non risponde» o «condizionale»), così il telefono squilla prima e l'AI risponde alle chiamate perse. Utile se preferisci rispondere tu quando puoi.

I codici dipendono dall'operatore e dal tipo di linea. Questi sono quelli pubblicati dagli operatori stessi; controlla la pagina collegata prima di digitarli, perché possono cambiare.

Due osservazioni pratiche. Il tuo operatore potrebbe addebitare le chiamate inoltrate perché, tecnicamente, la tua linea effettua una chiamata verso il numero Klugon; BT, per esempio, dichiara che le chiamate trasferite vengono addebitate alle tariffe standard, salvo che il piano le includa. Dopo aver configurato l'inoltro, chiama il numero della tua attività da un altro telefono per verificare che la chiamata arrivi dove previsto. Il nostro articolo su come mantenere il proprio numero con l'inoltro chiamate spiega i problemi più comuni.

Passaggio 6: collega le notifiche

Con il piano Business o superiore, collega Slack o Zapier per fare arrivare nuovi lead e prenotazioni al tuo team senza che nessuno debba effettuare l'accesso. L'integrazione Slack usa un URL webhook in entrata del tuo workspace Slack. Con Starter, decidi chi controlla la dashboard e quando.

Checklist di configurazione

• Avvia la prova vocale e crea il tuo assistente.
• Annota le venti domande più frequenti con le relative risposte e aggiungile alla knowledge base.
• Aggiungi le tue politiche (cancellazioni, ritardi, parcheggio, metodi di pagamento) come testo incollato.
• Scrivi la lista delle cose da «tenere lontano» e l'istruzione di raccogliere invece i dati.
• Inserisci servizi con prezzi, durate e membri dello staff.
• Imposta orari di apertura, fuso orario, margini, preavviso minimo e date di chiusura.
• Scegli lingua e voce e scrivi un messaggio che dica che è un assistente AI.
• Fai i test nel browser, comprese le domande più scomode.
• Al termine della prova, ottieni un numero o configura l'inoltro.
• Chiama il tuo numero da un altro telefono per verificare l'instradamento.
• Collega Slack o Zapier, oppure stabilisci un momento per controllare la dashboard.
• Leggi ogni chiamata nella prima settimana e completa le lacune della knowledge base.

Prezzi del centralinista AI

Le chiamate rientrano nel prodotto agente vocale AI di Klugon. I prezzi sono in dollari statunitensi. Tutti i dettagli, compresi i prodotti per chat e social, sono nella pagina dei prezzi.

Oltre al piano:

• Ogni numero di telefono costa $9 al mese, sia che si tratti di un nuovo numero sia di quello a cui inoltri le chiamate.
• I minuti vocali aggiuntivi costano $15 per ogni blocco iniziato di 100 minuti oltre la soglia inclusa.
• La fatturazione annuale costa il 20% in meno rispetto a quella mensile e viene addebitata una volta all'anno.

Cosa cambia tra i piani, oltre a minuti e numeri:

• Business aggiunge i collegamenti a Google Calendar, Outlook, Apple Calendar e Calendly, HubSpot, Zoho e Pipedrive, le notifiche Slack e Zapier, la possibilità di usare il proprio numero tramite SIP e rimuove il branding Klugon.
• Scale aggiunge Salesforce, ricerche personalizzate in sola lettura nel tuo database e numeri di telefono illimitati.

Tutti i piani includono assistenti illimitati, prenotazioni, acquisizione di lead, knowledge base e posta in arrivo. Puoi confrontare tutti e tre i piani nella tabella dei piani.

Un esempio di calcolo dei costi

I numeri aiutano a valutare meglio. Ecco un esempio completo con tutte le ipotesi dichiarate, così puoi sostituirle con le tue.

Quale piano è adatto ai tuoi minuti

Immagina di gestire un piccolo salone e di inoltrare tutte le chiamate all'AI.

• Ipotesi: 12 chiamate al giorno, sei giorni alla settimana, quindi circa 310 chiamate al mese.
• Ipotesi: la chiamata media dura 3 minuti, una durata plausibile per «avete disponibilità sabato?» e una prenotazione.
• Sono circa 930 minuti al mese, quindi rientri nei 1.000 di Starter.
• Costo: $99 per Starter più $9 per il numero, quindi $108 al mese, oppure $88 al mese con fatturazione annuale.

Ora supponi di arrivare a 1.250 minuti in un mese. Supereresti la soglia di 250 minuti, cioè tre blocchi iniziati da 100 minuti: $45 in più e $153 per il mese. È comunque molto meno di Business.

Il punto di pareggio è intorno ai 2.300 minuti al mese. Al di sotto, Starter più i minuti aggiuntivi costa meno di Business. Al di sopra, Business a $299 (con 3.600 minuti inclusi) è più conveniente, senza contare i collegamenti a Slack, Zapier e ai calendari che include. Se ti servono questi collegamenti, Business è il piano giusto a prescindere dai minuti.

Quanto valgono per te le chiamate perse

Il costo dell'AI è solo metà del conto. L'altra metà è ciò che perdi oggi.

• Ipotesi: perdi 8 chiamate alla settimana che non riesci mai a richiamare in tempo.
• Ipotesi: 1 chiamata su 4 avrebbe portato a una prenotazione.
• Ipotesi: una prenotazione media vale $70.
• Sono 2 prenotazioni alla settimana, circa $140 a settimana o all'incirca $600 al mese di lavoro finito altrove.

Se queste ipotesi si avvicinano alla tua realtà, all'AI basta recuperare due prenotazioni perse al mese per ripagare Starter. Se perdi raramente chiamate e nessuno prenota per telefono, il calcolo non torna e probabilmente non ti serve ancora. Approfondiamo questo calcolo nella guida su quanto costano le chiamate perse.

Il confronto con una persona al centralino

Un centralinista AI non sostituisce tutto ciò che fa un buon centralinista umano, quindi valuta questo confronto con cautela. È però utile avere un'idea delle proporzioni.

Secondo il US Bureau of Labor Statistics, a maggio 2025 la retribuzione mediana dei centralinisti era di $18,27 l'ora, ovvero $38.010 all'anno, prima di tasse, benefit e copertura delle ferie. Nel Regno Unito, il National Living Wage per i lavoratori dai 21 anni in su è di £12,71 l'ora da aprile 2026: anche solo 20 ore alla settimana di presenza al centralino al minimo legale superano quindi £1.000 al mese.

Una persona porta giudizio, calore umano e la possibilità di svolgere altre mansioni tra una chiamata e l'altra. L'AI offre copertura negli orari in cui non c'è nessuno, con un piano mensile e minuti inclusi. Molte attività usano entrambe le soluzioni: lo staff risponde quando può e l'AI gestisce ciò che viene perso. Analizziamo i compromessi nel confronto tra centralinista AI e centralinista umano.

Misurare se funziona

Aspetta un mese e guarda i numeri, non solo le sensazioni. La pagina di analisi mostra:

• Chiamate e minuti di conversazione, confrontati con il periodo precedente, oltre alla durata media delle chiamate.
• Prenotazioni effettuate, senza contare quelle cancellate.
• Lead acquisiti e quanti ne hai convertiti.
• Ore e giorni della settimana più intensi, per capire quando arrivano davvero le chiamate. Se una quota importante arriva la sera, hai imparato qualcosa sui tuoi clienti.
• Quanto ha gestito l'assistente senza una persona, espresso in percentuale.

La pagina degli insight aggiunge due elenchi da controllare ogni settimana: domande senza una buona risposta, che indicano lacune nella knowledge base, e domande più frequenti negli ultimi 30 giorni, che ti suggeriscono cosa aggiungere al sito.

Poi leggi le chiamate vere e proprie. Nelle prime due settimane, leggile tutte. In seguito, leggi un campione e ogni chiamata conclusa con un messaggio per il tuo team. Ogni risposta insoddisfacente di solito indica una riga di informazioni mancante.

Segnali che funziona: compaiono prenotazioni arrivate quando eri chiuso o occupato, l'elenco dei lead si riempie di dati completi e smetti di sentirti dire «Ho provato a chiamare, ma non ha risposto nessuno». Segnali che non funziona: molte chiamate brevi senza prenotazione o lead, la stessa domanda senza risposta che ricompare continuamente o chiamanti che chiedono di parlare con una persona nei primi secondi. Quest'ultimo segnale di solito indica che il messaggio di benvenuto va migliorato.

I limiti, spiegati con chiarezza

Ogni servizio di risposta AI ha dei limiti. Ecco quelli di Klugon, tutti in un unico posto, così non avrai sorprese dopo aver inoltrato il tuo numero.

• Nessun trasferimento di chiamata in tempo reale. L'AI non può passare i chiamanti a te o a qualcun altro. Raccoglie i dati e il tuo team richiama.
• Nessuna chiamata in uscita. Non chiama i clienti, non effettua richiami e non gestisce campagne telefoniche.
• Nessun SMS o email ai chiamanti. Niente SMS, conferme di prenotazione via email o WhatsApp, né promemoria. Il codice di prenotazione viene comunicato durante la chiamata.
• Nessun avviso via email o push per te. Le notifiche arrivano su Slack o Zapier con il piano Business o superiore. Con Starter controlli la dashboard.
• Nessuna registrazione delle chiamate. Le chiamate non vengono registrate.
• Registri delle chiamate parziali. Ogni chiamata appare nella posta in arrivo con la sua durata, ma il registro della conversazione potrebbe non includere parola per parola tutto ciò che ha detto il chiamante. Non usarlo come trascrizione completa a due voci.
• Nessuna riprogrammazione durante le chiamate. L'AI può prenotare e cancellare al telefono, ma non può spostare una prenotazione esistente. Nelle chat e nei messaggi può farlo.
• Nessun pagamento durante le chiamate. I chiamanti non possono pagare al telefono tramite l'AI.
• Nessuna risposta dalla posta in arrivo alle chiamate telefoniche. Puoi rispondere alle conversazioni WhatsApp, Instagram, Messenger e Telegram dalla posta in arrivo, ma per le chiamate telefoniche devi richiamare.
• Nessun trasferimento del numero. Mantieni il numero con il tuo operatore e inoltralo, oppure usa un trunk SIP.
• Nessun numero di telefono durante la prova. Per i primi 7 giorni fai i test nel browser.
• Nessun interruttore per gli orari di apertura. Risponde a ogni chiamata che gli viene instradata. Usa l'inoltro del tuo operatore per stabilire quali chiamate inoltrare.
• Non dice sempre di essere un'AI a meno che non lo specifichi il messaggio di benvenuto. Scrivi un messaggio che lo dica.
• La qualità dipende dalla tua knowledge base. Risponde usando ciò che gli hai fornito e dovrebbe prendere un messaggio quando non sa qualcosa, ma nessuna AI è perfetta. Leggi le chiamate e completa le lacune.

Nessuno di questi limiti è nascosto nelle clausole scritte in piccolo. Se uno di loro cambia, aggiorneremo questa pagina.

Quando un centralinista AI è adatto alla tua attività

Di solito è una buona soluzione se:

• Perdi regolarmente chiamate perché sei con i clienti o al lavoro.
• Molte chiamate riguardano sempre lo stesso gruppo di domande.
• Le persone prenotano appuntamenti per telefono.
• Le chiamate arrivano quando sei chiuso e nessuno può rispondere.

È meno adatto se:

• La maggior parte delle chiamate richiede il giudizio immediato di un professionista.
• Hai bisogno di trasferire le chiamate in tempo reale allo staff, cosa che Klugon oggi non può fare.
• Ricevi pochissime chiamate e riesci sempre a rispondere.

Se ricevi anche messaggi dal sito, WhatsApp o Instagram, lo stesso assistente può rispondere anche a quelli, usando le stesse informazioni, tramite il widget di chat del sito Klugon e WhatsApp. Sono prodotti separati, con piani propri. Se stai ancora valutando l'idea, la nostra guida ai centralinisti AI spiega le basi. La tecnologia vocale alla base è descritta nella pagina agente vocale AI.

Centralinista AI contro servizio di centralino telefonico virtuale

«Centralinista virtuale» di solito significa un team di persone in un call center che risponde a tuo nome. È una vera alternativa e, per alcune attività, può essere quella migliore. Un servizio umano può usare il proprio giudizio nelle chiamate difficili e alcuni offrono il trasferimento in tempo reale al tuo telefono. Di solito paghi al minuto o a chiamata, quindi il conto cresce con il volume delle chiamate, e prenotare nella tua agenda può avere un costo aggiuntivo.

Un centralinista AI risponde a qualsiasi ora con un piano mensile che include un numero prestabilito di minuti, prenota direttamente nel calendario e conserva ogni chiamata in un'unica posta in arrivo. È più forte sulle chiamate di routine e più debole su quelle che richiedono una persona: proprio per questo il passaggio al team è così importante. Confrontiamo più dettagliatamente i due modelli in servizio di risposta AI contro call center.

Domande frequenti

L'AI può trasferirmi una chiamata?

No. Klugon non può trasferire una chiamata in corso a una persona. Quando un chiamante ha bisogno di qualcuno, l'AI raccoglie nome, numero e motivo della chiamata, li salva come lead e comunica che il tuo team richiamerà. Con il piano Business o superiore, i nuovi lead vengono pubblicati su Slack o Zapier, così li vedi rapidamente.

Devo cambiare il mio numero di telefono?

No. Puoi mantenere il tuo numero esistente e inoltrare le chiamate a un numero Klugon usando il servizio di inoltro del tuo operatore. Puoi inoltrarle tutte oppure solo quelle a cui non rispondi. Klugon non trasferisce i numeri, quindi il tuo numero resta con l'operatore attuale.

Posso provarlo prima di assegnargli un numero reale?

Sì. La prova di 7 giorni ti permette di creare e testare l'assistente nel browser. Per iniziare serve una carta e ti verrà addebitato il costo al termine della prova, a meno che tu non annulli. I numeri di telefono possono essere aggiunti solo al termine della prova.

I chiamanti sapranno di parlare con un'AI?

Solo se glielo dici, cosa che ti consigliamo. Il messaggio predefinito non lo specifica, quindi scrivine uno che dica che il chiamante sta parlando con il tuo assistente AI. Le voci sono generate dall'AI e suonano naturali, ma essere trasparenti evita situazioni imbarazzanti e crea fiducia.

In quali lingue può rispondere alle chiamate?

In inglese (US o UK), tedesco, francese, spagnolo, italiano, portoghese, olandese, giapponese e arabo. Imposti la lingua per ogni assistente e puoi avere tutti gli assistenti che vuoi.

Invia conferme o promemoria per le prenotazioni?

No. Durante la chiamata l'AI comunica al chiamante un codice di prenotazione. Klugon non invia SMS, email di conferma o promemoria: se vuoi inviare promemoria, dovrai farlo in un altro modo.

Posso ascoltare le registrazioni delle chiamate?

No. Le chiamate non vengono registrate. Ogni chiamata appare nella posta in arrivo con la sua durata e un registro della conversazione, ma il registro potrebbe non riportare parola per parola tutto ciò che ha detto il chiamante.

Cosa succede se supero i minuti vocali inclusi?

I minuti aggiuntivi vengono fatturati a $15 per ogni blocco iniziato di 100 minuti oltre la soglia del tuo piano. Se con Starter superi regolarmente la soglia di circa 1.300 minuti, il piano Business risulta più conveniente.

Cosa fa quando non conosce la risposta?

Dovrebbe dire di non saperlo e raccogliere i dati del chiamante per il tuo team. Risponde usando i tuoi servizi, il profilo dell'attività e la knowledge base: per risolvere una lacuna, aggiungi lì la risposta. La pagina degli insight elenca le domande a cui non ha saputo rispondere bene.

Quanto tempo richiede la configurazione?

La parte telefonica è rapida una volta terminata la prova: ottieni un numero o configura l'inoltro. Il tempo serve soprattutto per insegnare all'AI tutto sulla tua attività e testarla. Metti in conto un pomeriggio per una prima versione, poi una settimana per leggere le chiamate e completare le lacune.

Se vuoi sentirlo rispondere a nome della tua attività, puoi avviare una prova dalla pagina di registrazione e testare il tuo assistente nel browser prima che lo chiami un cliente. Il resto del prodotto, comprese chat e messaggistica, è disponibile nella pagina principale del centralinista AI per piccole imprese.